Manual de Asistencia Digital y Evaluaciones
1) PORTAL DE ACCESO Y CREDENCIALES Por favor ingresar a la siguiente Url:
http://bitacorajaveriana.co/sipec/login1.php?error=salir
2) Al ingresar a la plataforma, podrá visualizar y realizar las siguientes actividades, por favor revisar los títulos en la parte superior de la imagen 1:
2.1) En esta página CA WEB, podrá identificar de forma general y realizar las siguientes actividades:
Datos personales de los participantes, para generación de certificados de asistencia.
Porcentaje mínimo de asistencia para que los participantes se certifiquen (parte superior derecha)
Número de horas ditadas, cantidad de participantes registrados, fechas de inicio y finalización.
Participantes que cumplen con el mínimo de asistencia para recibir su certificado
2.2) La actualización de datos, se realizará ingresando en detalles de cada participante (parte derecha de la imagen) y saldrá la siguiente imagen:
(a) En el botón de confirmación de datos, podrá editar los datos de los participantes (en caso
de ser necesario), este proceso es obligatorio, para que los datos aparezcan confirmados como en la imagen No. 1.
(b) En esta página, también puede eliminar asistencia (cargada de forma masiva) de los participantes que no hayan asistido.
2.3) ACTIVIDADES A REALIZAR OPCIÓN DE FORMATOS:
a) Reporte Control de asistencia: podrá descargar en formato Excel:
I. Seguimiento de asistencia.
II. Datos personales (Apellidos, nombres, números de documento, tipo de documento, número celular, correo electrónico) de todos los participantes.
III. Participantes que se certifican, de acuerdo al porcentaje de asistencia mínimo exigido para recibir el certificado de asistencia, enviado en la carta de bienvenida el día de apertura.
b) Formatos de lista de asistencia, que deben imprimir el monitor o Coordinador logístico de acuerdo a la jornada, si la sesión es inferior a 5 horas debe imprimir el “Formato Asistencia”, si es superior a 5 horas debe imprimir el “Formato asistencia Jornadas”
Nota: si es programa empresarial ejemplo: Ecopetrol, Colpensiones, Ministerio de Educación, u otros.
Se debe imprimir el formato de asistencia exigido por el cliente.
c) Formato de asistencia Docentes: En todos los casos se debe imprimir y hacer firmar por los docentes en cada una de las sesiones
d) Formato Entrega de Certificados: Cuando el certificado se entrega de manera física al participante, este formato se debe imprimir y hacer firmar por los participantes que cumplieron con el porcentaje exigido para recibir el certificado.
e) Formato de Entrega de vales: Este formato se imprime y se distribuye entre los participantes para que firmen cuando se entrega tarjeta debido para consumo de alimentos.
2.4) INSERTAR ASISTENCIA
a) En esta opción el Coordinador logístico o Monitor asignado, podrá ingresar asistencia (masiva o por participante) de forma manual al sistema diligenciando los campos resaltados en amarillo, solo en los casos que se entregue lista física o que falte ingresar asistencia de algún participante.
b) Si en el inicio del programa, se asignó a través de correo electrónico a los participantes código PQR para asistencia este proceso de cargue de asistencia se realiza automáticamente, por lo tanto, no es necesario cargar asistencia de manera manual, el encargado (Coordinador logístico o Monitor) debe verificar en la plataforma que la asistencia este subiendo de manera correcta de acuerdo al número de horas dictadas en cada sesión.
2.5) EVALUACIONES DIGITALES
CONFIGURACIÓN DE EVALUACIONES
De acuerdo a la información suministrada por el cronograma, por favor configure las evaluaciones:
Nota: solo se debe configurar las evaluaciones de los módulos. Para la evaluación del programa el sistema lo realiza por defecto.
1. Crear la configuración del módulo.
a. Registrar los datos del conferencista (Crear conferencista) b. Registrar los datos del módulo (Crear módulo)
c. Asociar conferencista y módulo (Crear configuración) 2. Enviar correo con el enlace de la evaluación.
Configuración por módulo
a) Registrar datos del conferencista.
En la ventana que se despliega por favor busque el conferencista por su número de documento o por el nombre y/o apellido.
Si el conferencista no se encuentra por favor créelo ingresando los datos solicitados.
b) Registrar datos del módulo.
Una vez creado o seleccionado el conferencista creamos el módulo o los módulos del programa Nota: podemos crear o seleccionar todos los conferencistas que van hacer evaluados, e igual podemos crear todos los módulos de una vez.
Para crear el módulo debemos ingresar el nombre del módulo, la fecha de inicio y la fecha de finalización.
c) Registrar datos del módulo.
