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SIIGO
STANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
NOMINA
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION
6
2. CUENTAS CONTABLES
7
2.1. CUENTAS PARA FONDOS DE SALUD.
7
2.2. CUENTAS PARA PENSION Y CESANTIAS
8
2.3. CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES
8
2.4. CUENTAS DE PRESTACIONES SOCIALES
9
2. CENTROS DE COSTO
10
3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA
11
3.1. DEFINICIÓN TIPOS DE NÓMINA
11
3.2. DEFINICIÓN FONDOS DE PENSIÓN, SALUD Y CESANTÍAS.
12
3.2.1. CONTROL PENSIÓN
13
3.2.2. CONTROL SALUD16
3.3. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS18
3.4. DEFINICIÓN DE EMPLEADOS21
3.6. GRUPOS CONTABLES27
3.7. INCREMENTO DE SUELDOS28
3.8. PARAMETROS PARA EL CALCULO DE PROVISIONES
34
3.9. DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS
DE NOMINA
37
4. PROCESOS DE NOMINA
38
4.1. FIJA NOVEDADES
38
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4.3. CAPTURA DE NOVEDADES
44
4.4. LIQUIDACION DE COMISIONES
46
4.5. AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO
49
4.6. COMPROBANTE AUTOMATICO
50
5. PROCEDIMIENTOS DE RETENCION EN LA FUENTE
58
5.1. PROCEDIMIENTO No. 1 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS
59
5.1.1 Manejo en SIIGO – Salarios Integrales
59
5.1.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales
60
5.2. PROCEDIMIENTO No. 2 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS
60
5.2.1. Manejo en SIIGO – Salarios Integrales
60
5.2.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales
61
6. PAGO DE NOMINA
62
7. PARAFISCALES
66
8. CALCULO PROVISIONES DE NOMINA
70
9. INFORMES DE NOMINA
71
9.1. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S.
71
9.2. AUXILIAR DE NOMINA
78
9.3. INFORMES A FONDOS
79
9.4. VOLANTES DE PAGO
85
10. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE 1
89
10.1. CREACIÓN DE CUENTAS
89
10.3. CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS FONDOS
91
10.4. CREACIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA
93
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10.6. CREACIÓN GRUPOS CONTABLES
96
10.7. DEFINICION DE LOS COMPROBANTES DE PROVISIONES DE NOMINA
96
10.8. LISTADOS DE LOS PARÁMETROS DEFINIDOS.
98
10.9. LISTA TIPOS DE NOMINA
99
10.10. LISTA CONCEPTOS DE NOMINA
99
10.11. LISTA TIPOS DE FONDOS
100
11. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE II
102
11.1. GENERACIÓN DE NOVEDADES
102
11.2. CAPTURA DE NOVEDADES.
102
11.3. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE
103
11.4. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE
103
11.5. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES
104
11.6. CORRECCIÓN DE NOVEDADES
104
11.7. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE.
105
11.8. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA
105
11.9 IMPRESIÓN DE INFORMES
106
11.9.1. VOLANTES DE PAGO.
106
11.9.2. RELACIÓN DE PAGOS
106
11.9.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS
107
11.10. GENERACIÓN DE NOVEDADES
107
11.11. CAPTURA DE NOVEDADES
108
11.12. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE
109
11.13. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE
109
11.14. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES
110
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11.16. GENERACION DE INFORMES
111
11.16.1 VOLANTES DE PAGO
111
11.16.2. RELACIÓN DE PAGOS
111
11.16.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS
111
11.16.4. MAPA DINERO
112
11.16.5. RESUMEN POR CONCEPTO
112
11.16.6. AUXILIAR DE NOMINA
113
11.16.7. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S
113
11.16.8. INFORME A FONDOS.
113
11.16.9 ACUMULADOS
114
11.16.10. ACUMULADOS MENSUALES
114
11.17. PROCESO DE PARAFISCALES
115
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1. INTRODUCCION
Las organizaciones actuales requieren optimizar los procesos que se ejecutan con determinada periodicidad, mantener actualizada su información contable y administrar sus recursos de manera eficiente.
Es por ello que el módulo de nómina le permitirá definir los parámetros pertinentes para que se puedan ejecutar procesos de forma automática como son la liquidación y pago de nómina y la generación de informes.
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2. CUENTAS CONTABLES
Las cuentas contables tienen una implicación importante en el proceso de implementación del módulo de nómina.
De la correcta definición de las cuentas contables depende una adecuada parametrización y ejecución de los procesos de nómina, que inciden directamente en la obtención de informes detallados permitiendo efectuar un análisis de la información generada.
2.1. CUENTAS PARA FONDOS DE SALUD.
Ruta: Contabilidad – Administración de Cuentas Contables - Apertura
De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de salud son:
DEBITO CREDITO 51056901 I.S.S 23700501 I.S.S. 51056902 FAMISANAR 237000502 FAMISANAR 52056901 I.S.S. 23700501 I.S.S 52056902 FAMISANAR 23700502 FAMISANAR 72056901 I.S.S 23700501 I.S.S. 72056902 FAMISANAR 23700502 FAMISANAR RECUERDE
Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son:
Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los fondos de salud deben ser auxilia rizadas por cada E.P.S que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Las cuentas creadas para los fondos de salud se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel sub-auxiliar.
Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a E.P.S.
Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.
