i
P O R T A D A
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA
.
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERÍA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y
FINANZAS, C.P.A.
TEMA:
DISEÑO DE SISTEMA CONTABLE PARA MEJORAR EL CONTROL DE COSTOS DE PRODUCCIÓN DEL REENCAUCHE DE LLANTAS DE LA EMPRESA FULL
REENCAUCHE, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO EN EL AÑO 2011.
AUTOR: TLGO. EDGAR ALEXANDER CANTOS ROJAS ASESORA:
MGS. AMANDA MARTINEZ
ii
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA
DE LOS ANDES
“UNIANDES”
CERTIFICADO DEL ASESOR
Yo Mgs. Amanda Martínez en calidad de Asesora de Tesis, designada por disposición de Cancillería de la UNIANDES, certifico que la Tlgo. Edgar Alexander Cantos Rojas, egresado de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, ha cumplido con su trabajo de tesis, con el tema: DISEÑO DE SISTEMA CONTABLE PARA EL CONTROL DE COSTOS DE PRODUCCIÓN DEL REENCAUCHE DE LLANTAS
DE LA EMPRESA FULL REENCAUCHE, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO
EN EL AÑO 2011, quien ha culminado con todos los requerimientos exigidos, por lo
que se aprueba la misma.
Es todo cuanto puedo decir en honor a la verdad, facultando a la interesada hacer uso de la presente, así como también se autoriza la presentación para la evaluación por parte del jurado respectivo.
Atentamente,
Mgs. Amanda Martínez
iii
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA
DE LOS ANDES
“UNIANDES”
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS
Yo, Tlgo. Edgar Alexander Cantos Rojas declaro que la presente tesis con el tema:
DISEÑO DE SISTEMA CONTABLE PARA EL CONTROL DE COSTOS DE
PRODUCCIÓN DEL REENCAUCHE DE LLANTAS DE LA EMPRESA FULL
REENCAUCHE, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO EN EL AÑO 2011, es
tema original y propio, es por ello que la información contenida y recopilada en el presente trabajo investigativo, detallado en cada uno de los capítulos son de mi absoluta responsabilidad.
Por lo tanto concedo a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” el uso de este documento para fines netamente académicos.
Atentamente,
Tlgo. . Edgar Alexander Cantos Rojas
iv
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA
DE LOS ANDES
“UNIANDES”
NOTA DE ACEPTACIÓN
...
Firma Presidente Jurado
...
Firma Primer Jurado
...
v
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA
DE LOS ANDES
“UNIANDES”
DEDICATORIA
A mis padres por ser mi ejemplo a seguir, por el apoyo brindado
durante toda mi etapa estudiantil y de vida, a mis hijos motivo
de esfuerzo y sacrificio, a todos los amigos que de una u otra
forma fueron participes del logro alcanzado, demás familiares y
personas que con críticas y consejos fueron pilares
fundamentales de este resultado.
vi
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA
DE LOS ANDES
“UNIANDES”
AGRADECIMIENTO
En reconocimiento a la universidad por haberme acogido en su seno científico, logrando llenarme de conocimiento y formándome como persona y profesional para
un futuro favorable,
A mis maestros por su dedicación y esfuerzo en formar personas de principios profesional
A mis compañeros y amigos que fueron la fuente inagotable de inspiración para seguir asistiendo a la universidad.
vii
ÍNDICE GENERAL
PORTADA ... i
CERTIFICADO DEL ASESOR ... ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS ... iii
NOTA DE ACEPTACIÓN ... iv
DEDICATORIA ... v
AGRADECIMIENTO ... vi
ÍNDICE GENERAL ... vii
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ... xvii
ÍNDICE DE TABLAS ... xx
ÍNDICE DE GRÁFICOS ... xxiii
EXECUTIVE SUMARY ... xxviii
INTRODUCCIÓN... 1
CAPITULO I ... 3
1 EL PROBLEMA ... 3
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 3
1.1.1 Formulación del problema ... 4
1.1.2 Delimitación del problema ... 5
1.2 OBJETIVOS ... 5
1.2.1 Objetivo general ... 5
viii
1.2.3 Linea de Investigación ... 6
1.3 JUSTIFICACIÓN ... 7
CAPÍTULO II ... 9
2 MARCO TEÓRICO ... 9
2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS ... 9
2.2 FUNDAMENTACIÓN CIENTÍFICA ... 10
2.2.1 La Empresa ... 11
2.2.1.1 Conceptos de Empresa ... 11
2.2.1.2 Clasificación de las empresas ... 12
2.2.2 Empresa Industrial... 13
2.2.3 Sistema de Contabilidad ... 14
2.2.3.1 Definiciones ... 14
2.2.3.2 Propósitos del Sistema Contable ... 15
2.2.3.3 Estructura del sistema contable ... 16
2.2.3.3.1 Registro de la actividad financiera ... 16
2.2.3.3.2 Clasificación de la Información ... 17
2.2.3.3.3 Resumen de la información ... 17
2.2.3.4 Fases del sistema contable ... 18
2.2.3.4.1 Identificación y captación de datos ... 18
ix
2.2.3.4.3 Registro y representación ... 19
2.2.3.4.4 Resumen y comunicación ... 19
2.2.3.5 Usuarios de la información financiera... 20
2.2.3.5.1 Administradores internos ... 20
2.2.3.5.2 Actores Externos ... 20
2.2.3.6 Procedimiento para instalar un sistema contable ... 21
2.2.3.7 Formularios ... 21
2.2.3.7.1 Requisitos para los formularios ... 22
2.2.3.8 Objetivos del sistema contable ... 22
2.2.4 Contabilidad ... 23
2.2.4.1 Definición ... 23
2.2.4.2 Objetivos de la Contabilidad ... 24
2.2.4.2.1 Informar de la situación de la empresa ... 24
2.2.4.2.2 Informar de los resultados obtenidos en cada ejercicio económico. ... 24
2.2.4.2.3 Informar de las causas de dichos resultados ... 25
2.2.4.3 Destinatario de la Información Contable ... 25
2.2.4.4 La Información Contable ... 26
2.2.4.4.1 Información Contable: Instrumento para la Toma de Decisiones. ... 26
x
2.2.5 Contabilidad de costos ... 28
2.2.5.1 Propósitos de la Contabilidad de costos ... 29
2.2.5.2 Bases técnicas aplicables a la contabilidad de costos ... 29
2.2.5.3 Costos y Gastos ... 30
2.2.5.4 Sistema de Costos ... 31
2.2.5.5 Sistema por ordenes de producción ... 31
2.2.5.6 Concepto: ... 31
2.2.5.7 Características ... 32
2.2.5.8 Objetivos ... 32
2.2.5.9 La orden de producción ... 33
2.2.5.10 Hoja de Costos ... 34
2.2.5.11 ratamiento de los elementos de los costos ... 35
2.2.5.11.1 Materiales o Materia Prima ... 35
2.2.5.12 Ciclo de los Materiales ... 36
2.2.5.12.1 Definición de las necesidades ... 37
2.2.5.12.2 Cotización y selección del proveedor ... 37
2.2.5.12.3 Emisión de la orden de compra ... 37
