i CARATULA
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCION DEL TITULO DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA.
TEMA:
EVALUACIÓN AL SISTEMA ACTUAL DE CONTABILIZACIÓN Y SU INCIDENCIA EN EL MANEJO DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS DE LA ASOCIACIÓN DE PRODUCCIÓN, PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE PRODUCTOS DE GUADUA “APROGUADUA” DEL CANTÓN EL EMPALME - AÑO 2011.
AUTORA:
FLOR MARÍA MENDOZA MACÍAS
DIRECTORA:
DRA. AIDA MARIBEL PALMA LEÓN
QUEVEDO – ECUADOR
iii CARATULA
COPIA DE CARATULA
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCION DEL TITULO DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA.
TEMA:
EVALUACIÓN AL SISTEMA ACTUAL DE CONTABILIZACIÓN Y SU INCIDENCIA EN EL MANEJO DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS DE LA ASOCIACIÓN DE PRODUCCIÓN, PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE PRODUCTOS DE GUADUA “APROGUADUA” DEL CANTÓN EL EMPALME - AÑO 2011.
AUTORA:
FLOR MARÍA MENDOZA MACÍAS
DIRECTORA:
DRA. AIDA MARIBEL PALMA LEÓN
QUEVEDO – ECUADOR
iv
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍAPROYECTO DE INVESTIGACIÓN:
“EVALUACIÓN AL SISTEMA ACTUAL DE CONTABILIZACIÓN Y SU INCIDENCIA EN EL MANEJO DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS DE LA ASOCIACIÓN DE PRODUCCIÓN, PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE PRODUCTOS DE GUADUA “APROGUADUA” DEL CANTÓN EL EMPALME - AÑO 2011”.
Presentado al Consejo Directivo como requisito previo a la obtención del título de: Ingeniera en Contabilidad y Auditoría.
APROBADO
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
MIEMBRO DEL TRIBUNAL MIEMBRO DEL TRIBUNAL
QUEVEDO – LOS RIOS – ECUADOR Año 2012
v
CERTIFICACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
La suscrita, Docente de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, certifica que la Egresada Flor María Mendoza Macías, realizo la tesis de grado previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría (C.P.A.), bajo mi dirección, habiendo cumplido con las disposiciones reglamentarias establecidas para el efecto.
______________________________ Dra. Aida Maribel Palma León
vi
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Egresada Flor María Mendoza Macías, declaro que el trabajo aquí descrito es de mi autoría, que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento.
La Universidad Técnica Estatal de Quevedo, puede hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normatividad institucional vigente.
f.- ______________________________ Flor María Mendoza Macías
vii
AGRADECIMIENTO
Deseo expresar de todo corazón mis más sinceros agradecimientos a todas aquellas personas que me brindaron su colaboración, sus conocimientos, su ayuda incondicional y por sobre todo su amistad durante la realización de esta investigación.
A DIOS, esa fuerza superior en quienes muchos no creen y se respeta, pero a
ese ser que es omnipotente, quien me regalo a mí familia, quien me regala cada amanecer y por sobre todo quien me regala el entendimiento para realizar cada reto de vida.
A mí dulce mamita, quien siempre está pendiente de encomendarme en sus
oraciones y de pedir por mí, para que cada día sea mejor, no solo en lo que hago como trabajo, sino de ser mejor como persona, a ella por ayudarme y comprenderme en el querer estar acá sin los míos para poder superarme, a ella a quien tanto amo de nuevo Gracias.
viii
DEDICATORIA
Dedico el éxito y la satisfacción de esta investigación a Dios quien me regala los dones de la Sabiduría y el Entendimiento;
A mis padres y hermanos, tíos quienes siempre han estado conmigo y;
A mis grandes amigos por su gran calidad humana apoyo incondicional, amor, alegría y ánimo contagioso, que no me dejaron desfallecer para así poder llevar a cabo la culminación de este gran proyecto para mi vida personal y profesional.
ix
ESQUEMA DE CODIFICACIÓN
(DUBLIN CORE) ESQUEMAS DE CODIFICACIÓN
1. Titulo/Title M
EVALUACIÓN AL SISTEMA ACTUAL
DE CONTABILIZACIÓN Y SU
INCIDENCIA EN EL MANEJO DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS DE LA ASOCIACIÓN DE PRODUCCIÓN,
PROCESAMIENTO Y
ELABORACIÓN DE PRODUCTOS DE GUADUA “APROGUADUA” DEL CANTÓN EL EMPALME - AÑO 2011.
2. Creador/Creator M Flor María Mendoza Macías; Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
3. Materia/Subject M
Ciencias Empresariales; Carrera de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría; Evaluación al Sistema Actual de Contabilización y su Incidencia en el manejo de los Recursos Económicos; APROGUADUA.
4. Descripción/Description M
La presente investigación se la realizó en el Cantón Empalme provincia del Guayas, el objetivo principal de la misma consiste en la evaluación al sistema actual de contabilización y su incidencia en el manejo de los recursos económicos de la empresa, ya en la empresa existen deficiencias
x
en el manejo contable y por lo cual sus recursos económicos no son optimizados acordemente.
Se concluyó que la organización no cuenta un sistema contable apropiado, lo cual origina información no fiable para la toma acertada de decisiones.
5. Editor/Publisher M
FCE; Carrera de Ingeniería en contabilidad y Auditoría; Flor María Mendoza Macías.
6. Colaborador/Contributor O Ninguno
7. Fecha/Date M 25 Noviembre del 2012
8. Tipo/Type M Proyecto de investigación
9. Formato/Format R Microsoft Office Word 2010 (*.Docx)
10 Identificador/Identifier M Htt//biblioteca.uteq.edu.ec
11 Fuente/Sources 0 Investigación empresa de producción, procesamiento y elaboración.
12 Lenguaje/Languaje M Español
13 Relación/Relation O Ninguno
14 Cobertura/Coverage O
Área contable de la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA”, ubicada en el
xi
Recinto Carlos Julio Arosemena, del Cantón El Empalme.
