UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Campus Santo Domingo de los Tsáchilas
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Tesis previa a la obtención del título de:
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
“DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE FINANCIERO APLICADO A LA
IMPRENTA CREATIVOS DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 2010”
Alumna:
JOHANNA JACQUELINE GRANILLO LOPEZ
Director de Tesis
DRA. MIRYAN PARRAGA
Santo Domingo de los Tsáchilas – Ecuador
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Campus Santo Domingo de los Tsáchilas“DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE FINANCIERO APLICADO A LA
IMPRENTA CREATIVOS DE SANTO DOMINGO 2010”
SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS -ECUADOR
Dra. Miryan Parraga
……….DIRECTORA
APROBADO
Titulo y nombre
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ……….
Titulo y nombre
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ……….
Titulo y nombre
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Campus Santo Domingo de los Tsáchilas
AUTOR: JOHANNA JACQUELINE GRANILLO LÓPEZ
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL “UTE”
TITULO DE LA TESIS: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE FINANCIERO
APLICADO A LA “IMPRENTA CREATIVOS” 2010.
DEL CONTENIDO DEL PRESENTE DOCUMENTO
SE RESPONSABILIZA EL AUTOR.
---
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Santo Domingo,……….del 2010.
De mi consideración:
Informo a usted que la Sra. Johanna Jacqueline Granillo López, ha culminado con el desarrollo de Tesis de Grado sobre el tema “DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE FINANCIERO APLICADO A LA IMPRENTA CREATIVOS, DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS”, por lo expuesto la mencionada Tesis se encuentra lista para su presentación y publicación.
Particular que pondo en conocimiento para los fines pertinentes.
Dra. Miryan Parraga
Mi tesis la dedico con todo mi amor y cariño DEDICATORIA
A ti DIOS
Con mucho cariño principalmente a
que me diste la oportunidad de vivir y de regalarme una familia maravillosa.
mis padres
Los quiero con todo mi alma y este trabajo que me llevo un año hacerlo es para ustedes, por ser la más chica de sus hijas aquí esta lo que ustedes me brindaron, solamente les estoy
devolviendo lo que ustedes me dieron en un principio.
que me dieron la vida y han estado conmigo en todo momento. Gracias por todo papá y mamá por darme una carrera para mi futuro y por creer
en mí, aunque hemos pasado momentos difíciles siempre han estado apoyándome y brindándome todo su amor, por todo esto les agradezco de todo corazón el que estén conmigo a
mi lado.
A mi esposo, Rolando Cedeño, quien me brindó su amor, su cariño, su estímulo y su apoyo constante. Su cariño, comprensión y paciente espera para que pudiera terminar el grado son
evidencia de su gran amor. ¡Gracias!
A mi adorada hija Melani Cedeño quien me prestó el tiempo que le pertenecía para terminar y me motivó siempre con sus notitas.
A mis hermanos Cecibel y Cristian gracias por estar conmigo y apoyarme siempre, los quiero mucho.
A mis sobrinos Faustito, Luchito y Matías, son un estímulo y además son los mejores del mundo.
A mis amigos, Paula, Haidee, Diana, Prisila y en especial a Luis Cuenca, muchas gracias por estar conmigo en todo este tiempo donde he vivido momentos felices y tristes gracias por ser mis
amigos y recuerden que siempre los llevare en mi corazón.
Y a mis profesores
AGRADECIMIENTO:
Esta tesis representa un esfuerzo entre una etapa muy enriquecedora y el camino que el tiempo obliga. En toda experiencia Universitaria y la conclusión del trabajo de tesis, ha habido personas que merecen las gracias por que sin su valiosa aportación no hubiera sido posible este trabajo y quienes las merecen por haber plasmado sus huellas en mi camino.
A mis padres Fausto y Bélgica, les agradezco su apoyo, su guía y su confianza en la realización de mis sueños. Soy afortunada por contar siempre con su amor, compresión y ejemplo. Esta Tesis es suya.
A mis profesores Dra. Miriam Parraga y Msc. José Ibarra que compartieron conmigo sus conocimientos y su amor por la Contabilidad además de ser unos excelentes guías en el desarrollo del presente trabajo de titulación.
Muchas Gracias además a los esposos Mercedes y Javier Jaramillo, propietarios de Imprenta Creativos, por abrirme las puertas de su distinguida empresa, para alcanzar tan anhelado objetivo.
A Luis Fernando Cuenca, un amigo de corazón, muchas gracias por tu ayuda incondicional y desinteresada, durante todos estos años de esfuerzo.
TABLA DE CONTENIDO
Descripción Página
Portada………..………. i
Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal…………..……… ii
Hoja de responsabilidad del autor………..……….. iii
Informe de aprobación del director de tesis………..……… iv
Dedicatoria………..………. v
Agradecimiento………..………….…. vi
Tabla de contenido………..……….... vii
Lista de cuadros………..……….. xiii
Lista de gráficos………..……….. xvi
Lista de anexos………..……… xix
Resumen Ejecutivo………..………. xx
INDICE CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedente……….. 1
1.1.1 Antecedente Histórico……….. 1
1.1.2 Antecedente Científico………. 2
1.1.3 Antecedente Práctico……… 3
1.1.4 Importancia del estudio………. 4
1.1.5 Situación del tema de Investigación……….. 5
1.2 Limitaciones del estudio……….. 5
1.3 Objeto del estudio………. 6
1.4.2 Objetivo especifico……… 6
1.5 Justificación……… 7
1.5.1 Criterios de la evaluación de la justificación………. 7
1.5.1.1 Conveniencia……… 7