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2.2. CUENTAS PARA PENSION Y CESANTIAS
Ruta: Contabilidad – Administración de Cuentas Contables – Apertura
De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de pensiones y cesantías son:
DEBITO CREDITO 51057001 I.S.S 23803001 I.S.S. 23803002 PORVENIR 51057002 PORVENIR 52057001 I.S.S. 52057002 PORVENIR 72057001 I.S.S 72057002 PORVENIR RECUERDE
Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son:
Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los Fondos de Pensiones y Cesantías deben ser auxilia rizadas por cada Fondo que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Se recomienda crear del Auxiliar 01 al 50 para los fondos de Pensiones y del 51 al 99 para los fondos de cesantías. Las cuentas creadas para los fondos de pensiones y cesantías se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel subauxiliar.
Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a Fondos de Pensión y Cesantías.
Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.
2.3. CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES
Ruta: Contabilidad – Administración de Cuentas Contables - Apertura
De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los aportes parafiscales son:
DEBITO CREDITO
510578 SENA 510575 ICBF
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520578 SENA 237010 APORTES AL ICBF, SENA, CAJA
COMP. FAMILIAR 520575 ICBF
520572 CAJA COMP. FAMILIAR 720578 SENA
720575 ICBF
720572 CAJA COMP. FAMILIAR
RECUERDE
Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de la cuenta del pasivo. Estas características son:
Tercero: Acumula información por cada empleado.
Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.
Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes:
o 51 – Administración o 52 – Ventas
o 72 – Mano de Obra (Producción)
Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa.
2.4. CUENTAS DE PRESTACIONES SOCIALES
Ruta: Contabilidad – Administración de Cuentas Contables - Apertura
De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para las provisiones de las prestaciones sociales son:
DEBITO CREDITO 510530 CESANTIAS 261005 PROVISION CESANTIAS 520530 CESANTIAS 720530 CESANTIAS 510533 INT. CESANTIAS
261010 PROVISION INT. CESANTIAS 520533 INT. CESANTIAS 720533 INT. CESANTIAS 510536 PRIMA 261020 PROVISION PRIMAS 520536 PRIMA 720536 PRIMA 510539 VACACIONES 261015 PROVISION VACACIONES 520539 VACACIONES 720539 VACACIONES
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RECUERDE
Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son:
Tercero: Acumula información por cada empleado.
Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.
Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes:
o 51 – Administración o 52 – Ventas
o 72 – Mano de Obra (Producción)
Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa.
2. CENTROS DE COSTO
Ruta: Contabilidad – Administración de Centros de Costo – Apertura
Los centros de costo deben estar parametrizados previamente por el módulo de Contabilidad.
Estos se enlazan directamente en la creación del empleado y en la parametrización de las cuentas.
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3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA
Los parámetros iniciales necesarios para el correcto desempeño del módulo de nómina son:
Tipos de Nómina
Fondos de Pensión, Salud y Cesantías Apertura de Conceptos
Apertura de Empleados Grupos Contables
3.1. DEFINICIÓN TIPOS DE NÓMINA
Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Nóminas
Los tipos de nómina corresponden a los períodos de nómina que pueda manejar la empresa para realizar el pago.
Los campos que se deben diligenciar:
Nro. Nómina: Corresponde al código para identificar el periodo de
nómina. Se pueden crear hasta 99 tipos de nómina diferentes. Se recomienda crear un tipo de nomina por cada periodo que se maneje. Ej. 01 – Primera quincena de Enero, 02 – Segunda Quincena de Enero, 03 – Primera quincena de Febrero, etc. La nómina 99 se utiliza para realizar consolidaciones. (se pueden consolidar hasta 98 periodos de nómina).
Forma de Pago: Se debe escoger la forma en que se efectuará el pago de la nómina, digitando la letra mayúscula del periodo correspondiente. SIIGO únicamente maneja periodos mensuales, quincenales, decanales y semanales.
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3.2. DEFINICIÓN FONDOS DE PENSIÓN, SALUD Y CESANTÍAS. Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Fondos
A través de esta opción se crean los diferentes fondos de salud, pensión y cesantías que maneja la empresa.
Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:
Tipo: Se debe escoger la opción correspondiente de acuerdo al tipo de fondo que se quiere crear. Pensión, Salud y Cesantías.
Número del Fondo: Se debe digitar el número del fondo que se está creando. Este código debe ser igual al asignado en el auxiliar de las cuentas del gasto y del pasivo que se crearon anteriormente.
Nombre del Fondo: Se debe digitar el nombre del fondo que se esta creado. Nit Fondo: Se debe digitar el número del nit del fondo sin puntos, comas,
espacios y sin digito de verificación.
RECUERDE
Antes de comenzar a definir los códigos de los fondos de pensión y salud, se deben crear los fondos de control, para que se establezcan los datos actuales del salario mínimo y porcentajes de descuentos en salud, pensión y fondo de solidaridad.
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Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Fondos
Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger Pensión.
Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar a los parámetros del fondo.
Nombre del Fondo: Aparece de forma automática y no es necesario digitarlo ni modificarlo.
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Nit Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningúnfondo específico.
Aporte Total: Corresponde al porcentaje total de aporte de Pensión que se debe cotizar. De acuerdo a la legislación actual corresponde al 14.5%
Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de pensión. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 3.625%
Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) salario mínimo mensual legal vigente.
Aporte Solidaridad: Corresponde al porcentaje del fondo de solidaridad que se debe aplicar a los empleados que devengan un salario superior a los cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje es del 1%.
Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente.
Aporte Sub-cuenta de Subsistencia (S/N): Este campo aplica conforme a la ley 797 de enero 29 de 2003, en el que se indica que los afiliados por pensión con ingreso igual o superior a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes y los pensionados con mesadas superior a 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes deben contribuir con un aporte adicional con destino a la sub-cuenta de subsistencia del fondo de solidaridad. Si esta opción no aplica para la empresa se debe omitir la opción, en caso contrario se debe marcar en el que se desplegará la siguiente pantalla, para definir los rangos de salarios para determinar el porcentaje de aporte:
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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Tipo: Se debe marcar la letra A para los afiliados y P para los pensionados. Desde: Corresponde al rango inicial de los salarios mínimos mensuales legales
vigentes desde los que se debe efectuar el aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.
