MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

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í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS MATERIALES

Septiembre, 2003.

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Indice

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Manual de Procedimientos Presentación ... I Organigrama... II Simbología ... III Descripciónes de Procedimientos...IV 1. Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios

1.1 Registro y Asignación de Bienes Muebles...1

1.2 Actualización de Resguardos de Bienes Muebles...6

1.3 Baja de Bienes Muebles...9

1.4 Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Inmuebles...13

1.5 Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias, Telefónicas y de Mobiliario...17

1.6 Recepción de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos...22

1.7 Abastecimiento de Requisiciones y Suministro de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos...25

1.8 Levantamiento de Inventario Físico de Almacén, Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos ... 28

1.9 Atención a Solicitudes para el Uso de la Sala de Juntas...31

1.10 Servicio de Engargolado y Fotocopiado de Documentos...35

2. Oficina de Transportes 2.1 Baja de Vehículos Oficiales...40

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Indice

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

2.3 Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales...48

2.4 Trámite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación...53

2.5 Trámite del Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular...59

2.6 Apoyo para Traslado de Personal...63

2.7 Suministro de Combustibles, Lubricantes y Aditivos...66

3. Oficina de Adquisiciones 3.1 Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones...69

3.2 Adjudicación Directa...74

3.3 Licitación Simplificada...79

3.4 Licitación Pública...85

3.5 Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada...92

3.6 Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas...97 Directorio...V Firmas de Autorización...VI

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Presentación

í

I

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector

Dotar a la entidad con

una Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.

Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzana

espera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle las

actividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran.

Con estos propósitos de claridad y orden, la Contraloría General elaboró el Manual de Procedimientos de la

Unidad Administrativa, como guía del quién y cómo se realizan las actividades, a través de las cuales se da

cumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior.

El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y la Dirección General

de Desarrollo Administrativo, y comprende los siguientes apartados:

*

Organigrama

, muestra las áreas que integran la Unidad Administrativa.

*Simbología,

indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas de

flujo de cada procedimiento.

*

Descripciones de procedimientos

, señalan el nombre, objetivo, normas y descripción narrativa y gráfica

(diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Unidad Administrativa.

a) Descripción narrativa,

expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial, en que se desarrollan

las actividades de un procedimiento y señala quiénes son los responsables de su ejecución.

b) Diagramas de flujo,

es la representación gráfica de un procedimiento.

*

Directorio

, enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.

*

Firmas de autorización

, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración,

revisión y autorización del documento.

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Organigrama

í

II

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Manual de Procedimientos DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE CONTROL FINANCIERO DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE INFORMATICA UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS OFICINA DE NOMINA OFICINA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS OFICINA DE ADQUISICIONES OFICINA DE TRANSPORTES OFICINA DE DESARROLLO DE APLICACIONES OFICINA DE INFORMACION Y DISEÑO OFICINA DE SOPORTE TECNICO ENLACES ADMINISTRATIVOS

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Simbología

í

III

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Terminal

Indica el inicio y término del procedimiento.

Operación

Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con

excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa

Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o

alternativas (preguntas o verificación de decisiones).

Documento

Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere

o salga del procedimiento.

Archivo permanente

Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporal

Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Sistema informático

Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Pasa el tiempo

Representa una interrupción del proceso.

Conector de actividad

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con

otra parte lejana del mismo.

Dirección de flujo o líneas de unión

Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las

distintas operación.

Aclaración

Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del

procedimiento.

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Simbología

í

III

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Disquete

Representa la acción de respaldar la información generada en el

procedimiento en una unidad mágnetica.

Disco compacto

Representa la acción de respaldar la información generada en el

procedimiento en una unidad de lectura óptica.

Preparación o conector de procedimiento

Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin

para poder continuar el descrito.

Dirección de flujo de actividades simultáneas

Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más

actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Conector de página

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con

otra página del mismo.

Objeto

Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del

procedimiento.

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í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Manual de Procedimientos IV

DESCRIPCIONES DE

PROCEDIMIENTOS

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Procedimiento

Normas

Elaboración Autorización

Autorización

Fecha Elaboró Revisó

Manual de Procedimientos Autorizó

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

UA/DRM 1 Sept./2003 Unidad Administrativa Dirección General de

Desarrollo Administrativo Contralor General

Sept./2003

Nombre:

Registro y Asi gnaci ón de Bienes M uebl es.

Objetivo:

Regist rar en el inv entario de l a Contral oría Gener al la adquisic ión de bienes m uebles y c ontr olar su asignac ión a trav és de la elaboraci ón de resguardos.

Frecuencia:

Periódica.

La recepción en el alm acén de los bienes m uebles adquiridos sólo pr ocederá si cum plen con las especif ic aciones, m arca, prec io y cant idad que se indiquen en el Pedi do.

El registro de al ta en el inv entario deberá r ealiz arse considerando l o si guiente:

* Que tenga un v alor de com pra igual o superior a 15 salarios m ínim os v igentes en el Estado de Veracr uz.

* Los bienes con v ida útil superi or a un año, que no tengan la consideración de bienes de consumo.

El regi stro de bi enes m uebles en el inv entari o deberá reali zarse de acuer do al v al or de adqui-sic ión, y en el caso de bienes m uebles producidos de acuerdo al v alor de producci ón.

La clasi f icac ión de los bienes m uebles par a su regi stro en el inv entari o deberá reali zarse de acuerdo al c atálogo establ ecido por la S ecretaría de F inanzas y Planeaci ón.

El núm er o de inv entari o se asignará a los bienes m uebles a tr av és de los Cód igos d e Barras

que se r eciben de la S EFIPLAN.

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D e s c r i p c i ó n

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

A r e a Actividad UA/DRM 2 Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios

Recibe de la Oficina de Adquisiciones el Pedido en un tanto, donde se detallan los bienes muebles adquiridos lo revisa y archiva de manera cronológica temporal como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor los bienes muebles y la Factura en original y copia; y obtiene del archivo cronológico temporal el Pedido en copia.

Verifica que los bienes muebles recibidos coincidan con lo especificado en el original y copia de la Factura y en la copia del Pedido.