1.5.1.2 Impacto Social……….. 8
1.5.1.3 Implicancia Práctica………. 8
1.6 Idea a defender………. 8
1.6.1 Características de la formulación de la hipótesis……… 8
1.6.2 Identificación de las variables………. 8
1.6.3 Identificación de los indicadores………. 8
CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL 2 Introducción………. 9
2.1 Marco Teórico….……….. 10
2.1.1 Empresa……… 12
2.1.1.1 Concepto……….. 13
2.1.1.2 Importancia……….. 14
2.1.1.3 Clasificación………. 16
2.1.1.3.1 Por su naturaleza……….... 16
2.1.1.3.2 Por el sector al que pertenecen……… 16
2.1.1.3.3 Por la integración del capital……… 17
2.1.2 Administración………. 17
2.1.2.1 Características de la administración……… 19
2.1.2.2 Fidelidad………... 20
2.1.2.3 Importancia……… 20
2.1.3 Proceso administrativo……… 21
2.1.3.1 La Planificación……… 22
2.1.3.4 Control………. 26
2.1.4 Contabilidad……… 27
2.1.4.1 Concepto……… 28
2.1.4.2 Importancia……….. 28
2.1.4.3 Clasificación……… 29
2.1.4.3.1 Contabilidad General o Comercial ………. 29
2.1.4.3.2 Contabilidad de Costos………. 30
2.1.4.3.3 Contabilidad Industrial……….. 31
2.1.4.3.4 Contabilidad Gubernamental……….. 31
2.1.5 La Cuenta……… 31
2.1.5.1 Presentación Gráfica de la Cuenta……….. 31
2.1.6 El proceso Contable……….. 32
2.1.7 Sistema Contable……… 33
2.1.8 Estados Financieros……… 33
2.1.8.1 Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias………. 35
2.1.8.1.1 Ingresos……… 36
2.1.8.1.2 Gastos………. 36
2.1.8.2 Balance General………. 37
2.1.8.2.1 Activo………... 38
2.1.8.2.2 Pasivo……….. 39
2.1.8.3.3 Patrimonio……….. 40
2.2 Marco Conceptual……….. 41
2.2.1 Administración……… 41
2.2.2 Proceso Administrativo………. 41
2.2.3 Control………. 41
2.2.4 Control de Resultados……… 42
2.2.5 Sistema Contable Financiero……… 42
2.2.6 Rentabilidad……… 42
2.2.7 Balance……… 42
2.3 Marca Legal………. 42
2.3.1 Ley de Fomento Artesanal………. 42
2.3.2 Administración tributaria……… 43
2.3.3 Ley de Régimen Tributario Interno……….. 43
2.3.3.1.1 Impuesto a la Renta……… 44
2.3.3.1.2 Impuesto al Valor agregado……….. 45
2.3.4 Ley de Seguridad Social……… 46
2.3.5 Código de Trabajo………... 47
2.3.6 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados………. 49
2.3.7 Normas Internacionales de Información Financiera……….. 52
2.3.8 Normas Internacionales de Contabilidad……… 55
2.3.9 Normas Ecuatorianas de Contabilidad……… 58
CAPÍTULO III METODOLOGÍA 3 Situación Actual de la empresa………. 60
3.1 Antecedentes……… 60
3.2 Base Legal………. 61
3.3 Misión……… 62
3.4 Visión………. 62
3.5 Objetivo General y Específico……… 62
3.5.1 Objetivo General……….. 62
3.5.2 Objetivos Específicos………... 62
3.6 Valores………... 63
3.7 Ubicación Geográfica………. 63
3.7.1 Croquis de Ubicación……….. 65
3.7.2 Organigrama Estructural y Funcional ……… 66
3.9 Análisis FODA……… 70
3.9.1 Fortalezas……….. 70
3.9.2 Debilidades……… 71
3.9.3 Amenazas……….. 71
3.9.4 Oportunidades………... 71
3.10 Diseño o tipo de investigación………. 72
3.11 Método de Investigación……….. 72
3.12 Diseño y Tabulación de los datos……….. 73
3.13. Características de la Población……….. 73
3.13.1 Desarrollo de las Entrevistas/Encuestas……….. 75
CAPITULO IV DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE FINANCIERO PARA LA IMPRENTA CREATIVOS DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS. 4 Introducción………. 116
4.1 Misión……….. 117
4.2 Visión……… 117
4.2.1 Valores Organizacionales……….…. 117
4.2.1.1 Capacidad……… 117
4.2.1.2 Confiabilidad……… 117
4.2.1.3 Facilidad de servicio……….. 117
4.2.1.4 Ética………. 117
4.2.1.5 Liderazgo……… 117
4.2.1.6 Calidad……… 117
4.2.1.7 Honestidad……… 117
4.2.1.8 Transparencia.………. 118
4.2.1.11 Compromiso………. 118
4.2.1.12 Solidaridad………. 118
4.2.1.13 Innovación………. 118
4.2.1.14 Humildad………. 118
4.3 Objetivos………. 118
4.3.1 Objetivo General………. 118
4.3.2 Objetivo Especifico……… 118
4.4 El presente sistema constara………. 119
4.4.1 Organigrama estructural y funcional con la determinación funciones y perfiles 119 4.4.1.1 Perfil de Administrador General……….. 120
4.4.1.1.1 Funciones del Administrador General……….. 124
4.4.1.2 Perfil Secretaria Administrativa……… 124
4.4.1.2.1 Funciones de la Secretaria Administrativa………. 125
4.4.1.3 Perfil del Contador………. 125
4.4.1.3.1 Funciones del Contador………. 126
4.4.1.4 Perfil Asistente Contable……… 126
4.4.1.4.1 Funciones Asistente Contable……… 127
4.4.1.5 Funciones de Tesorería……… 127
4.4.1.6 Funciones del Empleado del almacén……….. 128
4.4.1.7 Perfil del Diseñador Gráfico………. 128
4.4.1.7.1 Funciones del personal de diseño y Graficación……….. 128
4.4.1.8 Funciones del encargado de compras (Adquisiciones)……….. 129
4.4.1.9 Funciones del encargado de bodega………. 129
4.4.2 Plan general de cuentas……… 130
4.4.3 Sistema de Registro………. 137
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones………. 158
5.2 Recomendaciones……… 158
LISTA DE CUADROS
CUADRO Nº1
El servicio que usted presta como lo considera……… 75 CUADRO Nº2
Tiene la empresa un Sistema Contable Financiero………..76 CUADRO Nº3
Desearía que le proporcione un Sistema Contable Financiero………..77 CUADRO Nº4
Tiene la empresa un sistema de Control de Inventarios………..78 CUADRO Nº5
Cuál es el sistema de Inventario que utiliza?...79 CUADRO Nº6
Considera beneficioso la aplicación de un Sistema Contable………..80 CUADRO Nº7
Capacita al personal………81 CUADRO Nº8
Tiene establecido políticas de sanción a sus empleados por………..………82 incumplimiento de sus obligaciones
CUADRO Nº9
Qué tipo de sanciones tiene establecido………..83 CUADRO Nº10
Qué tipo de sanciones tiene establecido………..84 CUADRO Nº11
Cómo conoció a Imprenta Creativos……….85 CUADRO Nº12
Hace que tiempo lleva laborando en la Imprenta Creativos………..86 CUADRO Nº13
CUADRO Nº14