2.2.5.12.4 Recepción y verificación del pedido ... 38
xi
2.2.5.12.6 Devoluciones externas e internas ... 41
2.2.5.12.7 Pago a Proveedores ... 42
2.2.5.13 Método de Valoración ... 42
2.2.5.14 Mano de Obra ... 43
2.2.5.14.1 Clasificación ... 44
2.2.6 Costos generales de fabricación ... 45
2.2.6.1 Materiales Indirectos ... 45
2.2.6.2 Mano de obra indirecta ... 45
2.2.6.3 Costos indirectos varios ... 46
2.2.6.4 Objetivos de los costos generales de fabricación ... 46
2.2.7 Costos generales de fabricación aplicados ... 47
2.2.8 Costos generales de fabricación reales ... 47
2.2.9 Sistema de Costos ... 48
2.2.10 Proceso Contable ... 49
2.2.10.1 Estado de Situación Inicial ... 49
2.2.10.2 Libro Diario ... 49
2.2.10.3 Libro Mayor ... 50
2.2.10.4 Balance de Comprobación ... 51
xii
2.2.10.5.1 Estado de Costo de Producción y Ventas ... 52
2.2.10.5.2 Estado de resultados ... 54
2.2.10.5.3 Estado de Situación financiera ... 55
2.3 IDEA A DEFENDER ... 57
CAPÍTULO III ... 58
3 MARCO METODOLÓGICO ... 58
3.1 MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN ... 58
3.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN ... 59
3.2.1 Investigación Aplicada. ... 59
3.2.2 Investigación de Campo ... 59
3.2.3 Investigación Bibliográfica. ... 60
3.2.4 Investigación Descriptiva. ... 60
3.2.5 Investigación Explicativa ... 61
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA ... 61
3.3.1 Población. ... 61
3.3.2 Muestra ... 61
3.4 MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS ... 62
3.4.1 Métodos. ... 62
3.4.1.1 Método Analítico – Sintético ... 62
xiii
3.4.2 Técnicas de Investigación ... 63
3.4.2.1 Encuestas ... 63
3.4.2.2 Entrevistas ... 63
3.4.3 Instrumentos de Investigación. ... 63
3.4.3.1 Cuestionario ... 63
3.4.3.2 Guías de entrevistas ... 64
3.4.3.3 Notas al pie ... 64
3.5 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS ... 64
3.5.1 Interpretación de los resultados de la aplicación de encuestas a los empleados 64 3.5.1.1 Objetivo ... 64
3.5.2 Interpretación de los resultados de la aplicación de encuestas a los clientes 75 3.5.2.1 Objetivo ... 75
3.5.3 Interpretación de los resultados de la aplicación de encuestas a los proveedores. ... 85
3.5.3.1 Objetivo ... 85
3.6 VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER ... 95
3.7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 97
xiv
3.7.2 Recomendaciones ... 98
CAPÍTULO IV ... 99
4 MARCO PROPOSITIVO ... 99
4.1 Objetivo General ... 99
4.2 Objetivo Especifico ... 100
4.3 FASE I.- CONOCIMIENTO GENERAL DE LA EMPRESA ... 101
4.3.1 Base Legal ... 101
4.3.2 Dirección estratégica administrativa ... 102
4.3.2.1 Objeto Social de “Full Reencauche” ... 102
4.3.2.2 Misión de “Full Reencauche” ... 102
4.3.2.3 Visión de “Full Reencauche” ... 102
4.3.2.4 Objetivos de la empresa ... 103
4.3.2.5 Estructura básica organizacional (organigrama propuesto) ... 104
4.3.2.6 Descripción del organigrama ... 104
4.4 FASE II.- ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE LA EMPRESA FULL REENCAUCHE ... 105
4.4.1 Politicas ... ¡Error! Marcador no definido. 4.4.2 Manual de Funciones ... 107
4.5 FASE III.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ... 120
xv
4.5.1.1 Registro Nómina de Empleados ... 123
4.5.1.2 Registro de Provisiones Sociales.- ... 124
4.5.1.3 Hoja de Asistencia ... 125
4.5.1.4 Tarjeta de reloj ... 126
4.5.1.5 Tarjeta de Tiempo ... 126
4.5.1.6 Registro contable Mano de Obra ... 127
4.5.2 Procedimiento de Control de Materiales e Inventarios ... 129
4.5.2.1 Orden de Producción ... 131
4.5.2.2 Orden de Compra ... 132
4.5.2.3 Orden de Requisición ... 132
4.5.2.4 Kárdex ... 133
4.5.2.5 Devolución de Materiales ... 134
4.5.2.6 Registro contable de Materia Prima ... 135
4.5.3 Procedimiento de control de CIF ... 137
4.5.3.1 Hoja de Costos ... 139
4.5.3.2 Registro contable de CIF ... 139
4.5.4 Proceso de Producción ... 141
4.6 FASE IV.- PROCESO CONTABLE ... 142
xvi
4.6.2 Reconocimiento de la información ... 150
4.6.2.1 Jornalización ... 150
4.6.2.2 Mayorización ... 151
4.6.2.3 Balance de Comprobación ... 152
4.6.2.4 Hoja de Trabajo ... 153
4.6.2.5 Estado de Costo de Productos Vendidos ... 154
4.6.2.6 Estado de Resultados ... 155
4.6.2.7 Estado de Situación Financiera ... 156
4.6.2.8 Diseño de Formularios y Libros Auxiliares ... 157
4.6.2.8.1 Libros Auxiliares ... 157
4.6.2.8.2 Formularios ... 159
4.6.3 Proceso de Costeo ... 162
4.6.4 Información y Comunicación ... 163
4.6.4.1 Formato de memorándum ... 164
4.6.5 Informacion y Evaluacion del control interno ... 165
4.7 VALIDACION DE LA PROPUESTA. ... 166
4.8 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 166
4.8.1 Conclusiones ... 166
xvii
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1.- Orden de producción... 33
Ilustración 2.-Hoja de costos ... 34
Ilustración 3.- Orden de compra ... 38
Ilustración 4.-informe de recepción de materiales ... 39
Ilustración 5.- Nota de requisición de materiales ... 40
Ilustración 6.- Nota de material devuelto de producción a bodega ... 41
Ilustración 7.- Estado de Costos de Productos Vendidos ... 53
Ilustración 8.- Estado de Resultados ... 55
Ilustración 9.- Estado de situación Financiera ... 56
Ilustración 10.- Sistema Contable ... 100
Ilustración 11.- Procedimiento de Control de Nómina ... 121
Ilustración 12.-Registro Nómina de empleados ... 123
Ilustración 13.- Registro de Provisiones Sociales ... 124
Ilustración 14. Hoja de Asistencia ... 125
Ilustración 15.- Tarjeta de reloj ... 126
Ilustración 16.- Tarjeta de Tiempo ... 127
Ilustración 17.- Registro MOD ... 128
xviii
Ilustración 19.-Orden de Producción ... 131
Ilustración 20.- Orden de Compra ... 132
Ilustración 21.- Orden de Requisición ... 133
Ilustración 22.- Kárdex ... 134
Ilustración 23.- Devolución de Materiales ... 135
Ilustración 24.- Registro Materia Prima ... 136
Ilustración 25.- Procedimiento de Control de CIF ... 137
Ilustración 26.- Hoja de Costos ... 139
Ilustración 27.- Registro Contable de CIF ... 140
Ilustración 28.- Proceso de Producción ... 141
Ilustración 29.- Diario General ... 150
Ilustración 30.- Libro Mayor ... 151
Ilustración 31.- Balance de Comprobación ... 152
Ilustración 32.- Hoja de Trabajo ... 153
Ilustración 33,. Estado de Costo de Producto Vendido ... 154
