Gestión de Recursos de Información en la Orquesta Sinfónica de Villa Clara

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(1)Facultad de Ciencia de la Información y la Educación Carrera: Bibliotecología y Ciencias de la Información. Trabajo de Diploma. Título: Gestión de Recursos de Información en la Orquesta Sinfónica de Villa Clara Clara.. Autora: Lesdia Guzmán Campbell Tutora Msc. Daylin Aguilera Díaz Tutora:. Santa Clara 2013.

(2) “La verdadera generosidad para con el futuro consiste en entregarlo todo al presente” Albert Camus.

(3) Dedicatoria: A mis padres, por guiarme hasta este momento..

(4) Agradecimientos A mi familia por el desvelo con el cual me han complacido toda mi vida.. cuidado y. A mi abuelita por sus enseñanzas y preocupación. A mis compañeros en el Camino que me han mostrado que TODO puede ser posible, GRACIAS a Odalys, Margarita, Alicia, Kiko, Nora, Padre Félix y Padre Andrés. A mi tutora Daylin por confiar en mí y darme esta oportunidad. A todos mis profesores de la carrera que de una forma u otra han ayudado a mi formación profesional y personal. A mis compañeros de estudios los que llegaron hasta aquí y los que se quedaron en el camino por una razón u otra, quienes desde el inicio se convirtieron en otra para mí. A todos GRACIAS. A mi querido aguerrido colectivo de trabajo de la Orquesta Sinfónica por su aliento. A Irina, Luisa, Carmen, Anita y la China GRACIAS a todas. A mí querida amiga y comadre Liset GRACIAS por estar para mí..

(5) RESUMEN La presente investigación tiene como objeto la identificación de los recursos de información de la Orquesta Sinfónica de Villa Clara. Para ello se abordan los principales referentes teórico-conceptuales en torno a la gestión de recurso de información y algunas de las metodologías existentes para su identificación. Se define el estudio como descriptivo con un enfoque mixto, a partir de lo cual se exponen los métodos y técnicas empleados para su confección así como las etapas por las que transitó la investigación. De igual manera se caracteriza brevemente la institución objeto de estudio. Finalmente se identifican los recursos de información corporativos a partir de la aplicación de la Metodología InfoMap y de los resultados obtenidos del cuestionario. Se presentan las conclusiones y recomendaciones así como la bibliografía consultada y los anexos correspondientes. Palabras. Clave:. GESTIÓN. DE. RECURSOS. DE. INFORMACIÓN,. METODOLOGÍA INFOMAP, ORQUESTA SINFÓNICA DE VILLA CLARA (OSVC)..

(6) TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………….. 7 CAPÍTULO 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL ………………………………….. 11. 1.1 La Gestión de Información y la Gestión de Recursos de Información…………. 11 1.2 Metodologías para gestionar recursos de información…………………………… 16 CAPÍTULO 2: MARCO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN…………….... 34. 2.1 Tipo de investigación…………………………………………………………………. 34. 2.2 Contexto de la investigación…………………………………………………………. 35. 2.3 Muestra…………………………………………………………………………………. 35. 2.4 Métodos............................................................................................................... 35. 2.5 Técnicas empleadas para la recogida de información……………………………. 36. 2.6 Etapas de la investigación……………………………………………………………. 38. 2.7 Estilo bibliográfico……………………………………………………………………... 40. 2.8 Caracterización del objeto de estudio………………………………………………. 40. 2.9 Diagnóstico sobre el uso de la información por los miembros de la Orquesta Sinfónica de Villa Clara (OSVC)…………………………………………………………. 42. CAPÍTULO 3: RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN…………………………….. 50. 3.1 Paso #1-Confección del Inventario Preliminar de los Recursos…………………. 50. 3.2 Paso #2- Determinación de Costo y Asignación de Valores…………………...... 53. 3.3 Paso #3-Aplicación de técnicas de análisis. Matrices y Mapas………………….. 66. 3.4 Paso #4- Identificación de los Recursos Corporativos de la institución……….... 74. CONCLUSIONES…………………………………………………………………………. 77 RECOMENDACIONES…………………………………………………………………… 79 BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………. 81. ANEXOS……………………………………………………………………………………. 89.

(7) INTRODUCCIÓN La sociedad actual trascurre en un entorno turbulento acompañado de una economía globalizada y un desarrollo abrumador de las tecnologías de la información y las comunicaciones, donde el cotidiano uso de las computadoras, los dispositivos de almacenamiento óptico y la aparición de Internet han constituido un basamento para el desarrollo de las ciencias, los negocios y de la sociedad en general. En este contexto, el valor de la economía de todos los países depende del uso eficiente de la información como premisa esencial para el aprovechamiento óptimo de los recursos con que se cuenta. Cada día se reconoce con mayor fuerza el valor de la información como recurso; se afirma que ésta constituye un elemento básico para el desarrollo, dado que al contar con información oportuna, se traduce en productos y servicios de alta calidad, mayor competitividad y adecuada toma de decisiones consecuentemente con el desarrollo. Con la ventaja adicional de tener un efecto multiplicador superior a otros recursos, no se desgasta con el uso y permite su transmisión y duplicación casi instantánea. La autora Linda Woodman (1985) define que la “gestión de información es todo lo relacionado con la obtención de información adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para tomar la acción correcta”. Una adecuada gestión de la información. implica una correcta gestión de. recursos de información, determinación de los costos de la misma y asignar los valores que se derivan del manejo de la información, con el objetivo primario de impedir su duplicidad, y remediar conflictos relacionados con la misma. Esto permitirá establecer la dirección apropiada de las personas que intervienen en su manipulación (ordenamiento y manejo); para facilitar un mayor control y aprovechamiento de las diversas actividades relacionadas con la misión, metas y objetivos estratégicos de la institución. (Cárdenas, 2002) La gerencia de los recursos de información es el resultado de la comprensión por parte de amplios sectores de la sociedad de que la información es un factor clave -al igual que las materias primas, la fuerza de trabajo y el capital- para.

(8) elevar los niveles de efectividad y eficiencia de las actividades de una organización y de la sociedad en general, cuya generación y utilización debe planificarse, organizarse y controlarse. (Argaín 1995) La Orquesta Sinfónica de Villa Clara (OSVC) no ha estado al margen de la gran ola informacional, pero a pesar de que sus miembros tienen un relativo conocimiento acerca de la importancia de la información para el logro de los objetivos de la institución, existe gran ignorancia sobre los recursos informacionales con los que se cuenta, así como quiénes son los emisores y receptores de la información, el flujo de la información y el costo de los procesos de adquisición, organización y trasmisión de dicha información, lo cual constituye la situación problémica de esta investigación. Por lo cual se ha definido como Objeto de estudio: La identificación de los recursos de información. A lo que corresponde como Campo de estudio: Identificación de los recursos de información de la Orquesta Sinfónica de Villa Clara (OSVC). Ante. lo planteado surge la siguiente interrogante como Problema de. investigación: ¿Cuáles son los recursos de información con los que cuenta la Orquesta Sinfónica de Villa Clara? Objetivo General:  Identificar los recursos de información de la Orquesta Sinfónica de Villa Clara. Objetivos Específicos:  Examinar. los. aspectos. teóricos-metodológicos. relativos. a. la. identificación de los recursos de información.  Caracterizar la institución objeto de estudio.  Aplicar la Metodología InfoMap para la identificación de los recursos de información en la Orquesta Sinfónica de Villa Clara..