15 Derechos/ Rights M Ninguno
xii ÍNDICE GENERAL
CARATULA ... i
CARATULA ...iii
COPIA DE CARATULA ...iii
CERTIFICACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ... v
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS ... vi
AGRADECIMIENTO... vii
DEDICATORIA ... viii
ESQUEMA DE CODIFICACIÓN... ix
ÍNDICE GENERAL ... xii
RESUMEN EJECUTIVO ... xxi
SUMMARY ... xxii
INTRODUCCIÓN ... xxiii
CAPITULO I ... 1
1. MARCO CONTEXTUAL DE LA INVESTIGACIÓN ... 2
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 2
1.1.1 Formulación del problema de la Investigación ... 3
1.1.2 Problemas Derivados ... 3
1.1.3 Delimitación del problema ... 3
1.2 JUSTIFICACIÓN ... 4
1.3 OBJETIVOS ... 6
1.3.1 General ... 6
1.3.2 Específicos ... 6
xiii 1.4.1 Hipótesis específica #1... 6 1.4.2 Hipótesis específica #2... 7 1.4.3 Hipótesis específica #3... 7 1.5 VARIABLES ... 7 1.5.1 Variable independiente ... 7 1.5.2 Variable dependiente ... 7 1.6 RESULTADOS ESPERADOS ... 7 1.7 BENEFICIOS ... 8 CAPITULO II ... 9
2 MARCO TEORICO DE LA INVESTIGACIÓN ... 10
2.1 FUNDAMENTACIÓN CONCEPTUAL ... 10 2.1.1 Tipos de empresa ... 10 2.1.2 Áreas de la empresa ... 12 2.1.3 Funciones ... 12 2.1.4 Entorno ... 13 2.1.5 Producto/Servicio ... 14 2.1.6 Enfoque contable ... 14 2.1.6.1 Contabilidad / definiciones ... 14 2.1.6.2 Importancia ... 15
2.1.6.3 Clasificación de la Información Contable. ... 15
2.1.6.4 Facetas de la Contabilidad Financiera. ... 16
2.1.6.5 Objetivos de la Contabilidad Financiera. ... 18
2.1.7 Los sistemas ... 19
2.1.7.1 Importancia de los Sistemas. ... 19
xiv
2.1.8.1 Estructura de un Sistema Contable. ... 21
2.1.8.2 Características de un Sistema Contable Efectivo. ... 22
2.1.8.3 Propósitos de los sistemas contables computarizados ... 23
2.1.8.4 Comparación entre un sistema de contabilidad manual y computarizado .... 23
2.1.9 Control interno ... 24
2.1.9.1 Objetivos del control interno ... 25
2.1.9.2 La finalidad del control interno es: ... 26
2.1.9.3 Importancia del control interno ... 26
2.1.10 Cuenta contable ... 27 2.1.11 Ente contable ... 27 2.1.12 Estados Financieros ... 28 2.1.13 Gastos ... 28 2.1.14 Información contable ... 28 2.1.15 Ingresos ... 29 2.1.16 Plan de cuentas ... 29 2.1.17 Proceso contable... 29 2.1.18 Registros contables ... 29 2.1.19 RECURSOS DE LA EMPRESA ... 30 2.1.19.1 Recursos Económicos ... 30
2.1.19.2 Recursos Humanos (Talento Humano) ... 30
2.1.19.3 Proceso de Administración de Recursos Humanos ... 31
2.2 FUNDAMENTACIÓN LEGAL ... 32
2.2.1 Normas, Principios de contabilidad y Auditoría: ... 32
2.2.2 ACUERDO MINISTERIAL DE CREACIÓN DE LA ASOCIACIÓN APROGUADUA. ... 33
2.3 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 52
xv 3. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 55 3.1. MÉTODOS ... 55 3.1.1. Localización y duración ... 55 3.1.2. Materiales y equipos ... 56 3.1.3. Tipos de investigación ... 56 - Exploratorio ... 56 - Descriptiva ... 56 - Explicativa ... 56 3.1.3.1 Diseño de investigación ... 56 3.1.4. Métodos de investigación... 57 - Observación... 57 - Análisis ... 57 - Inductivo ... 57 - Deductivo ... 57 3.1.5. Fuentes de investigación ... 57 3.1.5.1 Fuentes primarias ... 58 3.1.5.2 Fuentes secundarias ... 58
3.1.6. Técnicas e instrumentos de evaluación ... 58
- Estudio general ... 59
- Análisis ... 59
- Inspección ... 59
- Confirmación... 59
xvi - Selección de la muestra ... 59 - Flujo gramas ... 59 - Matriz FODA ... 60 - Entrevistas ... 60 - Certificaciones ... 60 3.1.7. Población y Muestra ... 60 3.1.7.1 Población ... 60 3.1.7.2 Muestra... 61 3.1.8. Procedimiento metodológico ... 61 CAPITULO IV ... 63 4. RESULTADOS ... 64
4.1. Información general de la empresa ... 64
4.2. Estructura operativa de la empresa ... 68
4.3. Presentación de los resultados de la investigación de campo ... 68
4.3.1. Evaluación de funciones y responsabilidades de la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA” ... 69
4.3.2. Determinación de políticas administrativas en APROGUADUA ... 72
4.3.3. Evaluación del cumplimiento normativo en APROGUADUA ... 75
4.3.4. Análisis FODA de la empresa ... 76
4.3.4.1 Diagnostico FODA del actual sistema de contabilización de la asociación ... 81
4.3.5. Análisis del actual sistema de control interno de APROGUADUA ... 82
4.3.5.1. Área de contabilidad ... 82
4.3.5.2. Encuesta aplicada al Directorio, Socios y Trabajadores de APROGUADUA.. 84
xvii
4.3.7. Análisis de impactos. ... 87
- Impacto administrativo ... 88
- Impacto contable ... 89
- Impacto micro empresarial ... 90
4.3.7.1 Análisis general de los impactos. ... 91
CAPITULO V ... 92
5. DISCUSIÓN Y COMPROBACIÓN / DESAPROBACIÓN DE HIPÓTESIS ... 93
5.1. DISCUSIÓN ... 93
5.2. COMPROBACIÓN / DESAPROBACIÓN DE LA HIPÓTESIS ... 94
CAPITULO VI ... 95 CONCLUSIONES ... 96 CAPITULO VII ... 97 RECOMENDACIONES ... 98 CAPÍTULO VIII ... 99 8. SUGERENCIA DE LA INVESTIGACIÓN ... 100 8.1 ÍNDICE ... 100 8.2. TITULO DE LA PROPUESTA ... 104 8.2.1. INTRODUCCIÓN ... 105 8.2.2. JUSTIFICACIÓN ... 106 8.2.3. OBJETIVOS... 107 8.2.3.1. Objetivo General ... 107 8.2.3.2. Objetivos Específicos... 107
8.2.4. LINEAMIENTOS GENERALES PARA UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADO ... 108
xviii
8.2.5. REQUERIMIENTOS MÍNIMOS PARA UTILIZAR UN SISTEMA DE
CONTABILIDAD COMPUTARIZADO. ... 109
8.2.6. VENTAJAS, DESVENTAJAS Y BENEFICIOS DE UN SISTEMA CONTABLE ... 112
8.2.7. DOCUMENTOS FUENTE ... 114
8.2.8. ESTRUCTURA DEL PROCESO CONTABLE ... 121
8.2.9. DESCRIPCIÓN DE LOS MÓDULOS DEL SOFTWARE ... 122
8.2.9.1. Barra de Comandos ... 122
8.3. SISTEMA DE NEGOCIOS ... 126
8.3.1. COMPRAS ... 126
8.3.1.1. Registrar una Compra de productos para la Venta ... 126
8.3.1.2. Registrar una Liquidación de compra ... 127
8.3.1.3. Registro de Anticipos a Proveedores ... 127
8.3.1.4. Registro de Gastos ... 128
8.3.1.5. Registro de una compra de Activos Fijos ... 129
8.3.1.6. Ingresar un Artículo de Gasto. ... 130
8.3.1.7. Notas de Crédito en Compras ... 131
