MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS CLIENTES DE LA EMPRESA DISFARMA GC S.A.S

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Tabla de contenido

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y ANÁLISIS DE

LOS CLIENTES DE LA EMPRESA DISFARMA GC S.A.S ... 1

OBJETIVO DEL MANUAL: ... 4

GLOSARIO: ... 5

1. PROCESO PARA ESTUDIOS DE CRÉDITO ... 6

1.1. GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ... 6

1.2. PLANTILLA DE EVALUACION DE ESTUDIO CRÉDITO ... 8

1.2.1 SITUACIÓN FINANCIERA: ... 8

1.2.2. ESTADO DE RESULTADOS: ... 11

1.2.2. INDICADORES FINANCIEROS: ... 13

1.2.3. OBSERVACIONES: ... 14

1.2.4. EVALUACIÓN: ... 21

1.2.5. MATRIZ ... 23

1.2. ENTREGA DE ESTUDIO CRÉDITO AL COMITÉ... 23

1.1 SEGUIMIENTO DE ESTUDIO CRÉDITO ... 24

2. INFORME DE USOS SEMANAL ... 25

3. PROCESO PARA INGRESAR INFORMACIÓN DE UN CLIENTE EN LA BASE DE DATOS. ... 29

4. DESCUENTOS ESPECIALES... 32

5. RECAUDOS ... 34

5.1. RECAUDO DISTRIBUIDORA + HOSPITALES ... 34

5.2. RECAUDO DISPENSACIÓN ... 34

6. REEVALUACIONES ... 35

7. PROCESO PARA INFORME MENSUAL DE CRÉDITOS ... 36

7.1. ESTUDIOS CRÉDITO... 36

7.2. USO DEL CUPO ... 38

7.3. RANGO DE USOS ... 43

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3 TABLA FIGURAS

Figura 1 Situación financiera ... 10

Figura 2 Estado de resultado ... 12

Figura 3 Indicadores financieros ... 13

Figura 4 Contratos anexos ... 14

Figura 5 Información del cliente ... 15

Figura 6 Clientes ... 15

Figura 7 Datos cliente ofimática ... 15

Figura 8 ERP ... 16

Figura 9 Descargue de cartera ... 17

Figura 10 Descargue facturación ... 17

Figura 11 Fecha facturación ... 18

Figura 12 Datos BI ... 18

Figura 13 EBITDA ... 19

Figura 14 Score ... 23

Figura 16 Descargue de cartera ... 26

Figura 17 Extracto de pagos ... 27

Figura 18 Datos generales ... 28

Figura 19 Uso% ... 28

Figura 20 Info financiera ... 29

Figura 21 Info financiera 2 ... 30

Figura 22 Dispensación ... 35

Figura 23 Reevaluaciones ... 35

Figura 24 Estudio crédito 2020-2021 ... 37

Figura 25 Estudio de crédito mes-mes ... 38

Figura 26 Estudio crédito por asesor ... 38

Figura 27 Uso por asesor ... 40

Figura 28 Uso por mes ... 41

Figura 29 Clientes generales y hospitales ... 42

Figura 31 Cliente generales ... 43

Figura 32 Clientes generales por asesor ... 43

Figura 33 Rango de uso ... 44

Figura 34 Uso por mes ... 44

Figura 35 Rango uso por asesor ... 45

Figura 36 Uso por asesor ... 46

Figura 37 Crédito y contado por asesor ... 46

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4 OBJETIVO DEL MANUAL:

Presentar y unificar aquellos instructivos sobre los procesos que se realizan en la gestión financiera, más específicamente en la selección y análisis de los clientes de la empresa Disfarma GC SAS. En él se suministrará la información necesaria para el desarrollo de las actividades que se realizan en el momento del análisis crediticio de los clientes nuevos y antiguos que llegan a Disfarma GC SAS.

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5 GLOSARIO:

 FINANCIERO (FREENAS): Es un mecanismo que proporciona almacenamiento en la red dentro de la empresa, siendo uno de los sistemas UNIX más fiables.

 TIPO DE CARTERA: Es la forma en la que se distribuyen los clientes por la cartera

que manejan, en la empresa existe diferentes tipos, como: clientes generales, hospitales, empleados y transportadoras.

 USO%: El porcentaje de uso que tiene un cliente respecto a su cupo y el saldo que tiene.

 OFIMÁTICA: Es un software, creado por OFIMA SAS, donde se maneja toda la gestión interna de la empresa.

 PROM CART: Es el promedio de días que se demoran en recuperar la cartera de un cliente.

