PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA PUBLICITARIA PARA LA CAMPAÑA “PUBLICIDAD DIPUTACIÓN DE HUELVA”, A LLEVAR A CABO DURANTE 2017
1. OBJETO DEL CONTRATO
Será objeto de este procedimiento licitatorio, la contratación de una Agencia Publicitaria que asuma la gestión de las campañas de PUBLICIDAD 2017, promovida por la Diputación Provincial de Huelva, en distintos medios y/o soportes publicitarios, conforme a las especificaciones que se establecen en este Pliego, que quedará incorporado al contrato y tendrá obligatoriamente carácter contractual.
La agencia publicitaria ganadora del concurso planificará la campaña, teniendo en cuenta los medios de mayor difusión en aquel ámbito en el que se encuentran los destinatarios de la campaña. Para ello, tendrá en cuenta los diferentes medidores oficiales de audiencias, EGM, por ejemplo. Dicha planificación será presentada previamente a la Diputación provincial de Huelva en un plazo máximo de 15 días desde la firma del contrato, convenientemente justificada.
Diputación de Huelva tendrá, obligatoriamente, que dar el visto bueno a la propuesta de campaña presentada en un plazo máximo de 15 días, pudiendo solicitar a la agencia ampliación de la documentación justificativa elaborada, así como cualquier explicación adicional o precisión al informe presentado. Una vez aprobada la campaña, la agencia adjudicataria se encargará, en coordinación con la Diputación de Huelva, de su gestión, incluido el análisis de los resultados obtenidos una vez llevada a cabo la misma.
La contratación de espacios publicitarios en los distintos soportes de comunicación se realizará en criterios de igualdad respecto a las tarifas ofrecidas por estos a su clientela general, aplicando los descuentos ofrecidos por los medios.
En el supuesto de que algún soporte de comunicación rechazase insertar anuncios de la Diputación Provincial de Huelva, manteniendo recargos excepcionales para dichos espacios, y por lo tanto precios distintos de los ofertados por la adjudicataria, esta Institución se reserva el derecho a excluir sus inserciones en dicho soporte publicitario. Este hecho se considera incumplimiento parcial del contrato y será objeto de penalización conforme a lo establecido en el pliego de clausulas administrativas.
Las órdenes de inserción con indicación de los medios y soportes a contratar, fechas y espacios, se realizarán en todo caso con sujeción a los principios de igualdad y no discriminación en la contratación de los espacios publicitarios en los distintos soportes de comunicación.
Asimismo, la agencia adjudicataria se encargará de la contratación de los espacios publicitarios en los que se inserten los anuncios. El formato contratado deberá adecuarse al contenido y a la cantidad de texto que se debe insertar, según indicaciones del Gabinete de Comunicación de la Diputación de Huelva. Desde la solicitud de inserción, la adjudicataria debe garantizar la inserción en un plazo máximo de ENTRE 12 Y 24 HORAS.
cursadas y entregará a Diputación de Huelva los comprobantes de los anuncios, así como un informe con las audiencias conseguidas, en el caso de inserciones en televisión.
La Diputación Provincial de Huelva requerirá previamente la elaboración de planes concretos de medios en función del presupuesto, de los objetivos de comunicación y de su público objetivo.
La Diputación Provincial de Huelva se reserva el derecho a negociar directamente con los diferentes medios de comunicación mejoras en el precio de sus tarifas pudiendo ordenar a través de la adjudicataria la publicidad resultante del eventual pacto y percibiendo la misma la comisión de agencia ofertada.
Así mismo, la Diputación Provincial de Huelva se reserva el derecho de poder contratar directamente con los diversos medios la inserción de anuncios cuando el interés público así lo requiera.
2. OFERTA ECONÓMICA
a) Oferta económica
I.1.- CRITERIO/S CUANTIFICABLE/S AUTOMÁTICAMENTE SOBRE B Precio: 70 puntos.
Este criterio se descompone en los siguientes apartados:
a) Descuento: 54 puntos. Los puntos citados se desglosarán por soportes publicitarios, en función del ámbito de influencia, audiencia, solvencia, distribución, etc, de cada soporte, de la siguiente forma:
- Se entiende por “descuento” (incluido rappel) el porcentaje ofertado sobre las tarifas de los diversos soportes publicitarios, excluido iva. La oferta se deberá a cada uno de los medios publicitarios indicados a continuación, explicitando, dentro de cada medio, el descuento aplicado a los soportes que se detallan en el cuadro adjunto. Dentro de cada medio y, a los efectos de cubrir todos los soportes existentes, se establece una cláusula residual, denominada “Otros”, para la que se debe detallar también el descuento, que será único.
