i
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE EDUCACION A DISTANCIA
Carrera de Contabilidad y Auditoria
Tesis previa la obtención del título de:
LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA MEJORAR PROCESOS
DEL HOTEL TROPICAL INN”
Estudiante:
NANCY MAGALI FALCONES MOREIRA
Directora de Tesis:
LIC. SANDRA GRANDA
SANTO DOMINGO – ECUADOR
ii
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA MEJORAR PROCESOS
DEL HOTEL TROPICAL INN”
LIC. SANDRA GRANDA
DIRECTOR DE TESIS ____________________________
APROBADO
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ____________________________
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ____________________________
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ____________________________
iii
AUTOR: NANCY MAGALI FALCONES MOREIRA
INSTITUCION: UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
TITULO DE TESIS: DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA
MEJORAR PROCESOS DEL HOTEL TROPICAL INN
FECHA:
30 de Marzo del 2012
Del contenido del presente trabajo investigativo se responsabiliza la autora.
iv
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS COLORADOSCERTIFICACIÓN
Santo Domingo, 31 de marzo del 2012
Msc.
Alexandra Gutiérrez
COORDINADOR ACADEMICO
MODALIDAD A DISTANCIA
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
Ciudad.
De mis consideraciones:
En calidad de Director de Tesis del tema: DISEÑO DE UN SISTEMA DE
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA MEJORAR
LOS PROCESOS DEL HOTEL TROPICAL INN, , presentado por la señora
NANCY MAGALI FALCONES MOREIRA, para optar por el titulo de
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CPA, al respecto tengo a
bien confirmar que el presente trabajo ha sido dirigido y revisado en todas sus
partes.
Faculto a la interesada a continuar con el resto del trámite previo a la
obtención del título, particular que cumplo con comunicar.
Atentamente,
Lic. Sandra Granda
v
DEDICATORIA
Todo mi esfuerzo y sacrificio realizado en estos años de estudio
está dedicado a mi Esposo Carlos, a mis hijas Tatiana Paola,
Carla Magali, a mi nieto Martin y a toda mi familia, quienes han
sido la inspiración para la culminación de mis objetivos.
vi
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por las bendiciones que me da, a mi mamá
Francisca, mi padre Luis (+) por regalarme la vida, sabiduría y
fuerzas necesarias para seguir adelante, a mis profesores de la
Universidad Tecnológica Equinoccial que me impartieron sus
sabios conocimientos.
vii
TABLA DE CONTENIDOS
Portada………i
Hoja de presentación y aprobación de los integrantes del tribunal……..ii
Hoja e responsabilidad del Autor………iii
Informe de aprobación del director de Plan y Titulación……….iv
Dedicatoria………..v
Agradecimiento……….vi
Tabla de contenidos………..vii
Índice General………viii-xiii Cuadros y Gráficos………. xiv
Lista de Anexos……….. xv
viii
INDICE GENERAL
CAPITULO I
INTRODUCCION
1.1 Antecedentes 1
1.1.1 Antecedentes históricos 1
1.1.2 Antecedentes científicos 2
1.1.3 Antecedentes prácticos 4
1.1.4 Importancia del Estudio 4
1.1.5 Situación Actual del tema de Estudio 5-6
1.2 Limitación del Estudio 7
1.3 Alcance del trabajo 8
1.4 Objetivos 8
1.4.1 General 8
1.4.2 Objetivos Específicos 8-9
1.5 Justificación 10
1.6 Idea a Defender 11
1.7 Aspectos Metodológicos 12-13-14-15
ix
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1 Marco Teórico 17
2.1.1 Control Interno 17-18
2.1.1.2 Fundamentos Teóricos 19
2.1.1.3 Elementos del Control Interno 20
2.1.1.4 Procesos de verificación del Control Interno 22-23
2.1.1.5 Políticas del Control Interno 24
2.1.1.6 Beneficios del Control Interno 24
2.1.1.7 Sistema del Control Interno 25
2.1.1.8 Objetivos del Control interno 26-27
2.1.1.9 Procedimientos del Control Interno 28
2.1.1.10 Limitación de la Actividad de un Sistema de Control Interno
29-30-31
2.1.1.11 Control Interno Contable-Financiera 32
2.1.1.12 Documentación del conocimiento Control Interno 33
2.2 Marco Conceptual 34
2.2.1 Proceso Administrativo 35-36-37
2.2.2 Sistema de Información aplicable a Informes Financieros
y la Comunicación e Información Contable. 38-39
x
xi
CAPITULO III
METODOLOGÍA
3.1 Diseño o Tipo de Investigación 41
3.2 Métodos de Investigación 42-43
3.3 Población y Muestra 44
3.3.1 Población 45
3.3.2 Muestra 46
3.4 Fuentes y Técnicas 47-48-49
3.5 Unidad de Análisis 50
xii
CAPITULO IV
DIAGNOTISCO
4.1 Antecedentes 66
4.2 Misión 67
4.3 Visión 67
4.4 Objetivos 67-68
4.5 Actividad del Hotel 69
xiii
CAPITULO V
DISEÑO
DE
UN
SISTEMA
DE
CONTROL
INTERNO
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA MEJORAR PROCESOS
DEL HOTEL TROPICAL INN
5.1 Introducción 72
5.2 Justificación 73
5.3 Objetivos 74
5.3.1 General 74
5.3.2 Específicos 74-75
xiv
CAPITULO VI
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones 117
xv
TABLAS Y GRAFICOS
Existe un manual o reglamento por escrito el cual detalle las
Responsabilidades y funciones de cada empleado de la empresa 52
Reciben los empleados capacitaciones periódicas para la
Actualización respectiva de sus funciones 53
Solicitan periódicamente, reportes de las actividades de cada empleado 54
Existe un control escrito de las entradas y salidas del personal 55
Se encuentra todo el personal afiliado al IESS 56
Existe una persona encargada de los pedidos y compras 57
Llevan algún registro de Reporte de Prestamos o Anticipos-Empleados 58
La empresa cuenta con un Sistema de alarma o seguro contra algún
tipo de robo o accidentes 59
Supervisan las actividades que realiza el personal en las diferentes
áreas de trabajo 60
Considera adecuada la infraestructura del hotel 61
Cree usted que existe un buen control en los recursos financieros 62
Las remuneraciones y haberes son canceladas oportunamente 63
La administración motiva a través de incentivos al personal
xvi
LISTA DE ANEXOS
Cuestionario de Control Interno 129
Área de Restaurante 130
Habitaciones 131
xvii
RESUMEN EJECUTIVO
El objetivo del presente trabajo de investigación es Diseñar un Sistema de
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA MEJORAR LOS
PROCESOS DEL HOTEL TROPICAL INN, ubicada en la ciudad de Santo
Domingo de los Tsachilas, que se dedica a la prestación de servicios de
hospedaje y alimentación.
