MANUAL DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS
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VIGENCIA DESDE VERSIÓN CÓDIGO
2012 1 S.01.01.P2
MANUAL DE
MEDICIÓN DE CLIMA LABORAL
ACTIVIDAD CARGO RESPONSABLE FIRMA FECHA
Día/Mes/Año
Aprobado por:
Viceministro Sergio Álvaro
Sáenz Coordinador de Gestión Estratégica Revisado por: Director de Cambio de Cultura Organizacional Director(a) de Talento
Humano Adriana Murillo
Analista de Desarrollo
Institucional Elisa Bravo
Elaborado por: GEDLATIN S.A. Consultoría de Procesos Equipo consultor 09/03/2012
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VERSIÓN: 2 PÁGINA: 2/15 CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de
modificación
Realizado por
Nombre Cargo
Elaboración del Manual de Medición de Clima Laboral
MANUAL DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS VERSIÓN: 2 PÁGINA: 3/15 INDICE 1 OBJETIVO ... 4 2 ALCANCE ... 4 3 USUARIO ... 4 4 MARCO NORMATIVO ... 4 5 POLÍTICAS INTERNAS... 5
6 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO ... 6
6.1 GRAFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO ... 6
6.2 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO ... 7
6.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ... 9
7 INDICADORES ... 10
8 GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO ... 11
9 ANEXOS ... 12
Anexo Nro. 1 Ficha de Medición de Clima Laboral... 12
Anexo Nro. 2 Informe de resultados de la Medición de Clima Laboral ... 14
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1 OBJETIVO
Visualizar, administrar e implementar mejores prácticas de procesos de transformación y desarrollo institucional orientadas a la mejora continua de la cultura organizacional, que conlleva a una madurez institucional.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica para determinar áreas de satisfacción; luego de: diseñar, revisar,validar y aprobar instrumentos de medición de Clima Laboral en el Ministerio de Inclusión Económica y Social.
3 USUARIO
Todos los servidores públicos de la Dirección de Cambio de Cultura Organizacional del Ministerio de Inclusión Económica y Social, que requieren dar respuesta a la situación de Clima Laboral.
4 MARCO NORMATIVO
NORMATIVA VIGENCIA PUBLICACIÓN
Ley Orgánica de Servicio Civil y carrera Administrativa
12de mayo del 2005
R.O. Nro.16 del 12 de mayo del 2005 Estatuto Orgánico por
Procesos del Ministerio de Inclusión Económica y Social
8 abril del 2008
R.O. Nro. Edición Especial Nro. 130 del 8 de abril del 2008
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VERSIÓN: 2 PÁGINA: 5/15 5 POLÍTICAS INTERNAS
• La ficha de medición de clima laboral que se utiliza en la encuesta, debe cubrir todos los aspectos de la situación de trabajo que se considere que están relacionadas con la satisfacción e insatisfacción de los servidores públicos.
• La ficha de medición mantendrá en anonimato la información recabada en la encuesta realizada durante las horas de trabajo.
• Se recomienda que la encuesta sea realizada a los funcionarios que como mínimo hayan laborado seis meses en el MIES.
• Previo a realizar la encuesta, deberá reunirse al personal a aplicar el instrumento a fin de efectuar una pequeña dinámica de grupo que permita romper el hielo y evitar temores de los funcionarios antes de llenar la encuesta propuesta.
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VERSIÓN: 2 PÁGINA: 6/15 6 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO
6.1 GRAFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO
Definir objeto de la medición del Clima Laboral Establecer las Unidades objeto de medición Entregar a los funcionarios del MIES la ficha de Medición de Clima Laboral Tabular los datos de la ficha de Medición de Clima Laboral Elaborar informe de resultados Trasladar resultados a las autoridades para la toma de decisiones Elaborar plan de acción para implementar mejoras Realizar seguimiento de los planes de acción
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6.2 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO
CICLO ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS
ENTRADA DOCUMENTOS DE SALIDA 1 Definir objeto de la medicióndel Clima Laboral Analista de Cambio de Cultura Organizacional3 2 Establecer las Unidades objeto de medición Analista de Cambio de Cultura Organizacional 3 Memorándum de reunión 3 Entregar a los funcionarios del MIES
la ficha de Medición Asistente de Cambio de Cultura Organizacional 1 Ficha de Medición de Clima Laboral 4
Tabular los datos de la ficha de Medición de Clima Laboral Asistente de Cambio de Cultura Organizacional 1 Ficha de Medición de Clima Laboral 5 Elaborar informe de resultados Asistente de Cambio de Cultura Organizacional 1 Informe de resultados de Medición de Clima Laboral 6 Trasladar resultados a las autoridades para
acciones de mejora Analista de Cambio de Cultura Organizacional 3 7 Elaborar plan de acción para implementar mejoras Analista de Cambio de Cultura Organizacional 3/ Asistente de Cambio de Cultura Organizacional 1/ Director de Cambio de Cultura Organizacional Planes de Acción
MANUAL DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS VERSIÓN: 2 PÁGINA: 8/15 8 Realizar seguimiento de los planes de acción Asistente de Cambio de Cultura Organizacional Planes de Acción
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MANUAL DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS VERSIÓN: 2 PÁGINA: 10/15 7 INDICADORES CÓDIGO DE INDICADOR S,01,01,P2. G1 S.01.01.P2.G2 DE PRODUCTO DE PROCESO Nivel de Satisfación Porcentaje de Mediciones realizadas DEFINICIÓN OPERACIONAL Mide el porcentaje de satisfacción del personal en su ambiente de trabajo Mide el número de mediciones realizadas en la Organización FORMA DE CÁLCULO sumatoria de factores de cada capitulo / 100 # de servidores públicos encuestados / total de servidores públicos
FUENTE DE CAPTURA DE DATOS Informe Anual Informe Annual
NATURALEZA DEL INDICADOR
FRECUENCIA DE MEDICIÓN anual anual
NIVEL ACTUAL No se conoce No se conoce
jun-12
dic-12 tendecnia al 100% tendencia al 100%
M E D ID A KPI M E T A CRECIMIENTO CONTROL
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VERSIÓN: 2 PÁGINA: 11/15 8 GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO
Nivel de Satisfacción.- Son las diferentes dimensiones o características de la Organización que se constituyen en condiciones que generan una satisfacción o insatisfacción en el servidor público.
