La compañía NEC Europe líder en tecnología ha confiado en Cezanne Software para consolidar los datos de su departamento de RR.HH. y crear un enfoque consistente para gestionar a sus
profesionales.
NEC Corporation es uno de los principales proveedores de soluciones informáticas y de redes de última generación, dirigidas tanto al sector público como al privado. La organización cuenta con una larga trayectoria en lo que se refiere a la innovación informática y telefonía, y hoy ofrece un portfolio de productos que abarca desde sofisticados servidores y súper ordenadores, hasta los más avanzados sistemas satélites de seguridad.
Durante los últimos tres años, NEC ha pasado por un proceso de reestructuración conocido como "One NEC", diseñado para explotar las sinergias de la compañía a nivel global. Como parte de esta
reorganización, la sede regional europea (NEC Europe Ltd) se ha reforzado, pasando a conformar 9 compañías que operan en 18 países.
En este sentido, se estableció una función regional de RR.HH., encabezada por el Director General de Soporte de Negocio y RR.HH., Luca Vanni, quien tuvo que enfrentarse a una gran labor. Antes de la reestructuración, cada país gestionaba sus RR.HH. a través de una base local de manera independiente. Había un gran número de procedimientos y políticas diferentes, mientras que los datos relativos al área de RR.HH. se almacenaban en hojas básicas de Excel.
"Necesitábamos crear con rapidez un enfoque común y consistente en los RR.HH, por lo que empezamos a buscar un sistema que lo pudiera soportar", explica Vanni. "El número de empleados involucrados no fue relevante, sin embargo, se trató de un entorno complejo y disperso. Teníamos que encontrar una solución software que pudiera implantarse de forma rápida, que aportara un valor económico y que tuviera la suficiente flexibilidad como para crecer con nosotros al mismo tiempo que
Encontrar la solución adecuada
Para ello, se consultaron diversos proveedores de software de RR.HH., y tras un riguroso proceso de selección, NEC se decantó por la solución "On Demand" de Cezanne. La compañía, inicialmente contrató cuatro módulos, People, Performance, Training y del módulo Time Management, la parte relacionada con absentismo laboral, con vistas a ampliar el proyecto más adelante.
Cezanne "On Demand" es una solución que se suministra a través del modelo Software-as-a-Service (SaaS), lo que implica que el software es alojado por Cezanne, quien proporciona a los clientes un acceso seguro y una completa funcionalidad a través de un navegador Web estándar. Gracias a ello, los clientes no tienen que pagar una costosa licencia por el software, sino que pueden suscribirse al producto a través de un sistema flexible. Así, tienen la posibilidad de escoger y pagar por el software específico que quieren utilizar, aumentando o disminuyendo las funcionalidades al mismo tiempo que evolucionan sus
necesidades. Otro beneficio clave de SaaS, es que permite a los clientes no tener que encargarse de tareas como la instalación, ejecución y mantenimiento de la aplicación en su propia infraestructura informática.
"La implantación de la solución de Cezanne Software en formato SaaS ha proporcionado una gran rapidez y flexibilidad al proyecto, lo que nos ha permitido 'independizarnos' de nuestros recursos
informáticos internos sin tener que disponer de ninguna experiencia adicional", comentó Luca Vanni. "Este modo de comercialización) definitivamente supone un paso adelante, porque de lo contrario, se puede correr el riesgo de crear una voluminosa base de datos dentro de la organización, con los consiguientes problemas de tener que actualizar y mantener el sistema, empleando a profesionales especializados para gestionarlo. Alojar el sistema de manera externa permite actualizarlo de una forma rápida y sencilla al mismo tiempo que evolucionan las necesidades de la compañía, permitiendo que ésta pueda centrarse en su foco de negocio, y no en habilidades técnicas específicas".
Vanni admitió haber tenido algunas preocupaciones iniciales sobre su capacidad para adaptar Cezanne On Demand, de cara a satisfacer las necesidades específicas de los clientes de NEC, pero reconoció que
rápidamente se superaron. La riqueza funcional de esta solución ofrece un amplio abanico de opciones de configuración del sistema en función de las circunstancias y requerimientos más complejos."El nivel de flexibilidad con una solución SaaS siempre será algo menor que en comparación con una solución en local, pero hasta el momento, Cezanne siempre nos ha ayudado a configurar el sistema para resolver cualquier problema que nos hayamos encontrado", señaló Vanni.