Capítulo I, Es la síntesis de los Antecedentes, históricos, científicos, su
situación actual, entre otras, para conocer como se encuentra la Empresa.
Capítulo II, Se hace referencia sobre el marco teórico, el que permitirá
tener como base para un desarrollo investigativo.
Capítulo III, Los métodos utilizados fueron Analítico, Sintético, Inductivo,
Deductivo; Histórico, entre otras técnicas se utilizó la encuesta para
conocer datos, sujeto a un determinado objetivo y que conlleva ahorro de
tiempo y trabajo.
Capítulo IV, Se habla de los Antecedentes de la Empresa, Misión, Visión,
Objetivos, FODA.
Capitulo V, La propuesta se ha planteado como solución a la problemática
de la Empresa Hotel Tropical Inn, haciendo énfasis en la aplicación de
métodos, procedimientos y políticas en la parte Administrativa-Financiero.
1 CAPITULO I
INTRODUCCIÓN
1.1. ANTECEDENTES
En la actualidad debido a los diversos cambios tecnológicos,
culturales, sociales y un sinnúmero de casos que se suscitan en
nuestro medio obligan a establecer sistema de Control Interno
Administrativo - Financiero de tal manera que garantice la
protección de su patrimonio, la confiabilidad de la información y el
mejoramiento en la eficiencia y eficacia operativa.
1.1.1. Antecedentes Históricos.-
El Hotel Tropical Inn, Es una Institución, domiciliada en Santo
Domingo de los Tsáchila, comenzó sus actividades en el año
1994, con dos Socios El Señor Edison Montes de Oca
Presidente Ejecutivo accionista mayoritario y el Señor Alberto
Heredia , con la finalidad de prestar servicios de hospedaje,
atención al cliente, servicio de restaurante, proporcionando de
esta manera fuentes de trabajo y desarrollo económico a la
región, se encuentra ubicado en la Av. Quito km.1 diagonal al
2
Propuesta de Diseñar un Sistema de Control Interno en el área
administrativa -financiera de la Empresa Hotel Tropical Inn, en
Santo Domingo de los Tsáchila, tiene como finalidad primordial
mejorar su servicio en los aspectos antes mencionados, para
lograr un mejor desarrollo que permitirá obtener mayor
rentabilidad , y además ser reconocido a nivel Provincial, Regional
y Nacional.
1.1.2. Antecedentes Científicos.
La empresa objeto de análisis, hasta la actualidad se dedica a la
entrega de servicio de hospedaje y restaurante; cuenta con
cuarenta habitaciones: 12 suite dobles (3 personas), 25
habitaciones sencillas (1 persona), 3 habitaciones triples
(4 personas) .además cuenta con el servicio de restaurante,
salón de eventos, lavandería, piscina, parqueadero e Internet
inalámbrico wiffi para el beneficio de sus clientes.
Suite Doble: Esta consta de una sala de visita, dos
habitaciones, Una cama matrimonial y una sencilla, baño privado
con agua caliente alfombrado, aire acondicionado, nevera,
3
Habitación Sencilla. Cuenta con una cama dos plazas, baño
privado con agua caliente, piso de cerámica, nevera, ventilador,
televisión con cable.
Habitación Triple. Cuenta con una cama de dos plazas, dos
camas de una plaza, baño privado con agua caliente, televisión
por cable, aire acondicionado, nevera.
Salón de Eventos Su capacidad es de 100 personas con su
respectiva silla, pantalla grande, televisión con cable, baños,
generalmente es utilizado en seminarios, fiestas en general.
Restaurante Cuenta con capacidad para 40 personas
distribuido en mesas de 4 y 6 personas respectivamente,
cocina, lugar de recreación de niños, televisión por cable,
ventilación adecuada.
Lavandería Existe dos lavadoras, secadoras, planchas
industriales, espacio para el planchado y con personal suficiente
4 1.1.3. Antecedentes prácticos
El Hotel Tropical Inn, es una empresa legalmente constituida sus
ingresos reflejan un desempeño económico normal, pese a esto
se detectó muchas falencias administrativas y financieras que
corresponden básicamente al no contar con una estructura de
control interno que garantice y proporcione una seguridad
razonable en sus actividades financieras y en su desempeño
administrativo, por tal razón la empresa se encuentra en
inminente riesgo de control.
1.1.4. Importancia del Estudio
El presente estudio Investigativo servirá para ayudar a solucionar
los problemas de funcionamiento administrativo, contable y
financieros de la empresa y facilitará en la elaboración de los
correctivos que sean necesarios; así también se podrán corregir
las falencias y debilidades existentes para impulsar al desarrollo
productivo del Hotel Tropical Inn.
Se creo un Sistema de Control Interno para todas las áreas,
administrativo y financiero, con la finalidad de aplicarlos, mejorar
los servicios y la rentabilidad de la empresa.
Con la creación de políticas, normas, procedimientos y un
5
control sobre los ingresos y egresos, mejorando la información
financiera del Hotel Tropical Inn, beneficiándose los Directivos y el
personal de la Empresa.
1.1.5 Situación Actual del Tema de Estudio
El Hotel Tropical Inn, se encuentra actualmente prestando
servicios de Hospedaje y Alimentación para ejecutivos,
comerciantes y público en general, tratando siempre de
satisfacer las necesidades y exigencias de su clientela, es por
ello que ha tratado de mejorar sus servicios. Pese a su gran
espíritu de liderazgo en mantenerse en pie firme como una
empresa competitiva, arrastra una serie de inconvenientes
administrativos que han generado que no surjan las actividades
de la mejor manera posible y que sigan llevando las cosas de
manera ambigua.