(9) Justificación de la investigación El trabajo, la continuidad y la fomentación de orquestas sinfónicas en el país viene siendo una política constante, por parte del Ministerio de Cultura en la última década del siglo pasado y en los novísimos años de este siglo. La labor por preservar estas instituciones ha sido ardua. La Orquesta Sinfónica de Villa Clara es una de las que ha mantenido constante su trabajo y la identificación de los recursos de información en la misma contribuiría a un mejor desempeño de su labor cultural y social; ayudará a sus trabajadores a tener conocimiento de cuáles son los recursos de información con los que cuentan y la forma para obtener beneficios de ellos. Además la focalización de los recursos de información corporativos proporcionará un mayor control y aprovechamiento de estos recursos estratégicos e imprescindibles para la toma de decisiones y el trabajo de la institución. Estructura capitular El trabajo está estructurado de acuerdo con los requisitos de este tipo de investigación: introducción, tres capítulos, conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos. El Capítulo I contiene los aspectos teóricos-conceptuales necesarios para el estudio de la gestión de información, la gestión de recursos de información, metodologías para la identificación de recursos de información y la información como recurso. El Capítulo II abarca elementos los metodológicos en los que se apoya este trabajo para dar resultados científicos y diagnostica el uso de la información en la institución objeto de estudio. El Capítulo III presenta los resultados de la aplicación de la Metodología InfoMap para la identificación de los recursos de información de la Orquesta Sinfónica de Villa Clara. Para la realización de la citación en la presente obra escrita, se utilizó el estilo HARVARD del 2004..

(10) Capítulo I.

(11) CAPÍTULO 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL En el presente capítulo se abordarán los elementos teóricos relativos a la identificación de recursos de información. Se conceptualiza la gestión de información, la gestión de recursos de información y la información como recurso. Se caracterizan algunas de las metodologías empleadas para la identificación de recursos de información, haciendo énfasis en Metodología InfoMap de los autores Cornelius Burk y Forest Horton la cual será empleada para dar solución al problema investigativo planteado.. 1.1 La Gestión de Información y la Gestión de Recursos de Información En la década de los 80 la Gestión de Información ha sido un tema recurrente en la literatura organizacional y ha ocupado un espacio relevante en el fascinante mundo de las empresas. Desde los orígenes de esta, distintos autores han plantado diversas definiciones, especificando que al referirnos a la gestión de la información se habla de eficiencia, control de los recursos de la organización y de los procesos. El autor García González (2000) señala que “cuando de gestión de información hablamos, entendemos el proceso de organización, planificación, control y producción, aplicado al recurso de la información en las organizaciones”...”es la gestión integrada de la información interna y externa y de las tecnologías de la información, aplicadas a las áreas estratégicas y a los factores de cambio de competitividad y pertinencia de una organización”. El planteamiento de Ponjuán Dante (2000) esclarece que “la gestión de información constituye el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información (denominada también recurso de recursos) dentro y para la sociedad a la que sirve. Su elemento básico es la gestión del ciclo de vida de la información y se desarrolla en cualquier organización. En particular, también se desarrolla en unidades especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de información”..

(12) Gómez (1997) al hablar de gestión de información cita a la D. P. Best Information Management, los que plantean que,. “es la eficiente, efectiva y. económica coordinación de la producción, almacenamiento, recuperación y difusión de los recursos de información, para mejorar el funcionamiento de la organización”. Se observa la conclusión de Sánchez Vignau (2001) cuando plantea que “la gestión de información es el concepto que abarca la información y sus diferentes procesos en relación con los restantes recursos de la organización, permite tomar decisiones oportunas que ayuden al desarrollo de la entidad. Se vincula con la aplicación de estrategias y el desarrollo de una cultura organizacional; atiende a los objetivos y el alcance de la organización”. Para Fairer-Wessler (1997) “la Gestión de Información es vista como la planificación organizativa, dirección y control de la información dentro de un sistema abierto (por ej.: la organización). La Gestión de Información es vista como el uso de tecnologías (ej. Computadoras, sistemas de información, tecnologías de información) y técnicas (ej. Auditorías de información, mapeo) en forma eficiente y eficaz para manejar los recursos y activos de información, a partir de fuentes internas y externas en un diálogo significativo y con una comprensión que incrementa la toma de decisiones proactiva y la solución de problemas para alcanzar los objetivos y metas a un nivel personal, operacional, organizacional y estratégico para la ventaja competitiva y para la mejora del funcionamiento del sistema y para elevar la calidad de vida del individuo. Se puede alegar que la Gestión de Información es un proceso que permite controlar, planificar y dirigir la información adecuada hacia el proceso de toma de decisiones. Donde los recursos fungen un papel determinante para la institución ya sean estos financieros, humanos, tecnológicos e informacionales. Según lo manifestado por Rowley (1998) su propósito “... es promover la eficacia organizacional al elevar las potencialidades de la organización para cumplir con las demandas del ambiente interno y externo, las condiciones tanto dinámicas como estables. La gestión de información incluye la amplia planificación de la política informacional, el desarrollo y mantenimiento de sistemas y servicios integrados, la optimización de flujos de información y la.

(13) utilización de tecnología de punta para los requerimientos de los usuarios finales, sin considerar su rol en la organización madre”. No podemos hablar de gestión de información sin tener en cuenta los objetivos de esta. Woodman (1985), enfatiza en los siguientes:  Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información.  Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información.  Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de la información.  Asegurar un suministro continuo de la información. De los objetivos planteados anteriormente se infiere que no se puede hacer gestión de información sin ver la información como un recurso necesario para el desarrollo de nuestras instituciones. Es por ello que Gloria Ponjuán, en su libro titulado “Gestión de Información en la Organizaciones: Principios, conceptos y aplicaciones” (2006) plantea que cuando se hace alusión al recurso de información (RI) (en singular), se refiere a la información en sí, el contenido; y cuando se hace en plural, se describe a todas las herramientas, equipos, suministros, facilidades físicas, personas y otros recursos utilizados por una empresa. En la literatura consultada muchas son las definiciones abordadas sobre el término recurso de información. La autora de este trabajo reconoce para el desarrollo de esta investigación el abordado por Burk y Horton (1988), los cuales expresan que los RI es “una configuración de personas, software, hardware, material, espacio, información y otros recursos de entrada que se describen ampliamente como funciones de almacenamiento y manejo de información, o, alternativamente como fuentes de información, servicios y sistemas”. En este mismo sentido Horton (1992) establece una serie de aspectos que caracterizan a la información como recurso:.

