UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
“ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA - CONTABLE DE DÍAZ JIMÉNEZ & CÍA.”
AUTOR: Edgar Fabián Anrango Yaselga
DIRECTOR DE TESIS: Dra. Jacqueline Jadán Ortega
LOJA – 2012
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y
i Doctora
Jacqueline Jadán Ortega
DIRECTORA DE TESIS
C E R T I F I C A:
Haber dirigido y revisado minuciosamente el presente trabajo de investigación “ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA -CONTABLE DE DÍAZ JIMÉNEZ & CÍA.” elaborado por el señor estudiante Edgar Fabián Anrango Yaselga, previo a la obtención del título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría, el cual cumple con las exigencias establecidas por la Universidad Tecnológica Equinoccial , tanto en aspectos de forma y contenido, por lo tanto y en uso de mis atribuciones me permito autorizar su impresión y presentación para la calificación respectiva y posterior sustentación.
Loja, marzo de 2012
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AUTORIA
El trabajo de investigación, síntesis y procedimiento de la información, así como el análisis, conclusiones, recomendaciones y propuesta del presente trabajo, es de exclusiva responsabilidad de su autor.
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DEDICATORIA
La vida me ha dado la oportunidad de tener una linda, amorosa y tierna familia, la que día tras día me brinda su apoyo incondicional para alcanzar mis metas, objetivos y propuestas de engrandecimiento personal, profesional y familiar; es así que dedico este trabajo de tesis a los seres más importantes en mi vida, a mi adorada esposa Mayrita Díaz, que al entregarme su vida me dio lo mejor de la mía y; a mi hijo maravilloso Andréy de quien no he recibido sino felicidad.
También hago participe de esta dedicatoria a mi madre, hermanos y suegros, quienes siempre estuvieron vigilantes de que culmine con éxito mis estudios universitarios.
Para ustedes y por ustedes,
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AGRADECIMIENTO
En primer lugar, me permito agradecer a Dios, por haberme dado la oportunidad de existir y por la posibilidad de cursar una carrera universitaria, a través de la cual he logrado aprender, superarme y crecer personal y profesionalmente.
Dejo constancia de mi agradecimiento a la Universidad Tecnológica Equinoccial - UTE, Escuela de Contabilidad y Auditoría, a los profesores de la misma por los aportes académicos y profesionales y por su dedicación especial a los estudiantes de Educación a Distancia. Un agradecimiento especial para la Dra. Jacqueline Jadán, Directora de Tesis, por su asesoría y apoyo durante el desarrollo de la tesis. De igual forma deseo expresar mi agradecimiento al Tribunal, por su colaboración para la culminación de este trabajo.
Mi agradecimiento a la Fuerza Terrestre, institución para la cual laboro, por otorgarme una beca de estudios concedida por la Ley 83 del Conflicto del Alto Cenepa, la cual facilitó la culminación de mi carrera profesional.
Gratitud para con Díaz Jiménez & Cía., empresa en la que desarrolle mi trabajo de tesis, a su directivos y empleados por la apertura para recopilar información y por su participación en la elaboración de los manuales.
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ÍNDICE DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓNCAPITULO I Páginas
1. El problema de la investigación 13
1.1 Planteamiento del problema 13
1.2 Formulación del problema 15
1.3 Subpreguntas 15
1.4 Objetivos 15
1.4.1 General 15
1.4.2 Específicos 16
1.5 Justificación 16
1.6 Limitaciones 17
CAPITULO II
2. Marco Referencial - Teórico - Conceptual 18
2.1 Antecedentes 18
2.2 Fundamentación Teórica de la Organización Administrativa -Contable 18
2.2.1 Organización administrativa 18
2.2.1.1 La administración 18
2.2.1.2 Filosofía Empresarial 20
2.2.1.3 Organigramas 22
2.2.1.4 Manuales 25
2.2.1.5 Clasificación de los manuales administrativos 29
2.2.2 Organización contable 31
2.2.2.1 Contabilidad 32
2.2.2.2 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados 35
2.2.2.3 Plan de Cuentas 36
2.2.2.4 Estados Financieros Básicos 38
2.2.2.5 Información Tributaria 40
2.2.2.6 Manuales de Contabilidad 42
2.2.2.7 Documentos fuente y formularios de contabilidad 43 2.2.2.8 Libros principales y auxiliares 44
2.3 Fundamentación legal 45
2.3.1 Aspectos legales civiles 46
2.3.2 Aspectos legales laborales 46
2.3.3 Aspectos legales tributarios 48
2.3.4 Aspectos legales de contabilidad
50 CAPITULO III
3. Metodología de la investigación 53
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3.2 Métodos de la investigación 53
3.3 Población y muestra 54
3.4 Técnicas e instrumentos de recolección de información 54
3.4.1 Técnicas 54
3.4.2 Instrumentos 55
3.5 Tratamiento y análisis de datos 55
3.5.1 Guión de la entrevista 55
3.5.2 Cuestionario de administración empresarial 56
3.5.3 Cuestionario de evaluación contable 61
CAPITULO IV
4. Contexto institucional 65
4.1 Reseña histórica 65
4.2 Portafolio de servicios 65
4.3 Diagnóstico de la estructura organizativa 67
4.3.1 Estructura administrativa 68
4.3.2 Estructura contable 69
CAPITULO V
5. Propuesta de Organización Administrativa - Contable de Díaz Jiménez & Cía. 71
5.1 Objetivos 71
5.2 Población 71
5.3 Localización 71
5.4 Plan de actividades 71
5.5 Manuales de Organización Administrativa 72
5.5.1 Manual de organización y funciones 72
5.5.2 Manual de procedimientos administrativos 84
5.5.3 Manual del empleado 97
5.5.4 Manual de técnicas 101
5.5.5 Manual de reclutamiento y selección de personal 131
5.6 Manuales de Organización Contable 135
5.6.1 Manual de código contable 135
5.6.2 Manual de políticas contables 149
5.6.3 Manual de normas y procedimientos contables 154 5.6.4 Manual de registros contables y obligatorios 157
5.6.5 Estados financieros 163
CONCLUSIONES 201
RECOMENDACIONES 202
BIBLIOGRAFIA 203
ANEXOS
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ÍNDICE DE TABLAS
Página
Tabla 1.- Tipos de Departamentalización 25
Tabla 2.- Plazos para declaración y pago de impuestos 49
Tabla 3.- Matriz de ponderación y calificación 62
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Página
Gráfico 1.- Diagrama Proceso Administrativo 20
Gráfico 2.- Estructura vertical 23
Gráfico 3.- Estructura horizontal 23
Gráfico 4.- Estructura mixta 23
Gráfico 5.- Estructura circular 24
Gráfico 6.- Estructura escalar 24
Gráfico 7.- Tipos de contabilidad 33
Gráfico 8.- Sistema de información contable 34
Gráfico 9.- Resultados P1 56
Gráfico 10.- Resultados P2 57
Gráfico 11.- Resultados P3 58
Gráfico 12.- Resultados P4 58
Gráfico 13.- Resultados P5 59
Gráfico 14.- Resultados P6 59
Gráfico 15.- Resultados P7 60
Gráfico 16.- Resultados P8 60
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RESUMEN EJECUTIVO
Díaz Jiménez & Cía. es una sociedad en nombre colectivo, por su forma jurídica no está regulada por la Superintendencia de Compañías, pertenece al sector servicios y, lleva más de cuatro años de operación en la ciudad de Cariamanga, provincia de Loja.