Esto en gran forma se ha dado ya que no cuenta con un Manual
de Control Interno que sea un soporte para las actividades
administrativas, contables y financieras; que les ayude a
continuar siendo una empresa sólida, competente y productiva.
Es indispensable establecer prioridades en la problemática
existente y tomar los correctivos necesarios y ponerlos en
6
En esta investigación se observa algunas causas que generaron
el problema en el Hotel Tropical Inn:
No existe un Software Contable que permitan operar
de manera ordenada, los registros de ingresos y
egresos, lo que impide tener actualizado a diario la
situación contable en el Hotel Tropical Inn.
Los depósitos de los ingresos no se los realiza dentro
de las 24h00 horas como lo establecen las Normas
Contables.
Las cuentas por cobrar son muy altas y de años
anteriores por la falta de agilidad en el dicho cobro, lo
que provoca la falta de liquidez de la empresa.
A las Cuentas por Pagar, no se les ha dado la
importancia debida ocasionando en algunos casos
procesos de coactiva sobre todo de las entidades
públicas (EMAPA, MUNICIPO).
Por falta de un Manual de Funciones, la
administración carece de una estructura orgánica que
7
los recursos existentes: Humano, Material y
Económico.
La inadecuada manera de cerrar caja y la no
presentación diaria de dichos cierres de caja y
depósitos efectuados por los mismos hace que el
Gerente no sepa con que dinero se cuenta al final del
día y por ende al mes.
No se lleva un formato donde se registre la hora de
entrada y salida del personal de la empresa.
No existe modelos de procedimientos contables.
1.2 LIMITACIÓN DEL ESTUDIO
El presente trabajo investigativo se realizó en el Hotel Tropical
Inn, ubicado en el km, 1 ½ de la vía Quito, calle Madrid, ciudad de
Santo Domingo, Provincia de Santo Domingo de lo Tsachilas.
El estudio se realizó durante el año 2011 en toda el área
Administrativa -Financiera de la empresa y comprendió la
8 1.3 ALCANCE DEL TRABAJO
Un manual de control interno como alternativa a los problemas
que aun mantiene la empresa permitirá que esta se fortalezca de
manera administrativa- financiera. A la vez será parte del
crecimiento de la empresa, de que logre satisfacer las
necesidades del consumidor y el cumplimiento de sus objetivos y
metas propuestas
1.4 OBJETIVOS:
1.4.1 GENERAL
Elaborar un Sistema de Control Interno Administrativo -
Financiero, del Hotel Tropical Inn, que permita mejorar sus
actividades económicas financieras, así como lograr una
organización sistémica para así responder con oportunidad y
eficiencia a nuestra sociedad y mejorar el control de los
Recursos Humanos y Financieros.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conocer la Organización del Hotel Tropical Inn, para
9
Determinar para cada área de la empresa Hotel Tropical
Inn la aplicación de un Sistema de Control Interno
Administrativo -Financiero.
Diseñar los elementos del Sistema de Control Interno
Contable para el mejoramiento del manejo Financiero –
Administrativo, tomando en cuenta los resultados obtenidos
durante el proceso investigativo.
Plantear las soluciones o correctivos necesarios en cada
área afectada para mejorar la productividad de la empresa,
por medio de la estructura de Control Interno.
Investigar las necesidades de desarrollar un Sistema de
Control Interno para el Hotel Tropical Inn, pendientes a
10 1.5 JUSTIFICACIÓN
El control interno es inherente a los procesos, se encuentra
inmerso en todas las organizaciones y, por lo tanto, se considera
un elemento estratégico para asegurar la consecución de sus
objetivos.
Esta investigación se desarrolló puesto que servirá de mucha
ayuda a los accionistas, dueños, clientes del Hotel tropical INN ya
que permitirá lograr una eficiencia y eficacia del personal que
labora en la empresa, y establecer puntos de control
administrativo en el área financiera.
Se dotará a la empresa de un sistema adecuado que le permitirá
asignar los recursos en función de las reales necesidades y
objetivos fijados para la unidad a la que se le elabora un Sistema
de Control Interno Administrativo- Financiero.
Por lo antes mencionado y debido a la importancia del control
interno en toda empresa sea esta grande, mediana, pequeña, es
adecuado trabajar y desarrollar el tema “DISEÑO DE UN
SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO –
FINANCIERO PARA MEJORAR PROCESOS DEL HOTEL
TROPICAL INN” herramienta que permitirá a los directivos
11
administrativos y recursos humanos enfocándose hacia un alto
desempeño.
Plantear un Sistema de Control Interno Administrativo –
Financiero que ayuda a dar mejor atención para complacer las
necesidades de los clientes, los visitantes contarán con un
servicio de calidad en la atención que presta este hotel y en el
mismo personal que labora se establecerán normas adecuadas
que les permita su crecimiento profesional y personal.
Se ha implementado en toda organización por ofrecer seguridad
razonable sobre los Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y
Gastos.
1.6 IDEA A DEFENDER
¿La aplicación de un correcto Control Interno Administrativo-
Financiero, permitirá mejorar el buen funcionamiento de sus
áreas de servicios. Logrando así el avance en la
administración lo que ayudara al crecimiento financiero del
12 Variable independiente
La aplicación de un correcto Control Interno Administrativo –
Financiero, es el que permite evaluar las actividades de la
institución para mejorar su productividad y obtener rentabilidad.
Variable dependiente 1
Mejorar el buen funcionamiento de sus áreas.- El Control
Interno ayudara a determinar falencias en las distintas áreas y
proponer soluciones.
Variable dependiente 2
Crecimiento Financiero del Hotel Tropical INN.- Ejecutando las
propuestas dadas en el área de servicio indudablemente
mejorara los ingresos de la institución.
1.7 ASPECTOS METODOLOGICOS
a.- Diagnóstico:
El Hotel Tropical Inn se dedica a los servicios de hospedaje y
13
Pese a que es una empresa legalmente constituida y que sus
ingresos brutos reflejan un desempeño económico normal, tiene
muchas falencias administrativas - financieras que corresponden
básicamente al no contar con una estructura de control interno
que garantice y le proporcione una seguridad razonable en sus
actividades financieras y en su desempeño administrativo. El
control interno incluye además el programa para preparar,
comprobar y distribuir a varios niveles ejecutivos los informes y
análisis que les permiten mantener el control sobre las
actividades y funciones que se realizan en una gran corporación.
