San José, 08 de noviembre del 2019 N° 11671-19
Al contestar refiérase a este # de oficio
Señora
Licda. Siria Carmona Castro, Presidenta interina Tribunal de la Inspección Judicial
Estimada señora:
Para su estimable conocimiento y fines consiguientes, le transcribo el acuerdo tomado por el Consejo Superior del Poder Judicial, en sesión N° 96-19 celebrada el 05 de noviembre del 2019, que literalmente dice:
“ARTÍCULO XII Documento N° 13259-19
Mediante oficio N° 1687-IJ-2019 del 14 de octubre de 2019, la licenciada Leslye Jiménez Soto, Secretaria del Tribunal de la Inspección Judicial, remite el acta de visita del Juzgado Civil de Puntarenas, realizado del 09 al 11 de octubre de 2019, por la Licda.
Andrea Camacho Mora, Inspectora Judicial Asistente. Además, se informa que no existe visita anterior. El acta de visita refiere literalmente lo siguiente:
“ACTA DE VISITA FECHA INICIO: 09-10-2019
HORA: 10:00 hrs
DESPACHO: JUZGADO CIVIL DE PUNTARENAS.
FECHA FINAL:11-10-2019 HORA: 15:30 hrs
El día 10 de octubre de 2019 se suspendió la visita.
CIRCUITO JUDICIAL: I CIRCUITO JUDICIAL DE PUNTARENAS.
PERIODO DE ESTUDIO DEL 01-03-19 AL
31-08-19. DÍAS HÁBILES: 122
CÓDIGO: 0642-CI ÚLTIMA VISITA: No hay una visita anterior
NOMBRE ARCHIVO PRESENTE ACTA: JUZGADO CIVIL DE PUNTARENAS.
SERVIDOR A QUIEN SE DEJÓ COPIA: MAGALY FALLAS RAMOS, COORDINADORA JUDICIAL A.I.
Se hace la indicación que la presente visita se lleva a cabo sobre el tema de Controles y de Mora Judicial. Al inicio de la presente visita se conversó con el licenciado Jhonny Esquivel Vargas, Juez Coordinador a.i, quien manifestó que el despacho en general ha mejorado en los tiempos de respuesta. Además, señala que gozan de muy buenas relaciones interpersonales.
ORGANIZACIÓN DEL DESPACHO
PERSONAL DE LA JUDICATURA Jhonny Esquivel Vargas, Juez Coordinador a.i
PERSONAL DE APOYO COORDINADORA JUDICIAL:
Magaly Fallas Ramos, interina en plaza extraordinaria, quien realiza las labores administrativas propias de su cargo.
PERSONAL TÉCNICO:
Wilberth Bolívar Rodríguez, interino.
Carlos Cabezas Carrillo, interino Yerling Matarrita Cascante, interina.
Gina Navarro Ruiz, interina.
Todas las personas técnicas comparten el rol de atención al público y el teléfono.
PERSONAL MERITORIO:
Actualmente no hay personal meritorio.
ANÁLISIS DE CONTROLES DE GESTIÓN Y OTRAS LABORES 1.- ACTUALIZACIÓN DE MOVIMIENTOS Y UBICACIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN. (Circulares CSPJ: 127-2001, 16-2005, 142-2005 y 104- 2009).
Por ser un despacho electrónico no se realiza esta muestra.
2.- DETALLE CONTROLES DE GESTIÓN (Calificación M=MALO, R=REGULAR, B=BUENO, N/A=No aplica)
Libros de entradas -- Actualización de órdenes de captura
N/A Sistema de Gestión,
SDJ y buzones SAC.
B Emisión informes
estadísticos
B
Libro de
juramentaciones
B Informe labores jueces suplentes
B
Control causas
disciplinarias
B Índices de actuaciones N/A
Control asuntos salidos en alzada
B Control de privados de libertad por apremio corporal y confección de informes.