Ha recibido capacitación……… 88 CUADRO Nº15
La empresa tiene políticas de sanción……… 89 CUADRO Nº16
Qué políticas de sanción ha recibido……… 90 CUADRO Nº17
Tiene políticas de reconocimiento... 91 CUADRO Nº18
El servicio que usted presta como lo considera……….. 92 CUADRO Nº19
Tiene la empresa un Sistema Contable Financiero……… 93 CUADRO Nº20
Desearía que le proporcione un Sistema Contable Financiero……… 94 CUADRO Nº21
Tiene la empresa un sistema de Control de Inventarios……… 95 CUADRO Nº22
Cuál es el sistema de Inventario que utiliza……… 96 CUADRO Nº23
Considera beneficioso la aplicación de un Sistema Contable……….. 97 CUADRO Nº24
Capacita al personal……… 98 CUADRO Nº25
Cada qué tiempo capacita al personal………. 99 CUADRO Nº26
En qué temas capacita al personal……… 100 CUADRO Nº27
Tiene establecido políticas de sanción a sus empleados,
CUADRO Nº28
Qué tipo de sanciones tiene establecido……… 102 CUADRO Nº29
Tiene establecido políticas de incentivo……… 103 CUADRO Nº30
Qué tipo de políticas de incentivo tiene establecido……… 104 CUADRO Nº31
Considera usted que la empresa debe tener un Sistema Contable Financiero……… 105 CUADRO Nº32
Cree beneficioso la aplicación de un Sistema Contable……… 106 CUADRO Nº33
Considera que la empresa debe tener un sistema de control de inventario………107 CUADRO Nº34
Qué sistema de control de Inventario considera usted debe utilizar la Imprenta………… 108 CUADRO Nº35
La empresa debe capacitar al personal……… 109 CUADRO Nº36
Cada qué tiempo debe capacitar al personal………110 CUADRO Nº37
En qué temas debe capacitar al personal……… 111 CUADRO Nº38
Cree usted que la empresa debe implementar políticas de sanción a sus empleados por incumplimiento de sus obligaciones……… 112 CUADRO Nº39
Qué tipo de sanciones debe establecer……… 113 CUADRO Nº40
Debería establecer la Imprenta políticas de incentivo al personal……… 114 CUADRO Nº41
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICO Nº1
Empresa Industrial……… 173 GRÁFICO Nº2
Empresas Comerciales……… 173 GRÁFICO Nº3
Empresa de servicio………. 174 GRÁFICO Nº4
Empresa Pública……… 174 GRÁFICO Nº5
Empresa Privada………. 175 GRÁFICO Nº6
Empresa Mixta……….. 175 GRÁFICO Nº7
Empresa Unipersonal……….. 176 GRÁFICO Nº8
Empresa Pluripersonal………. 176 GRÁFICO Nº9
El servicio que usted presta como lo considera……….. 75 GRÁFICO Nº10
Tiene la empresa un Sistema Contable Financiero……… 76 GRÁFICO Nº11
Desearía que le proporcione un Sistema Contable Financiero……… 77 GRÁFICO Nº12
Tiene la empresa un sistema de Control de Inventarios……… 78 GRÁFICO Nº13
Considera beneficioso la aplicación de un Sistema Contable……… 80 GRÁFICO Nº15
Capacita al personal……… 81 GRÁFICO Nº16
Tiene establecido políticas de sanción a sus empleados por
incumplimiento de sus obligaciones……… 82 GRÁFICO Nº17
Qué tipo de sanciones tiene establecido……… 83 GRÁFICO Nº18
Tiene establecido políticas de incentivo………. 84 GRÁFICO Nº19
Cómo conoció a Imprenta Creativos……… 85 GRÁFICO Nº20
Hace que tiempo lleva laborando en la Imprenta Creativos……… 86 GRÁFICO Nº21
Está satisfecho con el sueldo que recibe……… 87 GRÁFICO Nº22
Ha recibido capacitación……… 88 GRÁFICO Nº23
La empresa tiene políticas de sanción………. 89 GRÁFICO Nº24
Qué políticas de sanción ha recibido……… 90 GRÁFICO Nº25
Tiene políticas de reconocimiento……… 91 GRÁFICO Nº26
El Servicio que usted presta como la considera ……… 92 GRÁFICO Nº27
Desearía que le proporcione un Sistema Contable Financiero……….. 94 GRÁFICO Nº29
Tiene la empresa un Sistema de Control de Inventario………. 95 GRÁFICO Nº30
Cuál es el sistema de Inventario que utiliza ……… 96 GRÁFICO Nº31
Considera beneficiario la aplicación de un Sistema Contable………. 97 GRÁFICO Nº32
Capacita al personal……… 98 GRÁFICO Nº33
Cada qué tiempo capacita al personal……… 99 GRÁFICO Nº34
En qué temas capacita al personal……… 100 GRÁFICO Nº35
Tiene establecido políticas de sanción a sus empleados por incumplimiento de sus obligaciones 101 GRÁFICO Nº36
Qué tipo de sanciones tiene establecido……… 102 GRÁFICO Nº37
Tiene establecido políticas de incentivo……… 103 GRÁFICO Nº38
Qué tipo de políticas de incentivo tiene establecido………103 GRÁFICO Nº39
Considera usted que la empresa debe tener un Sistema Contable Financiero……….105 GRÁFICO Nº40
Cree beneficioso la aplicación de un Sistema Contable……….106 GRÁFICO Nº41
Considera que la empresa debe tener un sistema de control de inventario………107 GRÁFICO Nº42
La empresa debe capacitar al personal……….109
GRÁFICO Nº44 Cada qué tiempo debe capacitar al personal………110
GRÁFICO Nº45 En qué temas capacita al personal……….111
GRÁFICO Nº46 Cree usted que la empresa debe implementar políticas de sanción a sus empleados por Incumplimiento de sus obligaciones………112
GRÁFICO Nº47 Qué tipo de sanciones debe establecer……….……….113
GRÁFICO Nº48 Debería establecer la imprenta políticas de incentivo al personal……….114
GRÁFICO Nº49 Qué tipo de políticas de incentivo al personal considera usted que debe implementar……….115
LISTA DE ANEXOS ANEXO Nº 1 Foto Imprenta Creativos……… 161
ANEXO Nº 2 Secretaría ……… 162
ANEXO Nº 3 Diseño y Traficación………. 163
ANEXO Nº4 Producción………. 164
ANEXO Nº5 Terminado Gráfico... 165
ANEXO Nº 6 Entrevista dirigida a los propietarios de Imprenta Creativos………. 166
ANEXO Nº 7 Encuesta dirigida al personal de Imprenta Creativos………. 169
ANEXO Nº 8 Encuesta dirigida a la competencia de Imprenta Creativos……… 172
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación consta de cinco capítulos que ayudarán al desarrollo de la Imprenta Creativos así como también a la correcta toma de decisiones de manera eficiente y eficaz.