A continuación se describen algunos problemas que se
observo:
No existe una estructura organizacional que garantice el
perfecto desenvolvimiento de cada uno de los trabajadores
pues, las responsabilidades que debe cumplir cada
persona no están correctamente estipuladas.
Endeudamiento del hotel, sin verse refleja la deuda en
algún tipo de inversión.
La infraestructura e imagen del hotel es un tanto
desfavorable, debido a la falta de mantenimiento en
relación a la humedad; servicios adicionales como sauna ,
14
pasillos, paredes y ventanales , pintura en mal estado,
presencia de basura.
La imagen y calidad de las habitaciones no justifican el
precio por alojamiento, debido a múltiples deficiencia que
se han detectado en cada una de ellas.
De igual manera el precio de venta de los menús que se
sirven en restaurante, no están acorde a la calidad tanto
del servicio como de la comida. Precios altos en relación a
la competencia.
La imagen y profesionalismo del personal es escaso. En
relación a la imagen carecen de uniformes y por lado
profesional, no están capacitados para desempeñar cada
una de las funciones, haciéndolas de una manera empírica.
Desde otro punto de vista escasean de normas de
urbanidad indispensable en este tipo de negocios.
No existe un sistema contable que permita el control con
respecto a: adquisiciones, almacenaje, ingresos y egresos,
costos y gastos, cuentas por cobrar, optimización de
materia prima y otros productos, y proporcione información
financiera de manera veraz y correcta
Falta de manejo de documentos de control y respaldo de
movimientos internos. Solicitud de materia prima o
productos de limpieza a bodega desde cocina, camarería y
15
No se hace responsable a cada uno de los trabajadores de
los bienes o activos fijos del hotel. Nadie es responsable de
nada (inventarios de menaje, utensilios. etc.)
El salón de eventos es muy reducido en tamaño, nada
funcional, la forma que tiene no es adecuada para prestar
servicios de calidad.
En consecuencia la empresa necesita de manera urgente un
manual de control interno para el cumplimiento de sus objetivos y
metas propuestas
b.- Pronóstico
Por lo expuesto anteriormente, podemos decir con seguridad que
estos problemas acarrean una serie de inconvenientes
administrativos- financieros que si no se solucionan a tiempo
traerán consecuencias desfavorables para la economía y
desenvolvimiento del negocio, que hasta la actualidad se han
venido pasando por alto sin solución alguna.
c.- Control de Pronóstico
Al encontrar alternativas y soluciones correctas que lleguen a
remediar de alguna manera los inconvenientes que se han
suscitado hasta la actualidad en la empresa mencionada;
16
aumentar sus ingresos, mejorarán las relaciones laborales,
funcionamiento administrativo y sobre todo la imagen como
empresa y su rentabilidad aumentará en altos grados hasta
alcanzar en algún momento la La calificación 5 estrellas.
d. Formulación del Problema
El desconocimiento de los procesos administrativos, - financieros,
a causa de la ausencia de un manual de control interno ha
generado que el Hotel Tropical Inn no logre mejorar su
desempeño económico, por ende no se incrementa la
productividad y el cumplimiento de sus objetivos.
1.8 UNIDAD DE ANÁLISIS
El aplicar un Sistema de Control Interno de Administrativo –
Financiero, ayudara a planear y dirigir los procesos en todas sus
áreas de servicio y la toma de decisiones adecuadas para el
mejor desarrollo de las mismas.
El diseño de un control interno es vital en todas las
organizaciones tanto públicas como privadas, ya que nos permite
llevar un buen control sobre las actividades económicas de la
17 CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1 MARCO TEORICO.-
La presente investigación pretende realizar un estudio
fundamentado científicamente en la bibliografía actualizada, que
sustenten los resultados investigativos y la propuesta de solución
al problema que ayude a mejorar la situación actual de la empresa
Hotel Tropical Inn.
El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el
surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de
control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de
negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas
adecuados para proteger sus intereses.
2.1.1 Control Interno
“Control Interno se entiende como el proceso que ejecuta la
administración con el fin de evaluar operaciones especificas con
18
eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y
cumplimiento de políticas, leyes y normas”.1
“El control interno lo constituye una serie de medidas,
procedimientos, métodos y formatos que a través de especialistas
designados para ese efecto, permiten a una empresa llevar a
cabo sus operaciones y cumplir con sus objetivos, evitando en
desperdicio, los errores pérdida de tiempo y bienes"2. Para el autor en si el Control Interno son Sistemas y procedimientos que
adopta una empresa para llegar a cumplir sus metas y objetivos
sean estos a corto y largo plazo.
Es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados
por una organización con el fin de asegurar que los activos estén
debidamente protegidos, los registros contables sean fidedignos,
la actividad se realiza eficazmente de acuerdo por políticas
tratadas por la gerencia”3
.
“El control interno comprende la estructura, las políticas, los
procedimientos y las cualidades del personal de una empresa con
el objetivo de proteger sus activos, asegurar la validez de la
1www.monografias.com › Administración y Finanzas
2
MENDOZA López Alfredo, Auditoria; Cap. IV CONTROL FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO.
3
19
información, promover la eficiencia en las operaciones y; estimular
y asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices de la
dirección”4
.
Al analizar estos conceptos sobre el Control Interno, se sintetiza
que; el control interno es un proceso o sistema que plantean los
ejecutivos de una empresa, para lograr objetivos mediante
políticas y controles, garantizando sus operaciones tanto
administrativas como financieras, logrando obtener sus objetivos
con eficiencia y eficacia.
2.1.1.2 Fundamentos Teóricos
Control Interno a Nivel Administrativo
“Control Interno es la metodología general de acuerdo con la cual
se lleva a cabo la administración, dentro de una organización
dada, es un factor básico que opera en una o en otra forma en la
administración de cualquier organización o de otra índole. Aun
cuando el control Interno a veces se identifica con el propio
organismo administrativo, frecuentemente se caracteriza como un
20
sistema motor que activa las políticas de operación en su conjunto
y las conserva dentro de campos de acción factible”5
El control hace que la empresa se organice de forma adecuada
sus recursos; y junto con sus políticas establece una operación de
manera eficiente y efectiva.