Se trata de una Pyme, que aunque estructuralmente es reducida, funcionalmente tiene un flujo transaccional cuantioso, y el no disponer de un sistema de organización contable ni administrativo ha provocado:
• Ausencia de una filosofía empresarial (visión, misión valores).
• Desorden en el desempeño del personal, duplicación de funciones, evasión de responsabilidades y débil flujo de comunicación.
• Procesos administrativos – contables no estandarizados.
• Uso de un Plan de Cuentas que no se ajusta a la naturaleza del negocio.
• Desconocimiento del número de clientes y proveedores y por tanto no hay un adecuado control de las cuentas por cobrar y por pagar.
• Cifras inexactas de los ingresos y gastos por servicio.
• Información contable anual; el contador se limita a elaborar mensualmente las declaraciones de impuestos, dejando los estados financieros para el final del año. • Resistencia a separar las cuentas empresariales de las personales,
desconociendo por lo tanto si existe una utilidad o pérdida. • Transacciones sin el respaldo suficiente que las sustente.
• Deficiente control interno para el manejo de recursos materiales y económicos.
La problemática abordada en la compañía entorpece la optimización de los recursos humanos materiales y financieros y, consecuentemente el logro de los fines y objetivos de la empresa.
Por tanto el propósito de esta investigación se enmarcó en diseñar una estructura administrativa - contable con criterios técnicos que viabilicen la obtención de resultados que redunden en una mejor gestión empresarial. El estudio se formuló a partir de la siguiente interrogante: ¿En qué medida la implantación de un sistema de organización administrativa y contable de la empresa Díaz Jiménez & Cía. permitirá la oportuna toma de decisiones?
La investigación es bibliográfica, de campo, descriptiva y no observatoria. Se utilizó los métodos: científico, deductivo-inductivo y analítico-sintético. La población la constituyó la empresa Díaz Jiménez y Cía. no siendo necesario determinar un tamaño muestral. La recolección de información se obtuvo de formularios de observación, guión de la entrevista y cuestionario.
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- Díaz Jiménez & Cía. carece de una estructura de organización administrativa óptima, capaz de desarrollar su negocio de manera eficiente.
- La empresa no cuenta con un sistema contable definido, lo que origina información contable y financiera deficiente en su formulación y presentación.
- En cualquier organización es una necesidad, de que las políticas sean respetadas, de reducir errores operativos sistematizando procesos, de evitar duplicación de funciones, de facilitar la inducción de los nuevos empleados, de manejar un plan de cuentas acorde a la actividad de la empresa, de establecer formatos para el manejo de información contable y financiera; estos requerimientos pueden atenderse con el diseño e implementación de manuales administrativos y contables.
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INTRODUCCION
El presente trabajo de investigación, está orientado a tratar dos aspectos de singular importancia, para el desarrollo y competitividad de pequeña y mediana empresa; revisten especial interés porque constituyen una herramienta clave para el manejo de sus recursos humanos, materiales y financieros, lo cual refleja servicios de calidad para sus clientes.
Se trata de la "Organización Administrativa – Contable”, que contribuyen a una mayor eficiencia, a través de la definición, estructuración e implementación de la totalidad de funciones, relaciones, procesos, procedimientos, políticas y actividades en las organizaciones.
El propósito de esta investigación fue establecer la estructura organizativa administrativa y contable de Díaz Jiménez & Cía. a fin de plantear una alternativa que mejore la gestión de la empresa. Para lo cual el presente estudio, se ha estructurado de la siguiente manera:
En el Primer Capítulo se presenta la problemática administrativa – contable que afecta a la empresa en estudio, los objetivos que se pretende alcanzar con el desarrollo de la investigación, su justificación y las posibles limitaciones.
Conocer los fundamentos teóricos que den soporte y direccionen el diseño de la organización administrativa – contable de la compañía, es imprescindible; así en el Capítulo II se describen las bases conceptuales relacionadas con la administración, organigramas, manuales, contabilidad, estados financieros, tributación, documentos fuente, libros principales y auxiliares.
Posteriormente, en el Capítulo Tres se socializa los métodos de investigación; técnicas e instrumentos para la recopilación de información; así como el procesamiento y análisis de la información obtenida a través de entrevistas y encuestas.
En el Cuarto Capítulo se aborda la situación actual de Díaz Jiménez y Cía., describiendo su reseña histórica, portafolio de productos y, el diagnóstico de su estructura organizativa; aspectos que de una u otra manera evidencian la deficiente organización administrativa y contable de la compañía.
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CAPITULO I
13 1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN 1.1 Planteamiento del problema
Un reciente estudio de la Escuela de Dirección de Empresas (IDE) revela que el 89% de las empresas de Ecuador son Empresas Familiares, generalmente pequeñas y medianas empresas.