Ilustración 34.- Estados de Resultados ... 155
Ilustración 35.- Estado de Situacion Financiera ... 156
Ilustración 36.- Libro de Caja ... 157
xix
Ilustración 38.- Comprobante de Egreso ... 159
Ilustración 39.- Comprobante de Ingreso ... 160
Ilustración 40.- Arqueo de Caja ... 161
Ilustración 41.- Vale de Caja ... 162
Ilustración 42.- Proceso de Costeo... 163
xx
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1.- Conceptos de Empresa ... 11
Tabla 2.-Clasificación de las Empresas ... 12
Tabla 3.- Clasificación de las Empresas ... 13
Tabla 4.- Población de la Investigación ... 61
Tabla 5.- ¿La información contable que realiza en la empresa es? ... 65
Tabla 6.- ¿Al ingresar a su puesto de trabajo, le proporcionaron un manual de funciones sobre las actividades que iba a efectuar? ... 66
Tabla 7.- ¿Se encuentra debidamente archivados los documentos, que usted emite y recibe de la empresa? ... 67
Tabla 8 ¿Existen políticas definidas para todos los procesos y actividades que usted realiza dentro de la empresa? ... 68
Tabla 9 ¿La empresa donde usted labora cuenta con un sistema de control de costos de producción? ... 69
Tabla 10 ¿Considera usted que los costos de producción calculados son reales? .. 70
Tabla 11 ¿Existe en la empresa personal responsable de los costos de producción? ... 71
xxi
Tabla 13 ¿Realiza cierre de producción o inventarios de producción todos los fines
de mes? ... 73
Tabla 14 ¿Considera usted que es necesario un sistema contable para el control de costos de producción en la empresa? ... 74
Tabla 15 ¿Cómo considera el servicio y/o producto brindado? ... 75
Tabla 16 ¿Recibe garantías del servicio y/o producto brindado? ... 77
Tabla 17 ¿Conoce usted sobre alguna política de venta? ... 78
Tabla 18 ¿Recibe a tiempo las facturas por el servicio y/o producto brindado? ... 79
Tabla 19 ¿Ha tenido problemas con la información de las facturas recibidas por el servicio y/o producto brindado? ... 80
Tabla 20 si su respuesta anterior fue afirmativa ¿Qué clase de problemas ha encontrado en las facturas? ... 81
Tabla 21 Al momento de solicitar el servicio de reencauche ¿Recibe algún comprobante que justifique el pedido realizado? ... 82
Tabla 22 Si la respuesta anterior fue positiva ¿Qué tipo de comprobante recibe? .. 83
Tabla 23 ¿Cree usted conveniente que FULL REENCAUCHE implemente un sistema contable para un mejor desempeño con usted? ... 84
Tabla 24 ¿Cada que tiempo “FULL REENCAUCHE” realiza compras en su empresa? ... 85
xxii
Tabla 26 Si su respuesta anterior fue negativa ¿Qué procedimiento realiza? ... 88 Tabla 27 ¿Recibe a tiempo los comprobantes de retención (dentro de los 5 días después de emitida la factura)? ... 89 Tabla 28 ¿Cumple “FULL REENCAUCHE” eficientemente con las deudas contraídas con su empresa? ... 90 Tabla 29 ¿Cada que tiempo cancelan la factura entregada por bienes y/o servicios prestados a “FULL REENCAUCHE”? ... 91
xxiii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
xxiv
xxv
Gráfico 25 ¿Cumple “FULL REENCAUCHE” eficientemente con las deudas contraídas con su empresa? ... 90 Gráfico 26 ¿Cada que tiempo cancelan la facturas entregada por bienes y/o servicios prestados a “FULL REENCAUCHE”? ... 91
xxvi
RESUMEN EJECUTIVO
La utilización de los sistemas contables con el transcurso del tiempo demanda más necesidades para las distintas organizaciones que han consolidado sus actividades en los mercados locales, nacionales y mundiales.
El objetivo esencial del presente trabajo investigativo es diseñar un sistema contable para mejorar el control de costos de producción del reencauche de llantas, de la empresa Full Reencauche, ubicada en el recinto Santa Lucia de la ciudad de Santo Domingo, permitiendo a su vez el manejo eficiente de los procesos e información contable y el uso de los recursos que se posean para entregar al mercado un producto de la más alta calidad, satisfaciendo las necesidades de los clientes.
Es importante mencionar que la investigación realizada se ha podido determinar y sustentar en que es única y original pues no existen temas iguales o similares al presente trabajo planteado dentro del campus académico ni en la localidad, adicionalmente se han utilizados las metodologías cuali-cuantitativa, métodos, técnicas e instrumentos como la encuesta que fue aplicada a toda la población y entrevistas realizadas al directorio de la empresa; recolectando la información útil y necesaria para el planteamiento de la propuesta respectiva.
xxvii
xxviii
EXECUTIVE SUMARY
The use of accounting systems over time needs more demand for the various organizations that have consolidated their activities in local, national and global markets.
The essential aim of this research work is to design an accounting system to improve the control of production costs tire retreading, retreading Full Company, located on the grounds of Santa Lucia Santo Domingo, in turn allowing the management efficient processes and accounting information and the use of resources which are held to deliver to the market a product of the highest quality, meeting the needs of customers.
xxix
1
INTRODUCCIÓN
En nuestro país muchas empresas industriales y en especial la de nuestra ciudad exigen adquirir nuevos conocimientos, cambios y modelos que les permita un mejor desarrollo para su gestión productiva.
En la actualidad se requiere de la contabilidad con el fin de conseguir el registro más eficaz, oportuno y exacto donde se realizan todos los procedimientos administrativos permitiendo controlar, interpretar, registrarlas diferentes actividades económicas y financieras. En una empresa industrial la finalidad es la de obtener una mayor utilidad disminuyendo los costos de producción.
Como estudiante del Décimo semestre de la Carrera de Contabilidad y Auditoría hemos realizado nuestra introducción del trabajo investigativo, la misma que servirá como fuente de información para conocer todos los movimientos del proceso productivo que realiza la empresa interviniendo los recursos: humanos, materiales y financieros, formando parte de los costos de producción.
2
Kárdex, ordenes de producción, Ordenes de Requisición, Órdenes de Compra, Tarjetas Reloj, Tarjetas de Tiempo, Hoja de Costos.