“El Control Interno hay, procedimientos y registros que conciernen
a los procesos de decisión que llevan a la autorización de
transacciones o actividades por la administración, de manera que
fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de las
políticas pre escritas y el cumplimiento de los objetivos y metas
programados”6
2.1.1.3. Elementos de Control Interno
“Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de
control interno que relacionan entre si y son inherentes al estilo de
gestión de la empresa.”7
Ambiente de control interno Marca la pauta del funcionamiento
de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados
5 www,buenastareas.com- negocios
6 ADMINISTRACION. Sistema de Control Interno, cap. 20
7
21
respecto al control. Es la base de todos los demás elementos del
Control Internos, aportando disciplina y estructura.
Valoración de riegos Las organizaciones, cualquiera que sea su
tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e
internos que tienen que ser evaluados , una condición previa a la
evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos de los
distinto niveles , vinculados entre si e internamente coherentes.
Los mismos que han de ser gestionados, considerando las
condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas
continuaran cambiando continuamente, es necesario de disponer
de mecanismos para identificar los riesgos asociados con el
cambio.
“Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al
futuro, permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riegos y
adoptar medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto
de los mismos en el logro de los resultados esperados”8
Actividades de control “Políticas y Procedimientos que ayudan
asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de
la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas
necesarias para controlar los riesgos relacionados con la
22
consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de
Control en todos los niveles y funciones”9
.
2.1.1.4 Procesos de verificación del Control interno
“Este Proceso se realiza mediante la aplicación de principios de
control interno, estos son:
a) Necesidad de fijar responsabilidad, delimitando con nitidez
la responsabilidad de cada una de las direcciones.
b) Separación de registro contable y las operaciones, ya que
un empleado no puede desempeñar un cargo que tenga
control sobre contabilidad y al mismo tiempo ejecutar
operaciones que se controlen contablemente.
c) Las operaciones comerciales no deben quedar a cargo de
una misma persona
d) Implantar mecanismos que puedan comprobar la exactitud
de operaciones efectuadas a objeto de demostrar que la
contabilidad recoge con exactitud la realidad de ellas.
e) Los puestos no deben ser vitalicios.
23
f) Las tareas de los distintos puestos deben figurar siempre
por escrito.(manuales)
g) Las promociones y traslados deben estudiarse
cuidadosamente; de modo que se situé al hombre idóneo
en el lugar o puesto en que pueda rendir en beneficio de la
empresa.
h) Siempre que sea posible se debe informatizar la
información manual.
i) Debe hacerse uso con carácter general de las cuentas de
control, ya que estas prueban la exactitud de los saldos de
las cuentas.
j) Debe crearse un buen sistema de archivos y
correspondencia disponiéndose en cada dirección de un
nomenclador de referencia sistemático y alfabetizo de
modo que los documentos tanto de entrada como de salida
sean debidamente referenciados y se puedan encontrar
con facilidad cuando se precise. Un sistema de archivo
deficiente o dejado al criterio de cada uno de los
empleados deriva en importantes pérdidas de horas de
trabajo, tensiones humanas y disminución de eficacia”10
10
24 2.1.1.5 Políticas de Control Interno
1. El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para
complementar los controles de organización.
2. Una definición clara de las funciones y las responsabilidades
de cada departamento, así como la actividad de la organización,
esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de
responsabilidad indefinida.
3. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y
exacta información de los resultados operativos y de organización
en el conjunto.
4. Un sistema de información para la dirección y para los diversos
niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos
contables y diseñados para presentar un cuadro lo
suficientemente informativo de las operaciones, así como para
exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
2.1.1.6 Beneficios del Control Interno
El Control Interno es importante para las entidades porque a
través de su incorporación y aplicación adecuada en los Sistemas
Administrativos y Operativos, asegura de “manera razonable” el
25
Este proceso es muy importante porque a través de la
identificación, detección y comprobación de la existencia de
errores y/o irregularidades, se permite tomar acciones para
corregir las desviaciones detectadas y mejorar la gestión.
El implantar controles internos, beneficia a la entidad, asegurando
razonablemente que los servicios prestados o bienes producidos,
estén libres de deficiencias y contribuyan a generar satisfacción
en los usuarios.
El control interno contribuye al incremento del buen prestigio de la
entidad, ayuda a mejorar el clima organizacional y protege a la
entidad, en lo que esté a su alcance, de las pérdidas innecesarias
2.1.1.7 Sistema de Control Interno
El sistema de control interno es el conjunto de todos los
elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de
información, la supervisión y los procedimientos.
Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia,
asegura la efectividad previene que se violen las normas y los
principios contables e general aceptación. Los procedimientos de
control directo y las limitaciones del control interno.
El alcance de estas metas están centradas principalmente en los
26
económica-financiera de la entidad, necesaria esta para la
posterior toma de decisiones por parte de la Dirección. De ahí la
importancia de fijar y definir unos objetivos de control interno por
áreas administrativa-contable por los que circula una transacción
con el fin de establecer un sistema que defina las técnicas y
procedimientos de control necesarios para el logro de tales
objetivos.
2.1.1.8 Objetivos del Control Interno
El control interno, deberá contribuir al cumplimiento de los
siguientes objetivos:
Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones
bajo principios
Éticos y de transparencia.
Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la
información.
Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad
para otorgar
Bienes y servicios públicos de calidad.
Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida,
27
La obtención de la información financiera oportuna,
confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión
y el control.
Promover la obtención de la información técnica y otro tipo
de información financiera, para utilizarla como elemento útil
para la gestión y el control.
Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y
conservación de los recursos financieros, materiales,
técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la
entidad.
Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el
logro de sus objetivos y misión.
Asegurar que todas las acciones institucionales en la
entidad se desarrollen en el marco de las normas
constitucionales, legales y reglamentarias.
En resumen el ambiente de control, el sistema contable, los
28 2.1 .1.9 Procedimientos de Control Interno
Existen muchos más variados procedimientos de control interno
que se lo pueden aplicar a empresa, y que cada una implementa
los que mejor se acomoden a la actividad que desarrolla y le
brinden un mayor beneficio.
Arqueos periódicos de caja para verificar que las
transacciones hechas sean las correctas.
Control de asistencia de los trabajadores
Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan
solamente por personas autorizadas teniendo también un
fundamento lógico.