Las Pymes1 en Ecuador poseen un enorme potencial para generar producción, empleo e ingresos; si el sector recibiera el suficiente apoyo de las instituciones oficiales y de las organizaciones de asistencia técnica internacional, tiene muchas condiciones para constituirse en el motor del desarrollo y tener mayor participación de producir para el mercado internacional.
La situación actual de las PYMES se resume en: escaso nivel tecnológico, baja calidad de la producción, ausencia de normas y altos costos, falta de crédito, con altos costos y difícil acceso, mano de obra sin calificación, cultura tributaria mínima, centralización de la información, documentación contable no organizada, producción orientada más al mercado interno, incipiente penetración al mercado internacional, ausencia total de políticas y estrategias para el desarrollo del sector.
El sector empresarial de la ciudad de Cariamanga de la provincia de Loja, no se aleja de esta realidad, los pocos negocios en su mayoría comercios se desarrollan en un escenario similar, inclusive más acentuado. Por esa razón necesitan crear nuevas estrategias enfocadas al incremento de calidad en sus productos y servicios, analizar sus fortalezas y debilidades, tomar en cuenta sus oportunidades y amenazas para poder así crear ventajas competitivas que los encamine hacia una mejor organización contable y administrativa.
Para las empresas en general es vital que la contabilidad se encuentre bien estructurada para que pueda ser un reflejo de su actividad real y de su grado de rendimiento de las diferentes funciones operacionales o de los bienes y servicios que oferta.
El problema de la organización contable no es nuevo. Desde hace tiempo los expertos han reconocido la necesidad de apegarse a datos contables exactos y adecuados para poder tomar decisiones correctas. Pero en la actualidad la complejidad de las empresas, cada día va en aumento, obliga a la administración a realizar numerosas distribuciones de los datos contables basados en diversos criterios que responden a distintas situaciones.
Normalmente la organización contable está ligada a la organización administrativa. En realidad, los trabajos son complementarios de las demás actividades. Las partes contables justificadas son: formas elaboradas por otras unidades orgánicas para poner en marcha las operaciones contables o para recolectar información, o bien documentos que proceden del exterior, los cuales son recibidos y verificados por otros servicios. Así la organización contable sería inútil en una empresa con deficiente estructura organizacional, carente de aptitudes o de motivación, políticas operativas inapropiadas, o condiciones externas desfavorables.
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En este contexto, establecer los procedimientos que aseguran el registro y control metódico de los hechos financieros y económicos para analizar el pasado, investigar el presente y planear el futuro financiero de las mismas con el propósito de que su funcionamiento garantice la máxima productividad con el mínimo de esfuerzo humano, representan grandes beneficios para las pymes.
Díaz Jiménez & Cía. es una sociedad en nombre colectivo, constituida así por tratarse de una pequeña empresa familiar, por su forma jurídica no está regulada por la Superintendencia de Compañías, pertenece al sector servicios, con más de tres años de existencia y presencia en la ciudad de Cariamanga, es reconocida por la ciudadanía como un emprendimiento diversificado que se preocupa por satisfacer un sinnúmero de necesidades, pues ofrece una variedad de servicios, entre los principales están transferencia de dinero, recaudaciones CNT, tickets aéreos nacionales internacionales, recargas electrónicas telefonía celular.
Se trata de una Pyme, que aunque estructuralmente es reducida, funcionalmente tiene un flujo transaccional cuantioso, y el no disponer de un sistema de organización ni administrativa ni contable ha determinado que:
• La empresa no tenga establecida su filosofía empresarial (visión, misión valores).
• El hecho de no ser disciplinados en sus procesos, duplica funciones, evade responsabilidades, no posibilita registrar información y esto hace que no exista un buen flujo de comunicación entre los miembros de la empresa, dificultando la correcta toma de decisiones y el control de operaciones.
• La falta de un manual de funcionales ha determinado que las personas que trabajan en esta compañía no conozcan sus deberes y obligaciones.
• La ausencia de una estructura orgánica funcional evita la definición de procesos administrativos, lo cual general un desorden en el desempeño del personal.
El manejo contable financiero de la compañía no responde a los requerimientos de la compañía puesto que:
• No dispone de un Manual de Cuentas acorde a sus requerimientos.
• Existe desconocimiento del número de clientes y proveedores y por tanto no hay un adecuado control de las cuentas por cobrar y por pagar.
• Cifras inexactas de los ingresos y gastos,
• Resistencia a separar las cuentas empresariales de las personales, desconociendo por lo tanto si existe una utilidad o pérdida.
• Las transacciones no tienen el respaldo suficiente que las sustente.
• Deficiente control interno para el manejo de recursos materiales y económicos. • En resumen el incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad, puede traer consecuencias como el no poder probar derechos ante un posible litigio con terceros, o en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los costos y gastos correspondientes, además que se expone a las sanciones por irregularidades en la contabilidad, que contempla la legislación tributaria Ecuatoriana.
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especialmente en el campo contable el sistema tendrá que proyectarse con fines de control previo, y concurrente, en igual forma al cumplimiento de obligaciones tributarias.
La problemática abordada en la compañía está entorpeciendo la optimización de los recursos humanos materiales y financieros y consecuentemente el logro de los fines y objetivos de la empresa, por tanto se hace urgente diseñar una estructura administrativa contable con criterios técnicos que viabilicen la obtención de resultados que redunden en una mejor gestión empresarial.
1.2 Formulación del problema
¿Cómo incide en Díaz Jiménez & Cía. la falta de un sistema administrativo – contable en la obtención de información oportuna, veraz para la correcta toma de decisiones?
1.3 Subpreguntas
- ¿Es necesario desarrollar un diagnóstico del área financiera de Díaz Jiménez & Cía.?
- ¿Es necesario implementar un sistema de organización administrativo y contable en la empresa Díaz Jiménez & Cía.?
- ¿Qué elementos lo deben componer? - ¿Existe interacción entre los elementos?
- ¿Cuáles son los beneficios de su implementación?
1.4 Objetivos
1.4.1 General
Establecer una estructura organizativa administrativa y contable de Díaz Jiménez & Cía. a fin de plantear una alternativa que mejore la gestión de la empresa.