N/A
Control de sustitución de jueces(zas) y personal técnico
B/R Control vehículos
decomisados
N/A
Libro de control de disponibilidad
-- Revisión Caja Fuerte No tienen
Control de asuntos pasados a fallo
B Copiador sentencias
electrónico
-- Comisiones enviadas N/A Destrucción de documentos No se ha
realizado destrucción Comisiones recibidas N/A Incorporación de recepción
de pruebas al Sistema de Gestión
--
Boletas de Seguridad Reg. Nacional
B Remisión de expedientes judiciales al Juzgado de Ejecución de la Pena
--
Boletas libertad, tener a la orden, remisión de detenidos
N/A Remisión periódica a la Dirección de Planificación sobre estado real del circulante y tramitación de asuntos anteriores al año 2000.
--
Observaciones:
CONTROL DE SUSTITUCIONES DE PERSONAL DE APOYO: El despacho cuenta con el control de sustituciones, sin embargo, no se realizan las anotaciones.
SISTEMA DE GESTIÓN, SDJ Y BUZONES SAC: Se revisan los buzones y,
Buzón Cantidad de regis-
tros
Fecha más anti- gua Notificaciones pendientes de enviar a la OCN 0
Resultado notificaciones entregadas a la OCN
14 01-10-2019
Notif. Casillero / Fax / Estrados / Email / in- ternas / Gest. Línea
19 04-10-2019
Los buzones SAC, se encuentran actualizados.
SDJ: Revisado el Sistema de Depósitos Judiciales (SDJ), se observó que el despacho cuenta con un total de 5632 registros con saldo mayor a cero, por un monto total por autorizar de 427 152.600.33 colones y 348 900.59 dólares , siendo el de mayor antigüedad el asunto 05-000475- 0638-CI con fecha del 01-06-2005. Al respecto, se conversó con la Coordinadora Judicial, quién manifestó que, el sistema se encuentra en proceso de depuración, mantiene un control de dineros en formato Excel.
3.- SEGUIMIENTO DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO.
(Este cuestionario se fundamenta específicamente en los artículos 14 y 19 de la Ley General de Control Interno, las normas 3.1 y 3.2 del Manual de Normas de Control Interno para el sector público y la circular No. 99-09 de la Secretaría General de la Corte, publicada en el Boletín Judicial No. 188 del 28 de setiembre del 2009).
Se entrevista a la Coordinadora Judicial y se obtiene la siguiente información:
Controles S
í
N o
¿El despacho remitió a la Unidad de Control Interno la
documentación actualizada del SEVRI-PJ del último período? X
¿El equipo de gestión de riesgos del despacho se reúne
periódicamente (mensual, bimensual, trimestral, etc.) para revisar la información de su SEVRI-PJ y comprobar su adecuado
cumplimiento?
x
¿El equipo de riesgos de la oficina confecciona actas, bitácoras o minutas numeradas de las reuniones que realiza sobre el SEVRI- PJ para documentar los acuerdos y acciones definidas?
X
¿La jefatura o encargado(a) del despacho promueve la
participación efectiva de todo el personal de la oficina en el proceso de valoración de riesgos?
X
¿La jefatura o encargado(a) del despacho junto al equipo de gestión de riesgos de la oficina, da seguimiento a las acciones que se definieron dentro de las estrategias de respuesta a los riesgos en el SEVRI-PJ?
X
Capacitación del personal en materia de riesgos X
Seguimiento a las propuestas de mejora del PAO X
Presentación de los informes del PAI y PAO X
Nota: El personal no cuenta con la capacitación en el tema de riesgos (SEVRI).
Indicó la Coordinadora Judicial que el 09 de abril de 2019, solicitaron a la Oficina de Control Interno dicha capacitación pero a la fecha se encuentran en espera.
OTRAS ACTIVIDADES
01.- PUNTUALIDAD Y PRESENTACIÓN PERSONAL. (Circulares CSPJ: 62-2001, 98-2002, 45-2003, 31-2004, 28-2005, 123-2005, 200- 2008, 78-1998 Y 63-2003).
PUNTUALIDAD: En cuanto a la puntualidad se verificó los registros de firmas por el periodo del 1 de agosto al 09 de octubre de 2019, no se tienen observaciones.
PRESENTACIÓN PERSONAL, Comentarios: La totalidad del per- sonal acata la Circular número 197-2013, sobre el “Reglamento de Vesti- menta para las personas que laboran en el Poder Judicial, y reiterada en sendas circulares.
