INVITACIÓN PÚBLICA CON-BOG

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INVITACIÓN PÚBLICA CON-BOG-004-2015

SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE MOBILIARIO PARA EL NUEVO EDIFICIO (228) DE LA FACULTAD DE ENFERMERÍA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE BOGOTÁ. GRUPO A - SILLAS PARA OFICINA; GRUPO B - SILLAS PARA ESTUDIANTES; GRUPO C - SILLAS PARA AUDITORIOS; GRUPO D - SUPERFICIES DE TRABAJO, ALMACENAMIENTOS Y ACCESORIOS; GRUPO E - BIENESTAR Y COLECTIVIDADES; GRUPO F -MOBILIARIO DE ACONDICIONAMIENTO ACÚSTICO; GRUPO G - CORTINAS ENROLLABLES; GRUPO H - DISEÑO ESPECIAL; GRUPO I – MOBILIARIO CLÍNICO.

PLIEGO DE CONDICIONES

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VICERRECTORÍA DE SEDE.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – SEDE BOGOTÁ.

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TABLA DE CONTENIDO

1. INFORMACIÓN GENERAL ... 5

1.1. Introducción ... 5

1.2. Objeto general a contratar ... 5

1.3. Régimen jurídico aplicable ... 5

1.4. Modalidad de contratación ... 5

1.5. Disponibilidad presupuestal ... 5

1.6. Información suministrada a la UNIVERSIDAD ... 7

1.7. Calidades del oferente ... 7

1.8. Condiciones generales para la presentación de la oferta ... 8

1.9. Contratación directa ... 9

1.10. Declaratoria desierta ... 9

1.11. Responsabilidades del oferente ... 9

1.12. Obligaciones del oferente ... 10

1.12.1. Obligaciones generales ... 10

1.12.2. Obligaciones específicas ... 11

2. INFORMACIÓN DEL SUMINISTRO E INSTALACIÓN ... 13

2.1. Información general ... 13

2.2. Justificación ... 13

2.3. Localización ... 13

2.4. Plazo de ejecución requerido por la UNIVERSIDAD ... 14

2.5. Lugar de instalación ... 14

2.6. Reserva de documentos ... 15

2.7. Forma de pago ... 15

2.7.1. Suscripción de Acta de Inicio ... 16

2.8. Plazo de entrega e instalación ... 16

2.9. Lugar y forma de entrega e instalación de los elementos ... 17

2.10. Transporte e instalación de los elementos ... 17

2.11. Embalaje y bodegaje de los elementos... 17

2.12. Garantía comercial de los elementos ... 17

2.13. Aseguramiento de los elementos ... 17

3. ETAPAS DEL PROCESO ... 18

3.1. Cronograma ... 18

3.2. Publicación y consulta del pliego de condiciones ... 20

3.3. Visita técnica y presentación del proyecto ... 20

3.4. Observaciones al pliego de condiciones ... 21

3.5. Respuesta a las observaciones al pliego de condiciones y publicación de adendas ... 21

3.6. Recepción de ofertas y cierre de la invitación ... 22

3.7. Solicitud de aclaraciones y/o de subsanaciones ... 23

3.8. Respuestas de los OFERENTES a la solicitud de aclaraciones y/o subsanaciones ... 23

3.9. Publicación de lista de OFERENTES habilitados para presentación de muestra física ... 23

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3.11. Publicación del informe preliminar de evaluación ... 24

3.12. Observaciones al informe preliminar de evaluación ... 25

3.13. Respuesta a las observaciones y publicación de puntaje criterio técnico... 25

3.14. Apertura del Sobre No. 2. (Oferta económica) ... 25

3.15. Verificación Oferta económica ... 26

3.16. Publicación del informe de evaluación definitivo ... 26

3.17. Aceptación de la oferta ... 26

3.18. Validez de las ofertas ... 26

3.19. Confidencialidad y retiro de la oferta ... 26

3.20. Negativa o abstención injustificada a la suscripción del contrato ... 27

3.21. Verificación de la información ... 27

3.22. Devolución de las ofertas... 27

4. CONDICIONES GENERALES PARA PRESENTACIÓN DE OFERTA ... 27

4.1. Idioma ... 27

4.2. Presentación de la oferta ... 28

4.2.1. Sobre No. 1 ... 28

4.2.2. Sobre No. 2 ... 28

4.2.3. Identificación y entrega de la oferta ... 29

4.3. Consorcios o uniones temporales ... 30

4.4. Ofertas parciales ... 30

4.5. Ofertas complementarias o alternativas ... 30

4.6. Equipo profesional y técnico ... 30

5. DOCUMENTOS Y REQUISITOS HABILITANTES ... 31

5.1. Documentos y requisitos de habilitación jurídica ... 31

5.1.1. Carta de presentación de la oferta ... 31

5.1.2. Certificado de no estar incursos en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Constitución Política y la ley ... 32

5.1.3. Documento de identificación del oferente y/o representante legal ... 32

5.1.4. Certificado de existencia y representación legal ... 33

5.1.5. Hoja de vida persona jurídica ... 34

5.1.6. Autorización para presentar oferta y suscribir contrato ... 34

5.1.7. Documento formal que acredite la conformación del consorcio o unión temporal .. 34

5.1.8. Garantía de seriedad de la oferta ... 35

5.1.9. Certificación de Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de Comercio .. 37

5.1.10. RUT (Registro Único Tributario) ... 38

5.1.11. Certificación de pago de aportes a seguridad social y parafiscales ... 38

5.1.12. Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del revisor fiscal que suscribe la certificación de pago de aportes a seguridad social y parafiscales ... 39

5.2. Documentos y requisitos de habilitación financiera ... 39

5.2.1. Estados financieros ... 39

5.2.2. Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del contador público (quien firma los estados financieros) ... 40

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5.2.3. Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes

disciplinarios del revisor fiscal (quien firma o dictamina los estados financieros) ... 41

5.2.4. Verificación de la Capacidad Financiera... 41

5.3. Documentos y requisitos de verificación técnica ... 42

5.3.1. Factores técnicos habilitantes ... 42

6. CRITERIOS CALIFICABLES ... 49

6.1. Calificación de las ofertas y asignación de puntaje ... 49

6.1.1. Oferta económica ... 49

6.1.2. Criterio técnico ... 51

7. CRITERIOS DE DESEMPATE ... 64

8. CAUSALES DE RECHAZO ... 64

9. GENERALIDADES DEL CONTRATO ... 67

9.1. Objeto del contrato ... 67

9.2. Duración del contrato ... 68

9.3. Valor del contrato ... 68

9.4. Forma de pago ... 68

9.5. Término para firma y legalización del contrato ... 69

9.6. Garantía única ... 70

9.7. Domicilio contractual ... 71

9.8. Asignación del contrato ... 71

9.9. Gastos, derechos e impuestos ... 71

9.10. Devolución de las garantías ... 71

9.11. Condiciones del suministro e instalación ... 71

9.11.1. Especificaciones ... 71

9.11.2. Documentos técnicos ... 71

9.11.3. Materiales y equipo ... 72

9.11.4. Programación y documentación técnica ... 73

9.11.5. Equipo profesional mínimo ... 73

9.11.6. Entrega e instalación ... 74

9.11.7. Aseguramiento y transporte ... 75

9.11.8. Muestra patrón ... 75

9.11.9. Manual de operación y mantenimiento ... 75

9.11.10. Inspección y pruebas ... 75

9.11.11. Reposición y órdenes de cambio ... 76

9.11.12. Calidad de los bienes con suministro de repuestos ... 76

9.11.13. Demoras del contratista ... 77

9.11.14. Cierres en la UNIVERSIDAD ... 77

9.12. Otras condiciones del contrato ... 77

9.12.1. Inhabilidades e incompatibilidades... 77

9.12.2. Cláusula penal pecuniaria ... 77

9.12.3. Cláusula de multas ... 77

9.12.4. Caducidad ... 78

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9.12.6. Confidencialidad y acuerdo de no revelación ... 78