El capitulo primero habla sobre los antecedentes históricos, científicos y prácticos de un Diseño de Sistema Contable Financiero así como también sobre la importancia del estudio, situación actual del tema de Investigación, Limitaciones del Estudio, objeto del Estudio y objetivos General y especifico.
Además en el primer capítulo consta la Justificación es decir la finalidad de que la empresa cuente con un control adecuado de sus recursos.
El segundo capítulo es un preámbulo a los conceptos necesarios para entender de una mejor manera la investigación.
En el tercer capítulo encontramos los fundamentos de la empresa, Base Legal, Misión, Visión, Objetivos General y Específico además de los Valores, Ubicación Geográfica así como también metodología y las técnicas de investigación que se efectuaron para recolectar datos necesarios para llevar a cabo la investigación.
El capítulo cuarto es la parte primordial del trabajo aquí se da a conocer el proceso que necesita la empresa para la implementación del Diseño de un Sistema Contable Financiero, mismo que ayude a cumplir las actividades diarias de manera rápida y organizada, a fin de obtener la situación económica real de la empresa.
INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes
1.1.1 Antecedente Histórico
Santo Domingo de los Tsáchilas es una provincia del Ecuador, que tiene un índice de crecimiento demográfico muy significativo, ésta característica se da por varios motivos, tales como: su ubicación geográfica estratégica, paso obligado de comunicación entre la costa y la sierra, la parte norte y sur del país, así como su clima y bondades productivas, lo que hace que ha despertado interés por los ecuatorianos de todos los confines de la patria, para radicarse en esta exuberante región y hacer de ella su comarca. Podemos anotar también que su clima es variado en la cual se pueden adaptar tanto gente costeña, serrana o de cualquier otro lugar del país, lo que ha generado un potencial desarrollo para el comercio, por la inmensa cantidad de ofertantes y demandantes de todo tipo de productos y servicios, lo que ha hecho posible la creación de gran cantidad de fuentes de trabajo.
Así mismo cuenta con la suficiente cantidad de recursos materiales, económicos, humanos y tecnológicos punto de partida para el desarrollo comercial, propicia oportunidad para posicionarse muy bien en el mercado, tanto en calidad, bajos costos, producción, eficiencia, innovación y nuevos métodos de trabajo.
Sin embargo a pesar de existir estas grandes oportunidades y ventajas, también existen muchos competidores, por tal motivo las empresas deben buscar sigilosamente la manera de introducirse en este mercado que es altamente competitivo.
no era eficaz ni oportuna; y una persona podía hacer todos los registros de su negocio, hasta fechas más recientes se ha notado que la contabilidad va marcando un cambio en las distintas áreas, con esto se ha desprendido varios métodos o sistemas de contabilidad.
1.1.2 Antecedente Científico
El Sistema de contabilidad Financiera es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, tarjetas, libros, etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su organización cumpla con los objetivos trazados. Este sistema contable financiero debe estar tan íntimamente ligado con la empresa de tal manera que se integre al esquema general de la institución que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.
Puesto que es un conocimiento verdadero. No es una presunción de hechos sin relevancia alguna, al contrario, analiza cada hecho económico y en todos aplica un conocimiento adquirido. Es un conocimiento sistemático, verificable y falible. Busca, a través de la formulación de hipótesis, la construcción de conjuntos de ideas lógicas (teorías) que sirvan para predecir y explicar los fenómenos relativos a su objeto de estudio.
aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa. La contabilidad de costos estudia las relaciones costos – beneficios – volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económico – financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.
1.1.3 Antecedente Práctico
La Imprenta Creativos es una microempresa de tipo familiar, que pertenece al sector de la industria grafica, actividad económica que ha sido desempeñada y desarrollada durante seis años en la Ciudad de Santo Domingo, su objeto social es la de diseñar, producir y comercializar todo tipo de formularios y trabajos de imprenta, incluidos los exigidos por el Servicio de Rentas Internas “SRI”.
Imprenta Creativos se encuentra ubicada exactamente en la ciudad de Santo Domingo, provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, Av. Chone Nro. 217 y Antonio Ante, en la zona de mayor comercio. Inició sus operaciones el martes 7 de mayo del 2002 y actualmente cuenta con las siguientes maquinarias y equipos, que facilitan la entrega de trabajos en forma oportuna, así como la prestación de servicios, estos son:
OOFSET GTO 46 = Imprimir trabajos a Full colores.
CHIEF 15 = Imprimir facturación entre otros trabajos de dos colores. GUILLOTINA 40 = Cortes de papel, cartulina, block, etc.
SERIGRAFIA MANUAL= Realizar serigrafías de esferos y calendarios.
1.1.4 Importancia del estudio
El diseño de un sistema contable financiero, para la “Imprenta Creativos”, artesanales de la industria Gráfica, esta enfocada para permitir el control adecuado de los recursos y la obtencion de Estados Finacieros reales y oportunos, asi como tambien la organizacion, clasificación y cuantificacion de las informaciones administrativas y financieras de la organizacion.
Con este antecedente el trabajo de investigacion es importante porque al diseñar un sistema contable-financiero aplicado a la empresa en mencion de la Ciudad de Santo Domingo, permitirá entre otras cosas mejorar la toma de deciciones, que sea de facil adecuacion a un sistema contable mediante el cual se pueda dar una guia adecuada a quienes hacen uso a este tipo de informacion, ya que de ello depende otorgar de manera oportuna y con certeza, la realidad administrativa y financiera de la empresa, evaluar la rentabilidad de la actividad a la que se dedican en la actualidad algunas empresas de esta rama, mismas que desarrollan sus actividades tanto en lo administrativo como contable sin una orientación técnica, lo que trae como consecuencia que no se conozca la verdadera situación económica, motivo por el cual propongo el presente trabajo de investigación a los ejecutivos de esta organización para que tomen decisiones de manera oportuna, y apropiada y que sea eficaz y eficiente. Para tal efecto se estructurará en concordancia con las bases metodológicas de la Investigación.
Lo primordial es además de proporcionar información financiera sobre una entidad económica; que quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la misma; el papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información, para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.
empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras. cabe señalar que los sistemas contables financieros han venido a reemplazar el trabajo tedioso y manual que se desarrollaba hace algunos años, pero todo esto siempre se realizará con el buen uso de los interesados en obtener información oportuna y correcta.
1.1.5 Situación actual del tema de Investigación
Imprenta Creativos actualmente no cuenta con un sistema contable, lo que produce que sus propietarios no conozcan la situación financiera real de la empresa, además no existen registros que faciliten el conocimiento en sus inventarios, pues las compras se realizan en el momento en que se quedan sin stock.