02.- USO DE LA PIZARRA INFORMATIVA. COMENTARIOS: No cuentan con la pizarra informativa. Indicó, que en reiteradas ocasiones ha solicitado al Departamento de Prensa y Comunicación se les facilite una pizarra sin embargo, a la fecha no se las han facilitado. En fecha 17 de setiembre de 2019, se solicitó nuevamente, al Departamento de Prensa y Comunicación para que se les otorgara una pizarra, sin embargo, a la fecha continúan a la espera.
03.- IMPLEMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS.
COMENTARIOS: La persona encargada es la servidora Magaly Fallas Ramos, mantienen una carpeta con buenas prácticas que se aplican.
Actualmente, se aplica las siguientes buenas prácticas: Seguimiento a los escritos de mayor antigüedad
04.- CONTROL DE EVIDENCIAS Y BIENES DECOMISADOS: No aplica por el tipo de materia.
05.- CASILLA DE ATENCIÓN ESPECIAL PARA ASUNTOS DONDE PARTICIPAN PERSONAS ADULTAS MAYORES O BIEN EN CONDICIÓN DE VULNERABILIDAD: COMENTARIOS: No se cuenta con este tipo de casillas por encontrarnos en un despacho electrónico.
06.- CONTRALORÍA DE SERVICIOS: La Contraloría de Servicios Regional mediante Oficio N° 591-CRSP-2019 del 08 de agosto del año 2019, puso en conocimiento sobre las gestiones formuladas durante el II trimestre del 2019, período en el cual se presentaron 6 inconformidades correspondientes a 4 por tiempos de respuesta (documentos o resoluciones) y 2 por atención y trato (errores humanos y limitación de servicios), detectándose un 50% de afectación en el servicio percibido por la Contraloría de Servicios.
07.- CONTROL DE BOLETAS DE INCAPACIDAD: (Circular 29-18 del Consejo Superior del 12-04-18, artículo XXVI, documento 3859-18).
Se cuenta con un archivador para el resguardo de las boletas de incapaci- dad, mismo que se lleva correctamente por parte de la Coordinadora Judi- cial.
08.- APLICACIÓN DE LA LEY 8220 "SOBRE PROTECCIÓN AL CIUDADANO DEL EXCESO DE REQUISITOS Y TRÁMITES ADMINIS- TRATIVOS": COMENTARIOS: El despacho acata la normativa agilizando y facilitando el trámite para los usuarios, extrayendo la información que sea de acceso para el despacho mediante los sistemas informáticos.
ASUNTOS PARA TRAMITAR POR LAS PERSONAS TÉCNICAS JUDI- CIALES
REVISIÓN A LAS 11:25 DEL 09 DE OCTUBRE DE 2019.
Magaly Fallas Ramos, Coordinadora Judicial
TAREA CANTIDAD FECHA MÁS ANTIGUA
Archivar del sistema 27 12-09-2019
Revisar 8 19-9-2019
Girar 2 08-10-2019
Total 39
Wilberth Bolívar Rodríguez, Técnico Judicial 2
TAREA CANTIDAD FECHA MÁS ANTIGUA
Documento firmados para
cambiar de ubicación 70 16-09-2019*
Tramitar expedientes 16 02-09-2019**
Total 86
Nota: *34 Expedientes donde intervienen adultos mayores y 1 expedientes donde interviene un menor de edad.
** 2 expedientes donde intervienen adultos mayores.
Carlos Cabezas Carrillo, Técnico Judicial 3.
TAREA CANTIDAD FECHA MÁS ANTIGUA
Documento firmado/ cambiar
ubicación 81 13-09-2019
Tramitar expedientes 11 03-06-2019*
Total 92
Nota: Realizar depuración
*En los siguientes expedientes interviene un adulto mayor 05-100413- 0642-CI/14-100117-0642-CI/ 05-100368-0642-CI/ 14-000045-06432-CI/
07-10057-0642-CI.
Yerlin Matarrita Cascante, Técnica Judicial 4.
