1. ASPECTOS GENERALES DE LA INVITACIÓN A COTIZAR
1.1. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN
De acuerdo con la Ley 1427 de 2010, SATENA es una sociedad de economía mixta, adscrita al Ministerio de Defensa y cuyo objeto social es la prestación del servicio aéreo en beneficio de las regiones subdesarrolladas de Colombia.
Esta misma norma establece que la actividad contractual de la Entidad se regirá por el derecho privado. A su turno, la Ley 1150 de 2007 en su artículo 16, excluye a SATENA
de aplicar el Estatuto General de Contratación y, por lo tanto, adoptó su propio Manual de Contratación como reglamento especial y particular. Sin perjuicio de lo anterior, en virtud de lo señalado en los artículos 13 y 16 de la mencionada ley, SATENA aplicará en su actividad contractual los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal a que se refieren los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia. Dicho Manual puede ser consultado en la página web de la Aerolínea www.satena.com.
En cumplimiento del objeto social de la Aerolínea, la Dirección Comercial – Área de Mercadeo debe realizar las siguientes funciones conforme a lo establecido en el Manual de Contratación vigente de SATENA.
Desarrollo conceptual, estratégico y creativo de campañas publicitarias y participación de eventos en pro de incrementar las ventas de la aerolínea y posicionamiento de la marca.
Pauta publicitaria de la Aerolínea y sus servicios.
Por lo anterior, SATENA requiere contratar la elaboración del material P.O.P para el año 2016, con una empresa que preste las garantías necesarias, tendiente a satisfacer la siguiente necesidad: presencia con material publicitario ante nuestros clientes internos y externos, donde se pretende generar una recordación de marca constante.
“Se entiende como material POP todos aquellos elementos promocionales colocados en las tiendas para captar la atención del consumidor e impulsarlo a comprar. Incluye los letreros que se colocan en los estantes, anuncios en las ventanas, módulos de demostración, etc. (en inglés Point-of-Purchase). De igual manera cuando una empresa ya es reconocida y se encuentra posicionada en el mercado, el material P.O.P se entrega para fidelizar al cliente y se sienta más comprometido con la empresa. Adicional a esto, dichos elementos tendrán una connotación diferente a la de simple objeto publicitario, generando una respuesta positiva hacia la marca. Es por esto importante antes de planear una campaña que incluye el POP, establecer con cuidado el perfil del cliente objetivo, para definir cuál puede ser el objeto que más utilidad pueda ofrecerle y así asegurar una permanencia de la marca”.
La contratación, producción y adquisición del material P.O.P es de suma importancia para la compañía dado que crea TOM (Top of Mind) y TOH (Top of Heart) con los clientes, quienes al obtener este tipo de elementos diferenciales de la marca, hacen que se reciba una respuesta positiva hacia la marca, teniéndola siempre en la mente como primera opción.
Por lo general la idea de utilizar material P.O.P. nace desde el departamento de mercadeo, cuyos objetivos están encaminados a aumentar las ventas del producto. Los cuatro pilares básicos del P.O.P. en pro de satisfacer tales objetivos: INFORMAR que existe el producto en el punto de venta y dónde puede encontrarse. ASESORAR al consumidor sobre las ventajas del producto sobre la competencia. PERSUADIR al consumidor de que el producto es la mejor opción. INDUCIR a la acción de compra.
Dentro de los objetivos planteados para la consecución del material P.O.P, vale la pena señalar los siguientes enunciados desde el área de mercadeo y publicidad de SATENA:
- Posicionar el diferencial de una marca: las marcas cada vez se parecen más técnicamente, así que se debe hacer un mayor esfuerzo para crear un diferencial emocional del que no se pueda valer la competencia para parecerse.
- Incrementar el share of market: Como bien lo hemos dicho, el principio básico del P.O.P. es vender. Entre más se venda, más aumenta la participación de la marca en el mercado.
- Captar mayor cantidad de consumidores: si la marca es confiable y el producto de buena calidad, son dos elementos que se deben resaltar para que los posibles consumidores se acerquen al producto por primera vez.
- Mejorar imagen institucional: la marca debe comunicar su responsabilidad social y respeto hacia el consumidor, y hacia otros elementos con los que se éste se identifique, por ejemplo, a nivel ambiental.
- Aumentar awareness y naming: Independientemente de que el producto sea consumido o no por x consumidor, una pieza de material P.O.P. puede hacerse paso en la mente del consumidor y en un futuro puede significar una venta.
El material P.O.P. se desarrolla en un entorno muy importante como lo es el momento en que el consumidor toma la decisión de compra dentro del punto de venta. Desde sus inicios, el P.O.P. ha tenido la misma intención: Llamar la atención de los consumidores sobre los productos y aumentar las probabilidades de compra. Cada vez se ha tenido más noción acerca de su importancia,
En este orden de ideas, SATENA está interesada en recibir cotización de parte de Ud(s), de acuerdo a las condiciones mínimas descritas en el presente documento. En este sentido, se entiende que por el solo hecho de presentar oferta, el proponente acepta todas y cada una de las condiciones aquí establecidas.