Por otra parte el no contar con un sistema de control financiero, no le permite conocer el rendimiento que la empresa produce y si este rendimiento es adecuado a la inversión por lo que pueden estar en un corto tiempo teniendo problemas de rentabilidad, que de hecho ya se lo prevee en función de la competencia que está mejor equipada que la empresa en análisis.
Al momento la empresa desconoce el manejo de sus recursos de manera técnica por no contar con un sistema contable, provocando que la empresa no cuente con registros adecuados de sus actividades, además de no contar con un control de inventarios; sus ingresos y egresos de dinero se realizan empíricamente por lo que sus propietarios desconocen si su inversión es o no rentable.
1.2 Limitaciones del estudio
Se puede manifestar además que entre otras limitaciones tendremos:
☞ Falta de documentación y de soporte;
☞ Falta de entrega de la información por parte de los dueños.
1.3 Objeto del estudio
Con la presente investigación se pretende que la “Imprenta CREATIVOS”, artesanos en la Industria Gráfica, realice un control adecuado de los recursos y la obtención de Estados Financieros reales y oportunos, así como también contar con una óptima organización, clasificación y cuantificación de la información administrativa y financiera de la empresa.
Que los propietarios de la empresa, tengan un resultado real de la situación económica de la imprenta, es decir, si su negocio tiene o no utilidades del servicio que presta o del bien que ofertan y cuáles son los beneficios obtenidos, así como sus costos reales, para de esta manera y con seguridad fijar un precio adecuado.
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo General
Diseñar un Sistema Contable para el control de los recursos económicos-materiales de la Imprenta Creativos, con el fin de lograr una mejor información económica mediante la optimización de procesos para la toma de decisiones adecuadas y eficientes así como también que le permita la obtención de Estados Financieros reales y oportunos.
1.4.2 Objetivo Especifico
• Diagnosticar las actividades que realiza la Imprenta Creativos; • Realizar un análisis FODA;
• Analizar diferentes modelos de Sistema Contable Financiero aplicables a la Empresa Imprenta Creativos;
• Diseñar el Sistema Contable Financiero; y,
• Proponer la aplicación del sistema contable a la Imprenta Creativos.
1.5 Justificación
La presente investigación tiene como finalidad, lograr que la empresa Creativos cuente con un control especializado de sus recursos, que además tenga procedimientos, políticas que permitan registros contables adecuados al manejo de la Imprenta Creativos, el sistema también permitirá que la empresa tenga una información veraz y oportuna de todas sus operaciones, también se pretende dar a conocer a los dueños de la empresa la real utilidad que ésta genera, aspirando así que los Estados Financieros sean preparados acorde a las actividades que desarrolla la misma.
Además en el presente trabajo de investigación se examinara las diferentes falencias que tiene la empresa en el proceso de producción, es decir calidad y competitividad, que con un adecuado y minucioso estudio se podrá mejorar la parte contable de la misma.
Este estudio es muy importante ya que permitirá a la empresa analizar costos y gastos que le permitirán mejorar su sistema de productividad y los diferentes procesos de producción, lo que conjuntamente contribuirá a incrementar las utilidades y saber la situación económica real de la misma.
1.5.1 Criterios de evaluación de la Justificación
1.5.1.2 Impacto Social: el sistema contable financiero tiene un importante impacto social tanto en la empresa como a sus clientes ya que permite ofrecer a la empresa costos de servicios y bienes exactos y accesibles tanto que los clientes puedan adherirse a ellos.
1.5.1.3 Implicancia Práctica: El sistema tiene una implicancia práctica porque se lo aplicará inmediatamente, toda vez que hasta el momento la empresa no cuenta con el sistema contable y por tanto su ejecución es real, además es práctico por que se desarrolla en función de las actividades que realiza la empresa.
1.6 Idea a defender
Al diseñar el sistema contable financiero la empresa Imprenta Creativos, lograra tener un control eficaz de sus recursos, obtener información real de sus operaciones y mayor rentabilidad.
1. 6.1 Características de la Formulación de la Hipótesis.
1. 6.2 Identificación de variables: Variable Independiente
☞ Sistema Contable Financiero
Variable Dependiente
☞ Mejor control de los recursos; ☞ Mayor Rentabilidad; y,
☞ Optimar la Información Financiera.
1.6.3 Identificación de los Indicadores:
☞ VI. Muy eficiente, poco eficiente, deficiente; ☞ VD1. Bueno, Regular, Deficiente;
☞ VD2. Alto, Medio, Bajo; y,
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
2. Introducción
Importancia de las empresas Familiares
Imprenta Creativos se crea con la finalidad de atender las necesidades de la localidad logrando de esta manera satisfacer las expectativas de la misma a cambio de una retribución que compensará el riesgo, esfuerzo y la inversión de los socios.
En la vida de toda empresa el factor humano es decisivo. La administración establece los fundamentos para lograr armonizar los numerosos y en ocasiones divergentes intereses de sus miembros: accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores.
De alguna manera se puede decir que hoy en día la gran mayoría de las empresas familiares empezaron muy pequeñas, generalmente en algún lugar de la casa de uno de los socios. Los valores en una empresa de tipo familiar incentivan a sus miembros a asumir sacrificios por su empresa y a generar una fuerza única en función del desarrollo empresarial y familiar; quienes desestiman la importancia de las empresas familiares cometen un error grave.
Según algunas estimaciones, un alto porcentaje de las empresas son de carácter familiar y esto significa que la familia influye notablemente en la dirección estratégica de la empresa. Tampoco es válido el argumento de que estas cifras son equívocas porque se refiere a pequeños locales comerciales, en manos, por ejemplo, de un matrimonio, hermanos, etc., así los negocios familiares hacen inversiones, generan fuentes de empleo, y pagan impuestos, por lo tanto aportan en gran medida al desarrollo económico del país.
producción de carácter de imprenta accedan a un servicio con tecnología de punta lo cual permita entregar sus trabajos de manera oportuna y eficientemente.
Empresa Creativos por ser una empresa familiar deberá ser bien formalizada de tal manera que sus empleados se sientan parte de la familia y el acceso a la alta dirección resulte más fácil.
2.1 Marco Teórico
“El Sistema de Información Contable es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que se usan en un negocio para cumplir con las necesidades de información financiera”1
“El Enfoque Fundamental no es crear algo nuevo y diferente, si no utilizar lo que ya existe en la
mente, pues el mercado de hoy no reacciona ante estrategias pasadas “Hay demasiados productos, compañías y ruido”
Esta teoría nos manifiesta que aparte de diseñar un Sistema Contable Financiero para la empresa Creativos se requiere de un personal entusiasta que tengan una gran disposición para el trabajo y así poder desarrollar actividades financieras de una manera eficiente y eficaz, para lograr obtener resultados, precisos para la toma de decisiones.