Hasta: Corresponde al rango final de los salarios mínimos mensuales legales vigentes hasta el que se debe efectuar el aporte. de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.
% Aporte: Se debe digitar el porcentaje de aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.
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RECUERDE
Si no desea crear la tabla puede copiar el archivo ZSUBCTA y ZSUBCTA.IDX del directorio Archivos de Programa o Program Files - Informática y Gestión – SIIGO Windows SIIWI NN donde NN es el número de la empresa en la que se esta trabajando.
3.2.2. CONTROL SALUD
Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Fondos
Para que el programa efectúe el cálculo de los aportes de salud es necesario definir el Fondo de Control Salud.
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Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Paraeste caso se debe escoger el fondo de Salud
Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar la parametrización del fondo.
Nombre del Fondo: Aparece de forma automática y no es necesario digitarlo ni modificarlo.
NIT Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico.
Aporte Patronal: Corresponde al porcentaje de salud que debe aportar el empleador. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 8%.
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Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debeefectuar al empleado por concepto de salud. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 4%
Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) salario mínimo mensual legal vigente.
Cobertura Familiar: En este campo se debe digitar el porcentaje de aporte que debe efectuar la empresa por concepto de Caja de Compensación Familiar. De acuerdo a las disposiciones legales vigentes este porcentaje es del 4%. Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo
legal vigente.
RECUERDE
Los datos que se registren en los fondos de control deben ser actualizados anualmente o conforme a las disposiciones legales vigentes.
3.3. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Conceptos
Los conceptos corresponden a las diferentes novedades de ingreso o deducciones que se realizarán a los empleados en cada periodo de nómina.
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Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina quedesea crear. SIIGO permite crear hasta 999 conceptos y se recomienda crear del código 01 al 50 los conceptos de ingresos o devengados y del 51 en adelante los conceptos de deducciones.
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Tipo (Ing/Ded): Se debe marcar la opción de “Ingreso” para los conceptos deingresos o devengados y la opción de “Deducción” para los conceptos de deducciones.
Descripción: Nombre o descripción del concepto que se esta creando.
Cuenta: Se debe digitar el código de la cuenta contable donde se contabilizará el concepto que se esta creando. Para los conceptos en los que se afectan las cuentas de los grupos 51 – Administración, 52 – Ventas y 72 – Mano de Obra (producción) se deben dejar los dos primero dígitos en cero (00), para que el programa asuma el grupo asignado a cada empleado en la hoja de vida. (Este procedimiento se explicará más adelante). Para los conceptos de salud, pensión y cesantías se debe digitar la cuenta hasta el sexto digito, es decir, hasta el nivel de subcuenta, y el código del auxiliar se debe dejar en cero (00), para que el programa tome el código del fondo asignado en la hoja de vida del empleado. Formula: Se debe marcar la opción si el concepto que se esta creando depende de una variable para su cálculo. Ej. Salario, horas extras, subsidio de transporte, incapacidades.
Numerador: En este campo se debe asignar el factor que se utilizará para el cálculo del valor del concepto que se esta creando. El numerador siempre va multiplicado por el salario que tiene el empleado en la hoja de vida del empleado. Para el concepto de salario este número debe ser uno (1), para el subsidio de transporte debe ir cero (00) y para las horas extras debe ser uno (1) más el factor para determinar su valor. Ej. Horas Extras Diurnas 1.25
Denominador: Corresponde al número o factor en el que se debe dividir el valor del salario para el calculo correcto del concepto que se esta creando. El salario debe ser treinta (30) porque a los empleados se les paga la nómina sobre 30 días, para las horas extras debe ser doscientos cuarenta (240) y el subsidio de transporte debe ir en cero (00).
Salario: Se debe digitar marcar la opción si los conceptos que se están creando forman base para las deducciones de salud, pensión, cálculo de aportes parafiscales y liquidación de prestaciones sociales.
Muestra Saldo: Esta opción únicamente aplica para el concepto de Préstamo a Empleados para que en la captura de novedades muestre el saldo del préstamo. Cálculo Automático: Este campo tiene relación con los procesos automáticos
que se ejecutan en el módulo de nómina. Estos conceptos son:
o P - Aporte de Pensión: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de pensión
o S - Aporte de Salud: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de salud.
o R – Retención en la Fuente: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de retención en la fuente.
o T – Auxilio de Transporte: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de subsidio de transporte. En este caso el programa solicitará el valor del subsidio de transporte y el tope de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe pagar el Subsidio de Transporte. De acuerdo a la legislación actual el tope corresponde a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Recuerde que esta información debe actualizarse cada año.
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o V – Vacaciones: Se debe escoger esta opción cuando sé este creandoel concepto de vacaciones, para efectos la consolidación de vacaciones. o I – Incapacidades: Se debe escoger esta opción cuando sé este
definiendo el concepto de incapacidades.
o B – Base de Retención: Se debe escoger esta opción cuando sé este creando algún concepto que no esta marcado como salario, pero que constituye base de retención en la fuente.
o He – Horas Extras: Se debe escoger esta opción únicamente cuando se este creando el concepto de recargo nocturno, para que este se tenga en cuenta este concepto en la liquidación de las vacaciones.