¿Coincide lo recibido con lo solicitado? En caso de no coincidir:

Solicita al proveedor la entrega total de bienes muebles de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido y le devuelve la

Factura en original y copia así como los bienes muebles y archiva el

Pedido en copia de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad número 2. En caso de coincidir:

Sella como acuse de recibo y devuelve al proveedor la Factura en original. Elabora la Relación de bienes en original y copia y el Oficio de solicitud

de alta de bienes muebles en original y copia, para solicitar a la SEFIPLAN el registro de bienes y la emisión del Código de barras con los números del inventario asignados a cada bien.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el

Ofi-cio de solicitud de alta de bienes muebles en original y copia.

Integra en Paquete 1 los documentos siguientes:

- Relación de bienes en original,

- Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original,

- Factura en copia.

Integra en Paquete 2, los documentos siguientes:

- Relación de bienes en copia,

- Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en copia,

- Factura en fotocopia.

Envía el Paquete 1 a la Subdirección de Adquisiciones e Inventarios de la Secretaría de Finanzas y Planeación; y el Paquete 2 se archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo.

1 2 3 3A 4 5 6 7 8 9

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CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

A r e a Actividad UA/DRM 3 Pasa el tiempo.

Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación a través del Departamento de Recursos Materiales los Códigos de barra en original con la clave del inventario y adhiere los mismos a los bienes muebles.

Elabora el Resguardo provisional en original y copia y el Pase de salida

del bien mueble en original y copia.

Recaba firmas de autorización de los servidores públicos responsables en

el Pase de salida en original y copia.

Recaba firma del resguardatario de los bienes muebles en el Pase de sali-da original y copia y en el Resguardo provisional en original y copia. Entrega al resguardatario el Resguardo provisional en copia y los bienes muebles asignados.

Accesa y actualiza con el Resguardo provisional en original el

Resguar-do individual que obtiene del Sistema Desconcentrado de Inventarios.

Imprime del Sistema Desconcentrado de Inventarios el Resguardo

indivi-dual en un tanto, lo entrega al resguardatario y archiva en forma cronológica

temporal el Resguardo provisional en original y el Pase de salida en original.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. 10 11 12 13 14 15 16

15

Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios

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UNIDAD ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

REGISTRO Y ASIGNACION DE BIENES MUEBLES

OFICIO DE SOLICITUD FACTURA INICIO RECIBE Y OBTIENE SELLA Y DEVUELVE FACTURA FACTURA O-1 SOLICITA Y DEVUELVE

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS

PEDIDO PROVEEDOR ¿COINCIDE LO RECIBIDO CON LO SOLICITADO? O O-1 1 NO SI C C RECABA Y FIRMA PEDIDO 1 1 1 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES BIENES MUEBLES RECIBE Y REVISA PEDIDO VERIFICA FACTURA O-1 PEDIDO 1 BIENES MUEBLES PROVEEDOR PROVEEDOR ELABORA RELACION DE BIENES O-1 O-1 OFICIO DE SOLICITUD O-1 INTEGRA PAQUETE 1 RELACION DE BIENES O O 1 FACTURA OFICIO DE SOLICITUD INTEGRA PAQUETE 2 RELACION DE BIENES 1 1 F FACTURA OFICIO DE SOLICITUD ENVIA PAQUETE 1 SUBDIRECCION DE ADQUISICIONESDE INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN C RECIBE Y ADHIERE CODIGOS DE BARRA O SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACION 1 2 OFICINA DE ADQUISICIONES BIENES MUEBLES T

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REGISTRO Y ASIGNACION DE BIENES MUEBLES

PASE DE SALIDA O RECABA FIRMA PASE DE SALIDA

O-1 RESGUARDATARIO RESPONSABLES DE AUTORIZACION RECABA FIRMA PASE DE SALIDA O-1 O-1 RESGUARDO PROVISIONAL 1 ENTREGA RESGUARDO PROVISIONAL 1 BIENES MUEBLES ACCESA Y ACTUALIZA RESGUARDO PROVISIONAL O SISTEMA DESCONCENTRADO DE INVENTARIOS IMPRIME Y ENTREGA RESGUARDO INDIVIDUAL T SISTEMA DESCONCENTRADO DE INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN FIN ELABORA RESGUARDO PROVISIONAL _O-1 O-1 PASE DE SALIDA RESGUARDATARIO RESGUARDATARIO PASE DE SALIDA 1 RESGUARDO PROVISIONAL O C

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Procedimiento

Normas

Autorización

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Sept./2003

Nombre:

A ctual izac ión de Resguar dos de Bienes Muebl es.

Objetivo:

M odif i car l a asi gnac ión de los bienes m uebles con base en l os m ov im i entos de personal y condiciones f ísicas del m obi liar io, equipo y v ehículos para m antener actualizado el cont rol de inv entarios de la Contraloría G ener al.

Frecuencia:

Ev entual.

Con f undam ento en la Ley de Adquisiciones, Arrendam ientos, Adm inistración y Enajenación de Bienes M uebl es, en su artíc ulo 86, deberá real izarse la rev i sión de asignac ión de los bienes m uebl es para actualizar el inv entario y los resguardos cor respondientes.

Los bienes m uebles que correspondan a la Contraloría General, sin ex cepción deberán registrar nú m e r o de i n v e nt a r i o y c on t ar c on el Re sg u a rd o q ue pe r m i t i r á a si g na r e i nd i c a r l a responsabilidad que de un bien corresponde al usuario.

La cust odia o r esguardo de bienes m uebl es r epresent a la responsabil idad de conserv ar y m antener en per f ect o estado l os bienes asignados, en caso c ontr ar io deber á ex igir se su reposic ión y resarci m iento del daño o perjuicio, independiente de las sanc iones que se dispon-gan.

Los Resguard os de bienes m uebles deberán m ant ener se ac tual izados y c on el registro de las

car acter ístic as y condiciones f í sicas de l os bi enes, así com o indi car l os datos gener ales del resguar datario y ár ea de adscri pción.

La actualizac ión de Resguard os deberá regi strar se en el Sistem a de Inv entarios para su c on-trol.