2
1 HORGREN Y HARRISON, Contabilidad Pág. 225 2 AL RIES JACK TROUNT, Posicionamiento Pág. 6
“En el caso de que no exista una Norma Ecuatoriana de Contabilidad específica para el
tratamiento de ciertas transacciones o partidas de los Estados Financieros se recomienda Aplicar los lineamientos contenidos en las Normas Internacionales de Contabilidad hasta que se emita una norma Ecuatoriana de Contabilidad. ” 3
Toda transacción y movimiento contable que realice la Empresa Creativos, cuando comience a utilizar el Sistema Contable Financiero, se lo debe realizar basado en las Normas Internacionales de Contabilidad, ya que éstas aportarán con sustento legal a todos sus Estados Financieros.
“La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información
convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones”
Toda empresa que emprende una actividad económica y que pretende ganar una posición considerable en el mercado, debe llevar oportunamente la Contabilidad de sus transacciones, para tener informes diarios, mensuales o anuales, que le permitan analizar el movimiento de sus operaciones y posteriormente puedan tomar decisiones que favorezcan a la misma.
“Inventario de mercaderías es una cuenta que se registran los valores del inventario inicial de mercaderías, de las adquisiciones o compras de mercaderías y el valor de las ventas al costo, el saldo deudor demuestra el valor del inventario final de mercaderías.”
Los inventarios son un aporte importante para toda empresa, a la Imprenta Creativos le permitirá tener un control de la entrada y salida de mercaderías o materiales que se utilizan para elaborar afiches, facturas, revistas entre otros; así como también podrán tener un control de cuánto y cuando deben comprar mercadería.
2.1.1 Empresa
de factores de l
La actividad productiva consiste en la transformación d (básicamente trabajo y
Para especifique que tipo de factores productivos precisa y como se combinan.
Asimismo, debe contar con captar que produce. en manos del público la mayor parte de los bienes y
Para tratar de alcanzar sus en la Dado u
Toda empresa engloba una amplia gama de recursos e intereses ligados entre sí mediante relaciones contractuales que reflejan una promesa de colaboración. Desde esta perspectiva, la figura del empresario aparece como una pieza básica, pues es el elemento conciliador de los distintos intereses.
En este caso se encuentran unidas en una única figura el empresario empresario que asume el las que surgen empresas de gran tamaño, se produce una separación, entre las clásicas del empresario.
Por un lado, está la figura del inversionista, que asume los profesional, especializado en l produce una clara separación entre l empresario actual es un órgano individual o colegiado que toma las decisiones oportunas para la consecución de ciertos objetivos presentes en las empresas y de las circunstancias del entorno, el empresario, individual o colegiado, es el que coordina el entramado interno de la empresa con su entorno económico y social.4
2.1.1.1 Concepto
Una empresa es un sistema que interacciona con su entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfacción a unas demandas y deseos de clientes, a través de una actividad económica. Requiere de una razón de ser, una misión, una estrategia, unos objetivos, unas tácticas y unas políticas de actuación. Se necesita de una visión previa y de una formulación y desarrollo estratégico de la empresa, se debe partir de una buena definición de la misión. La planificación posterior está condicionada por dicha definición.
Se puede manifestar además que la empresa es la unidad económico-social, con fines de socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común. Los elementos necesarios para formar una empresa son:
En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtenci prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.
En
2.1.1.2 Importancia
las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organización de los factores de producción, capital y trabajo.
En la actualidad “la empresa” cumple un papel muy importante en la vida diaria, además de obtener lucro, proporciona diferentes servicios a la colectividad, es decir satisface las necesidades del mercado; es por ello que toda institución debe manejar bien sus recursos, a fin de cumplir con los objetivos planificados a corto, mediano y largo plazo.
La empresa tiene una gran importancia como unidad económica de producción de bienes y servicios, es importante por su dimensión social, es impulsora de las grandes innovaciones y es también compleja, cambiante y diversa.
Además la empresa es importante en los siguientes aspectos:
☞ Unidad generadora de empleos; Aspecto económico
☞ Unidad generadora de ingresos o recursos financieros para un individuo, la empresa y para un país;
☞ Unidad de crecimiento empresarial;
☞ Unidad de generación y aplicación tecnológica; y, ☞ Unidad distributiva de las riquezas.
☞ Unidad generadora de empleos; Aspecto social
☞ Unidad satisfactoria de necesidades sociales;
☞ Unidad que permite alcanzar objetivos empresariales grupales e individuales;
☞ Unidad de agrupación de órganos e individuos que permiten darle fuerza en la toma de decisiones; y,
☞ Unidad que genera estatus;
☞ Unidad de progreso nacional al trabajar en forma conjunta o grupal, para aspirar entrar en un mercado competitivo;
Aspecto político
☞ Unidad generadora de divisas para un país;
☞ Unidad Generadora de estabilidad económica de todo el país;
☞ Unidad de intercambio comercial, al exportar e importar productos y/o servicios; ☞ Unidad de intercambio monetario; y,
☞ Unidad de intercambio de relaciones públicas y diplomáticas (relaciones internacionales) ☞ Unidad generadora de expansión empresarial5
2.1.1.3 Clasificación
Existen algunos criterios para clasificar las empresas para efectos contables se consideran más útiles las siguientes:
☞ Por su forma jurídica;
☞ Por el sector económico en que estén encuadradas; ☞ Por el grado de participación del Estado;
☞ Por su tamaño; y, ☞ Según el ámbito estatal.
2.1.1.3.1 Por su naturaleza:
Empresa Industrial: Son aquellas que se dedican a la transformación de materias primas en nuevos productos.
Ver anexo gráfico Nº 1.
Empresas Comerciales: Son aquellas que se dedican a la compra-venta de productos, convirtiéndose en intermediarias entre productores y consumidores.
Ver anexo gráfico Nº 2.
Empresa de servicio:
2.1.1.3.2 Por el Sector al que pertenece:
Son aquellos que se dedican a la venta de servicios a la colectividad. Ver anexo gráfico Nº 3.
Empresas Públicas: Son empresas cuyo capital pertenece al sector publico (Estado). Ver anexo gráfico Nº 4.
Empresas Privadas: Son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado persona natural o jurídica)
Empresas Mixtas: Son aquellas cuyo capital pertenece tanto al sector público como al sector privado (personas jurídicas)
Ver anexo gráfico Nº 6.