Concepto de Liquidación: Esta opción se debe marcar para los conceptos de prestaciones sociales y otros conceptos de liquidación.
o CES – Cesantías: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de cesantías.
o INT – Intereses de Cesantías: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de intereses de cesantías.
o VAC – Vacaciones: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de vacaciones.
o IND – Indemnizaciones: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de indemnizaciones.
o PRI – Primas: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de la prima de servicios.
o PRE – Préstamos: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de préstamos
o DOM – Dominicales: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de dominicales para la liquidación de las nóminas semanales. Activo: Se debe marcar esta opción para activar el concepto y se desmarca
para inactivarlo. Si en determinado momento algún concepto no se vuelve a utilizar en la liquidación de la nómina se debe inactivar, porque el programa no permite borrarlo si ya posee movimiento.
3.4. DEFINICIÓN DE EMPLEADOS
Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Empleados
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Los campos que se deben diligenciar para crear la hoja de vida de los empleados son: Nit: En este campo se debe digitar el número de identificación del empleado sin puntos, comas y sin espacios.
Sucursal: Esta opción únicamente aplica para la generación de la autoliquidación del seguro social y se debe marcar la opción en el caso en el que el empleado trabaje en alguna sucursal de la empresa y se desea presentar la autoliquidación del seguro social por sucursal. En caso contrario se debe omitir esta opción.
Nombre: En este campo se deben digitar los nombres y apellidos del empleado.
Sexo (M/F): Corresponde al género del empleado y se debe digitar la escoger la opción correspondiente.
Fecha de Nacimiento: Se debe digitar la fecha de nacimiento del empleado con los cuatro dígitos del año, dos dígitos para el mes y dos dígitos para el día. Dirección: Dirección del lugar de residencia del empleado.
País: Se debe digitar el código del país en el que labora el empleado. Con el
icono se puede hacer la búsqueda de los países creados en la opción de
parametrización.
Ciudad: Se debe digitar el código de la ciudad en la que labora el empleado.
Con el icono se puede hacer la búsqueda de las ciudades creadas en la
opción de parametrización.
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Cuenta Entidad: Este campo se diligencia si la empresa paga la nómina alempleado a través de una cuenta bancaria y se debe digitar el número de la cuenta corriente o cuenta de ahorros del empleado.
Grupo Asignado: Corresponde al grupo contable al que pertenece el empleado, el cual afectará cada uno de los conceptos de nómina en el momento de la contabilización del pago de nómina. Recuerde que los grupos son 51 – Administración, 52-Ventas, 72 – Mano de Obra (producción).
Cuenta Asignada: Se debe digitar el código contable “05” que corresponde a gastos de personal.
Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el
empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de
costo creados.
Fecha de Ingreso: Se debe digitar el año, mes y día en el que ingreso el empleado a trabajar.
Fecha de Retiro: Este campo se debe diligenciar una vez se haya retirado el empleado digitando el año, mes y día de retiro.
Cargo: Se debe digitar el cargo que desempeñará el empleado dentro de la empresa.
Corporación: En este campo el programa desplegará una ventana en la que se puede seleccionar la entidad bancaria en la que el empleado posee la cuenta de nómina.
Sueldo Actual: En este campo se debe digitar el salario actual del empleado que se esta creando.
Sueldo Anterior: En este campo se debe digitar el salario actual del empleado. Si el empleado es nuevo se puede dejar en blanco este campo pasando con “Enter”.
Fecha de Aumento: Este es un campo de carácter informativo y se debe digitar la fecha en la que se realizó el último aumento de sueldo al empleado. Ley 50: Se debe marcar esta opción para aquellos empleados que se
encuentren en la ley 50. En caso contrario se debe omitir la opción presionando “Enter”.
Integral: Se debe marcar esta opción para aquellos empleados que tienen salario integral, en caso contrario se debe omitir la opción presionando “Enter”. Factor Prestacional: En este campo se debe digitar el treinta por ciento
(30%) que corresponde al factor prestacional para salarios integrales. Este campo únicamente se habilita si se selecciono la opción de Salario Integral. Término Fijo: Si el empleado fue contratado bajo la modalidad de término fijo
se debe digitar la letra “S”. En caso contrario se debe digitar la letra “N”.
Fecha Final: Si en la opción anterior se digitó la letra “S” el programa solicitará la fecha de terminación del contrato. En caso contrario el programa omitirá este campo.
Anticipo Cesantías: Este campo permite digitar el valor de los anticipos de cesantías efectuado al empleado, para que en la liquidación de las cesantías se descuente de la liquidación del empleado.
Fecha Anticipo: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuó el anticipo de las cesantías.
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Días de Licencia: Se debe digitar el número de los días de licencia que sehaya otorgado al empleado, para efectos de la preliquidación de contrato de trabajo.
Periodos Disfrutados de Vacaciones: En este campo se deben digitar los periodos de vacaciones que ha disfrutado el empleado durante su permanencia en la empresa.
Fecha Últimas Vacaciones: En este campo se debe digitar la fecha en la que el empleado tomó el último periodo de vacaciones, con el fin de que en el momento de efectuar la liquidación del contrato de trabajo liquide los periodos de vacaciones que tiene pendientes por disfrutar.
Tipo (Nit/Céd): Se debe seleccionar la letra “C” para los empleados que se están creando.
CAPTURA DATOS LEY 100
Una vez se han definido estos parámetros el programa desplegará la siguiente ventana, en la que se deben diligenciar los datos que se relacionan a continuación:
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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Salud – Afiliado al Iss: Si el empleado esta afiliado por salud al Instituto de Seguro Social se debe digitará marcar la opción correspondiente, si el empleado esta afiliado a otro fondo se debe marcar la opción “No Afiliado al ISS” o si el empleado es pensionado se debe digitar marcar la opción correspondiente.
