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Examen especial al componente propiedad, planta y equipo en el “Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Pastaza” periodo 2018

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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORIA C.P.A.

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS

C.P.A.

TEMA: EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL “GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO

MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA” PERIODO 2018

AUTOR (A): Heredia Sandoval Angela de las Mercedes TUTOR: Dr. Jarrín López Walter Bolívar

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DEDICATORIA

Dedico este trabajo de investigación, desde lo más profundo de mi corazón a mi madre, ya que en donde ella se encuentre sé que su energía va a brillar porque fue su último deseo para mí. Es ella la que me inspiro y me dio las fuerzas necesarias para continuar y alcanzar mi objetivo.

A mis profesores que supieron impartir sus conocimientos de una forma muy profesional, y a la institución que ha permitido desarrollarme tanto académica como profesional.

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AGRADECIMIENTO

En primer lugar agradezco a Dios ya que sin su presencia nada es posible en esta vida.

A mi esposo y mis hijos ya que sin su apoyo y comprensión no hubiese sido posible alcanzar este logro tan anhelado e indispensable como es el desarrollo de mi profesión.

A mis profesores por toda la enseñanza y paciencia hacia mi persona, ya que gracias a esto tengo los conocimientos necesarios para desenvolverme en mi profesión y lograr el éxito deseado.

También agradezco a mis compañeros y compañeras por todo lo compartido día a día, es una experiencia inolvidable en nuestras vidas.

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RESUMEN

El presente proyecto de investigación consiste en un examen especial al componente propiedad, planta y equipo en el Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Pastaza, para mejorar la administración de los bienes de larga duración, en donde se pueda determinar las inconsistencias, debilidades y/o irregularidades, que con la aplicación de las recomendaciones de auditoría permita mejorar la razonabilidad de la información financiera.

Los objetivos principales son: fundamentar las bases teóricas y científicas de los contenidos referente a la auditoria gubernamental, examen especial y la gestión administrativa y financiera, diagnosticar la situación actual del inventario referente al componente propiedad, planta y equipo en el “GAD. Municipal del Cantón Pastaza”, mediante métodos, técnicas e instrumentos de investigación, aplicar las fases del proceso de un examen especial, enfocado al control de inventarios en el componente propiedad, planta y equipo en el GAD, Municipal del cantón Pastaza.

Con la aplicación de un examen especial al componente Propiedad, planta y equipo en el “GAD. Municipal del Cantón Pastaza”, se contribuirá al mejoramiento en el manejo, gestión y control de bienes; aplicando normas, reglamentos y leyes que regulan el accionar de las entidades y organismos del sector público.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS

CERTIFICACIÓN DEL TUTOR CERTIFICACIÓN DE AUTORIA

APROBACIÓN DEL TRIBUNAL

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

RESUMEN

ABSTRACT

CAPITULO 1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA... 7

1.1 Antecedentes de la investigación... 7

1.2 Actualidad de la Auditoría y el Examen en el sector público ... 9

1.2.1 Auditoría... 9

1.2.2 Auditoria Gubernamental ... 10

1.2.3 Tipos de Auditoria ... 10

1.2.4 Fases de la auditoria... 11

1.2.5 El Control ... 15

1.2.6 Riesgos de auditoría ... 18

1.2.7 El Hallazgo ... 19

1.2.8 Evidencias de auditoría... 20

1.2.9 Programa de auditoría ... 21

1.2.10 El Informe de Auditoría. ... 21

1.2.11Examen especial... 21

1.2.12 Gestión administrativa y financiera ... 22

1.2.13 Bienes de larga duración ... 23

1.2.14 Normativa... 23

1.3 Actualidad ecuatoriana del sector público GAD. municipales ... 27

CAPÍTULO 2. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO... 28

2.1 Paradigma y tipo de investigación ... 28

2.2 Resultados del diagnóstico de la situación actual ... 33

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CAPÍTULO 3. EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD,

PLANTA Y EQUIPO EN EL GAD. MUNICIPAL DEL CANTÓN PASTAZA ... 46

3.1 Propuesta del examen especial ... 46

Objetivos ... 46

3.2 Aplicación práctica del examen especial... 49

3.2.1 Memorandum de planificación... 50

3.2.2 Cuestionario de control interno ... 61

3.3 Fase 1. Planificación preliminar ... 66

3.3.1 Diagnóstico preliminar de la institución ... 66

3.3.2 Información de la institución ... 66

3.3.4 Objetivos de la entidad ... 66

3.3.5 Motivos del examen... 67

3.3.6 Objetivos del examen ... 67

3.3.7 Base Legal ... 68

3.3.8 Dirección financiera... 69

3.3.8 Monto de recursos examinados... 69

3.3.10 Servidores relacionados... 69

3.3.11 Programa de auditoría ... 70

3.4 Fase 2 Planificación específica ... 71

3.4.1 Cuestionario de control interno primer componente... 73

3.4.2 Matriz de evaluacion del nivel de riesgo primer componente... 74

3.4.3 Matriz preliminar de riesgo primer componete ... 75

3.4.4 Cuestionario de control interno segundo componente ... 78

3.4.5 Matriz de evaluacion del nivel de riesgo del segundo componente . 79 3.4.6 Matriz preliminar de riesgo del segunedo componente... 80

3.4.7 Cuestionario de control interno tercer componente... 82

3.4.8 Matriz de evaluacion del nivel de riesgo del tercer componente ... 83

3.4.9 Matriz preliminar de riesgo ... 84

3.4.10 Matriz de resultado final de nivel de riesgo de los tres componentes ... 85

3.5 Fase 3 - Ejecución ... 86

3.5.1 Cédula narrativa del primer componente ... 87

3.5.2 Hoja de hallazgos del primer componente ... 88

3.5.3 Cédula narrativa del segundo componente... 91

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3.5.6 Hoja de hallazgos del tercer componente ... 114

3.6 Fase 4. comunicación de resultados ... 120

3.7 Fase 5. Seguimiento... 140

CONCLUSIONES... 145

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INDICE DE TABLAS

Tabla 1 Encuesta ... 30

Tabla 2 Tabulación sobre la existencia de manuales específicos... 33

Tabla 3 Tabulación sobre la definición de procesos para los bienes de la institución ... 34

Tabla 4 Tabulación si cuenta la entidad con instalaciones seguras ... 35

Tabla 5 Tabulación si se estableció un sistema apropiado para el control de bienes ... 36

Tabla 6 Tabulación si se ha elaborado un plan actualizado de seguridad ... 37

Tabla 7 Tabulación si se aplica los controles internos en la adquisición de bienes ... 38

Tabla 8 Tabulación de la verificación de la condición de los bienes ... 39

Tabla 9 Tabulación sobre la existencia de normativa interna para la designación de los custodios ... 40

Tabla 10 Tabulación si se verifica que los bienes se han utilizados para las labores institucionales... 41

Tabla 11 Tabulación sobre la responsabilidad del uso de los bienes por cada servidor ... 42

Tabla 12 Tabulación si se reportan los cambios oportunamente para los correctivos que requieren... 43