En el c aso de ac tual izaci ón de Resguard os, l os registr os anteriores deberán cancelar se. Mensualm ente deberá cor roborar en la lista de m ov im ientos del altas, bajas o cam bi os de per-sonal que em ite el Departam ento de Recursos Hum anos, las act ualiz aciones de Resguard os.

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CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Actividad UA/DRM 7 Area Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios 1 1A 2 3 4 5 6 7 8 9

Recibe verbalmente de los Usuarios o del área la solicitud para actualizar

Res-guardos y verifica la causa de actualización.

¿Cúal es la causa de la actualización?

En caso de ser actualización de Resguardo por cambio de usuario:

Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse.

Continúa con la actividad número 7.

En caso de ser actualización de Resguardo por baja de personal:

Recibe del Usuario la solicitud de liberación de adeudos de bienes muebles.

Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse.

En caso de no haber diferencias elabora y recaba firma, del Jefe del Departa-mento de Recursos Materiales en el formato Liberación de adeudos en origi-nal.

Entrega al usuario la Liberación de adeudos en original.

Solicita y recibe del Jefe del área de trabajo el nombre del usuario que será responsable de los bienes muebles.

Accesa al Sistema Desconcentrado de Inventarios de la SEFIPLAN y emite el

Resguardo individual en dos tantos, y actualiza la información en el Sistema

Interno.

Recaba firma del Jefe de la Oficina de Almacenes e Inventarios y del Usuario en el Resguardo individual en dos tantos.

Entrega al Usuario de los bienes el Resguardo individual en un tanto y archi-va de manera cronológica permanente el segundo tanto del mismo documento. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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ACTUALIZACION DE RESGUARDOS DE BIENES MUEBLES

RECABA FIRMA RESGUARDO INDIVIDUAL 2T RESGUARDO INDIVIDUAL 2T - JEFE DE LA OFICINA DE ALMACENES E INVENTARIOS - USUARIO ENTREGA RESGUARDO INDIVIDUAL _T T C FIN USUARIO INICIO RECIBE SOLICITUD Y VERIFICA CAUSA DE ACTULIZACION

RECIBE SOLICITUD DE LIBERACION USUARIOS

SOLICITA Y RECIBE NOMBRE DEL USUARIO

ACCESA, EMITE Y ACTUALIZA ¿CUAL ES LA CAUSA DE ACTUALIZACION? VERIFICA FISICAMENTE CAMBIOS POR CAMBIO DE USUARIO EN EL AREA DE TRABAJO 1 BAJA DE PERSONAL VERIFICA FISICAMENTE CAMBIOS EN EL AREA DE TRABAJO ELABORA Y RECABA FIRMA JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS MATERIALES LIBERACION DE ADEUDOS _O ENTREGA USUARIO LIBERACION DE ADEUDOS O

JEFE DEL AREA DE TRABAJO SISTEMA DESCONCENTRADO DE INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN USUARIO 1 SISTEMA INTERNO VERBALMENTE

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Procedimiento

Normas

Autorización

Fecha Elaboró Revisó Autorizó

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Manual de Procedimientos Sept./2003 Unidad Administrativa Dirección General de

UA/DRM 9

Sept./2003

Nombre:

B aja de Bienes Muebl es.

Objetivo:

Regist rar en el inv entari o la baja de bienes m uebles deter iorados que no cum plan c on el objetiv o de su adquisic ión y asi gnaci ón.

Frecuencia:

Ev entual.

La baj a de bi enes m uebl es en el i nv ent ari o de l a Contr al orí a sól o proceder á c uando su m antenim ient o cor recti v o r epresente un gasto incosteable y no se cuente c on di sponibili dad presupuestal para su atenci ón.

La baj a d e bi e nes m uebl es debe r á pr esent a r se p ar a a pr obac i ón a nt e e l S ubc om i t é de Adquisic iones y Obras P úblicas de la Contral oría Gener al.

Los bienes m uebles suj etos a baja en el i nv ent ario deberán c oncentrar se en el A lm ac én de la Contraloría General, hasta determ inar su destino f inal.

La Of ici na de Serv icios Generales y Control de Inv entarios deberá c onf i rm ar en el Sist em a Desconcentrado de Inv entarios el registro de baja de los bienes m uebles que afectará la Secre-tar ía de Finanzas y Pl aneación, en c aso contr ario solic iSecre-tar á v ía telef óni ca la actualiz ación de los registr os.

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Descripción Actividad

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

UA/DRM 10 Area

3

Oficina de Serv icios

Generales y Control de Inventarios 1 2 2A 3 3A 4 5 6 7

Detecta y reúne en Almacén los bienes muebles que se han reportado para baja del inventario de la Contraloría General.

Verifica la clasificación de los bienes muebles sujetos a bajas en el Almacén. ¿Cómo se clasifican los bienes?

En caso de que sean clasificados como Equipo de Cómputo:

Recibe del Departamento de Informática y revisa el Dictamen en original. Continúa con la actividad número 4.

En caso de que sean clasificados como Mobiliario:

Elabora el Dictamen en original para determinar la baja del mobiliario de acuer-do a las condiciones físicas en las que se encuentra.

¿Procede la Baja?

En caso de no proceder la baja:

Tramita con base en el Dictamen original, la reparación correspondiente y lo archiva de manera cronológica permanente.

Fin.

Conecta con el procedimiento:

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Muebles. En caso de proceder la baja:

Elabora la Relación del mobiliario y equipo en original de los bienes que se procederán a dar de baja.

Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Materiales la Relación de

mobiliario y equipo en original y el Dictamen en original; para acuerdo de

baja de inventario ante el Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas. Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales el Acta de Subco-mité en copia, con el acuerdo para la baja del mobiliario o equipo de cómputo,

la Relación de mobiliario y equipo en original y el Dictamen en original.

Elabora Oficio de solicitud de baja en original y copia para la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recur-sos Materiales.

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CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

UA/DRM 11 Area 8 9

Entrega a la Secretaría de Finanzas y Planeación; el Oficio de solicitud de baja en original y el Acta de Subcomité en copia y archiva de manera cronológica permanente la Relación de mobiliario y equipo en original, el

Dictamen en original y como acuse de recibo el Oficio de solicitud de baja

en copia. Pasa el tiempo.