La presente invitación es una solicitud para que los interesados presenten sus cotizaciones sin que la Entidad asuma ningún tipo de responsabilidad o compromiso de continuar o concluir con el proceso de selección de contratista y está en libertad de aceptar o no la cotización que se le presente como consecuencia de esta invitación.
1.2. FECHA MÁXIMA DE ENTREGA
La fecha máxima para la entrega de las cotizaciones es el 12/08/2016 a las 23:59 horas en la dirección Carrera 103 N° 25D – 24 – Dirección Comercial – Área de Mercadeo y Publicidad de la ciudad de Bogotá D.C., o a través de los correos electrónicos:
[email protected] [email protected] [email protected]
Las cotizaciones recibidas por fuera del término establecido no serán tenidas en cuenta.
1.3. VIGENCIA DE LA
COTIZACIÓN La cotización tendrá una vigencia mínima de noventa (90) días.
2. OBJETO, ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS DEL BIEN Y/O SERVICIO REQUERIDO
2.1. OBJETO Elaboración y suministro de material P.O.P, conforme a las especificaciones técnicas
solicitadas por SATENA
2.2.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y
ALCANCE DEL OBJETO
2.3 IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO
El contrato que se suscriba como resultado del proceso que se adelante para la selección de contratista, corresponde a suministro de bienes, los cuales para este caso corresponde a: Producción de material P.O.P y merchandising como, cuadernos, esferos, gorras, manillas, libretas, etc.
2.4. DURACIÓN DEL CONTRATO
El término de ejecución del contrato y/o aceptación de oferta que resulte de la presente invitación a cotizar, se contará a partir de fecha de aceptación de la oferta y/o contrato, previa expedición del registro presupuestal por parte de SATENA, y hasta el 31 de diciembre de 2016.
2.5. LUGAR DE EJECUCIÓN
El contrato se desarrollará en la ciudad de Bogotá. Las entregas deberán realizarse en la sede de SATENA ubicada en la Carrera 103 No. 25 D 24
2.6. FORMA DE PAGO
SATENA pagará el valor del contrato así:
Forma de pago Marque con una X
Pago único, dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes a la presentación de la factura y/o cuenta de cobro.
Pagos mensuales o cada vez que se suministre el bien y/o preste el servicio, dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes a la presentación de la factura y/o cuenta de cobro.
X
Anticipado
Otra
Cada factura y/o cuenta de cobro deberá ir acompañada de la certificación de recibido a satisfacción por parte del Supervisor del contrato y del certificado suscrito por el representante legal o revisor fiscal, según corresponda, que acredite el pago de los aportes a los sistemas de salud, pensión, riesgos profesionales y aportes parafiscales (cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando a ello haya lugar), de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002.
2.6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
El Contratista seleccionado se obliga a cumplir durante la ejecución del contrato con la totalidad de las siguientes obligaciones:
1) Ejecutar el objeto contratado en condiciones de eficiencia, oportunidad y calidad, bajo los parámetros económicos, técnicos y financieros estipulados por SATENA y las partes en el respectivo contrato y en los demás documentos que lo conforman.
2) Entregar los ítems requeridos en la forma y tiempo previstos en el ANEXO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS del presente documento.
3) Garantizar que los ítems requeridos cumplan con las especificaciones técnicas mínimas requeridas por SATENA descritas en el ANEXO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS del presente estudio previo.
4) Suministrar productos de óptima calidad, considerando aspectos de durabilidad, presentación y resistencia.
5) Remplazar los bienes, productos o elementos que resulten defectuosos o de mala calidad. Igualmente deberá restituir a su costo, sin que implique modificación al plazo de entrega, los bienes, productos o elementos defectuosos o de especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos dentro de las siguientes 48 horas siguientes al reclamo presentado por SATENA.
6) Mantener los lineamientos de marca e imagen según los requerimientos que proporcione SATENA para tal fin.
7) EL CONTRATISTA acepta que la propiedad, administración y derechos sobre los diseños que le sean entregados en el desarrollo del contrato, son de propiedad de
SATENA.
8) Declarar y garantizar que cuenta con la capacidad y autorizaciones legales y estatutarias para la celebración y ejecución del contrato que suscriba con SATENA.
9) Mantener fijos los precios ofertados durante el periodo de ejecución del contrato que se suscriba.
10) Los ítems a contratar dentro del presente, pueden estar sujetos a cambios y requerimientos que presente la aerolínea a lo largo de la ejecución del mismo.