Tabla 13 Tabulación si la institución cuenta con una reglamentación interna sobre la constatación física de los bienes ... 44

Tabla 14 Memorando de planificación ... 50

Tabla 15 Programa de auditoría... 54

Tabla 16 Cuestionario de control interno ... 61

Tabla 17 Matriz de evaluación del nivel de riesgo... 65

Tabla 18 monto de recursos ... 69

Tabla 19 Programa de trabajo... 70

Tabla 21 Cuestionario de control interno del primer componente solidez del sistema de control ... 73

Tabla 22 Matriz de evaluación del nivel de confianza y riesgo del primer componente solidez del sistema de control ... 74

Tabla 23 Matriz Preliminar de Riesgo Componente 1 solidez del sistema de control ... 75

Tabla 24 Programa de trabajo del segundo componente Constatación física de bienes ... 76

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Tabla 25 Cuestionario de control interno segundo componente constatación

física de bienes ... 78

Tabla 26 Matriz de evaluación del nivel de confianza y riesgo del segundo componente constatación física de bienes ... 79

Tabla 27 Matriz Preliminar de Riesgo Componente 2 Constatación física de bienes ... 80

Tabla 28 Programa de trabajo del tercer componente conciliación de saldos . 81 Tabla 29 Cuestionario de control interno tercer componente conciliación de saldos... 82

Tabla 30 Matriz de evaluación del nivel de confianza y riesgo del tercer componente conciliación de saldos... 83

Tabla 31 Matriz Preliminar de Riesgo Componente 3 custodia conciliación de saldos... 84

Tabla 32 Matriz de resultados de nivel de riesgos de los tres componentes ... 85

Tabla 33 Matriz del nivel de confianza y nivel de riesgo ... 85

Tabla 34 Programa de auditoría de la solidez del control interno ... 86

Tabla 35 Cédula narrativa primer componente solidez del control interno... 87

Tabla 36 Hoja de hallazgos del primer componente solidez del control interno88 Tabla 37 Programa de auditoría de la constatación de bienes ... 90

Tabla 38 Cédula narrativa segundo componente constatación física de bienes ... 91

Tabla 39 Constatación física ... 93

Tabla 40 evidencia física de la constatación de bienes ... 98

Tabla 41 Verificación de la codificación ... 101

Tabla 42 Bajas ... 103

Tabla 43 memorándum para la toma física del inventario del 2018 ... 105

Tabla 44 Hoja de hallazgos del segundo componente constatación física de bienes ... 107

Tabla 45 programa de auditoria de la conciliación de saldos... 109

Tabla 46 Cédula narrativa tercer componente Conciliación de saldos... 110

Tabla 47 conciliación de saldos ... 111

Tabla 48 Depreciaciones ... 112

Tabla 49 Hoja de hallazgos del tercer componente conciliación de saldos ... 114

Tabla 50 monto de recursos examinados ... 125

Tabla 51 informe de la constatación física ... 129

Tabla 52 constatación física sistema desactualizado... 131

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INDICE DE FIGURAS

Figura 1 árbol de problemas ... 5 Figura 2. Fases de auditoria 1... 12 Figura 3 Fases de la auditoria 2... 13 Figura 4 Representación gráfica sobre la existencia de manuales específicos 33 Figura 5 Representación gráfica sobre la definición de procesos para los bienes de la institución ... 34 Figura 6 Representación gráfica si cuenta la entidad con instalaciones seguras

... 35 Figura 7 Representación gráfica si se estableció un sistema apropiado para el control de bienes... 36 Figura 8 Representación gráfica si se ha elaborado un plan actualizado de seguridad ... 37 Figura 9 Representación gráfica si se aplica los controles internos en la

adquisición de bienes... 38 Figura 10 Representación gráfica de la verificación de la condición de los

bienes ... 39 Figura 11 Representación gráfica sobre la existencia de normativa interna para la designación de los custodios... 40 Figura 12 Representación gráfica si se verifica que los bienes se han utilizados para las labores institucionales ... 41 Figura 13 Representación gráfica sobre la responsabilidad del uso de los

bienes por cada servidor ... 42 Figura 14 Representación gráfica si se reportan los cambios oportunamente para los correctivos que requieren ... 43 Figura 15 Representación gráfica si la institución cuenta con una

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INTRODUCCIÓN

Actualmente un examen especial es una herramienta indispensable y confiable para todo directivo de una empresa o institución, porque por medio de su aplicación se puede proporcionar una información contable apegada a la realidad, establecer errores e irregularidades que atraviesa la empresa o institución. El examen especial a evolucionado tanto en el sector privado como en el público, ya que su proceso va orientado a dar fe sobre las operaciones pasadas, pretendiendo mejorar las futuras a través de sus recomendaciones constructivas que tienden a aumentar la eficiencia y eficacia de las entidades. Esto hace que la importancia de un examen especial sea indispensable para la mejora de las organizaciones en cualquier contexto.

Los recursos clasificados como propiedad, planta y equipo corresponden a activos obtenidos para su uso en producción, prestación de servicios, para propósitos administrativos o para ser arrendados a terceros, hoy en día la cuenta propiedad, planta y equipo representa una inversión importante y fundamental para un buen funcionamiento y desempeño en todo tipo de actividades, las mismas deben llevar un control adecuado que permita presentar los valores reales en cuanto a sus costos y sus gastos; decidir oportunamente sobre los activos depreciados o deteriorados; obtener valores reales evitando su sobrevaloración o subvaloración de su propiedad, planta y equipo.

Para no cometer errores, los GAD. Municipales y Provinciales deben apegarse a la normativa vigente como normas del control interno para el sector público y la contraloría general del estado.

Por esta razón es de vital importancia que en el GAD. Municipal del cantón Pastaza, se realice un examen especial al componente propiedad, planta y equipo, como parte de la auditoria gubernamental, el examen que verifica estudia y evalúa los aspectos de una parte de las actividades apegadas a la gestión financiera, administrativa y operativa; para luego ejecutar y aplicar el proceso de auditoría.

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registro único de contribuyentes RUC, etc. pero uno de ellos es el Plan Nacional de desarrollo toda una vida en la constitución -en el Art. 280 expresa: “Es el instrumento al que se sujetaran las políticas, programas y proyectos públicos; la programación y ejecución del presupuesto del estado; y la inversión y la asignación de los recursos públicos; y coordinar las competencias exclusivas entres el Estado central y los gobiernos autónomos descentralizados. Su observancia será de carácter obligatorio para el sector público e indicativo para los demás sectores”

El Plan nacional de desarrollo toda una vida actualmente se apunta a mantener el pluralismo social sostenido sobre una población más educada e informada, pues se entiende al ser humano como un ser diverso, con derecho a disentir, discrepar y pensar distinto, siempre guiado bajo la lógica de la comunidad política común.