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Fondo de Salud: Independiente de la opción que se haya marcadoanteriormente será necesario escoger el fondo al que se encuentra afiliado el
empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los fondos
creados.
Pensión – Afiliado al Iss: Si el empleado esta afiliado por pensión al Instituto de Seguro Social se debe marcar esta opción, si el empleado esta afiliado a otro fondo se debe marcar la opción “No Afiliado al ISS” si el empleado es pensionado se debe marcar la opción correspondiente.
Fondo de Pensión: Independiente de la opción que se haya marcado anteriormente será necesario escoger el fondo al que se encuentra afiliado el
empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los fondos
creados.
Aporte Voluntario: Este campo se debe diligenciar si el empleado que se está creando efectúa un aporte voluntario de pensión. Se debe digitar el porcentaje de aporte que realiza el empleado.
Régimen: Para los afiliados al Instituto de Seguro Social se debe digitar la letra “P” – Prima Media y para los afiliados a los demás fondos se debe digitar la letra “A” – Ahorro individual.
Otros – Fondo de Cesantías: En este campo se debe digitar el código del fondo de cesantías en el que se encuentra afiliado el empleado. Con el icono
se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados.
Retención en la Fte: Este campo hace referencia al procedimiento de retención en la fuente que se aplicará al empleado que se está creando. Si selecciona el procedimiento Nro. 1 se calculará la retención en la fuente con base en los porcentajes o valores de la tabla de retención para salarios. Si escoge el procedimiento Nro. 2 se debe indicar el porcentaje de retención que se aplicará al empleado durante el semestre. Independientemente de que el empleado tenga o no salario integral, el programa siempre solicitará el procedimiento de retención a aplicar porque si en determinado momento sus ingresos forman base para efectuar la retención en la fuente, el programa hará el calculo de acuerdo al procedimiento escogido.
Deducción de Retención: En este campo se debe digitar el valor correspondiente a las deducciones de la base de retención por concepto de intereses o corrección monetaria de préstamos hipotecarios, pago de medicina prepagada, educación del núcleo familiar y el costo financiero en la adquisición de vivienda. Recuerde que únicamente puede escoger uno de los cuatro conceptos y el valor no puede exceder del quince por ciento (15%) de los ingresos del empleado.
Porcentaje de ATEP: En este campo se debe digitar el porcentaje de ATEP (Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional) que corresponde al cargo del empleado que se esta creando. Los porcentajes son suministrados por cada ARP.
Aporte Voluntario AFC: En este campo se debe digitar el valor del aporte que efectúa el empleado al Fondo de la Construcción (Ahorro Programado), con el fin de deducirlo de la base de retención.
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Excluido Aportes, Cajas ICBF y SENA: Esta opción aplica conforme a la ley789 de 2002 en la que se indica que “las empresas que contraten nuevos trabajadores de características especiales detallados por la ley o que contraten estudiantes entre los 16 y 25 años de edad estarán excluidos del pago por aportes al SENA, Caja de compensación e ICBF”. Esta norma comenzó a regir a partir del 01 de Abril del año 2003 y si alguno de los empleados de la empresa cumple con las características mencionadas en la ley en esta opción se debe marcar la letra “S”, en caso contrario se debe marcar la letra “N”. Si la respuesta fue afirmativa el programa desplegará la siguiente pantalla, para que se efectúe la clasificación del empleado.
3.6. GRUPOS CONTABLES
Ruta: Nómina – Catálogo – Grupos Contables
A través de esta opción se crean los diferentes grupos contables que maneja la empresa. Su finalidad es guardar los acumulados de un empleado, cuando por alguna circunstancia se hace cambio a un nuevo grupo contable y se realizan pagos y contabilizaciones de nómina a este último grupo. Recuerde que los grupos se asignan a los empleados en la hoja de vida.
Los grupos contables los cuales afectan a nivel contable la nómina son los siguientes: 51 (Administración)
52 (Ventas o comercial)
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El campo que se debe diligenciar es: Grupo Contable: En esta opción únicamente se requiere digitar el grupo que corresponde a 2 dígitos y una vez se han creado con la tecla de función F1 o
con el icono se graban.
3.7. INCREMENTO DE SUELDOS Ruta: Nómina – Catálogo – Aumento
A través de esta opción se puede efectuar el incremento de sueldos de forma automática tomando como base el salario del empleado que se digito en la hoja de vida.
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Los incrementos se pueden efectuar por porcentaje, por valor o por persona digitando seleccionado la opción que se desee. Por Porcentaje: Para efectuar los incrementos por porcentaje se debe ingresar la siguiente información:
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Porcentaje: En este campo se debe digitar el porcentaje de incremento que sedesea aplicar a los sueldos de los empleados que se relacionaron en la hoja de vida.
Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde
el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la
búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el nit cero (0).
Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el
que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la
búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el nit 9999,999,999,999.
Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el
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icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o
presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000).
Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo (9999).
Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento. Si no se marca la opción el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática.
Por Valor: Para efectuar los incrementos por valor se debe ingresar la siguiente información:
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Incremento de: En este campo se debe ingresar el valor del incremento quese desea aplicar al sueldo que aparece en la hoja de vida de los empleados. Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde
el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la
búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el nit cero (0).
Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el
que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la
búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el nit 9999,999,999,999.
Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el
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icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o
presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000).
Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo (9999).
Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento, en caso contrario el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática.
Por Persona: En esta opción el programa muestra la lista de empleados que se han creado por el módulo de nómina, para que a cada uno de ellos se les efectúe el incremento salarial. Para efectuar el incremento es necesario digitar la siguiente información:
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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Sueldo: En este campo se debe digitar el nuevo salarió que será asignado a cada uno de los empleados.