9.12.7. Cláusula de modificación unilateral ... 79

9.12.8. Cláusula de interpretación unilateral ... 79

9.12.9. Cláusula de terminación unilateral ... 80

9.12.10. Cesión del contrato ... 80

9.12.11. Liquidación del contrato ... 80

9.12.12. Liquidación unilateral ... 81

9.12.13. Indemnidad ... 81

9.12.14. Solución de controversias contractuales ... 82

10. GLOSARIO ... 83

11. ANEXOS ... 87

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Presupuesto oficial por grupos... 7

Tabla 2 Plazo de ejecución ... 14

Tabla 3 Cronograma ... 18

Tabla 4 Muestras físicas ... 24

Tabla 5 Factores Habilitantes (Criterio Técnico) ... 43

Tabla 6 Clasificación UNSPSC ... 44

Tabla 7 Certificaciones requeridas por grupo de mobiliario ... 47

Tabla 8 Asignación de Puntaje ... 49

Tabla 9 Asignación de puntaje para grupos A, B, C, D y E ... 52

Tabla 10 Asignación de puntaje para grupos F, G, H e I ... 52

Tabla 11 Grupos para los cuales se requiere Fichas Técnicas y Muestras físicas ... 53

Tabla 12 Elementos y Cantidades de Muestras físicas a presentar ... 53

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1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1. Introducción

Este pliego de condiciones describe los requerimientos legales, económicos, técnicos y contractuales que se deben tener en cuenta para elaborar y presentar la oferta para uno o varios grupos incluidos en el objeto de que trata la presente invitación pública. En caso de presentarse ofertas que señalen condiciones diferentes a las establecidas en este pliego de condiciones se tendrán por no escritas, por lo tanto el OFERENTE no será tenido en cuenta para la evaluación.

1.2. Objeto general a contratar

El objeto de la presente invitación pública es seleccionar y contratar la(s) ofertas(s) más favorable(s) para el “Suministro e instalación de mobiliario para el nuevo edificio (228) de la Facultad de Enfermería de la Universidad Nacional de Colombia, Sede Bogotá. Grupo A - Sillas para oficina; Grupo B - Sillas para estudiantes; Grupo C - Sillas para auditorios; Grupo D - Superficies de trabajo, almacenamientos; Grupo E - Bienestar y colectividades; Grupo F - Mobiliario de acondicionamiento acústico; Grupo G - Cortinas enrollables; Grupo H - Diseño especial; Grupo I - Mobiliario clínico.”

1.3. Régimen jurídico aplicable

La presente invitación y el(los) contrato(s) que llegare(n) a suscribirse, se regirán además de lo establecido en el Acuerdo 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario, "Por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia"; por la Resolución de Rectoría No. 1551 de 2014, “Por la cual se adopta el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia”; por las demás normas que los modifiquen y/o complementen y/o sustituyan; y por las normas legales, comerciales y civiles que rigen la materia

1.4. Modalidad de contratación

Para la presente invitación, la Universidad Nacional de Colombia, en adelante la UNIVERSIDAD, contratará mediante suscripción de contratos de suministro, según resulte la asignación de grupos de mobiliario de acuerdo con la evaluación del presente proceso de invitación pública.

1.5. Disponibilidad presupuestal

La UNIVERSIDAD cuenta con los recursos para amparar el objeto de la presente invitación, por valor de CUATRO MIL DIECIOCHO MILLONES OCHO MIL CIENTO CUARENTA Y OCHO PESOS M/CTE. ($4.018.008.148), sin incluir la contribución especial del 4 x 1.000.

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1. Disponibilidad Presupuestal de SEISCIENTOS DIEZ MILLONES DE PESOS MCTE ($610.000.000) sin 4 x mil, e incluidos todos los gastos, impuestos y/o retenciones de Ley, amparada en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 1453 del 07 de Octubre de 2015, expedido por el Jefe (e) de la Sección de Presupuesto, Nivel Central.

2. Disponibilidad presupuestal para el año 2016 por tres mil cuatrocientos ocho millones ocho mil ciento cuarenta y ocho pesos M/CTE ($3.408.008.148) amparada por la Resolución de Rectoría No. 1071 del 23 de septiembre de 2015 “por la cual se autoriza un cupo para comprometer apropiaciones de vigencias futuras para la vigencia fiscal 2016”

El presupuesto asignado a este proceso contractual comprende todos los costos, gastos e impuestos directos e indirectos que se puedan generar para la suscripción, legalización, ejecución y liquidación del contrato.

Por lo anterior, el OFERENTE deberá proyectar el valor de su oferta incluyendo todos los valores así como los impuestos a que haya lugar, en que pudiera incurrir durante la suscripción, legalización, ejecución y liquidación del contrato.

La oferta económica del OFERENTE por cada grupo no podrá superar el valor del presupuesto oficial para cada uno de los grupos, ni tampoco podrá superar el presupuesto total, como se relaciona a continuación, de lo contrario será considerado como causal de rechazo:

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Tabla 1 Presupuesto oficial por grupos

1.6. Información suministrada a la UNIVERSIDAD

La UNIVERSIDAD, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el OFERENTE allegue a esta invita ción es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la UNIVERSIDAD podrá verificar la información suministrada por el OFERENTE.

1.7. Calidades del oferente

Podrán participar en la presente invitación todas las personas jurídicas, nacionales o extranjeras legalmente constituidas y domiciliadas en Colombia. Podrán participar individualmente o bajo la modalidad de consorcio o unión temporal, siempre que su objeto social les permita la celebración y ejecución del contrato ofrecido, teniendo en cuenta a estos efectos el alcance y la naturaleza de las

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diferentes obligaciones que adquiere, así como que cumplan con los requisitos jurídicos, financieros, técnicos y económicos establecidos en el presente pliego de condiciones, y que no estén incursos en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Constitución Política, la Ley y el artículo 6 del Acuerdo 02 de 2008 del Consejo Superior Universitario, sobre regímenes aplicables en materia de acuerdo de voluntades, además de las disposiciones pertinentes del Manual de Convenios y Contratos adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1551 de 2014 y por remisión, los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993 con las modificaciones introducidas por la Ley 1150 de 2007 y demás normas concordantes.

El OFERENTE y/o los miembros integrantes de los consorcios y/o uniones temporales deberán acreditar que la persona jurídica, tendrá una duración no inferior al plazo de ejecución (establecido en el numeral 2.4 Plazo de ejecución requerido por la UNIVERSIDAD) y liquidación del contrato y cinco (5) años más. En caso contrario será considerado como causal de rechazo.

Los OFERENTES plurales indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal. En caso de uniones temporales, uno de sus miembros deberá contar con un porcentaje de participación mínimo del cincuenta punto uno por ciento (50.1%). De igual forma, deberán indicar los términos y extensión de su participación en la oferta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la UNIVERSIDAD.

Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos los representará y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 7º de la Ley 80 de 1993.

Las personas jurídicas deben haberse constituido legalmente por lo menos cinco (5) años antes de la fecha de presentación de las ofertas definida en el numeral 3.1 Cronograma.

1.8. Condiciones generales para la presentación de la oferta

El OFERENTE podrá presentar oferta para uno, o más grupos objeto de la presente invitación pública, teniendo en cuenta lo siguiente:

a. Un OFERENTE podrá resultar adjudicatario de uno o más grupos, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en el presente pliego de condiciones.

b. En el evento en que un OFERENTE se presente a dos o más grupos, se tendrán en cuenta para efectos de la evaluación de las ofertas, los grupos relacionados en el Anexo No. 2 Inscripción de Grupos a Participar.

c. Ninguno de los miembros que integran un OFERENTE PLURAL, que hayan formulado oferta para uno, o más grupos de la presente invitación, podrán participar individualmente o a través de otras formas asociativas, o a través de su matriz o sociedades controladas por su matriz, o con terceras personas para presentar ofertas para el mismo grupo o grupos

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diferentes al ofertado, so pena de resultar incurso en causal de rechazo prevista en el presente pliego de condiciones.