3
CAPITULO I
1 EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Santo Domingo de los Tsáchilas, es una provincia, que tiene un índice de crecimiento demográfico muy significativo ésta característica se da por varios motivos, como es su ubicación geográfica estratégica, paso obligado de comunicación entre la costa y la sierra, la parte norte y sur del país, así como su clima y bondades productivas, lo que hace que ha despertado interés por los ecuatorianos de todos los confines de la patria, para radicarse en esta exuberante región y hacer de ella su territorio, un potencial desarrollo para el comercio, por la inmensa cantidad de ofertantes y demandantes de todo tipo de productos y servicios, lo que ha hecho posible la creación de gran cantidad de fuentes de trabajo de una manera empírica, que no permite conocer con exactitud las ganancias obtenidas.
En los últimos años se ha observado un acelerado crecimiento el cual se ha constituido en el motor de desarrollo socio-económico del país, puesto que a más de generar fuentes de trabajo contribuye notablemente a mejorar la economía de los diversos sectores de la actividad litográfica.
4
Inició sus actividades, con un capital de 70.000 dólares americanos por lo tanto es obligada a llevar Contabilidad.
La Empresa “FULL REENCAUCHE” labora en la ciudad de Santo Domingo, sin embargo viene acarreando muchos problemas como son:
No cuenta con sistema contable apropiado a una industria de llantas, lo que ha impedido conocer los resultados reales de las actividades económicas en cuanto a producción y venta de los mismos.
La falta de un control en el inventario de materia prima, materiales y artículos necesarios para la producción, porque no existen registros que faciliten el conocimiento de los mismos, dificulta conocer la cantidad exacta que hay en existencias.
El desconocimiento al identificar los costos de materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación establecen una mala estimación de los costos, por ende el precio de venta no es exacto, lo cual genera una utilidad que no satisface las expectativas del propietario.
Dentro de los procesos no utilizan documentos para la producción, como son ordenes de trabajo, hoja de costos, requerimiento de materiales, entre otros por lo cual no se puede determinar el costo de producción ni el correcto manejo contable de los costos.
1.1.1 Formulación del problema
5
1.1.2 Delimitación del problema
El presente trabajo se desarrollará en base a las necesidades de la Empresa “FULL REENCAUCHE”, ubicada en la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, ciudad de Santo Domingo, recinto Santa Lucia, kilómetro 15 vía Santo Domingo – Chone, margen izquierdo.
Tendrá como objeto de estudio los procesos contables, y Su campo de acción es el Sistema Contable.
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo general
6
1.2.2 Objetivos específicos
Fundamentar con bases científicas y bibliográficas el Sistema Contable; Contabilidad de Costos y Manuales de Costos que ayuden al control de costos de producción.
Examinar los métodos, técnicas para determinar costos unitarios, costos totales de producción y tipos de investigación para la aplicación de encuestas, entrevistas y observaciones, como objeto de ayuda a la investigación.
Proponer el diseño del Sistema Contable, para controlar los costos de producción en la empresa FULL REENCAUCHE, en la ciudad de Santo Domingo.
1.2.3 Línea de Investigación
7
1.3 JUSTIFICACIÓN
Los sistemas contables de las empresas son herramientas fundamentales, ya que los mismos permiten un control en todas las negociaciones tanto en el área comercial como en la financiera de las diferentes empresas, además proporciona la información necesaria para aprovechar los recursos disponibles de la empresa.
Los sistemas de contabilidad son una de las herramientas más importantes dentro de las organizaciones que ayudan a las mismas a lograr el desarrollo. A si mismo los sistemas de contabilidad son los encargados de analizar y valorar los resultados económicos de la empresa, mediante la agrupación y la comparación de sus resultados, los que son presentados en los formatos establecidos.
Es bastante importante el diseño de un sistema contable para la empresa Full Reencauche que permitirá el mejor control de costos de producción y a su vez permita establecer eficientemente los resultados de dicha actividad.
8
9
CAPÍTULO II
2 MARCO TEÓRICO
2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
El presente trabajo investigativo está destinado a la empresa Full Reencauche, la cual tiene como actividad el reencauche de llantas, la empresa no cuenta con un sistema contable que le permita el control de costos de producción, ni el manejo correcto de la información contable.
Esta investigación es única en su realización, afirmación que se realiza después de una exhaustiva búsqueda en la base de datos del CDIC de la Universidad Regional Autónoma de los Andes extensión Santo Domingo; sin embargo es importante recalcar que existen trabajos similares dentro de la carrera de Contabilidad y Auditoría con temas como sistemas contables y control de costos, con aplicación a diferentes empresas y por ende en actividades económicas diferentes.
10
Sistema contable para mejorar la calidad de la información de constelación. Net en la ciudad de Santo Domingo de los Colorados cuya emisión fue en el año 2008 por parte de la Ing. María Fernanda Domínguez Escudero.
Manual de contabilidad de costos para optimizar la gestión financiera en la granja avícola Ingeniera Lara Núñez Cía. Ltda. Emitida el año 2007 por la Tlga. Mónica Masapanta Portero
Diseño de Sistema de contabilidad de costos para la empresa industrial Tejidos Mishell emita en el año 2003 por las Licenciadas Piedad Cevallos Alomia y Rocío Vallejos Calderón.
Por lo tanto y comparando los temas existentes con el tema a realizarse confirmamos la originalidad del tema actual, demostrando que no existe otro tema igual a este.
2.2 FUNDAMENTACIÓN CIENTÍFICA
11
FULL REENCAUCHE en el año 2011” para lo cual se va a investigar los siguientes temas.
2.2.1 La Empresa
2.2.1.1 Conceptos de Empresa
Tabla 1.- Conceptos de Empresa
LA EMPRESA
La empresa es la unidad económica de producción encargada de combinar los factores o recursos productivos, trabajo, capital y recursos naturales, para producir bienes y servicios que después se venden en el mercado.
Es la entidad u organización que se establece en un lugar determinado con el propósito de desarrollar actividades relacionadas con la producción y comercialización de bienes y/o servicios en general, para satisfacer las diversas necesidades humanas.
La empresa es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer bienes y/o servicios que, al ser vendidos, producirán una renta.
Engel Sofía Bustamante -
2002. Rubén Sarmiento - 2002.
Pedro Zapata Sánchez - 2005.
Elaborado por: El Autor Fuente: La Investigación
12
2.2.1.2 Clasificación de las empresas
Tabla 2.-Clasificación de las Empresas
CLASIFICACIÓN
POR LA ACTIVIDAD
QUE REALIZAN
POR SU CONSTITUCIÓN LEGAL
Industriales Cía. en Nombre Colectivo
Formada por dos o más socios que realizan el comercio bajo una razón social, los que responden en forma solidaria e ilimitada en caso de quiebra, disolución o liquidación de la Cía.
Comerciales Cía. en Comandita Simple
Formada por uno o varios socios solidaria o ilimitadamente responsables y otro u otros simples suministradores de fondos (socios comanditarios) cuya responsabilidad se limita al monto aportado.
Bancarias Cía. en Comandita por Acciones
Formada por socios solidariamente responsables y comanditarios.
Agrícolas Cía. de Responsabilidad Limitada
Formada por un mínimo de tres y máximo de 15 socios, responsables hasta el monto de sus aportaciones.