C.C: El programa trae automáticamente el centro de costo que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo centro de costo del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.
Sal: El programa trae automáticamente código del fondo de salud que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo fondo de salud del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.
Pen: El programa trae automáticamente código del fondo de pensión que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo fondo de pensión del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.
Ces: El programa trae automáticamente código del fondo de cesantías que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar nuevo el fondo de cesantías del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.
3.8. PARAMETROS PARA EL CALCULO DE PROVISIONES
Ruta: Nomina – Comprobantes Prefijados – Fijación de Comprobantes
Esta herramienta permite definir los parámetros requeridos para ejecutar de forma mensual el cálculo de las provisiones de nómina como son las Cesantías, Primas de Servicio y Vacaciones.
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Para la correcta parametrización de los comprobantes de provisiones de nómina se deben diligenciar los siguientes campos: Nro. de Comprante: En este campo se debe digitar el número del comprante que se quiere definir para el cálculo de las provisiones de las prestaciones sociales. El programa permite crear hasta 999 comprobantes y se debe crear un comprobante por cada concepto de provisión. Ej: 001 – Provisión de Cesantías, 002 – Prima de Servicios, 003 - Vacaciones, 004 – Intereses de Cesantías. Secuencia: Las secuencias permiten efectuar un registro ordenado de cada una
de las cuentas que formen base para el cálculo de cada concepto de provisión. Así mismo permite afectar centros de costo diferentes para una misma cuenta base. Por cada comprobante se pueden crear hasta 99 secuencias.
Porc./Valor: En este campo se define si la provisión se desea efectuar por porcentaje o por valor escogiendo la opción correspondiente. (Normalmente las provisiones de nómina se efectúan con un porcentaje).
Saldo o Movimiento: El cálculo de las provisiones de las prestaciones sociales se debe efectuar sobre el movimiento de las cuentas que forman base para las provisiones ya que la provisión es mensual. Si se toma la opción de saldo tomaría el saldo inicial de la cuenta de cálculo más el movimiento del mes que se esté provisionando.
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Después de escoger la opción de saldo o movimiento, el programa habilita un campo enel que se debe digitar el porcentaje o valor de cálculo de provisión. Recuerde que los
porcentajes para el cálculo de las provisiones son los siguientes: 8.33% Cesantías
8.33% Primas de Servicios 4.17% Vacaciones
1% Intereses sobre Cesantías
Cuenta de Cálculo: En este campo se deben digitar las cuentas contables que
se van a tomar como base para el cálculo de las provisiones.Como el programa
permite digitar únicamente una cuenta por cada secuencia, es necesario crear una nueva secuencia para las diferentes cuentas que forman base para el cálculo de las provisiones. Si no se conoce el código de la cuenta con las teclas
de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas de
registros.
Centro de Costo: En este campo se debe digitar el código del centro de costo que se quiere afectar en el cálculo de las provisiones. Si una misma cuenta de cálculo afecta varios centros de costo se debe crear una nueva secuencia llamando la misma cuenta, pero afectando un centro de costo diferente. Si no se conoce el código del centro de costo con las teclas de función F2, F3 o con el
icono se pueden efectuar las búsquedas de registros.
Descripción: En este campo se debe escribir el detalle o descripción de la contabilización que se está efectuando, para que esta aparezca en el comprobante de contabilidad.
Cuenta Débito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del gasto de la provisión en la que se realizará la contabilización de la provisión, de acuerdo al cálculo que efectúe el programa. Si no se conoce el código de la cuenta con
las teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las
búsquedas.
Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero específico y en este caso corresponde al Nit de la empresa.
Cuenta Crédito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del pasivo que corresponde a la provisión. Si no se conoce el código de la cuenta con las
teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas.
Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero específico y en este caso corresponde al Nit de la empresa.
RECUERDE
El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el valor del movimiento de la cuenta
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descritos anteriormente corresponden únicamente a la parametrización de los comprobantes para el cálculo de las provisiones de nómina, más adelante se describe el procedimiento para que se efectúe la contabilización de dichas provisiones.3.9. DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS DE NOMINA
Ruta: Contabilidad – Definición de Documentos
Los documentos que se relacionan a continuación no se definen en el módulo de nómina, pero es necesario definirlos para efectuar las contabilizaciones de los diferentes procesos que se ejecutan en el módulo.
Los documentos que se deben definir son los siguientes:
Tipo L: Si el pago de la nómina se efectúa en efectivo o a través de una cuenta de ahorros se debe definir un documento tipo L (Otros), en el que se harán las contabilizaciones de los gastos de nómina.
Tipo G: Si el pago de la nómina se efectúa en cheque se debe definir un documento tipo G (Comprobante de Egreso), en el que se harán las contabilizaciones de los gastos de nómina y posteriormente por el módulo de Documentos – Impresión de Documentos Previos, se podrá generar la impresión del cheque para cada uno de los empleados.
Parafiscales: Para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales se debe definir un documento tipo L (Otros), diferente al del pago de la nómina. Provisiones: Para efectuar la contabilización de las provisiones de nómina se
debe definir un documento tipo L (Otros) diferente al del pago de la nómina y los parafiscales.
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4. PROCESOS DE NOMINA
Los procedimientos que se describen a continuación se deben ejecutar, para efectuar la liquidación, pago y generación de informes de nómina.
4.1. FIJA NOVEDADES
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Fija Novedades
A través de esta opción se puede generar la captura de aquellas novedades que son fijas en la liquidación de todos los periodos de nómina para uno o varios empleados. Estos conceptos se pueden fijar con los siguientes criterios:
Individual: En esta opción se puede seleccionar un empleado para efectuar la fijación
de una novedad.