Para cada soporte del medio publicitario “prensa y suplementos” se establece un descuento mínimo sobre las tarifas del 20 %, quedando excluidos de la licitación los licitantes que oferten un descuento inferior.
1. Prensa y suplementos: Descuento mínimo sobre tarifa oficial del 20 % para cada soporte, quedando excluidos de la licitación los licitantes que ofertan un descuento inferior.
PRENSA Y SUPLEMENTOS
Periódicos Grupo Joly1 10 puntos Publicaciones del Sur2 8 puntos
Otros3 6 puntos
2. Televisión: Descuento mínimo sobre tarifa del 25 % para cada soporte, quedando excluidos de la licitación los licitantes que ofertan un descuento inferior.
TELEVISIÓN
Canal Sur TV 10 puntos
Huelva TV 6 puntos
Azahara Comunicaciones 4 6 puntos
MAS TV 6 puntos
Otros5 2 puntos
1 Huelva Información y otras cabeceras del grupo que se puedan utilizar para la promoción a nivel regional. 2 Vivas Huelva y otras cabeceras provinciales, así como otros soportes del grupo que se puedan utilizar para la
promoción a nivel regional.
3 Medios que tengan al menos una periodicidad mensual o quincenal.
4 La suma de todas las emisoras de que dispone y gestiona en la provincia de Huelva, de ámbito y contenido
comarcal.
Fórmula:
Para cada soporte publicitario deberá ofertarse un porcentaje de descuento. Se otorgará la máxima puntuación al mayor descuento ofertado, repartiéndose proporcionalmente los puntos al resto de ofertas, con aplicación de la siguiente fórmula:
P=(Pm Ob)/Ov
Siendo Pm la puntuación máxima obtenible, Ob la oferta más baja de las presentadas y Ov la oferta a valorar.
La Puntuación total será la suma de las puntuaciones obtenidas por cada soporte publicitario. Los puntos totales se redondearán a dos decimales.
No se admitirán ofertas incompletas, es decir, que no contengan la información correspondiente a algún soporte publicitario de los especificados.
b) Comisión Agencia Publicitaria. Tipo máximo: 3%. Puntos máximos: 16. Fórmula:
Se otorgará la máxima puntuación (16 puntos) a la menor comisión ofertada y 0 puntos a quien oferte al tipo (3 % de comisión). Para ofertas entre el tipo y la más baja, los puntos se otorgarán aplicando la siguiente fórmula:
Puntos Licitador= ((Tipo-Oferta a valorar)/(Tipo-Oferta más baja))*16
OFERTAS CON VALORES ANORMALES O DESPROPORCIONADAS. Con respecto al precio ofertado, se considerarán ofertas desproporcionadas o anormales aquellas que superen en un 10% la media de las ofertas presentadas, teniendo en consideración lo establecido al respecto en el art. 85 del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (RD 1098/2001, de 12 de octubre). Apreciada por la Mesa de Contratación esta circunstancia se procederá de conformidad con lo establecido en el art. 152.3 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
Todos los cálculos que se ejecuten para calcular la temeridad y para otorgar la puntuación de los distintos criterios, se realizarán con dos decimales máximo.
I.2. - CRITERIO/S NO CUANTIFICABLE/S AUTOMÁTICAMENTE – SOBRE C
El SOBRE C deberá ir acompañado de una memoria donde se especifique y explique cada uno de los aspectos que a continuación se enumeran:
1º Programa de trabajo – 14 puntos: donde se desarrollarán aquellos aspectos relevantes para la ejecución del contrato, tales como:
- Metodología de trabajo (organización del equipo humano): número de personas dedicadas a proyecto en exclusividad, disponibilidad de los mismos, sede de trabajo... 4 puntos.
El equipo humano debe contar como mínimo con una persona responsable dedicada en exclusividad al proyecto, con disponibilidad 24 horas, línea directa con el jefe del área de comunicación de la diputación o con quien esté de guardia en ese momento por parte de la institución provincial. Además, deberá contar con un equipo de al menos cinco personas implicadas en el proyecto: responsable de relaciones, responsable de cuenta y negociaciones, planificador, Content Management System y diseñador gráfico. Se valorará igualmente con un 20% de la puntuación máxima de este criterio que el responsable del contrato con dedicación exclusiva cuente con idiomas: inglés y portugués a nivel avanzado hablado y escrito (a partir de B1, con acreditación), así como con EMBA Dirección y Administración de Empresas.