 ERP: Un software creado de manera personalizada para la gestión que se maneja a nivel de la empresa DISFARMA GC SAS

 MAESTRO DE CLIENTES: Es un archivo que se descarga del software ERP y que brinda la información necesaria sobre cada cliente registrado en la empresa.

 CIFIN: Es un buró de crédito que hace parte de la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia.

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6 1. PROCESO PARA ESTUDIOS DE CRÉDITO

1.1. GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El área Comercial (Asesores) envía al Área Financiera la documentación requerida para el estudio crédito. Esta documentación se puede enviar en físico o al correo electrónico.

CHECK LIST DE DOCUMENTOS PARA ESTUDIO DE CRÉDITO

Solicitud de crédito completamente diligenciada y firmada por el representante legal.

Pagaré y carta de instrucciones firmados correctamente.

* Debe estar firmado completamente en blanco.

* Huella con tinta negra.

* Se deben diligenciar todos los espacios solicitados en la firma.

* Al lado izquierdo debe firmar el representante legal, con NIT y sello de la empresa.

* Al lado derecho debe firmar el codeudor con cédula.

* Si el representante legal es el mismo codeudor, debe firmar en los dos espacios, en el izquierdo con NIT de la empresa y en el derecho con cédula.

* Si hay más de un codeudor deben firmar otro pagaré y otra carta de instrucciones en el cual firma nuevamente el representante legal al lado izquierdo y en el derecho firma el segundo codeudor.

Fotocopia de la cédula del representante legal y codeudor.

Cámara de Comercio actualizada (no mayor 30 días) RUT

Estados financieros último año fiscal cerrado y corte más reciente de la vigencia actual con sus respectivas notas de cada corte.

Referencias comerciales de proveedores con fecha de expedición no mayor a 30 días, (mínimo 3)

Manual

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7 Declaración de renta del último año gravable

Formato de presentación del cliente

Contratos vigentes o certificaciones expedidas por la entidad (opcional) Composición accionaria

Tabla 1, Check list.

Fuente: Departamento financiero, Disfarma GC SAS

El área Financiera (Auxiliar financiera) con el fin de dar iniciar al estudio de crédito, revisa toda la documentación la cual debe estar completa si se deben solicitar los documentos faltantes se hace vía correo electrónico al asesor con copia a la Ing. Ximena Atuesta.

Cada cliente debe tener una carpeta digital con su nombre con el que aparece en Ofimática, la cual contiene los estudios crédito que se le han realizado. Si al cliente no se le han realizado estudios se debe crear la carpeta con su nombre. Estas carpetas están ubicadas en la siguiente ruta, en el sistema interno de la empresa:

Financiero\Mi unidad\FINANCIERA Freenas\ANALISIS CLIENTES\ANÁLISIS DE

CLIENTES 2020

En la carpeta con el nombre del cliente se crea una subcarpeta con la fecha del estudio que estamos realizando por ejemplo Estudio-diciembre 2020, en esta subcarpeta se deben guardar todos los documentos que los asesores envíen y se deben imprimir.

 Si los documentos se enviaron por correo electrónico, se deben descargar y guardar en la carpeta con su respectivo nombre.

 Si de lo contrario estos fueron enviados en físico se deben escanear y guardar con su respectivo nombre.

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8 En la ruta relacionada en el punto anterior se encontrarán tres subcarpetas llamadas.

 CLIENTES EN ESTUDIO: En esta carpeta guardaremos los clientes que están actualmente en estudio o los que tienen documentos pendientes.

 CLIENTES PENDIENTES POR CARTA: En esta carpeta guardamos los clientes que ya

se les ha realizado el análisis de la información financiera y se han pasado a la Ing. Ximena Atuesta para su evaluación con el comité de crédito, y está pendiente la carta de aprobación de cupo, la cual es enviada por el área de cartera y debe ser guardada o escaneada en la carpeta.

 PREVALORIZACIONES DE INDICADORES: En esta carpeta guardamos los estudios especiales que se solicitan.

1.2. PLANTILLA DE EVALUACION DE ESTUDIO CRÉDITO

La plantilla de evaluación de estudios crédito es una herramienta, la cual está diseñada para realizar la evaluación de la información financiera suministrada por el cliente, esta plantilla se encuentra ubicada en la siguiente ruta:

Financiero\Miunidad\FINANCIERA Freenas\ANALISIS CLIENTES\ANÁLISIS DE

CLIENTES 2020/Plantilla evaluación.

