II
UNI VERSI DAD REGI ONAL AUT ÓNOMA DE LOS ANDES
‘‘ UNI ANDES’’
FACULTAD: Si st emas Mer cantil es
CARRERA: Cont abili dad y Audi t orí a
TESI S DE GRADO PREVI O A LA OBTENCI ÓN DEL TÍ TULO DE INGENI ERA EN CONTABI LI DAD SUPERI OR, AUDI TORÍ A Y FI NANZAS, CPA. Te ma:
‘ ‘Sist e ma de Contr ol I nt er no par a l os pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e en ADUANOR CÍ A LTDA. de l a ci udad de Tul cán.’ ’
Aut or a:
Mari na de Lour des Por till a Ver gar a
Tut or:
I ng. Robert h Nar vaez MBA
Tul cán -- Ecuador
II I I
II
DEDI CATORI A
La pr esent e t esi s est á dedi cada a l os ser es que son l a r azón de mi vi da y mi pil ar par a segui r adel ant e.
A Di os por que si n el nada soy, por ser l a guí a de mi vi da.
Dedi co desde el f ondo de mi cor azón a mi Padr e ( +) y a Mi Madr e, por ser l a base f unda ment al , l a f ort al eza y e mpuj e que han de most r ado t oda su vi da y por enseñar me que t odo es posi bl e en l a vi da.
A mi esposo, a mi s hij os Andr ea y Di ego que son mi f ort al eza par a segui r adel ant e, qui enes me bri ndar on t odo el apoyo i ncondi ci onal par a llegar a cul mi nar mi carr er a. Qui er o que si ent an que est a met a al canzada t a mbi én es suya y que mi moti vo par a consegui rla f uer on ust edes
A mi s her manas y her manos sobri nos, qui enes han est ado pr esent es par a f est ej ar j unt os mi s tri unf os y par a ser mi soport e en mo ment os di fí cil es expr esándo me si empr e su cari ño si ncer o.
Gr aci as l os ll evar e si empr e en mi cor azón.
II
AGRADECI MI ENTOS
Cuando fi nali za mos una met a y pri nci pal ment e, si es l a cul minaci ón de una carr er a uni ver sit ari a, sie mpr e t ene mos mucho que agr adecer.
Pri mer a ment e, a Di os t odopoder oso, por sus bendi ci ones di ari as que me ayudan a sali r adel ant e y cul minar est a et apa de mi vi da.
A mi s f a mili ar es y ami gos, por est ar si empr e pendi ent es de mi s est udi os y de i ncenti var me a cul minar mi carr er a.
A l a Uni ver si dad Regi onal Aut óno ma de l os Andes, por ser l a Casa de Est udi os donde me he f or mado pr of esi onal ment e, que a t r avés de sus docent es, que i mparti er on sus conoci mi ent os y consej os para nuestr a f or maci ón prof esi onal .
A mi Tut or, I ng Robert Nar váez, a qui en l e est oy i n mensa ment e agr adeci do, por su ayuda y col abor aci ón en el desarr oll o y cul minaci ón de est e Tr abaj o de Gr ado. Y a t odos l os pr of esor es con qui enes co mpartí e i nt er ca mbi é experi enci as a l o l ar go de est os nueve se mest r es.
A mi a mi ga Móni ca Roser o, que si empr e est uvo pr esent e son su a mi st ad, apoyo y col abor aci ón desi nt er esada.
Al Ger ent e Gener al de l a Al macenador a ADUANOR CI A LTDA el Econo mi st a Mar cel o Ar got y, qui én me bri ndó su apoyo y conoci mient o par a el desarr oll o del pr esent e tr abaj o, así co mo a cada uno de sus i nt egr ant es, por pr opor ci onar me su col abor aci ón y l as f acili dades en l a r eali zaci ón de est a i nvesti gaci ón.
II
Ì NDI CE GENERAL
CONTENI DO Págs.
Port ada I
Certifi caci ón del asesor II
Decl ar aci ón de aut orí a i nt el ect ual III
Dedi cat ori a I V
Agr adeci mient os V
Í ndi ce gener al VI
Resu men ej ecuti vo VI I
Executi ve su mmar y VI II
I NTRODUCCI ÓN
Ant ecedent es de l a i nvesti gaci ón 1
Pl ant ea mi ent o del pr obl e ma 3
For mul aci ón del pr obl ema 4
I dea a def ender 5
Justifi caci ón del t ema 5
Vari abl es de i nvesti gaci ón 5
Vari abl e i ndependi ent e 5
Vari abl e dependi ent e 5
Met odol ogí a de l a i nvesti gaci ón 5
Mét odos t eóri cos 5
Anal íti co si nt éti co 6
I nducti vo deducti vo 6
Si st é mico 6
Hi st óri co l ógi co 6
Mét odos e mpí ri cos 6
Obser vaci ón ci entífi ca 6
Análi si s docu ment al 6
Val i daci ón por expert os 7
Resu men de l a estr uctur a de l a t esi s 7
Aport e t eóri co, si gni fi caci ón pr ácti ca y novedad ci entífi ca 8
Aport e t eóri co 8
II
Si gni fi caci ón pr acti ca 8
Novedad ci entífi ca 8
CAPÍ TULO I
Mar co t eóri co
1. 1 Ori gen y evol uci ón de l os pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e 9 1. 2 Análi si s de di sti nt as posi ci ones t eóri cas sobr e pr ocesos de Aduanor 12
1. 2. 1 Si st ema de contr ol i nt er no 12
1. 2. 2 Obj eti vos del si st ema de contr ol i nt er no 13
1. 2. 3 Defi ni ci ón de contr ol i nt er no 14
1. 2. 4 I mport anci a del contr ol i nt er no 15
1. 2. 5 El ement os del contr ol i nt er no 15
1. 2. 6 I nf or me Coso I y Coso II 17
1. 2. 7 Ambi ent e de contr ol 18
1. 2. 7. 1 Eval uaci ón de Ri esgos 18
1. 2. 7. 2 Acti vi dades de contr ol 18
1. 2. 7. 3 I nf or maci ón y co muni caci ón 18
1. 2. 7. 4 Super vi si ón 18
1. 2. 8 Cl asi fi caci ón del contr ol i nt er no 20
1. 2. 9 Pri nci pi os de contr ol i nt er no 20
1. 2. 10 Mét odos de eval uaci ón de contr ol i nter no 21
1. 2. 10. 1 Mét odo descri pti vo de me mor ándu ms 21
1. 2. 10. 2 Mét odo de fl uj ogr a mas 22
1. 2. 11 Co mponent es del contr ol i nt er no 22
1. 2. 11. 1 Ambi ent e de contr ol 23
1. 2. 11. 2 Val or aci ón de ri esgos 24
1. 2. 11. 3 Acti vi dades de contr ol 24
1. 2. 11. 4 I nf or maci ón y co muni caci ón 25
1. 2. 11. 5 Moni t or eo 25
1. 2. 12 I ndi cador es de dese mpeño 26
1. 2. 13 Pr oceso oper ati vos y de al macenaj e 27
1. 2. 14 Enf oque basado en pr oceso 28
II
1. 4 Concl usi ones par ci al es del capi t ul o 29
CAPÍ TULO II
Mar co met odol ógi co y pl ant ea mi ent o de l a pr opuest a 31 2. 1 Car act eri zaci ón del sect or y empr esa Aduanor 31 2. 2 Descri pci ón del pr ocedi mient o met odol ógi co par a l a i nvestigaci ón 34
2. 2. 1 Modali dad de l a i nvesti gaci ón 35
2. 2. 2 Ti po de i nvesti gaci ón 35
2. 2. 2. 1 Descri pti va 35
2. 2. 2. 2 Corr el aci onal 35
2. 2. 2. 3 Bi bli ogr áfi ca 36
2. 2. 2. 4 De ca mpo 36
2. 2. 3 Mét odos e mpíri cos 36
2. 2. 3. 1. 1 Obser vaci ón ci entífi ca 36
2. 2. 3. 1. 2 Análi si s docu ment al 36
2. 2. 3. 1. 3 Vali daci ón por l a ví a de expert os 36
2. 2. 3. 2 Mét odos t eóricos 37
2. 2. 3. 2. 1 Anal íti co -- si nt éti co 37
2. 2. 3. 2. 2 I nducti vo -- Deducti vo 37
2. 2. 3. 2. 3 Mét odo si st émi co 37
2. 2. 4 Técni cas de investi gaci ón 37
2. 2. 4 1 Encuest a 37
2. 2. 4. 2 Entr evi st a 37
2. 2. 4. 3 I nstr ument os de i nvesti gaci ón 37
2. 2. 4 4 Cuesti onari os par a l a encuest a 38
2. 2. 5 Pobl aci ón y muest r a 38
2. 2. 6 Análi si s de r esul t ados obt eni dos en la encuest a 38 2. 2. 7 Análi si s de r esul t ados obt eni dos en la entr evi st a 48
2. 3 Pr opuest a del i nvesti gador 50
II
CAPÍ TULO III
Pl ant ea mi ent o de l a pr opuest a 51
3. 1 Tit ul o de l a propuest a. 51
3. 2 Desarr oll o de l a pr opuest a 51
3. 2. 1 Herr a mi ent a del contr ol i nt er no 53
3. 2. 2 Estr at egi as de pr ocesos oper ati vos 62
3. 3. Vali daci ón de l a pr opuest a 77
3. 4 Concl usi ones par ci al es del capi t ul o CONCLUSI ONES
RECOMENDACI ONES BI BLI OGRAFI A
ANEXOS
II
Í ndi ce de Tabl as
Págs.Tabl a Nº 1 Pr egunt a uno de l a encuest a 39
Tabl a Nº 2 Pr egunt a dos de l a encuest a 40
Tabl a Nº 3 Pr egunt a tr es de l a encuest a 41
Tabl a Nº 4 Pr egunt a cuatr o de l a encuest a 42
Tabl a Nº 5 Pr egunt a cuatr o de l a encuest a 42
Tabl a Nº 6 Pr egunt a ci nco de l a encuest a 43
Tabl a Nº 7 Pr egunt a sei s de l a encuest a 44
Tabl a Nº 8 Pr egunt a si et e de l a encuest a 45
Tabl a Nº 9 Pr egunt a ocho de l a encuest a 46
Tabl a Nº 10 Pr egunt a nueve de l a encuest a 47
Tabl a Nº 11 Herr a mi ent a de contr ol i nt er no 53
Tabl a Nº 12 Pr ogr a ma de audi t ori a 61
Tabl a Nº 13 Pr oceso fact ur aci ón a cli ent es act ual 66
Tabl a Nº 14 Pr oceso fact ur aci ón a cli ent es mej or ado 67
Tabl a Nº 15 Al macenaj e de l os pr oduct os actual 69
Tabl a Nº 16 Al macenaj e de l os pr oduct os mej or ado 70
Tabl a Nº 17 Sali da de bodega de pr oduct os act ual 72
II
RESUMEN EJECUTI VO
La apli caci ón de un si st ema de contr ol i nt er no por pr ocesos par a Aduanor, constit uye una herr a mi ent a i mport ant e par a l a e mpr esa por l o que est a per mit e det er minar l a ef ecti vi dad de l as oper aci ones que r eali zan l os empl eados de l a or gani zaci ón.