8.3.2. VENTAS ... 132
8.3.2.1. Cambiar Número de Factura... 132
8.3.2.2. Consultar Movimientos de Ventas... 133
8.3.2.3. Emitir una Factura o Nota De Venta ... 134
8.3.2.4. Notas de Crédito en Ventas ... 135
8.3.2.5. Registro de Anticipos en Ventas ... 136
8.3.2.6. Retenciones Recibidas ... 137
8.3.3. INVENTARIO ... 137
8.3.3.1. Administración de Productos ... 137
xix
8.3.3.3. Ingresar un Artículo para la Venta... 139
8.3.3.4. Definición de Precios ... 139
8.3.3.5. Kardex de Productos ... 140
8.3.3.6. Elegir Artículos... 140
8.3.4. CAJEROS ... 140
8.3.4.1. Abrir Cajero ... 140
8.3.4.2. Registrar Entrega de Caja ... 141
8.3.4.3. Administración de Cierres de Caja ... 141
8.3.5. CUENTAS POR PAGAR... 142
8.3.5.1. Como hacer la cancelación de un crédito o de una cuenta por Pagar ... 142
8.3.6. CUENTAS POR COBRAR ... 143
8.3.6.1. Como hacer la cancelación de un crédito o de una cuenta por cobrar ... 143
8.4. APLICACIÓN CONTABLE ... 145
8.4.1. Puntos Importantes en el Plan de Cuentas. ... 145
8.5. ASIENTO DE APERTURA ... 146
8.5.1. ¿Cómo registrar el estado de situación inicial? ... 146
8.6. AUXILIARES... 147
8.6.1. El libro Bancos ... 147
8.6.2. Realizar una conciliación bancaria ... 148
8.6.3. Registro los cheques que vienen de un periodo anterior y no han sido cobrados149 8.6.4. Auxiliar de Impuestos ... 149
8.6.4.1. Desglose de Impuestos ... 149
8.7. NOMINA DE PERSONAL ... 150
8.7.1. Pasos principales para la Nomina ... 150
xx
8.7.3. Definición de Rubros del Rol ... 151
8.7.4. Ingreso de Datos del Personal ... 154
8.7.5. Movimientos del Rol... 155
CAPITULO IX ... 156
IX. BIBLIOGRAFÍA ... 157
9. Literatura citada ... 157
xxi
RESUMEN EJECUTIVO
El sistema de contabilización es una estructura mediante la cual se recopila información de la empresa, como resultado de sus operaciones diarias, valiéndose de recursos como los reportes para ser presentados a gerencia que le permitan tomar decisiones financieras acertadas.
Las actividades que se realizan en el área contable de la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA”, se desarrollan de forma manual, llevadas en libros contables, registros de comprobantes secuenciales que soportan las transacciones realizadas.
La asociación, no cuenta con un software contable, lo cual influye significativamente en el cometimiento de errores involuntarios que afectan al manejo financiero y toma de decisiones de la empresa, por esa razón escogí este tema: “Evaluación al sistema actual de contabilización y su incidencia en el manejo de los recursos económicos de la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA” del Cantón El Empalme - año 2011”.
En el proyecto se utilizó varios métodos para sugerir una propuesta basada en los resultados obtenidos de la investigación, donde se propone un sistema contable, como herramienta de gestión que enlaza perfectamente a todas las áreas dentro de una sola estructura, integrando la información y optimizando tiempo de trabajo con el fin de entregar informes que ayudan a la toma de decisiones, controlar los aspectos contables, tributarios y recursos económicos de la asociación.
xxii
SUMMARY
The accounting system is a structure through which the company collects information as a result of their daily operations, using resources such reports to be presented to management to enable it to make sound financial decisions. The activities carried out in the accounting of the Association of Production, Processing and Products Guadua "APROGUADUA" are developed manually, carried in books, records that support sequential voucher transactions.
The association does not have an accounting software, which significantly influence the commission of inadvertent errors that affect the financial management and decision making of the company, which is why I chose this theme: "Assessing the current system of accounting and its impact in managing the financial resources of the Association of Production, Processing and Products Guadua "APROGUADUA" the Canton Junction - 2011."
The project used several methods to suggest a proposal based on the results of the investigation, which proposes an accounting system, as a management tool that seamlessly connects to all areas within a single structure, integrating information and optimizing time working to deliver reports that help decision making, control accounting, tax and financial resources of the association.
xxiii
INTRODUCCIÓN
La Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua APROGUADUA, es una organización jurídica otorgada por el Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca, la misma que fue apoyada financieramente por el Proyecto de Desarrollo del Corredor Central PDCC a través del préstamo 650/EC FIDA, por medio del MIES – IEPS. APROGUADUA, es una organización dedicada al desarrollo de la producción y transformación del bambú y sus productos.
La evaluación al sistema de contabilización juega un papel fundamental en el control interno de la organización, ya que es un elemento de autocontrol que permite el diagnóstico oportuno de la situación real de la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA” en su conjunto.
El objetivo primordial de la investigación consiste en evaluar el sistema actual de contabilización y su incidencia en el manejo de los recursos económicos de la asociación APROGUADUA; a fin de lograr mejorar la optimización de los recursos económicos, materiales, talento humano y contribuir para en la obtención de información fiable en momentos oportunos para la toma de decisiones.
Los métodos de investigación empleados para el desarrollo, cumplimento de los objetivos de la investigación son el inductivo, deductivo, la observación y el análisis; mediante los cuales se ha adquirido los conocimientos necesarios que soportan la investigación a fin de lograr los resultados esperados, dar cumplimiento a los objetivos y verificar de hipótesis.