Mineras Cía. Anónima
Formada por lo menos por dos o más accionistas, los que responden hasta por el monto de sus aportaciones.
Hoteleras
Cía. de Economía Mixta
Formada por el Estado, las Municipalidades, los Consejos Provinciales y las Personas Jurídicas de Derecho Público conjuntamente con el capital privado.
Financieras De Transportes De Servicios
Elaborado por: El Autor
13
La clasificación de las empresas antes detalladas se puede considerar que tienen un contenido que poco refleja la situación del medio empresarial en el territorio ecuatoriano, se podría determinar que el detalle del siguiente grafico (grafico # 3) es el más acertado.
Tabla 3.- Clasificación de las Empresas
Elaborado por: El Autor
Fuente: ZAPATA S., Pedro. “Contabilidad General”. 5Ta. Edición. 2005. Pág. 15
Se puede acotar una subdivisión de Personas Naturales obligadas a llevar contabilidad y Personas Naturales No Obligadas a llevar Contabilidad dentro de la mención anterior del autor sobre las empresas unipersonales.
2.2.2 Empresa Industrial
14
producción. Es decir las industrias para el logro de sus objetivos de producción deben utilizar dinero, maquinarias, materiales, mano de obra y conocimientos técnicos sobre la actividad de producción y lo más indispensable el conocimiento del proceso administrativo el mismo que comprende las funciones de planificación, organización, dirección, ejecución y control.
2.2.3 Sistema de Contabilidad
2.2.3.1 Definiciones
“Sistema contable es un mecanismo formal para recabar, organizar y comunicar información acerca de las actividades de una organización”1
“Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras”2
El sistema de contabilidad en una organización se constituye como una estructura coherente y ordenada en la cual se recoge toda la información de la entidad como muestra de su actividad operacional, valiéndose de los recursos contables, Este
1
HORNGREN, Charles y SUNDEM, Gary. 2006.Contabilidad Administrativa. Mexico :, 2006.
2
15
sistema contable permite a los directivos y accionistas tomar decisiones financiera y operativas para mejorar la organización con la previa presentación de los mismos.
2.2.3.2 Propósitos del Sistema Contable
“El objetivo fundamental del sistema de contabilidad es servir de instrumento de información y, aunque son múltiples las informaciones o datos que puede suministrar se pueden concretar en tres:
a) Informar sobre la situación de la empresa, tanto en su aspecto económico-cuantitativo, como en su aspecto económico-financiero. Inventarios y Balances, como se verá en el próximo tema, serán fundamentalmente los instrumentos a través de los cuales se presentará esa información.
b) Informar de los resultado obtenidos en cada ejercicio económico, es decir cuánto se ha ganado o perdido en un periodo de tiempo determinado.
c) Informar de las causas de dichos resultados”3
3
GOMEZ, Giobanni. 2007. auditoría. [En línea] 2007. [Citado el: 14 de 02 de 2011.]
16
2.2.3.3 Estructura del sistema contable
“Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir.
Sin embargo el proceso clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales”4
2.2.3.3.1 Registro de la actividad financiera
En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción
4
ALMIRA, Yolimir. 2009. eumet.net. [En línea] 04 de 2009. [Citado el: 17 de 02 de 2011.]
17
terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
2.2.3.3.2 Clasificación de la Información
Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
2.2.3.3.3 Resumen de la información
“Para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén”5
5
ALMIRA, Yolimir. 2009. eumet.net. [En línea] 04 de 2009. [Citado el: 17 de 02 de 2011.]
18
2.2.3.4 Fases del sistema contable
“La contabilidad se puede definir igualmente como un sistema de información cuya función es comunicar los sucesos económicos de una entidad. La contabilidad comunica información a los tomadores de decisiones económicas a través de datos obtenidos por un proceso de elaboración”6
. Las etapas que constituyen el proceso de elaboración de la información, así como su comunicación son las siguientes:
2.2.3.4.1 Identificación y captación de datos
Es la etapa inicial del proceso contable. Supone captar los datos relativos a sucesos económicos que se consideran relevantes para los que tomas decisiones económicas.
2.2.3.4.2 Medición y valoración de los datos
Esta etapa lleva implícita, por tanto, una nueva selección de datos, ya que los sucesos relevantes y de carácter económico que no se puedan medir o valorar no constituyen entradas del proceso contable.
6
ALMIRA, Yolimir. 2009. eumet.net. [En línea] 04 de 2009. [Citado el: 17 de 02 de 2011.]
19
2.2.3.4.3 Registro y representación
En esta fase se llevan a cabo las anotaciones de los distintos sucesos económicos susceptibles de contabilización que previamente han sido captados y seleccionados, medidos y valorados.
2.2.3.4.4 Resumen y comunicación
“Una vez que se han efectuado las anotaciones contables será necesario preparar los datos y determinar la forma de comunicarlos a los distintos tomadores de decisiones vinculados a la entidad en particular. “Puesto que el propósito del sistema contable es que los datos que comunica sean relevantes para los tomadores de decisiones, las anotaciones contables realizadas en la etapa de registro serán resumidas y agregadas de tal forma que la información resultante del proceso sea útil a los destinatarios y usuarios de la misma.
Esta última etapa es la que permite considerar el sistema contable como sistema de información, ya que para tal calificación la comunicación de la misma a los distintos usuarios es imprescindible”7
7
BAUZA, Edgar. 2009. contadores.us. [En línea] 17 de 08 de 2009. [Citado el: 17 de 02 de 2011.]
20
2.2.3.5 Usuarios de la información financiera
Los usuarios de la información contable se agrupan en dos categorías generales:
2.2.3.5.1 Administradores internos
“Usan la información para tomar decisiones operativas cotidianas y estratégicas a largo plazo”8
.
2.2.3.5.2 Actores Externos
Son inversionistas y autoridades gubernamentales, que usan la información para tomar decisiones acerca de la compañía.
“Tanto los actores internos como los externos, usan la información contable, pero con frecuencia demandan tipos diferentes de información y la usan en formas distintas. La contabilidad administrativa produce información para los administradores dentro de la organización y la contabilidad financiera produce
8
HORNGREN, Charles y SUNDEM, Gary. 2006. Contabilidad Administrativa. Mexico : PEARSON
21
información para los actores externos, como accionistas, proveedores, bancos y oficinas gubernamentales reguladoras”9
2.2.3.6 Procedimiento para instalar un sistema contable
1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
2. Preparar una lista de chequeo.
3. Elaborar informes.
4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
5. Diseñar formularios para todas las operaciones.
6. Diseñar reportes.
7. Preparar los libros. Balance inicial
2.2.3.7 Formularios
Son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.
9
HORNGREN, Charles y SUNDEM, Gary. 2006. Contabilidad Administrativa. Mexico : PEARSON
22
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.)
Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.
2.2.3.7.1 Requisitos para los formularios
1. Numeración
2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
3. Redacción clara, sin errores.
4. Además del original, emitir las copias necesarias
5. Poseer firmas.
2.2.3.8 Objetivos del sistema contable
Cualidades De La Información Contable
23
La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender. ?? La información es útil cuando es pertinente y confiable.