Clima Organizacional.- Es el conjunto de propiedades del ambiente laboral, percibidas directa o indirectamente por los servidores públicos, que se suponen son una fuerza que influye en la conducta personal.
Evaluar.-Comprobar el nivel de satisfacción del personal mediante instrumentos técnicos diseñados.
Ficha de Medición de Clima Laboral.- Documento estructurado donde se formulan preguntas a los servidores públicos, para que expresen su opinión sobre las áreas de satisfacción de la Organización.
Medición Específica.- Medición del clima organizacional que se realiza con el fin de establecer el impacto de una acción específica en la satisfacción de los servidores públicos.
Plan de Acción.- Es definir actividades, tiempos de ejecución, asignación de responsables y otros, orientados a mejorar elclima laboralde los servidores públicos con respecto a factores identificados como críticos.
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9 ANEXOS
Anexo Nro. 1Ficha de Medición de Clima Laboral
FICHA DE MEDICIÓN DE CLIMA LABORAL NUESTRAS ESCALAS DE SATISFACCIÓN LABORAL
Nombre de la Unidad: ……… Fecha:………
Hay buena relación entre los miembros de la unidad.
I Satisfacción por el trabajo en general k = 8 a =0,910 En mi unidad de trabajo circula la información y hay espíritu de
colaboración y ayuda.
La unidad me estimula para mejorar mi trabajo.
Su participación en las decisiones de su unidad, departamento o sección
Sus colegas de su grupo de trabajo Atención que se presta a sus sugerencias
Reconocimiento que se obtiene por un buen trabajo.
La autonomía que usted tiene para planificar su propio trabajo. Con respecto a la libertad que se le otorga para elegir su propio método de trabajo.
El apoyo administrativo que usted recibe.
La iluminación de su lugar de trabajo II Satisfacción
con el ambiente físico del trabajo k = 7 a =0,897 (a = 0,899 sin ítem 19) La ventilación de su lugar de trabajo.
El entorno físico y el espacio de que dispone en su lugar de trabajo Las condiciones físicas en las cuales usted desarrolla su trabajo. La temperatura de su local de trabajo.
La limpieza, higiene y salubridad de su lugar de trabajo.
La disponibilidad de recursos tecnológicos en su lugar de trabajo
Las oportunidades que le ofrece su trabajo de hacer las cosas que le
gustan III Satisfacción con la forma en
que realiza su trabajo
k = 6 a =0,868 Las satisfacciones que le produce su trabajo por si mismo
Las oportunidades que le ofrece su trabajo de realizar las cosas en que usted destaca.
Los objetivos, metas y/o tasas de producción que debe alcanzar. Con su relación con sus autoridades más inmediatas.
El apoyo que recibe de sus superiores.
Las oportunidades de hacer carrera funcionaria que le ofrece su
institución. IV Satisfacción
con las
oportunidades de desarrollo Las oportunidades de continuar su perfeccionamiento que le ofrece
la institución.
La estabilidad en sus funciones de su trabajo
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El grado en que su institución cumple los convenios, las disposiciones y leyes laborales.
k = 7 a =0,834 Su grado de satisfacción general con esta Institución.
Las oportunidades de promoción con que se cuenta
La proximidad y frecuencia con que es supervisado. V Satisfacción
con la relación subordinado - supervisor k = 4 a =0,904 La supervisión que ejercen sobre usted
La forma en que sus superiores juzgan su tarea La forma en que usted es dirigido
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Anexo Nro. 2Informe de resultados de la Medición de Clima Laboral
MEMORANDO No. xxxxxxxxxx
PARA: xxxxxxxxxxxxxxxx
COORDINADOR DE GESTIÓN ESTRATEGICA
ASUNTO: Informe de resultados de la medición del clima laboral.
FECHA: Quito, xxxxxxxxxx de xxxxx
Presento a usted señor Coordinador, el informe correspondiente ………….
Atentamente,
XXXXXXXXXXXX
ANALISTA DE LA GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS 2
Juntos por el Buen Vivir Robles E3-33 y Páez – Quito Ecuador Teléfonos: 3983000 – 3983100
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Anexo Nro. 3Solicitud de Autorización de Medición de Clima Laboral
MEMORANDO No. xxxxxxxxxx
PARA: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
COORDINADOR DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS
ASUNTO: Solicitud de Autorización de medición de clima laboral.
FECHA: Quito, xxxxxxxxxx de xxxxx
Solicito a usted señor Coordinador, la autorización para llevar a cabo el proceso de medición de clima laboral, mediante el procedimiento xxxxxxxxxxxxxxx.
Atentamente,