TAREA CANTIDAD FECHA MÁS ANTIGUA
Tramitar expediente 115 24-04-2019*
Documento firmado/cambiar
ubicación 98 30-08-2019**
Revisar 20 10-09-2019***
Auto de traslado o curso del
proceso 3 07-10-2019****
Para asignar firma 1 27-09-2019
Total 237
*49 expedientes donde intervienen adultos mayores.
**35 expedientes donde intervienen adultos mayores y 4 expedientes don- de intervienen menores de edad
***10 expedientes donde intervienen adultos mayores.
****2 expedientes donde intervienen adultos mayores.
Gina Navarro Ruiz, Técnica Judicial 1
TAREA CANTIDAD FECHA MÁS ANTIGUA
Documento firmado/ cambiar
ubicación 20 03-10-2019*
Tramitar expediente 2 09-10-2019**
Total 22
* 5 Expedientes donde interviene un adulto mayor
** 1 Expediente donde interviene un adulto mayor Escritorio del personal de la Judicatura Juez 1/ Jhonny Esquivel Vargas
TAREA CANTIDAD FECHA MÁS ANTIGUA
Expedientes listos para fallo 33 13-08-2019*
Para firmar 11 09-10-2019**
Revisar 4 26-09-2019
Analizar consulta 1 09-10-2019
Total 49
Nota: 10 expedientes listo para fallo con termino vencido
*15 Expedientes donde intervienen adultos mayores.
** 2 Expedientes donde intervienen adultos mayores.
Jueza del Centro de Apoyo/ Francini Gutiérrez Flores
TAREA CANTIDAD FECHA MÁS ANTIGUA
Expedientes listos para fallo 3 17-07-2019*
3
Nota: 2 Expedientes intervienen adultos mayores.
Los tres expedientes con término vencido.
Jueza del Centro de Apoyo/ Ivannia Solano Gómez
TAREA CANTIDAD FECHA MÁS ANTIGUA
Expedientes listos para fallo 2 17-07-2019*
2
Nota: 1 Expedientes intervienen adultos mayores. Los 2 expedientes con termino vencido.
RENDIMIENTO
CANTIDAD DE SENTENCIAS DICTADAS JUEZ/ JUEZA DÍAS HÁ-
BILES
MAR ABR MAY JUN JUL AGO TOTAL Jhonny Esquivel Var-
gas
- - - 11 11
Alicia Guzmán Valerio 1 1 1 1 4 - 8
Carolina Soto Jhanson 2 2 1 2 - - 7
Ivannia Solano Gómez - - 1 - - 3 4
Luis Carrillo Gómez 3 3 - - - 1 7
Eder Aguilar Jiménez 2 5 - - - - 7
Ramón Meza Marín - 1 - - 1 4 6
Total 122 8 12 3 3 5 19 50
Nota: La información se extrae del control suministrado por la Coordinadora Judicial. Se contabiliza un total de 50 sentencias en el plazo de estudio, tanto por el personal propietario, sustituto y supernumerario, lo que equivale a 0,40 sentencias diarias promediado a 122 días hábiles.
DESEMPEÑO DEL DESPACHO AGENDA DEL JUZGADO CIVIL
Jueces (zas) TOTAL
Total convocados 66
Total celebrados 19
Efectividad 28,78%
Ultimo señalamiento 17-12-2019/16-000015-1587-AG
Promedio diario convocado 0,54
Promedio diario celebrado 0,15
Pendientes 0
Continuaciones 1
Suspendidos 2
Nota: La información se obtuvo de la agenda cronos.
ASUNTOS PENDIENTES DE SEÑALAR: Según lo manifestado por la Coordinadora Judicial, al momento de esta visita no se contaba con expedientes pendientes de señalar.
CAUSAS DE SUSPENSIÓN DE SENALAMIENTOS: Según lo manifestado por la Coordinadora Judicial, los principales motivos de no realización de las audiencias son por acuerdo de partes.
DOCUMENTOS FIRMADOS POR LOS JUECES
Jueza o Juez Cantidad de documentos
Alicia Francella Guzmán Valerio 1726
Carolina Soto Johanson 307
Eder Aguilar Jiménez 45
Francini Gutiérrez López 1
Ivannia Solano Gómez 4
Jhonny Esquivel Vargas 655
Luis Carrillo Gómez 8
Mónica Farah Castillo 57
Ramón Meza Marín 6
Tatiana Sánchez Sánchez 49
Total 2858
Nota: Se contabilizó un total de 2858 documentos firmados tanto por el juez o jueza del despacho como sustitutos y jueces o juezas supernumerarios.