El proyecto de investigación permitirá a la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA”, contar con una herramienta para el análisis de sus directivos referente al área contable, lo cual influirá positivamente en la toma de decisiones; ya que se
xxiv
evalúa la magnitud y calidad de la gestión de área evaluada; para lo cual el proyecto cuenta con los siguientes capítulos de investigación
Primer capítulo hace referencia al marco contextual de la investigación donde constan el planteamiento del problema, justificación, objetivos, hipótesis, variables, resultados esperados y los beneficios del proyecto.
Segundo capítulo, desarrolla e marco teórico de la investigación, comprendido por la fundamentación conceptual, legal y teórica en base a definiciones que ayudan a comprender el tema.
Tercer capítulo la metodología de investigación, que permiten contribuir al desarrollo de la investigación tales como los materiales y equipos, tipos, métodos, fuentes, técnicas e instrumentos de investigación, población, muestra y el procedimiento metodológico.
Cuarto capítulo, hace referencia a los resultados de la investigación de campo. Quinto capítulo, corresponde a la discusión; comprobación / desaprobación de la hipótesis.
Sexto y séptimo capítulo, corresponde a las conclusiones y recomendaciones. Octavo capítulo, comprende la sugerencia de la investigación.
Noveno capítulo la fuente bibliográfica.
Décimo capítulo anexos que soportan la investigación que verifican datos importantes del proyecto.
1
CAPITULO I
MARCO CONTEXTUAL DE LA
INVESTIGACION
2
1.
MARCO CONTEXTUAL DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Debido a la importancia económica que tienen la empresa en las actividades de producción, elaboración y comercialización es necesario que la asociación de productores APROGUADUA, evalué las deficiencias de procedimientos en su sistema actual de contabilización que permita el manejo apropiado de recursos económicos, desde el inicio de la producción de la materia prima hasta su última etapa, que es la comercialización del producto.
El inadecuado manejo de la información económica financiera de la asociación de productores APROGUADUA, no permite tomar decisiones sustentadas en informes técnicos que sirven para el adelanto y desarrollo de la asociación. APROGUADUA cuenta con un sistema contable simple al mantener un registro de ingresos y gastos, que no les permiten determinar costos, informes financieros y económicos finales que les consienta obtener información adecuada y útil para la toma de decisiones al final de las operaciones realizadas.
El inadecuado control en las operaciones que realiza APROGUADUA, hace que la incompleta información financiera no sea la adecuada, confiable y útil que permita hacer los correctivos necesarios, para el buen manejo de la finanzas.
La evaluación del sistema contable a la Asociación de Productores APROGUADUA, permitirá mejorar y obtener información confiable, útil y real para la toma de decisiones; además se podrá hacer los correctivos necesarios e inmediatos para el buen funcionamiento, desarrollo y avance de la Asociación.
3 1.1.1 Formulación del problema de la Investigación
¿Qué importancia tiene evaluar el sistema actual de contabilización y su incidencia en el manejo de los recursos económicos de la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA” del cantón El Empalme año 2011?
1.1.2 Problemas Derivados
- ¿Cuál es la eficiencia del personal en el cumplimiento de las funciones administrativas?
- ¿En que se apoyó la asociación para estructurar las políticas institucionales?
- ¿Cuál es la situación del sistema de contabilización de la asociación? - ¿Cuáles son los procedimientos de control interno que se aplican en la
asociación?
- ¿En qué contribuye la implementación de un sistema contable para la adecuada toma de decisiones?
1.1.3 Delimitación del problema Tema:
Evaluación al sistema actual de contabilización y su incidencia en el manejo de los recursos económicos de la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA” del cantón El Empalme - Año 2011.
• Campo: Evaluación al sistema de contabilización de la a Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA” del cantón El Empalme.
4
• Área: Contable la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA” del cantón El Empalme.
• Aspecto: Ejecución de evolución al sistema contable y su incidencia en el manejo de recursos económicos de la asociación.
1.1.4 Delimitación Física:
El presente proyecto de investigación se ejecutó en la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA”, ubicada en la provincia del Guayas, cantón El Empalme, recinto Carlos Julio Arosemena.
1.1.5 Delimitación Temporal:
El desarrollo del presente proyecto de investigación se ejecuta con el fin de evaluar al actual sistema de contabilización de la asociación, a fin de conocer su incidencia con el manejo de los recursos económicos de la asociación de productos de guadua, su procesamiento y elaboración con este material. Igualmente por el hecho de que sospechó ciertos aspectos tales como la disminución de utilidades, baja competitividad y toma de decisiones en base a información no tan confiable; por lo cual con la evaluación plantada en este proyecto de investigación a fin de determinar la incidencia del actual sistema de contabilización y lograr establecer con exactitud el origen de los problemas que acontecen en la asociación y proponer posibles soluciones para neutralizar y mejorar los inconvenientes que se dan en la organización. La ejecución de la evaluación al sistema actual de contabilización de APROGUADUA año 2012 tendrá una duración de tres meses.
1.2 JUSTIFICACIÓN
El presentar alternativas de solución a posibles deficiencias de procedimientos en su sistema actual de contabilización que son innecesarios y que en vez de actuar con rapidez, atrasan las funciones, se podría pensar que se disminuirían
5
los costos de mantenimiento, o quizás surgir mejoras tendientes a crear una función rápida y eficaz, ayudados desde luego con la tecnología de las computadoras para que día a día se logren mejores resultados, economizando tiempo y dinero.
De los estudios y evaluaciones el beneficio a obtenerse, sería la elaboración de un conjunto de procedimientos sistematizados, para la asociación APROGUADUA, a fin de que se implementen en otras empresas del mismo ramo para su mejor organización y desarrollo funcional, ya que con la obtención de informes finales se ayudará a tomar decisiones, detectar imperfecciones y las ineficiencias actuales, como hacia las oportunidades futuras.
Desde este punto de vista se justifica el tema de investigación bajo los siguientes aspectos: Con respecto al marco legal se estaría colaborando, para que se cumplan los procedimientos y disposiciones emitidos por los organismos competentes creados para controlar social y económicamente como el ministerio de relaciones laborales, el instituto ecuatoriano de seguridad social y el Servicio de Rentas Internas.
La justificación académica; recibirá el aporte que permita al estudiante, conocer y aplicar en este campo, una guía útil que provea de herramientas y técnicas necesarias para la aplicación de Evaluaciones al Sistema Contable y el manejo adecuado de los recursos económicos, en la Asociación APROGUADUA.