1.4.2 Específicos
- Desarrollar un diagnóstico institucional del área financiera.
- Contextualizar el micro entorno de la compañía objeto de estudio.
- Describir las bases conceptuales relacionadas con los sistemas de organización administrativa contable.
- Diseñar una organización administrativa que contribuya a mejorar el control de las actividades administrativas de la compañía.
16 1.5 Justificación
El desarrollo del presente trabajo de investigación permite relacionar la teoría administrativa y contable con la práctica aplicada a una compañía en nombre colectivo que reside en la ciudad de Cariamanga de la provincia de Loja, por lo tanto se pone de manifiesto los conocimientos teóricos prácticos adquiridos en el transcurso de formación profesional en la Universidad Tecnológica Equinoccial y permitirá sentar las bases para otros estudios que surjan partiendo de la problemática aquí especificada.
Por otra parte, se justifica en la necesidad de Díaz Jiménez y Cía. de contar con un sistema administrativo-contable que incida en el mejoramiento de la calidad, control y gestión de las actividades de la empresa; pues la organización administrativa y sistematización contable es un medio importante que ayuda a la administración a obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos en la realización de los fines que la propia empresa persigue.
En este sentido, los resultados de la organización Administrativa y Contable, beneficiarán tanto a los directivos como a los usuarios, en la medida que constituyen una herramienta clave para el manejo de sus recursos humanos, materiales y financieros, lo cual refleja servicios de calidad para sus clientes.
En cuanto a su alcance, esta investigación podrá replicarse en empresas que presenten situaciones similares a las que aquí se plantea, sirviendo como marco referencial a éstas.
1.6. Limitaciones
Las limitaciones del presente proyecto de investigación se enmarcan principalmente en el espacio o territorio de la unidad de estudio de esta investigación; pues la empresa Díaz Jiménez & Cía. está ubicada en Cariamanga a 3 horas de la ciudad de Loja, por lo cual la recolección de información en situ solo no será posible recabarla entre semana; inclusive por cuestiones laborales, las visitas de campo se efectuarán los fines de semana.
CAPITULO II
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2. MARCO REFERENCIAL-TEÓRICO - CONCEPTUAL 2.1 Antecedentes
Partiendo que la contabilidad es una forma de reflejar ordenadamente las variaciones patrimoniales con el objeto de llevar un control exacto de todas las operaciones así como de los resultados que estas arrojan, permitiendo al empresario tener toda la información posible para que le sirva como punto de referencia en las decisiones que sobre la empresa deba tomar.
En la siguiente investigación a desarrollar, se ha considerado importante conocer aspectos referenciales acerca de la constitución de la situación actual de Díaz Jiménez & Cía., las bases legales de soporte de él mismo, así como su estructura organizacional y contable.
De la misma forma se diseñará los documentos fuente internos que sustenten las transacciones realizadas y el manual de funciones y procesos, los cuales se acogerán a las correspondientes normas y leyes vigentes, así mismo contendrán cada uno de los registros a utilizarse en el sistema contable, registros principales, libros auxiliares y la descripción del respectivo plan de cuentas, se llevará un archivo adecuado de documentos y registros. Todo esto con el fin de asegurar que el proceso sea desarrollado en forma eficiente y efectiva.
Como resultado de este proceso en donde se aplicarán los conocimientos teóricos en forma práctica, se emitirá las propias conclusiones y a la vez recomendaciones.
2.2 Fundamentación Teórica de la Organización Administrativa Contable 2.2.1 Organización administrativa
2.2.1.1 La administración
La administración no solamente nació con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los ámbitos geográficos y, por su carácter universal lo encontramos presente en todas partes. Y es que en la actualidad, toda organización requiere de la administración. El éxito de una empresa, depende directamente de la buena administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, financieros, etc. con que la organización cuenta.
Reyes Ponce (1992) explica el origen de la palabra administración, etimológicamente se compone del prefijo "ad" – hacia – y de "ministratio" – subordinación, dependencia o servicio – en este sentido la administración se refiere a la capacidad de obtener resultados a través de otros.
Existen diversas definiciones propuestas por los estudiosos de la administración, a continuación se presenta algunas de las principales, a partir de las cuales se podrá tener una apreciación general de lo que es la administración:
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Según Robbins y Coulter (2010) la administración involucra “la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que éstas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz” (p.6) Stephen, Robbins y Decenzo (2002) afirman a la administración como el “proceso de conseguir que se hagan las cosas, con eficiencia y eficacia, a través de otras personas y junto con ellas” (p.5)
Koontz (2004) conceptualiza a la administración como:
El proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplen eficientemente objetivos específicos. Esta definición básica debe ampliarse:
1. Cuando se desempeñan como administradores, los individuos deben ejercer las funciones administrativas de planeación, organización, dirección y control.
2. La administración se aplica a todo tipo de organizaciones
3. Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales 4. La intención de todos los administradores es la misma: generar superávit
5. La administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.(p.6)
En resumen cada una de ellas, la refieren como el elemento esencial de todas las organizaciones grandes y pequeñas, lucrativas y no lucrativas, manufactureras, comerciales o de servicios.
Funciones de la administración
La administración abarca cuatro elementos básicos: planeación, organización, dirección y control; a esta serie de actividades independientes utilizadas por la organización con el propósito de alcanzar las metas establecidas para su institución, se conoce como proceso administrativo.
Figura 1.- Diagrama Proceso Administrativo
Fuente: Proceso administrativousco.blogspot.com
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Para evaluar la forma en que Díaz Jiménez & Cía. está llevando a cabo su proceso administrativo, se compara el diagrama con lo referido en el capitulo uno, identificando debilidades en la funciones de planeación (misión, visión, valores) y organización (departamentalización, división de trabajo, descripción de puestos), lo que entorpece la optimización de los recursos humanos materiales y financieros y consecuentemente el logro de los fines y objetivos de la empresa. De ahí la importancia de revisar los aspectos conceptuales de los temas sobre los cuales se trabajará el diseño de la organización administrativa de la empresa.
2.2.1.2 Filosofía Empresarial
La filosofía de la empresa representa la identidad oficial que la organización “… define para orientar o inspirar el comportamiento de la organización y que responde a las cuestiones fundamentales de la existencia de la misma” (Jiménez & Muro,s.f.,p.51).
