PROCEDIMIENTO
ANÁLISIS DE FALLAS RECURRENTES DE ACTIVOS
REVISADO POR APROBADO POR
Jefe de Oficina de Administración de Campus Coordinadores de la Oficina de Administración del
Campus
Director de Recursos Físicos
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1. OBJETIVO
Identificar las causas de las fallas recurrentes que generan gran impacto en la operación normal de los activos, mediante el uso de una metodología orientada al análisis que permita establecer acciones preventivas y/o correctivas.
2. ALCANCE
Inicia con la revisión de los activos que han requerido mantenimiento de manera repetitiva, hasta la definición de la acción a seguir preventiva y/o correctiva.
3. DEFINICIONES
Activo Fijo: Es aquel bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la empresa y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad.
Orden de trabajo: registro que se elabora con el fin de aceptar una solicitud de servicio realizada para la ejecución de un mantenimiento, y en el que se especifica el trabajo a realizar, detalles sobre repuestos y mano de obra, no requiere de formalidades plenas.
Historial de mantenimiento en equipos: Este registro debe ser construido a lo largo de toda la historia del activo y consiste en la recopilación de los trabajos ejecutados al mismo.
Es responsabilidad de los Coordinadores asegurar que está información este actualizada y que se incluyan los detalles de ejecución, cambio de alcance de los trabajos y particularidades encontradas en el activo, deben ser procesados en la Oficina de Administración Campus para su consolidación y clasificación. A su vez esta documentación servirá de insumo para el análisis de mantenimientos repetitivos.
En el Comité de la Oficina de Administración del Campus se tocara el tema de fallas recurrentes con el objetivo de analizar, encontrar soluciones, proponer acciones y tomar decisiones con respecto a activos que estén presentando fallas recurrentes. Teniendo en cuenta el activo sobre el cual se esté haciendo análisis, es decir, su especialidad y su criticidad, se conformará un grupo que debe siempre incluir al jefe y al coordinador de la Oficina de Administración de Campus, el dueño del activo y, cuando el Jefe de la Oficina de Administración de Campus lo considere necesario, un especialista.
Con base en las decisiones tomadas tras el análisis realizado por el Comité de la Oficina de Administración del Campus, se llevarán a cabo acciones preventivas o correctivas encaminadas a evitar que el activo continúe fallando. Solo en casos muy específicos y también por decisión derivada del Comité de la Oficina de Administración del Campus, se iniciará el proceso de modificaciones de las condiciones de trabajo del equipo y/o dar de baja el activo, para su reposición.5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 ANÁLISIS DE FALLAS RECURRENTES
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1 Revisa el historial de mantenimiento del equipo a través de ERP. administración Oficina de del Campus
Coordinador
2
Se identifican las Fallas repetitivas del activo y recolecta evidencias y documentación existente sobre la falla. Se examina las fallas del activo según el historial y se hace el análisis respectivo.
Oficina de administración
del Campus
Coordinador
3 En el Comité de la Oficina de Administración del Campus, se socializa El Análisis de Falla de interés. Oficina de Administración del Campus Coordinador – Unidad responsable 4
Según el resultado del Análisis presentado por el coordinador, el comité tomará las decisiones a que haya lugar, ya sean de carácter Técnico o Administrativo.
Oficina de Administración
del Campus
Grupo interdisciplinario
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
5
Decide las acciones a tomar frente a las fallas del activo.
Si el activo será dado de baja:
Remítase al Procedimiento “Administración
y control de activos fijos (IF-P50-PR02)”.
En este momento finaliza el procedimiento. Si el activo no será dado de baja:
Remítase a la actividad 6 Oficina de Administración del Campus Grupo interdisciplinario
6 Desarrolla correctivas. acciones preventivas o Administración Oficina de
del Campus Técnico
7 Actualiza preventivo. el plan de mantenimiento Administración Oficina de
6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento “ANÁLISIS DE FALLAS RECURRENTES DE ACTIVOS”. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN
Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento
Conector de rutina
Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas.
Conector de pagina página y la primera de la siguiente. Representa el enlace entre la última actividad de una
Operación
Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento.
Decisión o alternativa surgen posibles caminos alternativos. Indica el punto dentro del procedimiento en donde
Documento procedimiento. Representa cualquier tipo de documento asociado al
Procedimiento predefinido institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Referencia un procedimiento establecido a nivel
Archivo procedimiento. Representa el archivo de de documentos asociados al
Rutina de Sistemas de
El activo será dado de baja? NO Coordinador
Oficina de administración del Campus Revisa el historial de mantenimiento del equipo a
través de ERP.
INICIO
FIN
Tecnico
Oficina de administración del Campus Desarrolla acciones preventivas o correctivas.
Coordinador
Oficina de administración del Campus Actualiza el plan de mantenimiento preventivo.
SI
Coordinador
Oficina de administración del Campus Se identifican las Fallas repetitivas del activo y recolecta evidencias y documentación existente sobre la falla. Se examina las fallas del activo según
el historial y se hace el análisis respectivo.
Coordinador Unidad Responsable Oficina de administración del Campus
En el Comité de la Oficina de Administración del Campus, se socializa El Análisis de Falla de interés.
Grupo Interdisciplinario Oficina de administración del Campus Según el resultado del Análisis presentado por el coordinador, el comité tomará las decisiones a que
haya lugar, ya sean de carácter Técnico o Administrativo.
Grupo Interdisciplinario Oficina de administración del Campus
Decide las acciones a tomar frente a las fallas del activo
Grupo Interdisciplinario Oficina de administración del Campus
Remítase al Procedimiento “Administración y control de activos fijos (IF-P50-PR02)”.
7. RELACIÓN DE REGISTROS
NOMBRE CÓDIGO
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
NOMBRE CÓDIGO