2.1.1.3.3 Por la integración del Capital:
Unipersonal: Son aquellas cuyo capital pertenece a una persona natural. Ver anexo gráfico Nº 7.
Pluripersonal
2.1.2 Administración
: Son aquellas cuyo capital pertenece a dos o más personas naturales. Ver anexo gráfico Nº8.
Personas: En el código Civil se define como personas a todos los individuos de la especie humana, cualesquiera que sean su edad, sexo o condición.
Persona Jurídica: Es la reunión de dos o más personas naturales que legalmente constituidas obtienen personería jurídica. Es un ente ficticio con capacidad para contraer obligaciones y ejercitar derechos.
Comerciantes: El código de comercio define como comerciantes a los que teniendo capacidad para contratar hacen del comercio su profesión habitual.
Es una ciencia compuesta de principios, técnica y práctica, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no se pueden lograr en los organismos sociales.
Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar metas establecidas.
Así mismo es el proceso mediante el cual una empresa desarrolla y ejecuta organizadamente sus actividades y operaciones, aplicando los principios que le permitan en conjunto tomar las mejores decisiones para ejercer el control de sus bienes, compromisos y obligaciones que lo llevarán a un posicionamiento en los mercados tanto nacionales como internacionales.
La definición breve de la Administración se puede mencionar como: "la función de lograr que las cosas se realicen por medio de otros", u "obtener resultados a través de otros". "Proceso integral para planear, organizar e integrar una actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilización de recursos para alcanzar un fin determinado".
Asimismo es el proceso de crear, diseñar y mantener puedan laborar o trabajar en grupos, alcancen co
2.1.2.1 Características de la Administración
La administración nace con la humanidad por lo cual su carácter universal’‘’, se encuentra presente en todas partes, y en todos los ámbitos, esta imparte efectividad a los esfuerzos humanos, y en general es esencial para cualquier organismo social. 6
6http://www.scribd.com/doc/13483227/La-Importancia-de-la-Empresa A continuación se verán algunas de sus características.
Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.
Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilia de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, mercadeo, sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc.
Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.7
La administración brinda el éxito a cualquier organismo social ya que estos dependen directa o indirectamente de esta, porque necesitan administrar debidamente los recursos humanos y 2.1.2.2 Finalidad
La Finalidad de la administración es la eficiencia en el uso y asignación de los recursos y la maximización de las ganancias (Premisa. los recursos son escasos y las necesidades crecientes).
2.1.2.3 Importancia
materiales que poseen. Una adecuada administración hace que se mejore el nivel de productividad.
☞ La administración se mantiene al frente de las condiciones cambiantes del medio, ante esta situación proporciona previsión y creatividad,
☞ Indudablemente su gran emblema es el mejoramiento constante,
☞ La eficiente técnica administrativa promueve y orienta al desarrollo de cualquier organismo social, y,
☞ En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando una efectiva administración.
Después de haber indicado sus características, resulta innegable la trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Por lo que es necesario mencionar algunos de los argumentos más relevantes que fundamenta la importancia de esta disciplina:
Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social.
Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.
Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.
2.1.3 Proceso Administrativo
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. La mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social.
En conclusión el proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales, etc., con los que cuenta la empresa.
2.1.3 .1 La Planeación
Por medio de sus planes, los gerentes bosquejan exactamente lo que las organizaciones deben hacer para tener éxito. A la planeación le compete el éxito de la organización en el futuro cercano (a corto plazo) y también en el futuro a largo plazo.
Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un organismo social.
Se puede decir además que la planeación implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.
2.1.3.2 Organización
Puede pensarse como la asignación de las tareas que se desarrollan bajo la función de la planeación para varios individuos o grupos dentro de la organización. La organización, entonces, crea un mecanismo para llevar los planes a la acción. A la gente, dentro de la organización, se le asignan tareas y trabajos que contribuyen a las metas de la compañía. Las tareas se organizan de modo que la producción de cada individuo constituya el éxito del departamento que, a su vez, contribuyen al éxito de la división, que, por último, constituye el éxito de la organización. 8
8http://www.scribd.com/doc/13483227/La-Importancia-de-la-Empresa
El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra "organismo". Este implica necesariamente:
a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de igual funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin común o idéntico.
c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una acción distinta, pero complementaria de las demás: obran en vista del fin común y ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a una teología específica.
Su importancia
1. La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge completamente y llega hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo debe ser una empresa;
2. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es inadecuado, por todo lo que hemos visto antes; y,
3. Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos que Urwiek llama mecánica administrativa, y los aspectos prácticos que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".
2.1.3.3 Dirección (o Influencia)
Una dirección apropiada es la que ayuda a que la organización se dirija hacia el logro de sus metas. El propósito último de la influencia es aumentar la productividad. Los ambientes de trabajo orientados hacia las personas generalmente generan mayores niveles de producción a largo plazo que los ambientes orientados hacia las tareas, porque la gente encuentra estos últimos de poco agrado.
Se puede acatar que es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos la dirección contiene: ordenes, relaciones personales jerárquicas y toma de decisiones.
Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.
Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado. Existen dos estratos para obtener éstos resultados:
a) En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata de hacer "ejecutar", "llevar a cabo", aquéllas actividades que habrán de ser productivas.
b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.
Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.
2.1.3.4 Control
Establece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se presenten, con el fin de asegurar que los objetivos planeados se logren. Consiste en el establecimiento de estándares, medición de ejecución, interpretación y acciones correctivas.
Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa. Todos los gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades estén desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido, hasta haber evaluado qué actividades se han realizado y haber comparado el desempeño real con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que conduzcan a la consecución de las metas de la organización. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es qué tan bien facilita el logro de las metas. Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema de control.
El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta de tres elementos primordiales:
1. Establecer las normas de desempeño.
2. Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de desempeño.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.
El control de mercado es un enfoque para controlar que se centra en el empleo de mecanismos de mercado externos, como la competencia de precios y la participación relativa en el mercado, para establecer las normas empleadas en el sistema de control. Este enfoque se emplea generalmente en organizaciones donde los productos y servicios de la firma están claramente especificados, son distintos y donde existe una fuerte competencia de mercado.
El control burocrático se concentra en la autoridad de la organización y depende de normas, reglamentos, procedimientos y políticas administrativas.
El control de clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los valores, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización que son compartidos.
El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no.
Este proceso permite que la organización vaya en la vía correcta sin permitir que se desvíe de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los empleados, pero el establecimiento de normas también es parte inherente del proceso. Y las medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la práctica, el proceso administrativo no incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.9
9STONER J., WANKEL C. Administration. Prentice-Hall. México, 1990. Samuel C. Certo. Administración Moderna, octava edición.
