Fecha: 26/06/2020
Manual de usuario Para
la creación de solicitudes
SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS EMPLEADOS EN EL ARCHIVO DE PERSONAL CENTRAL Y REGIONAL DE QUETZALTENANGO Y ARCHIVO DE JUECES Y MAGISTRADOS DEL ORGANISMO JUDICIAL DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALACentro de Informática y Telecomunicaciones –CIT-
Tabla de contenido
REQUERIMIENTOS ... 2
HARDWARE ... 2
SOFTWARE ... 2
INGRESO AL SISTEMA ... 3
PANTALLA DE INICIO DE SESIÓN ... 4
PANTALLA INICIO ... 5
MENÚ DESPLEGABLE DE SESIÓN ... 6
ROLES ... 7
ROL INTERNO ... 8
INFORMACIÓN DEL EMPLEADO ... 8
ACCEDER A LA LISTA DE CAMPOS ... 8
LISTA DE CAMPOS DEL EMPLEADO ... 9
SOLICITUDES ... 10
HISTORIAL DE SOLICITUDES ... 10
CREAR NUEVA SOLICITUD ... 12
ROL DELEGADO ... 18
HISTORIAL DE SOLICITUDES ... 18
REQUERIMIENTOS
HARDWARE
Computadora
Conexión a la intranet de la institución
SOFTWARE
Compatible con los siguientes Sistemas operativos: Windows, Mac OS, cualquier distribución Linux
Cualquiera de los siguientes navegadores web: Chrome (Recomendado), Mozilla Firefox, Microsoft edge, Opera
INGRESO AL SISTEMA
Para hacer uso del sistema debe ingresar a la dirección: http://gaia.oj.gob.gt/ desde cualquiera de los navegadores descritos en los requerimientos.
El proceso para ingresar a la dirección es el siguiente: 1. Abrir el navegador
2. En la barra de direcciones colocar la siguiente dirección: http://gaia.oj.gob.gt/
PANTALLA DE INICIO DE SESIÓN
El sistema cuenta con un módulo de inicio de sesión para poder tener acceso a las distintas funcionalidades del sistema, para ello debe realizar lo siguiente:
1. Ingresar nombre de usuario en el campo de texto identificado como Usuario
2. Ingresar la contraseña, por razones de seguridad los caracteres de este campo aparecerán enmarcados por medio de un “*”
3. Si la contraseña y usuario son correctos, al hacer click sobre el botón Ingresar, el usuario será re direccionado a la pantalla de inicio del sistema teniendo todas las funcionalidades a su disposición según su rol.
Nota: Debido a que el sistema se encuentra en la red de la institución, no es necesario el acceso al internet para utilizarla.
PANTALLA INICIO
1. Menú donde se encuentra el conjunto de operaciones del sistema, el usuario podrá acceder a ellas según los permisos asignados.
2. Indica el nombre del sistema
MENÚ DESPLEGABLE DE SESIÓN
1. Fotografía del empleado que ha iniciado sesión 2. Nombre del empleado que ha iniciado sesión 3. Correo del empleado que ha iniciado sesión
4. Cerrar sesión: al momento de hacer click sobre este botón, la sesión se dará por finalizada y el sistema re direccionará al usuario a la pantalla de inicio de sesión
ROLES
Los roles otorgarán distintos permisos de las funcionalidades del sistema definiendo así que vistas serán presentadas al usuario final.
El sistema cuenta con los siguientes roles Interno
ROL INTERNO
Rol que permite hacer uso de las siguientes funcionalidades del sistema Información del empleado
Historial de solicitudes Nueva solicitud
INFORMACIÓN DEL EMPLEADO
En el sistema es muy importante que el usuario sepa en todo momento su información o la de los empleados que tiene a su cargo.
ACCEDER A LA LISTA DE CAMPOS
Existen 2 formas para visualizar la información de un empleado:
La primera es hacer click sobre la foto del empleado que aparece en la pestaña de Datos generales de una nueva solicitud:
La segunda es hacer click sobre el icono usuario en la parte superior derecha:
LISTA DE CAMPOS DEL EMPLEADO
1. Datos del empleado 2. Datos de la persona 3. Salir
SOLICITUDES
HISTORIAL DE SOLICITUDES
En esta sección el empleado podrá ver todas las solicitudes que ha realizado.
El historial cuenta con diferentes funcionalidades en las cuales el usuario podrá gestionar una solicitud que previamente realizó y envió a revisión para la aprobación de sus respectivos campos.
1. Menú lateral que se debe seleccionar para ir al historial
2. Campo donde se muestra el propietario de las solicitudes del historial, para el caso del rol interno, solamente un empleado aparecerá en dicho campo.