En lo financiero, el sector privado es muy reconocido en el sistema económico y productivo; pero también se advierte la necesidad de reconocer a los actores no tradicionales en especial, en lo que respecta a la economía popular y solidaria y a las pequeñas y medianas empresas. Asimismo, vemos como irrenunciable el cumplimiento de los derechos de los trabajadores. Aquello no significa la reducción de la participación del sector privado en el desarrollo nacional; por el contrario, implica una mayor participación de los actores económicos tradicionales ahí es donde las inversiones públicas y privadas sean capaces de trabajar conjuntamente, para dinamizar el aparato productivo local y la economía nacional, generando trabajo digno, enfocados al fortalecimiento de competencias y la capacitación.

De acuerdo con los objetivos del Plan Nacional de desarrollo toda una vida se puede obtener una valoración del trabajo digno de diferentes formas como las siguientes:

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Para el desarrollo de esta investigación se tendrá como guía en la Contraloría General del Estado en la administración de bienes del sector público, la existencia de exámenes especiales al componente propiedad, planta y equipo en los Gobiernos Autónomos Descentralizados del Ecuador; los mismos que han sido guía para el mejoramiento de la administración y utilización de recursos públicos, la identificación de los custodios y usuario de los bienes; el apropiado control contable y físico mediante la aplicación de códigos preestablecidos y el uso de registros ordenados y reportes uniformes.

El procedimiento para seguir en la presente investigación se realizará sobre la base de los lineamientos expuestos en la ley orgánica de la contraloría general del estado, debido a que su artículo 19 de forma textual expresa:

“Como parte de la auditoría gubernamental el examen especial verificará, estudiará y evaluará aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su ejecución, aplicará las técnicas y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, de acuerdo con la materia de examen y formulará el correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y recomendaciones”

De igual manera las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, que son de cumplimiento obligatoria para la planificación y ejecución de una auditoría, en especial la tercera norma dentro del grupo de normas relacionadas al trabajo de campo, que expresa la importancia de aplicación de técnicas, la misma que tienen que cumplir con sus atributos de suficiente, competente, pertinente y relevante.

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¿Como incide el deficiente control de la cuenta propiedad, planta y equipo en la presentación de los resultados económicos del GAD: Municipal del Cantón Pastaza?

El componente propiedad, planta y equipo es una parte fundamental tanto como en el sector público y privado, lamentablemente el control de estos es un verdadero problema para la administración pública, ya que no existe un adecuado control, a diferencia de la empresa privada donde cuentan con más políticas de control.

Los funcionarios o responsables encargados de la custodia y control del componente propiedad, planta y equipo en el sector público tienen que cumplir con todas las disposiciones que emanan los organismos de control.

Los activos fijos son imprescindibles en toda institución tanto pública como privada, constituyen un recurso destinado al desarrollo de las actividades y al cumplimiento de los objetivos; es por ello por lo que su utilización y valoración es de suma importancia para los funcionarios custodios responsables de los mismos.

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ÁRBOL DE PROBLEMAS

Figura 1 árbol de problemas

Elaborado por: Angela Heredia

Objeto de investigación y campo de acción

Objeto de investigación: Auditoría

Campo de acción: Examen especial Propiedad, planta y equipo

Identificación de la línea de investigación: Auditoría

Objetivos de investigación

Para la solución del problema científico planteado se propone como objetivo general Aplicar un examen especial al componente propiedad, planta y equipo, en el “Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza”, para mejorar la gestión administrativa y financiera, durante el año 2018.

Para poder dar cumplimiento a este objetivo se plantean los siguientes objetivos específicos

1. Fundamentar las bases teóricas y científicas de los contenidos referente a la auditoria gubernamental, examen especial y la gestión administrativa y financiera

2. Diagnosticar la situación actual del inventario referente al componente propiedad, planta y equipo en el “GAD. Municipal del Cantón Pastaza”, mediante métodos, técnicas e instrumentos de investigación.

Desconocimento del patrimonio real

Administracion de propiedad, planta y

equipo deficinete

inexactitud de indicadores financieros

Ineficiente registro de documentos fuentes de

propiedad, planta y equipo

Deficiente control de propiedad, planta y equipo en el GAD. Municipal del canton Pastaza

Deficientes politicas establecidas por parte

de la administración

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3. Aplicar las fases del proceso de un examen especial, enfocado al control de inventarios en el componente propiedad, planta y equipo en el GAD, Municipal del cantón Pastaza.

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CAPITULO 1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

Se presenta en este capítulo información que se encontrara en los contenidos referentes al tema de investigación propuesto, en los cuales se describirán los principales trabajos realizados por diferentes autores que tienen relación con el tema de investigación y se verificara los principales conceptos que permitirán realizar este proyecto con una visión específica y clara para poder relacionar el objetivo de estudio de la investigación.

1.1 Antecedentes de la investigación

En referencia a la presente investigación, se ha procedido a revisar en los repositorios digitales y biblioteca de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”; pudiendo constatar que no existe otra investigación similar a la que se pretende desarrollar; por el contrario, existen otras investigaciones que tienen relación al tema propuesto, las mismas que se procede a enunciar.

En la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, extensión Tulcán se localizó una tesis de grado para la obtención del título de ingeniera en contabilidad superior, auditoria y finanzas CPA. que tiene como tema “Sistema de control interno para bienes de larga duración del Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi”, a cargo de Alexandra Janeth Narváez Mora, con fecha de presentación del año 2015, el mismo que realiza la presentación de un Sistema de Control Interno para los Bienes de Larga Duración en el Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi, con el que se pretende mejorar el manejo y control de estos; mediante el desarrollo de procedimientos e instrumentos adecuados desde la recepción del bien, asignación de custodio, codificación, constatación física, traspaso, egreso previos a la baja y revalorización de los bienes; determinando responsabilidades a los funcionarios que están implicados en su manejo basados en los reglamentos expedidos. (Sarmiento, 2004)

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mediante el desarrollo de procesos para adquisición de bienes, baja de bienes, baja de robo o hurto, enajenación o venta-remate al martillo, enajenación o Venta – Remate sobre Cerrado y Enajenación o Venta – Venta Directa, Constatación física, depreciación, Revalorización del Bien, Etiquetado del Bien y Control de Vehículos Públicos, mismos que están sujetos a la Normativa vigente. (Zapata Sanchez, 2017).

En la universidad Técnica de Machala unidad académica de ciencias empresariales coordinación de posgrado se localizó un proyecto de maestría en auditoría y contabilidad, tesis de grado previa a la obtención del título de magíster en auditoría y contabilidad, que tiene como tema: “Control de bienes de administración y su incidencia en la gestión administrativa y financiera del gobierno autónomo descentralizado municipal del cantón camilo Ponce Enríquez período 2013”, a cargo del Ing. Bolívar Antony Bravo Coronado C.P.A. con fecha de presentación del año 2015, el mismo presenta una propuesta que trata del diseño de un reglamento interno para el control de los bienes de administración, lo cual tiene incidencia a la gestión administrativa y financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Camilo Ponce Enríquez, el mismo presenta una propuesta que trata sobre el diseño de un reglamento interno para el control de los bienes de administración, lo cual tiene incidencia a la gestión administrativa y financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Camilo Ponce Enríquez. (Sotomayor, 2008).

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para lo cual se debe determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales. (Gonzalez, 2013).