Accesa al Sistema Desconcentrado de Inventarios y revisa que los movimien-tos de baja estén registrados.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. Oficina de Servicios

Generales y Control de Inventarios

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BAJA DE BIENES MUEBLES

INICIO DETECTA Y REUNE EN ALMACEN ELABORA DICTAMEN O BIENES MUEBLES VERIFICA CLASIFICACION BIENES MUEBLES ¿COMO SE CLASIFICAN LOS BIENES? EQUIPO DE COMPUTO MOBILIARIO ¿PROCEDE BAJA? NO SI ELABORA RELACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO O RECIBE Y REVISA DICTAMEN O DEPARTAMENTO DE INFORMATICA 1 TRAMITA REPARACION DICTAMEN O C FIN 1 ENTREGA PARA ACUERDO DEL SUBCOMITE RELACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO O O DICTAMEN JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES RECIBE ACUERDO DE BAJA ACTA DE SUBCOMITE C O JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES RELACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO DICTAMEN O ELABORA Y RECABA FIRMA OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA O-1 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS ATERIALES ENTREGA OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA O O RELACION MOBILIARIO Y EQUIPO ACTA DE SUBCOMITE C DICTAMEN O 1 OFICIO DE SOLICITUD BAJA SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACION ACCESA Y REVISA BAJA FIN SISTEMA DESCONCENTRADO DE INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES MUEBLES

(21)

Procedimiento

Normas

Autorización

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Sept./2003

Nombre:

Mant enim iento Prev enti v o y Corr ectiv o de los Bienes Inm uebl es.

Objetivo:

Frecuencia:

Semestral.

El m antenim i ento prev entiv o a l os inm uebles, se realiz ará en las f ec has determ inadas en el

Pro grama anu al d e manteni mien to, prev ia conf irm ación de di sponibili dad presupuest al.

Las condiciones para cubrir los anti cipos que requi eran los prestadores de serv icios, serán las est ablec idas en la Ley de A dquisiciones, A rrendam ientos, Adm i nistr ación y E najenación de Bienes Muebles del Poder Ejecutiv o del Estado de Veracruz así com o en la Ley de Obras Públi-cas par a el Estado.

El m antenim iento prev entiv o a los bienes inm uebles com prenderá las activ idades ref erentes al m antenim iento de pintura, c arpintería, air e acondic ionado, f um igac ión, telef onía y las que se requier an por su nat uraleza en las áreas de la Contraloría G eneral.

Los serv icios de m anteni m iento se realizarán pref erentem ente en horas no laborables, a f in de no interrum pir en las f unciones de cada área operativ a.

Los prestadores de serv icios de m antenim iento, serán seleccionados siguiendo los criterios de opor tunidad, calidad y pr ecio de los ser v icios requeri dos.

Ef ectuar las reparac iones y r em odelaciones necesarias a las instalaciones de los bienes inm uebles con los que cuenta la Cont ralor ía General , a f in de m antener las en condiciones f unci onal es.

(22)

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Actividad UA/DRM 14 Area Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios

Obtiene del archivo cronológico permanente el Programa anual de

manteni-miento preventivo a los inmuebles en original y verifica las fechas

programa-das.

Solicita vía telefónica a la compañía prestadora del servicio el Presupuesto

correspondiente al mantenimiento preventivo o correctivo de los inmuebles. Pasa el tiempo.

Recibe a la compañía prestadora del servicio y realiza la visita a las instalacio-nes que requieren mantenimiento preventivo o correctivo para que presenten sus propuestas.

Pasa tiempo.

Recibe de la compañía prestadora de servicios los Presupuestos en original y los analiza.

Elabora Cuadro comparativo en original de los Presupuestos, recaba autori-zación del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y archiva de manera cronológica permanente el Cuadro comparativo y los Presupuestos, ambos documentos en original.

Programa mantenimiento o remodelación de las instalaciones y avisa vía tele-fónica a la compañía prestadora del servicio las fechas programadas.

Elabora Oficio circular en original para informar las fechas de mantenimiento o remodelación a las áreas de la Contraloría y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Fotocopia el Oficio circular en los tantos necesarios y los distribuye de la siguiente manera:

-Primera fotocopia la envía a la Oficina del C. Contralor General.

-Segunda fotocopia la envía para el Departamento de Recursos Humanos. -Las fotocopias restantes para las diversas áreas de la Contraloría General. -El original lo archiva como acuse de recibo de manera cronológica te.

Recibe al personal de la compañía prestadora del servicio para iniciar los traba-jos y efectúa supervisión física en las áreas.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía prestadora del servicio una vez concluidos y aceptados los trabajos de mantenimiento o remodelación la Factura original y la revisa, verificando que los datos relevantes de la Dependencia coincidan.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

(23)

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

¿Coinciden los datos de la Factura? En caso de no coincidir los datos:

Devuelve en el momento a la compañía prestadora del servicio la Factura origi-nal y solicita una nueva facturación.

Continúa con la actividad número 10. En caso de coincidir los datos:

Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para tramitar el pago de los servicios y recaba firma de autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en la

Factura original.

Entrega a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de

recursos original y copia, anexando la Factura original; como acuse de

reci-bo, archiva una copia de la Solicitud-Comprobación de recursos de manera cronológica permanente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. 10A

11

12

(24)

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES INMUEBLES

INICIO OBTIENE Y VERIFICA FECHAS PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO O SOLICITA PRESUPUESTO

RECIBE Y REALIZA VISITA A LAS INSTALACIONES VIA TELEFONICA RECIBE Y ANALIZA PRESUPUESTOS O ELABORA Y RECABA AUTORIZACION CUADRO COMPARATIVO O C PRESUPUESTOS ELABORA Y RECABA FIRMA OFICIO CIRCULAR O COMPAÑIA PRESTADORA DEL SERVICIO FOTOCOPIA Y DISTRIBUYE OFICIO CIRCULAR F O C JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES FIN C OFICINA DEL C. CONTRALOR COMPAÑÍA PRESTADORA DEL SERVICIO F F O DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS AREAS DE LA CONTRALORIA GENERAL RECIBE Y EFECTUA SUPERVISION FISICA PERSONAL DE LA COMPAÑIA PRESTADORA DEL SERVICIO RECIBE Y REVISA FACTURA O ELABORA Y RECABA AUTORIZACION SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS O-2 ENTREGA O-1 O 2 FACTURA C OFICINA DE CONTROL FINANCIERO COMPAÑIA PRESTADORA DEL SERVICIO JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA COMPAÑIA PRESTADORA DEL SERVICIO ¿COINCIDEN LOS DATOS DE LA FACTURA? NO SI DEVUELVE Y SOLICITA FACTURA O COMPAÑÍA PRESTADORA DEL SERVICIO 1 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES 1 PROGRAMA MANTENIMIENTO Y AVISA FECHAS VIA TELEFONICA COMPAÑIA PRESTADORA DEL SERVICIO RECABA AUTORIZACION FACTURA O JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS

(25)

Procedimiento

Normas

Autorización

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Sept./2003

Nombre:

Reparación a l as Instalaciones El éctri cas, Hidráulic as, S anitarias, Telef óni cas y de

Objetivo:

Proporcionar m antenim iento prev entiv o y correc tiv o a las instalac iones básicas con las que cuenta la Contraloría General, a f in de c onser v arl as en buen estado.

Frecuencia:

Ev entual.

El personal de m anteni m ient o y serv i cios, deberá requeri r al Jef e de l a Of i cina de S erv ic ios G ener al es y Cont r ol de I nv ent ar i os el m at er i al nec esar i o par a r eal i z ar sus ac t i v i dades operativ as.

La Of ici na de Ser v icios General es y Contr ol de Inv entar ios deber á atender con oport unidad y calidad el m antenim iento prev entiv o y correctiv o a las instalaciones.

La Of icina de Serv icios Generales y Control de Inv entarios, deberá elaborar un diagnóstico del m antenim ient o a r ealiz ar, para solic itar el m ateri al al área de Alm ac én o en su caso, solici tar su adquisición al Departam ento de Recur sos Material es.

moviliario

Mobi liar io.

(26)

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Recibe del Departamento de Recursos Materiales la Solicitud de

repara-ción de instalaciones en original, la revisa y la archiva de manera cronológica

permanente.

Acude al área, verifica el funcionamiento de las instalaciones eléctricas, hi-dráulicas, sanitarias y telefónicas y detecta el desperfecto.

Determina el material necesario para efectuar la reparación y revisa en el Alma-cén la existencia del mismo.

¿Se cuenta con el material necesario? En caso de contar con el material necesario:

Elabora Requisición de material en original y copia para solicitar el material al Almacén y recaba autorización del Jefe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios.

Entrega la Requisición de material original al Almacén y archiva la copia de manera cronológica permanente como acuse de recibo.

Recibe del Almacén el material solicitado para efectuar la reparación a los desperfectos detectados en las instalaciones.

Acude con el material al área solicitante de los servicios y repara las instalacio-nes.

Fin.

En caso de no contar con el material necesario:

Notifica verbalmente al Jefe del Departamento de Recursos Materiales la canti-dad de material necesario para efectuar la reparación a las instalaciones. Requisita el formato de Vale de caja en original y copia para solicitar los recursos y efectuar la compra del material necesario.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el Vale de caja original y copia. Acude a la Oficina de Control Financiero, entrega para revisión el Vale de caja

original y archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica tempo-ral.

Recibe del área de Caja el Efectivo solicitado para comprar el material reque-rido y efectuar la reparación a las instalaciones.

1 2 3 3A 3A.1 3A.2 3A.3 4 5 6 7 8

(27)

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Efectúa la compra del material y recibe del proveedor la Factura original que respalda la compra.

Acude con el material al área solicitante de los servicios y repara las instalacio-nes.

Elabora Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para comprobar el gasto por compra de materiales y recaba firma del Jefe del Depar-tamento de Recursos Materiales.

Entrega en la Oficina de Control Financiero para revisión la

Solicitud-Compro-bación de recursos en original y copia anexando la Factura original, como

acuse de recibo, archiva una copia de la Solicitud-Comprobación de recur-sos de manera cronológica permanente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. 9

10

11

(28)

REPARACION A LAS INSTALACIONES ELECTRICAS, HIDRAULICAS, SANITARI

REPARACION A LAS INSTALACIONES ELECTRICAS, HIDRAULICAS, SANITARIAS , TELEFONICAS Y DE MOBILIARIOAS , TELEFONICAS Y DE MOBILIARIO

VALE DE CAJA O C 1 OFICINA DE CONTROL FINANCIERO INICIO RECIBE Y REVISA ACUDE AL AREA, VERIFICA Y DETECTA DESPERFECTO SOLICITUD DE REPARACION DE INSTALACIONES O

¿SE CUENTA CON EL MATERIAL NECESARIO? DETERMINA MATERIAL Y REVISA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS EN EL ALMACEN ENTREGA REQUISICION DE MATERIAL O C MATERIAL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES 1 C ACUDE Y REPARA INSTALACIONES NOTIFICA ELABORA Y RECABA AUTORIZACION REQUISICION DE MATERIAL NO SI O-1 ALMACEN MATERIALES RECIBE ALMACEN INSTALACIONES ELECTRICAS, HIDRAULICAS, SANITARIAS Y TELEFONICAS VERBALMENTE REQUISITA

VALE DE CAJA O-1

RECABA FIRMA

VALE DE CAJA O-1 JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS MATERIALES Y DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS ACUDE Y ENTREGA PARA REVISION EFECTUA COMPRA Y RECIBE FACTURA O PROVEEDOR ELABORA Y RECABA FIRMA SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS O-2 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES 1 AREA SOLICITANTE RECIBE EFECTIVO 2 CAJA JEFE DE LA OFICINA DE OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS

(29)

REPARACION A LAS INSTALACIONES ELECTRICAS, HIDRAULICAS, SANITARI

REPARACION A LAS INSTALACIONES ELECTRICAS, HIDRAULICAS, SANITARIAS , TELEFONICAS Y DE MOBILIARIOAS , TELEFONICAS Y DE MOBILIARIO

FIN

MATERIALES ACUDE Y REPARA INSTALACIONES 1 AREA SOLICITANTE C 2 FIN ENTREGA SOLICITUD COMPROBACION DE RECURSOS O-1 O OFICINA DE CONTROL FINANCIERO FACTURA 2 SOLICITUD COMPROBACION DE RECURSOS

(30)

Procedimiento

Normas

Autorización

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Manual de Procedimientos Sept./2003 Unidad Administrativa Dirección General de

UA/DRM 22

Sept./2003

Nombre:

Recepción de Mat erial es de Of icina, Papeler ía, Consum ibles de Cóm puto, Mater ial Fot ográf ico, Artíc ulos de Lim pieza, P artes de E quipo de Cóm puto, M ateri al E léctr ico y Pr oduct os Farm ac eútic os.