(14)  La información puede expandirse.  La información puede comprimirse (condensarse).  Es transportable.  Tiende a partirse y mientras más se parte más tenemos.  Es susceptible de ser compartida.. Teniendo en cuenta lo anteriormente planteado, se distingue que de la Gestión de Información se desprende un segmento nombrado por los autores como Gestión de Recursos de Información. Esta “persigue asociar la información para beneficio de la organización en su totalidad mediante la explotación, desarrollo y optimización de los recursos de información. Los intereses de la organización generalmente. se manifiestan en las metas y objetivos. corporativos. Por tanto, la Gestión de Recursos de Información, es el vínculo gerencial que conecta los recurso de información corporativos con las metas y objetivos de la organización” (Horton, 1979) Otra definición de esta herramienta la hace Taylor (1986) al expresar que “la Gestión de Recursos de Información es un modo estructurado de mirar a los procesos de información en una organización tomando en cuenta:  Quién adquiere, organiza y trasmite información.  Qué significa.  A qué costos.  Para quién.  Con qué efectividad. La Gestión de Recursos de Información le permite a las organizaciones sobrevivir a la competencia, pues éstas comienzan a comprender su valor a la hora de orientar sus negocios, influye además no solo en el desarrollo de una actividad, sino también en el lugar que ocupe dentro de la misma institución. Es en consecuencia el lazo que une los recursos de información con los objetivos de la organización..

(15) No se puede concluir este acápite sin exponer los beneficios que proporciona la gestión de recursos de información para las organizaciones. Para los autores Cheng y Kanabar (1992) estos beneficios están dados en tres niveles. A nivel de los ejecutivos:  Mejores resultados financieros.  Mejor productividad de la organización.  Mayores resultados sobre las inversiones en tecnologías.  Tiempo reducido para implementar las estrategias de la organización.  Consolida la dirección gerencial.  Disponibilidad de la información interna y externa.  Mayor calidad de la información.. A nivel de la gerencia media:  Mayor control de las operaciones.  Mayor productividad individual.  Fuentes confiables de información de alta calidad.  Soluciones más rápidas a problemas diarios.  Mayor comprensión de la orientación gerencial.. A nivel de base:  Reducción de los tiempos de acceso a los sistemas de información.  Mayor productividad en el desarrollo de sistemas.  Soluciones integradas para usos múltiples.  Menos tiempo para obtener resultados.  Mayor credibilidad del personal del sistema.  Claridad y concreción de la dirección gerencial.  Menores costos para el mantenimiento de sistemas..

(16) 1.2 Metodologías para gestionar recursos de información Contemplando la importancia de la gestión de los recursos de información para una. organización,. se expondrán algunas metodologías. que permiten. determinar cuáles son los recursos de información de los que se dispone para el logro de los objetivos de la organización. Las mismas son consideradas en la literatura consultada como Auditorías de la Información (AI) y pueden ser clasificadas según Buchanan & Gibb (2007) atendiendo a la perspectiva estratégica, de los procesos y de los recursos. Se hace énfasis en el enfoque hacia los recursos pues es de conveniencia para el logro de los objetivos del presente trabajo. Perspectiva estratégica: pudiera focalizarse sobre la realización de los objetivos estratégicos a través del mapeo y análisis de la relación entre la misión organizacional y los recursos de información. Sus principales resultados tributarían a una estrategia informativa por parte de la organización. Sus recomendaciones estarían orientadas hacia la dirección estratégica futura marcando el papel de los recursos de información en ella. Perspectiva de procesos: hace énfasis en los flujos de trabajo y las informaciones asociadas a ellos, modelando los procesos organizacionales. Sus principales resultados tributan a un mapeo basado en procesos y un análisis de los flujos de información. y. los. recursos. de. información. relacionados. a. éstos.. Las. recomendaciones estarían orientadas hacia el mejoramiento de los flujos actuales mediante un mejor suministro de información, apoyo y gestión. También pueden contribuir a determinadas iniciativas de los procesos de gestión lo que incrementa el valor de la auditoría de información. Los procesos son un elemento del sistema y heredan varias características del sistema, comienzan con una entrada y terminan con una salida y contienen subprocesos que tienen uno o más clientes y típicamente varios stakeholders (garantes). Pueden ser divididos en 4 tipos: procesos claves, procesos de soporte, procesos de gestión y procesos de redes de negocio. Perspectiva de recursos: hace énfasis en la identificación, clasificación y evaluación de los recursos de información. Los enfoques anteriores asociaban los recursos a aspectos estratégicos, pero esta se centra en la identificación e.

(17) inventario de los recursos. Sus resultados permitirían disponer de un inventario de estos recursos y una evaluación completa de ellos. Sus recomendaciones permitirían un mejor trabajo con estos recursos y un manejo de ellos más eficaz. (González, 2009) Relacionando el objeto de estudio de esta investigación con las perspectivas expuestas anteriormente, se exponen a continuación las metodologías utilizadas desde la posición de los recursos.. Metodologías de (Riley, 1975 y Alderson, 1993) Su objetivo es comparar opciones a partir del costo con relación a los beneficios que se derivan de estas opciones. Está mucho más orientada al sistema y como tal analiza el valor de la información a partir de criterios de costo-beneficio. Las etapas o pasos comunes que la conforman son los siguientes: 1. Definir los objetivos a alcanzar por el sistema. 2. Valorar métodos alternativos para alcanzar los objetivos. 3. Determinar los costos de estas alternativas. 4. Establecer modelos de los costos de cada alternativa para valorar el alcance de cada una de ellas en el cumplimiento de los objetivos. 5. Establecer criterios dándole un peso a los costos estimados con relación a la efectividad, para ordenar de acuerdo a un rango las alternativas en orden de prioridades e identificar las más promisorias. 6. Estudiar los resultados, puntos débiles y aspectos deficitarios.. Riley (1975) estableció una serie de factores de costos que deben ser considerados cuando se adquiere un nuevo producto de información como por ejemplo, el tiempo; el espacio en que se almacenan las colecciones de.

(18) información; el nuevo equipamiento adquirido; así como también, se deben precisar los costos de personal y los gastos incurridos en información. Este autor hace mayor énfasis en la medición cuantitativa de los costos y no los valora. cualitativamente,. tampoco. considera. el. análisis. del. ambiente. organizacional ni de las necesidades de información en la organización. En el caso de Alderson (1993) propone calcular el ahorro de los costos, los costos sobre perfiles de búsqueda y retorno sobre la inversión. (González, 2009). Metodología de Stanat (1992) Su objetivo es evaluar la efectividad de los sistemas y redes de información existentes en la organización, las necesidades actuales, la efectividad de las fuentes de información; de la distribución de información y uso de las tecnologías; la información que usa y la necesaria por cada área funcional o departamento. Identifica los canales de comunicación existentes y otros de posible incorporación al sistema (a fin de localizar lagunas informacionales, inconsistencias o duplicación de esfuerzos; nuevas fuentes de información y posibles soluciones para superar los problemas o introducir cambios al sistema existente). Las etapas o pasos comunes que la conforman son los siguientes: 1. Información general: nombre del departamento, descripción del trabajo, factores requeridos para realizar el trabajo. 2. Fuentes de Información : fuentes de información utilizadas, fuentes internas y externas publicadas, listado de fuentes, valoración de utilidad, frecuencia de uso, lista de documentos que se generan (dónde se localizan estos documentos, dónde se busca la información). 3. Necesidades de información: Necesidades de documentos internos (memorándums e. informes generados internamente),. Necesidades. documentos externos (materiales publicados, como periódicos y revistas).. de.