- Medios técnicos a disposición del proyecto …...3 puntos. 1. Disposición de banco de imágenes y de banco de recursos musicales.
2. Software, que permitan trabajar tanto en entornos Windows y Mac.
3. Hardware de última generación: Smartphones, tablets, equipos iMac, equipos Intel Core i5, impresoras, escáneres, pantallas... así como todo lo necesario para la realización de las tareas propias.
- Sistemas de control del contrato mediante la planificación previa y justificación posterior de las insersiones en medio…... 3 puntos - Facturación: contar por parte de la empresa licitadora con algún sistema o herramienta de consulta de la facturación on line, con el objeto de saber en cualquier momento en qué punto está nuestro acuerdo o cuánto nos queda por consumir del mismo ... 2 puntos - Tratamiento de anuncios urgentes: disponibilidad y capacidad de maniobra antes los imprevistos y la inserción o emisión de anuncios urgentes, en un plazo mínimo de 24 horas de antelación ... 2 puntos
2º Mejoras: tendrán la consideración de mejoras todas aquellas sobreprestaciones ofertadas por el licitador que no supongan coste alguno para la Diputación Provincial de Huelva, respecto de los siguientes aspectos: 16 puntos.
* La memoria técnica o programa de trabajo deberá incluir si se ofrece algún tipo de mejora, y en caso afirmativo, explicar en qué consistiría especificando procedimientos, tiempos y medios empleados para tal fin.
1. Mejoras en los emplazamientos (posicionamientos preferentes)... 5 puntos
Por ejemplo, si se piden dos páginas de publicidad completas a color, la propuesta deberá indicar el precio unitario de la misma, así como su ubicación dentro del periódico (página par o impar) y número de página en concreto, siendo válida la fórmula de asignación por porcentaje, es decir, asignando un 50% y dejando el otro 50% a la institución provincial, pudiendo elegir cualquier ubicación (desde la portada hasta la última página).
2. Asesoramiento a los distintos departamentos en las materias objeto del contrato (formación,
jornadas, cursos nuevos
Propuestas para la mejora de la productividad de las acciones puestas en marcha por la Diputación en sus diferentes áreas.
3. Utilización de herramientas que mejoren la difusión de las campañas de información
puestas en marcha por la Diputación de
Huelva... 3 puntos. 4. Reducción del plazo de pago a los soportes en los que se haga publicidad, siendo el plazo
máximo de pago 10 días desde que la Diputación abone a la Agencia adjudicataria. Se otorgará 1 punto por cada dos días (48 horas) de reducción del plazo de pago y hasta un máximo de …...…... 4 puntos. 3. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD ADJUDICATARIA
A) GENERALES: En general y salvo lo expresamente dispuesto en este Pliego, son de cargo de la empresa adjudicataria todos los gastos necesarios para la completa realización del servicio contratado: trámites preparatorios, materiales e instalaciones, seguros de todo tipo, y las demás cargas y obligaciones de cualquier índole correspondientes a la Empresa, todas las cuales asume desde el momento de la formalización del contrato, además de cualesquiera otras nacidas del contrato o de la participación en la licitación.
Corresponde a la empresa adjudicataria la obtención de todas las autorizaciones y licencias, tanto oficiales como particulares, que le requiera la realización de la prestación.
La empresa adjudicataria será responsable de la calidad técnica de los trabajos que desarrolle y de las prestaciones y servicios realizados, así como de las consecuencias que se deduzcan para la Diputación Provincial de Huelva o para terceros de las omisiones, errores, métodos inadecuados o conclusiones incorrectas en la ejecución del contrato.
Hasta que transcurra el plazo de garantía, la empresa adjudicataria responderá de la correcta realización de los trabajos contratados, y de los defectos que en ellos hubiere, si que sea eximente ni le dé derecho alguno la circunstancia de que representantes de la Diputación Provincial de Huelva, los hayan examinado o reconocido durante su elaboración o aceptado en comprobaciones y valoraciones.
La empresa adjudicataria deberá prestar, sin derecho a pago suplementario, los servicios que se estimen necesarios para el correcto desarrollo y cumplimiento del contrato, tales como asistencia a reuniones de trabajo, informativas, etc. Esta obligación se mantendrá hasta la finalización del periodo de garantía.
En cuanto al pago a los soportes en los que se haga publicidad, será obligatorio el abono a los mismos en un plazo máximo de 10 días desde que la Diputación haya abonado a la entidad adjudicataria.