11) Guardar estricta confidencialidad en relación con la información que sea entregada por parte de SATENA para el desarrollo del objeto contractual relacionada con los elementos de marca e imagen de SATENA manejados durante y después de la ejecución del contrato que se suscriba. En consecuencia, EL CONTRATISTA se obliga a tomar las medidas necesarias para impedir que tales informaciones no autorizadas lleguen a conocimiento de terceros y se obliga a no utilizarla para ningún propósito diferente al cumplimiento del objeto de este contrato.
12) No ceder total ni parcialmente el contrato sin el consentimiento previo y expreso de
SATENA.
13) Presentar oportunamente la factura o cuenta de cobro a SATENA por los servicios prestados y/o bienes suministrados.
14) EL CONTRATISTA conoce, acepta y se compromete a cumplir con el Manual SISOMA para contratistas y subcontratistas de SATENA, el cual se encuentra publicado en la página web de la entidad, y con las normas de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial.
15) Hacer las recomendaciones que crea convenientes para la ejecución eficaz del presente contrato.
16) Cumplir con el objeto y las obligaciones derivadas del contrato que se suscriba bajo la modalidad de servicios independientes y sin que exista subordinación, responsabilidad o dependencia laboral de los trabajadores, Supervisores y demás personal del CONTRATISTA con SATENA. Por lo tanto, el personal que este destine en desarrollo del contrato, deberá contar con el pago de la totalidad de las obligaciones laborales legales y extralegales, tales como salarios, horas extras, dominicales y festivos, prestaciones sociales, indemnizaciones, aportes parafiscales y de salud, accidentes y pensiones, riesgos profesionales, etc.
17) Responder ante las autoridades por los actos u omisiones ocasionados en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato que se suscriba, cuando con ellos cause perjuicio a SATENA o a terceros.
19) Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, riesgos profesionales, aportes parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA e ICBF).
20) Cumplir y hacer cumplir las demás obligaciones y/o disposiciones legales aplicables al contrato y las que se deriven de la naturaleza del mismo durante su ejecución.
21) Las demás que surjan durante la ejecución del contrato que se suscriba como resultado del proceso de selección que se adelante para tal efecto.
2.7. OBLIGACIONES DE SATENA
SATENA se obliga a:
Entregar al CONTRATISTA los artes y diseños bajo los cuales se realizará la producción de material POP para el año 2016.
Pagar a ELCONTRATISTA el valor monetario del contrato.
Recibir los bienes objeto del contrato que entregue EL CONTRATISTA,
siempre y cuando estos se hayan suministrado de acuerdo con las condiciones previstas por SATENA.
Informar al CONTRATISTA las fallas ó deficiencias técnicas de los bienes objeto del contrato.
Exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto contractual y velar por el cumplimiento del mismo.
Verificar y tramitar oportunamente las facturas recibidas junto con sus anexos para efectos de trámites de pago de las mismas.
Ejercer la Supervisión y control en la ejecución del contrato, a través de quien designe el competente contractual, quien velará por que se cumplan las prestaciones contractuales y procederá a su liquidación dentro del término establecido. De igual manera el supervisor deberá dar cumplimiento a las obligaciones descritas en el Manual de Contratación vigente de SATENA
2.8. PÓLIZAS
En caso de requerirse garantías, se admitirá como mecanismo de cobertura, pólizas de seguro otorgadas por Compañías de Seguros que cuenten con permiso de funcionamiento otorgado por la Superintendencia Financiera y que tengan los correspondientes ramos aprobados, que ampare los siguientes riesgos:
Maque con una X TIPO DE GARANTÍA Porcentaje Vigencia de amparos Maque con una X TIPO DE GARANTÍA Porcentaje Vigencia de amparos X Cumplimiento El 20% del valor total del contrato El término de duración del contrato y 4 meses más. Anticipo 100% del valor entregado El término de duración del contrato y ____ meses más.
X Calidad del bien
El 20% del valor total del contrato El término de duración del contrato y 4 meses más. Pago anticipado 100% del Valor entregado El término de duración del contrato y ____ meses más. Calidad del servicio El ___% del valor total del contrato El término de duración del contrato y ____ meses más. Estabilidad de la obra Por el 100% del valor total de la obra Desde el recibo a Satisfacción de la Obra más 60 meses. Correcto Funcionamiento del bien o equipo
El ___% del valor total del contrato El término de duración del contrato y ____ meses más. X Pago de Salarios y Prestaciones Sociales El 10% del valor total del contrato El término de duración del contrato y 3 años más. Otra (describir cual) El ___% del valor total del contrato El término de duración del contrato y ____ meses más. Responsabilidad Civil Extracontractual. El ___% del valor total del contrato El termino de duración del contrato y ____ meses más.
SATENA SI X NO X Requerirá de la constitución de garantías que amparen los
riesgos del contrato.
Cordialmente,
NOMBRE DEL RESPONSABLE: Harold González CARGO: Jefe Mercadeo y Publicidad