Objetivo:

Frecuencia:

Periódica.

La Of icina de Adquisiciones deberá entregar oportunam ente al Alm acén la copia del Pedido, a f in de posibilitar el cotejo de los m ateriales reci bidos del prov eedor.

La recepción de artículos en el Alm acén procederá de ac uerdo a l as característi cas f ísic as, precios y cantidades que se establecen en el Pedi do.

La recepción de artículos deberá realizarse en f orm a com pleta, no deberán aceptarse entregas par ciales, c on la ex cepción de haber se establecido en el Pedi do.

El prov eedor deberá entregar la Factura en original y copia a la Oficina de Serv icios Generales y Cont rol de Inv entarios para obtener el sello de rec ibido.

Los art ículos recibidos deberán detallarse en el Kardex por artículo para m antener actual iza-da l a inf orm ación de ex istenc ias.

La entrada de art ículos al Alm ac én deberá cont rolar se a trav és del Kardex p or artícul o y del Sist em a Interno de Alm acén.

Verificar la entrega de artículos por parte de los prov eedores, de acuerdo a las condi-ciones y caracterí sticas establecidas en el Pedi do y regi strar la entrada del m ate-rial al Alm acén.

(31)

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

UA/DRM 23 Area

3

Almacén 1 1A 2 3 4

Recibe del proveedor los materiales y la Factura en original y copia y los coteja contra la copia del Pedido que obtiene del archivo cronológico temporal. ¿Coincide lo recibido con lo solicitado?

En caso de no coincidir:

Solicita al proveedor la entrega total del material pactado de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido realizado y le devuelve

la Factura en original y copia así como los materiales y archiva el Pedido en

copia de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo.

Continua con la actividad número 1. En caso de coincidir:

Recaba firma del Jefe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios y sella de recibido en la Factura original y copia, entrega la Factura en original al proveedor y archiva de manera cronológica temporal la Factura en copia y el

Pedido en copia.

Registra el material recibido en el Kardex por artículo, que obtuvo previamen-te del archivo alfabético permanenpreviamen-te, y en el Sispreviamen-tema Inpreviamen-terno de Almacén. Clasifica el material recibido, lo acomoda en los anaqueles correspondientes y archiva el Kardex por artículo de manera alfabética permanente.

(32)

RECEPCION DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE CO

RECEPCION DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE UIPO DE

COMPUTO, MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS

1 C PEDIDO C MATERIALES INICIO RECIBE Y COTEJA MATERIALES RECABA FIRMA, SELLA DE RECIBIDO Y ENTREGA FACTURA FACTURA O-1 ALMACÉN PEDIDO PROVEEDOR ¿COINCIDE LO RECIBIDO CON LO SOLICITADO? O PROVEEDOR NO SI C FACTURA SOLICITA LA ENTREGA TOTAL DEL MATERIAL Y

DEVUELVE O-1 PROVEEDOR 1 PEDIDO 1 C C JEFE DE LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS C MATERIALES FIN A REGISTRA EL MATERIAL RECIBIDO KARDEX POR ARTICULO SISTEMA INTERNO DE ALMACEN A CLASIFICA Y ACOMODA EN ANAQUELES MATERIALES KARDEX POR ARTICULO MATERIALES

(33)

Procedimiento

Normas

Autorización

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Sept./2003

Nombre:

Abasteci m ient o de Requisici ones y Sum inistro de Materiales de Of icina, Papeler ía, Consum ibl es de Cóm puto, Material Fotográf i co, A rtíc ulos de Li m piez a, P artes de Equi po de Cóm puto, Material Eléct rico y Pr oduct os Farm ac eútic os.

Objetivo:

Proporcionar c on oportunidad, a l as ár eas de trabajo de l a Contraloría General, los artí culos necesari os para el desarrol lo de las f unc iones que les c orresponden.

Frecuencia:

Mensual.

En el Rep orte de n ecesi dades del alm acen deberá regi strar se el consum o de ar tícul os en el ejercicio presupuestal anterior, para establecer los requerim ientos a at enderse, a trav és de los procesos de com pra.

El Departam ento de Recursos Materiales pondrá a disposición de las áreas de trabajo el form a-to de Requisición, el cual podrá obt ener a trav és de la intranet de la Contralor ía General.

Las Req u i si ci o n es m e nsual e s deb er án r egi st r ar l a f i r m a de l os t i t ul ar e s de l as ár eas

solicitantes y del Jef e de la Of icina de Serv icios Generales y Control de Inv entarios; en el caso de las Requisiciones extraordinarias serán autorizadas por el Jef e de Departamento de Recur-sos Material es.

Las áreas de trabajo sólo podrán requerir los artí culos indi cados en el catálogo que dar á a conocer, al inici o del año presupuestal, el Depar tam ento de Rec ursos Material es.

El área de A lm acén se ajustará al c alendario y horario establec idos en las polític as generales par a la recepción y abastec im iento de requisic iones a las ár eas de trabajo de la Contraloría General.

La Of ici na de Ser v icios General es y Cont rol de Inv entarios podrá ajustar las c anti dades de m at erial a surtir, de acuer do c on las ex i stencias f ísic as en el Alm ac én.

(34)

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Actividad UA/DRM 26 Area Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios Almacén

Elabora, al inicio de año, el Reporte de necesidades de acuerdo al consumo del ejercicio presupuestal anterior de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos en original y copia, envía el original al Departamento de Recursos Materiales y archiva la copia de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Conecta con los procedimientos de: - Adjudicación Directa,

- Licitación Simplificada, - Licitación Pública y

- Recepción de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Ma-terial Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Mate-rial Eléctrico y Productos Farmaceúticos.