B) LABORALES: La empresa adjudicataria está obligada al cumplimiento de las disposiciones generales legales vigentes en materia laboral, de Seguridad Social, y de seguridad e higiene en el trabajo, quedando la Diputación Provincial de Huelva exonerada de responsabilidad por este incumplimiento.
C) ORGANIZACIÓN: La empresa adjudicataria dispondrá de una organización con elementos personales y materiales suficientes para la debida ejecución del contrato.
D) RECURSOS HUMANOS: La empresa deberá contar con personal suficiente y cualificado para las tareas que se deben desarrollar en ejecución del presente contrato, tal y como
aparece reseñado en el apartado I.2. 1º Programa de trabajo.
La adjudicataria pondrá a disposición del contrato el personal necesario con la cualificación técnica adecuada para ello, evitando en lo posible introducir variaciones en su composición, facilitará una relación del mismo, y procederá inmediatamente, a petición de la Diputación Provincial de Huelva a su ampliación o sustitución, de forma que la ejecución del contrato quede siempre asegurada.
La Diputación Provincial de Huelva no tendrá responsabillidad directa, solidaria o subsidiaria respecto al cumplimiento de las obligaciones laborales de la empresa adjudicataria, así como tampoco de las que se puedan derivar, en su caso, de la extinción de los contratos de trabajo, tanto durante la vigencia del presente contrato, como con posterioridad a su terminación. Asumiendo la empresa adjudicataria la totalidad de las consecuencias jurídicas laborales derivadas de los mismos, tanto durante la vigencia del presente contrato, como una vez finalizado el mismo.
La Diputación Provincial de Huelva no tendrá respecto al personal que preste sus servicios para la empresa adjudicataria ninguna facultad organizativa ni de dirección ni existirá relación jurídica laboral, civil, administrativa alguna con los mismos.
E) IMAGEN CORPORATIVA: Se utilizará la Imagen Corporativa de la Diputación Provincial de Huelva, que será facilitada por la entidad una vez firmado el contrato.
La utilización de otros elementos exigirá el consentimiento expreso y escrito de la Diputación Provincial de Huelva.
F) MEMORIA: La empresa adjudicataria facilitará toda la información necesaria para el adecuado cumplimiento de este contrato, incluyendo tarifas, audiencias, perfil y difusión de los medios. Así mismo, y con la periodicidad que se determine por la Diputación Provincial de Huelva, elaborará las memorias que se estimen convenientes en relación con la ejecución del contrato, identificando oportunidades de mejoras, si las hubiera.
G) DESIGNACIÓN DE RESPONSABLE: La empresa adjudicataria deberá nombrar una persona responsable última de la misma ante la Diputación Provincial de Huelva en todo lo concerniente al servicio. Dicha persona tendrá el poder suficiente para tomar en nombre de la empresa adjudicataria las decisiones oportunas, sin que las mismas puedan verse afectadas por falta de capacidad decisoria, ya sea legal o formal, siendo la única interlocutora válida para todos los asuntos relativos al contrato.
Esta persona responsable funcionará en régimen de plena disponibilidad, debiendo por tanto cubrir las necesidades contratadas fuera del horario laboral normal, incluso los días de fiesta y fines de semana, y deberá poder ser contactada de forma permanente a través de teléfono móvil.
Perfil mínimo exigible de la persona responsable:
- Licenciado en Publicidad y RR.PP. o en Comunicación. Valorable EMBA Dirección y Administración de Empresas.
- Experiencia demostrable en el sector de la comunicación de al menos 8 años.
- Experiencia demostrable de participación en otros concursos públicos al menos en 4 instituciones públicas o concursos distintos.
- Valorable idiomas: inglés y portugués.
H) EMERGENCIAS: Si como consecuencia de emergencias empresariales u otros motivos analógicos, la empresa adjudicataria estimase que no puede realizar el servicio en las condiciones establecidas, estará obligada a comunicarlo inmediatamente a la Diputación Provincial de Huelva, para que ésta procure adoptar las medidas necesarias precisas, a fin de evitar o reducir los perjuicios que ello causara. Los gastos causados por tales medidas
serán abonados por la empresa adjudicataria.
I) PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES: En todo caso, se deberán cumplir cuantas obligaciones deriven de la legislación vigente en materia de prevención de riesgos laborales, configurando los instrumentos legalmente establecidos para la adecuada aplicación de la normativa vigente en materia de prevención de riesgos laborales derivados de la actividad desarrollada en virtud del cumplimiento de las referidas obligaciones, y por ello, de las consecuencias que pudieran derivarse del incumplimiento defectuoso de las mismas.