1.9. Contratación directa

La UNIVERSIDAD podrá contratar directamente cuando en este proceso precontractual se presentare una sola oferta para uno o varios grupos, siempre y cuando sea de conveniencia institucional y se ajuste al pliego de condiciones, o cuando sea declarado desierto, en concordancia con lo establecido en el artículo 40 parágrafos 1 y 2 de la Resolución No 1551 de 2014 expedida por la Rectoría.

1.10. Declaratoria desierta

La UNIVERSIDAD podrá declarar desierta, parcial o totalmente, la invitación por los siguientes motivos:

a. La no presentación de ofertas a uno o varios grupos.

b. Incumplimiento por parte de los OFERENTES de los requisitos habilitantes establecidos en el pliego de condiciones.

c. Cuando no existan razones que justifiquen la diferencia de precios entre los precios del estudio de mercado o de referencia y los presentados por los OFERENTES.

d. Cuando se presenten causales que impidan la escogencia objetiva del OFERENTE. e. Cuando la oferta resulte inconveniente institucionalmente para la UNIVERSIDAD.

f. Cuando se presenten circunstancias sobrevinientes al proceso de invitación que determinen la inconveniencia de la selección de la oferta para los intereses de la UNIVERSIDAD.

1.11. Responsabilidades del oferente

El OFERENTE al elaborar su oferta, deberá incluir los aspectos y requerimientos necesarios para cumplir con todas y cada una de las obligaciones contractuales y asumir los riesgos inherentes a la ejecución del contrato.

De igual forma, deben tener en cuenta que el cálculo de los costos y gastos, cualesquiera que ellos sean, se deberán basar estrictamente en sus propios estudios y estimativos técnicos, bajo su cuenta y riesgo.

Todas las interpretaciones equivocas, que con base en sus propios juicios, conclusiones, análisis, etc., obtenga el OFERENTE respecto a la información de esta invitación pública, son de su exclusiva responsabilidad, por tanto, ésta no será extendida a la UNIVERSIDAD.

La presentación de la oferta por parte del OFERENTE, constituye evidencia que: estudió completamente la información suministrada en la presente invitación; recibió las aclaraciones necesarias por parte de la UNIVERSIDAD sobre inquietudes o dudas previamente consultadas; ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos solicitados.

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1.12. Obligaciones del oferente

Serán a cargo de los contratistas, las obligaciones que se entienden incorporadas por la naturaleza del contrato, las que se relacionan a continuación, y aquellas que se deriven de los anexos del presente documento.

1.12.1. Obligaciones generales

a) Suscribir las actas de inicio, suspensión (en caso de ser requerido), reiniciación (en caso de ser requerido), terminación del contrato (entrega y recibo a satisfacción donde consten las cantidades y condiciones finales para su entrega, suscrita por el contratista y la interventoría) y liquidación dentro de los plazos y formatos dispuestos por la UNIVERSIDAD.

b) Presentar el cronograma de actividades, previa suscripción del acta de inicio, para su aprobación.

c) Informar oportunamente a la interventoría sobre cualquier irregularidad que se presente en la ejecución del contrato.

d) Cumplir con el objeto contractual con observancia de las características y especificaciones técnicas y funcionales exigidas por la UNIVERSIDAD, y los precios ofrecidos en la oferta económica.

e) De conformidad con lo establecido por la ley 789 de 2002 y demás normas que lo reglamente, modifiquen o sustituyan. Cada contratista deberá acreditar el cumplimiento de las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA, ICBF), tanto para la celebración del contrato como para cada uno de los pagos que la UNIVERSIDAD efectúe al contratista, así como para la liquidación. f) Obrar con buena fe, evitando dilaciones durante la ejecución del contrato.

g) Suministrar a la interventoría y a la UNIVERSIDAD toda la información que le sea solicitada que permita verificar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae. h) Asistir a las reuniones que sean convocadas, para revisar el estado de ejecución del contrato,

a fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones a su cargo, o cualquier aspecto técnico referente al mismo y demás en las que requiera su apoyo, y suministrar la información, documentos de soporte o conceptos que sean requeridos por la interventoría durante el desarrollo del contrato.

i) Presentar oportunamente las facturas o documentos equivalentes, los soportes correspondientes y demás información necesaria para el pago en los formatos estipulados por la UNIVERSIDAD para dicho fin.

j) Responder por el pago de impuestos, tasas y contribuciones de carácter nacional, departamental y distrital que cause la legalización, ejecución y liquidación del contrato. k) Practicar medidas ambientales, sanitarias, forestales, ecológicas e industriales que no

pongan en riesgo las personas, ni los bienes, ni el medio ambiente, respondiendo por todos los prejuicios que se causen, obligación que se hace extensiva a sus subcontratistas y proveedores, cumpliendo con la legislación nacional vigente.

l) Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo del contrato, cuando en ellos se cause perjuicio a la UNIVERSIDAD o a terceros.

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m) Desarrollar el objeto del contrato dentro del término y en el sitio o sitios señalados por la UNIVERSIDAD.

n) Organizar y poner a disposición de la UNIVERSIDAD los recursos humanos y técnicos requeridos, ofrecidos y apropiados para garantizar el desarrollo del objeto contractual dentro de los más altos parámetros de calidad.

o) Guardar la debida confidencialidad y reserva sobre la información y documentos que conozca durante la ejecución del contrato, aún después de su terminación y cualquiera sea la causa de ésta. En consecuencia, la información que conozca con ocasión de la ejecución del contrato no podrá divulgarla ni usarla en propio beneficio o en el de un tercero.

p) En las actividades de transporte, instalación y puesta en funcionamiento, deberá, a sus expensas, dotarse y realizar las actividades con los implementos de seguridad industrial mínimos y requeridos por la ley para la realización de tales labores.

q) Usar en debida forma y para los fines correspondientes, los bienes y documentos que se le entreguen para el cumplimiento de sus obligaciones.

r) Validar la información recibida, cuando en cumplimiento de sus obligaciones deba recopilar información o usar la que se encuentre en su poder.

s) Cumplir con todas y cada una de las obligaciones contempladas en el pliego de condiciones, en el contrato y en los anexos que hacen parte de la presente invitación.

t) Permitir la visita del personal designado por la Interventoría, en caso que se requiera la revisión de las instalaciones o empresa del contratista, o al sitio de fabricación de los elementos de mobiliario, para verificar su capacidad operativa para el desarrollo del objeto contractual.

1.12.2. Obligaciones específicas

a) Garantizar el cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas por la UNIVERSIDAD en el Anexo 9 Anexo técnico.

b) Ofrecer una garantía comercial de mínimo cinco (5) años para todos los elementos a suministrar.

c) La oferta técnica presentada debe recoger y detallar la totalidad de las especificaciones a través de certificaciones, fichas técnicas, sellos o convenciones que respalden los requerimientos enunciados en el Anexo 9 Anexo técnico, bajo los términos establecidos en el presente pliego de condiciones.

d) En caso de encontrar inconsistencias o inexactitudes en planos, diagramas, especificaciones, dimensiones en los espacios, el OFERENTE deberá pedir aclaraciones a la UNIVERSIDAD durante el periodo de aclaraciones de la presente invitación y antes de iniciar cualquier etapa de los trabajos. Las omisiones y ambigüedades que se puedan presentar en los planos o en las especificaciones de la UNIVERSIDAD, no exoneran al OFERENTE de la responsabilidad de efectuar la entrega de los elementos de mobiliario con materiales de primera calidad. e) Suministrar e instalar todos los elementos de mobiliario en las fechas indicadas en el

cronograma aprobado pon la interventoría.

f) Cualquier cambio a lo enunciado en las especificaciones técnicas de la UNIVERSIDAD, deberá ser consultado y presentado a la interventoría para su aprobación.