El responsable de NEC añadió que la solución alojada de manera externa ayudó a superar algunos de los problemas de acceso y seguridad asociados con un entorno disperso, en el que diferentes países mantienen sus sistemas en diversas redes de área local. "Gracias a ello fuimos capaces de hacer el sistema accesible en toda la empresa muy rápidamente".
Implementación exitosa
La tarea de utilizar el sistema para gestionar aproximadamente 900 empleados repartidos en nueve países se completó en un periodo de tiempo de cuatro meses. Desde entonces, una compañía adicional con una plantilla de 500 profesionales, se ha trasladado al paraguas de NEC Europe, incorporándose también al sistema.
Cezanne On Demand se utiliza para gestionar datos clave relativos a los RR.HH, desde datos personales de contacto a información sobre roles y niveles salariales. Asimismo, los procedimientos relativos a las vacaciones y a las ausencias por enfermedad también se gestionan a través del sistema.
Los beneficios para la organización fueron inmediatos, desde un punto de vista tanto práctico como estratégico. Ejemplo de ello, fue la exportación de información desde el sistema para crear un directorio telefónico paneuropeo, que fue publicado en la intranet de NEC, siendo la primera vez que una información de este tipo estaba disponible para todo el mundo en un mismo lugar. En la actualidad, el informe de la plantilla llega directamente desde el sistema de Cezanne, sustituyendo un complicado procedimiento basado en irregulares ficheros xls. Así, los responsables reciben una información precisa y a tiempo de la plantilla clasificada por país y por línea de negocio.
De esta manera, se consiguió racionalizar la administración diaria de los RR.HH, además de afianzarse en la organización un entendimiento común y un lenguaje específico sobre esta área. "A través del sistema se empiezan a compartir algunos enfoques y terminología comunes con una comunidad más amplia de RR.HH. y con profesionales del negocio no relacionados con esta área, lo que ha supuesto una gran ayuda", comenta Vanni.
Quizá, el logro más importante, haya sido la visión global que ha obtenido NEC Europe de su plantilla y recursos gracias al sistema. "Cada persona se clasifica en una familia de trabajo, lo que nos permite estudiar la estructura de nuestra compañía en Europa y establecer un punto de referencia entre los distintos países", explica Vanni. "Ahora sabemos con cuántos profesionales contamos, qué
responsabilidad tienen, dónde están y en qué proyectos están trabajando, lo que ha mejorado nuestra capacidad para planificarnos de cara al futuro y responder de acuerdo con las necesidades cambiantes del negocio".
Planes para el futuro
Inicialmente, el sistema se gestionó por un "usuario experto" en cada país, con la colaboración de un equipo en la sede regional. El “autoservicio” de los empleados, sin embargo, se está extendiendo de manera gradual gracias a la formación prestada “in situ” por estos gestores expertos en el uso del sistema, y con el soporte de Cezanne Software cuando se ha requerido. Portugal, Francia, Reino Unido, Alemania, Hungría, Polonia e Italia ya están trabajando de este modo y ya hay planes para que todos los países adopten el autoservicio en un futuro próximo.
NEC ya se ha embarcado en la siguiente fase de desarrollo, que consiste en la introducción de la evaluación del desempeño on-line. Son cuatro los países que ya han adoptado este módulo y ya existen planes para que el resto también lo siga.
Por otro lado, la funcionalidad de E-learning se añadirá al sistema al final del presente año, y además hay planes para empezar a introducir un módulo para la planificación de la sucesión y la gestión del talento a principio de 2011.
"El sistema ya ha ayudado a aumentar la visibilidad de las habilidades y los recursos de los países que conforman nuestra región. Ahora estamos esperando a utilizar esta información y que nos ayude a desarrollar el talento que necesitaremos para que la compañía avance", afirma Vanni.
El responsable de NEC añade que uno de los principales beneficios del sistema es que ha permitido al área de RR.HH. abandonar las actividades transaccionales y alcanzar un enfoque mucho más estratégico. "Nos ha ayudado a transformar la función de RR.HH. en una fuente estratégica y moderna para nuestro negocio", continúa Vanni. "Hemos creado una nueva función estratégica de RR.HH. paneuropea a la cabeza de los habituales procesos transaccionales a nivel local, y que en conjunto, nos ha permitido reducir la plantilla dedicada a los RR.HH. Ahora somos capaces de emplear más tiempo en actividades de alto valor que servirán de apoyo a los objetivos corporativos de NEC".