Recibe de las áreas administrativas de la Contraloría General, de acuerdo al calendario mensual establecido, los formatos de Requisición en original y copia, la cual devuelve previo acuse de recibo.

Analiza los formatos de Requisición en original de cada área administrativa y consulta contra la existencia del Kardex por artículo en copia el cual obtiene del archivo alfabético permanente; y especifica las cantidades a surtir de acuerdo a las existencias del Almacén.

Turna al Almacén el original de los formatos de Requisición de cada área para el surtimiento correspondiente y archiva de manera alfabética permanente el

Kardex por artículo en copia.

Recibe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios, el original de los formatos de Requisición de cada área y con base en éstos, localiza y empaqueta el material solicitado.

Entrega el material a las diversas áreas administrativas previa revisión y obtie-ne firma de recibido en el formato de Requisición en original.

Obtiene del archivo alfabético permanente el Kardex por artículo en copia y registra el material entregado.

Registra en el Sistema Interno de Almacén el material entregado y archiva la

Requisición en original en forma cronológica permanente y el Kardex por

artículo en copia de manera alfabética permanente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento:

Levantamiento de Inventario Físico de Almacén, Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos. 1 2 3 4 5 6 7 8

(35)

ABASTECIMIENTO DE REQUISICIONES Y SUMINISTRO DE MATERIALES DE OF

ABASTECIMIENTO DE REQUISICIONES Y SUMINISTRO DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, ICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO,

MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE

MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DECOMPUTO,MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOSCOMPUTO,MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS

KARDEX POR A 1 KARDEX POR ARTICULO KARDEX POR ARTICULO O REQUISICION REQUISICION O REGISTRA MATERIAL ENTREGADO FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO DE ALMACEN, MATERIAL DE OFIC INA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO, ARTÍCULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO, MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS.

ALMACEN RECIBE, LOCALIZA Y EMPAQUETA MATERIAL SOLICITADO RECIBE Y DEVUELVE, PREVIO ACUSE DE RECIBO 1 AREAS_{ADMINISTRATIVAS} KARDEX POR ANALIZA Y CONSULTA CONTRA EXISTENCIAS Y ESPECIFICA LAS CANTIDADES A SURTIR A REQUISICION ARTICULO O 1 INICIO ELABORA Y ENVIA REPORTE DE NECESIDADES O ENTREGA MATERIAL PREVIA REVISION Y OBTIENE FIRMA REQUISICION O AL INICIO DEL AÑO C OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS TURNA O REQUISICION ALMACEN ADJUDICACION DIRECTA, LICITACION SIMPLIFICADA, LICITACION PUBLICA 1 AREAS ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES A REQUISICION O REGISTRA MATERIAL ENTREGADO SISTEMA INTERNO DE ALMACEN C A ARTICULO 1 1

AREAS ADMINISTRATIVAS RECEPCION DE MATERIAL DE OFNA., PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUT, MAT. FOTOGRAFICO,

ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO,

MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS

(36)

Procedimiento

Normas

Autorización

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMNINISTRATIVA

UA/DRM 28 Sept./2003 Manual de Procedimientos Unidad Administrativa Dirección General de

Sept./2003

Nombre:

Lev antam iento de Inv entario F ísico en A lm ac én de Material de Of icina, Papeler ía,

Consum ibles de Cóm puto, Mat erial Fotográf i co, Artíc ulos de Li m piez a, P artes de Equipo de Cóm puto, Material Eléc trico y Pr oduct os F arm ac eútic os.

Objetivo:

Frecuencia:

Mensual.

El Alm ac én se abstendr á de entregar a las div er sas áreas el m ateri al solicit ado en periodo de inv entarios.

La v erificación de las ex istencias f ísicas de artículos en el Alm acén, deberá realizarse conside-rando l os registr os en Kárdex p or artícu lo y en el Sist em a I nterno de Alm ac én.

El resul tado del i nv ent ario deberá indi carse en l a Min uta de trabaj o con el r egist ro del per so-nal responsable del procedim iento.

El Rep orte de existencias físicas en al macén deberá env iarse al Jef e del Departam ento de

Recur sos Materi ales.

El Reporte de consumo mensual valuado para el registro contable deberá env iarse al

Depar-tam ento de Recur sos Fi nancieros.

Eá

Verif icar las ex istenc ias f ísi cas de ar tículos en Alm acén contra los controles docu-m entales par a deterdocu-m inar las necesidades y sit uaci ón de ex istenci as.

(37)

Descripción

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Actividad UA/DRM 29 Area

3

Almacén 1 2 2A 2A.1 3 4

Realiza de acuerdo con el calendario de levantamiento de inventario, el conteo de existencia en el Almacén y completa el Formato de inventario físico en original.

Verifica si existen diferencias entre el Formato de inventario físico original y

el Kardex por artículo en copia que obtiene del archivo alfabético

permanen-te.

¿Existen diferencias?

En caso de existir diferencias:

Investiga las diferencias encontradas contra el Kardex por artículo en copiay

las Requisiciones en originalque obtiene del archivo cronológico permanente

e identifica los ajustes.

Realiza los ajustes en el Sistema Interno de Almacén y en el Kardex por

artículo en copia, documento que archiva de manera alfabética permanente y

de manera cronológica permanente las Requisiciones en original. Continúa con la actividad número 3.

En caso de no existir diferencias:

Elabora Reporte mensual de existencias en original y copia y la Minuta de

trabajo en original y copia para hacer constar fehacientemente la realización

del levantamiento de inventario físico; turna los documentos originales al De-partamento de Recursos Materiales previo acuse de recibo y archiva las copias de manera cronológica permanente.