Para construir esta estructura, es necesario que la empresa determine claramente lo que es, lo que quiere llegar a ser y lo que sustenta u obliga a que la empresa vaya en esa determinada dirección; esto es: misión, visión y valores.
La misión
Constituye el propósito o la razón de ser de una organización (“quiénes somos y qué hacemos”), y es lo que da significado a todas las acciones que desarrolle. (Jiménez & Muro).
La formulación de la misión requiere una clara definición de cuál es el negocio de la organización (o cual planea que sea) a través de una declaración concisa del propósito por el cual fue creada la empresa, cuál es el vacío que intenta llenar dentro de la sociedad y la economía. Thompsom & Strickland (2004) recomienda que antes de formular la misión sean contestadas 3 preguntas básicas:
1. Qué es lo que está tratando de satisfacer 2. A quién se está tratando de satisfacer
3. Cómo la compañía se ocupa de la creación y suministro de valor a los clientes, así como de la satisfacción de sus necesidades (p.6).
La misión debe elaborarse en base a las necesidades del mercado que se va a satisfacer y no entorno al producto. Por ejemplo, AVON es una empresa de cosméticos, pero lo que realmente hace es “proporcionar belleza”; el negocio de Disney, por su parte, no es realmente la producción de películas sino que es “hacer feliz a la gente”.
Jiménez & Muro señala el proceso para formular la misión de una empresa:
1. Definir el alcance de la Misión: ¿Toda la organización? ¿Una empresa del grupo? ¿Una línea?
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2. Reunir al grupo de personas clave de la organización, se aconseja reunir al personal directivo
de la organización, quienes son los que puedan observar y entender a la organización globalmente, además de que son los que tienen el poder de decisión.
3. Realizar una tormenta de ideas sobre lo que cada uno considera que debe ser la Misión.
4. Clasificar y determinar las ideas más recurrentes.
5. Como resultado de lo anterior, se hará una primera redacción de la misión.
6. Esta redacción se analizará, criticará (de forma objetiva y prepositiva) y se propondrán cambios
en la redacción inicial.
7. Si se logra el consenso de todos, se aceptará esta declaración de misión. En caso contrario, se
repetirá el procedimiento.
8. Una vez que la definición de misión se haya aceptado, se deberá verificar que cumple con los
requisitos: Que conteste a las preguntas de Qué, Para quién y Cómo. Además, que la redacción haya quedado de forma que la declaración de misión sea clara, concisa y motivadora.
9. Una vez comprobada que sí cumple con lo anterior, se aceptará y oficializará la redacción final.
10. Se publicará y explicará a todo el personal la misión.
11. Se mantendrá vigente todo el tiempo que será cuando se logre que todo el personal la tenga en mente todo el tiempo (p.52).
La visión
Es la expresión de la empresa a futuro, hacia dónde quiere llegar y cómo deberá lograrlo.
La visión señala Barker (1990) “debe ser idealista, positiva y lo suficientemente completa y detallada; debe tener alcance, de forma que todos en la empresa conozca cual será su contribución al logro de esta visión. Además, deberá transmitir fuerza y profunda inspiración a la organización ya que de ésta dependerá el éxito. Deberá ser desafiante y justificar el esfuerzo”.
Las visiones estratégicas deben tener un horizonte de cinco años o más, salvo que la industria sea nueva o las condiciones del mercado sean inciertas como para predecir acertadamente.
Los valores
Mejía (2004) informa que los valores corporativos “son elementos de la cultura empresarial, propios de cada compañía…”(p.1); se trata de un conjunto de costumbres, actuaciones, actitudes, comportamientos o pensamientos que la empresa se propone tener o lograr como una característica distintiva.
Ello no significa que es suficiente elaborar un listado de enunciados corporativos, al contrario evidencia la importancia de que la empresa debe volverlos cultura, costumbre y realidad, de forma que se conviertan en el motor de actuación de sus empleados y en nexo de atracción y admiración de los clientes y competidores.
Así al momento de determinar los valores se debe considerar que cumplan con las tres características que Mejía manifiesta en su publicación:
- El deseo o voluntad.- Es el deseo legítimo del empresario por ser reconocido de una manera u
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- La estrategia.- cuál es la orientación del negocio, como quiere competir y posicionarse en la
mente de los consumidores y competidores
- El compromiso.- Las cosas que se deciden con la voluntad o con la reflexión, ¿cómo se
desarrollan en la realidad? (p.2).
2.2.1.3 Organigramas
Los organigramas constituyen los principales instrumentos metodológicos de la organización – segunda fase del proceso administrativo a través de la cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones para dar cumplimiento a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación.
Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy similares. Por ejemplo, Enrique B. Franklin, define al organigrama como “la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen” (Thompson, 2005).
Para Reyes Ponce (2005), los organigramas son:
… cartas o gráficos de organización, que consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de este puesto,…representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad. (p.226)
El mismo autor, señala los requisitos que debe cumplir un organigrama:
a) Los organigramas no deben contener un número excesivo de cuadros y de puestos. b) Los organigramas no deben incluir a los trabajadores o empleados, su estructura debe
destacar el cuerpo administrativo de la organización (nivel directivo, administrativo, c) Los organigramas contendrán nombres de funciones y no de personas, caso contrario
los primeros deben figurar en letra mayor a los segundos.
d) Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización (comunicación interpersonal, limitaciones, facultades, etc.), puesto que estos pueden quedar consignados en los Manuales de Organización y los Análisis de puestos.
De acuerdo a su disposición geométrica, los organigramas se adaptan al tipo de sistema organizativo que intentan representar, entre ellos Reyes Ponce señala:
23 Figura 2.- Estructura vertical
Fuente: Mendoza, La organización como fase del proceso administrativo
Organigramas horizontales.- los niveles jerárquicos se presentan de izquierda a derecha.
Figura 3.- Estructura horizontal
Fuente: Mendoza, La organización como fase del proceso administrativo
Organigramas mixtos.- es una combinación de estructuras verticales y horizontales.