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g) Realizar una visita al sitio de instalación, por lo menos diez (10) días antes del día programado para la instalación y verificar medidas, espacios y todas las determinantes asociadas a la posterior instalación.

h) Confirmar, previo al inicio de cualquier etapa de los trabajos, medidas en sitio, localización de puntos de conectividad, esquemas de amueblamiento, orientación de módulos de almacenamiento y demás variables tanto de diseño como espaciales asociadas al (los) elemento(s) a suministrar.

i) Presentar a la interventoría planos productivos, planos de detalles y demás información técnica relevante para la óptima fabricación de los elementos a suministrar previo a la suscripción del acta de inicio, o cuando sea solicitado por la misma.

j) Realizar las reuniones y actas necesarias para la revisión y aprobación de la planimetría por parte de la interventoría.

k) Emplear en la fabricación de los elementos a suministrar, materiales nuevos, de primera calidad de acuerdo con el marco normativo técnico vigente establecido en el Anexo No. 9 Anexo Técnico, libres de defectos e imperfecciones.

l) Suministrar elementos de fácil reposición y mantenimiento , en todos los elementos de mobiliario.

m) Presentar muestras físicas de acabados cuando la interventoría lo requiera, (tapizados, pinturas, cantos u otras características relevantes al (a los) elemento(s) a suministrar) de acuerdo con lo solicitado en el Anexo 9, para su respectiva aprobación.

n) Garantizar el embalaje apropiado y el bodegaje de los elementos a suministrar por un periodo mínimo de sesenta (60) días en caso de ser requerido por la interventoría, por lo que el OFERENTE deberá contemplar los costos asociados a esta obligación en su oferta.

o) Indicar a la interventoría mediante comunicación escrita cuando los elementos estén fabricados y listos para su entrega.

p) Entregar el mobiliario en perfecto estado, totalmente instalado, acabado y listo para su uso, previa aprobación y recepción a satisfacción por parte de la interventoría.

q) Suministrar todos los insumos requeridos para la instalación adecuada y correcto funcionamiento del mobiliario.

r) Reparar, arreglar o reponer los acabados, la infraestructura del edificio, o demás mobiliario o bien de la UNIVERSIDAD, en caso que el Contratista llegara a causar algún daño o perjuicio a los mismos, en el proceso de entrega o instalación.

s) Ofrecer atención post-venta oportuna, y suministrar los repuestos que se soliciten, durante el periodo de garantía, en caso de que la UNIVERSIDAD lo requiera.

t) Entregar a la interventoría para su aprobación, los manuales de uso y de mantenimiento, para todos los elementos suministrados e instalados, previo a la entrega e instalación de los mismos.

u) Sustituir en el menor tiempo posible aquellos elementos que a consideración de la interventoría son defectuosos o no cumplen con los requerimientos técnicos suscritos en su oferta, sin generar costo adicional para la UNIVERSIDAD.

v) Programar visitas periódicas dentro del cronograma, las cuales deberá realizar durante la vigencia del contrato y de la garantía para el mantenimiento preventivo del (de los) elemento(s) a suministrar, por lo cual debe prever estos costos dentro de su oferta.

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2. INFORMACIÓN DEL SUMINISTRO E INSTALACIÓN

2.1. Información general

La presente invitación pública comprende el SUMINISTRO e INSTALACIÓN de elementos de mobiliario, distribuidos en nueve (09) grupos, para el nuevo edificio (228) de la Facultad de Enfermería de la Universidad Nacional de Colombia, Sede Bogotá.

2.2. Justificación

Enmarcado dentro del Plan de Acción “Ciudad Universitaria, un Campus de Clase Mundial” se está construyendo el nuevo edificio de la Facultad de Enfermería de la Sede Bogotá. Éste contará con altos estándares de calidad ambiental, de tecnología y mobiliario.

Con una capacidad máxima de ocupación estimada en 1500 estudiantes, el edificio contará con laboratorios, aulas, además de las áreas administrativas para docentes y funcionarios de la Facultad. De igual forma, se han proyectado, como proyecto piloto, áreas de estudio y bienestar para los usuarios en los diferentes niveles del edificio, promoviendo de esta manera el trabajo autónomo, el disfrute del entorno y en especial la integración de la comunidad universitaria. Por lo anterior, se requiere dotar al nuevo de edificio del mobiliario que contribuya al desarrollo óptimo de las actividades misionales de la Facultad.

2.3. Localización

El mobiliario se instalará en el nuevo edificio (228) de la Facultad de Enfermería, ubicado al interior de la Ciudad Universitaria de la Universidad Nacional de Colombia, Sede Bogotá: Carrera 30 # 45-03 de Bogotá, como se muestra en la Figura 1 Localización Edificio de Enfermería.

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Página 14 de 87 Figura 1 Localización Edificio de Enfermería

2.4. Plazo de ejecución requerido por la UNIVERSIDAD

El plazo de ejecución de(l) (los) contrato(s) derivados de la presente invitación será a partir de la firma y legalización del acta de inicio y por el tiempo establecido en la siguiente tabla para cada grupo:

Tabla 2 Plazo de ejecución

2.5. Lugar de instalación

El lugar de instalación de los elementos de mobiliario incluidos en cada uno de los grupos será en el Edificio (228) de la Facultad de Enfermería, localizado en la Ciudad Universitaria: Carrera 30 # 45-03 de Bogotá.

Tiempo de Entrega Tiempo de Entrega [Días calendario] [Días calendario]

A 45 F 90 B 90 G 45 C 90 H 75 D 45 I 45 E 90 Grupo Grupo

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2.6. Reserva de documentos

Los OFERENTES interesados en participar en este proceso de selección, se comprometen, bajo la gravedad del juramento, a guardar la debida reserva de todos los documentos que se les entreguen dentro del desarrollo del presente proceso.

2.7. Forma de pago

La UNIVERSIDAD pagará al(los) contratista(s) el valor pactado en el contrato según los grupos asignados, contra actas de recibo del mobiliario entregado e instalado, de acuerdo con el cronograma de entregas aprobado por la interventoría al inicio del contrato. Para cada uno de los pagos se deberá presentar la constancia de cumplimiento emitida por la interventoría, y la certificación en que conste que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes a seguridad social y parafiscales, conforme a lo dispuesto en la Ley 789 de 2002.

La forma de pago para todos los grupos será la siguiente:

I. Anticipo: Equivalente al 15% del valor por el cual se le adjudique el contrato antes de IVA. Este valor será destinado para la adquisición y compra de las materias primas y demás insumos requeridos para atender los volúmenes de fabricación necesarios del mobiliario, que le permita entregar dentro de los plazos solicitados.

II. Este pago se realizará una vez firmada el acta de inicio, y con la documentación relacionada a continuación previamente aprobada por la interventoría:

a. Plan de manejo e inversión del anticipo pactado. b. Planos productivos y de detalles.

III. El anticipo será amortizado de manera proporcional en cada uno de los pagos parciales establecidos. El anticipo deberá estar totalmente amortizado antes del último pago previsto en el contrato resultante de la presente invitación.

IV. Pagos Mensuales: Hasta el monto del 90% del valor total del contrato, contra avance de entrega de mobiliario recibido y correctamente instalado. Estos pagos se realizarán con las respectivas actas de entrega y recibo a satisfacción suscrita por la interventoría y demás personal competente designado por la UNIVERSIDAD para el recibo de los elementos de mobiliario contratados, junto con la factura o documento equivalente presentado por parte del contratista y debidamente aprobados por la interventoría y por la UNIVERSIDAD. V. Un último pago por valor equivalente al 10% del valor total del contrato, previa verificación

de la amortización del anticipo, del cumplimiento de la entrega de la totalidad de los elementos de mobiliario, y suscripción del acta de liquidación.