La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.
La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios”10
2.2.4 Contabilidad
2.2.4.1 Definición
Contabilidad: "Es un elemento del sistema de información de un ente, que proporciona datos sobre su patrimonio y su evolución, destinados a facilitar las
10
SERRA, Vicente, VERCHER, Salvador y ZAMORANO, Vicente. 2005. Sistemas de Control de
24
decisiones de sus administradores y de los terceros que interactúan con él en cuanto se refiere a su relación actual o potencial con el mismo”.11
La contabilidad se puede definir como el conjunto de técnicas establecidas a la gestión de la empresa para registrar todas las operaciones que afectan al patrimonio de la empresa y sus resultados.
2.2.4.2 Objetivos de la Contabilidad
El objetivo fundamental es servir de instrumento de información y, aunque son múltiples las informaciones o datos que puede suministrar la contabilidad, podemos concretarlos en tres:
2.2.4.2.1 Informar de la situación de la empresa
Tanto en su aspecto cuantitativo como en su aspecto económico-financiero. Los inventarios y los balances serán fundamentalmente los instrumentos a través de los cuales se presentará esa información.
2.2.4.2.2 Informar de los resultados obtenidos en cada ejercicio económico.
Es decir, cuanto se ha ganado o perdido en un periodo de tiempo determinado.
11
25
2.2.4.2.3 Informar de las causas de dichos resultados
“Mucho más importante que saber «cuánto» se gana o se pierde es saber el «porqué» de esas pérdidas y de esas ganancias, para tratar de corregir gastos e incrementar ingresos en lo sucesivo.
Toda esta información se resume en las denominadas «cuentas anuales», cuya formulación ha de efectuarse una vez al año, al terminar cada ejercicio económico (el «ejercicio económico» suele coincidir con el año cronológico)”12
2.2.4.3 Destinatario de la Información Contable
Los interesados de la información contable son:
Los directivos de la empresa, que la necesitan para realizar su gestión. Los socios de las sociedades y los dueños de las empresas individuales. El Estado que necesita la información contable, principalmente para poder
aplicar correctamente los impuestos.
Proveedores, acreedores y prestamistas a quienes interese conocer si la empresa les puede pagar lo que se les debe.
Los trabajadores de la empresa.
12
26
Así pues, “la información contable no es un asunto privado de la empresa sino que interesa a otras personas y entidades. Por eso, los Estados modernos se han preocupado de establecer una legislación adecuada sobre lo que ha de ser la información contable que las empresas han de dar a conocer”13
2.2.4.4 La Información Contable
“En este ciclo económico de las entidades, siempre estará presente la contabilidad para ejercer un eficiente control financiero de los recursos, obligaciones y operaciones que realicen los negocios, así como para obtener, preparar y proporcionar esta información financiera, para ello el contador deberá tomar en cuenta las características de la información contable y los principios de contabilidad generalmente aceptados (que constituyen la estructura básica de la contabilidad)”.14
2.2.4.4.1 Información Contable: Instrumento para la Toma de Decisiones.
“La información contable es útil para cualquiera que deba emitir juicios y tomar decisiones que generen consecuencias económicas; la contabilidad ayuda a la toma de decisiones, mostrando dónde y cómo se ha gastado el dinero o se han contraído
13
POMBO, José. 2010.Contabilidad General. Madrid : Paraninfo, 2010.
14
27
compromisos; evaluando el desempeño e indicando las implicaciones financieras de escoger un plan en lugar de otro”.15
2.2.4.5 Campos de Aplicación de la Contabilidad
En la actualidad se determina campos de especializados en el área, de acuerdo con el objetivo que cumplen en cada caso; de tal manera las podemos desglosar de la siguiente manera:
Gráfico 1.- Campos dela Contabilización
Elaborado por: Tlgo. Edgar Cantos
15
GARCIA, Jesús. 2009.Contabilidad Básica. Mexico DF : Editorial Trillas, 2009.
•Se utiliza en negocios de compra y venta de mercaderia y servicios no financieros
Contabilidad
Comercial
•Se aplica en empresas manufactureras, mineras, agrícolas y pecuarias; pero se puede hacer también en empresas de servicios especializados o especificos
Contabilidad de
Costos
•Se aplica a empresas y organismos del Estado.
28
2.2.5 Contabilidad de costos
Contabilidad de costos es la técnica especializada de la contabilidad que utiliza métodos y procedimientos apropiados para registrar, resumir e interpretar las operaciones relacionadas con los costos que se requiere para elaborar un artículo, prestar un servicio, o los procesos y actividades que fueran inherentes a su producción.
Técnica o método utilizado para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, utilizado por la mayor parte de las entidades legales de una sociedad o específicamente recomendado por un grupo autorizado de contabilidad.
“Es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos, y con ello facilita la toma de decisiones y el control administrativo”.16
“La contabilidad de costos es una rama de la contabilidad general que sintetiza y registra los costos de los centros fabriles, de servicios y comerciales de una empresa, con el fin de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos a través de la obtención de costos unitarios y totales”17
16
ZAPATA Sánchez, Pedro. 2007.Contabilidad de Costos. Punta Santa Fé : McGraw-Hill, 2007.
17
29
2.2.5.1 Propósitos de la Contabilidad de costos
Los propósitos más relevantes son:
a) Determinar el costo de los inventarios de productos en proceso, terminados y materiales e insumos, tanto unitarios como globales, con miras a su presentación en el balance general.
b) Establecer el costo de los productos vendidos, a fin de poder calcular la utilidad o pérdida del periodo respectivo y presentarlos en el estado de resultados.
2.2.5.2 Bases técnicas aplicables a la contabilidad de costos
Como ciencia social, la contabilidad se rige por normas nacionales, internacionales y conceptos generalmente aceptados, que regulan los procedimientos de trabajo a fin de hacerlos uniformes y confiables. Las normas y conceptos generales se han ido perfeccionando, hasta el punto que se sitúa una doctrina respetable.
30
Financiera (NIIF) que desde el año 2009 entran en vigencia en el Ecuador con lo cual quedarán sin efecto los NIC y los NEC.
2.2.5.3 Costos y Gastos
En general, todo desembolso pasado, presente o futuro del efectivo puede tener los siguientes efectos:
a) Los desembolsos pueden gastarse, es decir, son egresos atribuibles a los ingresos del periodo. Los contadores suelen tratar como gastos los consumos de bienes y servicios que no son de fábrica, o sea los consumidos en la comercialización, administración, dirección y asesoría.
31
2.2.5.4 Sistema de Costos
“Es el procedimiento contable que se utiliza para determinar el costo unitario de producción y el control de las operaciones realizadas por la empresa industrial"18
Existen dos métodos que se utilizan para controlar los costos incurridos en la elaboración de un producto:
Sistema de Costos por Procesos
Sistema de Costos por Ordenes de Producción
2.2.5.5 Sistema por órdenes de producción
2.2.5.6 Concepto:
El sistema de costos por órdenes de producción o fabricación conocido con los nombres de costos por específicos de producción por lotes de trabajo o por pedido de los clientes es propio de la empresa cuyos costos pueden identificar con el producto o en lote en cada orden de trabajo a medida que se van realizando las diferentes operaciones de producción en un orden especifico así mismo es propio de empresas que producen sus artículos con base de varias partes hasta obtener un producto final en donde los diferentes productos pueden ser identificados
18
32
fácilmente por unidades o por lotes, entre las cuales tenemos : talleres de mecánica, las sastrerías, carpinterías, entre otras.