Delimitar funciones y responsabilidades en todos los
departamentos de la entidad
Hacer un conteo físico de los activos que en realidad
existen en la empresa y cotejarlos con los que están
registrados en los libros de contabilidad.
Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y
fuera de la compañía es el fácil manejo para las personas
29
Controlar el acceso de personas no autorizadas a los
diferentes departamentos de la empresa.
Verificar que se están cumpliendo con todas las normas
tanto tributarias, fiscales y civiles
Analizar si los rendimientos financieros e inversiones
hechas están dando los resultados esperados
2.1.1.10 Limitaciones de la Actividad de un Sistema de Control Interno
“El control interno es el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, metas y principios, normas y
procedimientos necesarios de verificación y evaluación adoptadas
por una entidad, con el fin de procurar que toda las actividades,
operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas
por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
El control interno contribuye mucho a proteger contra los errores y
el fraude, además de garantizar la confiabilidad de los datos
contables. Con todo es importante reconocer la existencia de
30
Pueden cometerse errores en la aplicación de los controles
porque no se entienden bien las instrucciones, por juicios
incorrectos, por negligencia, distracción o fatiga.
Desde este punto de vista no es posible establecer controles que
brinden protección absoluta contra el fraude y el desperdicio; una
seguridad razonable en este aspecto es lo máximo que puede
obtenerse generalmente”.11
“Infortunadamente, algunas personas tienen expectativas
mayores e irreales. Consideran que el Control Interno puede
asegurar el éxito de una entidad, esto es, el cumplimiento de los
objetivos básicos del negocio, o cuando menos, la supervivencia.
El control interno efectivo sólo puede ayudar a que una entidad
logre sus objetivos. Puede proporcionar información administrativa
sobre el progreso de la entidad, o hacia su consecución.
El control interno no asegura éxito ni supervivencia; el control
interno puede asegurar la confiabilidad de la información
financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones.
Esta convicción es equivocada. Un sistema de control interno, no
importa qué tan bien ha sido concebido y operado, puede proveer
31
solamente seguridad razonable - no absoluta - a la administración
y a la junta directiva mirando la consecución de los objetivos de
una entidad. La probabilidad de conseguirlos está afectada por
limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno, por
ejemplo los juicios en la toma de decisiones pueden ser
defectuosos y las fallas pueden ocurrir por simples errores o
equivocaciones. Adicionalmente los controles pueden estar
circunscritos a dos o más personas, y la administración tiene la
capacidad de desbordar el sistema. Otro factor de limitación es
que el diseño de un sistema de control interno puede reflejar
estrechez de recursos y los beneficios de los controles se deben
considerar con relación a sus costos.
La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier
entidad pública o privada a obtener logros significativos en su
desempeño con eficiencia, eficacia y economía, indicadores
indispensables para el análisis, toma de decisiones y
cumplimiento de metas.”12
“Ninguna estructura de control interno, por muy óptima que sea,
puede garantizar por sí misma, una gestión eficiente y registros e
información financiera integra, exacta y confiable, ni puede estar
32
libre de errores, irregularidades o fraudes, especialmente, cuando
aquellas tareas competen a cargos de confianza. Por ello
mantener una estructura de control interno que elimine cualquier
riesgo, puede resultar un objetivo imposible y, es probable que,
más costoso que los beneficios que se considere obtener de su
implementación.”13
2.1.1.11 Control Interno Contable – Financiero
De manera general comprende los procedimientos de
Autorización y aprobación de operaciones financieras, la
asignación, custodia, registro e informes contables, los controles
físicos sobre los activos y auditoria interna.
El control financiero básicamente se diseña con el objeto de
suministrar seguridad razonable como:
Que toda transacción se ejecute con las autorizaciones generales
o específicas de la gerencia o máxima autoridad de una entidad.
Que las transacciones se registren de acuerdo a la naturaleza de
las operaciones y permitan la elaboración de estados financieros
de conformidad con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
33
Que el acceso de los activos, documentos y archivos solo se
permita con autorización de la gerencia o autoridad competente
reconocida.
Debe proporcionar información veraz y oportuna, ser un
instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad, orienta a
la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y
controlar operaciones, establece las responsabilidades de las que
intervienen en las operaciones y así detectar causas y orígenes.
2.1.1.12 Documentación del conocimiento del Control Interno
Para evaluar el control interno de una empresa el auditor utiliza
métodos para obtener así un conocimiento funcional de cada
control. El método utilizado son los cuestionarios.
Cuestionario de Control Interno
“El método tradicional de descripción consiste en llenar un
cuestionario estandarizado de control interno. Muchos despachos
contables han diseñado su propio cuestionario para ello.
Generalmente contiene una sección para cada ciclo importante de
transacciones; esto permite dividir el llenado del cuestionario
entre varios miembros del personal de la auditoria”14
34 2.2 MARCO CONCEPTUAL
2.2.1. Proceso Administrativo
Métodos y procedimientos fundamentales mediante los que una
organización coordina o regula sus acciones15
La administración como una actividad compuesta de ciertas
sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este
proceso administrativo formado por cuatro funciones
fundamentales, planeación, organización, ejecución y control.
Constituyen el proceso de la administración. Una expresión
sumaria de estas funciones fundamentales de la administración
es:
1. LA PLANEACIÓN para determinar los objetivos en los
cursos de acción que van a seguirse.
2. LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los
miembros del grupo y para establecer y reconocer las
relaciones necesarias.
15
35
3. LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que
lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y
entusiasmo.
4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen
con los planes.
ADMINISTRACIÓN
Acción de poder, aplicar leyes y cuidar que las cumplan.
Comprende a los funcionarios y otros que desempeñan funciones.
AMBIENTE DE CONTROL
Actitud total, la conciencia y acciones de los administradores.
CONTROL INTERNO
Base donde descansan las actividades y operaciones de una
empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución,
36 DIRECCIÓN
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son
fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la
dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada
una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen
tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr
el futuro surge de los pasos de la planificación y la organización.
Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus
empleados a hacer sus mejores esfuerzos.
ENTREVISTA
Dialogo entre dos personas o mas (entrevistador y entrevistado).
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno se define como el conjunto de principios,
fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y
procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a
las personas que conforman una organización publica, se
constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función
37
generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos
o grupos de interés que deben atender.