2.1.4 Contabilidad
2.1.4.1 Concepto
Se puede conceptuar a la Contabilidad como un campo especializado de las ciencias administrativas, que se sustentan en principios y procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de: análisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento, con las finalidades de informar e interpretar la situación económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada periodo o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad.
“La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar decisiones” “La contabilidad es el arte de recoger, analizar e interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias relacionadas con las operaciones de una empresa”
2.1.4.2 Importancia
La contabilidad es una técnica importante para la elaboración y prestación de la información financiera de las transacciones comerciales, financieras y económicas realizadas por las entidades comerciales, industriales la forma de saber en qu
2.1.4.3 Clasificación
Por cuanto la contabilidad permite obtener información útil sobre las operaciones de las empresas dedicadas a diferentes actividades, se puede determinar que la especialización se relaciona con la rama o campo de acción de cada una de ellas.
Se puede considerar como especializaciones, las siguientes
1. Contabilidad de Costos 2. Contabilidad Gubernamental 3. Contabilidad Bancaria 4. Contabilidad Agropecuaria 5. Contabilidad de seguros 6. Contabilidad Hotelera 7. Contabilidad Petrolera 8. Contabilidad Hospitalaria, etc.
Según Guajardo, Worltz y Arlen el propósito básico de la Contabilidad es proveer información financiera acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones a los diferentes usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, empleados y público en general). En consecuencia se originan diversas ramas, de las cuales las más importantes son:
☞ Contabilidad Financiera ☞ Contabilidad Administrativa ☞ Contabilidad Fiscal
2.1.4.3.1 Contabilidad General o Comercial
momento a momento, día a día según va transcurriendo el tiempo. Tiene por objeto producir informes, si este objeto no se cumple oportunamente pierde su validez y eficacia. La información obtenida debe servir para que los administradores tomen decisiones; si no es así también pierde validez.
La Contabilidad General es el eje de la información financiera para todo su negocio. La configuración flexible del plan de cuentas, el procesamiento inteligente de transacciones y las capacidades sofisticadas de personalizar los reportes le proveen las herramientas necesarias para que usted domine sus datos financieros.
- Códigos de cuenta de hasta 20 caracteres y 10 segmentos brindan flexibilidad para el diseño del plan de cuentas.
- Cuentas estadísticas controlan la información no financiera, como número de personas y metros cuadrados, para tener la posibilidad de generar reportes sobre esta información.
- Los datos se pueden ingresar rápidamente utilizando asientos estándar, recurrentes, auto reversibles, de cancelación de saldo y de diario rápido.
- Número ilimitado de presupuestos y número ilimitado de años históricos.
- Número ilimitado de periodos fiscales abiertos con lo cual se facilitan los ajustes y permite crear transacciones para el próximo año con facilidad.
- Las distribuciones fijas y variables ayudan a manejar transacciones que afectan diversas cuentas.
- Los demás módulos pueden realizar asientos de detalle o de saldo en la Contabilidad General, permitiéndole a usted controlar el nivel de detalle al cual quiere hacerle seguimiento.
2.1.4.3.2 Contabilidad de Costos
materia prima, la mano de obra y los gastos de fabricación o producción. Asimismo, tiene otras aplicaciones, como la determinación del punto de equilibrio (el punto en que la empresa no obtiene utilidades ni pérdidas) con base en los costos fijos y variables, así como la determinación de los costos totales y de distribución.
2.1.4.3.3 Contabilidad Industrial
Se utiliza en las empresas de transformación (fabricas) y comprende desde la adquisición de materiales, sus pasos por los distintos departamentos de producción hasta llegar a la determinación del costo unitario y posteriormente a la venta de productos y recuperación de estos.
2.1.4.3.4 Contabilidad Gubernamental
Incluye tanto la contabilidad llevada por las empresas del sector público de manera interna (un ejemplo serían las secretarías de Estado o cualquier dependencia de gobierno) como la contabilidad nacional, en la cual se resumen todas las actividades del país, incluyendo sus ingresos y sus gastos.
2.1.5 La Cuenta.
Se denomina cuenta al nombre específico que se asigna a un grupo de bienes, valores, derechos u obligaciones que tienen características similares entre sí, o cumplen una misma función. Se puede afirmar que la cuenta es una herramienta que utiliza la Contabilidad para identificar hechos mercantiles y cuantificarlos. 10
10
Pedro y Mercedes Zapata Sánchez, segunda edición 2004-2005. 2.1.5.1 Presentación Grafica de la Cuenta.
DEBE HABER
SALDO
Al sector izquierdo se lo denomina DEBE, en el cual se registran los débitos o cargos de la cuenta. También se dice que registra los valores que ingresan (cuando hablamos de activos), las perdidas o gastos, y la cancelación de las obligaciones contraídas (pasivos).
En el sector derecho se registran los créditos o abonos y se lo denomina HABER, es decir, constan los pasivos contraídos, las ganancias obtenidas y los activos cuando disminuyen.
2.1.6 El proceso Contable
Denominada también ciclo contable constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos fuente) hasta la presentación de los dos financieros.
“El proceso contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que rigen la Contabilidad en periodo determinado, regularmente el del año calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de los estados financieros.
Ciclo Contable Contiene:
1. Comprobantes o documentos fuente 2. Estado de Situación Inicial
3. Libro Diario 4. Libro mayor 5. Libros Auxiliares
6. Balance de Comprobación 7. Hoja de trabajo
8. Ajustes y Resultados 9. Cierre de Libros 10. Estados Financieros. 11
2.1.7 Sistema Contable
El sistema contable suministra información cuantitativa y cualitativa con tres grandes propósitos.
La información interna para la gerencia que la utilizara en la planificación y control de las operaciones que se llevan a cabo.
1. Información interna a los gerentes, para uso en la planificación de la estrategia, toma de decisiones y formulación de políticas generales y planes de largo alcance.
2. Información externa para los accionistas, el gobierno y terceras personas.
“El sistema de información contable es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que se usan en un negocio para cumplir con las necesidades de información financiera”
Al sistema contiene también se lo puede definir como la clasificación de las cuentas y de los libros de contabilidad, formas, procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo y patrimonio, ingresos, gastos y los resultados de las transacciones.
2.1.8 Estados Financieros
Los Estados Financieros son los documentos que proporcionan informes periódicos a fechas determinadas, sobre el estado o desarrollo de la administración de una compañía, es decir, la información necesaria para la toma de decisiones en una empresa.
11