RECOMENDACIONES QUE SE DEJAN EN LA PRESENTE VISITA A LA SEÑORA JUEZA COORDINADORA O QUIEN LA SUSTITUYA:
Se le recuerda a la jefatura, su deber de promover en el despacho
la elaboración del SEVRI-PJ, el cual debe ser confeccionado en conjunto con el personal, implementando reuniones periódicas –mensuales, bimensuales-, trimestrales-, donde se aproveche para comentar el estado de la Oficina. Además, el equipo de riesgos de la oficina debe confecciona actas, bitácoras o minutas -numeradas- de las reuniones efectuadas sobre el SEVRI-PJ, con el fin de documentar los acuerdos y acciones definidas. Además, deberá tomar nota del personal de la oficina que no ha recibido capacitación en materia de los cursos de valoración de riesgo en la oficina, con el fin que las personas que no hayan recibido esta instrucción la reciban y así puedan formar parte más activa en la conformación de los planes del SEVRI su respectivo seguimiento.
Plazo de cumplimiento: Inmediato a la lectura de la presente Acta.
AL PERSONAL DE LA JUDICATURA
Se le recuerda al Juez del despacho o en su defecto a quien los sustituya, su deber de resolver los expedientes de vieja data o con términos vencidos, dando prioridad a los procesos en que se encuentra involucrada personas en condición de vulnerabilidad así como discapacitados.
A LA COORDINADORA JUDICIAL O QUIEN LA SUSTITUYA:
Proceda en lo sucesivo a anotar las salidas del personal técnico, sea vacaciones, permisos sin goce de salario, permisos con goce con o sin sustitución en el Control de Sustituciones de Personal de Apoyo exis- tente.
Continúese con la revisión del Sistema de Depósitos Judiciales (SDJ), realizando las gestiones necesarias para su actualización y depura- ción, específicamente en aquellos depósitos que cuenten con un plazo ma- yor a los diez años, en acatamiento de las circulares N°167-2018 y 56- 2019 de la Secretaría de la Corte y en concordancia con la Ley 9578, para trasladar al Régimen no Contributivo de la C.C.S.S. recursos que proven- gan de procesos judiciales concluidos o abandonados por 10 años o más, deberá de iniciarse con la labor de identificación de los expedientes que cumplen con las condiciones de la citada Ley, así como coordinar con la Dirección de Tecnología de Información y el Departamento de Financiero Contable, la calendarización de los cortes semestrales, tomando en consi- deración que el plazo máximo para realizar el traslado de recursos al Régi-
men No Contributivo, es el último día de los meses de junio y diciembre de cada año.
Plazo de cumplimiento: Inmediato a la lectura de la presente Acta.
A CARLOS CABEZAS CARRILLO Y A YERLIN MATARRITA CASCANTE :
Se le otorgan 10 días hábiles, para proceder a la depuración de las tareas que se encuentran en las ubicaciones de Escritorio Virtual, tomando en cuenta lo indicado en el apartado de revisión de escritorios virtuales.
Plazo de cumplimiento: Inmediato a la lectura de la presente Acta.
A
TODO EL PERSONAL DEL DESPACHO:
Debido a lo consignado en el informe de la Contraloría de Servicios, se insta a todo el personal del despacho a redoblar esfuerzos para mejorar los tiempos de respuesta de los servicios requeridos y brindar una atención adecuada y respetuosa a las personas usuarias, ofreciendo la información de una manera veraz y oportuna, máxime cuando estas se encuentran dentro de la población en condición vulnerable.
Plazo de cumplimiento: Inmediato a la lectura de la presente Acta.