Con estos antecedentes, se puede deducir que la presente investigación es auténtica y original, la misma que es pertinente desarrollar en el GAD. Municipal del Cantón Pastaza durante el segundo semestre del año 2018 y primero del 2019.

1.2 Actualidad de la Auditoría y el Examen especial en el sector público

Para analizar el tema de estudio, se realiza una investigación bibliográfica de varios autores con el objetivo de guiar esta investigación y recalcar la importancia de los temas a tratar.

1.2.1 Auditoría

Según el autor Sotomayor (2008), manifiesta que el concepto de auditoría representa una técnica de control ya existente, y una disciplina que se inicia formalmente y que continúa desarrollándose con nuevos enfoques (la administración). (p. 33)

Según el autor Gonzalez (2013), indica que La auditoría es un proceso que sirve para evaluar evidencia y para determinar la confianza de todas las afirmaciones y criterios y para poder comunicar los resultados a las personas interesadas de los mismos. (p. 22)

Según el autor Mantilla (2011), expone que la auditoría es un método, que busca el control como parte importante, esto depende de las metodologías que emplee para su desarrollo. (p. 21)

Según el autor Lindegaard, Galvez, & Lindegaard (1999), señala que auditar es el proceso de evaluar evidencia, desarrollado por un profesional competente que maneje la economía de una entidad, con el fin de informar los criterios establecidos. (p. 4)

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Según los mencionados conceptos la auditoría es una evaluación y comprobación al cumplimiento de las normas establecidas. Obteniendo evidencia suficiente y competente para su sustentación.

Importancia de la auditoría. Según el autor Melgar (2009), expresa que la importación de estos exámenes especiales, que se realizan proporciona confianza de la buena marcha del negocio. La labor de la auditoría tiene como objetivo de maximizar la eficacia del control interno de la empresa. (p. 7)

La importancia de la auditoría se desarrolla en todas las instituciones o empresas ya que al momento de aplicar una auditoría se obtiene información real y confiable, para poder tomar medidas correctivas en caso se presente un error o una irregularidad.

1.2.2 Auditoria Gubernamental

Según el autor Estupiñan (2009), expone que la auditoría gubernamental establece un modelo de auditoría llamada forense, diseñado para dar un mayor control del uso de los recursos de que disponen para el servicio de todos los ciudadanos y sobre las acciones de los altos dirigentes y de los encargados del desarrollo de las funciones públicas. (p. 420)

Según la Contraloria General del Estado (2003), señala que la auditoría gubernamental es un examen objetivo, sistemático, independiente, constructivo y selectivo de evidencias, efectuadas a la gestión institucional para que el manejo de los recursos públicos sean razonables en el grado de cumplimiento de objetivos y metas, los cuales van dirigidos a todo ámbito tanto humanos como materiales, financieros, etc., y si estos, fueron administrados con eficiencia, efectividad, economía, eficacia y transparencia.

Según los autores la auditoría gubernamental es un examen objetivo que va dirigido a los recursos del sector público, para determinar el grado de cumplimiento.

1.2.3 Tipos de Auditoria

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auditoría Informática, auditoría Integral, auditoría Ambiental, auditoría de Calidad, auditoría Social, auditoría Gubernamental. (p. 15)

Gonzalez (2013), apunta que el contador público independiente debe familiarizase con los siguientes tipos de auditoría: de gestión, de control interno, de operaciones, del medio ambiente y de estados financieros. (p. 23)

Franklin (2013), comenta que es necesario ampliar los tipos de auditoría para fortalecer sus conocimientos son los que se detallan a continuación: Auditoría ambiental, Auditoría al desempeño, Auditoría de gestión de la calidad, Auditoría de evaluación de programas, Auditoría de evaluación de proyectos, Auditoría de innovación, Auditoría de obra pública e inversiones físicas, Auditoría de regularidad, Auditoría de riesgo, Auditoría energética, Auditoría especial, Auditoría forense, Auditoría informática, Auditoría integral, Auditoría de legalidad, Auditoría operacional, Auditoría social, Auditoría tecnológica. (p. 18)

Los tipos de auditoría son muy parecidos según los autores mencionado, es decir, todos son de suma importancia al momento de clasificarlos.

1.2.4 Fases de la auditoria

Pallerola & Aguilar (2014), habla que las fases de la auditoría son las siguientes: Fase de planificación de todos los trabajos a realizarse en las oficinas del auditor, fase de ejecución del trabajo de revisión, fase de comunicación de los resultados obtenidos habitualmente dicha reunión de trabajo se suele realizar en las dependencias del cliente y en el supuesto de requerir una mayor confidencialidad, en las oficinas del auditor, fase de redacción del informe: dicho trabajo siempre se realiza en el despacho del auditor o firma de auditoría, fase de control de calidad: una vez finalizados todos los trabajos es necesaria y obligatoria una revisión por arte de otro auditor al objeto de tener la seguridad que se ha cumplido las normas de auditoría actualmente vigentes. (p. 35)

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Figura 2. Fases de auditoria 1

Fuente: Vilches Troncoso, 2005

Elaborado por: Angela Heredia

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Fase 1: Etapa previa y definición de los términos del trabajo

Fase 2: Planeación

 Entendimiento de la entidad y su entorno y valoración de los riesgos  Obtención de información sobre las obligaciones legales de la empresa  obtención de información sobre el plan de gestión de la empresa

 Realización de procedimientos analíticos preliminares

 Establecer la importancia relativa y evaluar el riesgo aceptable de auditoría y el riesgo inherente

 Entender la estructura de control interno y evaluar el riesgo de control  Elaborar un plan global de auditoría y un programa de auditoría

Fase 3: Procedimiento de auditoría en respuesta a los riesgos valorados

 Determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos requeridos

 Pruebas de los controles  Procedimientos sustantivos  Evaluación de la evidencia  Documentación

Fase 4: Fase final de la auditoría

 Revisar los pasivos contingentes

 Revisar los acontecimientos posteriores  Acumular evidencias finales:

 Evaluar el supuesto de empresa en marcha

 Obtener carta de presentación o certificaciones de los estados financieros  Revisar los estados financieros y verificar que las cifras finales

concuerden con ellos

 Construir los indicadores esenciales para evaluar el desempeño de la administración en el cumplimiento de los objetivos y metas

 Emitir el informe de auditoría integral

 Discusión del informe con la administración o comité de auditoría

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Las fases de auditoría según estos autores son el esquema o el proceso para seguir en toda auditoría a realizarse.

1.2.5 El Control

Pallerola & Aguilar (2014), escribe que la evaluación del control interno es muy necesaria en una empresa o institución para poder asegurar sus activos y resultados, todo buen control debe evaluar los siguientes objetivos:

 Objetivos de autorización. Trata de evaluar todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se está cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la dirección y que estos sean los adecuados.  Objetivo de procesamiento, clasificación de transacciones. Tratan de

evaluar todos aquellos controles que deben establecer para asegurar el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa o institución, así como los ajustes a estas.

 Objetivo de verificación y evaluación. Tratan de evaluar todos aquellos controles relacionados a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad.