Figura 4.- Estructura mixta
Fuente: Mendoza, La organización como fase del proceso administrativo
24 Figura 5.- Estructura circular
Fuente: Wullian Mendoza, La organización como fase del proceso administrativo
Organigramas escalares.- constituyen una sucesión ordenada a manera de peldaños, donde cada nivel jerárquico se visualiza cuando se escala una unidad ubicada en un nivel superior y, por lo general poco usuales.
Figura 6.- Estructura escalar
Fuente:
Fuente: Mendoza, La organización como fase del proceso administrativo
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Tabla 1.- Tipos de Departamentalización
Fuente: Robins & Coulter, Administración
2.2.1.4 Manuales
Existen varios autores que dan un concepto de lo que son los manuales administrativos, entre ellos tenemos:
Para Reyes Ponce, constituyen una guía en la que se sistematiza políticas, procesos, normas y una serie de elementos administrativos que orientan el trabajo y uniforman el comportamiento de los miembros de la organización; generalmente se trata de folletos, libros, carpetas, etc., todos variables y de fácil comprensión.
Según Catacora Carpio (1997) los manuales son “documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables…de manera lógica y ordenada…bajo el esquema de una especie de libro actualizable” (p.74).
Diamond y Contín (s.f.) expresa:
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para el personal que ha de realizarlas. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. (p.1.)
Ventajas de usos de los manuales
Las principales ventajas de los manuales que destaca Gualán (2006) se resumen en:
1. Son un compendio de la totalidad de funciones que se desarrolla en una organización,
elementos estos que por otro lado sería difícil reunir.
2. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditados a
improvisaciones y criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
3. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las
que pueden surgir dudas respecto a que áreas deben actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.
4. Mantiene la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan
la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
5. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones
que configuran un sistema.
6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriquecido con el transcurso del tiempo.
7. Facilita el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un
instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.
8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en
funciones a las que hasta ese momento no había accedido.
9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones rutinarias de otra manera
deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que presentan.
10. Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que
corresponde, a los efectos de cumplimiento de los objetivos empresariales.
11. Constituye un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada
empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma que las mismas se desarrollan.
12. Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en
procedimientos homogéneos y metódicos. (p.24)
Limitaciones de los manuales
Entre los inconvenientes que presentan los manuales se encuentran los siguientes (Gualán, 2006, p.25):
1. Existe un costo en su redacción y confesión que indudablemente, debe afrontarse.
2. Existe una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido
acarrea su total inutilidad.
3. No incorpora los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente
existe pero no es reconocida en los manuales.
4. Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y
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5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número
reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.
Conformación del manual
Gualán (2006), en su trabajo de investigación “Organización Administrativa-Contable” presenta los ítems que se contienen en un manual, así se destacan:
a. Identificación.- Este documento debe incorporar la siguiente información: Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración. Numero de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas el número debe colocarse un guión o diagonal. b. Contenido.- Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del
documento.
Introducción y Uso.- Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la misma autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
Objetivos de los procedimientos.- Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
Área responsable.- Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
Políticas o Normas de operación.- En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar lo cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
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procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
- Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que este no incurra en fallas.
- Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos y con el procedimiento mismo.
- Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.
c. Concepto.- Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesibles al usuario la consulta del manual.
d. Procedimiento (descripción de las operaciones).- Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en que consiste, cuándo, cómo, dónde, con qué y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe notarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación aún en los casos de varias opciones en una misma operación.
e. Formulario de impresos.- Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
f. Glosario de términos.- Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven para su uso o consulta.
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h. Responsables.- Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información. Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal.
2.2.1.5 Clasificación de los manuales administrativos
Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en la organización empresarial: a) Manual de organización
b) Manual de funciones
c) Manual de procedimientos y normas d) Manual del empleado
e) Manual de técnicas f) Manual de actividades
Manual de organización
“Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.” (Cohuo Cuevas,s.f.,p.14)
El contenido de un Manual de Organización es muy variado y dependerá de la información que la organización considere prudente publicar; dentro de la información básica que Cohuo Cuevas sugiere se incluya:
- Historia y descripción de la empresa - Misión, visión y objetivos de la empresa - Legislación o base legal
- Estructura de la organización (organigrama general)
- Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general - Normas y políticas generales
Manual de funciones
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La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información: - Identificación del puesto de trabajo
- Nombre
- Área de desempeño - Codificación
- Descripción genérica
- Listado de funciones y atribuciones al puesto - Requisitos del ocupante del puesto
- Nivel académico
- Habilidades y destrezas
- Conocimientos técnicos y/o específicos
Manual de procedimientos
“Describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de procedimientos que se utilizan en la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades…; se complementa con diagramas de flujo, formas y formularios...” (Cohuo Cuevas,s.f.,p.15)
Los componentes de este manual contemplan:
Normas de procedimientos: son la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización.
Formularios: todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos.
Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera gráfica, que se conocen también como diagramas de procedimientos.
Manual de actividades
Son aquellos en los cuales se explican las pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna técnica específica. Por ejemplo, un manual de operación de un equipo o maquinaria, un manual de selección de personal debe ser clasificado en este grupo. El uso y objetivo de este tipo de manuales es por lo general limitado.
Manual de técnicas
31 Manual del empleado
Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados en donde constan las reglas y reglamentos de la oficina. Según Cohuo Cuevas, su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos.
Además para establecer el orden, puntualidad y desenvolvimiento del personal, creando un ambiente dinámico y competitivo, se requiere establecer un reglamento basado en recompensas y sanciones a través de la disciplina.
Un manual de este tipo debe contener las siguientes características: - Actividades desarrolladas por la empresa.
- Breve reseña histórica.
- Objetivos generales que se persiguen.
- Derechos y obligaciones de los empleados en general.
- Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal. - Servicios que la empresa presta a sus empleados.
2.2.2 Organización contable
Según Rodríguez Valencia (2002), la organización contable es “la racionalización sistemática del servicio contable de un organismo, cuyo propósito es asegurar un registro uniforme de operaciones y hechos contables”.
Los elementos de la organización contable son creados con base en las reglas generales sobre la materia y; deben ser acoplados al organismo, al sistema, al material contable elegido y al personal que se disponga.