(19) 4.. Necesidades. de. comunicación:. necesidad. de. incorporar. a. otros. departamentos o personal para realizar el trabajo, métodos de comunicación interna que se utilizan (E-mail, teléfono, memorandos). 5. Necesidad de Hardware y Software: uso de computadoras, terminales o modem, y paquetes de software. 6. Lista de deseos o sugerencias: que fuentes de información o sistema de información utilizarían para realizar su trabajo de forma óptima. La principal ventaja de este modelo radica en evaluar las actitudes y prácticas de empleados y gerentes con respecto a las fuentes de información actuales e identificar las que deben añadirse al sistema. (González, 2009). Metodología de Soy i Aumatell (2003) Este modelo integra elementos presentados en otros modelos, relacionándolos y dándoles enfoque y alcance cualitativamente superiores. Se hace énfasis en las personas que tratan o gestionan de algún modo la información. Las etapas o pasos comunes que la conforman son los siguientes: Fase 1. Implicaciones de la información en el negocio básico de la organización. Tiene el objetivo de identificar la misión corporativa y los objetivos claves, obtener una declaración de la alta dirección de lo que la organización necesita conocer para alcanzar sus objetivos y analizar la información necesaria para adquirir y utilizar los conocimientos de manera óptima. a) El análisis: se identificarán los recursos de información, las personas clave, los flujos de información clave, el soporte tecnológico necesario, se determinarán las preguntas que hay que formular, los puntos de partida para auditorías piloto o parciales..

(20) b) Los resultados: se obtendrá la misión, el alcance y las limitaciones de la organización, la cultura de la información, información para el análisis y revisión de la documentación interna. Fase 2. Conseguir el apoyo y los recursos básicos de la organización. a) La implicación. Es importante contar con la implicación no sólo de la dirección sino también del resto del personal. b) El apoyo de la dirección: es necesario que la dirección conozca y comprenda esta los objetivos de la auditoría a corto y largo plazo, sus beneficios a largo plazo en cuanto a consecución de objetivos clave del negocio, el alcance de la auditoría (global o parcial), las fases del proceso, los resultados de cada fase, el calendario (días/persona y duración total segmentada por fases), así como los informes y presentaciones previstas en cada fase. También se determinarán las personas con conocimientos, experiencia y capacidad para llevar a cabo la auditoría; las garantías para acceder a las personas y a los documentos necesarios, entre otros aspectos. El profesional de la información gestor (quien tendrá un papel proactivo y divulgará las ventajas de la auditoría para la organización. c) Conseguir el apoyo y los recursos necesarios del staff: es importante informar al resto del personal de la organización que tiene que participar en mayor o menor medida en la auditoría y, de este modo, hacerlos participes del proyecto desde un principio. Fase 3. Planificación de una auditoría. Antes de iniciar el proceso de auditoría hay que conocer que hace la organización y cómo lo hace; cuál es su mercado, clientes, público objetivo, cultura corporativa y orientación actual y futura. a) Metodologías. En esta fase la autora reitera lo que otros autores sobre el hecho de que no existe una metodología de AI estandarizada y enfatiza en una serie de actividades, técnicas o procedimientos que concurren en este proceso, tal es el caso del inventario físico, el mapeo de información, el análisis de las necesidades de información, la elaboración de gráficos y procesos de flujos de trabajo, y los procesos de verificación y control..

(21) b) Los diferentes planteamientos. La AI puede llevarse a cabo desde tres ópticas o perspectivas diferentes, de arriba abajo (vinculando la estrategia corporativa y las necesidades de información básicas), de abajo arriba (mapeo y análisis de los recursos de información a través de entrevistas estructuradas u otros métodos), de dentro afuera (se forman grupos de trabajo para identificar oportunidades y riesgos). c) Criterios para auditar. Las áreas que serán auditadas deben estás bien delimitadas y no ser demasiado amplias, mostrar la información estratégica, y su personal deberá tener cierta cultura de la información. Fase 4. El proceso de auditoría. Cualquier proyecto de auditoría de la información tiene que tratar las áreas siguientes: los recursos de información (en lo referido a contenidos y contenedores), Guardianes, usuarios y propietarios de la información, Flujos de información e interacciones. Tecnologías y sistemas de apoyo en el uso de la información y Relación costos-beneficios de la información. a) Recopilación de datos. Lo datos pueden ser procedentes del propio servicio de información o datos ajenos a la institución, además a partir de reuniones informales, mediante la observación, las entrevistas (individuales, grupales), opiniones de expertos y los cuestionarios. b) Proceso de los datos. El tratamiento estadístico de los datos obtenidos permitirá determinar los recursos de informaci6n más empleados y la frecuencia de uso de los mismos. Fase 5. Análisis e interpretación de los resultados. Incluye el análisis de los datos obtenidos a partir de las encuestas, entrevistas, reuniones informales y el estudio de los datos existentes con el objetivo de explicar a la organización que significado tienen y recomendar las acciones pertinentes. Formulación de recomendaciones, se compara la situación real con la ideal, y se muestran las discrepancias que hay entre las necesidades de información y los recursos disponibles. En esta etapa se formulan las recomendaciones que establecen las líneas de actuación que hay que seguir, teniendo en cuenta el análisis e interpretación de los resultados obtenidos..

(22) Fase 6. Presentación e implementación de los resultados. El informe final se tiene que presentar a la alta dirección en primera instancia y contará con diferentes versiones en función del interlocutor respecto a forma y contenidos. La difusión de los resultados, primero entre los agentes estratégicos de la organización y después a la totalidad de la organización, es la clave y un primer paso con vistas a la implementación de los resultados. Fase 7. Seguimiento y planificación periódica. La auditoría requiere de planificaciones periódicas y de seguimiento para evaluar la implementación de las recomendaciones. (González, 2009). Metodología de Gruber (1983) Considera la eficiencia y la efectividad con que se usan, manejan y salvaguardan, los recursos de información, la confiabilidad del sistema y su conformidad con las obligaciones, regulaciones y normas vigentes. De forma general este tipo de AI contiene las siguientes fases comunes: 1. Definir el ambiente organizacional: identificar las principales metas de la organización y determinar que afecta o limita los sistemas de información en la organización. 2. Planificar: la planificación en detalle es un prerrequisito para que ocurra el proceso de AI. 3. Identificar las necesidades de información de los usuarios: determinar qué información los usuarios requieren con el objetivo de mejorar sus tareas, en correspondencia con los objetivos y las metas de la organización. 4. Diseñar los cuestionarios: los cuestionarios son el instrumento utilizado para la recolección de los datos durante la Auditoría. 5. Enviar memorandos a los entrevistados y hacer las reuniones con estos; una vez que los entrevistados han sido seleccionados como representantes del personal de la organización se deben llevar a cabo reuniones con todos ellos..