Por l o que en l a pr esent e pr opuest a se det er mi na que en di cha e mpr esa no ha exi sti do una herr a mi ent a de contr ol i nt er no l a mi s ma que r eali ce el segui mi ent o de l as acti vi dades de l os e mpl eados y de est a maner a obt ener ef ecti vi dad en l as t ar eas.
El di agnósti co de est a pr opuest a f ue obser vado di r ect a ment e apli cando el mét odo deducti vo -- i nducti vo, el mis mo que per miti ó conocer l as parti cul ari dades del t e ma obj et o de i nvesti gaci ón, el mét odo anal íti co -- si nt éti co, el mis mo que per miti ó anali zar y si nt eti zar l a apli caci ón del si st ema de contr ol i nt er no par a Aduanor.
Ade más se menci ona l a capaci t aci ón al per sonal , apli caci ón del si st e ma de contr ol i nt er no par a medi r l a ef ecti vi dad de l os pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e co mo una de l as al t er nati vas de mej or a de l as acti vi dades y el cu mpl i mient o de obj etivos or gani zaci onal es.
II
EXECUTI VESUMMARY
The appli cati on of a syst e m of i nt er nal contr ol pr ocesses t o Aduanor, i s an i mport ant t ool f or t he co mpany so t hi s all ows t o det er mine t he eff ecti veness of t he oper ati ons carri ed out by e mpl oyees of t he organi zati on.
So i n t hi s pr oposal it i s det er mined t hat t he ent er pri se has not been a t ool of t he sa me i nt er nal contr ol t hat tr acks t he acti viti es of e mpl oyees and t hus obt ai n eff ecti veness i n t asks.
The di agnosi s of t hi s pr oposal was di r ectl y obser ved by appl yi ng t he deducti ve met hod - I nducti ve, i t yi el ded i nf or mati on on t he speci fi cs of t he i ssue under i nvesti gati on, t he anal yti cal met hod - synt heti c, it enabl ed us t o anal yze and synt hesi ze t he i mpl e ment ati on of t he i nt er nal contr ol syst e m f or Aduanor
Besi des t he menti oned st aff tr ai ni ng, i mpl ement ati on of i nt er nal contr ol syst e m t o measur e t he eff ecti veness of oper ati onal processes and st or age as an al t er nati ve t o i mpr ove t he acti viti es and co mpl i ance obj ecti ves i r gani zaci onal es
1 I NTRODUCCI ÓN
Ant ecedent es de I nvesti gaci ón.
Las e mpr esas en t oda acti vi dad pr oducti va en l a act uali dad han t eni do que apl i car y di señar pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e par a que de est a maner a pueda cu mpl i r con l os obj eti vos or gani zaci onal es.
A fi nal es de l os 40' s el uso de co mput ador as est aba r estri ngi do a aquell as e mpr esas o i nstit uci ones que podí an pagar su al t o pr eci o, y no exi stí an l os si st emas oper ati vos. En su l ugar, el pr ogr amador debí a t ener un conoci mi ent o y cont act o pr of undo con el har dwar e, y en el i nf ort unado caso de que su pr ogr a ma f all ar a, debí a exa mi nar l os val or es de l os r egi str os y panel es de l uces i ndi cador as del est ado de l a co mput ador a par a det er minar l a causa del f all o y poder corr egi r su pr ogr a ma, ade más de enfr ent ar se nuevament e a l os pr ocedi mient os de apart ar ti empo del si st ema.
La i mport anci a de l os si st emas oper ati vos nace hi st óri ca ment e desde l os 50' s, cuando se hi zo evi dent e que el oper ar una co mput ador a por medi o de t abl er os enchuf abl es en l a pri mer a gener aci ón y l uego por medi o del tr abaj o en l ot e en l a segunda gener aci ón se podí a mej or ar not oria ment e, pues el oper ador r eali zaba si empr e una secuenci a de pasos r epetiti vos, l o cual es una de l as car act erí sti cas cont e mpl adas en l a defi ni ci ón de l o que es un pr ogr a ma. Es deci r, se co menzó a ver que l as t ar eas mi smas del oper ador podí an pl as mar se en un pr ogr a ma, el cual a t r avés del ti empo y por su enor me co mpl eji dad se l e ll amó " Si st ema Oper ati vo". Así, se ti ene entr e l os pri mer os si st emas oper ati vos al Fortr an Moni tor Syst e m.
2 Ed wi n Wladi mir Revel o Puet at e ( 2013), present ó en l a Uni ver si dad Regi onal Aut óno ma De Los Andes, el tr abaj o de gr ado: Si st ema de Cont rol I nt er no par a mej or ar l os pr ocesos de l a f undaci ón asilo de anci anos Sar a EspI ndol a de Bur bano de l a ci udad de Tul cán.
En dónde dent r o de l a i nvesti gaci ón y del di agnósti co se pudo det er mi nar que no se cu mpl en con l os pr ocesos adecuados por l o que l os f act or es i nt er nos co mo son l as f ort al ezas no son r epr esent ati vas y en l os f act or es ext er nos co mo l as oport uni dades no se l as ha expl ot ado al máxi mo.
Di ego Fer nando Yandun Pant oj a ( 2013), pr esent ó en l a Uni ver si dad Regi onal Aut óno ma De Los Andes, el tr abaj o de gr ado: Si st ema de Contr ol I nt er no de acti vos fij os de l a e mpr esa co mer ci al Gabri el Segarr a de l a Ci udad de Tul cán, donde se pudo det er minar que l a i nf or maci ón fi nanci er a que manej a di cha e mpr esa no cuent a con una pl ani fi caci ón de acti vi dades, peor aún con un manual de si st ema que l e permi t a utili zar mej or l as herr a mi ent as.
Andr ea Benavi des ( 2013), pr esent ó en l a Uni ver si dad Regi onal Aut óno ma de Los Andes, el tr abaj o de gr ado: ‘ ‘ Diseño de Cont r ol I nt er no par a el Pr oceso Cont abl e Fi nanci er o de l a Empr esa Gi ant Ecuador’ ’; el pr opósit o de est a t esi s es: ‘ ‘diseñar el Cont r ol i nt er no par a el pr oceso cont abl e fi nanci er o, el cual cont enga i nf or maci ón oport una del movi mient o de l os r ecur sos cont abl es fi nanci er os de l a e mpr esa. De i gual maner a en est a i nvesti gaci ón se pudo det er minar que no exi st en si st e mas de contr ol i nt er no ni pl ani fi caci ones de acti vidades por l o que el proceso cont abl e se l o manej a en f or ma sencill a si n l a apli caci ón de nor mas.
3 Con est os ant ecedent es se puede menci onar que l a apli caci ón de un si st e ma de contr ol i nt er no es muy i mport ant e par a una empr esa sea est a i ndustri al, co mer ci al o de ser vi ci os por l o que constit uye una herr amient a de cont r ol de l os pr ocesos oper ati vos, una herra mi ent a de t r abaj o de pl ani fi caci ón de acti vi dades, un mecani s mo de ef ecti vidad en el dese mpeño de l os e mpl eados y es por ell o que en l a e mpr esa Aduanor se debe de i mpl e ment ar est e ti po de si ste ma el mi s mo que ayude a l a consecuci ón de l os obj eti vos y sobr e t odo a l l evar una pl ani fi caci ón de l as act i vi dades.