2.2.5.7 Características
Apto para las empresas que tiene fabricación por pedido o por lotes.
Requiere que los elementos se clasifiquen en directos e indirectos por lo tanto los elementos del costo se denominan materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.
Inicia con una orden de trabajo.
Por cada orden se debe abrir y mantener una hoja de costos.
Por objeto del costeo es el producto o lotes de productos que constan en la orden de trabajo y en la hoja de costos.
Funcionan con una base histórica o predeterminada.
2.2.5.8 Objetivos
Calcular el costo de producción de cada pedido o lote mediante el registro de los tres elementos en las denominadas hojas de costos.
33
Mantener un control de la producción aunque sea después de que se haya terminado a fin de reducir los costos en la elaboración de nuevos productos.
2.2.5.9 La orden de producción
Es el documento informativo que le permite al contador de costos obtener los datos para la correcta producción de las tareas hasta obtener el producto deseado.
Ilustración 1.- Orden de producción
EMPRESA "XX" ORDEN DE PRODUCCIÓN N°
Fecha de Emisión: Fecha de Inicio:
Cliente Fecha de Terminación
Artículo Fecha de Entrega:
Cantidad
INFORMACION ADICIONAL
Especificaciones del articulo
Observaciones:
JEFE DE PRODUCCIÓN
34
2.2.5.10 Hoja de Costos
La hoja de costos será abierta tan pronto se explica la orden de producción la misma que debe estar actualizada de acuerdo con que se utilice y aplique los distintos elementos del costo. Una vez que se conozca que se ha concluido el producto se debe liquidar la hoja de costos la misma que constituye un auxiliar del inventario en productos en proceso.
Ilustración 2.-Hoja de costos EMPRESA "XX"
HOJA DE COSTOS
Cliente Fecha de Inicio
Articulo Fecha de termino
Cantidad Fecha de entrega
Costo Total Costo unitario
FECHA
MATERIA PRIMA
DIRECTA MANO DE OBRA DIRECTA
CONSTOS INDI. FABRICACION Doc. N° N° Valor Fecha
# hora
v /
h Valor Fecha Tasa Valor
RESUMEN
Materia prima directa Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricación TOTAL
Elaborado por:………. Aprobado Por:……….
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
35
2.2.5.11 Tratamiento de los elementos de los costos
“Los factores de la producción sean estos materiales, fuerza de trabajo, tecnología y gestión administrativa deben combinarse apropiadamente a fin de obtener bienes o productos deseados. Esta consideración de contenido técnico, social ratifica uno de los objetivos primordiales de la contabilidad de costos que es de pretender minimizar los costos eliminando los innecesarios de este propósito que la empresa ofrezca sus productos a precios convenientes y competitivos”19
2.2.5.11.1 Materiales o Materia Prima
Constituye aquellos productos naturales o semielaborados que luego de la transformación preconcebida se convierte en artículos actos para el uso o consumo. En relación con la compra y uso de materiales se debe tener en cuenta la clasificación de la misma tanto en materiales directos como indirectos.
Materia Prima.- Cuando se utiliza esta terminología en las compras de los
materiales se debe obtener claramente que se haga referencia tanto a materiales directos como indirectos sin distinciones de ninguna clase.
Materiales Directos.- Son los productos naturales o previamente procesados
que servirán para elaborar otros bienes con otras características diferentes
19
36
llamados productos o artículos terminados teniendo tres características principales:
Identidad Plena.- es decir que no son registrables y de fácil identificación con el producto.
Cantidad Representativa.- con respecto a otros materiales complementarios estos
se evidencian por su presencia incuestionable con el producto o bienes.
Precio Significativo.-es decir que los costos de estos deben ser
representativos con respecto a otros con menor cuantía.
Materia Prima Indirecta.- Se estudiarán bajo el título de costos indirectos de
fabricación y son aquellos materiales naturales o previamente procesados que servirán para complementar la elaboración de los artículos terminados.
Se identifica cuando una o varias de las condiciones designadas a la materia prima indirecta no se cumplen.
Suministros de oficina.- Por lo general no se hace referencia a materiales
sino a diversos implementos o artículos que se requieren para mantener una máquina Ej. Repuestos, útiles de limpieza, aceites para maquinas, accesorios. Etc.
2.2.5.12 Ciclo de los Materiales
37
2.2.5.12.1 Definición de las necesidades
“Fase que activa a los demás que consiste en dar aviso a los responsables para que se inicie el proceso de compras, el mismo que le corresponde al bodeguero verificar las existencias que hayan quedado en función a las distintas ordenes de producción que se hayan expedido”.20
2.2.5.12.2 Cotización y selección del proveedor
La misma que debe estar a cargo de una comisión o departamento de adquisiciones, la misma que debe buscar diferentes alternativas tanto a nivel nacional como internacional. Usualmente se requieren tres cotizaciones (proformas) y se seleccionara la que ofrezca mejores condiciones de precio, calidad, entrega oportuna y garantías sin embargo cuando se tiene proveedores estables es necesario realizar verificaciones de precio y calidad a fin de permitir que la libre competencia y la ley de la oferta y la demanda actúe a beneficio de la empresa.
2.2.5.12.3 Emisión de la orden de compra
Mediante una orden escrita se asegura que la cantidad, tipo de bien, condiciones de pago y otros requisitos quedan perfectamente entendidos por lo proveedores, solo
20
38
así se podrá evitar las futuras devoluciones, estará a cargo del departamento de compras.
Ilustración 3.- Orden de compra EMPRESA "XX"
ORDEN DE COMPRA N°
Proveedor……….. Fecha de entrega………. Fecha de pedido……… Condiciones de pago………. Lugar de entrega………..
CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION V / UNITARIO V / TOTAL
Aprobado por:……….
Elaborado por: Tlgo. Edgar Cantos
2.2.5.12.4 Recepción y verificación del pedido
39
Ilustración 4.-informe de recepción de materiales
EMPRESA"XX"
INFORME DE RECEPCIÓN DE MERCADERIAS N°
Proveedor ……… Fecha de recepción………. Orden de compra N°……… Factura N°………..
UNIDADES INSPECCIONADAS Y RECIBIDAS CONFORME
CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION OBSERVACIÓN
UNIDADES INSPECCIONADAS Y DEVUELTAS AL PROVEEDOR
CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION OBSERVACIÓN
Inspeccionado por……….. Recibido por………
Elaborado por: Tlgo. Edgar Cantos
2.2.5.12.5 Acondicionamiento y despacho
40
fundamental de quien esté encargado de las bodegas conozca a cabalidad los productos que recibe, cuente con conocimientos apropiados y experiencia.
Ilustración 5.- Nota de requisición de materiales 5
EMPRESA "XX"
NOTA DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES N°
Fecha de Solicitud……… Fecha de entrega……… Departamento………..