 Objetivo de salvaguarda física. Tratan de evaluar los controles relacionas al acceso de los activo, registros, formatos importantes y procedimientos de proceso. (p. 55)

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Jarrín (2017), indica que el control interno es una planificación de la organización, que contiene el conjunto de métodos, estrategias, políticas y procedimientos implementados por los directores de la empresa u organización, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos institucionales. (p.41)

El control interno está en manos de los directivos de las empresas o instituciones ya que por medio de su ejecución se podrá llevar a cabo las medidas correctivas que cada proceso debe seguir y así poder llegar al objetivo deseado.

Elementos básicos para el ejercicio del control

Jarrín (2017), explica que Son tres elementos básicos para el control:

La norma. Son las reglas, los alineamientos y las directrices que se emiten y que se deben observar para el desarrollo de los actos administrativos o financieros en cualquier trabajo científico. (p. 46)

La comparación. La comparación entre lo que dicta la norma con lo que hacen los responsables de los diferentes procesos.

Acción correctiva. Se la desarrolla cuando hay incumplimiento de la norma, y se determina en el momento que se realiza una evaluación de control interno. (Jarrín, 2016)

Objetivos del control interno

Contraloria general del estado (2009), expone que para cumplir los objetivos de los organismos del sector público y el control interno de las entidades que dispongan presupuesto del estado deben cumplir lo siguiente:

 Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de transparencia.

 Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.  Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para

otorgar bienes y servicios públicos de calidad.

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Responsables del control interno

Señala que la máxima autoridad es la responsable del diseño, mantenimiento y evaluación del control interno, tanto como los servidores y servidoras de la entidad. Los directivos de cada área tendrán cuidado y su trabajo será especial para prevenir el riesgo.

Las servidoras y servidores de la entidad son responsables de realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseño, implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y técnica vigente y con el apoyo de la auditoría interna como ente asesor y de consulta. (Contraloria general del estado, 2009)

Jarrín, (2016), apunta que la máxima autoridad es la que de cumplir y hacer cumplir el control interno de la institución para asegurar el logro de los objetivos propuestos, se debe desarrollar en las siguientes categorías:

 Lograr la eficiencia, eficacia y economía en el desarrollo de los actos administrativos y financieros de la entidad.

 Aplicar los tiempos de control contemplados para las entidades y organizaciones del sector público, que son control previo y concurrente  Cumplimiento de leyes, normas, reglamentos, instructivos, disposiciones

generales, ordenanzas, las mismas que constituyen el sistema de control interno de la entidad. (p. 51)

Componentes del control interno

Jarrín (2017), escribe que los componentes del control interno constituyen el pilar fundamental de toda organización así como el perfil profesional de todas las personas que ejercen en el sector público, las buenas prácticas y cumplimiento de las normas para garantizar el desarrollo de la gestión administrativa y financiera. Por esta razón se da la importancia de cada uno de los componentes del control interno los mismos son:

 Ambiente de control.  Valoración de riesgos  Actividad de control

(33)

1.2.6 Riesgos de auditoría

Pallerola & Aguilar (2014), comenta que los riesgos de auditoría pueden pasarse por alto en un proceso de evaluación, es por esto por lo que se debe tomar medidas de aseguramiento y fijar bien la planificación y revisión en todas las áreas de la organización que podría ocurrir el riesgo, en todo caso cuantificarlos para su comparación, todo esto se debe realizar con mucha prudencia y una justificación. (p.56)

Contraloria general del estado (2009), habla que el riesgo es la probabilidad de ocurrencias de un evento no deseado que afecte a la entidad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad serán responsables en el desarrollo del proceso de administración de riesgos, que implica la metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos. (p. 7)

de la Peña (2009), concreta que el riesgo se obtiene después de haber pasado por el proceso de auditoría, donde se encuentren errores significativos no detectados a tiempo por la entidad ni por el control interno propio. Factores del riesgo: Cualitativos y cuantitativos.

Composición del riesgo de auditoría: Son los siguientes: Riesgo inherente, Riesgo de control, Riesgo de no detección.

Riesgo inherente. Es el riesgo de que ocurran errores significativos en la información contable, independientemente de la existencia de los sistemas de control.

Riesgo de control. Es el riesgo de que el sistema de control interno, este tipo de riesgo se evalúa mediante el conocimiento y comprobación, a través de pruebas de cumplimiento, del sistema de control interno.

Riesgo de no detección. Es el riesgo de que un error significativo existente no sea detectado, por último, por el propio proceso de auditoría. (p. 42)

(34)

el auditor en el momento de realizar el proceso de auditoría. La máxima autoridad es la indicada para tratar los riesgos y corregirlos a tiempo.

1.2.7 El Hallazgo

Universidad católica de loja (2017), detalla que los hallazgos se determinan de acuerdo con determinados atributos: que son: condición, criterio, causa y efecto.

Condición. Operación, actividad o transacción. La condición refleja la situación encontrada por el auditor con respecto a una operación actividad o transacción.

Criterio. Es la norma con la cual el auditor mide la condición.

Causa. Es la razón fundamental por la cual se presentó la condición o es el motivo por el que no se cumplió el criterio o la norma.

Efecto. Es el resultado real que resulta de la comparación entre la condición y el criterio que debió ser aplicado. ( p.29)

Contaloria general del estado (2003), manifiesta que los hallazgos son debilidades en el control interno encontradas por el auditor, las mismos deben ser comunicados a los funcionarios de las organizaciones auditadas, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información confiable y consistente, en relación con las aseveraciones efectuadas por la administración.

Elementos del Hallazgo de Auditoría son:

Condición: Se refiere a la situación actual encontrada por el auditor al examinar una área, actividad, función u operación, entendida como “lo que es”.

Criterio: Comprende la concepción de “lo que debe ser “, con lo cual el auditor mide la condición del hecho o situación.

Efecto: Es el resultado adverso o potencial de la condición encontrada, generalmente representa la pérdida en términos monetarios originados por el incumplimiento para el logro de la meta, fines y objetivos institucionales.

(35)

desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición. (p.112)

Los hallazgos de auditoría son una parte fundamental según los autores mencionados ya que por medio de sus atributos se puede encontrar errores los mismos deben informar al auditado ya que es parte del control interno de la institución o empresa.

1.2.8 Evidencias de auditoría

de la Peña (2009), fija que la evidencia es la convicción razonable por parte del auditor, se debe tener evidencia suficiente con la finalidad de obtener una opinión razonable y con juicio justo. (p.52)

Espino (2014), menciona que la información que obtiene el auditor depende de la confiabilidad de la evidencia en que se basa su opinión.

Tipos más importantes de evidencia de auditoría son:

1. Sistema de informe contable 2. Evidencia documental

3. Declaraciones de terceros 4. Evidencia física (p. 7)

Moreno (2009), nombra que la evidencia suficiente y competente son las más indicadas para la evaluación, ya que se las obtiene a través de las pruebas de auditoría, sabiendo que son cualitativas y cuantitativas, es por esto por lo que son muy importantes para las conclusiones que se van a omitir en la auditoría. (p. 25)

Contaloria general del estado (2003), cuenta que es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes (relevantes) que sustentan las conclusiones de auditoría. Las evidencias se clasifican en:

(36)

Testimonial Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el transcurso de la auditoría, con el fin de comprobar la autenticidad de los hechos.