Pl ant ea mi ent o del probl e ma
El si st ema oper ati vo y fi nanci er o de l as empr esas en el mundo ha si do una pr eocupaci ón par a l os ger ent es de l as mi s mas, en el paí s vari as e mpr esas que se dedi can a l a acti vi dad de bodega t e mpor al de al macenaj e sobr e t odo en l as zonas fr ont eri zas co mo l a pr ovi nci a del Car chi , ha senti do l a necesi dad de apl i car un si st ema de contr ol i nt er no par a sus pr ocesos.
Una de est as e mpr esas que ha t eni do que sufrir est os i nconveni ent es es ADUANOR l ocali zada en l a ci udad de Tul cán, donde li mit aci ones en l os pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e debi do a que sus di r ecti vos no han cont r at ado per sonal que cu mpl an con el perfil r equeri do par a est a si t uaci ón ocasi onando l a f alt a de i nf or maci ón di ari a con r espect o al i ngr eso y egr eso de pr oduct os al macenados.
4 Causas
No se apli ca l os pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e de maner a corr ect a Err or es en l a entr ega de i nf or maci ón a l os j efes depart ament al es.
Mal a r ot aci ón del per sonal .
Ef ect os
No se cu mpl e con l os obj eti vos pr ogr a mados Mal a co muni caci ón y coor di naci ón de acti vi dades.
Fal t a de cu mpl i mient o de met as de cada f unci onari o en su puest o de tr abaj o.
For mul aci ón del pr obl e ma
¿Cuán f acti bl e es el di señar un si st ema de contr ol i nt er no en l os pr ocesos ad mi ni str ati vos y al macenaj e de ADUANOR CI A. LTDA en l a ci udad de Tul cán?
Obj et o de I nvesti gaci ón y Ca mpo de Acci ón.
Obj et o de I nvesti gaci ón: Si st emas oper ati vos y de al macenaj e Ca mpo de Acci ón: Contr ol I nt er no
I dentifi caci ón de l a Lí nea de I nvesti gaci ón. Ad mi ni str aci ón fi nanci er a y r esponsabili dad soci al
Obj eti vos
Obj eti vo Gener al
Desarr oll ar un Si st ema de Cont r ol I nt er no que contri buya al mej ora mi ent o de l os pr ocesos ad mi ni str ati vos y de al macena mi ent o en ADUANOR CÍ A. LTDA. de l a ci udad de Tul cán.
Obj eti vos Especí fi cos.
Sust ent ar t eóri ca ment e sobr e si st ema de contr ol i nt er no y pr ocesos ad mi ni str ati vos y de al macena mi ent o.
5 Di señar el si st ema de contr ol i nt er no par a ADUANOR CÍ A. LTDA. de l a
ci udad de Tul cán.
Val i dar l a pr opuest a por l a ví a de expert os.
I dea a Def ender.
Medi ant e el desarr oll o del si st ema de contr ol i nt er no a l os pr ocesos ad mi ni str ati vos y de al macenaj e de l a e mpr esa ADUANOR CÍ A. LTDA, coadyuva al cu mpl i mient o de l as met as, obj eti vos empr esari al es y de l as obl i gaci ones l egal es y contr act ual es, por l o que se constit ui r á en una herr a mi ent a ad mi ni str ati va e i ndi spensabl e par a t odos l os ni vel es de l a or gani zaci ón, útil si mplifi cando pr ocesos y a l a vez agilit ar á, l a obt enci ón de i nf ormaci ón corr ect a donde se esper a que l as pol íti cas y pr ocedi mi ent os di ct ados por l a ad mi ni str aci ón se cu mpl an con el obj eti vos de sal vaguar dar l os acti vos y l a efi caci a de l as oper aci ones con el fi n de, f ort al ecer l a i magen cor por ati va
Justifi caci ón del t e ma
El pr esent e t e ma de i nvesti gaci ón se l o r eali za en l a pr ovi nci a del Car chi en l a ci udad de Tul cán en l a e mpr esa Aduanor, consi der ándose que est a i nvesti gaci ón es pr ácti ca ya que di cho t e ma t r at ar á de dar una sol uci ón i nt eli gent e al pr obl e ma de est udi o pl ant eado buscando estr at egi as que contri buyan a r esol verl o.
Con l a apli caci ón de est as estr at egi as l as mi s mas que se r el aci onan con el si st ema de contr ol i nter no se pr et ende dar una sol uci ón ef ecti va a l a f al t a de pl ani fi caci ón y coor di naci ón de l as acti vidades, di na mi zar l as oper aci ones ad mi ni str ati vas y de al macenaj e y de est a maner a poder benefi ci ar al per sonal de l a e mpr esa l ogr ando una buena co muni caci ón ent r e co mpañer os y mi di endo el cu mpl i mient o de l os obj eti vos y met as de cada uno de ell os.
Vari abl es de I nvesti gaci ón
Vari abl e I ndependi ent e: Si st ema de Contr ol i nt er no
Vari abl e Dependi ent e: Pr ocesos Ad mi ni str ativos y de al macenaj e.
Met odol ogí a de l a I nvesti gaci ón
6 Mét odos Teóri cos.
Analíti co- Si nt éti co: El mét odo anal íti co- si ntéti co se e mpl ea pri nci pal ment e en el di agnósti co de l a si t uaci ón act ual en l a que se encuentr a ADUANOR, t ambi én l a r evi si ón de docu ment os par a compr obar l os pr ocesos y f acilit ar una pr opuest a de sol uci ón pr ácti ca.
I nducti vo- Deducti vo: Est e mét odo se l o utili za en el desarr ollo de l a i nvesti gaci ón se f unda ment ar á el mar co t eóri co ya que se necesi t an concept os bási cos de Si st e ma de Cont r ol Int er no y l a r eali zaci ón de l as encuest as y entr evi st as l as cual es ayudar án a una mej or t o ma de deci si ones de l a empr esa.
Si st é mi co: Est e mét odo se apli ca en el di seño de l a t esi s ya que se va desarr oll ando capít ul o a capít ul o y al fi nal se i nt egr an par a f or mar un sol o docu ment o.
Hi st óri co-l ógi co se l o apli ca medi ant e l a hi st ori a de l a al macener a ADUANOR CI A. LTDA. de l a Ci udad Tul cán sobr e l os acont eci mi ent os sucedi dos en años ant eri or es.
Mét odos Empí ri cos
Obser vaci ón Ci entífica
Es un mét odo que si r ve par a t ener co mo r espal do l a docu ment aci ón en l a vi sit a a l as i nst al aci ones de l a e mpr esa que mej or ar á l os pr ocesos admi ni str ati vos y oper ati vos medi ant e l as fi chas de obser vaci ón
.
Análi si s Docu ment al
7 Vali daci ón por expertos
Se va apli car est e mét odo en l a pr esent aci ón de l a pr opuest a de l a pr esent e t esi s par a confi r mar que l os pr ocedi mient os son adecuados y det er minar l a vi abili dad de l a mis ma.
Resu men de l a estr uct ur a de l a t esi s
El di seño de un si st ema de contr ol i nt er no par a el mej or a mi ent o de l os pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e constit uye una herr a mi ent a de contr ol de acti vi dades y cu mpl i mient o de l os obj eti vos or gani zaci onal es par a Aduanor.
En el pri mer capít ul o se f unda ment ar a t eóri ca ment e sobr e el obj et o de l a i nvesti gaci ón en donde se da a conocer el ori gen, l os concept os pri nci pal es con r espect o al si st ema de contr ol i nt er no y a l os pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e.
En el segundo capít ul o se desarr oll a el mar co met odol ógi co y el pl ant ea mi ent o de l a pr opuest a, por medi o de un di agnosti co sit uaci onal de Aduanor, utili zando l as t écni cas de i nvesti gaci ón co mo l as encuest a, entr evi st a y l a obser vaci ón di r ect a, l a met odol ogí a t eóri ca y e mpí ri ca r el aci onada al t ema de est udi o pr opuest o.
En el t er cer capít ul o se menci ona el desarr ol l o de l a pr opuest a aplicando model os de pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e, medi ci ones de l as acti vi dades de l os e mpl eados de Aduanor utili zando i ndi cador es de gesti ón par a cada depart a ment o y el di seño del si st ema de contr ol i nt er no para l a empr esa.
8 Aport e t eóri co, si gni fi caci ón pr ácti ca y novedad ci entífi ca.
Aport e Teóri co.
En l a pr esent e t esi s se exa mi nar á l a t eorí a de Si st ema de Cont r ol Int er no apl i cada ADUANOR, est o si r ve de guí a par a l a apli caci ón y mej or a en l a mis ma e mpr esa. Los sust ent os t eóri cos ti enen co mo obj eti vo en l a i nvesti gaci ón, i dentifi car pasos l ógi cos y perti nent es que per mit an el apr oxi mar se adecuadament e a l as pr et ensi ones de l a empr esa.
Si gni fi caci ón Pr ácti ca.