(23) 6. Investigar la tecnología: identificar la tecnología que está siendo utilizada para sostener y gestionar los recursos de información organizacionales. 7. Análisis: analizar los resultados o hallazgos de la auditoría. 8. Costear y valorar: el valor y el costo de los recursos de información identificados deben ser calculados. 9. Examinar los puntos claves de control: esto ayudará a identificar las fallas en el sistema de información. 10. Generar alternativas de solución y evaluar las alternativas: es importante una vez que han sido identificados los problemas, general métodos alternativos de solución y evaluar cuidadosamente estos antes de tomar la decisión final. 11. Monitorear la adopción de los estándares y regulaciones: asegurar que las decisiones tomadas durante las etapas previas estén acordes a las regulaciones y estándares establecidos en la organización. 12. Escribir el informe final: que consiste en un detallado reporte compilado de acuerdo a los resultados obtenidos en la auditoría. 13. Implementar los mecanismos de monitoreo: el informe final de la auditoría deberá incluir la propuesta con relación a la implementación de mecanismos que deben ser usados para monitorear los datos incluidos en el informe. (González, 2009). Metodología de Guillman (1985) Enfatiza más en el análisis de los sistemas que en el análisis de costo-beneficio e intentan identificar los principales componentes del sistema y mapearlos en relación de unos con otros, es muy utilizado para auditar instituciones de información. Su metodología consta de 6 etapas: 1. Identificar las principales fuentes de información, en términos de entidades suministradoras de información (centros de información o bibliotecas)..

(24) 2. Identificar los propósitos de cada recurso de información con relación a las metas corporativas. 3. Identificar aquellos centros de información que proveen servicios de información generales o especializados, así como, las principales áreas de concentración. 4. Identificar los servicios que se proveen (colecciones de documentos, servicios de diseminación selectiva de la información e información resumida). 5. Identificar la posición del centro de información con relación a la organización como un todo, costos y valores de la información. 6. Trazar recomendaciones para el mejoramiento de la información y del sistema de gestión de información. (González, 2009). Metodología de Buchanan & Gibb (1998) La metodología propuesta está basada en un análisis de modelos, ya mencionados en el presente estudio, y la experiencia práctica derivada del desarrollo de una estrategia de información dentro del sector universitario. Los autores señalan, que la elaboración de su metodología fue condicionada por el hecho de que los modelos de auditoría, reflejados en la literatura, les parecían ser incompletos y no cumplir con su papel estratégico en una auditoría de la información. A cambio, su metodología ellos la consideran como más universal y capaz de identificar, evaluar y gerenciar los recursos de información en una organización, para aprovechar totalmente el potencial estratégico de los mismos. Quizás el elemento más novedoso del modelo de Buchanan y Gibb consiste en agregar a la identificación de los flujos y recursos de información de una organización, aspecto presente en los modelos anteriores, otros, de vital importancia, como son:  Identificación de las oportunidades de uso de los recursos de información para lograr la competitividad estratégica..

(25)  Integración. de. las. inversiones. con. las. iniciativas. comerciales. estratégicas.  Desarrollo de una política de información integrada.  Creación de un conocimiento de la importancia de la gestión de recursos de información así como definir el papel rector de la dirección de la organización. En este aspecto es válido apuntar que en el resto de los modelos, a pesar de no estar previsto, puede obtenerse como resultado lógico y espontáneo de las acciones desarrolladas, a diferencia con el presente modelo que sí explicita su desarrollo. La integración de estos aspectos al proceso de auditoría de información permite aprovechar las potencialidades de la información en la conformación de la estrategia macro de la organización. Fase 1: Promover los beneficios de la auditoría de información. El propósito de este paso es doble. Explicando el propósito de la auditoría de información se pretende, primeramente, promover el apoyo y cooperación por parte de la Dirección, aumentando su nivel de conocimiento y comprensión de la importancia estratégica de la información como recurso y resaltando los beneficios que ofrece la auditoría de información. Además, para lograr la reducción de la sospecha y hostilidad de los miembros del personal hacia el equipo auditor se emplean distintos medios, por ejemplo, una carta firmada por el ejecutivo principal que sucintamente reitere los problemas e informe al personal de los procedimientos a seguir durante la auditoría de información. Dicha carta actúa como un medio de introducción para el auditor y como un símbolo de aprobación por parte de los ejecutivos. Fase 2: Identificación Se realiza un análisis estratégico de la organización con un enfoque arribaabajo: se estudia la misión, ambiente, cultura, estructura, flujos, recursos de información y sus interrelaciones con vistas a lograr definir los nexos estratégicos entre la misión de la organización y los recursos de información identificados..

(26) Este paso, a su vez, se traduce en seis acciones, de las cuales las cuatro primeras se realizan en trabajos grupales y las dos últimas por el auditor. Fase 3: Análisis El propósito de esta fase es analizar y evaluar los recursos de información, así como formular planes de acción para solucionar las situaciones problemáticas y lograr los objetivos identificados en el paso anterior. El análisis comprende cuatro acciones, de las cuales las tres primeras se ejecutan por el auditor, en consulta con el personal idóneo. La cuarta acción se materializa mediante una actividad grupal. Fase 4: Costos El propósito de esta fase es el cálculo del costo de los recursos de la organización. Está dirigido hacia la asignación de los costos exactos a los recursos de información y los servicios asociados. Teniendo en cuenta la complejidad potencial y el tiempo necesario para calcular el costo de cada uno de los recursos de información, Buchanan y Gibb ofrecen, en lugar de una metodología rígida, un armazón para calcular los costos que brinda la opción de seleccionar un método de cálculo apropiado a las circunstancias concretas y requisitos de cada organización. Por consiguiente esta fase, en lugar de acciones, se expresa en tres opciones básicas. Fase 5: Síntesis El propósito de esta fase es elaborar un informe de los resultados de auditoría de información, en el que se sintetizan las deficiencias detectadas y se formulan las recomendaciones para ofrecer la estrategia integrada en el futuro manejo de la información. Hay dos pasos en esta fase; el primero, realizado por el auditor y el segundo, mediante un trabajo grupal. A modo de conclusión: La metodología propuesta por Buchanan y Gibb se caracteriza por un enfoque arriba-abajo, donde prima la flexibilidad y adaptabilidad a las condiciones de cada organización..

(27) Es un método que por su concepción sistémica supera a otros modelos conocidos. Su carácter integrador garantiza la aplicación de los elementos más valiosos, contenidos en las propuestas de Horton y Orna. Una de las ventajas del método consiste en que este, en todo momento, establece una estrecha relación entre la estrategia de información y la estrategia macro de la organización, aportando así una solución pragmática a los problemas de información dentro de las organizaciones. El modelo permite identificar y evaluar los costos de los recursos de información y crear una base de datos que contenga el inventario de los recursos de información que posee la organización. (Villardefrancos, 2005). Metodología de Henczel (2001) Henczel adopta una propuesta similar a las de Orna (1999), Buchanan and Gibb (1998), de ahí que los puntos fuertes de su metodología lo constituyen varias de las fortalezas que poseen las de estos autores como por ejemplo el análisis organizacional estratégico desde arriba hacia abajo. Su modelo se caracteriza por no ser un proceso altamente controlado, y estructurado, que opera de forma estrictamente definida. Este punto de vista supera las propuestas anteriores, cuya desventaja común es que se caracterizan por tener un propósito y un alcance muy definido. Las etapas o pasos comunes que la conforman son los siguientes: 1. Planificación: Establecer objetivos claros (conocer lo que se quiere obtener, conocer la organización e identificar los grupos o personas “informacionales”), determinar el alcance y localización de recursos (alcance físico, tipo y alcance de la información, localización de recursos financieros, humanos y técnicos, opciones de outsource), elección de metodología, elaboración de una estrategia de comunicación y garantizar el apoyo de la dirección. 2. Recopilación de los datos: Los datos pueden ser recolectados a través de cuestionarios, entrevistas personales o grupales, obteniendo tres tipos de datos.