J) MEDIOS MATERIALES: La adjudicataria se responsabilizará del buen uso de los elementos informáticos, redes, materiales o cualquier otra infraestructura Provincial que pudiera, en su caso, ponerse a disposición del contrato.
4. CLÁUSULAS DE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS
I. PROHIBICIÓN EXPRESA DE ACCESO A DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
Para la realización de los trabajos objeto del presente contrato es posible que el personal del adjudicatario tenga acceso a locales donde se realizan tratamientos de ficheros con datos de carácter personal, a soportes o recursos que contengan datos de carácter personal, o a otro tipo de documentación de carácter confidencial, para la realización de trabajos que no impliquen directamente un tratamiento de este tipo de datos. En cualquier cosa, se prohíbe expresamente el acceso a los datos de carácter personal propiedad de la Diputación Provincial de Huelva.
II. DEBER DE SECRETO
El personal del adjudicatario deberá observar en todo momento el secreto profesional y deber de confidencialidad sobre todos los datos de carácter personal, a los que pudiera tener acceso incidentalmente en el cumplimiento de las tareas encomendadas. El personal del adjudicatario queda obligado a no revelar, transferir, ceder o comunicar de cualquier forma los datos de carácter personal a terceras personas, obligación que se mantendrá aún finalizada su relación con ésta. El Adjudicatario se compromete a comunicar y hacer cumplir a su personal las obligaciones establecidas en el presente pliego y, en concreto, las relativas al deber de secreto.
III. MEDIDAS DE SEGURIDAD
El adjudicatario se compromete a cumplir todo lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de datos que le sea de aplicación y a actuar de acuerdo a las instrucciones a la Diputación Provincial de Huelva. En concreto:
· El personal del adjudicatario está obligado a respetar las medidas de seguridad de los locales a los que accede, sin que de su permanencia o paso por ellos pueda derivarse una merma de las condiciones de seguridad obligatorias (cierre de puertas y ventanas, conexión de alarmas, etc.)
· El adjudicatario garantizará que la información de lo que disponga por razón de la prestación del servicio no pueda ser visible por personas no autorizadas. Así, los lugares donde almacene, guarde o conserve la información deberán ser aptos para garantizar el deber de confidencialidad.
· El adjudicatario se compromete a destruir todos los datos de carácter personal que conozca en virtud de la prestación del contrato. Esta obligación afecta a todo soporte o documento en el que conste cualquier tipo de dato de carácter personal y adoptará las medidas necesarias para garantizar la imposibilidad de recuperación
de este tipo de datos.
· Cualquier incidencia que afecte o pudiera afectar a la seguridad de los datos de carácter personal propiedad del responsable de fichero durante o posterior a la vigencia del presente contrato serán comunicadas de inmediato a la Diputación Provincial de Huelva.
IV. GARANTÍA DE CONFIDENCIALIDAD
El adjudicatario certifica que el personal a su cargo ha firmado una cláusula de confidencialidad por la cual se comprometen a no revelar la información que conozcan en función de su cargo o cometido durante la prestación del contrato y posteriormente al mismo. Así como que conoce las medidas de seguridad tendentes a garantizar el cumplimiento de la normativa relativa a protección de los datos de carácter personal.
V. RESPONSABILIDAD
El adjudicatario que incumpla lo establecido en los apartados anteriores será considerado responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido, así como de cualquier reclamación que por las personas interesadas se interponga ante la Agencia de Protección de Datos competente y de la indemnización que en su caso, se reconozca a la persona afectada que ejercite la acción de responsabilidad por el daño o lesión que sufra en sus bienes o derechos.
Serán motivos de resolución del presente contrato la vulneración del deber de secreto por el adjudicatario o su personal, así como el incumplimiento de la normativa sobre protección de datos de carácter personal.
5. CLÁUSULA DE IGUALDAD
Las empresas licitadoras, en la elaboración y presentación de su respectivas propuestas, deberán hacer uso no sexista del lenguaje. Así mismo, la empresa adjudicataria a lo largo de la vigencia del contrato deberá hacer un uso no sexista del lenguaje en cualquier documento definitivo escrito o digital, así como, deberá desagregar los datos por sexo en cualquier estadística referida a personas que se genere, todo ello al amparo del “artículo 2.3 de la Ley 4/2005, de 18 de febrero, para la Igualdad de Mujeres y Hombres en la que se señalan los principios generales que deberán respetarse”.
Huelva a 23 de marzo de 2017
Fdo. Luis Carlos Barrero García