El desarr oll o de est e t r abaj o de t esi s es de vi t al i mport anci a par a ADUANOR ya que gar anti zar á el buen f unci ona mi ent o del si st ema de contr ol i nt er no en l os pr ocesos ad mi ni str ati vos y oper ati vos. Mej orar de maner a estr at égi ca par a que puedan sal vaguar dar l os bi enes, hace confi abl es sus pr ocesos, y t ener mayor parti ci paci ón en el mer cado.
Novedad Ci entífi ca.
9 CAPÍ TULO I. MARCO TEÓRI CO
En est e capít ul o se menci ona l os pri nci pal es concept os r espect o al t e ma de est udi o pr opuest o, en donde se puede i ndi car que si exi st en t e mas de i nvesti gaci ón r el aci onados al t e ma de est udi o pl ant eado, co mo l a apl i caci ón de si st emas de contr ol i nter no a l os t all er es de mecáni ca aut o mot ri z de l a ci udad de Tul cán, así co mo t a mbi én si st emas de cont r ol i nt er no apli cados e e mpr esas de ser vi ci os de l a mi s ma ci udad. Con t odo est o a conti nuaci ón se menci ona l os pri nci pal es concept os rel aci onados al si st ema de contr ol i nt er no.
1. 1. Ori gen y evol uci ón de l os pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e
Ro mer o López ( 2010). El ori gen del Cont r ol I nt er no, suel e ubi car se en el ti empo con el sur gi mient o de l a parti da dobl e, que f ue una de l as medi das de contr ol , per o no f ue hast a fi nes del si gl o XI X que l os ho mbr es de negoci os se pr eocupar on por f or mar y est abl ecer si st emas adecuados par a l a pr ot ecci ón de sus i nt er eses.
A fi nal es de est e si gl o, co mo consecuenci a del not abl e au ment o de l a pr oducci ón, l os pr opi et ari os de l os negoci os se vi er on i mposi bilit ados de conti nuar at endi endo per sonal ment e l os pr obl emas pr oducti vos, co mer ci al es y ad mi ni str ati vos, vi éndose f or zados a del egar f unci ones dentro de l a or gani zaci ón conj unt a ment e con l a cr eaci ón de si st emas y pr ocedi mient os que pr evi er an o di s mi nuyer an fr audes o err or es, debi do a est o co menzó a hacer se senti r l a necesi dad de l l evar a cabo un contr ol sobr e l a gesti ón de l os negoci os, ya que se habí a pr est ado más at enci ón a l a f ase de pr oducci ón y co mer ci ali zaci ón que a l a f ase ad mi ni str ati va u or gani zati va, r econoci éndose l a necesi dad de cr ear e i mpl e ment ar si st e mas de contr ol co mo consecuenci a del i mport ant e cr eci mient o oper ado dent r o de l as enti dades.
10 Con el pasar del ti empo l os pr obl emas de Cont r ol I nt er no, han cent r ado l a pr eocupaci ón de l a ger enci a moder na, así co mo de l os pr of esi onal es r esponsabl es de i mpl e ment ar nuevas f or mas de mej or ar y perfecci onar di chos contr ol es, est o es muy i mport ant e por cuant o el Cont r ol I nt er no es f unda ment al par a que una enti dad l ogr e al canzar, a tr avés de una eval uaci ón de su mi si ón y vi si ón, el l ogr o de sus obj eti vos y met as t r azadas, pues de l o contr ari o serí a i mposi bl e que se puedan defi ni r l as medi das que se deben adopt ar par a al canzarl os.
Co mo r esul t ado del auge que t o mó el co mer ci o en l os puebl os de Egi pt o, Feni ci a, Si ri a entr e otr os paí ses del Medi o Ori ent e se desarr oll ó l a cont abili dad de parti da si mpl e. En est as épocas l os si st emas de anot aci ones habí an si do sencill os debi do a l a r educi da canti dad de oper aci ones. Cada i ndi vi duo habrí a podi do ej er cer su pr opi o cont r ol. Con el adveni mient o de l os anti guos Est ados e I mperi os se hall an vesti gi os de si st emas de contr ol es en l as cuent as públi cas.
Si bi en en un pri nci pi o el Cont r ol I nt er no co mi enza en l as f unci ones de l a ad mi ni str aci ón públi ca, hay i ndi ci os de que desde una época l ej ana se e mpl eaba en l as r endi ci ones de cuent a de l os f act or es de l os est ados f eudal es y haci endas pri vadas. Di chos cont r ol es l os ef ect uaba el audi t or, per sona compet ent e que escuchaba l as r endi ci ones de cuent a de l os f unci onari os y agent es, qui enes por f alt a de i nstr ucci ón no podí an pr esent arl o por escrit o.
Post eri or ment e, con el i ncr e ment o del co mer ci o en l as ci udades i t ali anas dur ant e l os años 1400, se pr oduj o una evol uci ón de l a cont abili dad co mo r egi str o de l as tr ansacci ones, apar eci endo l os li br os de cont abili dad par a cont r ol ar l as oper aci ones de l os negoci os.
11 Los gr andes negoci ant es ll egar on a perf ecci onar sus li br os de cont abili dad a t al gr ado que al gunos hi st ori ador es han cr eí do ver en ell os un pri mer desarr oll o del pri nci pi o de l a parti da dobl e en el si gl o I a de c, se menospr eci aba a una per sona que f uer a i ncapaz de contr ol ar cont abl ement e su patri moni o.
Se desarr oll ar on nuevas pr ácti cas cont abl es en It ali a y l os paí ses baj os dur ant e l os úl ti mos si gl os de l a Edad Medi a, a medi da que l as r egi ones eur opeas el co mer ci o se vol ví a más i nt enso después de la caí da de l a gr an Roma.
Ri ver a Marí a ( 2009). El contr ol i nt er no t uvo su ori gen en el desarr oll o de l a audi t ori a, en el que f ue evol uci onando un nuevo el e ment o que ayudarí a en l a det ecci ón de gr andes fr audes y err or es cont abl es, que t a mbi én ser vi rí a de herr a mi ent as en el desarr oll o de l as acti vi dades de l as or gani zaci ones. Se defi ne co mo t odo un si st ema de contr ol es ad mi ni str ati vos, t écni cos y fi nanci er os, que est abl ece l a di r ecci ón par a que el negoci o se r eali ce de f or ma or denada, y así pr ot eger l os acti vos y asegur ar en l o posi bl e, l a exactit ud y ver aci dad de sus r egi str os.
12 1. 2 Análi si s de l as di sti nt as posi ci ones t eóri cas sobr e l os pr ocesos de
Aduanor.
Según ( Bol and, 2008, pág. 30)Eli o Raf ael de Zuani def i ne a un si st e ma co mo ‘ ‘ Un conj unt o or gani zado que r epr esent a un t odo ar móni co en donde cada una de sus enti dades o part es co mponent es est án uni das y or denadas de un modo l ógi co que encadena su acci ón haci a un obj eti vo det er minado’ ’.
Los si st emas f unci onan de una maner a or denada cr onol ógi ca que r egul an l os pr ocesos en l as or gani zaci ones contri buyendo al l ogr o de l os obj eti vos i nstit uci onal es. Est e si st ema va a r ef or zar l a estr uct ur a del tr abaj o que ti ene ADUANOR, haci éndol a más r ápi da y confi abl e. De est a maner a puede l l egar a ser más atr acti va par a el mer cado y f ut ur os cl i ent es.
1. 2. 1 Si st e mas de Cont r ol I nt er no.
Los si st emas de control i nt er no son mecani s mos que utili zan l as e mpr esas par a asegur ar sus oper aci ones, hay concept os según l os aut or es:
Según ( Est upi ñan Gai t án, 2006, pág. 12)Los Si st emas de Cont r ol I nt er no se han r odeado t ambi én de subsi st emas desarr oll ados i nf or máti ca ment e, i nt egr ados en el esque ma de l a or gani zaci ón por el conj unt o de pl anes, mét odos, pri nci pi os, nor mas i nt er nas pr ocedi mi ent os y mecani s mos de verifi caci ón y eval uaci ón, adopt ados con el fi n de pr ocur ar que t odas l as acti vi dades oper ati vas, act uaci ones en gener al y ad mi ni str aci ón de l a i nf ormaci ón sean adecuada ment e co muni cadas y utili zadas, así co mo sus r ecur sos sean utili zados r azonabl e ment e, r eali zándose baj o nor mas constit uci onal es y l egal es vi gent es dent r o de l as pol íti cas t r azadas por l a admi ni str aci ón y en at enci ón a una pl aneaci ón est r at égi ca de met as y obj eti vos de:
Consegui r que l a e mpr esa cuent e con un adecuado y ef ecti vo si st ema de cont r ol i nt er no.
Di sponer de un si st e ma de eval uaci ón aj ust ado a l as necesi dades de l a e mpr esa o ent e econó mi co
Logr ar l a apli caci ón de nor mas y pr ocedi mient os, sal vaguar da de bi enes y efi ci ent e uso de r ecur sos, así co mo el corr ect o y oport uno r egi str o y manej o de i nf or maci ón.
Pr opender por l a apr opi aci ón y apli caci ón de l as pol íti cas en l a ej ecuci ón de pl anes y pr ogr a mas y pr oyect os.