Rodríguez Vaca, señala que estos elementos, en términos generales son los siguientes:
Catálogo de cuentas. Es una relación ordenada y pormenorizada que contiene el número y nombre de las cuentas que deberán ser utilizadas para el registro contable de las operaciones de una empresa.
Documentos comprobatorios. Son aquellos escritos que sirven para aceptar y comprobar las operaciones, sirviendo de fuente para los siguientes.
Documentos contabilizadores. Son aquellos escritos que sirven como medio para registros en libros de contabilidad, mediante los cuales se establece la “coordinación” de tales hechos u operaciones de una empresa.
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Libros principales. Son aquellos que deben llevarse por mandato de ley.
Libros intermedios. Que son los diarios, en los que deben registrarse las operaciones de una empresa en el orden que acontecen. Tales registros requieren de la utilización de principios y procedimientos de contabilidad como son la partida doble, las cuentas, los asientos, etc. y que sirven de control y de unión entre libros auxiliares y principales. Informes. Son resúmenes con datos sobre operaciones financieras, contables y
administrativas que sirven de base para establecer las “inferencias, que se desprenden de las operaciones de la empresa, y que sirven para implantar una política de mejoramiento”.
2.2.2.1 Contabilidad Concepto
Aunque la contabilidad ha evolucionado como respuesta a cambios en el tamaño de los negocios, exigencias gubernamentales para el pago de impuestos, exigencias de los socios para satisfacer sus requerimientos de inversión, etc.; las definiciones que los expertos otorgan a este término tienen grandes similitudes:
“Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro, clasificación, análisis e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable” (Bravo Valdivieso, 2005, p.1)
Para Hargadon (s.f.) “la contabilidad es el arte de recoger, resumir, analizar e interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias relacionadas con las operaciones de una empresa” (p.9)
Vasconez (2004), define a la contabilidad como “una actividad que proporciona información cuantitativa, generalmente, de naturaleza financiera, para ser utilizada en la toma de decisiones económicas.” (p.2)
En definitiva, la contabilidad se puede conceptualizar como el proceso de registrar, ordenadamente las transacciones a objeto de determinar la situación financiera y económica de las empresas.
Objetivos
33 Clasificación de la contabilidad
Por cuanto la contabilidad permite obtener información útil sobre las operaciones de las empresas dedicadas a diferentes actividades, Bravo Valdivieso (2005) determina que la especialización se relaciona con el campo de acción de cada una de ellas: contabilidad de costos, contabilidad gubernamental, contabilidad agropecuaria, contabilidad de seguros, contabilidad hotelera, contabilidad petrolera, contabilidad hospitalaria, etc.
Mientras que Guajardo (2005) manifiesta que la información total generada en una entidad económica para diferentes usuarios se la ha estructurado en tres subsistemas, tal como se muestra en el gráfico que precede.
Figura 7.- Tipos de contabilidad
Fuente:Gerardo Guajardo Cantú (2005), Fundamentos de Contabilidad, Mc GrawHill
Importancia de la contabilidad como sistema
La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.
El desafío que el entorno plantea al ejecutivo de hoy, lo ha obligado a depender cada vez más de la información como base objetiva para ejercer una función vital: la toma de decisiones. Sin embargo, lo que generalmente ocurre es que la información circula desde, hacia y dentro de la empresas y, es producida por una serie de centros de información esparcidos a través de la organización, sin coordinación entre ellos; originando, en muchas oportunidades duplicaciones de esfuerzos injustificados.
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Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema que utilice, debe ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Figura 8.- Sistema de información contable
Fuente: Celedón (2004), Manual de Contabilidad Básica
Requisitos de un sistema de contabilidad
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Fuente: Catacora (1997), Sistemas y Procedimientos Contables, Mc GrawHill
2.2.2.2 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
“Los principios de contabilidad generalmente aceptados, son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información económica y financiera de la empresa a través de los Estados Financieros” (Bravo Valdivieso, 2005, p.8)
El Instituto de Investigaciones Contables de la Federación Nacional de Contadores del Ecuador, señala que los Principios de Contabilidad VIGENTES en el país están divididos en tres grupos:
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2.2.2.3 Plan de cuentas
Existe una serie de definiciones para el plan de cuentas, denominado también Catálogo de Cuentas:
Es una lista de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicables a un negocio concreto, que proporciona los nombres, códigos y una descripción del uso y operación general de cada cuenta en los libros de contabilidad. (Bravo Valdivieso, 2005, p. 39)
Relación de números y nombres de las cuentas, colocadas en el orden de la clasificación básica: activo, pasivo, capital, etc. (Guajardo, 2005, p.96).
En fin es un documento esencial que dispone el área contable de las empresas, con la finalidad de registrar correctamente las diferentes transacciones que ocurren en los negocios.
Características
Básicamente un Plan de Cuentas presenta las siguientes características:
a. Contiene las cuentas y subcuentas que se prevé usar durante el ejercicio económico, clasificadas en grupos del activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos con el código que se asigna a cada cuenta contable.
Determinación de resultados, ingresos y realización, registro inicial, realización, unidad de medida, conservatismo, etc.
Adquisición de activos, costo de adquisición, venta de activos, registro de pasivos, compromisos, casos fortuitos, capital de trabajo, etc.
Ente contable, equidad Medición de recursos, periodo de tiempo, esencia de forma, estimaciones, uniformidad, etc.
a. Conceptos Básicos: Son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto orientan la acción de la profesión contable y deben considerarse en la aplicación de los principios contables.
b. Conceptos Esenciales: Especifican el tratamiento general que debe aplicarse al reconocimiento y medición de hechos ciertos que afectan la posición financiera
y los resultados de las operaciones
de las empresas. Estos conceptos establecen las bases para la contabilidad acumulativa.
c. Conceptos Generales de Operación: Los principios generales de operación guían la
selección y medición de los
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b. Es un documento flexible porque permite incluir nuevas cuentas en el transcurso del ejercicio económico.
c. La claridad en las descripciones, permite asociar y establecer una relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza.
d. Facilita la aplicación de los registros contables y depende de las características de la empresa: comercial, de servicios, industrial, etc.