Elabora el Reporte de consumo mensual valuado en original y copia y turna el original al Departamento de Recursos Financieros y la copia la archiva de manera cronológica permanente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

de

(38)

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO EN ALMACEN DE MATERIAL DE OFI

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO EN ALMACEN DE MATERIAL DE OFICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, CINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO,

MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE

MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DECOMPUTO, MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS COMPUTO, MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS

REQUISICIONES O KARDEX POR ARTICULO 1 O REQUISICIONES KARDEX POR ARTICULO KARDEX POR ARTICULO FORMATO DE INVENTARIO FÍSICO REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS O VERIFICA SI EXISTEN DIFERENCIAS FORMATO DE INVENTARIO FÍSICO O REALIZA CONTEO DE EXISTENCIAS Y COMPLETA DE ACUERDO CON EL CALENDARIO DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FIN ALMACÉN O ELABORA Y TURNA ¿EXISTEN DIFERENCIAS? SI NO INVESTIGA DIFERENCIAS REALIZA AJUSTES INICIO C DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES SISTEMA INTERNO DE ALMACEN C C A MINUTA DE TRABAJO 1 ELABORA Y TURNA 1 O DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS REPORTE DE CONSUMO MENSUAL VALUADO C A 1 1 O C C C REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS MINUTA DE TRABAJO

(39)

Procedimiento

Normas

Autorización

í

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Sept./2003 Unidad Administrativa Dirección General de

UA/DRM 31

Sept./2003

Nombre:

Atenc ión a Soli citudes para el Uso de l a Sal a de Junt as.

Objetivo:

Frecuencia:

Ev entual.

La Solicitud para el uso de la sala de juntas de la Contraloría General, deberá registrar la f irm a

del titular del área que solici ta.

En los c asos en que por div ersos ev entos o reuniones of i ciales program adas, no se puedan atender las Solici tudes en las f echas en que las ár eas de l a Contraloría la requier an, estas se sujetarán a las f echas acordadas por la Oficina de Serv icios Generales y Control de Inv entarios. Los ser v icios de caf etería que sean soli citados por las áreas, se pondrán a disposición de los sol icitantes únic am ent e en los casos en que sea necesarios atender a v isi tas ex ter nas a la Contraloría General.

Poner a disposición de las div er sas áreas de la Cont ralor ía General y en condiciones apr opiadas l a sal a de junt as, a f in de que se llev en a cabo reuniones of i cial es.

(40)

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Recibe de las áreas de la Contraloría General la Solicitud original para el uso de la sala de juntas y verifica en el calendario de uso de la sala de juntas la disponibilidad de la misma, considerando fechas y horarios. ¿Se encuentra disponible la sala de juntas?

En caso de no estar disponible la sala de juntas:

Informa, vía telefónica al área de la Contraloría General solicitante y acuerda nueva fecha para el uso de la sala de juntas.

Continúa con la actividad número 2.

En caso de estar disponible la sala de juntas:

Revisa las peticiones que contiene la Solicitud original para el uso de la sala de juntas y determina si las áreas solicitantes de la Contraloría General requiere servicio de cafetería.

¿Requiere servicio de cafetería?

En caso de no requerir servicio de cafetería:

Acude a la sala de juntas y realiza limpieza para entregarla en condiciones apropiadas al área solicitante.

Informa al área de la Contraloría General vía telefónica la disponibilidad de la sala de juntas para que haga uso de la misma en la fecha y hora acordada con anterioridad y archiva la solicitud original de manera cronológica perma-nente.

Fin.

En caso de requerir servicio de cafetería:

Requisita el formato de Vale de caja en original y copia para solicitar los recursos y efectuar la compra de los insumos requeridos para el servicio de cafetería y archiva la Solicitud original para el uso de la sala de juntas de manera cronológica temporal.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el Vale de caja original y copia.

Entrega a la Oficina de Control Financiero el Vale de caja original y archiva la copia de manera cronológica temporal.

Recibe del área de Caja el Efectivo solicitado para comprar los insumos del servicio de cafetería requerido.

Efectua la compra de los insumos requeridos y recibe del proveedor la Fac-tura original que respalda la compra de los mismos.

1 1A 2 2A 2A.1 3 4 5 6 7

(41)

CONTRALORIA GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Actividad UA/DRM 33 Area

Acude a la sala de juntas, realiza limpieza e instala el servicio de cafetería solicitado por las áreas de la Contraloría General.

Informa, vía telefónica al área de la Contraloría General la disponibilidad de la sala de juntas.

Elabora Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para comprobar el gasto de compra de insumos por concepto de servicios de cafe-tería y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en la Factura

original.

Envía a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de

re-cursos original y copia y la Factura original, archiva como acuse de recibo de

manera cronológica permanente la segunda copia de la

Solicitud-Comproba-ción de recursos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. 8 9 10 11 12 Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios

(42)

ATENCION A SOLICITUDES PARA EL USO DE LA SALA DE JUNTAS

VALE DE CAJA 1 FIN INICIO RECIBE Y VERIFICA SOLICITUD O

REVISA PETICIONES SOLICITUD O AREA DE LA CONTRALORIA GENERAL VALE DE CAJA RECABA FIRMA O-1 ELABORA Y RECABA FIRMA O-2 ¿SE ENCUENTRA DISPONIBLE LA SALA DE JUNTAS? NO SI INFORMA Y ACUERDA 1 ¿REQUIERE SERVICIO DE CAFETERIA? VALE DE CAJA ENTREGA O RECIBE ACUDE C ENVIA O-1 O FACTURA 2 OFICINA DE CONTROL FINANCIERO FACTURA EFECTUA COMPRA Y RECIBE O 1 CALENDARIO VIA TELEFONICA AREA DE LA CONTRALORIA GENERAL NO ACUDE REALIZA LIMPIEZA SI INFORMA VIA TELEFONICA AREAS DE LA CONTRALORIA GENERAL VALE DE CAJA REQUISITA SOLICITUD O-1 O OFICINA DE CONTROL FINANCIERO C AREA DE CAJA EFECTIVO PROVEEDOR REALIZA LIMPIEZA E INSTALA SERVICIO DE CAFETERIA SALA DE JUNTAS SALA DE JUNTAS INFORMA VIA TELEFONICA AREAS DE LA CONTRALORIA GENEAL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES RECABA FIRMA FACTURA O JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES FIN - JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS MATERIALES - JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS FINANCIEROS SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS SOLICITUD O C C