13 de pr ot ecci ón y que con un buen si st ema ayuda a sal vaguar dar y gar anti zar l os bi enes y a hacer confiabl e l os r esul t ados de l a cont abili dad par a l a buena mar cha de l as e mpr esas, y cont ar con un gr upo humano i dóneo par a el cu mpl i mient o de sus f unci ones:
Ef ecti vi dad y efi ci enci a de l as oper aci ones. Confi abili dad en l a i nf or maci ón fi nanci er a.
Cu mpl i mient o de l as l eyes y r egul aci ones aplicabl es.
1. 2. 2 Obj eti vos del sist e ma de contr ol i nt er no
Par a ci t ar l os obj eti vos del contr ol i nt er no se t i ene a ( Fonseca, 2007, pág. 54) que expr esa l o si gui ent e:
Según ( Or maechea D. M., 2005, pág. 208) de maner a gener al se puede i dentifi car l os si gui ent es obj eti vos de contr ol en el pr oceso de t r ansacci ones que ser án apli cabl es a t odos l os si st emas de or gani zaci ón e mpr esari al:
a) Aut ori zaci ón de l as tr ansacci ones
b) Adecuado r egi str o, cl asi fi caci ón e i mput aci ón del peri odo cont abl e de l as tr ansacci ones
c) Verifi caci ón de l os si ste mas
d) Obt enci ón de una i nf ormaci ón exact a e) Adecuada segr egaci ón de f unci ones
f) Sal vaguar di a y cust odi a fí si ca de acti vos y r egi str os
g) Oper andi ng de acuer do con l as pol íti cas est abl eci das por l a enti dad.
P r o t e g e r l o s a c t i v o s d e l a o r g a n i z a c i ó n e v i t a n d o p é r d i d a s p o r f r a u d e s o n e g l i g e n c i a s .
A s e g u r a r l a e x a c t i t u d y v e r a c i d a d d e l o s d a t o s c o n t a b l e s , l o s c u a l e s s o n u t i l i z a d o s p o r l a d i r e c c i ó n p a r a l a t o m a d e d e c i s i o n e s .
P r o m o v e r l a e f i c i e n c i a , e f e c t i v i d a d y e c o n o m í a d e l a s o p e r a c i o n e s
E s t i m u l a r e l s e g u i m i e n t o d e p r á c t i c a s o r d e n a d a s p o r l a g e r e n c i a .
P r o m o v e r y e v a l u a r l a s e g u r i d a d , l a c a l i d a d y l a m e j o r a c o n t i n u a .
14
M e j o r a r l a c a l i d a d d e s e r v i c i o
A d o p t a r m e d i d a s d e p r o t e c c i ó n , u s o y c o n s e r v a c i ó n d e l o s r e c u r s o s f i n a n c i e r o s , m a t e r i a l e s y c u a l q u i e r o t r o r e c u r s o d e p r o p i e d a d d e l a e m p r e s a
Según ( Gai t án, 2006, pág. 19). El cont r ol i nt er no co mpr ende el pl an de or gani zaci ón y el conj unt o de mét odos y pr ocedi mient os que asegur en que l os acti vos est án debi da ment e pr ot egi dos, que l os r egi str os cont abl es son fi dedi gnos y que l a acti vi dad de l a enti dad se desarr oll a efi caz ment e según l as di r ectri ces mar cadas por l a ad mi ni str aci ón.
De acuer do a l o ant eri or, l os obj eti vos bási cos son:
Pr ot eger l os acti vos l os activos y sal vaguar dar l os bi enes de l a i nstit uci ón
Verifi car l a r azonabili dad y confi abili dad de l os i nf or mes cont abl es y ad mi ni str ati vos.
Pr o mover l a adhesi ón a l as pol íti cas ad mi ni str ati vas est abl eci das
Logr ar el cu mpl i mient o de las met as y obj eti vos pr ogr amados
Según ( Lar a, 2012, pág. 22) El cont r ol i nt er no en sentido a mpl i o per si gue cuat r o obj eti vos:
Reali zar oper aci ones ef ectivas y efi ci ent es, l o cual i mpli ca al canzar el mej or r esul t ado con l a menor canti dad de r ecursos.
Cont ar con t oda l a i nf or maci ón posi bl e par a que l a t o ma de deci si ones sea confi abl e, oport una y r el evant e.
Cui dar que el pat ri moni o de l a e mpr esa no pi er da su val or y conser ve sus der echos sobr e el mis mo.
Cu mpl i r con l as l eyes, r egl a ment os, obli gaci ones cont r act ual es, así co mo l a nor mati vi dad i nt er na
Con l os concept os descrit os se puede señal ar que el pr opósi t o de l os obj eti vos es muy cl ar o de caut el ar y f ort al ecer l os si st emas ad mi ni str ati vos y fi nanci er os con acci ones y acti vi dades de cont r ol pr evi o, si mul t áneo y post eri or, cont r a l os act os y pr ácti cas i ndebi das o de corr upci ón, pr oponi endo al debi do y t r anspar ent e l ogr o de l os obj eti vos y met as de l a e mpr esa. Desti nados a obt ener medi ant e una ef ecti va pl ani fi caci ón, ej ecuci ón y contr ol el cu mpl i mient o efi ci ent e de l a gesti ón par a el l ogr o de l os fi nes de l a empr esa.
1. 2. 3 Defi ni ci ón de Cont r ol I nt er no.
15 ‘ ‘ Se enti ende por cont r ol i nt er no el pl an or gani zati vo y el conj unt o de mét odos y pr ocedi mient os que asegur en y gar anti cen pr ot ecci ón de l os acti vos fi si cos, econó mi cos, j urí di cos y cont abl es.’ ’
Con est e anali si s se pr et ende t ener ef ecti vi dad en l as acti vi dades de l a e mpr esa l ogr ando cu mpl i r con l os obj eti vos or gani zaci onal es y mej or ar l os pr ocesos ad mi ni str ati vos y oper ati vos.
Contr ol I nt er no.
Según( Est upi ñan Gai t an, 2009, pág. 21) El Cont r ol I nt er no es un pr oceso ej ecut ado por l a j unt a di r ecti va o consej o ad mi ni str aci ón de una enti dad, por su gr upo di r ecti vo y por el r est o del per sonal , di señado específi ca ment e par a pr opor ci onar seguri dad r azonabl e en consegui r l os obj eti vos de la e mpr esa.
El contr ol i nt er no j uega un papel i mport ant e en t odas l as ár eas de l a e mpr esa de ADUANOR, i nt egr ado por pol íti cas, nor mas en ca mi nados a pr oporci onar mayor tr anspar enci a, el abor ando una seri e de pr ocedi mient os que nos aport en una mej or i nf or maci ón par a l a t o ma de deci si ones y por l a fl exi bili dad de adapt ar se a l os ca mbi os t ecnol ógi cos, que a medi o o l ar go pl azo ofr ecer á mej ores benefi ci os, f unci ona mi ent o y r endi mi ent o ADUANOR.
1. 2. 4 I mport anci a del cont r ol i nt er no
Según ( Whi tti gt on O. Ray y Kurt Panny 2009 pág. 20), pl ant ea que el contr ol i nt er no en cual qui er or gani zaci ón, r evi ste mucha i mport anci a, t ant o en l a conducci ón de l a or gani zaci ón co mo en el contr ol e i nf or maci ón de l as oper aci ones, puest o que per mit e el manej o adecuado de l os bi enes, f unci ones e i nf or maci ones de una e mpr esa det er minada, con el fi n de gener ar una i ndi caci ón confi abl e de su si t uaci ón y sus oper aci ones en el mer cado; ayuda a que l os r ecur sos ( hu manos, mat eri al es y fi nanci eros) di sponi bl es, sean utili zados en f or ma efi ci ent e, baj o crit eri os t écni cos que per mit an asegur ar su i nt egri dad, su cust odi a y r egi str o oport uno, en l os si st emas r especti vos.
16 gener ar confi abili dad en sus oper aci ones, ayuda a que l os r ecur sos di sponi bl es sean utili zados en f orma efi ci ent e, basado en crit eri os t écni cos que nos per mit a asegur ar su cust odi a y r egi str o oport uno de todas sus acti vi dades.
1. 2. 5 El e ment os del cont r ol i nt er no.
Según ( Gai t án, 2006, pág. 20) Los el e ment os de contr ol i nt er no de or gani zaci ón, si st emas y pr ocedi mient os, per sonal y super vi si ón.
Or gani zaci ón
Di r ecci ón
Asi gnaci ón de r esponsabili dades
Segr egaci ón de deber es
Coor di naci ón
Si st e mas y pr ocedi mi ent os
Manual es de pr ocedi mi ent os
Si st e mas
For mas
I nf or mes
Per sonal
Sel ecci ón
Capaci t aci ón
Efi ci enci a
Mor ali dad
Ret ri buci ón
Super vi si ón
I nt er na
Ext er na
Aut ocontr ol
17 aut ori zaci ones, r egi stros cont abl es y pr ocedi mient os adecuados par a ej er cer contr ol es sobr e l os activos, i ngr esos y gast os.
El per sonal debe ser bi en i nstr ui do sobr e l os der echos y obli gaci ones que han de est ar en pr opor ci ón con sus r esponsabili dades y el perf ecci ona mi ent o y pr ot ecci ón de l os bi enes de l as or gani zaci ones.
