Ficha 5.1 (Página 1/6)

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Guía para profesores

a cola bor ació n del S ervi cio de Sistem a s y T ecnolo gías de Información y Comu nica cion es (STIC )

BLOQUE 5 Contenidos técnicos

CORREO INTERNO

FICHA 5.1

SABER Y COMPARTIR

ACCESO AL CORREO INTERNO

Se accede al correo interno del

Portal de Recursos haciendo clic en la última pestaña de la parte superior de la pantalla tal y como se puede ver en la Figura 1.

Figura 1: correo interno

Al entrar en el Portal de Recursos, se informa al usuario sobre los mensajes de correo sin leer y a qué asignatura pertenecen, tal y como aparece en la Figura 2. Si se pincha sobre el nombre de la asignatura, se accederá directamente a la bandeja de entrada del correo de dicha asignatura.

Figura 2: aviso de mensajes de correo sin leer

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DEL CORREO INTERNO

● El correo interno es único por cada asignatura, es decir, existe un correo independiente por cada una de las asignaturas dentro del Portal, de modo que sólo se puede enviar mensajes a personas que estén participando dentro de la misma asignatura.

● Se elige el destinatario del correo por el nombre del mismo, no por su dirección de correo. ● Permite enviar una copia del mensaje a una dirección de correo externa al Portal de Recursos. ● Es posible enviar un correo a varias personas al mismo tiempo a través de la opción ESCRIBIR A

VARIOS o bien creando un grupo de correo.

● Existe la posibilidad de solicitar confirmación de lectura del mensaje que se envía (sólo para profesores).

● Se pueden almacenar los mensajes ya leídos.

Enviar un mensaje a una persona

1. El primer paso, una vez dentro del correo, (Figura 3) es pinchar en la zona del destinatario

al que se quiere escribir (administrador, profesor, alumno, tutor o a varios).

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Correo interno

Ficha 5.1

2. A continuación se elige a la persona a la que se quiere enviar el mensaje haciendo clic en la pestaña de PARA (Figura 4), desde la que se selecciona el destinatario.

3. Tras escribir el Asunto del correo, se redacta el mensaje y, una vez finalizado, se hace clic en ENVIAR (E) (Figura 5).

Enviar un mensaje a varias personas

Esta opción permite enviar un mensaje a varias peronas sin necesidad de crear un grupo (Figura 5). 1. El primer paso es pinchar en ESCRIBIR A VARIOS dentro de la zona del destinatario (A). 2. A continuación se elige a la persona a la que se quiere enviar el mensaje haciendo clic en la

pestaña de PARA (B). Una vez seleccionado el nombre, se hace clic sobre AGREGAR (C) y se siguen seleccionando aquellos nombres que se quieran. Si se introduce algún nombre por error, se puede borrar, seleccionando el nombre y haciendo clic en ELIMINAR (D). El proceso es el mismo tanto para seleccionar nombres de alumnos como de profesores.

3. Tras escribir el Asunto del correo se escribe el mensaje y se hace clic en ENVIAR (E).

Figura 5: enviar un mensaje a varias personas

IMPORTANTE: por defecto los alumnos tienen habilitada la opción ENVIAR COPIA USANDO

CORREO EXTERIOR (F) (Figura 5), que hace que el profesor reciba los correos en su correo de COMILLAS ([email protected]).

Figura 4: nuevo mensaje–Para

A

B

C

D

E

F

C

D

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Correo interno

Ficha 5.1

Enviar un correo a un grupo de personas

Por defecto, el sistema crea dos grupos por cada asignatura: TODOS (para enviar un mensaje a todos los participantes de dicha asignatura –administradores, profesores, tutores y alumnos-) y ENVIAR A TODOS LOS ALUMNOS DEL CURSO (para enviar un mensaje a todos los alumnos matriculados en dicha asignatura). En el caso de que el profesor sincronice alumnos con secretaría y cree los grupos del curso oficial, automáticamente éstos le aparecerán también accesibles desde el correo. Todos estos grupos, se encuentran dentro de ESCRIBIR A UN ALUMNO (Figura 3) al final de la lista del PARA (Figura 4).

Cuando se desee enviar mensajes a personas que forman un equipo o que el profesor agrupe en base a algún criterio (alumnos suspendidos) y que previsiblemente vaya a comunicarse con ellos con frecuencia, lo más adecuado es crear un grupo de correo. Para ello hay que realizar la siguiente secuencia (Figuras 6 y 7).

1. El primer paso es pinchar en la zona del destinatario al que se quiera escribir (administrador, profesor, alumno, tutor o a varios) (Figura 3).

2. Hacer clic en GESTIONAR GRUPOS, que aparece a la derecha del Para. (Figura 6). 3. Pulsar en el botón NUEVO (A) (Figura 7).

4. Seleccionar las personas que estarán dentro del grupo (A) (Figura 8).

5. Escribir el nombre del grupo (B) (Figura 9) y hacer clic en CREAR (C).

Figura 6: gestionar grupos

Figura 7: nuevo grupo Figura 8: crear grupo

A

C

B

A

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Ficha 5.1

6. Una vez creado el grupo, si se hace clic en PARA, aparece el nombre del mismo entre corchetes (Figura 9). Bastará con

seleccionar el nombre del grupo para enviar un mensaje a todas las personas que lo componen.

