CONTROL DE DOCUMENTOS
ISO 9001:2015
➢Control de la información documentada
➢Control de Registros
➢Acciones Correctivas
➢Control de Producto o servicio No conforme (PNC)
➢Auditorias Internas
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
La norma ISO 9001:2015 establece cinco (5) procedimientos que deben estar
documentados, a saber:
La norma ISO 9001 en el numeral 7.5.3 establece que los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad DEBEN controlarse. Los Registros son un tipo de documento especial y DEBEN controlarse de acuerdo con los requisitos citados en la norma.
Procedimiento Control de Documentos
Qué es un Documento?
Cualquier medio que contenga información y que sirve para ilustrar o comprobar algo. Un documento puede tener incluidos diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos, entre otros.
Qué es una Copia NO Controlada de un Documento?
Documento sobre el cual no existe responsabilidad de
comunicar sus cambios y
actualizaciones.
Qué es un Documento Controlado?
Documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y
suministrar las actualizaciones que se
realicen.
Qué es un Documento Externo?
Todos aquellos documentos que no se elaboran en la Corporación pero que son incluidos como parte del Sistema de
Gestión y que ayudan o guían el
desarrollo de los procesos.
Qué es un Documento Obsoleto?
Documento que ha perdido su vigencia
en fecha o contenido.
CONDICIONES GENERALES
➢ Creación y Actualización de Documentos
Toda creación, modificación o actualización de documentos debe solicitarse por escrito al
Coordinador o responsables del SGC, mediante el formato SI-F-01 de Solicitud de Elaboración, Eliminación o Actualización de documentos.
Ningún documento debe modificarse sin autorización.
En caso de actualizaciones de documentos, se debe:
➢ Remitir al responsable de la elaboración, quien debe hacer los cambios descritos.
➢ Una vez ajustado el documento se remite al responsable de la revisión para que verifique los cambios realizados y posteriormente se pasa al responsable de la Aprobación.
➢ Revisión y aprobación
Todos los documentos del Sistema de Gestión de calidad, expedidos por la
Organización deben ser
aprobados antes de su emisión y
publicación.
➢ La revisión y aprobación de documentos, consiste en:
▪ Verificar que el contenido sea correcto.
▪ Verificar que el procedimiento descrito pueda realizarse.
▪ Verificar que las responsabilidades sean
acordes a los cargos desempeñados.
Continuación…
▪ Verificar que el documento sea conforme con las condiciones establecidas en el SI- P-01 Procedimiento de Control de la información documentada.
▪ Una vez cumplido con lo anterior, la aprobación implica firma física o electrónica del documento por parte del dueño del proceso y publicación en por parte del Coordinador o responsable del SGC.
▪ Cuando corresponda a una actualización, se debe reemplazar el documento existente en el Sistema.
▪ La elaboración del documento corresponde al responsable del tema, el propietario del proceso es quien revisa y la aprobación está a cargo del primer nivel jerárquico correspondiente.
▪ La aprobación de todo
documento se extiende a
los formatos asociados, los
cuales son validados por
las áreas interesadas.
➢ Control de cambios:
• Se debe actualizar la versión de los documentos que generen cambios significativos (contenido o estructura del documento) y deben ser aprobados nuevamente por el cargo responsable.
• El historial de las revisiones efectuadas al documento por modificaciones, queda registrado en la matriz de Control de Cambios, la cual se encuentra ubicada al final de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO
0 14/04/2008 Elaboración del documento
• Los documentos borradores llevan una marca de agua en todas las hojas con la inscripción:
“Documento Borrador” o
“Documento en Aprobación”
• Los documentos aprobados se publican en Corponet. La impresión de estos documentos son considerados como: “Copia no controlada”.
• Las copias físicas controladas de los
documentos se identifican con un sello con la inscripción: “Copia Controlada” y se encuentran disponibles en la oficina del delegado de calidad de cada una de las sede de Corpoica
➢Consulta y Publicación de Documentos:
• El Propietario del Proceso debe realizar la divulgación de los documentos de su proceso, una vez éstos sean aprobados.
• El Propietario del Proceso debe conservar los registros de divulgación de los documentos aplicables al proceso.
• Es responsabilidad del Coordinador
del sistema de gestión de Calidad coordinar la actualización de los
documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se encuentran en la RED
con el fin de evitar el uso de documentación obsoleta.
➢Legibilidad e Identificación:
• Los documentos que presenten deterioro físico deben ser reimpresos y reemplazados para así asegurar la legibilidad y consulta de los mismos.
• Los documentos se identifican por el Título y el Código, el cual es asignado por el Coordinador del SGC.
Este código permite identificar por cada documento:
– El proceso al que pertenece.
– El tipo de documento.
– El consecutivo dentro del proceso.
Ejemplo: DN-P-02
DN: Proceso - Desarrollo de Negocios P: Tipo de Documento - Procedimiento
02: Número consecutivo dentro del proceso
➢Identificación y control de documentos externos:
• Los responsables de cada proceso deben comunicar al Coordinador del SGC, los documentos externos (legales y reglamentarios) que aplican a las actividades propias de su proceso, con el fin de mantener actualizado el formato SI-F-04 Listado Maestro de Documentos Externos.
Los documentos externos se identifican y controlan mediante este formato
• Los responsables de los procesos deben garantizar el acceso a los documentos
reglamentarios y su vigencia.
➢Documentos Obsoletos :
Los documentos obsoletos solo se
conservan, en caso de ser necesario y solo son usados como soporte físico para
evidenciar el historial de cambios surgidos en el documento.
Estos documentos se identifican con el sello de “DOCUMENTO OBSOLETO” en la
primera hoja.