1. 2. 6 El I nf or me COSO I y II
Con el i nf or me COSO ( COMMI TTEE OF SPONSORI NG ORGANI ZATI ONS), de 1992, se modi fi car on l os pri nci pal es concept os del Cont r ol I nt er no dándol e a est e una mayor ampl it ud.
El Cont r ol I nt er no se defi ne ent onces co mo un pr oceso i nt egr ado a l os pr ocesos, y no un conj unt o de pesados mecani s mos bur ocr áti cos añadi dos a l os mi s mos, ef ect uado por el consej o de l a ad mi ni str aci ón, l a di r ecci ón y el r est o del per sonal de una enti dad, di señado con el obj et o de pr opor ci onar una gar antí a r azonabl e par a el l ogr o de obj eti vos.
La seguri dad a l a que aspi r a sol o es l a r azonabl e, en t ant o si empr e exi stir á el li mit ant e del cost o en que se i ncurr e por el contr ol, que debe est ar en concor danci a con el benefi ci o que aport a; y, ade más, si empr e se corr e el ri esgo de que l as per sonas se asoci en par a co met er fr audes.
Se modi fi can, t a mbi én, l as cat egorí as de l os obj eti vos a l os que est á ori ent ado est e pr oceso.
De una ori ent aci ón mer a ment e cont abl e, el Cont r ol I nt er no pr et ende ahor a gar anti zar:
Ef ecti vi dad y efi ci enci a de l as oper aci ones. Confi abili dad de l a i nfor maci ón fi nanci er a.
18 Fuent e: Sa muel Al berto Mantill a 1994.
A tr avés de l a i mpl ant aci ón de 5 co mponent es que son:
1. 2. 7 Ambi ent e de cont r ol ( Mar ca el co mport amient o en una or gani zaci ón. Ti ene i nfl uenci a di r ect a en el ni vel de conci enti zaci ón del per sonal r espect o al contr ol.)
1. 2. 7. 1 Eval uaci ón de ri esgos ( Mecani s mos par a i dentifi car y eval uar ri esgos par a al canzar l os obj eti vos de t r abaj o, i ncl uyendo l os ri esgos parti cul ar es asoci ados con el ca mbi o.)
1. 2. 7. 2 Acti vi dades de cont r ol ( Acci ones, Nor mas y Pr ocedi mient os que ti ende a asegur ar que se cu mpl an l as di r ectri ces y pol íti cas de l a Dir ecci ón par a afr ont ar l os ri esgos i dentifi cados.)
1. 2. 7. 3 I nf or maci ón y co muni caci ón ( Si st emas que per mit en que el per sonal de l a enti dad capt e e i nt erca mbi e l a i nf or maci ón r equeri da par a desarroll ar, gesti onar y contr ol ar sus oper aci ones.)
19 El i nf or me COSO pl ant ea una estr uct ur a de contr ol de l a si gui ent e for ma:
Fuent e: Sa muel Al berto Mantill a 1994.
Las e mpr esas t r azar an obj eti vos anual es enca mi nados a l a efi cienci a y efi caci a de l as oper aci ones, l a confi abili dad de l a i nfor maci ón fi nanci er a, el cu mpl i mient o de l as l eyes y l a sal vaguar da de l os r ecur sos que manti ene. I dentifi car án y eval uar án l os ri esgos que pongan en peli gro l a consecuci ón de est os obj eti vos; tr azar án acti vi dades de contr ol par a mi ni mi zar el i mpact o de est os ri esgos; y acti var án si st emas de super vi si ón par a eval uar l a cali dad de est e pr oceso. Todo l o ant eri or, con el sost én de un a mbi ent e de contr ol efi caz, y r etr oal i ment ado con un si st ema de i nf or maci ón y co muni caci ón efecti vo.
20 1. 2. 8 Cl asifi caci ón de contr ol I nt er no.
Según ( Or maechea D. M., 2005, pág. 189)
a) Cont r ol I nt er no Cont abl e: son l os cont r ol es y mét odos est abl eci dos par a gar anti zar l a pr ot ecci ón de l os acti vos y la fi abili dad y vali dez de l os r egi str os y si st emas cont abl es. Est e cont r ol cont abl e no sól o se r efi er e a nor mas de cont r ol con f unda ment o pur o cont abl e (co mo por ej e mpl o, document aci ón soport e de l os r egi str os, concili aci ones de cuent as, exi st enci a de un pl an de cuent as, r epaso de asi ent os nor mas de val or aci ón.)
b) Cont r ol I nt er no Ad mi ni strati vo: son l os pr ocedi mient os exi st ent es en l a e mpr esa par a asegur ar l a efi ci enci a oper ati va y el cu mpl i mient o de l as di r ectri ces defi ni das por l a Di r ecci ón.
Los cont r ol es ad mi ni str ativos u oper ati vos se r efi er en a oper aci ones que no ti enen una i nci denci a concr et a en l os est ados fi nanci er os por corr esponder a ot r o mar co de l a acti vi dad del negoci o, si bi en pueden t ener una r eper cusi ón en el ár ea fi nanci er a- c ont abl e ( por ej e mpl o cont r at aci ones, pl ani fi caci ón y or denaci ón de l a pr oducci ón r el aci ones con el per sonal .)
Est os dos cont r ol es t ant o el ad mi ni str ati vo y el cont abl e debe i r f usi onados o i nt err el aci onadas ent r e si ya que el contr ol ad mi ni str ati vo es l a or gani zaci ón de l a e mpr esa co mo pl ani fi car sus acti vi dades y l a cont abl e es el que gener a l a base de dat os l os pr ocedi mient os de có mo se van a r eali zar l as tr ansacci ones de una maner a i nt egr al y oport una par a l uego r efl ej arl as en l os est ados fi nanci er os bal ance gener al , est ado de Resul t ados y est ado de fl uj o de ef ecti co.
1. 2. 9 Pri nci pi os de cont r ol i nt er no
Según ( Mantill a Bl anco, 2009, pág. 43) La segunda gener aci ón del cont r ol i nt er no utili zó el t ér mino ‘ ‘procedi mient os de contr ol i nt er no ‘ ‘(1) segr egaci ón de f unci ones ( 2) ej ecuci ón de l as t r ansacci ones ( 3) r egi str o de t r ansacci ones ( 4) acceso a l os bi enes y ( 5) co mpr obaci ón fí si ca de exi st enci a.
La t er cer a gener aci ón ha i do mucho más l ej os y su cent r o de at enci ón est á no t ant o en l os pr ocedi mient os si no en l os pri nci pi os que ri gen t odo el pr oceso.
21 ¿Qué puede hacer el Cont r ol I nt er no?
Es i mport ant e cit ar a(Mantill a,
2009 pág. 56
) qui en expr esa l o si gui ent e: El cont r ol I nt er no puede ayudar a una enti dad a consegui r sus met as de dese mpeño y r ent abili dad, y a pr eveni r l a pér di da de r ecur sos.
Puede ayudar a consegui r que l a i nf or maci ón fi nanci er a sea confi abl e, y a asegur ar que l a e mpr esa cu mpl a con l as l eyes y r egul aci ones, evi t ando pér di da de r eput aci ón y ot r as consecuenci as.
En su ma, puede ayudar a una enti dad a cu mpl i r sus met as, evi t ando pel i gr os no r econoci dos y sor pr esas a l o lar go del ca mi no. ( p. 71)
El contr ol i nt er no puede ayudar a una enti dad a consegui r sus met as de dese mpeño y r ent abili dad y pr eveni r l a pér di da de r ecur sos. Puede ayudar a asegur ar i nf or maci ón fi nanci er a confi abl e a t r avés de l os est ados fi nanci er os co mo es el bal ance gener al y el est ado de pér di das y gananci as.
1. 2. 10 Mét odos de Eval uaci ón del Cont r ol Int er no
Se puede cit ar a( Guti érr ez, 2009, pág. 95) qui en di ce:
Los mét odos par a el conoci mi ent o del cont r ol i nt er no son:
Descri pti vo
Fl uj ogr a mas
Cuesti onari os
1. 2. 10. 1 Mét odo descri pti vo o de me mor ándu ms
Est e mét odo consi st e en conf ecci onar un me mor ándu m donde se descri be cada uno de l os pr ocesos que ti enen l ugar en l a ent i dad que se va a audi t ar. Nor mal ment e al audi t or obt i ene est a i nf or maci ón de l a ger enci a de l a e mpr esa, así mi s mo de cada uno de l os r esponsabl es de l as ár eas de gesti ón est abl eci das en l a mi s ma.
22 1. 2. 10. 2 Mét odo de l os Fl uj ogr a mas
Hay vari edad de opi ni ones sobr e est e mét odo de eval uaci ón del cont r ol i nt er no se puede ci t ar a ( Mor eno, 2006, pág. 165) qui en expr esa l o si gui ent e:
‘ ‘Cuando por medi o de gr áfi cas se señal an pr ocesos, r uti nas, medi das, operaci ones, acti vi dades y f unci ones de los depart a ment os de l a e mpr esa
Per mit e est e mét odo descri bi r l os pr ocesos que cuent a l a e mpr esa en cada una de sus acti vi dades, por l o que est a herr a mi ent a es de gr an i mport anci a ya que per mit e det er minar el di agnosti co de l as f unci ones.