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Notas:

i. Los documentos para el trámite de constancias de cumplimiento, informe de ejecución, acta de recibo a satisfacción y/o demás certificados requeridos para el pago, deberán diligenciarse en los formatos establecidos en el Macroproceso de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de la UNIVERSIDAD.

2.7.1. Suscripción de Acta de Inicio

Para la suscripción del Acta de inicio, el contratista seleccionado remitirá a la UNIVERSIDAD al día siguiente de haber sido notificado de legalización del contrato, los siguientes documentos:

a. Cronograma de actividades: En el cual se detallen como mínimo: programación de fabricación, fechas de entrega e instalación, fechas de visitas de verificación de los espacios en donde serán instalados los elementos, y demás relevantes para la ejecución de los trabajos. En ningún caso, el cronograma podrá superar el plazo del contrato establecido en el numeral 2.4 Plazo de ejecución requerido por la UNIVERSIDAD.

b. Hojas de vida del equipo profesional mínimo relacionado en el capítulo 9.11.5 Equipo profesional mínimo, el cual debe cumplir y acreditar los requisitos de formación y experiencia allí relacionados, y entregará los soportes, con las respectivas certificaciones laborales, contractuales y académicas.

c. Para los grupos en los cuales se exige presentación de Fichas técnicas, la constancia de cumplimiento y aprobación de las mismas, expedida por la UNIVERSIDAD.

2.8. Plazo de entrega e instalación

El OFERENTE deberá indicar en días calendario en el cronograma presentado para la firma de acta de inicio, la programación de entrega e instalación de los elementos de mobiliario incluidos en el grupo adjudicado, el cual en ningún caso, podrá superar el plazo del contrato establecido en el numeral 2.4 Plazo de ejecución requerido por la UNIVERSIDAD.

El contratista deberá indicar a la interventoría mediante comunicación escrita cuando los elementos estén fabricados y listos para su entrega, para la respectiva emisión de la orden de instalación por parte de la interventoría.

El contratista debe realizar una visita al sitio, por lo menos diez (10) días antes del día programado para la instalación y verificar medidas, espacios y todas las determinantes asociadas a la actividad. El contratista debe confirmar, previo al inicio de cualquier etapa de los trabajos, medidas en sitio, localización de puntos de conectividad, esquemas de amueblamiento, orientación de módulos de almacenamiento y demás variables tanto de diseño como espaciales asociadas al (los) elemento(s) a suministrar.

Los tiempos establecidos en el cronograma de actividades se cuentan a partir de la suscripción del acta de inicio.

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2.9. Lugar y forma de entrega e instalación de los elementos

Los muebles deben ser entregados en perfecto estado, totalmente instalados, acabados y listos para su uso en los lugares indicados por la UNIVERSIDAD, previa aprobación de la interventoría del contrato. El Oferente debe considerar e incluir en su oferta los costos de embalaje, transporte e instalación de la totalidad de los muebles.

En caso de ser requerido por la UNIVERSIDAD, el Contratista deberá garantizar el embalaje apropiado y el bodegaje de los elementos a suministrar por un periodo mínimo de sesenta (60) días, a partir de que notifique a la Interventoría la disponibilidad de los elementos. El Oferente deberá contemplar en su oferta todos los costos asociados a esta obligación.

2.10. Transporte e instalación de los elementos

El transporte de los bienes al lugar de entrega, así como fletes, impuestos, maniobras de carga y descarga, y cualquier otra actividad derivada de la entrega e instalación de los muebles en el lugar indicado son responsabilidad única y directa del contratista.

2.11. Embalaje y bodegaje de los elementos

Ante posibles eventos que alteren el orden de público y que resulten en el cierre de la Ciudad Universitaria, o demás situaciones que a consideración de la UNIVERSIDAD requieran de un correcto almacenamiento de los elementos en espacios diferentes a los lugares de instalación, el Contratista debe garantizar la protección adecuada (embalaje) y el bodegaje de los mismos, por un periodo mínimo de sesenta (60) días, a partir de que notifique a la Interventoría la disponibilidad de los elementos. El OFERENTE debe considerar e incluir en su oferta los costos asociados a este tipo de eventualidades.

2.12. Garantía comercial de los elementos

Todos y cada uno de los elementos objeto de la presente invitación deben contar con un periodo de garantía comercial de mínimo cinco (5) años contados a partir de la fecha del acta de recibo a satisfacción final del contrato suscrito. Para lo cual, el OFERENTE deberá presentar una carta, suscrita por el representante legal, donde se compromete a ofrecer la garantía comercial bajo los requerimientos establecidos en el anexo 9 de la presente invitación pública.

2.13. Aseguramiento de los elementos

Será responsabilidad total y directa del asignatario de la invitación el aseguramiento de los bienes hasta la total entrega e instalación de los mismos, una vez recibidos a satisfacción por parte de la interventoría.

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3. ETAPAS DEL PROCESO

3.1. Cronograma

El proceso de selección se llevará a cabo en las fechas, horas y sitios exactos que se establecen a continuación: Tabla 3 Cronograma ACTIVIDAD FECHA HORA LUGAR Inicio Fin Fecha Final Publicación y consulta del pliego de

condiciones. 29 de octubre de 2015

Página web de la UNIVERSIDAD: www.contratacion.unal.edu.co Visita técnica y presentación del

proyecto 03 de Noviembre de 2015 14:00 Edificio de la Facultad de Enfermería (228). Ciudad Universitaria: Kr. 30 # 45-03, Bogotá D.C.*

Observaciones al pliego de condiciones

29 de octubre de 2015 06 de Noviembre de 2015 14:00

Sección de Contratación Sede Bogotá. Kr.45 # 26-85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 376. Correo electrónico: [email protected] con

copia a

[email protected] Respuesta a las observaciones al pliego

de condiciones y publicación de adendas

10 de Noviembre de 2015

Página web de la UNIVERSIDAD: www.contratacion.unal.edu.co

Recepción de ofertas y cierre de la invitación

13 de Noviembre de

2015 14:00

Sección de Contratación Sede Bogotá. Kr.45 # 26-85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 376. Solicitud de aclaraciones y/o de

subsanaciones

Respuesta de los OFERENTES a la solicitud de aclaraciones y/o subsanaciones 20 de Noviembre de 2015 24 de Noviembre de 2015 12:00

Sección de Contratación Sede Bogotá. Kr.45 # 26-85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 376. Correo electrónico: [email protected] con copia a

[email protected] Publicación de lista de OFERENTES

habilitados para presentación de muestra física

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Página 19 de 87 ACTIVIDAD FECHA HORA LUGAR Inicio Fin Fecha Final Entrega, instalación y evaluación de

muestras físicas 27 de noviembre de 2015 14:00

Se definirá en la publicación de la lista de Oferentes habilitados Publicación de informe preliminar de

evaluación

30 de noviembre de 2015

Observaciones al informe preliminar de evaluación 30 de noviembre de 2015 02 de Diciembre de 2015 10:00

Sección de Contratación Sede Bogotá. Kr.45 # 26-85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 376. Correo electrónico: [email protected] con copia a

[email protected] Respuesta a las observaciones y

publicación de puntaje criterio técnico 07 de Diciembre de 2015 16:00

Página web de la UNIVERSIDAD: www.contratacion.unal.edu.co Apertura del Sobre No. 2. (oferta

económica) 09 de Diciembre de 2015 08:00

Sección de Contratación Sede Bogotá. Kr.45 # 26-85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 376.

Verificación Oferta económica

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a

la Reunión de apertura del Sobre No. 2 (oferta

económica).

Dirección de Ordenamiento y Desarrollo Físico Sede Bogotá. Kr.45 # 26-85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 322.