La plantilla consta de seis hojas, las cuales son:

1.2.1 SITUACIÓN FINANCIERA:

En esta hoja se va a digitar el nombre del cliente con su respectivo NIT en la casilla Nombre de la empresa y las fechas de corte de los estados financieros.

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9 Debajo de cada fecha de corte, se transcribe el balance general o estado de la situación financiera.

La plantilla tiene unas celdas amarillas oscuras que corresponden al Disponible, Cuentas por cobrar a clientes, inventario, obligaciones financieras corrientes proveedores, costos y gastos por pagar, obligaciones financieras no corrientes, resultado del ejercicio y resultados de ejercicios anteriores y otras celdas amarillas más claras a las cuales se les puede cambiar el nombre o agregar más filas si es necesario. Una vez diligenciado el balance general, se debe verificar que la última casilla, donde dice Prueba, el valor sea $0.

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10 Ejemplo:

NOMBRE DE LA E MP RE S A:

Fecha corte E stados financieros: Más reciente Anterior

30/ 09/ 2020 % Total % Cte 31/ 12/ 2019 % Total

ACTIV OS

ACTIV OS CORRIE NTE S

Disponible $ 3.037.753.000 9,04% 11,12% $ 1.674.171.000 6,28%

Cuentas por cobrar clientes $ 15.267.505.000 45,44% 55,89% $ 13.843.764.000 51,90%

Inventarios $ 4.360.042.000 12,98% 15,96% $ 2.644.189.000 9,91%

INVERSIONES 0,00% 0,00% 0,00%

Activo por impuesto $ 125.729.000 0,37% 0,46% $ 23.483.000 0,09%

Otras cuentas por cobrar $ 4.524.556.000 13,47% 16,56% $ 1.837.658.000 6,89%

Otros activos corriente 0,00% 0,00% 0,00%

deudores varios 0,00% 0,00% 0,00%

Otros activos corriente 0,00% 0,00% 0,00%

TOTAL ACTIV O CORRIE NTE $ 27. 315. 585. 000 81, 30% $ 20. 023. 265. 000 75, 07%

ACTIV OS NO CORRIE NTE S

Ppdad, planta y equipo $ 5.245.720.000 15,61% $ 5.609.521.000 21,03%

Propiedades de inversion $ 930.320.000 2,77% $ 932.948.000 3,50%

Activos intangibles $ 5.528.000 0,02% $ 2.628.000 0,01%

Activos por impuestos no corrientes $ 102.952.000 0,31% $ 103.053.000 0,39%

TOTAL ACTIV OS NO CORRIE NTE $ 6. 284. 520. 000 18, 70% $ 6. 648. 150. 000 24, 93%

TOTAL ACTIV OS $ 33. 600. 105. 000 $ 26. 671. 415. 000

P AS IV OS

P AS IV O CORRIE NTE

Obligaciones fcras cp $ 2.110.855.000 10,02% 13,54% $ 1.905.896.000 11,83%

Proveedores $ 7.433.357.000 35,30% 47,67% $ 7.871.914.000 48,88%

ctos y gtos x pagar $ 5.146.196.000 24,44% 33,00% $ 967.708.000 6,01%

impuestos 0,00% 0,00% $ 211.432.000 1,31%

Beneficios a empleados a corto plazo $ 279.374.000 1,33% 1,79% $ 231.716.000 1,44%

Deudas con accionistas 0,00% 0,00%

Pasivos no financieros $ 623.043.000 2,96% 4,00% $ 215.066.000 1,34%

TOTAL P AS IV O CORRIE NTE $ 15. 592. 825. 000 74, 05% $ 11. 403. 732. 000 70, 81%

P asivo No Corriente

Obligaciones fcra lp $ 5.389.781.000 25,59% $ 4.630.982.000 28,76%

Pasivos por impuestos no corrientes $ 75.489.000 0,36% $ 69.325.000 0,43%

pasivos estimados y provisiones 0,00% 0,00%

Otros pasivos no corriente 0,00% 0,00%

TOTAL P AS IV O NO CORRIE NTE $ 5. 465. 270. 000 25, 95% $ 4. 700. 307. 000 29, 19%

TOTAL P AS IV OS $ 21. 058. 095. 000 62, 67% $ 16. 104. 039. 000 60, 38%

P ATRIMONIO

Resultados del ejercicio $ 1.974.635.000 15,74% $ 1.131.492.000 10,71%

resultados ejercicios anteriores $ 4.908.238.000 39,13% $ 3.889.896.000 36,81%

Capital $ 3.650.000.000 29,10% $ 3.650.000.000 34,54%

Superavit por revaluacion $ 1.300.000.000 10,37% $ 1.300.000.000 12,30%

reservas $ 709.137.000 5,65% $ 595.988.000 5,64%

TOTAL P ATRIMONIO $ 12. 542. 010. 000 37, 33% $ 10. 567. 376. 000 39, 62%

Total P asivo + P atrimonio $ 33. 600. 105. 000 $ 26. 671. 415. 000 Prueba $ - $ -