1. 2. 10. 3 Mét odo de cuesti onari o. -
Según ( De l a Peña, 2009, pág. 96) qui en expr esa l o si gui ent e:
Consi st e en obt ener l a i nf or maci ón acer ca del SCI a partir de una seri e de cuesti onari os pr evi a ment e pr epar ados por el audi t or par a cada una de l as ár eas en l as que se va a di vi di r el t r abaj o de audi t orí a. Las di ver sas cuesti ones pl at eadas en di chos cuesti onari os se r esponden habi t ual ment e con <<SI >>, <<NO>> o, en su caso <<No apli ca>> ( N/ A). Nor mal ment e l os cuestionari os se di señan par a que cada r espuest a negati va suponga, en pri nci pi o, una debili dad de SCI . Ta mbi én se suel e i nsert ar una col u mna de << Obser vaci ones>> donde se a mpl í a o expli ca, si pr ocede, al guna de l as r espuest as a l as pr egunt as i ncl ui das en el cuesti onari o.
Con l a utili zaci ón de l as pr egunt as per mit e el t ener r espuest as r el aci onadas al t ema de i nvesti gaci ón y de est a maner a poder det er minar l as ár eas críti cas dent r o del contr ol i nt er no que se est é anali zando.
1. 2. 11 Co mponent es del Cont r ol I nt er no
Según ( Mantill a, 2009, pág. 69) qui en di ce: ‘ ‘ El control i nt er no const a de ci nco co mponent es, deri vados de l a maner a como l a ad mi ni str aci ón r eali za l os negoci os, y est án i nt egr ados al pr oceso de ad mi ni str aci ón, y son:
Ambi ent e de contr ol
Val or aci ón de ri esgos
Acti vi dades de contr ol
I nf or maci ón y Co muni caci ón
23 1. 2. 11. 1 Ambi ent e de Cont r ol.
Según ( Est upi ñan Gai t an, 2009, pág. 26) El a mbi ent e de cont r ol o cont r ol ci rcundant e es l a base de l os de más co mponent es de cont r ol a pr oveer di sci pli na y est r uct ur a par a el cont r ol e i nci di r en l a maner a co mo:
Se estr uct ur an l as acti vi dades del negoci o
Se asi gna aut ori dad y r esponsabili dad
Se or gani za y desarr oll a l a gent e
Se co mpart en y co muni can l os val or es y cr eenci as
El per sonal t oma conci enci a de l a i mport anci a del cont r ol
Fact or es de a mbi ent e de cont r ol.
La i nt egri dad y l os val or es éti cos
El co mpr o mi so a ser co mpet ent e
Las acti vi dades de l a j unt a di r ecti va y el co mit é de audit ori a
La ment ali dad y estil o de oper aci ón de l a ger enci a
La estr uct ur a de l a or gani zaci ón
La asi gnaci ón de aut ori dad y r esponsabili dades
Las pol íti cas y pr ácti cas de r ecur sos hu manos
Acti vi dades pr eventivas, det ecti vas y correcti vas
Según ( Est upi ñan Gai tan, 2009, pág. 32) Pol íti cas y pr ocedi mient os que se desarr oll an a tr avés de t oda l a or gani zaci ón y gar anti zan que l as di rect ri ces de l a ger enci a se ll evan a cabo y l os ri esgos se ad mi ni str en de maner a que se cu mpl an l os obj eti vos.
I ncl uyendo acti vi dades pr eventi vas, det ecti vas y corr ecti vas t al es co mo:
Apr obaci ones y aut ori zaci ones
Reconcili aci ones
Segr egaci ón de f unci ones
Sal vaguar da de acti vos
I ndi cador es de dese mpeño
Fi anzas y segur os
Análi si s de r egi str os de i nf or maci ón
Verifi caci ones
Revi si ón de dese mpeños oper aci onal es
Seguri dades fí si cas
Revi si ones de i nf or mes de acti vi dades y dese mpeño
24 I nt egri dad y val or es éti cos
La efi caci a del control i nt er no depende direct ament e de l a comuni caci ón e i mposi ci ón de l a i nt egri dad y val or es éti cos del per sonal encar gado de cr ear, ad mi ni str ar y vi gil ar l os contr ol es.
Est r uct ur a or gani zaci onal
Par a pr eveni r que l a estr uct ur a or gani zaci onal se t or ne desact uali zada por l as condi ci ones del ca mbi o, l a ad mi ni str aci ón necesi t a eval uar peri ódi ca ment e l a estr uct ur a y r eali zar modi fi caci ones necesari as.
Asi gnaci ón de aut oridad y responsabili dad
La asi gnaci ón de r esponsabili dad y del egaci ón de aut ori dad se r el aci ona con asegur ar que l a enti dad ti ene una canti dad de gent e con l os ni vel es de habili dad r equeri dos r el aci onados con l a nat ur al eza y ext ensi ón de sus acti vi dades.
Políti cas y pr ácti cas de recur sos hu manos
Los pr obl e mas de r ecur sos hu manos ti enen que ver con l a i ncor por aci ón, ent r ena mi ent o, co mpensaci ón, pr o moci ón y r et enci ón de l a gent e compet ent e par a per mitir que se ll eve a cabo l os pl anes y se l ogr en l os obj eti vos de l a enti dad.
I ncor por aci ón. - I dentifi ca l os candi dat os que ti enen l as habili dades necesari as, l a experi enci a y l as cali dades per sonal es.
Ent r ena mi ent o.- debe desarr oll ar y mej or ar l as habilidades específi cas así co mo t a mbi én hacer que l a gent e sea consci ent e de sus r esponsabili dades en l os cent r os.
Co mpensaci ón y pr o moci ón.- Co mpr ende l as eval uaci ones de dese mpeño, co mport a mi ent o ade más de l os crit eri os de logr o de t ar eas.
Los crit eri os de co mpensaci ón, pr o moci ón y r et enci ón deben ser sufi ci ent e ment e det all ados y co muni cados de f or ma cl ar a, de maner a t al que l as per sonas i nvol ucr adas conozcan l o que l a ad mi ni str aci ón esper a.
Est os el ement os i nfl uyen en l a efi ci enci a de una or gani zaci ón, por l o que se debe de consi der ar en l a empr esa Aduanor.
1. 2. 11. 2 Val or aci ón de Ri esgos
25 ‘ ‘La eval uaci ón del ri esgo si rve par a descri bir el pr oceso con que l os ej ecuti vos i dentifi can y r esponden a l os ri esgos del negoci o que encar a l a or gani zaci ón y el r esul t ado de ell o.’ ’
Par a est e caso es i mport ant e l a apli caci ón de est e punt o por l o que l a descri pci on de l os pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e nos per mit e i dentifi car l as pri nci pal es f al enci as que posee l a e mpr esa Aduanor y de est a maner a corr egi r a t r aves de l a herr a mi ent a del contr ol i nt er no.
1. 2. 11. 3 Acti vi dades de Cont r ol
Par a habl ar acer ca de l as acti vi dades de cont r ol se puede ci t ar a ( Mantill a, 2009, Pag. 69) qui en di ce:
L a s a c t i v i d a d e s d e c o n t r o l s o n l a s p o l í t i c a s y l o s p r o c e d i m i e n t o s q u e a y u d a n a a s e g u r a r q u e s e l l e v e n a c a b o l a s i n s t r u c c i o n e s d e l a d i r e c c i ó n d e l a e m p r e s a . A y u d a n a a s e g u r a r q u e s e t o m e n l a s m e d i d a s n e c e s a r i a s p a r a c o n t r o l a r l o s r i e s g o s r e l a c i o n a d o s c o n l a c o n s e c u c i ó n d e l o s o b j e t i v o s d e l a e m p r e s a . H a y a c t i v i d a d e s d e c o n t r o l e n t o d a l a o r g a n i z a c i ó n , a t o d o s l o s n i v e l e s y e n t o d a s l a s f u n c i o n e s .
Las acti vi dades de cont r ol pensadas par a un obj eti vo suel en ayudar t a mbi én a met as pl ant eadas por l a e mpr esa l o que est as ayudan al mej or dese mpeño y or gani zaci ón de l as act i vi dades.
1. 2. 11. 4 I nf or maci ón y Co muni caci ón
Se puede cit ar a( Mant ill a, 2009, Pag. 70) qui en di ce:
‘ ‘Debe i dentifi car se, capt ur ar se y co muncar se i nf or maci ón perti nent e en una f or ma y en un ti empo que l e per mit a a l os e mpl eados cumpl i r con sus r esponsabili dades.’ ’
26 1. 2. 11. 5 Moni t or eo
En cuant o a est e t e ma se puede ci t ar a ( Pany, 2008, Pag. 221) qui en di ce l os si gui ent e:
‘ ‘Es un pr oceso consi st ent e en eval uar su cali dad con el ti empo. Hay que vi gil arl o par a det er minar si f unci ona co mo se pr eveí a o si se r equi er en modi fi caci ones. Par a moni t or ear pueden ef ect uar se acti vidades per manent es o eval uaci ones i di vi dual es.’ ’
1. 2. 12 I ndi cador es de dese mpeño.