Documental Consiste en la información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionada con su desempeño (internos), y aquellos que se originan fuera de la entidad (externos).

Analítica Se obtiene al analizar o verificar la información, el juicio profesional del auditor acumulado a través de la experiencia, orienta y facilita el análisis. (p.113)

La evidencia de la auditoría es la parte razonable, depende del hallazgo para poder obtener una evidencia específica y razonable según estos conceptos.

1.2.9 Programa de auditoría

Moreno (2009), manifiesta que el programa de auditoría debe ser escrito y debe contener los siguiente: objetivos de auditoría, fecha de duración y realización de los procedimientos de auditoría. (p.17)

Contraloria general del estado (2003), declara que los programas de auditoría son esquemas detallados el trabajo adelantado a efectuarse y contiene objetivos y procedimientos como guía para el desarrollo de este. (p.104)

Los programas de auditoría son donde se formula el tiempo, los objetivos y todos los detalles que se va a realizar en la auditoría, aquí se detalla toda la planificación.

1.2.10 El Informe de Auditoría.

Contraloria general del estado (2003), muestra que el informe es el producto final de la auditoría en el mismo debe constar las observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos. (p. 4)

La informe auditoría es la parte final donde va la información clara, precisa y concreta, y debe obtener sus conclusiones y recomendaciones.

1.2.11Examen especial

(37)

evaluar una parte de actividades específicas relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiente, aplicando los procedimientos de auditoría y formulando el informe correspondiente que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones. (p.7)

Contaloria general del estado (2003), dice que el auditor presentara un informe del examen especial como el resultado final, el mismo será muy técnico y de alcance limitado y menos amplio que el de la auditoría, aplicando los mismos procedimientos y técnicas de la auditoría financiera, operacional que contenga conclusiones y recomendaciones, en consideración a las disposiciones legales vigentes. (p.8)

Fonseca (2007), expresa que el examen especial es una auditoría de un enlace menor para la emisión de un dictamen que va dirigido a una parte especifica de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Su finalidad es evaluar el grado de confianza y el riesgo del presupuesto de la entidad. (p.22)

Según los conceptos citados el examen especial es parte de la auditoría gubernamental, que va dirigido a una parte específica donde sea necesario, para medir el grado de cumplimiento en los recursos del sector público

1.2.12 Gestión administrativa y financiera

(Medina, 2010), explica que es un proceso mediante el cual los directivos desarrolla sus funciones diarias a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar su desempeño. (p.22)

(Terrazas, 2009), indica que la Gestión Financiera es la que se encarga de planificar, organizar, dirigir, controlar, monitorear y coordinar todo el manejo de los recursos financieros con la finalidad de generar mayores beneficios y resultados. (p.11)

(38)

1.2.13 Bienes de larga duración

Según el autor Fierro (2015), dice que los activos son cuentas que tienen la capacidad de generar bienes o servicios, para satisfacer las necesidades de las personas. Hay dos tipos de activos que son los siguientes:

Activos financieros

 El activo en caja y bancos

 Las cuentas por cobrar a clientes  Los documentos por cobrar

 El arrendamiento financiero, que genera un activo y un pasivo. Una propiedad, planta y equipo genera efectivo en forma indirecta en la producción de bienes y servicios.

 Las inversiones

Activos no financieros

 Los inventarios son activos no financieros porque no generan en la contraparte un pasivo financiero

 La propiedad, planta y equipo son un activo físico (los activos fijos no son financieros) que se utiliza en la producción de bienes y servicios.

Propiedad, planta y equipo son activos tangibles que son: las licencias, las patentes, las marcas, los diseños, los derechos de autor y la plusvalía, siempre y cuando produzcan beneficios económicos futuros calculados de una forma fiable

Los activos en toda institución son necesarios e imprescindibles ya que por medio de ellos podemos obtener rentabilidad o brindar un mejor servicio. ( p.199)

Según el Reglamento general para la administración, utilizacion, manejo y control delos bienes e inventarios del sector público (2017), expresa que los bienes de propiedad, planta y equipo son destinados a las actividades de administración, producción, suministro de bienes o servicios y arrendamiento.

1.2.14 Normativa

(39)

Clasificación de las NAGAS

Normas personales

 Formación técnica y capacidad profesional  Independencia, integridad y objetividad  Diligencia profesional

Normas de ejecución de trabajo  Planificación

 Consideraciones sobre la actividad del ente  Elaboración del programa de auditoría  Supervisión

 Estudio y evaluación del sistema del control interno (Moreno, 2009)

Contraloria general del estado (2009)

406. Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES

406-01 Unidad de Administración de bienes Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de bienes.

406-04 Almacenamiento y distribución Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos.

406-05 Sistema de registro El catálogo general de cuentas del sector público, contendrá los conceptos contables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga duración.

406-06 Identificación y protección Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración.

(40)

adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro.

406-08 Uso de los bienes de larga duración En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares.

406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración.

406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.

406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración. (p.32))

Reglamento general para la administración, utilizacion, manejo y control de bienes e inventarios del sector público (2017) REGLAMENTO GENERAL PARA LA ADMINISTRACION, UTILIZACION, MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES E INVENTARIOS DEL SECTOR PÚBLICO.

Capítulo I Clasificación de bienes

Art. 25.-Clases. Los bienes de propiedad del sector público se clasificarán en los siguientes: Bienes de propiedad, planta y equipo, Bienes de control administrativo, Inventarios.

Sección I Bienes de propiedad, planta y equipo

Art. 26.- definición y requisitos. Son aquellos relacionados con las actividades de administración, producción, suministros de bienes, servicios y arrendamiento.

Art. 27 control. – Propiedad, planta y equipo su control se realizará de acuerdo con su naturaleza y funcionalidad del bien y los siguientes aspectos:

(41)

 Por cada componente depende de la vida útil de cada parte o pieza que lo conforme sea diferente.

 Por grupo de similares características físicas, compradas en la misma fecha y de valor unitario igual, destinados a la misma área física y la misma administración.

Sección III Inventarios

Art. 29 Definición. – Son materiales que son consumidos durante el proceso de producción y servicios para su venta o las operaciones. Los inventarios deben tener las siguientes características:

a) Ser consumibles, es decir, poseer una vida corta menor a un año.

b) Ser utilizados para el consumo en la producción de bienes, prestación de servicios y ser susceptibles de ser almacenados.

Art. 30 Control. – Su control depende de su observación de la siguiente manera:

a) Los registros serán controlados por el departamento encargado de su administración por el sistema de inventarios permanente o perpetuo, utilizando como método de control el precio promedio ponderado.

b) El Guardalmacén o quien hiciera sus veces, hará llegar periódicamente al departamento contable, la información y documentación relativa al movimiento de ingresos y egresos para la valoración, actualización y con ciliación respectiva de forma semanal o mensual.

c) El Custodio Administrativo de cada área llevará una hoja de control por inventarios, en la que constará: identificación y descripción de los inventarios, fecha, cantidad, nombre del Usuario Final y firma.