Adjuntar un documento en el correo

• Se acude a la Zona personal y se sube allí el archivo que se desee adjuntar (VER FICHA 3.2).

• Hacer clic encima del archivo que se desea adjuntar y copiar la dirección URL1_{del mismo.} • Ir al correo propio del Portal de Recursos y seleccionar el destinatario (A) (Figura 10). • Se elige la persona a la cual se le enviará el mensaje en la opción PARA (B) (Figura 10). • Escribir el asunto (C) (Figura 10) y el contenido del mensaje.

• Pegar la dirección URL en el contenido del mensaje que conducirá al archivo subido (D)

(Figura 10).

Figura 10: adjuntar documentos en el correo

1_{La dirección URL es la que aparece en azul una vez que seleccionamos un archivo dentro de la Zona personal}

Figura 9: seleccionar un grupo de correo

A

C

B

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Correo interno

Ficha 5.1

IMPORTANTE: si se está escribiendo el mensaje y previamente no se ha subido a la Zona personal

el archivo que se quiere adjuntar, será necesario salir del correo para efectuar esta operación, necesaria para adjuntar un archivo al correo. Una vez que se regresa al correo desde la Zona personal se puede comprobar que no se ha guardado el mensaje escrito previamente en el correo, por eso es importante subir el archivo a la Zona personal antes de escribir el mensaje en el correo y, de esta forma, tenerlo todo previsto antes de empezar.

Otras opciones

El correo interno permite que se pueda confirmar la lectura de un correo activando la pestaña junto a la opción CONFIRMACIÓN DE LECTURA (Figura 11). Esta opción está sólo disponible para profesores y administradores, no para alumnos.

Figura 11: otras opciones

También es posible enviar una copia del mensaje al alumno a una dirección de correo que tenga externa al Portal (por ejemplo [email protected]) (Figura 11). Para ello, sólo hay que hacer clic sobre la pestaña ENVIAR COPIA USANDO CORREO EXTERIOR. Esta opción es válida para Profesores, Alumnos y Administradores.

Para que esta opción le funcione correctamente al alumno, es necesario que rellene previamente en el apartado CORREO dentro de su Ficha Personal la dirección de correo exterior en la que el alumno quiera recibir copia de los mensajes.

La dirección de correo externa al Portal tanto del profesor como la del administrador viene predeterminada por defecto como la dirección de correo de la Universidad (por ej.:

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BLOQUE 5 Sugerencias pedagógicas

CORREO INTERNO

FICHA 5.1

SABER Y COMPARTIR

EL CORREO COMO RECURSO DIDÁCTICO

El correo interno del Portal de Recursos funciona de forma similar a como lo hace el correo de COMILLAS o de casa al que estamos habituados. No obstante, presenta ciertas peculiaridades:

● Para adjuntar documentos, éstos deben estar en la zona personal.

● El servicio de correo ofrece la posibilidad de mandar un mensaje de correo a:

o Una sola persona.

o Varias personas (ya sea seleccionándolas desde el PARA o bien creando un grupo a través de GESTIÓN DE GRUPOS).

o Todos los alumnos.

Sugerencias para potenciar la utilidad del correo

En el caso del uso del Portal como apoyo a la formación presencial, la utilidad del correo es más limitada que si fuese totalmente a distancia. No obstante, es posible que el correo se convierta en una herramienta muy útil para:

● Resolver dudas:

o de un alumno: se puede indicar a los alumnos que si tienen alguna consulta pueden hacerlo

mediante el correo, ya que así se les facilita el acceso al profesor sin necesidad de estar presentes ambos. Se tiene que tener en cuenta que muchos de los alumnos dentro de la modalidad semipresencial estarán trabajando, por lo que sus posibilidades de acudir a la Universidad son más limitadas que las de los alumnos que acuden a las clases presenciales.

o a todos los alumnos: si se observa que las dudas se repiten o si un alumno consulta algo

que puede afectar a más alumnos del curso, se puede enviar la respuesta a todos los alumnos.

o de funcionamiento de la Plataforma o los problemas técnicos que pueden surgir.

● Dar avisos importantes a los alumnos (similar a la Agenda).

● Recibir los trabajos de los alumnos que no nos envíen mediante otras herramientas del Portal de Recursos.

● Avisar a los alumnos de que se ha subido un determinado material, que se ha iniciado un nuevo Módulo o Tema o dar la bienvenida a un nuevo Módulo.

● Animar a los alumnos a participar en el foro, chat... o en otras actividades.

● Alentar a los alumnos que veamos que se van “alejando” del curso, para que se sientan apoyados y que vean que hay alguien que se preocupa por ellos, por sus circunstancias, por sus problemas... De este modo, podemos evitar alguna deserción.

NOTA: si se crea un grupo de correo con algunos alumnos, se pueden rentabilizar las mismas

utilidades de una lista de distribución. Por ejemplo: controlar el trabajo de un grupo, hacer feedback sobre el trabajo que va haciendo un equipo, hacerle comentarios de mejora, darles sugerencias... Esta opción es especialmente útil para relacionarse con equipos de trabajo.