INTEGRACIÓN.- Integrar es obtener y articular los elementos
materiales y humanos que la organización y la planeación señala
como necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social.
La planeación nos ha dicho “que” debe hacerse y “cuando”; La
organización nos ha señalado quiénes, dónde y cómo deben
realizar
ORGANIZACIÓN.- Una organización es un conjunto de
elementos, compuesto principalmente por personas, que actúan e
interactúan entre sí bajo una estructura pensada y diseñada para
que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y
otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto
de normas, logren determinados fines, los cuales pueden ser de
lucro o no.
PROCESO ADMINISTRATIVO.- Es el conjunto de fases o
38
PROCESO FINANCIERO.- Debe cumplir diferentes etapas para
establecer una información correcta y real en lo financiero, esto se
basa en la contabilidad, ayudaría para controlar y tener una
información a la auditoria para comprobar la corrección del
producto de la contabilidad.
SUPERVICIÓN.- El propósito esencial de la supervisión es
asegurar el cumplimiento de los objetivos y la calidad razonable
del trabajo en todas sus áreas, así mismo garantizar el
cumplimiento de las tareas asignadas.
2.2.2 Sistema de información aplicable a los informes financieros y a la comunicación e información contable.
A los auditores les interesa principalmente el sistema de
información contable y la manera en que las responsabilidades
del control interno sobre los informes financieros se comunican en
ella, para ayudar a los ejecutivos a alcanzar los objetivos de la
organización. El sistema de información contable se compone de
39
resumir y presentar las transacciones y mantener la
responsabilidad del activo, pasivo y patrimonio unido. Por lo tanto
un sistema contable debería:
1.- Identificar y registrar todas las transacciones válidas.
2.- Describir oportunamente las transacciones con
suficiente detalle para poder clasificarlas e incluirlas en los
informes financieros.
3.- Medir los valores de transacciones de modo que pueda
anotarse su valor monetario en los estados financieros.
4.- Determina el periodo en que ocurrieron las
transacciones para registrarlas en el periodo contable
correspondiente.
5.- Presentar correctamente las transacciones y las
40
2.2.3 Efectividad
“En el proceso de dirección, organización optima entre cinco
elementos, producción, eficiencia, satisfacción, adaptación y
desarrollo”16
Capacidad de lograr un efecto deseado
Permite analizar los rendimientos de una Institución en sus metas
y objetivos programados a los servicios y producción de una
empresa.
2.2.4 Eficiencia
Utilización racional de los recursos productivos, adecuándolos con
la tecnología existente.
En cambio, eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en
cuestión con el mínimo de recursos posibles viable. La eficiencia
se relaciona con la eficacia, son capacidades que registra una
Institución para disponer de sus recursos y el impacto a largo o
mediano plazo que van a tener en el entorno social.
16
41 CAPITULO III
METODOLOGÍA
3.1 DISEÑO O TIPO DE INVESTIGACIÓN
Esta investigación tiene un alcance a desarrollarse por medio de
los siguientes tipos de investigación que se describen a
continuación:
Investigación Explicativa
Se centra en determinar los orígenes o las causas de un
determinado conjunto de fenómenos, donde el objetivo es conocer
por que suceden ciertos hechos ocurridos por falta del Control
Interno.
Nos permite detallar las causas de los eventos ocurridos dentro
de la organización, por falta de control interno, la misma que no se
fortalece.
Investigación Correlacionar
Este tipo de estudios tienen como propósito ordenar, clasificar,
simplificar todos los problemas de la empresa, mediante esta
42
A medida que se implemente en el Hotel Tropical Inn el Control
Interno se tendrá como resultado una información aceptable en la
parte financiera, administrativa en una forma correcta y
transparente.
Las empresas que tienen implementado un sistema de control
interno tienen un buen reflejo de su información financiera, que las
organizaciones que no han implementado las mismas.
Investigación Observacional
La investigación permite observar los hechos tal como ocurren y
sobre todo aquel que nos interesa y que se considera investigar.
3.2 METODOS DE INVESTIGACIÓN
3.2.1 Métodos de Observación Científica
La investigación utilizo los niveles descriptivo, histórico y
científico:
- Descriptivo
Ayuda a conocer las características externas del objeto de estudio
y profundiza el conocimiento del problema para la elaboración de
43
fenómeno debe ser en un lugar y tiempo determinado con el fin de
reunir los detalles suficientes para dar una idea clara.
- Histórico
Permitió investigar cuales fueron los antecedentes económicos de
la institución para proyectarse al análisis actual de las respectivas
áreas de servicio.
- Científico
Teniendo en consideración los conocimientos teóricos se tratara
de establecer en la investigación un lineamiento que responda a
las políticas y Normas de Control Interno, sin dejar de considerar
por ello los Reglamentos y Políticas de cada institución.
- Método deductivo
Es aquel que parte de datos generales aceptados como validos
para llegar a una conclusión de tipo particular.
- Método inductivo
Es aquel que parte de los datos particulares para llegar a
44
- Método de análisis
El análisis es la descomposición de algo en sus elementos. El
método analítico consiste en la separación de las partes de un
todo para estudiarlas en forma individual.
- Método de Síntesis
La síntesis es la reconstrucción de todo lo descompuesto por el
análisis.
Cuando se utiliza el análisis sin llegar a la síntesis, los
conocimientos no se comprenden verdaderamente y cuando
ocurre lo contrario el análisis arroja resultados ajenos a la
realidad.
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA
3.3.1 Población
Grupo de personas u objetos que poseen alguna característica
45
“Igual denominación se da al conjunto de datos que se ha
obtenido en una investigación”17
La población del objeto de investigación, fue considerada entre
los señores: Presidente, gerente, administrador y empleados de la
institución.
ELEMENTOS NUMERO
Presidente 1
Gerente 1
Administrador 1
Contador 1
Recepcionista 3
Cocinera 2
Camareras 2
Lavandera 1
Guardia 1
TOTAL 13
Fuente: Administrador de la institución
Elaboración: Nancy Magali Falcones Moreira
17
46 3.3.2 Muestra
“Se define como subgrupo de la población.”18
Es la parte de la población que se selecciona.