Toda enti dad debe cont ar con mét odos de medi ci ón de dese mpeño que per mit an l a pr epar aci ón de i ndi cador es par a su supervi si ón y eval uaci ón. Un si st e ma de i ndi cador es el abor ados desde l os dat os e mer gent es de un mecani s mo de medi ci ón del dese mpeño, cont ri bui r á al sust ent o de l as deci si ones. Los i ndi cador es no deben ser t an nu mer osos que se t or nen i ni nt eli gi bl es o conf usos, ni t an escasos que no per mit an r evel ar l as cuesti ones cl aves y el perfil de l a si t uaci ón exa mi nada.
I nf or maci ón y Co muni caci ón: Consecuent e ment e l a i nf or maci ón perti nent e debe ser i dentifi cada, capt ur ada, pr ocesada y co muni cada al per sonal en f or ma y dentr o del ti empo i ndi cado, de f or ma t al que l e per mit a cumpl i r con sus r esponsabili dades. Los si st emas pr oducen r eport es cont eni endo i nf or maci ón oper aci onal , fi nanci er a y de cu mpl i mient o que hace posi bl e conducir y contr ol ar l a Or gani zaci ón.
27 hi st ori a basada en l a i nt egri dad y una sóli da cul t ur a de cont r ol no t endr á di fi cult ades de co muni caci ón.
Nor mas de I nf or maci ón y Co muni caci ón:
I nf or maci ón y responsabili dad.
La i nf or maci ón debe per mitir a l os f unci onari os y e mpl eados cu mpl i r sus obli gaci ones y r esponsabili dades. Los dat os perti nent es deben ser i dentifi cados, capt ados, r egi str ados, estr uct ur ados en i nf or maci ón y co muni cados, en ti empo y f or ma.
Super vi si ón
En gener al l os si st emas de cont r ol est án di señados par a oper ar en det er mi nadas ci r cunst anci as. Cl ar o est á que par a ell o se t omar on en consi der aci ón l os ri esgos y l as li mit aci ones i nher ent es al contr ol; si n embar go, l as condi ci ones evol uci onan debi do t ant o a f act ores ext er nos co mo i nt er nos col ocando con el l o que l os contr ol es pi er dan su efi ci enci a. Co mo r esul t ado de t odo ell o, l a Ger enci a debe ll evar a cabo l a r evi si ón y eval uaci ón si st emáti ca de l os co mponent es y el e ment os que f or man part e de l os si st emas. Lo ant eri or no si gni fi ca que t engan que r evi sar se t odos l os component es y el e ment os, co mo t a mpoco que deba hacer se al mis mo ti empo.
1. 2. 13 Pr ocesos operati vos y de al macenaj e
Ant es de i mpl ant ar el nuevo pr oceso es necesari o r efl exi onar acer ca de l as posi bl es r esi st enci as al ca mbi o y l as posi bl es cont r a medi das a adopt ar, de ent r e l as que se puede cit ar l as si gui ent es:
Co muni car y hacer par tí ci pes a l as per sonas que se ver án i mpli cadas en l a puest a en pr ácti ca de los nuevos pr ocesos.
Dar l a f or maci ón y el adi estr ami ent o necesari o. Escoger el mo ment o adecuado.
28 Pr evi ament e a su i mpl ant aci ón, se i ntr oduci rán en l os si st emas habi t ual es de l a e mpr esa ( pr ocedi mient os, i nstr ucci ones, nor mas et c.) l os ca mbi os r el aci onados con l a puest a en mar cha del nuevo pr oceso, a l o del obj et o de consoli dar l as modi fi caci ones y evit ar contr adi cci ones i nt er nas
El r esponsabl e del proceso i mpul sa l a apli caci ón del pl an de i mpl ant aci ón contr ol a y eval úa l a ef ecti vi dad de l as l abor es r eali zadas medi ant e el segui mient o de l os r esul t ados obt eni dos y r eali zando descar gos peri ódi cos ant e el di r ect or o j ef e de l a uni dad.
1. 2. 14 El enf oque basado en pr ocesos
Par a gar anti zar el desarr oll o, i mpl e ment aci ón y mej or a de una e mpr esa, se menci ona un enf oque basado en pr ocesos l ogr ando con est o gar anti zar l a efi ci enci a y efi caci a de l as e mpr esas, de est a f or ma l os pr ocesos, acti vi dades y t ar eas r el aci onadas entr e sí, conll evando a l a sati sf acci ón del cli ent e.’ ’ ( Font al vo & Ver gar a, 2010, págs. 15- 16)
A t r avés de est e enf oque se est abl ece el contr ol conti nuo de l os di f er ent es pr ocesos, acti vi dades y t ar eas que hacen part e de un si st ema que puede i mpl e ment ar l a empr esa.
1. 3 Val or aci ón críti ca de l as di sti nt as posi ci ones t eóri cas
Cada pr oceso de un pr oduct o o ser vi ci o que se el abor e cuent a con f act or es f unda ment al es par a el desarr oll o, es así que Según Al bert Torres ( 2010) al r espect o menci ona l o si gui ent e:
El di seño de l os pr oduct os I nfl uye di r ect a ment e en l a t ecnol ogí a bási ca a utili zar, así co mo t a mbi én sobr e l as i nst al aci ones fí si cas ( equi pos, edi fi ci os), necesari as e i nfl uye sobr e el ti po de cooper aci ón que l a e mpr esa debe mant ener con el ext eri or, por ej empl o, en cuant o a mat eri as pri mas y mat eri al es o pr oduct os se mi el abor ados o accesori os a r eci bi r.
29 Par a el caso de Aduanor l os pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e son
de vi t al i mport anci a par a el cu mpl i mient o de obj eti vos de l a e mpr esa. Es por ell o que l a r el aci ón de l o que hace menci ón est e aut or es i mport ant e a l a apli caci ón de l os f act or es ant es menci onados par a Aduanor.
Según Chase, Jacobs, Al quil ano, ( 2005) mani fi est a que l os or gani gr a mas de pr oceso a menudo l as activi dades asoci adas con un pr oceso se af ect an ent r e si , de maner a que es i mport ant e consi der ar el dese mpeño si mul t aneo de est as acti vi dades. Una buena f or ma de e mpezar un pr oceso es medi ant e l a utili zaci ón de un di agr a ma que muest r a sus el e ment os bási cos, por l o co mún t ar eas, fl uj os y ár eas de al macena mi ent o l as t ar eas se muestr an como r ect ángul os, l os fl uj os co mo fl echas y el al macena mi ent o de bi enes u ot r os artí cul os co mo tri ángul os i nvesti dos. En ocasi ones l os fl uj os a t r avés de un pr oceso pueden desvi ar se en múl ti pl es di r ecci ones, de acuer do con al guna condi ci ón.
Por l o que est a si t uaci ón hace menci ón a l a apli caci ón de l os si st emas oper ati vos y de al macenaj e de Aduanor, enf ocando cada acti vi dad a l a utili zaci ón de l os el e ment os de un or gani gr ama según mani fi est o di cho aut or.
1. 4 Concl usi ones parci al es del capí t ul o
Se concl uye que: l a r evi si ón de l a i nf or maci ón secundari a pr opor ci onada por l a e mpr esa Aduanor si gni fi co un aport e i mport ant e dent r o del t ema de i nvesti gaci ón por l o que en est e punt o se t o mó en cuent a l a si t uaci ón act ual que ti ene l a e mpr esa con r espect o a l a constit uci ón y f unci ona mi ent o de l a mi s ma.
30 ya que est os hacen posi bl e l a apli caci ón de un si st ema de cont r ol i nt er no par a l os pr ocesos oper ati vos y de al macenaj e par a l a empr esa Aduanor.
31
CAPÍ TULO II. MARCO MET ODOL ÓGI CO Y PROPUESTA DE LA TESI S
La utili zaci ón y el di seño de un si st ema de contr ol i nt er no par a Aduanor t endr án l a apli caci ón de l a met odol ogí a adecuada t ant o de l os mét odos t eóri cos co mo e mpí ri cos así co mo t ambi én l a apli caci ón de t écni cas cuantit ati vas y cualit ati vas, l as mis mas que vayan enca mi nadas el di seño y apli caci ón de di cho si st ema.
2. 1 Car act eri zaci ón del sect or y e mpr esa Aduanor.
ADUANOR CÍ A. LTDA. es una BODEGA TEMPORAL desde el año de 1987 y r epr esent a a i mport ant es e mpr esas ecuat orianas y col o mbi anas en l os pr ocesos de e mbodegage y al macena mi ent o.
Mi si ón
Ad mi ni str ar y gener ar ser vi ci os i nt egr al es de co mer ci o ext eri or, cu mpl i endo estri ct ament e l as nor mas l egal es par a sati sf acer l as necesi dades de sus cli ent es, el bi enest ar de sus e mpl eados y l as expect ativas de sus soci os.
Vi si ón
Cr ecer en f or ma sost eni da, i nnovando pr ocedi mient os, t ecnol ogí as y capi t aci ón const ant e al per sonal , par a convertirse en una e mpr esa lí der de comer ci o ext eri or.
Val or es
Excel enci a Honesti dad Leal t ad
Cal i dad Hu mana Cr eati vi dad