Publicación del informe de evaluación

definitivo 15 de diciembre de 2015

* Entrada vehicular únicamente por la portería de la Calle 53. Entrada peatonal por todas las porterías de la UNIVERSIDAD.

Notas:

i. Cuando se presenten razones de conveniencia o necesidad institucional, la UNIVERSIDAD podrá prorrogar los plazos establecidos en el cronograma, antes de su vencimiento, para lo cual se informará a los interesados a participar o a los OFERENTES, acerca de las modificaciones o variaciones necesarias, a través de la página web:

http://www.contratacion.unal.edu.co/

ii. Todas las adendas, avisos y comunicaciones que emita la UNIVERSIDAD, en relación al pliego de condiciones, pasarán a formar parte del mismo, y serán publicados en la página web:

http://www.contratacion.unal.edu.co/

iii. Las horas señaladas en el anterior cronograma, en especial la relativa a la hora límite para presentación de la oferta, se tomarán según indique el reloj de la página web:

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iv. No se tendrán como presentados los oficios, ofertas, anexos y demás documentos que sean radicados por los OFERENTES fuera de los términos y lugares indicados en cada uno de los numerales del presente pliego de condiciones.

v. Si vencida la fecha para presentación de observaciones al informe preliminar de evaluación, la UNIVERSIDAD no ha recibido observaciones por parte de los participantes, el documento quedará ratificado como informe definitivo de evaluación.

3.2. Publicación y consulta del pliego de condiciones

El pliego de condiciones será publicado en la página web de la UNIVERSIDAD: http://www.contratacion.unal.edu.co

La versión impresa de los documentos previos se podrá consultar directamente en Sección de Contratación Sede Bogotá, Carrera 45 No 26-85 Edificio Uriel Gutiérrez oficina 376, teléfono 3165000, extensión 18308, previa solicitud escrita por parte del interesado en participar.

La UNIVERSIDAD no asume responsabilidad alguna por la inadecuada o incompleta consulta o interpretación que los OFERENTES realicen del pliego de condiciones o de la documentación complementaria.

3.3. Visita técnica y presentación del proyecto

La UNIVERSIDAD llevará a cabo una visita técnica no obligatoria, al lugar de las instalaciones motivo de la presente invitación, en la fecha y horas indicadas en el cronograma.

Teniendo en cuenta que las instalaciones se encuentran en obra en la fecha programada para la visita, es necesario que el personal designado por el OFERENTE para asistir cumpla con las siguientes condiciones:

a. Allegar una carta de presentación, que refiera como mínimo los datos básicos de la empresa que pretende participar o representar, y del personal designado.

b. Documento que certifique la afiliación vigente al sistema de seguridad social y riesgos laborales ARL, para cada uno de los asistentes a la visita.

c. El personal deberá bajo su cuenta y riesgo ingresar a la obra con elementos de seguridad industrial, por lo cual se exigirá como mínimo el uso de botas de seguridad. El casco será suministrado por la UNIVERSIDAD en la visita.

La UNIVERSIDAD iniciará el registro de visitantes a las 13:30 horas y terminará el registro a las 14:00 horas, para iniciar el recorrido. Se levantará acta de visita técnica donde se relacionen los OFERENTES asistentes, debidamente firmada por las partes.

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La visita técnica se realizará para los OFERENTES interesados en participar en todos los grupos de mobiliario.

Esta visita no es de carácter obligatorio, sin embargo, se enfatiza sobre su importancia dado que permitirá a los OFERENTES tener conocimiento sobre el espacio arquitectónico a intervenir y sus variables asociadas para que de esta manera realicen sus ofertas de acuerdo con el contexto. (El OFERENTE que no asista asume el riesgo que se derive de presentar una oferta que no se ajuste a las exigencias del presente pliego de condiciones.)

3.4. Observaciones al pliego de condiciones

Sólo se tendrán como presentadas las observaciones que se hagan por escrito en medio impreso o las enviadas al correo electrónico que a continuación se indica, dentro de la fecha y hora límite establecidos en el cronograma de la presente invitación:

Dirección: Kr. 45 # 26 – 85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 376. Bogotá D.C. PBX: (571) 3165000 Ext. – 18308

Correo Electrónico: [email protected] (con copia a [email protected]) Título: Invitación Pública con-bog-004-2015

3.5. Respuesta a las observaciones al pliego de condiciones y publicación de adendas

Todas las adendas, avisos y comunicaciones que envíe la UNIVERSIDAD, en relación con el pliego de condiciones, pasarán a formar parte de los mismos, y serán publicados en la página web:

http://www.contratacion.unal.edu.co

Bajo el título “INVITACIÓN PÚBLICA CON-BOG-004-2015 PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE MOBILIARIO PARA EL NUEVO EDIFICIO (228) DE LA FACULTAD DE ENFERMERÍA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE BOGOTÁ; GRUPO A - SILLAS PARA OFICINA; GRUPO B - SILLAS PARA ESTUDIANTES; GRUPO C - SILLAS PARA AUDITORIOS; GRUPO D - SUPERFICIES DE TRABAJO, ALMACENAMIENTOS Y ACCESORIOS; GRUPO E - BIENESTAR Y COLECTIVIDADES; GRUPO F -MOBILIARIO DE ACONDICIONAMIENTO ACÚSTICO; GRUPO G - CORTINAS ENROLLABLES; GRUPO H - DISEÑO ESPECIAL; GRUPO I – MOBILIARIO CLÍNICO.”

La consulta y la respuesta a las observaciones formuladas por los OFERENTES, no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las ofertas.

Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral del presente pliego de condiciones. Las diferentes adendas serán publicadas en la página web de la UNIVERSIDAD.

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El silencio por parte de la UNIVERSIDAD a la fecha de cierre de la presente invitación, ante cualquier sugerencia, manifestación de supuestas inconsistencias, errores, omisiones y solicitud de modificaciones al pliego de condiciones, deberá tenerse como negado, y en consecuencia, las condiciones del pliego habrán de tomarse como se expidieron originalmente. Contra la negativa a solicitud de modificación no procede recurso alguno por la vía gubernativa.

Todas las interpretaciones equivocas, que con base en sus propios juicios, conclusiones, análisis, etc., obtenga el OFERENTE respecto del pliego de esta invitación, son de su exclusiva responsabilidad. Por lo tanto, la UNIVERSIDAD no asume responsabilidad alguna por tales interpretaciones.

La presentación de la oferta por parte del OFERENTE, constituye evidencia de que estudió completamente las especificaciones y demás documentos del presente pliego de condiciones, que recibió las aclaraciones necesarias por parte de la UNIVERSIDAD sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, y que ha aceptado que este pliego de condiciones es completo, compatible y adecuado, que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de la oferta necesarios para el debido cumplimiento del objeto.

3.6. Recepción de ofertas y cierre de la invitación

Las ofertas deberán ser presentadas por escrito en medio impreso y en idioma castellano. El lugar y el plazo máximo en el que se recibirán ofertas será el indicado en el cronograma establecido en el numeral 3.1 Cronograma. Se tendrá como hora de presentación de la oferta la que indique la página web:

http://horalegal.inm.gov.co/

La cual estará a la vista de los asistentes en un computador asignado por la UNIVERSIDAD. Después de la hora de cierre, no se recibirán más ofertas.

De lo anterior, se levantará un acta que contendrá la relación de las ofertas presentadas, el número de folios, nombre del garante de la seriedad de la oferta, número o identificación de la garantía y vigencia de esta. El acta deberá ser suscrita por los funcionarios de la UNIVERSIDAD que allí intervengan y los presentes que manifiesten su deseo de firmarla.

En el evento que la oferta se encuentre sin foliar, la UNIVERSIDAD consignará esta circunstancia en la respectiva acta. En el proceso de evaluación si se identifican folios superpuestos o sin numeración, se procederá a verificar su foliación y se dejará constancia de ello en la evaluación respectiva. Notas:

i. No se aceptará ninguna oferta enviada por medio electrónico.