RENDICIÓN DE INFORME
En el término de un mes, contado a partir de la firma del acta se deberá rendir un único informe sobre el cumplimiento de las recomendaciones hechas, el cual deberá ser dirigido, mediante correo electrónico únicamente a la licenciada Andrea Camacho Mora ([email protected]), Inspectora Asistente del Tribunal de la Inspección Judicial. La no rendición del informe solicitado, así como el incumplimiento de las recomendaciones dejadas, acarreará eventualmente la apertura del régimen disciplinario. No se omite indicar que de conformidad con el acuerdo tomado por Corte Plena en sesión N° 10-12 del 12-03-12, artículo XXVII, titulado “Reglas Prácticas del Tribunal de la Inspección Judicial”, los informes solicitados a los Despachos Judiciales deberán ser rendidos bajo la fe de juramento con las consecuencias legales para quien falte a la verdad.
Asimismo, la presente acta debe ser leída y comentada con todo el personal en el plazo de 5 días hábiles, para lo cual se levantará un acta donde se plasmarán la firma de todos los funcionarios, haciendo constar dicha diligencia.
[…]”.
- 0 -
Se acordó: 1.) Tener por rendido el oficio N° 1687-IJ-2019 de la Inspección Judicial, mediante el cual remite los resultados de la visita en el Juzgado Civil de Puntarenas, realizada del 09 al 11 de octubre de 2019. 2.) El Tribunal de la Inspección Judicial verificará el cumplimiento de las recomendaciones dadas e informará a este Consejo lo que corresponda, por lo que de ser necesario deberá tomar las acciones disciplinarias respectivas, ya que el objetivo de estas supervisiones es que los despachos judiciales corrijan las falencias detectadas y no se reiteren en visitas posteriores. 3.) Se le hace saber al Juez Coordinador Lic. Johnny Esquivel Vargas o quien ocupe ese puesto, que, ante el incumplimiento de las ordenanzas dadas por parte del personal a su cargo, debe proceder a tramitar el respectivo procedimiento disciplinario, de lo contrario incurriría en una falta de supervisión y, por ende, violentaría lo establecido en el artículo 192 inciso 3) de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Además, deberá ejercer una mejor supervisión sobre el personal colaborador que reporta gran cantidad de tareas pendientes de realizar, a fin de evitar atrasos excesivos en el trámite y resolución de las causas, en especial aquellas en las que se encuentren involucradas personas en condición de vulnerabilidad. 4.) Asimismo, se insta al mencionado despacho judicial a cumplir con las acciones contenidas dentro del Plan Estratégico Institucional, a saber: Acceso a la Justicia, Ambiente, Género, Innovación, Justicia Abierta, Valor del Servicio de Administración de Justicia y Valores Institucionales, por ser ejes transversales que se encuentra dentro del mismo. 5.) El Departamento de Prensa y Comunicación deberá a la brevedad posible concederle una pizarra al citado despacho judicial. 6.) Notifíquese este acuerdo a la Jefatura del Despacho, para que lo haga de conocimiento del personal de esa oficina, con el fin de que cumplan con las recomendaciones efectuadas, con la prevención de que en caso de omisión se podrá aplicar el régimen disciplinario. 7.) Deberá el citado despacho tomar en consideración los requisitos que han de darse al trámite referente a las personas usuarias que podrían estar en estado de discapacidad o vulnerabilidad social. 8.) Hacer este acuerdo del conocimiento del Juzgado Civil de Puntarenas, del Centro de Apoyo, Coordinación y Mejoramiento de la Función Jurisdiccional, de la Comisión de la Jurisdicción Civil, de la Contraloría de Servicios y de la Administración Regional de Puntarenas, de la Auditoría Judicial, de la Dirección de Planificación y de la Inspección Judicial, para lo que a cada una corresponda. Se declara acuerdo firme.”
Atentamente,
Lic. Eduardo Chacón Monge Prosecretario General interino Corte Suprema de Justicia
c: Comisión de la Jurisdicción Civil Juzgado Civil de Puntarenas Auditoría Judicial
Dirección de Planificación
Departamento de Prensa y Comunicación
Centro de Apoyo, Coordinación y Mejoramiento de la Función Jurisdiccional Contraloría de Servicios
Administración Regional de Puntarenas
Lic. Jhonny Esquivel Vargas, Juez Coordinador del Juzgado Civil de Puntarenas Sra. Magaly Fallas Ramos, Coordinadora Judicial del Juzgado Civil de Puntarenas Diligencias / Refs: (13259-19)
Andrea