Administración de bienes e inventarios

Capitulo II Sección III Constatación física.

(42)

Art. 55 responsables y sus resultados. – Los responsables son el guardalmacén o quien haga sus veces, o el custodio administrativo y un delegado independiente del control y administración de bienes. El informe de la constatación física se presentará a la máxima autoridad el primer trimestre de cada año detallando todas las novedades y sugerencias del caso y del acta suscrita y firmada por los intervinientes, una copia del informe se enviará a la unidad financiera para sus respectivos ajustes contables. (Reglamento general para la administración, utilizacion, manejo y control de bienes e inventarios del sector público, 2017)

1.3 Actualidad ecuatoriana del sector público GAD. municipales

En el sector público la gestión de los GAD. Municipales ha sido de mucha importancia en las actividades relacionadas con la prevención y mantenimiento del patrimonio, así como también la actualización del inventario de bienes patrimoniales.

En el país la aplicación de un examen especial a la cuenta propiedad, planta y equipo es fundamental para obtener un funcionamiento óptimo principalmente en los Gobiernos Autónomos Descentralizados Municipales; ya que en muchas ocasiones las autoridades, directivos y servidores a nivel nacional han sido sancionados por parte de la Contraloría General del Estado.

Desde el año 2011 su objetivo ha sido garantizar la provisión equitativa de bienes y servicios públicos, permitiendo el desarrollo nacional por medio de las características, necesidades y gestión de cada GAD.

(43)

CAPÍTULO 2. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO.

En este capítulo se presenta contenidos referentes a la investigación que se va a emplear para dar solución al problema propuesto, mediante el diagnóstico de la situación actual del componente propiedad, planta y equipo en el GAD. Municipal del Cantón Pastaza.

2.1 Paradigma y tipo de investigación

Para el desarrollo de esta investigación, se pudo conocer a profundidad los procesos que permitan evidenciar la problemática existente, Se ha propuesto alternativas de solución que faciliten desarrollarla de manera exitosa. El enfoque del este proyecto de investigación se basa en un enfoque mixto, porque se requiere un método cuantitativo y cualitativo para obtener la mayor cantidad de información y evidencia suficiente al fin de presentar las alternativas de solución en caso de encontrar falencias en la administración de la propiedad, planta y equipo del GAD. Municipal del cantón Pastaza. La modalidad especial del proyecto de investigación es la aplicación de un examen especial al componente propiedad, planta y equipo del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pastaza durante el año 2018, de tal manera que el resultado permita generar alternativas a los procesos y registros del componente propiedad, planta y equipo. Para la realización del presente trabajo se acudió al uso de los siguientes métodos, técnicas e instrumentos de investigación los mismos que se detallan a continuación.

Diseño transversal. Por medio de este diseño se trata de determinar cuál es el comportamiento de las dificultades existentes en la cuenta propiedad, planta y equipo en el “GAD. Municipal del Cantón Pastaza”.

Investigación-acción. El presente proyecto de investigación tiene la función principal de dar solución al problema planteado, aplicando la metodología de la investigación-acción.

Investigación descriptiva. Una vez observado y analizado los resultados se podrá describir si la aplicación del examen especial al componente propiedad, planta y equipo en el “GAD. Municipal del Cantón Pastaza” incide en el mejoramiento de la gestión administrativa y financiera.

(44)

Método analítico. Por medio de esta investigación vamos a analizar el uso de la propiedad, planta y equipo realizados en la institución con el objetivo de verificar, evaluar el cumplimiento de las normas y que la información sea real concisa y precisa para poder realizar el examen especial y que se pueda documentar en los papeles de trabajo y hallazgos.

Método Sintético. Esta investigación será utilizada en el proceso del examen especial, el mismo que nos permitirá sintetizar la información tanto como los conocimientos teóricos y la información proporcionada por la entidad que está sujeta al examen, con el propósito de elaborar un informe claro, conciso y cuyo objetivo final del examen será el de emitir conclusiones y recomendaciones del trabajo investigativo.

Método inductivo-deductivo. Este método permite realizar un estudio desde lo general a lo particular del problema de investigación.

Esta investigación parte de leyes generales a leyes secundarias y a casos particulares, para poder ser analizadas en busca del conocimiento científico para aplicar al problema planteado relacionado al examen especial al componente propiedad, planta y equipo al GAD Municipal del cantón Pastaza, así que se aplicara todas las normas, leyes y reglamentos de la constitución y la contraloría general del estado.

Método sistémico. Este método permite alcanzar el control de los procesos más relevantes.

Métodos empíricos:

Observación científica. El método de la observación nos permite establecer la realidad concreta de la situación actual de la institución, el sitio real donde se lleva a cabo las actividades relacionadas con la investigación, y poder dar recomendaciones futuras que se implementaran con el fin de mejorar cada uno de los procesos.

(45)

Análisis documental. Esta investigación es de suma importancia en este proyecto de investigación, ya que consiste en la reunión y selección de información documental, una vez obtenido estos documentos debidamente reglamentados podemos decir que esta información tiene credibilidad, los mismos pueden ser impresos, electrónicos o gráficos.

Técnicas.

Encuesta. La encuesta se aplicará a todos los servidores y servidoras públicas involucrados en el área que concierne a los bienes de larga de duración, para obtener información mediante un conjunto de preguntas, con el objetivo de conocer la opinión de cada uno de los encuestados en forma individual.

Instrumentos.

Cuestionario. El cuestionario se la aplicara con la finalidad de obtener información confiable y veraz.

Tabla 1 Encuesta

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”

ENCUESTA DIRIGIDA A LOS FUNCIONARIOS DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PASTAZA

De la manera más comedida solicitamos su colaboración para llenar el siguiente cuestionario que va a permitir obtener su criterio respecto a los bienes de larga duración del Gad. Municipal del cantón Pastaza.

Para proceder a la calificación según su criterio se procederá a la siguiente escala de medición utilizando un círculo.

1. SI CUMPLE 2. NO CUMPLE

 ¿Existen manuales específicos de las políticas y procedimientos para el área o unidad encargada del control de bienes?

(46)

 ¿Están definidos los procesos para la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y de mantenimiento para los bienes institucionales?

1. 2.

 ¿Cuenta la entidad con instalaciones seguras, ubicadas adecuadamente, y con espacio físico necesario para el funcionamiento de los almacenes o bodegas?

1. 2.

 ¿Los Directivos establecieron un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados en la bodega de la institución?

1. 2.

 ¿El área de bodega ha elaborado un plan actualizado de seguridad de las bodegas, contra riesgos previstos, como incendios, robo, destrucción, etc.? ART 51 RGO POR PROCESOS

1. 2.

 ¿Se aplican los controles internos que permitan detectar si estos bienes son utilizados para otros fines para los que no fueron adquiridos?

1. 2.

 ¿Se verifica que los bienes de la entidad se encentren en condiciones adecuadas y no se encuentren en riesgo de deterioro?