La justificación profesional; como un requisito fundamental, previo a la obtención del Título Profesional de su Autora, que abalice los conocimientos propios adquiridos durante los años de estudio, lo cual le permitirá la incorporación al campo profesional, asumiendo con ética, profesionalismo y responsabilidad las labores encomendadas.
6 1.3 OBJETIVOS
1.3.1 General
- Evaluar el sistema actual de contabilización y su incidencia en el manejo de los recursos económicos de la asociación APROGUADUA del cantón El Empalme año 2011.
1.3.2 Específicos
- Evaluar la eficiencia de las funciones y responsabilidades que cumple el personal administrativo de la Asociación APROGUADUA.
- Examinar las políticas administrativas y su apropiado cumplimiento.
- Diagnosticar el sistema de contabilización actual de la asociación, a través de una matriz FODA.
- Analizar los procedimientos de control interno y lo adecuado de su aplicación.
- Proponer la implementación de un sistema contable para la adecuada toma de decisiones.
1.4 HIPÓTESIS
La evaluación al sistema actual de contabilización incide favorablemente en el manejo de los recursos económicos de la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA” del cantón El Empalme.
1.4.1 Hipótesis específica #1
La evaluación al sistema actual de contabilización mejora los niveles de rendimiento en la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA” del cantón El Empalme.
7 1.4.2 Hipótesis específica #2
Al revisar el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, normas, políticas administrativas permite determinar si cumplen con las expectativas de la administración de la asociación.
1.4.3 Hipótesis específica #3
Al proponer la aplicación de procedimientos, y un sistema contable eficiente permite optimizar los recursos económicos de la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA”.
1.5 VARIABLES
1.5.1 Variable independiente
Evaluación al sistema actual de contabilización.
1.5.2 Variable dependiente
Recursos económicos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS
Con la ejecución de la evaluación al sistema actual de contabilización y su incidencia en el manejo de los recursos económicos de la Asociación de Producción, Procesamiento y Elaboración de Productos de Guadua “APROGUADUA”, en la cual obtendremos los siguientes cambios:
- Mejorar la optimización de los recursos económicos de APROGUADUA. - Optimizar los recursos materiales y el talento humano de la asociación. - Determinar políticas administrativas, a fin de mejorar el control interno en la
organización.
- Mejorar la eficiencia de las funciones y responsabilidades que cumple el personal administrativo y operativo de APROGUADUA.
8
- Con la aplicación de la propuesta como lo es la implementación de un sistema contable, que la empresa cuente con información fiable al instante que ésta sea solicitada.
1.7 BENEFICIOS 1.7.1 Socio-económicos
Incrementar los ingresos de las fincas beneficiadas, permitiendo mejorar la calidad de vida de los asociados y sus familias. Capacitación y desarrollo empresarial de los productores de guadua a través de formas asociativas. Coadyuva en parte a la disminución del desempleo y sus implicaciones con el éxodo rural.
1.7.2 Ecológicos
Mediante el uso de guadua en la construcción, tanto urbana como rural, y el impulso a la capacitación y creatividad humana en la actividad artesanal se podrá aportar un nuevo renglón que identifique al sector y atraiga, fortalezca el turismo.
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CAPITULO II
MARCO TEORICO DE LA
INVESTIGACIÓN
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MARCO TEORICO DE LA INVESTIGACIÓN
2.1 FUNDAMENTACIÓN CONCEPTUAL
Es lo mismo que el marco de referencia, donde se condensará todo lo pertinente a la literatura que se tiene sobre el tema a investigar. Debe ser una búsqueda detallada y concreta donde el tema y la temática del objeto a investigar tengan un soporte teórico, que se pueda debatir, ampliar, conceptualizar y concluir. Ninguna investigación debe privarse de un fundamento o marco teórico o de referencia. (PADRE RAFAEL GARCÍA; www.slideshare.net/jl1240/pasos-para-elaborar-un-proyecto; 2009).
Unidad económica de producción y decisión que, mediante la organización y coordinación de una serie de factores (capital y trabajo), persigue obtener un beneficio produciendo y comercializando productos o prestando servicios en el mercado.
2.1.1 Tipos de empresa
Se pueden clasificar las empresas atendiendo a diversos criterios: ▪ Según la personalidad del empresario:
Individuales: Cuando el sujeto de la misma es un ente o persona individual o
persona física.
Colectivas: Cuando el sujeto de la misma es una persona jurídica.
▪ Según la forma jurídica que adoptan:
Individuales: Cuando la titularidad es individual,
Colectiva, Comanditaria, Anónima, Anónima laboral, Cooperativa, Limitada, limitada Nueva Empresa: Cuando la titularidad es colectiva, con
diversos matices de acuerdo con los principios de la legislación mercantil y/o laboral (CÍRCULO EMPRESARIAL PARA LA FORMACIÓN, 2008, p.2).
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▪ Según su tamaño:
Pequeñas: Cuando tiene menos de 50 trabajadores. Medianas: Tiene entre 50 y 500 trabajadores.
Grandes: Tiene más de 500 trabajadores.
▪ Según la naturaleza de sus actividades:
Extractivas: Pertenecen al Sector Primarlo; agrícolas, ganaderas, mineras,
de pesca.
Industriales: Pertenecen al Sector Secundario o de la industria:
productoras, transformadoras, etc.
De Servicios: Pertenecen al Sector Terciario o de Servicios: comerciales, de
transporte, etc.
▪ Según la forma de la propiedad:
Pública: El capital pertenece en su totalidad al Estado.
Privada: Cuando corresponde a particulares, ya sean personas físicas o
Jurídicas.
Mixta: Parte del capital pertenece a entidades públicas y el resto a particulares
o empresas privadas
▪ Según el grado de Integración:
Vertical: Cuando se agrupan varias empresas que, separadamente, realizan
etapas de un mismo proceso productivo.
Horizontal: Cuando se agrupan varias empresas que, separadamente, realizan
todo o parte de diferentes procesos productivos (CÍRCULO EMPRESARIAL PARA LA FORMACIÓN, 2008, p.3).
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▪ Según la relación existente entre las empresas:
Empresas asociadas: Una, empresa se considera "asociada" a otra cuando
ésta última tiene una participación en el capital de la primera de al menos un 20% (ó 3% si cotiza en bolsa).
Empresas del grupo: Dos o más empresas se consideran del “grupo" cuando
están vinculadas porque parte de sus correspondientes capitales corresponden a otra empresa en común (CÍRCULO EMPRESARIAL, 2008, p.4).