Orden de producción N°……… o Proceso N°……….
CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION V/UNIT. V/TOTAL
Aprobado por………. Recibido por………..
41
2.2.5.12.6 Devoluciones externas e internas
“Son operaciones que afectan el costo, la calidad y el ambiente laboral, se deben evitar al máximo mediante acciones de coordinación y comunicación permanente. Las devoluciones tanto externas como internas siempre deben ser contabilizadas”.21
Ilustración 6.- Nota de material devuelto de producción a bodega
EMPRESA "XX"
NOTA DE MATERIAL DEVUELTO DE PRODUCCIÓN A BODEGA
Nota de material devuelto N°………. Fecha………..
Tipo de Material………. Directo……… Indirecto………. Dela orden de producción N°
DESCRIPCIÓN CANTIDAD COSTO
Entregado por:……….. Recibido por:………..
Elaborado por: Tlgo. Edgar Cantos
21
42
2.2.5.12.7 Pago a Proveedores
Con el proceso de cancelación de facturas t retención de impuestos se cierra el ciclo de materiales. Esta fase también requiere de contabilización.
Cuando no llega la factura pero el producto si, se registra de la siguiente manera:
2.2.5.13 Método de Valoración
De acuerdo con las condiciones y objetivos particulares de cada empresa, se utilizan diversos métodos para dar valor a las remesas de materiales que se entregan a la producción.
Los métodos de valoración más utilizados son los siguientes:
1. PEPS 2. UEPS
3. Promedio Ponderado
4. Ultima Compra o costo actual
PEPS.- Primero en entrar, primero en salir
43
Significa que los materiales que ingresen primero a bodega son los primeros en salir.
UEPS.- Últimos en entrar, Primeros en salir.
Consiste en dar salida a los materiales considerando el precio de la última entrada para luego ir liquidando los anteriores en forma retroactiva.
Significa que los materiales que ingresen último son los primeros en salir.
Promedio ponderado.- En este método se determina el valor promedio de
los materiales que ingresan a la bodega, es de fácil aplicación y permite mantener una valoración adecuada del inventario de materiales.
Última compra o costo actual.- “Consiste en dar valor al saldo de los
materiales, constantemente, al último precio, con la finalidad de presentar en cualquier momento el inventario valorizado lo más cerca posible del nivel de precios de la economía general”22
2.2.5.14 Mano de Obra
Es el esfuerzo físico o mental que realizan los trabajadores que intervienen en la elaboración del producto.
22
44
Es el conjunto de pagos realizados a los obreros por su trabajo efectuado en una actividad productiva o de servicio, incluido los pagos adicionales derivados por este mismo concepto.
2.2.5.14.1 Clasificación
El trabajo que efectúa el personal de producción de una empresa industrial de divide en dos clases: trabajo directo comúnmente conocido como mano de obra directa, y, trabajo indirecto, llamado también mano de obra indirecta.
Mano de obra directa.- Es el segundo elemento del costo de fabricación, es
el esfuerzo físico o mental que realizan los trabajadores que intervienen directamente en la fabricación del producto. Se identifica con el producto y es fácilmente medible y cuantificable.
La mano de obra es la que se ocupa directamente de las tareas de producción.
Mano de obra indirecta.- Constituye el tercer elemento del costo y es aquel
que forma parte de los costos indirectos de fabricación.
45
2.2.6 Costos generales de fabricación
Constituye el tercer elemento del costo de producción, se caracteriza por cuanto el conjunto de costos no se identifica plenamente con el producto, no son fácilmente medibles ni cuantificables, por lo que requieren ser calculados de acuerdo con una base de distribución especifica.
Agrupa las erogaciones necesarias para lograr la transformación de la materia prima en producto terminado, tales como espacio, equipo, herramientas, etc.
2.2.6.1 Materiales Indirectos
Denominada también como materia prima indirecta o materiales y suministros, son aquellos materiales que no se pueden identificar plenamente con el producto terminado, pero que son necesarios para su elaboración, tales como, lubricantes, combustibles, etc.
2.2.6.2 Mano de obra indirecta
46
2.2.6.3 Costos indirectos varios
Son las erogaciones que se realizan por concepto de servicios correspondientes a la planta, tales como: seguros, arriendos, teléfonos, agua, luz, etc. También forman parte de este grupo las depreciaciones de los activos fijos de planta y las amortizaciones de los gastos de instalación de la planta.
2.2.6.4 Objetivos de los costos generales de fabricación
Evitar el desperdicio de los materiales indirectos Evitar el exceso de la obra de mano indirecta
Procurar el mejor aprovechamiento de los servicios que se emplean (agua, luz, seguro, energía, etc.)
Facilitar la elaboración y el control de los presupuestos de fábrica.
Procurar la correcta aplicación de los costos indirectos a la producción efectuada
47
2.2.7 Costos generales de fabricación aplicados
Son aquellos que se determinan al iniciar el periodo de costos mediante la preparación de un presupuesto de los costos generales de fabricación. Algunas empresas industriales para contabilizar sus costos indirectos estimados utilizan una cuanta intermedia entre “Costos Indirectos de Fabricación”, y “Costos Indirectos de Fabricación en proceso”, esta cuenta se denomina “Cuenta de Fabricación Aplicados”, que también es transitoria y tiene la finalidad de registrar en su “Haber” todos aquellos valores estimados que se han contabilizados en el “Debe” de la cuenta “Costos Indirectos de Fabricación en Proceso”.
2.2.8 Costos generales de fabricación reales
Son aquellos que se determinan al final del periodo de costos; se caracterizan por ser costos que se pueden comprobar.
“Conociendo que en la cuenta “Costos Indirectos de Fabricación” recepta y acumula en forma transitoria los costos indirectos incurridos en la fábrica, los mismos que deben ser distribuidos entre las diferentes órdenes de producción (hoja de costos), estos se aplican al final del periodo contable empleando la cuota más apropiada que se haya elegido de antemano”23
23
48
Esta aplicación se hace entre todas las órdenes trabajadas en el periodo de modo que la cuenta quede con saldo cero.
“En caso de la aplicación de los costos reales es necesario esperar a que termine el periodo contable, con el fin de conocer los totales de los costos indirectos de fabricación realmente ocurridos, para procedes a su distribución entre las órdenes de producción ejecutadas dentro del mismo periodo”24
2.2.9 Sistema de Costos
Son un conjunto de normas y procedimientos contables que tiene por fin la determinación de los costos unitarios de los productos fabricados.
Una definición más amplia nos la dan Eugenia Lindegaard y Gerardo Gálvez:
“Los sistemas de costo son un conjunto organizado de criterios y procedimientos para la clasificación, acumulación y asignación de costos a los productos y centros de actividad y responsabilidad, con el propósito de ofrecer información relevante para la toma de decisiones y el control de las operaciones”25
24
HARGADOM Bernard, Contabilidad de Costos, Editorial Norma, Bogotá-Colombia
25
Lindegaard, Eugenia, Gálvez, Gerardo. 2003. Contabilidad de gestión, presupuestaria y de costos,