3. Después de hacer click sobre este botón, el sistema mostrará un detalle de la solicitud perteneciente a la fila seleccionada. También es posible visualizar el detalle una la solicitud al hacer click sobre la fila a la que corresponde.
4. Si la solicitud se encuentra en estado Enviado, es decir, “Pendiente de revisión”, esta podrá ser eliminada.
DETALLE DE UNA SOLICITUD
1. Sección que permite seleccionar los datos generales o los campos de una solicitud 2. Aquí es donde se presentan los datos generales de una solicitud
3. Hacer click sobre este botón para generar un documento PDF del detalle de una solicitud 4. Para cerrar el detalle de la solicitud, click sobre cerrar
1. Lista de campos de una solicitud 2. Detalle de un campo
ELIMINAR SOLICITUD
Al hacer click sobre el botón eliminar, el sistema preguntará si el usuario desea eliminar la solicitud o no realizar ninguna acción.
1. Elimina la solicitud
2. No realiza ninguna acción sobre la solicitud y cierra la ventana emergente
CREAR NUEVA SOLICITUD
Para crear una nueva solicitud, el usuario deberá realizar los siguientes pasos: 1. Datos generales: Ingresar los datos generales de la solicitud
2. Selección de campos: Seleccionar cada uno de los campos
DATOS GENERALES
Empleado: Empleado que realizará la solicitud para su persona o para los empleados que tiene a su cargo
Asunto: Tema principal de la solicitud
Descripción: Campo de texto no mayor a 500 caracteres donde se puede incluir el motivo por el cual fue realizada la solicitud o que es lo que se quiere actualizar, etc.
Siguiente: Al hacer click sobre este botón, el sistema conducirá al usuario al apartado donde se deben agregar los campos de la solicitud
SELECCIÓN DE CAMPOS
1. Se debe desplegar el menú para visualizar el catálogo de cada tipo de campo 2. Seleccionar el campo
Luego de realizar los pasos anteriores, saldrá una ventana emergente con el/los campo/s de texto a actualizar.
1. Nombre del campo
2. Seleccionar el nuevo valor del campo
3. Adjuntar algún documento como respaldo de la información ingresada en el campo 4. Aquí es donde se listan los archivos adjuntos
5. Cancelar: al hacer click sobre este botón, no habrá ningún efecto en la solicitud e inmediatamente se cierra la ventana emergente
6. Aceptar: al hacer click sobre este botón, el campo se agregará a la solicitud
Cuando un campo es agregado, su icono en el menú desplegable cambiará de color para identificar cuales ya fueron agregados y cuales no a la solicitud.
AGREGAR NUEVO CAMPO
Algunos campos se pueden agregar una o mas veces como es el caso de “Idiomas que domina”
1. Aquí es donde se crea un nuevo idioma para posteriormente agregarlo a la lista. 2. Lista de archivos adjuntos
3. Click sobre el botón “Agregar idioma” para agregarla a la lista 4. Lista de idiomas agregados
EDITAR CAMPOS
Un campo puede ser editado cuando ha sido agregado a la solicitud. Al momento de seleccionar un campo ya agregado se tendrán las siguientes opciones:
1. Cancelar: no surge ningún efecto al momento de hacer click sobre este botón 2. Eliminar: al hacer click sobre este botón, el campo se eliminará de la solicitud 3. Guardar cambios: guarda los cambios realizados en un campo en edición
RESUMEN
ENVIAR SOLICITUD
1. Al hacer click sobre el botón “finalizar” nos saldrá una ventana emergente en donde preguntará al usuario si quiere enviar la solicitud.
1. Enviar solicitud: la solicitud se enviará para la revisión de los campos a actualizar 2. Cancelar: no surgirá ningún efecto sobre la solicitud en creación
ROL DELEGADO
Este rol tiene acceso y permisos a todas las funcionalidades del ROL INTERNO, solamente presenta 2 diferencias al rol antes mencionado (ROL INTERNO) y son las siguientes:
Podrá crear solicitudes de los empleados que tiene a su cargo
Podrá visualizar el historial de solicitudes de los empleados que tiene a su cargo
HISTORIAL DE SOLICITUDES
En la sección de historial, el delegado podrá visualizar sus solicitudes y las de los empleados que tiene a su cargo.
1. Click para abrir el catálogo de empleados
CREAR NUEVA SOLICITUD
Nota: El proceso para crear una solicitud en este rol (Rol Delegado) es exactamente el mismo al del Rol Interno.
En la sección Nueva solicitud, el delegado podrá seleccionar el empleado al que le realizará la solicitud.
1. Click para abrir el catálogo de empleados
2. Catálogo de empleados que tiene a su cargo y que el delegado podrá seleccionar para asignarle alguno para que sea la persona propietaria de la solicitud.