Codificación
Consiste en la asignación de códigos a las cuentas incluidas en el plan de cuentas para que sean individualizadas con mayor facilidad. La codificación puede hacerse en forma numérica, alfanumérica o mixta que equivalen al grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas.
La codificación debe permitir la inclusión de nuevas cuentas, en la medida en que las circunstancias así lo ameriten.
Bravo Valdivieso (2005), señala que el Plan o Catálogo de Cuentas debe contener:
GRUPO SUBGRUPO
1. Activo Activo corriente, Activo no corriente y Otros activos 2. Pasivo Pasivo corriente, Pasivo no corriente, Otros pasivos 3. Patrimonio Capital, Reservas, Superávit de capital, Superávit de
operación
4. Ingresos Ingresos operacionales, Ingresos no operacionales 5. Costos Costos operacionales,
Costos no operacionales 6. Gastos Gastos operacionales
Gastos no operacionales 7. Cuentas de Orden Cuentas de orden deudoras,
Cuentas de orden acreedoras
Con respecto al comportamiento de las cuentas contables, Celedón (2004), en su Manual de Contabilidad, destaca:
a) Cuentas del Activo:
Cuando aumentan, se debitan
Cuando disminuyen, se acreditan
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b) Cuentas de Pasivo:
c) Cuentas de Resultado:
2.2.2.4 Estados financieros básicos
Los estados financieros, también denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son documentos que proporcionan informes periódicos a fechas sobre la situación económica, financiera y los cambios que experimenta una compañía.
Los estados financieros elaborados por contadores públicos se realizan de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de información financiera.
El objetivo de los estados financieros es proveer información, para examinar los resultados obtenidos, evaluar el potencial futuro de las compañías y facilitar la toma de decisiones económicas.
Los principales componentes de los Estados Financieros son cinco, Bravo Valdivieso (2005), menciona aspectos generales a cada uno de ellos:
• Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias.- determina la situación
económica de la empresa, por lo que se elaboran al término de un periodo contable; puede presentarse en forma de reporte o vertical o en forma de T u horizontal. Su estructura contiene:
- Nombre o Razón Social - Nombre del Estado Financiero
- Fecha (periodo al que corresponden los resultados) - Ingresos operacionales
- Costos
- Gastos operacionales - Resultado del ejercicio
- Ingresos no operacionales u otros ingresos - Gastos no operacionales u otros gastos - Resultado final
- Participaciones y cálculo de impuestos - Firmas de legalización
Cuando disminuyen, se debitan Cuando aumentan, se acreditan
Si tienen saldo, éste siempre será acreedor
Cuando hay pérdidas, se debitan Cuando hay ganancias, se acreditan
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• Estado de Situación Financiera o Balance General.- determina la situación financiera
de una empresa en una fecha determinada; puede presentarse en forma de T u horizontal o en forma de reporte o vertical y; se clasifica en tres grupos: Activo, Pasivo y Patrimonio.
El estado de situación financiera contiene:
- Nombre o Razón Social - Nombre del Estado Financiero - Fecha
- Activo - Pasivo - Patrimonio - Firmas
• Estado de Ganancias Retenidas.- Un estado de utilidades retenidas muestra los
cambios en el saldo de la cuenta Utilidades Retenidas durante el período. Su uso es básico para explicar el cambio en el valor de las utilidades retenidas durante el año.
En su forma más simple, este estado muestra:
- Nombre o Razón Social - Nombre del Estado Financiero - Fecha
- El saldo inicial de utilidades retenidas - Agrega la utilidad neta durante el período - Resta los dividendos que hayan sido declarados - Calcula el saldo final de utilidades retenidas - Firmas
• Estado de Flujo de Efectivo.- evalúa al término de un ejercicio económico la liquidez o
solvencia de la empresa. Su estructura se basa en la entrada y salida de dinero y sus equivalentes tanto de actividades operativas, de inversión y financiamiento; estos informes pueden presentarse utilizando el método directo o indirecto, con base en el estado de resultados, balance general y en el estado de ganancias retenidas.
El Estado de Flujo de Efectivo contiene:
- Nombre o Razón Social - Nombre del Estado Financiero
- Flujo de efectivo por actividades operativas - Flujo de efectivo por actividades de inversión - Flujo de efectivo por actividades de financiamiento - Aumento neto en efectivo y sus equivalentes - Firma de legalización
• Estado de Cambios en el Patrimonio.- internamente evalúa el desempeño de los
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proveedores, inversionistas y prestamistas, ya que se conoce la situación del patrimonio y las variaciones que han sufrido las cuentas de capital, reservas, superávit y resultados.
Este estado debe contener:
- Nombre o razón social - Nombre del estado y fecha
- Utilidad o pérdida neta del periodo
- Partidas de ingresos y gasto, ganancia o perdida reconocidas directamente en el patrimonio.
- El efecto acumulativo de cambios en políticas contables y corrección de errores - Transacciones de capital con propietarios y distribuciones a propietarios
- Saldo de utilidad o pérdida acumulada al inicio del periodo y a la fecha del balance general y el movimiento del periodo.
- Conciliación entre el monto registrado de cada clase de capital accionario, primas en emisión de acciones y de cada reserva al inicio y al final del periodo, por separado revelando cada movimiento.
2.2.2.5 Información tributaria
El Servicio de Rentas Internas (SRI) es una entidad técnica y autónoma que tiene la responsabilidad de recaudar los tributos internos establecidos por Ley mediante la aplicación de la normativa vigente. En especial los tributos que administra son: Impuesto al Valor Agregado e Impuesto a la Renta.
Impuesto al Valor Agregado - IVA
Según el Art. 140 del RALRTI el Impuesto al Valor Agregado (IVA) grava al valor de la transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercialización, así como a los derechos de autor, de propiedad industrial y derechos conexos; y al valor de los servicios prestados.
Existen básicamente dos tarifas para este impuesto que son 12% y tarifa 0%.
Se entiende también como transferencia a la venta de bienes muebles de naturaleza corporal, que hayan sido recibidos en consignación y el arrendamiento de éstos con opción de compraventa, incluido el arrendamiento mercantil, bajo todas sus modalidades; así como al uso o consumo personal de los bienes muebles.