Los campos que se deben diligenciar son:
Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere
fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados.
Nit: En este campo se debe digitar el número de cédula del empleado al que se
le efectuará la fijación del concepto. Con el icono se pueden consultar los
empleados creados.
Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.
Centro de Costo: Seleccionado esta opción se podrá efectuar la fijación de una
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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere
fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados.
C. De Costo: En este campo se debe digitar el código del centro de costo al que se le efectuará la fijación del concepto. Al presionar “Enter” se selecciona el
asterisco (*) el programa tomará todos los centros de costo. Con el icono
se pueden consultar los centros de costo creados.
Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.
Numérico: A través de esta opción se puede efectuar la asignación de un concepto
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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere
fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados.
Del Número: Corresponde al número de identificación inicial del empleado
desde el que se desea fijar el concepto. Con el icono se puede efectuar la
búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el nit cero (0).
Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el
que se desea fijar el concepto. Con el icono se puede efectuar la
búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el nit 9999,999,999,999.
Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.
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Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Generación de Novedades
Esta opción permite efectuar el ingreso en bloque de novedades que aplican para todos los empleados en un período de nómina determinado.
Así mismo permite liquidar de forma automática los dominicales cuando el pago de la nómina es semanal.
Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará las siguientes opciones:
Escogiendo la opción “Únicas” el programa mostrará el siguiente mensaje:
Se debe dar clic sobre el cuadro en blanco para continuar e inmediatamente el programa solicitará el número de la nómina a procesar o liquidar. Se debe tener en cuenta que la nómina 99 se emplea para hacer consolidaciones.
En este proceso se crea la pareja de archivos Z29NN y Z29NN.idx, donde NN es el número de la nómina que se está liquidando.
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Una vez se ha escogido el periodo de nómina a liquidar el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe registrar los siguientes datos:Caminando hacia el futuro...www.siigo.com 43
Cpto: En este campo se deben digitar los conceptos o novedades que se vana liquidar en el período de nómina escogido. Una vez se ha escogido el concepto, el programa automáticamente mostrará la descripción del mismo.
Con el icono o las teclas de función F2 o F3, se puede realizar la
búsqueda de los conceptos creados.
Variable: En este campo se debe digitar la cantidad de los días u horas que
se desean liquidar para los conceptos seleccionados.
Después de incluir todos los conceptos, dando clic sobre el icono o presionando
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Digitando “SI” el programa ejecutará un proceso automático en el que le asignará las novedades escogidas para todos los empleados.Digitando “NO” el programa mostrará uno a uno los empleados y preguntará si la nómina aplica para el empleado que se está visualizando en pantalla. Se debe digitar “Si” o “No” según corresponda hasta finalizar la lista de empleados.
4.3. CAPTURA DE NOVEDADES
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades
A través de esta opción se debe efectuar la entrada de novedades por cada uno de los empleados. Se debe escoger un período de nómina en el que se deben incluir todos los ingresos y deducciones, excepto el subsidio de transporte, los aportes de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente.
Para efectuar la captura de novedades se ejecutarán los siguientes pasos:
Digite la Nómina a Procesar (01/99): En este campo se digita el número de la nómina en el cual se efectuará la captura de las novedades.
Es la Quincena 1 o 2?: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual, esta pregunta se omite. Con pago decanal es necesario indicar si es el período 1, 2 o 3; y si el período de nómina es semanal, se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al período que se quiere liquidar. Se debe tener en cuenta que la nómina 99 se emplea para hacer consolidaciones.
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Quiere Iniciar Proceso (SI/NO): Cuando el pago de la nómina se realiza porprimera vez se debe contestar a esta pregunta “NO” o en el caso de que ya se hayan capturado novedades para el período de nómina escogido y se quieran mantener, la respuesta también debe ser “NO”. Cuando el período de nómina en el que se van a capturar las novedades fue utilizado anteriormente a la pregunta se debe digitar “SI”, porque en caso contrario aparecerá un mensaje en la captura de novedades que dice “NOMINA YA GIRADA”. También se debe responder “SI” cuando el período de nómina ya fue contabilizado o pagado y se borraron todos los comprobantes y se requiere recuperar las novedades del período de nómina reversado, porque de igual manera aparecerá el mensaje “NOMINA YA GIRADA”
Mantiene Novedades Anteriores (SI/NO): Si la respuesta a la pregunta anterior fue positiva, el programa automáticamente mostrará esta opción. Se contesta “SI” en caso de que la nómina ya se haya contabilizado o pagado, se hayan borrado los comprobantes y se quiera recuperar las novedades de este período de nómina. Se debe contestar “NO” cuando se requiera capturar nuevamente las novedades del período de nómina que se va a liquidar.
Después de haber contestado la pregunta anterior el programa mostrará la siguiente pantalla donde se efectuará la captura de las novedades.
NIT: En este campo se debe digitar el No. de cédula del empleado. Con el icono la tecla de función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados.
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CTO.: En este campo se deben digitar los códigos de los conceptos o novedadesque se van a generar para el empleado seleccionado. Las novedades que se hayan incluido en la generación de novedades aparecerán de forma automática. Si no se ejecutó la generación de novedades, será necesario capturar cada una de las novedades para el empleado seleccionado.
Variable: En este campo se digita la cantidad de los días u horas que se desean liquidar para los conceptos seleccionados. Esta opción únicamente aplica para los conceptos creados con fórmula.
Valor: En este campo se debe digitar el valor de la novedad o concepto que
se está capturando. Para los conceptos con fórmula, el programa calcula automáticamente el valor después de digitar la variable. Si el concepto no tiene fórmula, se debe digitar el valor del concepto que se esta capturando.
