Arqueo de Caja
Con este nuevo sistema, en Gesden Evo podremos llevar un absoluto control del dinero que queda en caja en la clínica, incluyendo hasta el número de monedas y
billetes de que dispone la clínica a o largo del día.
Para poder llevar un arqueo de caja correcto es necesario tener configuradas varias opciones en Gesden. Una de ellas son las monedas y billetes, que se realiza desde Sistema Æ Gestión de Monedas.
Desde aquí, lo único que introduciremos son las monedas existentes en curso legal y billetes, indicando su valor monetario para un posterior desglose de la caja. En “Descripción” colocaremos el nombre de la moneda; en “Unidad”, el valor; en “Tipo” distinguiremos entre moneda y billete; y en “Imagen” podremos cargar una imagen de la moneda o billete correspondiente.
Una vez hecho esto, tendremos que crear la caja de la clínica como si se tratara de un banco. Para ello, iremos a Administración Æ Cuentas Bancarias de Clínica y agregaremos desde la pestaña superior “Añadir” un banco llamado, por ejemplo, “Caja Clínica”.
Ahora, ya solo nos faltará configurar las formas de pago, que se realiza desde Sistema Æ Formas de Pagos.
Desde aquí, configuraremos que todos los pagos que sean en efectivo vayan
ingresados a “Caja Clínica” e incluso que los gastos que introduzcamos con forma de pago “en efectivo” también se descuenten de “Caja Clínica”.
Una vez configurado todo, ya podremos realizar el Arqueo de caja. El funcionamiento es el siguiente:
Desde aquí, podremos Abrir caja, Modificar la forma de pago de la caja o la fecha de cierre, Borrar la caja, en caso de equivocación, e incluso realizar ingresos desde “Entrada Caja” que no sean por entradas medicas o pagos a cuenta. Además podremos realizar extracciones de la caja desde “Salida Caja” que no fueran gastos introducidos en Gesden y podremos dar un cierre de caja al finalizar la jornada e incluso imprimir, tanto por pantalla como por impresora, un documento con todos los movimientos desglosados de la caja.
Lo primero de todo será la apertura de caja, marcaremos la opción “Abrir Caja”
Desde esta ventana, marcaremos qué caja estamos abriendo, el periodo temporal a contabilizar por el arqueo (por defecto es el día en curso, pudiéndolo ampliar por semanas, quincenas e incluso meses) y marcando la forma de pago del arqueo, que siempre será en efectivo.
En el saldo inicial, pondremos la cantidad de dinero que tenemos cuando abrimos caja en la caja de la clínica, desglosándolo por billetes y monedas y colocando la cantidad de cada uno de los billetes y monedas que tenemos, lo que nos dará automáticamente el total de dinero disponible.
Podremos incluso cargar la caja del día anterior al cierre de la misma o del último cierre habido en la clínica, simplemente marcando la pestaña de refrescar en la casilla del saldo inicial.
Lo aceptamos y nos colocará el último saldo que haya disponible en la caja de clínica, con el mismo número de monedas y billetes que dejamos en el cierre anterior, por lo que nos quedará la Caja “Abierta”.
A partir de ahora, cada cobro que realicemos “en efectivo” irá a parar a caja de clínica, quedando registrado en el arqueo de caja para cuando cerremos la caja.
Lo mismo ocurrirá cuando realicemos algún gasto en el Gesden Evo y le coloquemos la forma de pago “en efectivo”
Aquellos gastos que no introducimos desde gastos, por tratarse por ejemplo de compras menores, pero que implican pagos con dinero efectivo de la caja, los introduciremos desde el propio arqueo de caja, desde la opción “Salida de Caja”.
Colocaremos el importe efectivo que retiramos para cubrir dicho gasto, seleccionaremos la forma de pago (obviamente en efectivo) y podremos colocar el motivo en “Concepto”.
Al aceptarlo, ya hemos introducido la salida de efectivo de la caja, justificándolo a su vez sin la necesidad del gasto en el Gesden Evo.
Al finalizar la jornada, procederemos al Cierre de Caja, que partiendo del importe inicial, sumará los pagos en efectivo y restará los gastos en efectivo, dando así con exactitud el efectivo al finalizar el día.
Iremos a Arqueo de Caja de nuevo y seleccionaremos “Cerrar Caja”
Aquí nos aparecerá el saldo inicial, los pagos efectivos y gastos efectivos, que podremos controlar desde la parte superior.
Tendremos varias opciones:
- Importe Calculado: Es la suma del saldo inicial de caja más los ingresos efectivos menos los gastos pagados en efectivo.
- Importe Arqueado: En esta opción indicaremos la cantidad de billetes y monedas que tenemos en caja.
- Diferencia y %Diferencia: En caso de que al realizar el recuento de dinero de caja, no tengamos el mismo importe entre el Importe Calculado y el Importe Arqueado, nos dará el importe de diferencia y el porcentaje de la diferencia con respecto al Importe Calculado inicial.
- Importe a Ingresar: Si antes de cerrar caja, por ejemplo el Doctor o el Contable van a realizar un ingreso de parte o el total del importe recaudado en la clínica, entonces marcaremos el importe a ingresar en el banco de la recaudación del día, indicando los billetes que vamos a llevar al banco.
- Banco a Ingresar: Marcaremos el nombre del banco al cual hemos hecho este ingreso anterior.
Ejemplo:
En este arqueo de caja, tenemos calculado un saldo efectivo en caja de 986,79€ y en el Importe Arqueado hemos contado en efectivo un total de 986,79€ en caja, por lo que nos da una diferencia de “0”. Ingresaremos 700€ del efectivo de la caja al Banco Santander, por lo que en la caja, al cerrarla en esta ocasión habrá la diferencia del Importe Arqueado menos el Importe a Ingresar.
Si marcamos la opción “Imprimir” podremos sacar un informe con el detalle desde que hemos abierto la caja hasta que la hemos cerrado