(28) fundamentales: los relacionados con la información requerida para mejorar las tareas y actividades; los relacionados con el nivel exacto de información que responde a las tareas y actividades y por último los relativos a la transferencia de información. En esta etapa además incluye la creación de una base de datos de los recursos de información que son utilizados como una herramienta para establecer los recursos de importancia estratégica. 3. Análisis de los datos: El proceso de análisis estructurado de los datos recolectados, identificará los vacíos, duplicaciones y excesos. Se pueden hacer tres tipos de análisis (análisis general, análisis de importancia estratégica y análisis del mapa del flujo de información). En el análisis general los datos recolectados en las preguntas abiertas son analizados utilizando un programa de base de datos u otra herramienta especializada. En el caso del análisis de la relevancia o importancia estratégica, es realizado utilizando la base de datos de recursos de información, lo cual permitirá realizar un inventario de conocimientos y de información y compara los recursos y el desarrollo del conocimiento con las unidades del negocio y los objetivos organizacionales. El mapa de los flujos de información permite la identificación de los vacíos, duplicaciones e ineficiencias, lo cual puede conformar la base del modelo de transferencia de conocimiento mediante la identificación de donde es creado el conocimiento, donde este es necesitado y hacia donde este va. 4. Evaluación de datos: interpretación de los datos y formulación de las recomendaciones. Muchos de los problemas que fueron identificados son oportunidades para mejorar el suministro de información, ampliar los servicios de información y mejorar la calidad del conocimiento creado, estos incluyen (acumulación de información, distribución parcial de recursos, vacíos en el suministro de las recursos, exceso de información, carencia de transparencia y responsabilidad, y carencia de trazabilidad). Para cada problema identificado puede haber más de una solución. La medida de la sostenibilidad de cada solución debe ser determinada mediante el uso de sistema de medidas y luego contra un set común de criterios. 5. Implementación de recomendaciones: establecimiento de un programa de implementación. Una vez que los resultados de la auditoría han sido.

(29) desarrollados en la estrategia y las recomendaciones han sido formuladas desde las estrategias y han sido comunicadas a la dirección y a través de la organización, deben ser hechos los planes para la implementación de las recomendaciones. El desarrollo de un detallado plan de implementación y la revisión de la estrategia post- implementación facilitará los cambios y minimizará la resistencia. 6. Continuum: una vez que culmina la auditoría, debe tomarse la decisión sobre cómo mantener la base de datos. Cada subsecuente auditoría puede variar en cuanto a su alcance, la metodología utilizada pudiera estar acorde con los objetivos de una auditoría específica, midiendo los cambios que hayan ocurrido desde la auditoría previa. Cada auditoría que se lleve a cabo adiciona información a la base de datos de recursos. El modelo es un marco de trabajo estructurado, flexible y adaptable a las diversas condiciones y restricciones de una organización, sus componentes pueden adecuarse a los objetivos de la organización y de los recursos a su disposición. Constituye una herramienta que puede utilizarse no sólo para identificar estratégicamente las fuentes significativas de información, sino también las actividades que crean conocimiento hacia otras áreas de la organización. (González, 2009). Metodología InfoMap (1988) A pesar de que esta metodología fue desarrollada en el año 1988 por Cornelius Burk y Forest Horton, muchas instituciones la siguen utilizando en la actualidad por las facilidades que esta ofrece en su proceso. En nuestro caso fue utilizada por ser la que más se adecua a los objetivos propuestos en esta investigación. A través de esta metodología. podemos. conocer cuáles son y dónde se hallan los recursos de información de una organización, quiénes la utilizan, con qué costo y cuál es el resultado obtenido. Según los propios autores, la metodología InfoMap surge en la fase de la gestión de recursos corporativos de información, motivada fundamentalmente.

(30) por la carencia de un sistema conceptual integrador que permitiera procesar la información como recurso. El enfoque de esta metodología está dirigido, principalmente, a la explotación rentable de los recursos y tecnologías de información, vista como una función de carácter interno para apoyar a la gerencia en la toma de decisiones. Los autores sostienen la tesis de que el punto de partida para elaborar una estrategia de información corporativa es la identificación de la forma en que se utilizan los recursos de información en la organización, su contribución a las unidades de trabajo y a las estrategias económicas en el futuro. (Villardefrancos, 2005) Burk y Horton (1988) enfatizan la importancia de contar con un método que apoye a la alta gerencia en la administración de los recursos de información y, en este sentido, refieren que: “…El proceso de la investigación identificará problemas y oportunidades relacionados a las prácticas y políticas de la gestión de información actual. Por ejemplo, indicará las fortalezas y debilidades con respecto a la calidad de la información, accesibilidad, la actuación, uso y efectividad; resalta cuánto cuesta y la contabilidad inadecuada y prácticas del presupuesto. Estos análisis le permitirán a la organización:  desarrollar una política de recursos de información corporativa (IRM) fijando a un gerente de Información Principal;  mantener un inventario sistemático de sus recursos de información;  establecer un servicio de información central;  formular un plan estratégico para la gestión de recursos de información para la ventaja competitiva estratégica…”. La unidad de medida para los recursos de información, propuesta por Burk y Horton (1988) en la metodología se denomina Entidades de Recursos de Información (ERIs) definida como “Configuración de personas, cosas, energía, información y otras entradas que tienen la capacidad de adquirir, proveer, procesar, almacenar o diseminar información. Es decir, los fondos de información y funciones manipuladoras de información que son o deben ser, gerenciadas como recursos organizacionales. ”.