1. 2.

 ¿Existe normativa interna que permita designar los custodios de los bienes, que establezca procedimientos de conservación, seguridad y mantenimiento?

1. 2.

 ¿Se verifica permanentemente que los bienes de larga duración se utilicen únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares?

1. 2.

 ¿Se normó que cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga duración entregados para el desempeño de sus funciones?

1. 2.

 ¿Los cambios que se produzcan y alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, son reportados oportunamente a la dirección correspondiente, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera?

(47)

 ¿Cuenta la institución con reglamentación interna en la cual se definan los procedimientos para la realización de constataciones físicas periódicas de las existencias de los bienes de Larga Duración?

1. 2.

Fuente: Gad. Municipal del cantón Pastaza

(48)

2.2 Resultados del diagnóstico de la situación actual 2.2.1. Análisis e interpretación de los resultados

1. Existen manuales específicos de las políticas y procedimientos para el área o unidad encargada del control de bienes?

Tabla 2 Tabulación sobre la existencia de manuales específicos

Figura 4 Representación gráfica sobre la existencia de manuales específicos

Análisis:

En esta pregunta, se puede apreciar que el 71% de los encuestados, consideran que si existe manuales específicos de las políticas y procedimientos para el área encargada del control de bienes; mientras que el 29% considera que no cumple con lo expuesto.

0% 20% 40% 60% 80%

0 2 4 6 8 10 12

Si cumple No cumple 1. Existen manuales específicos de las politicas y procedimientos para el área o unidad encargada del control de bienes?

TOTAL PORCENTAJE

Total Porcentaje

Si cumple 10 71%

No cumple 4 29%

Total 14 100%

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

Elaborado por:Angela Heredia

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

(49)

2. Están definidos los procesos para la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y de mantenimiento para los bienes institucionales?

Tabla 3 Tabulación sobre la definición de procesos para los bienes de la institución

Figura 5 Representación gráfica sobre la definición de procesos para los bienes de la institución

Análisis:

En la segunda pregunta, el 100% de los servidores, manifiesta que si están definidos los procesos para la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y de mantenimiento para los bienes institucionales.

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

0 2 4 6 8 10 12 14 16

Si cumple No cumple 2. Estan definidos los procesos para la planificación, provisión, custodia, utilzacion,

traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y de mantenimiento para los

bienes institucionales?

TOTAL PORCENTAJE

Total Porcentaje

Si cumple 14 100%

No cumple 0 0%

Total 14 100%

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

Elaborado por:Angela Heredia

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

(50)

3. Cuenta la entidad con instalaciones seguras, ubicadas adecuadamente, y con espacio físico necesario para el funcionamiento de los almacenes o bodegas?

Tabla 4 Tabulación si cuenta la entidad con instalaciones seguras

Figura 6 Representación gráfica si cuenta la entidad con instalaciones seguras

Análisis:

En la tercera pregunta, se puede observar que el 71% de los encuestados, manifiestan que conocen que “Si se cumple”; mientras que el 29% dice que no cuenta la entidad con instalaciones seguras, ubicadas adecuadamente, y con espacio físico necesario para el funcionamiento de los almacenes o bodegas.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

0 2 4 6 8 10 12

Si cumple No cumple 3.Cuenta la entidad con instalaciones seguras, ubicadas adecuadamente, y con

espacio físico necesario para el funcionamiento de los almacenes o

bodegas?

TOTAL PORCENTAJE

Total Porcentaje

Si cumple 10 71%

No cumple 4 29%

Total 14 100%

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

Elaborado por:Angela Heredia

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

(51)

4. Los directivos establecieron un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados en la bodega de la institución?

Tabla 5 Tabulación si se estableció un sistema apropiado para el control de bienes

Figura 7 Representación gráfica si se estableció un sistema apropiado para el control de bienes

Análisis:

En la cuarta pregunta, se puede evidenciar que el 36% de los encuestados, indican que si cumplen los directivos en establecer un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados en bodega de la institución; mientras que el 64% dice que no cumplen con lo expuesto.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

0 2 4 6 8 10

Si cumple No cumple 4.Los directivos establecieron un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados

en la bodega de la institución?

TOTAL PORCENTAJE

Total Porcentaje

Si cumple 5 36%

No cumple 9 64%

Total 14 100%

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

Elaborado por:Angela Heredia

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

(52)

5. El área de bodega ha elaborado un plan actualizado de seguridad de las bodegas, contra riesgos previstos, como incendios, robo, destrucción, etc. Art.51 rgo. Por procesos.

Tabla 6 Tabulación si se ha elaborado un plan actualizado de seguridad

Figura 8 Representación gráfica si se ha elaborado un plan actualizado de seguridad

Análisis:

En la quinta pregunta; el 29% de los encuestados, responde que si cumple el área de bodega en la elaboración de un plan actualizado de seguridad contra riesgos previstos como incendios, robo, destrucción, etc. Mientras que el 71% responde que no cumple con lo expuesto.

0% 20% 40% 60% 80%

0 2 4 6 8 10 12

Si cumple No cumple 5. El área de bodega ha elaborado un plan

actualizado de seguridad de las bodegas, contra riesgos previstos, como incendios, robo, destrucción, etc. Art.51 rgo. Por

procesos

TOTAL PORCENTAJE

Total Porcentaje

Si cumple 4 29%

No cumple 10 71%

Total 14 100%

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

Elaborado por:Angela Heredia

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

(53)

6. Se aplican los controles internos que permitan detectar si estos bienes son utilizados para otros fines para los que no fueron adquiridos?

Tabla 7 Tabulación si se aplica los controles internos en la adquisición de bienes

Figura 9 Representación gráfica si se aplica los controles internos en la adquisición de bienes

Análisis:

En esta pregunta; el 64% de los encuestados, manifiesta que si cumple; mientras que el 36% no se aplican los controles internos que permitan detectar si estos bienes son utilizados para otros fines para los que no fueron adquiridos.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Si cumple No cumple 6. Se aplican los controles internos que

permitan detectar si estos bienes son utilizados para otros fines para los que no

fueron adquiridos?

TOTAL PORCENTAJE

Total Porcentaje

Si cumple 9 64%

No cumple 5 36%

Total 14 100%

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

Elaborado por:Angela Heredia

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

(54)

7. Se verifica que los bienes de la entidad se encuentren en condiciones adecuadas y no se encuentren en riesgo de deterioro?

Tabla 8 Tabulación de la verificación de la condición de los bienes

Figura 10 Representación gráfica de la verificación de la condición de los bienes

Análisis:

En la presente pregunta, se verifica que los bienes de la entidad se encentren en condiciones adecuadas y no se encuentren en riesgo de deterioro correspondiente el 57% que si cumple; mientras que el 43% no cumple.

Total Porcentaje

Si cumple 8 57%

No cumple 6 43%

Total 14 100%

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

Elaborado por:Angela Heredia

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

Elaborado por:Angela Heredia

Fuente:Gad. Municipal del cantón Pastaza

Elaborado por:Angela Heredia

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Si cumple No cumple

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