Con el icono o con la tecla de función F1 guarda las novedades para el empleado.
4.4. LIQUIDACION DE COMISIONES
Ruta: Ventas – Liquidación de Comisiones – Comisiones
Esta opción no se trabaja directamente desde el módulo de nómina, pero las comisiones se pueden liquidar desde el módulo de ventas y esta novedad se generará automáticamente en el módulo de nómina ejecutando el siguiente procedimiento:
Con IVA: Si se escoge esta opción el programa liquidará las comisiones sobre el valor total de la factura incluido el IVA.
Sin IVA: Si se escoge esta opción el programa liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura, es decir, el valor antes de IVA.
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Desde: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se van a liquidar las comisiones.
Hasta: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se van a liquidar las comisiones.
Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:
Liquida en Nómina: Se debe marcar esta opción para que la liquidación de las comisiones se efectúe directamente en el periodo de nómina que se esta liquidando.
Nro. De Nómina: En este campo se debe digitar el número de la nómina en la que se van a liquidar las comisiones.
Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina creado para las comisiones. Si no se conoce el código del concepto se puede
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Vendedor Desde: En esta campo se debe digitar el código inicial del vendedordesde el que se quieren liquidar comisiones.
Vendedor Hasta: En este campo se debe digitar el código final del vendedor hasta el que se quieren liquidar comisiones.
Incluido Descuentos de la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa el programa tomará el valor bruto de la factura menos el valor de los descuentos aplicados y sobre este valor liquidará las comisiones. Si la respuesta es negativa el programa no tendrá en cuenta los descuentos realizados en la factura y liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura.
Incluye Cargos en la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa el programa liquidará las comisiones incluidos los cargos generados en la factura de venta (recuerde que en la definición de la factura el IVA se parametriza en el tercer cargo). Si la respuesta es negativa el programa liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura.
Digite las Cuentas de Descuentos Utilizadas en el Recibo de Caja: Si se manejaron descuentos condicionados, estos deben ser registrados en el momento de elaborar el recibo de caja, por lo tanto se deben digitar las cuentas contables en las que se contabilizaron estos descuentos.
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4.5. AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Subsidio de Transporte Automático
A través de este proceso el programa liquida y calcula de forma automática el Subsidio de Transporte para aquellos empleados cuyo salario básico mensual sea inferior a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Este concepto no es necesario generarlo o capturarlo como una novedad, ya que con este proceso el programa lo hace automáticamente.
Para ejecutar este proceso es necesario ingresar a la opción y diligenciar los siguientes datos que se describen a continuación:
Nro de Nómina: En este campo se debe digitar el número de la nómina en la que se desea generar la novedad del Subsidio de Transporte.
Es la Primera o la Segunda Quincena 1 ó 2: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 ó 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Genera la Novedad de Subsidio de Transporte Para Todo el Mes (S/N):
Esta pregunta aparece cuando en la opción anterior se indica al programa que es la segunda quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si se digita “N” únicamente se liquidará el Subsidio de Transporte correspondiente al periodo de nómina que se está liquidando, si se digita “S” el programa liquidará el Subsidio de Transporte para todo el mes, independiente que el pago de la nómina se efectúe quincenal, decanal o semanal.
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4.6. COMPROBANTE AUTOMATICO
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Generación Comprobante Automático
Este proceso realiza el cálculo automático de los descuentos que se deben efectuar a los empleados por salud, pensión, fondo de solidaridad pensional y retención en la fuente.
RECUERDE
El cálculo de la retención en la fuente y del fondo de solidaridad pensional únicamente se realizarán en el último periodo de nómina de cada mes.
Para la correcta ejecución de este proceso se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
Parámetros: Se debe marcar esta opción para definir los parámetros para el cálculo de la retención en la fuente y el programa desplegará la siguiente pantalla:
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Límite Valor Exento Para la Base: En este campo se debe digitar el valor de$4.278.000 (valor base año 2004) de acuerdo a lo establecido en el artículo 17 de la ley 788 de 2002 (Reforma Tributaria), en el que se indica que las rentas de trabajo exentas corresponden al veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmente a cuatro millones de pesos m/cte. ($4.000.000.oo). (Valor base año 2003).
Porcentaje para Salario Integral: En este campo se debe digitar el 0.75, el cual corresponde al porcentaje por el que se debe multiplicar el salario integral para efectuar el cálculo de la base de retención en la fuente.
Una vez se han definido los parámetros se procede a ejecutar el proceso del comprobante automático en el que aparecerá la siguiente pantalla:
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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Importante: En su nómina pueden haber empleados que ya se han retirado Desea Procesarlos, Ignorarlos o Eliminarlos? : En esta opción se recomienda escoger la opción de “Ignorarlos” para que el programa omita a los empleados retirados y efectúe los cálculos correspondientes de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente a los empleados activos.
Calcula Retención a la Prima de Servicios?: Esta opción únicamente aplica para el cálculo de la retención en la fuente cuando se esta la liquidación de la prima de servicios en el mismo periodo en el que se hará el pago de la nómina. Si se esta aplicando el procedimiento 1 el programa efectuará el cálculo de la retención en la fuente sobre la prima de servicios y por separado calculará la retención para los demás conceptos que forman base de retención como el salario, horas extras, comisiones, etc. Si se esta aplicando el procedimiento 2 la prima de servicios se suma a los demás conceptos que forman base para el cálculo de retención en la fuente.
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Desea Aplicar el Descuento por Porcentaje o por Valor? En esta opción sedetermina el cálculo de la retención en la fuente: aplicando el porcentaje o el valor establecido en la tabla de retención.