(31) Los autores manifiestan que las ERIs pueden clasificarse como fuentes, servicios y sistemas. La primera, es la más abarcadora, pues se refiere a un lugar, soporte o persona de los que se obtiene información, es decir, “las existencias de conocimiento” propio o a los cuales tiene acceso la organización. La segunda es considerada como una actividad útil para la adquisición, procesamiento o transmisión de información y datos con el fin de crear un producto de información. Finalmente, la tercera representa una serie estructurada e integrada de procesos para el tratamiento de la información, que se caracteriza por el procesamiento sistemático y reiterado de datos de entrada, actualizaciones y datos de salida del fichero, ya sea manual o automatizado. (Burk & Horton, 1988) Otra de los indicadores utilizados en dicha metodología son los de costo y valor de las ERIs. Para los autores el costo se refiere, al gasto o proceso pagado para adquirir, contribuir o manufacturar bienes y activos capitales, así como otros gastos que corren a cuenta de una organización, para cumplir sus objetivos. Sucesivamente definen el costo de la información, como el costo de adquisición,. producción. y. almacenamiento. de. la. información,. su. mantenimiento, uso, comunicación y disponibilidad. Están incluidos los costos utilizados para producir información, así como el almacenamiento y la diseminación de la información. (Burk & Horton, 1988) Por otra parte alegan que la información de valor es aquella que:  Contribuye a la efectiva operación de una entidad.  Se recopila en forma efectiva (Con relación a sus costos).  Ayuda a los hacedores de políticas a establecer prioridades.  Introduce una nueva idea o innovación.  Ayuda a un administrador/ hacedor de políticas a justificar un programa o resultado.  Ayuda a obtener una reacción pública hacia las opciones de políticas que se estén considerando.  Provee parte de una base de investigación para un futuro planeamiento.  Ayuda a los administradores/ hacedores de políticas a formular estrategias de marketing para presentaciones ejecutivas o públicas.  Es necesaria para administrar programas..

(32) A su vez la autora Gloria Ponjuán (2002) afirma que la información solo tiene valor si resulta apropiada para la tarea o situación que debe servir. Más adelante expone que el valor práctico o pragmático de la información radica en cuán fácilmente permite alcanzar un propósito, explotar un recurso o cumplir con otros objetivos. La presente investigación se ajustará a la Metodología InfoMap de Burk y Horton atendiendo que esta proporciona un proceso de paso a paso para identificar, mapear, y evaluar los recursos de información de una organización; visto todo como una función interna para el apoyo de la gerencia en la toma de decisiones. También establece un inventario amplio y completo de los recursos; clasificados en fuentes, servicios y sistemas..

(33) Capítulo II.

(34) CAPÍTULO 2: MARCO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN. En este capítulo se presentan los aspectos metodológicos que respaldan la investigación. Se especifica principalmente el tipo de investigación, El contexto de la investigación, el tipo de muestra seleccionada los métodos y técnicas empleadas para su confección, el desarrollo de las etapas de la Metodología utilizada, y las delimitaciones de la investigación.. 2.1-Tipo de investigación: La investigación se clasifica como descriptiva, pues revisa conceptos sobre la gestión de información, y especifica en características y rasgos más importantes de la identificación de recursos de información para de esta manera resolver del problema planteado. Posee un enfoque mixto pues se recogen, estudian y relacionan datos cuantitativos y cualitativos que permiten dar viabilidad a los objetivos trazados. 2.2- Contexto de la Investigación. Como macro contexto de investigación se define el Centro Provincial de la Música de Villa Clara, al cual se subordina La Orquesta Sinfónica de Villa clara (OSVC), que a su vez constituye el contexto específico de esta investigación. Esta institución tiene como objetivo promover las obras de carácter sinfónico de compositores nacionales y universales, ayudando a la formación cultural de la población. Además tiene como propósito estimular la creación musical sinfónica a través de conciertos dirigidos al público en general. Más adelante en el presente capítulo se realiza una caracterización del Centro Provincial de la Música de Villa Clara y de la Orquesta Sinfónica de Villa clara (OSVC)..

(35) 2.3-Muestra. La muestra seleccionada fue no probabilística intencional con el propósito de adquirir información de los casos más representativos de la institución. Para ello se consideró el criterio de informantes claves; como son los directivos, jefes de cuerda y la administración. 2.4- Métodos. Para la recogida de información en este trabajo se utilizaron los siguientes métodos: Métodos Teóricos: Deductivo- Inductivo: Permitirá arribar a conclusiones cualitativas a través de los resultados cuantitativos. Analítico- sintético: de los resultados obtenidos en cada uno de los pasos de la metodología, se analizaron y sintetizaron la información relevante y de más utilidad para la identificación final de los recursos corporativos de la institución. Métodos Empíricos: Análisis documental: puesto que para el desarrollo de la investigación se utilizaron fuentes bibliográficas como: bibliotecas digitales, tesis, proyectos, documentos propios de la institución sujeto del estudio y Google, combinando los diferentes soportes: impreso y digital, buscando la información a través de palabras claves. Encuesta: permitió la recopilación de toda la información que se necesitó para la confección de esta investigación. Métodos Matemáticos y/ o estadísticos: Cálculo porcentual: Se utilizó para procesar matemáticamente los resultados de los instrumentos aplicados a la muestra.. 2.5- Técnicas empleadas para la recogida de información.

(36) Como técnicas utilizadas para recopilar la información se utilizaron: El cuestionario: se le aplicó a un total de 25 personas, con el un primer objetivo de identificar los recursos de información utilizados en la institución; y un segundo objetivo fue conocer el uso que se le daba a la información por los miembros de la OSVC. En su elaboración se toma como referencia el cuestionario aplicado en el estudio de los recursos de información de la Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana. (Cárdenas, 2002) (ANEXO 1) El personal seleccionado fue a partir de los siguientes criterios: Los directivos de la institución donde se incluye a la directora general, director titular y director adjunto. Los miembros de la administración, donde se incluyen a la administradora general, la digitalizadora, la productora y el archivero. Los jefes principales de la orquesta, donde se incluyen al jefe general conocido como Concertino, y los jefes de sección de instrumentos conocidos como jefes de cuerdas. Los cargos de los informantes claves se muestran en la siguiente tabla: Nombres y Apellidos de. Cargo que ocupa. Informantes claves Irina Toledo Rocha. Directora General. Jorge López Marín. Directo Titular. Maritere Fernández Abreu. Directora adjunta. Carmen Betancourt Arencibia. Administradora general. Anabel Jiménez Martínez. Digitalizadora. Belkis Lugo Machado. Productora. Lesdia Guzmán Campbell. Archivero.

(37) Juan Alberto Águila Mendoza. Concertino. Gabriel Antonio Padrón Pérez-Corcho. Jefes de Cuerdas. Risselt López Veitía. Jefes de Cuerdas. Maykel Rafael Veitía Torriente. Jefes de Cuerdas. Pedro García Mangano. Jefes de Cuerdas. Yoanet Santos González. Jefes de Cuerdas. Melissa Martínez Riverón. Jefes de Cuerdas. Tomás Jesús Moré Mayea. Jefes de Cuerdas. Litza García Cabezas. Jefes de Cuerdas. Datmara Calcines Batista. Jefes de Cuerdas. William Machado Montenegro. Jefes de Cuerdas. Regla de la C. Martínez. Jefes de Cuerdas. Yenisley Vera Artiles. Jefes de Cuerdas. Roberto Félix Poblador Perdigón. Jefes de Cuerdas. Emilio Sánchez García. Jefes de Cuerdas. Iván Trujillo Duran. Jefes de Cuerdas. José Leonardo Hernández Valdés. Jefes de Cuerdas. Freyda Anido Pacheco. Jefes de Cuerdas. Caridad Antonia del Sol Silverio. Jefes de Cuerdas.