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3.7. Solicitud de aclaraciones y/o de subsanaciones

La UNIVERSIDAD a través de la Sección de Contratación Sede Bogotá, podrá solicitar por escrito y POR UNA SOLA VEZ, una vez cerrada la invitación, las aclaraciones y subsanaciones que estime pertinentes sobre los puntos dudosos o confusos de las ofertas, sin que por ello pueda el OFERENTE adicionar, modificar, completar o mejorar su oferta.

El documento de solicitud de aclaraciones y/o subsanación a las ofertas será publicado, a partir de la fecha indicada en el cronograma, en la página web de Contratación de la UNIVERSIDAD:

La solicitud de la UNIVERSIDAD y la respuesta del OFERENTE deberán constar por escrito.

3.8. Respuestas de los OFERENTES a la solicitud de aclaraciones y/o subsanaciones

Las respuestas a las aclaraciones o a las solicitudes de subsanación sólo se entenderán como presentadas cuando se alleguen en medio impreso escrito radicado en la Sección de Contratación Sede Bogotá (Carrera 45 No. 26 – 85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 376) y/o las enviadas al correo electrónico ([email protected] con copia a [email protected]), dentro de la fecha y hora límite establecidos en el cronograma de la presente invitación.

3.9. Publicación de lista de OFERENTES habilitados para presentación de muestra

física

Una vez recibidas las aclaraciones y subsanaciones, la UNIVERSIDAD consolidará de informe de OFERENTES Admisibles, y se informará a través de la página web www.contratacion.unal.edu.co y del correo registrado en la Carta de Presentación de la Oferta - Anexo 1, el listado de OFERENTES habilitados y convocados a presentar muestras físicas para los grupos en los cuales se requiere. En la publicación se informará del lugar en el cual se deberán presentar las muestras físicas, en la fecha determinada en el cronograma del proceso.

3.10. Entrega, instalación y evaluación de muestras físicas

Los oferentes habilitados para los grupos B-Sillas para estudiantes; D-Superficies de trabajo, almacenamientos, divisiones de oficina y accesorios y E-Bienestar y Colectividades, deberán presentar la muestra física que se relaciona en la Tabla 4 Muestras físicas, en la fecha establecida en el cronograma del presente proceso.

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Página 24 de 87 Tabla 4 Muestras físicas

Cada OFERENTE deberá instalar las muestras solicitadas como se indica en el Anexo 9, con el fin de realizar el estudio de carácter evaluativo por la UNIVERSIDAD. La entrega, transporte e instalación de la muestra por parte de los OFERENTES, se hará en el lugar, en la fecha y hora indicada en el cronograma, por lo que todo costo asociado deberá estar contemplado dentro de su oferta. Las muestras serán sometidas a pruebas y verificaciones de carácter técnico para comprobar el cumplimiento de las especificaciones y la calidad, la construcción y resistencia de lo ofertado. Es factible que como resultado de las pruebas se afecte la integridad de la muestra, por tal razón la UNIVERSIDAD no asume ninguna responsabilidad sobre dicha muestra.

Todos los componentes de la muestra deberán llegar debidamente empacados y protegidos. Con el fin de realizar una verificación técnica objetiva, la(s) muestra(s) física(s) se rotulará(n) con el número asignado para cada OFERENTE en el proceso de evaluación. El OFERENTE no debe entregar las muestras físicas con etiquetas, marquillas o ningún tipo de identificador de procedencia.

Será causal de rechazo que el OFERENTE no presente la(s) muestra(s) solicitadas en los tiempos establecidos en el cronograma.

Una vez realizada la verificación técnica, los OFERENTES podrán recoger su(s) muestra(s) física(s), en el lugar y fecha donde les notifique la UNIVERSIDAD.

3.11. Publicación del informe preliminar de evaluación

La evaluación de las ofertas se llevará a cabo por parte del Comité Asesor y Evaluador que designe la UNIVERSIDAD, que podrá estar conformado por funcionarios o contratistas y/o por personas externas a la institución.

La oferta técnica, será calificada con el rango de puntos establecido para cada uno de los grupos en el numeral 6.1 Calificación de las ofertas y asignación de puntaje, para los oferentes que hayan obtenido calificación de ADMISIBLE en todos los criterios dispuestos en el presente pliego de condiciones.

Código Nombre Cantidad

B Sillas para estudiantes [SI-UNI-01] Silla Universitaria 01 1

D Superficies de trabajo, almacenamientos,

divisiones de oficina y accesorios. [IT-4S-15075] Isla de trabajo 4* 1

E Bienestar y Colectividades [SF-1P-EST] Poltrona/Sillón espacios estudiantiles 1

* Para este ítem se solicita una muestra ejemplo de dos puestos de trabajo enfrentados con el sistema de conectividad solicitado.

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Los resultados de la evaluación preliminar de las ofertas serán publicados, a partir de la fecha indicada en el cronograma, en la página web de Contratación de la UNIVERSIDAD:

3.12. Observaciones al informe preliminar de evaluación

Los OFERENTES podrán hacer llegar las observaciones al informe de evaluación preliminar que estimen convenientes, a más tardar en la fecha y hora indicada en el cronograma.

Sólo se tendrán como presentadas las observaciones que se hagan por escrito en medio impreso radicadas en la Sección de Contratación Sede Bogotá (Carrera 45 No. 26 – 85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 376), y/o las enviadas al correo electrónico ([email protected] con copia a [email protected]), dentro de la fecha y hora límite establecidos en el cronograma de la presente Invitación.

En este mismo periodo, los OFERENTES tendrán acceso a las ofertas para verificar el informe de evaluación preliminar y presentar observaciones respectivas.

Si vencida la fecha para presentación de observaciones al informe preliminar de evaluación, la UNIVERSIDAD no ha recibido observaciones por parte de los participantes, el documento quedará ratificado como informe definitivo de evaluación.

3.13. Respuesta a las observaciones y publicación de puntaje criterio técnico

Las respuestas a las observaciones presentadas y los resultados del puntaje para el criterio técnico serán publicados, en la fecha indicada en el cronograma, en la página web de la UNIVERSIDAD:

http://www.unal.edu.co/contenido/contratacion.htm

Ninguna aclaración verbal podrá afectar los términos y condiciones de este pliego de condiciones y sus adendas.

3.14. Apertura del Sobre No. 2. (Oferta económica)

Surtido el proceso de verificación de los requisitos establecidos en el Numeral 5 DOCUMENTOS Y REQUISITOS HABILITANTES, y de la calificación de los factores técnicos de que trata el numeral 6.1.2 Criterio técnico, la UNIVERSIDAD realizará la apertura de los sobres No.2 Oferta económica, de los Oferentes que hayan obtenido la calificación de ADMISIBLE, en acto que adelantará en las instalaciones de la UNIVERSIDAD, en la fecha, hora y lugar establecidos en el numeral 3.1 Cronograma, y en presencia del personal designado por la UNIVERSIDAD y de los Oferentes habilitados. Del acto de apertura, se suscribirá el acta correspondiente, para dejar constancia de los precios de cada una de las ofertas.

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3.15. Verificación Oferta económica

El comité evaluador verificará que las ofertas económicas cumplan con los términos y condiciones descritos en el presente pliego de Condiciones, y realizará la asignación de puntaje de conformidad con el procedimiento establecido en el numeral 6.1.1 Oferta económica. La copia de las ofertas económicas estará disponible para verificación de los OFERENTES interesados, en el lugar establecido en el cronograma.

3.16. Publicación del informe de evaluación definitivo

Una vez consolidado el puntaje obtenido por los OFERENTES, se publicará en la página web de la UNIVERSIDAD: www.contratacion.unal.edu.co el informe de evaluación definitivo.