“La muestra en sentido genérico, es una parte del universo, que
reúne todas las condiciones o característica de la población, de
manera que sea lo mas pequeña posible, pero sin perder
exactitud.” 19
Considerando que la población en la presente investigación es
reducida, se la utilizo también como muestra de la misma.
3.4 FUENTES Y TÉCNICAS
Fuentes
Fuentes primarias (o directas): son los datos obtenidos
"de primera mano", por el propio investigador o, en el caso
de búsqueda bibliográfica, por artículos científicos,
monografías, tesis, libros o artículos de revistas
especializadas originales, no interpretados; me permitió tener información de primera mano por parte de los
Directivos.
18 Sundman, 1976
19
47
Fuentes secundarias consisten en resúmenes,
compilaciones o listados de referencias, preparados en
base a fuentes primarias. Es información ya procesada.
TÉCNICAS
Técnica de la Observación
Esta técnica es muy importante porque permitió observar
atentamente los fenómenos, casos o hechos, tomar la
información y registrarla para su posterior análisis. Es la técnica
mas utilizada en casi todas las fases de un examen por medio de
ella el auditor verifica ciertos hechos y circunstancias
relacionados con la forma de ejecución de las operaciones donde
se cuenta como el personal realiza las operaciones.
Técnica escrita
Dentro de esta técnica tenemos:
Análisis Determinar la composición o contenido ,
clasificándolas y separándolas en elementos y partes
Establecer la relación exacta entre dos conjuntos de datos
relacionados, separados e independientes.
Cerciorarse de la autenticidad de la información que revela
48 Entrevista
“Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma
verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes
responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son
usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del
sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán
afectados por la aplicación propuesta. El analista puede
entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos
analistas prefieren este método a las otras técnicas que se
estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre
son la mejor fuente de datos de aplicación.”20
Cuestionario de Control Interno
Son cuestionarios previamente formulados que incluyen
preguntas acerca de la forma en que se manejan las
transacciones u operaciones de las personas que intervienen en
su manejo; la forma en que fluyen las operaciones a través de los
puestos o lugares donde se definen o se determinan los
procedimientos de control para la conducción de las operaciones.
Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales
deben ser contestadas por parte de los responsables de las
20
49
distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas,
el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con
procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si
los controles operan tal como fueron diseñados.
La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas
críticas de una manera uniforme y confiable.
Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados,
los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el
manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las
respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada
medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan
una falla o debilidad en el sistema establecido.
Consulta de Expertos o Especialistas
Consiste en preguntar a personas expertas en el dominio que
miden los ítems, sobre su grado de adecuación a un criterio
determinado y previamente establecido en los pasos
anteriormente reseñados en la construcción del cuestionario.
El método de evaluación de expertos se emplea para comprobar
la calidad y efectividad de los resultados de las investigaciones,
tanto en su concepción teórica como en su aplicación en la
práctica social, es decir, el impacto que se espera obtener con la
50
práctica, cuando resulta imposible o muy difícil realizar las
mediciones por métodos más precisos, como puede ser el
experimento, o cuando se desea la valoración de los expertos
antes de realizar un experimento para prever posibles factores de
fracaso.
3.5 UNIDAD DE ANÁLISIS
Para conocer la situacion Administrativa- Financiera del Hotel
Tropical Inn ubicado en la Via Quito Km 11/2 , calle Madrid
diagonal al Hotel zaracay , se realizara un cuestionario de Control
Interno a los directivos de la empresa del Hotel Tropical Inn
(Presidente, gerente), personal del área administrativa
(administrador, contador, secretaria, auxiliar contable,
recepcionista ) y finalmente al personal de apoyo ( cocinera,
mesera, camareras y guardia).
3.6 APLICACIÓN DE CUESTIONARIO
1.- ¿Existe un manual o reglamento por escrito el cual detalle las
responsabilidades y funciones de cada empleado de la empresa?
2.- ¿Reciben los empleados capacitaciones periódicas para la
actualización respectiva de sus funciones?
3.- ¿Solicitan periódicamente, reportes de las actividades de cada
51
4.- ¿Existe un control escrito de las entradas y salidas del
personal?
5.- ¿Se encuentra todo el personal afiliado al IESS?
6.- ¿Existe una persona encargada de los pedidos y compras?
7.- ¿Llevan algún registro de Reporte de Prestamos o
Anticipos-Empleados?
8.- ¿La empresa cuenta con un Sistema de alarma o seguro
contra algún tipo de robo o accidentes?
9.- ¿Supervisan las actividades que realiza el personal en las
diferentes áreas de trabajo?
10.- ¿Considera adecuada la infraestructura del hotel?
11.- ¿Cree usted que existe un buen control en los recursos
financieros?
12.- ¿Las remuneraciones y haberes son canceladas
oportunamente?
13.- ¿La administración motiva a través de incentivos al personal
para el cumplimiento de la misión, visión, y objetivos?
ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS
Para determinar el estado actual de la empresa se utilizó la
técnica de la encuesta, teniendo como instrumento de recolección
de información el Cuestionario de Control Interno, el mismo que
fue aplicado a trece funcionarios de la institución para tener un
52
1.- ¿Existe un manual o reglamento por escrito el cual detalle las responsabilidades y funciones de cada empleado de la empresa?
Indicadores Casos
SI
NO 11
NO SABE 2
TOTAL 13
Análisis de datos
El 85% (11 personas) manifiestan que no existe un manual o
reglamento por escrito el cual detalle l responsabilidades y
funciones de cada empleado de la empresa; el 15% (2 personas)
desconocen del tema.
Realizando el análisis a las respuestas obtenidas vemos que el
85 % no tienen un manual de funciones de cada empleado de la
empresa, el 15 % omite responder, por lo que es necesario un
elaborar un manual.
Tabla No. 1
53
2.- ¿Reciben los empleados capacitaciones periódicas para la actualización respectiva de sus funciones?
Indicadores casos
SI 5
NO 7
NO SABE 1
TOTAL 13
Análisis de datos
Del personal encuestado (5 personas) el 38% manifiestan que si
se realizan capacitaciones al personal, el 54 % (7 personas) que
no y el 8 %(1 persona) no contesta.
Una vez realizada la observación se corrobora que efectivamente
no se cumple con capacitaciones al personal, en el porcentaje
reflejado en el cuadro referido (54+8 = 62%).