(38) 2.6 -Etapas de la investigación. Las etapas de la investigación se observan en la figura 1 y se corresponden con la Metodología InfoMap.. Confección del Inventario Preliminar de Recursos.. Paso I. Determinación de Costos y Asignación de Paso II. Valores.. Aplicación de técnicas de análisis de la información (Matrices/ Mapas). Paso III. Identificación de los Recursos Corporativos de la institución (fortaleza y debilidades de los recursos).. Paso IV. Aplicación integral. Aplicación segmentada de una o varias etapas. FIGURA 1. Representación gráfica de la metodología InfoMap. Fuente: Villardefrancos, 2005..

(39) A continuación se describen sintéticamente los pasos de la metodología abordada en el estudio: Paso 1: Confección del Inventario Preliminar de Recursos. Consiste en el inventario de todas las manifestaciones de información que puedan constituir un recurso, sin importar que se generen dentro o fuera de la organización y que sean tratados manual o electrónicamente. Dicho inventario incluye no solo las fuentes de información, sino también los servicios y sistemas con que cuenta la organización. Los objetivos de esta fase son:  Identificar las entidades específicas de recursos - fuentes, servicios o sistemas – que existen dentro de la organización o son utilizados por esta.  Analizar el conocimiento actual que la organización posee sobre su información y sistemas, su tamaño y complejidad.  Revelar la relación directa entre negocio-actividad / plan de información. Como resultado, se obtendrá un inventario preliminar de todos los recursos de información potenciales que pueden ser utilizados por la organización.. Paso 2: Determinación de Costos y Asignación de Valores. El objetivo de esta fase consiste en esclarecer los tipos de relación costo/valor para cada entidad de recurso de información identificada en el paso anterior, es decir, determinar qué tan costosa y qué tan importante es cada ERI. Paso 3: Aplicación de técnicas de análisis de la información (Matrices/ Mapas) Se elaboran los mapas y gráficos que reflejan los hechos recopilados. Inicialmente, se elaboran las matrices que muestran el lugar en que dentro de la organización, están ubicados los tres principales núcleos de información: usuarios, proveedores/procesadores y gerentes. Es decir, se determina qué grupo usa, distribuye o gestiona los recursos identificados en la primera fase del modelo. A continuación, se procede a la construcción de un mapa de recursos de información que permite:.

(40)  Evidenciar, en términos funcionales y de contenido, dónde los recursos de información existen.  Detectar los recursos de información críticos, así como aquellos que solo poseen un valor marginal.  Identificar oportunidades de interconexión entre los recursos de información.  Ubicar, en una sola página, los recursos en función de 2 espectros horizontal y vertical - a partir de los cuales se representan las siguientes 4 características: medio/conducto, contenido, fondos y funciones. Ese procedimiento permite conocer el espectro total de los recursos identificados. Paso 4: Identificación de los Recursos Corporativos de la institución (fortaleza y. debilidades de los recursos).. El objetivo de esta fase consiste en la identificación de los recursos de información corporativos, señalando las debilidades y fortalezas de cada uno. Permite emitir un conjunto de recomendaciones, por ejemplo: determinar responsabilidades respecto al uso y manejo de los recursos de información estratégicos; utilizar con mayor frecuencia los recursos de información subempleados, los que por sus particularidades puedan agilizar las actividades de la organización; ver la información dispersa en varias bases de datos con vistas a unirla; contribuir al desarrollo de una intranet, etc. (Villardefrancos, 2005) 2.7 Estilo bibliográfico El estilo escogido para confeccionar la bibliografía fue la norma Harvard 2004, construida por el gestor bibliográfico EndNote y exportado luego en un solo cuerpo bibliográfico al Microsoft Word. 2.8 Caracterización del objeto de estudio. Antes de caracterizar la institución objeto de estudio sería importante destacar aspectos de la institución a la cual se subordina la OSVC..

(41) El Centro Provincial de la Música y los Espectáculos “Rafael Prats” de Villa Clara pertenecen al Sectorial de Cultura Provincial de Villa Clara y es regido, financiado y controlado por el Instituto Cubano de la Música. Cuenta en su catálogo con 175 Unidades Artísticas, de ellas 46 son subvencionadas y 129 se comercializan. Es característica del centro comercializar, promocionar el talento y generar eventos que contribuyan al desarrollo de la educación estética de la población. Tiene como misión la proyección, ejecución y control de la política cultural establecida para la música y los espectáculos. Estimular la creación artística, el desarrollo de programas especiales, la promoción y comercialización del talento y velar por la conservación y difusión del patrimonio musical. Uno de sus objetivos estratégicos generales es desarrollar los programas especiales de la revolución, dirigidos a dar respuesta a las necesidades culturales de la población. Dentro de dichos programas, se encuentra el Programa para el Desarrollo de la Música Sinfónica el cual le concierne a esta investigación, pues en este se marcan las pautas para el desarrollo de las orquestas sinfónicas en todo el país. Por su parte, la Orquesta Sinfónica de Villa Clara (OSVC) cuenta con 62 integrantes entre directores, instrumentistas y personal administrativo. Su repertorio está catalogado como uno de los más amplios del país. Contiene desde los grandes clásicos universales y nacionales, hasta obras del sinfonismo más contemporáneo. Misión La Orquesta Sinfónica de Villa Clara es una institución que promueve obras de carácter sinfónico de compositores nacionales y universales, ayudando a la formación cultural de la población. Conjuntamente. estimula y suscita la. creación musical sinfónica a través de conciertos dirigidos al público en general. Visión Somos una institución abierta a toda la sociedad, con un alto concepto de la excelencia musical, que contribuye al elevamiento cultural y espiritual del ser.

(42) humano. Nos. vinculamos con la comunidad a través del intercambio, la. cooperación y el cultivo de valores trascendentales que inciden en la formación de nuestra ciudadanía. Contamos con un recurso humano dirigido al logro de una meta común, con alto grado de pertenencia y profesionalidad. Promovemos la superación de la enseñanza musical de los jóvenes integrantes de la orquesta.. Objetivos: 1. Divulgar a través de los conciertos el mundo sinfónico y sus más grandes exponentes. 2. Promocionar obras del repertorio sinfónico nacional como rescate de nuestro patrimonio cultural. 3. Promover el desarrollo y difusión de la música sinfónica en el centro del país contribuyendo a satisfacer las necesidades culturales de la población. 4. Fomentar el alcance y sostenimiento de un alto nivel técnico musical en la ejecución de las obras. 5. Estimular el desarrollo técnico musical de los jóvenes integrantes de la orquesta como el relevo del mañana. 6. Mantener una estrecha relación con las escuelas de arte como fuente de ingreso de las nuevas generaciones. 7. Fortalecer los vínculos de trabajo existentes con la Unión Nacional de Escritores y Artistas de Cuba (UNEAC) y la Asociación Hermanos Saíz (AHS).. 2.9- Diagnóstico sobre el uso de la información por los miembros de la OSVC. Antes de aplicar la metodología utilizada en este estudio para identificar los recursos informacionales imprescindibles para el logro de los objetivos de la institución, se hizo necesario indagar el estado de conocimiento que tenían los.