3.17. Aceptación de la oferta

De acuerdo con el informe final de evaluación, se verificará el cumplimiento de la información técnica contenida en cada una de las fichas presentadas por los OFERENTES que hayan obtenido el mayor puntaje para los grupos A, B, C, D y E, de acuerdo con lo descrito en el numeral ¡Error! No se encuentra l origen de la referencia. ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..

Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos para las fichas técnicas en el Anexo 9, se entregará una constancia de cumplimiento y aprobación de las mismas, la cual será requisito para la suscripción del acta de inicio.

3.18. Validez de las ofertas

Las ofertas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación pública.

3.19. Confidencialidad y retiro de la oferta

El contenido de las ofertas será de carácter reservado en cuanto la ley lo determine. El OFERENTE podrá solicitar el retiro de su oferta mediante oficio escrito dirigido a la Sección de Contratación Sede Bogotá, Universidad Nacional de Colombia, Edificio Uriel Gutiérrez Oficina 376, hasta la fecha y hora previstas para el plazo de entrega de la oferta. En tal caso, en la diligencia de cierre de la invitación y apertura de ofertas, no se abrirán los sobres que contengan el original y las copias de la oferta retirada. Una vez se realice la apertura de la urna y de las ofertas no habrá devolución de ofertas. Una vez finalizado el proceso de selección, la UNIVERSIDAD procederá a archivar los originales de cada una de las ofertas. En caso que la invitación sea declarada desierta, se devolverá a los OFERENTES que lo soliciten por escrito, el original de la póliza que ampara la seriedad de la oferta.

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3.20. Negativa o abstención injustificada a la suscripción del contrato

Si el(los) OFERENTE(S) seleccionado(s) para cada grupo mediante la presente invitación, no suscribe(n) el contrato dentro de los cinco (5) días siguientes a la comunicación de su asignación, quedará a favor de la UNIVERSIDAD, la posibilidad de aplicar en calidad de sanción, la garantía de seriedad de la oferta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía. En este evento, la UNIVERSIDAD podrá asignar el contrato, dentro de los cinco (5) días siguientes de presentada la negativa o abstención, al OFERENTE calificado en segundo lugar, siempre y cuando su oferta sea igualmente favorable y conveniente para la UNIVERSIDAD.

3.21. Verificación de la información

LA UNIVERSIDAD, durante la evaluación de las ofertas, podrá designar a funcionarios para que realicen visitas a las instalaciones o sedes de cada uno de los OFERENTES con el fin de verificar la información que los mismos han consignado en sus ofertas.

3.22. Devolución de las ofertas

No habrá devolución de ofertas. Una vez finalizado el proceso de selección, la UNIVERSIDAD procederá a archivar los originales de cada una de las ofertas. Sólo en caso de que la invitación sea declarada desierta para el grupo en el cual se presentó, se devolverá a los OFERENTES el original de sus ofertas, si así lo solicita por escrito el participante.

4. CONDICIONES GENERALES PARA PRESENTACIÓN DE OFERTA

4.1. Idioma

Los documentos y las comunicaciones entregadas, enviadas o expedidas por los OFERENTES o por terceros para efectos del proceso de Contratación, o para ser tenidos en cuenta en el mismo, deben ser otorgados en castellano. La oferta y sus anexos deben ser presentados en castellano. Los documentos con los cuales los OFERENTES acrediten los requisitos habilitantes y calificables que estén en una lengua extranjera, deben ser traducidos al castellano y presentarse junto la copia del original otorgado en lengua extranjera.

Para firmar el contrato, el OFERENTE que resulte adjudicatario debe presentar la traducción oficial al castellano de los documentos presentados por escrito en idioma extranjero, la cual deberá ser oficial en los términos del artículo 251 del Código General del Proceso, cumpliendo el trámite de Apostilla o consularización.

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4.2. Presentación de la oferta

La oferta se conformará de la siguiente manera:

4.2.1. Sobre No. 1

En este sobre el OFERENTE deberá presentar los documentos relacionados con el cumplimiento de aspectos técnicos, financieros, jurídicos (requisitos habilitantes) y de calificación técnica, teniendo en cuenta que la omisión de aquellos necesarios para la comparación de las ofertas, impedirá tenerla en cuenta para su evaluación y posterior adjudicación. El OFERENTE debe diligenciar y presentar todos los anexos enunciados a lo largo de este documento, los cuales hacen parte integral del pliego de condiciones.

La oferta y sus anexos se presentarán a en original y dos (2) copias, en medio impreso, debidamente foliadas todas las hojas que contengan información y de forma ascendente, y deberá anexarse una copia en medio digital en formato [.PDF].

4.2.2. Sobre No. 2

En este sobre el oferente deberá incluir la oferta económica debidamente diligenciada y suscrita para el proceso, de conformidad con todos y cada uno de los ítems exigidos y relacionados en el Anexo No. 7.

En el evento en que el Oferente se presente para dos o más grupos, deberá presentar la oferta económica de manera separada en Sobres No. 2 independientes para cada grupo, identificando claramente en cada sobre el grupo para el cual se presenta.

El OFERENTE deberá diligenciar y adjuntar el Anexo 7 en medio físico firmado en Original, una copia, y en medio magnético Disco Compacto (CD), trascritos en Microsoft Excel, bajo plataforma Windows, la cual debe ser idéntica a la aportada en el medio físico.

Cuando en la oferta económica (Sobre No. 2) no reposen los Anexos 7, en medio físico; será RECHAZADA, independientemente que los mismos se hayan aportado en medio magnético.

En la oferta económica deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, sin centavos, incluyendo todos los costos en que pueda incurrir durante la ejecución del contrato.

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4.2.3. Identificación y entrega de la oferta

Los documentos que conforman el original de los Sobres Nos. 1 y 2 y las dos (2) copias del Sobre No. 1, se presentarán legajados, foliados, escritos en idioma castellano y en medio mecánico. Se deben numerar todas las hojas que contiene la oferta y cada una de ellas conformará un folio.

La presentación de la oferta implica la aceptación y conocimiento de la legislación colombiana acerca de los temas objeto de la presente invitación y de todas las condiciones y obligaciones establecidas en el presente Pliego de Condiciones.

Toda tachadura y/o enmendadura en la oferta debe estar convalidada con la firma de quien suscribió o autorizó el documento al pie de la misma y nota al margen del documento donde manifieste clara y expresamente la corrección realizada, para ser tenido en cuenta el documento por la UNIVERSIDAD, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 252 del Código General del Proceso.

Si el oferente presenta documentos que han perdido legibilidad o claridad, la UNIVERSIDAD podrá solicitar las aclaraciones o explicaciones sobre dichos documentos, los cuales deberán ser allegados dentro del término preclusivo y perentorio que para efecto les fije la UNIVERSIDAD, so pena del rechazo de la oferta.

La oferta debe contener un índice, en el que se identifique en forma clara la documentación y el folio o folios a que corresponda. Las copias deben corresponder exactamente al original; si se presentare alguna diferencia entre el original y las copias, prevalecerá siempre el original.

Estarán a cargo del oferente todos los costos asociados a la elaboración y presentación de su Oferta, La UNIVERSIDAD en ningún caso, será responsable de los mismos.

Los sobres deberán ser entregados en sobres sellados por separado, y debidamente rotulados en su parte exterior. El rótulo contendrá como mínimo la siguiente información del OFERENTE:

 Nombre o razón social  Dirección

 Teléfono  Número de fax  Correo electrónico

 Identificación del proceso contractual: Invitación Pública CON BOG 004-2015  Grupos para los cuales presenta Oferta

 Indicación del contenido del sobre según sea: SOBRE N°1 o SOBRE N°2 y si es ORIGINAL o COPIA

La oferta remitida por correo certificado que para la fecha y hora límite, establecidas para su presentación en el cronograma, haya sido presentada en dependencias distintas a las indicadas en el pliego para su recepción, no se tendrá en cuenta.