2.1.2 Áreas de la empresa
Los departamentos aparecen como consecuencia de la aplicación de los principios de organización, y se definen como centros de trabajo que se encargan de una actividad concreta de la empresa. El principio de la especialización y división del trabajo hace que este se agrupe de tal forma que la gestión empresarial resulte más eficaz.
Cada empresa adaptará sus departamentos en función de las características que le son propias como dimensión, tipo de actividad, etc. No será lo mismo la división de departamentos de una empresa comercial que la de tipo industrial, ni de una empresa con 50 sucursales que una empresa con un único local (PINO, et al, 2008, p.20-21).
2.1.3 Funciones
Entre las funciones de la empresa podemos distinguir:
Función de compras o Aprovisionamiento: De materias primas, productos
semi-terminados y terminados.
Función de producción: Consiste en transformar las materias primas o
productos semi-terminados en bienes que va a comercializar la empresa.
Función comercial o de distribución: La empresa se dirige al mercado para
13 Función de recursos humanos: Abarca todo lo relativo a la selección, gestión
y administración del personal de la empresa.
Función financiera: Toda empresa necesita fondos para pagar los gastos de
su actividad y adquirir bienes.
Función de investigación y desarrollo: Debido a la competencia entre las
empresas (CÍRCULO EMPRESARIAL PARA LA FORMACIÓN, 2008, p.4-5).
2.1.4 Entorno
La empresa es un sistema abierto. Ello implica la existencia de interacción con el entorno al que influye y del que capta influencias. La estrategia empresarial debe pasar, pues, por considerar los elementos de su entorno a la hora de tomar la decisiones de producción.
Sin embargo, el entorno como tal, es un concepto amplio. En primer nivel, puede definirse como todos aquellos elementos ajenos a la empresa, tanto las fuerzas o condiciones ambientales que interactúan con la empresa como el conjunto de otras condiciones de tipo social, cultural, económico, político o psicológico.
Consecuentemente, el entorno cubre una serie de áreas, las cuales de alguna manera, condicionan los aspectos de comportamiento empresariales.
En general, cabe estratificar el entorno conforme las siguientes dimensiones: - Una dimensión sociocultural: Que aglutina un conjunto de factores
explicativos de la estructura humana y de valores y normas del entorno. - Una dimensión económica o conjunto de factores definidores de la
estructura y comportamiento del sistema económico.
- Una dimensión tecnológica que incluye elementos de descripción del sistema de ciencia y tecnología existente en el entorno de referencia.
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- Una dimensión político- legal, que incluye aquellos factores relacionados con componentes legislativos o de índole reguladora y criterios de poder entre los individuos del entorno (SÁNCHEZ, 2000, p.21).
2.1.5 Producto/Servicio
Una afirmación clásica en el mundo comercial es que “el producto es el corazón del marketing”.
En efecto, al margen de los mercados en los que unos u otras razones la competencia está restringida, si se analiza desde una perspectiva histórica la trayectoria de las firmas prósperas y sólidamente implantadas en el mercado, hay que concluir que en la inmensa mayoría de los casos su éxito está ligado a la oferta de buenos productos. Ninguna empresa ha mantenido de forma duradera un mal producto en el mercado. No quiere eso decir que un buen producto es el peor cimiento para la construcción de la actividad comercial. Para el marketing el producto es mucho más que un objeto. Los clientes compran satisfacciones, no productos. Siguiendo esta idea, podemos definir el producto como “un conjunto de atributos físicos, de servicio y simbólicos que producen satisfacción o beneficios al usuario o comprador”.
Si entendemos el concepto de producto como una fuente de satisfacción de necesidades, una adecuada gestión de producto deberá girar siempre en torno a las necesidades del consumidor (BELIO, ANDRÉS, 2007, p.15).
2.1.6 Enfoque contable
2.1.6.1 Contabilidad / definiciones
Es la Ciencia, el arte y la técnica que permite el registro, clasificación, análisis e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su Situación económica y financiera al término de un
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ejercicio económico o periodo contable (BRAVO, Valdivieso, Mercedes. Pág. 1).
La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones (HORNGREN, Harrison. Contabilidad. Pág. 2).
La contabilidad es la ciencia que estudia las reglas necesarias para el registro de las operaciones efectuadas por una empresa comercial, industrial, financiera o agrícola (BATARDON, León, Elementos de la Contabilidad, Madrid-Barcelona, 1945. pág. 13)
2.1.6.2 Importancia
La contabilidad es una práctica elemental, que permite controlar las operaciones y obtener información necesaria para la toma de decisiones de una empresa (La Autora).
La contabilidad es de gran importancia, porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus transacciones comerciales financieras. De este modo podrán obtener mayor productividad y producción de su patrimonio. Mediante los registros y procedimientos que usan en una determinada área de trabajo.
Se puede decir que debido al aporte preciso de la contabilidad, se podrá tener una oportuna información de carácter legal, y conocimiento de la situación actual de la empresa.
2.1.6.3 Clasificación de la Información Contable.
La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías, es decir, la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costo o la contabilidad interna.
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- Contabilidad Financiera o Externa.
La contabilidad financiera o la contabilidad externa muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la organización. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera, grado de liquidez y la rentabilidad de la empresa.
- Contabilidad de Costo o Interna.
La contabilidad de costos estudia las relaciones costos – beneficios – volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público, teniendo como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.
2.1.6.4 Facetas de la Contabilidad Financiera.
Una consecuencia de las diferencias de intereses de la audiencia contable ha sido una división del proceso contable con base en ciertas actividades enlazadas, aunque distintas, que se diferencian en el tipo de información que se comunica y la audiencia a la cual tal información es proporcionada, en tal sentido Earl y Martín (1990) exponen que:
Contabilidad Financiera: Su principal objetivo es el suministro de información
para los inversionistas y para otros grupos que no intervienen directamente en la operación del negocio o que no están dotados de poder para dictar la presentación y el contenido de los informes preparados para ellos. Su producto consiste en estados financieros para propósitos generales, dirigidos a una variedad de usuarios externos. De éstos, los accionistas y los acreedores con
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el grupo dominante; se supone que otras partes externas comparten las mismas necesidades informativas de los inversionistas directos.
Los informes de la contabilidad financiera son de interés para casi todas las audiencias, aunque están específicamente orientados hacia las audiencias externas. Además, los conceptos fundamentales de la contabilidad financiera proporcionan una base para el proceso de registro.