Una vez se han creado tanto el conferencista como el módulo podemos asociar los registros para hacer la configuración.
Para validar que registro se tiene seleccionado verificamos que el punto se encuentre en azul, esto indica que el registro se encuentra seleccionado.
Luego dando clic en el botón “Crear configuración” realizamos la configuración, la cual aparece en la parte superior.
2. ENVIAR EVALUACIÓN DEL MÓDULO
Para él envió de la evaluación se debe seleccionar la pestaña Enlace Evaluación del módulo, luego se selecciona la configuración que desea enviar.
Posteriormente damos clic en el botón crear correo para que el sistema automáticamente genere el cuerpo del correo que debe ser enviado a los participantes, en él se encuentra el enlace de la encuesta.
Para la evaluación del programa solo se debe ir a la pestaña Enlace Evaluación del programa.
DESCARGA Y ENVÍO DE RESULTADOS EVALUACIÓNES
Para descargar los resultados de las evaluaciones por módulo debemos dar click en la pestaña Resultados evaluación módulo, seleccionamos la evaluación requerida y damos click en Descargar.
Una vez descargamos la evaluación se abrirá un pdf en otra pestaña del navegador la cual nos permite visualizar los resultados y descargar en nuestro equipo el pdf.
Plantilla envió de correo con resultados
Apreciado monitor,
A continuación, usted encontrará una plantilla y una serie de recomendaciones que le ayudarán a enviar los resultados de las evaluaciones en el formato adecuado. Le agradecemos implementar desde ya y respetar minuciosamente, dicha plantilla. Muchas gracias, de su colaboración depende en gran parte la eficacia de nuestros procesos.
Asunto: # (# asignado de diplomado y nombre) // Título del módulo // Resultado de la evaluación (Ejemplo: #001 Pre-icfes // Biología // Resultado de Evaluación)
Contenido del mensaje (así debe ir estructurado el saludo, anuncio del contenido del mensaje, fórmula de cortesía y la plantilla de la firma con la tiara javeriana): Compartir solo en PDF
Antes del envió
En el momento en que tengas los resultados de las evaluaciones docentes de cada módulo, debes proceder así:
Compartir el archivo en PDF directamente con el docente, con copia a la Gestora y Profesional del área, profesional de apoyo y a [email protected]
Gestor(a) del área:
Profesional del área:
Profesional de apoyo:
Coordinación logística Texto sugerido para él envió:
Apreciado Conferencista xxxxxxxx
Para su información y con el objeto de ser tomadas en cuenta las observaciones pertinentes, adjunto le envío el consolidado individual, que contiene las evaluaciones que registraron los participantes del (aquí indicar por favor nombre del diplomado o curso) en el cual participó como conferencista.
Agradecemos su valiosa participación y esperamos volver a contar con su colaboración en futuros eventos.
Cordialmente,
Nombre del Monitor
Monitor del diplomado XXXXX
Dirección de Educación Continua y Consultorías
Vicerrectoría de Extensión y Relaciones Interinstitucionales Email: Celular:
Teléfono fijo: (57-1)
En la redacción de su correo es muy importante tener en cuenta la ortografía y la presentación:
El correo se debe dirigir a:
Para: Profesor
Copia: Coordinador académico (si aplica), Gestor del Área, Profesional, [email protected].
En cuanto al formato de transcripción del promedio y el resultado de las notas, se debe dejar con dos dígitos (ejemplo: 3,45)
TABULACIÓN MANUAL DE EVALUACIONES
Aquellos programas que poseen evaluación en formato físico deberán ser tabuladas de la siguiente forma:
Tabulación para módulo
1. Debemos crear el conferencista y el módulo de la misma forma que se realiza para los programas que cuentan con evaluaciones en formato digital. (ver página 4)
2. Crear la configuración de la misma forma que se realiza para los programas que cuentan con evaluaciones en formato digital. (ver página 6)
3. Hacer clic en la pestaña “Tabulación manual para modulo”, seleccionar la evaluación a tabular y continuar.
Una vez le damos continuar se nos despliega el formato con la evaluación donde debemos ingresar las repuestas entregadas por los participantes.
Cada vez que se envié una evaluación el sistema lo registra en la base de datos y a su vez nos muestra el número de evaluaciones tabuladas.
Nota: en este módulo no es posible editar o eliminar las evaluaciones ya tabuladas que se envíen.
Tabulación para Programa
Para la tabulación de la evaluación del programa solo hacemos clic en la pestaña tabulación manual para programa.
A continuación, se nos despliega el formato con la evaluación donde debemos ingresar las repuestas entregadas por los participantes.