Contabilidad Administrativa: A diferencia de las audiencias externas que
toman decisiones acerca de la empresa como en todo, la administración toma decisiones sobre los recursos que se encuentran dentro de la entidad. La administración dirige las actividades de la empresa mediante la adquisición y utilización de sus recursos económicos. Desde luego, los administradores deben entender los conceptos básicos de la contabilidad financiera. Los estados financieros son el principal medio que administración usa para comunicar los resultados de sus esfuerzos a las partes externas.
Al mismo tiempo, los administradores necesitan detalles de información adicional y de naturaleza diversa al tomar decisiones sobre operaciones actuales y futuras. La contabilidad financiera informa primordialmente “qué es” y “qué era”. La administración interna necesita saber “qué será” para propósitos de planeación y “qué debería haber sido” para propósitos de control. La contabilidad administrativa se forma de procedimientos y técnicas adicionales que se necesitan para proporcionar proyecciones y datos operativos detallados.
Contabilidad Fiscal: Este aspecto del proceso contable cubre la preparación
de registros e informes necesarios para la formulación de declaraciones fiscales. Además de que suelen diferir de los conceptos que fundamentan a la contabilidad financiera, las disposiciones fiscales son un conjunto complicado de leyes y reglas que siempre están cambiando. El mantenerse actualizado acerca de las regulaciones tributarias y de sus implicaciones para la planeación de negocios y para la toma de decisiones tiene un rango prioritario dentro de la lista de tareas que ocupan los deberes de los contadores.
18 2.1.6.5 Objetivos de la Contabilidad Financiera.
El propósito de la contabilidad financiera consiste en proporcionar información que sea útil y comprensible para sus audiencias externas. La declaración normativa más reciente acerca de los objetivos de la información financiera de propósitos generales lista los siguientes objetivos específicos:
Proporcionar información que sea útil para los actuales y prospectivos inversionistas y acreedores, y para otros usuarios que han de tomar decisiones racionales de inversión y de crédito.
Preparar información que ayude a los usuarios a determinar los montos, la oportunidad y la incertidumbre de los proyectos de entrada de efectivo asociados con la realidad de inversión dentro de la empresa.
Informar acerca de los recursos económicos de una empresa, los derechos sobre éstos y los efectos de las transacciones y acontecimientos que cambien esos recursos y los derechos sobre ellos.
Los dos primeros objetivos son generales, el primero se reconoce que la información financiera se usa para determinar el atractivo de una empresa como medio de inversión. El segundo objetivo afirma que un punto de importancia vital para estas decisiones es la información referente a los proyectos de recepciones de efectivo por dividendos o intereses y los provenientes de las recepciones asociadas con la venta, redención o vencimiento de valores y préstamos. El tercer objetivo es de naturaleza más específica y se divide en cuatro sub-objetivos que detallan los tipos particulares de información que deben ser proporcionadas:
Buscar los recursos económicos de una empresa, de sus obligaciones, y de la diferencia entre ellos (que los contadores denominan capital contable o participación neta de los propietarios).
Averiguar acerca del desarrollo financiero de una empresa durante un período, medido por las utilidades.
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Estudiar la forma en la que una empresa obtiene y utiliza los fondos, sobre sus préstamos y forma de pago, y acerca de otros factores que puedan afectar su liquidez y solvencia.
Información de la forma que la administración de la empresa ha cumplido su responsabilidad administrativa.
2.1.7 Los sistemas
El término sistema es utilizado en diversas situaciones de negocios en distintas áreas del conocimiento. En el mundo de los negocios, la palabra sistema generalmente se refiere a todos aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de decisiones óptimas en las empresas.
Un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y funcionan para lograr un objetivo común.
Se habla de un conjunto de elementos por cuanto todo sistema es una agrupación de piezas individuales que tienen interrelación entre sí. Los atributos identificables de estos están constituidos por las características individuales que posee cada uno de esos elementos, es decir, que los objetivos específicos para los cuales fueron diseñados, son la vinculación que debe existir entre los elementos identificables o componentes del sistema. Teniendo como objetivo común la guía de acción por la cual se justifica el sistema, siendo un aspecto conceptual que muchas veces no está claramente definida ni plasmado en lo que representa un sistema. (Catacora, 1.999, pág. 26).
2.1.7.1 Importancia de los Sistemas.
En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los mismos, y como su uso, redunda en beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de
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los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la toma de decisiones de tipo financiero y no financiero; el proceso de toma de decisiones se basará necesariamente en la información generada por los sistemas de información gerencial implantados con ese objeto. La calidad de información generada es un factor crítico para guiar a la empresa por el rumbo deseado.
Todo el proceso de generación de información en las empresas está soportado por sistemas que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los gerentes a “generar información”. Este proceso no es del todo fácil, ya que llegar a un sistema que soporte cualquier tipo de decisión requiere el esfuerzo de muchas personas y horas interminables de trabajo (Catacora, 1999, p 21).
2.1.8 Los Sistemas Contables.
Los sistemas de contabilidad son una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán tomar decisiones financieras. En tal sentido Álvarez (2002), señala que:
Un sistema de contabilidad son más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar íntimamente ligada para que se integre el esquema general de la empresa y se pueda realizar cualquier actividad importante de la misma (Álvarez, 2.000, pag.5).
En los sistemas de contabilidad computarizados se puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, porque la computadora
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realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; Se puede manejar un volumen de operaciones mayor; Se reduce mucho el número de errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano; El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones. Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prácticamente intelectual. El personal del área contable nada mas deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.
El sistema contiene la clasificación de las cuentas y de los libros de contabilidad, formas, procedimientos y controles, que sirvan para contabilizar y controlar el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, y los resultados de las transacciones. Un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto contable – financiero de la empresa.
2.1.8.1 Estructura de un Sistema Contable.
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/ beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa, independientemente del sistema contable que utilice, debe ejecutar tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras; los cuales se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo, el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones.
22 Registro de la actividad financiera: En un sistema contable se debe llevar un
registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una organización se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
Clasificación de la información: Un registro completo de todas las
actividades económicas implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de la información: La información contable utilizada por quienes
toman decisiones, debe ser presentada en forma resumida.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la organización (Josar,2001).
2.1.8.2 Características de un Sistema Contable Efectivo.
Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/ beneficio.
Control: Un buen sistema de contabilidad le da a la administración control
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procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: Un sistema de información cumple con la pauta de
compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.
2.1.8.3 Propósitos de los sistemas contables computarizados
Un sistema contable suministra información cuantitativa y cualitativa con dos grandes propósitos.
- Información interna a los gerentes.
Para uso en la planeación de la estrategia, toma de decisiones y formulación de políticas generales y planes de largo alcance.
- Información externa para los accionistas del gobierno y terceras personas.
2.1.8.4 Comparación entre un sistema de contabilidad manual y computarizado
Los computadores se pueden programar para ejecutar tareas mecánicas con una gran velocidad y exactitud. Por ejemplo, se pueden programar para leer informaciones, para ejecutar cálculos matemáticos, para reorganizar los datos en cualquier formato deseado. Sin embargo, los computadores no pueden pensar. Por tanto, no son capaces de analizar las transacciones comerciales. Si la guía humana los computadores no pueden determinar cuáles transacciones se deben registrar contablemente o cuantas de deben debitar y acreditar para registrar adecuadamente una transacción.
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✓ SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL
Se desarrolla trabajando manualmente, y se utilizan algunas maquinas como sumadoras o calculadoras.
✓ SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
Estos sistemas se valen de computadores. Estos sistemas les ofrecen muchas oportunidades para logar sus objetivos de maneras eficaces y confiables; y estos brindan diversos beneficios por el uso de estos sistemas, como rapidez, oportunidad, mayor volumen de producción, protección contra errores, realizan pases automáticos al mayor, la preparación automática de informes, la impresión automática de documentos.
El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nominas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.
2.1.9 Control interno
El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (Cultural S.A. Auditoría y control interno, Edición MMVI).
El control interno además de salvaguardar los activos, y dar cumplimiento de los procesos de información Financiera y registros contables, es un medio que promueve el control de las políticas definidas y la eficiencia de las operaciones. También se lo define como un proceso que lleva a cabo la Gerencia y los demás miembros de una empresa con el objeto de proporcionar un grado
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razonable de confianza en la consecución de objetivos en los siguientes ámbitos o categorías:
- Eficacia y eficiencia de las operaciones - Fiabilidad de la información financiera
- Cumplimiento de las leyes y normas aplicables [18 de Enero de 2011] Disponible en: < http://www.difementes.com/formatos/ mfunciones.pdf>.
2.1.9.1 Objetivos del control interno
Los controles dentro de una empresa tienen los siguientes objetivos:
- Hacer uso eficaz y eficiente de sus recursos, incluyendo el personal, a fin de optimizar las metas de la empresa.
- Proporcionar la información precisa para la toma de decisiones. Se utiliza una amplia variedad de información para la toma de decisiones criticas en los negocios; decisiones como a cuanto vender, se debe tener un buen control de costeo de las compras para la toma de decisiones correctas.
- Evitar fraudes , en caso sucedan descubrirlos a tiempo y determinar su monto
- Localizar errores y desperdicios innecesarios promoviendo la uniformidad y la corrección al registrar transacciones
- Salvaguardar los activos de una empresa y obtener un control efectivo sobre todos los aspectos importantes. [18 de Agosto de 2012] Disponible en: <http://www.difementes.com/formatos /mfunciones.pdf>. El control interno tiene varios objetivos como:
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- Evitar o reducir fraudes.
- Salvaguarda contra el desperdicio. - Salvaguarda contra la insuficiencia.
- Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras. - Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
- Salvaguardar los activos de la empresa.
Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administración (GONZALES:http://www. gestiopolis.com/recursos/ documentos/ fulldocs/fin/ctinmegp.htm).
2.1.9.2 La finalidad del control interno es:
- Asegurar que todo acto de la administración sea desarrollado según lo programado
- Determinar la medida en que cada acto de la administración logra el resultado esperado
- Evaluar los resultados y desviaciones que se presenten a estos para corregirlos [19 de Agosto de 2012] Disponible en: <http://www. monografias.com/trabajos12/artiun/artiun.shtml>
2.1.9.3 Importancia del control interno
La importancia del control interno en el proceso de toma de decisiones radica en lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad en la empresa; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los
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métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales [19 de Agosto de 2012] Disponible en: <http://fccea.unicauca. edu.co/old/tgarf/tgarfse84.html>.
2.1.10 Cuenta contable
Cuenta contable es un término (Nombre o denominación objetivo) usado en contabilidad para registrar, clasificar y resumir los incrementos y disminuciones de naturaleza similar (originados en las transacciones comerciales) que corresponden a los diferentes rubros Integrantes del activo, el pasivo, el patrimonio, las rentas, los costos y los gastos (ZAPATA, Pedro, Contabilidad general, 4ta edición, 2002).
La cuenta es la personificación del objeto o concepto mediante una denominación que corresponde a la naturaleza del objeto o concepto. Por lo expuesto la cuenta contable en contabilidad se compone de dos partes o lados a Manera de “T” el lado izquierdo corresponde al DEBE y el derecho al HABER, en el DEBE se registran los ingresos, y en el HABER los egresos, la acción de registrar los ingresos es DEBITAR y la acción de registrar los egresos es ACREDITAR (OROZCO, Cadena, José. Contabilidad General, 1989, Pág. 41).
Cuenta contable es el nombre que se determina a un grupo de bienes, servicios, derechos, y obligaciones de una misma especie, el cual debe ser claro para evitar confusiones o malas interpretaciones.
2.1.11 Ente contable
El ente contable lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la actividad económica de la empresa (BRAVO, Valdivieso, Mercedes, Contabilidad General. 5ta edición. Pág. 13).
28 2.1.12 Estados Financieros
La contabilidad tiene como uno de sus principales objetivos el conocer la situación económica y financiera de la empresa al término de un periodo contable o ejercicio económico, el mismo que se logra a través de la preparación de los siguientes Estados
Financieros:
- Estado de Situación Económica - Estado de Ganancias Retenidas - Estado de Situación Financiera - Estado de Flujo de Efectivo
Estado de Cambios en el Patrimonio (BRAVO, Valdivieso, Mercedes, Contabilidad General, 5ta edición, Pág. 65). Son informes que elaboran al finalizar un periodo contable, con el propósito de conocer la realidad económica financiera de la empresa.
2.1.13 Gastos
Denominados también egresos, constituyen los desembolsos necesarios que se realizan para cumplir con los objetivos de la empresa tales como: sueldos, servicios básicos, suministros y materiales, etc. Los gastos son cuentas de origen deudor que se presentan en el estado de resultados (BRAVO, Valdivieso, Mercedes, Contabilidad General. 5ta edición Pág. 5).
2.1.14 Información contable
Es un tipo de información que brinda el sistema contable de una empresa, la misma que se refiere al patrimonio de una empresa y su evolución, bienes de terceros y ciertas contingencias. Debe servir para conocer los recursos, obligaciones y resultados de las operaciones de la empresa, tomar decisiones de corto y largo plazo “Para que la información sea útil en la toma de