S ITUACION FINANCIE RA

X X X X X X X X X Nit. X X X X X

Figura 1 Situación financiera

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11 1.2.2. ESTADO DE RESULTADOS:

En esta hoja se va a trascribirá el estado de resultados debajo de cada fecha de corte.

La plantilla tiene una celda amarilla oscura que corresponde a los Ingresos operacionales o ventas del periodo y otras amarillas más claras a las cuales se les puede cambiar el nombre o agregar más filas si es necesario.

Una vez diligenciado el estado de resultados debemos verificar que el valor de la ganancia neta sea el mismo valor de la celda Resultados del ejercicio de la hoja Situación financiera.

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12

La empresa presenta información financiera comparativa a cierre de 31/12/2019 – 31/12/2020, para el año 2020 cuenta con un capital de trabajo de $4.175.785.970 respecto al año comparativo se presentó un aumento de $1.170.385.112, esto a causa de que disminuyo el pasivo y el activo aumento. Sus indicadores

de liquidez reflejan que la empresa cuenta con $1,84 de sus activos a corto plazo para cubrir cada peso adeudado y sin recurrir a sus inventarios. Cuenta con $1,35 de prueba acida lo que indica que la empresa

comparada con el año anterior aumento su activo y disminuyo el pasivo, pese a esto la empresa podría presentar problemas de liquidez a corto plazo. Su nivel de endeudamiento es de 53,56%, 11,84% menos con

respecto al año 2019 indicando que podría tener dificultades en el apalancamiento financiero. Su periodo de recaudo de cartera es de 400 días presentando un aumento de 260 días con respecto al año comparativo, esto indica que la empresa presenta un déficit en el cobro y que sus ventas disminuyeron significativamente,

por otra parte el promedio de días de pago a proveedores es de 536 días este indicador también aumento significativamente para el año 2020, 392 es decir la empresa disminuyo los costos, la utilidad neta aumento

$552MM y las ventas disminuyeron $8.508.866.791 presentando una rentabilidad neta de 32,15%

Ejemplo:

NOMBRE DE LA E MP RE S A:

Fecha corte E stados financieros: 30/ 09/ 2020 % ing 31/ 12/ 2019 % Ing

Ingresos Operacionales $ 29.836.538.000 $ 27.850.062.000

Ingresos $ 178.354.000 $ 494.848.000

Ingresos

Costo $ 20.838.540.000 69,43% $ 21.326.551.000 75,24%

Utilidad bruta $ 9. 176. 352. 000 30, 57% $ 7. 018. 359. 000 24, 76%

Gastos Administrativos $ 6.475.132.000 21,57% $ 4.187.206.000 14,77%

Gtos venta 0,00% 0,00%

Otros gastos 0,00% 0,00%

Utilidad Operacional $ 2. 701. 220. 000 9, 00% $ 2. 831. 153. 000 9, 99%

Gastos no operacionales 0,00% 0,00%

Gastos financieros $ 735.320.000 2,45% $ 1.054.905.000 3,72%

Ingresos no operacionales 0,00% 0,00%

Ingresos financieros $ 15.000.000 0,05% $ 4.453.000 0,02%

Ganancia o perdida antes de impuestos1. 980. 900. 000$ 6, 60% $ 1. 780. 701. 000 6, 28%

Impuestos riqueza 0,00% 0,00%

Impuesto renta $ 6.265.000 0,02% $ 649.209.000 2,29%

Impuesto cree 0,00% 0,00%

Ganancia neta $ 1. 974. 635. 000 6, 58% $ 1. 131. 492. 000 3, 99%

X X X X X X X X X Nit. X X X X X E S TADO DE RE S ULTADOS

Figura 2 Estado de resultados

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13 1.2.2. INDICADORES FINANCIEROS:

En esta hoja, la herramienta crédito arrojará unos datos los cuales están formulados y traídos de las dos primeras hojas. Estos indicadores se deben analizar y en el espacio en blanco se debe digitar una descripción de lo que se pudo concluir una vez fue analizada la información.

Ejemplo:

E MP RE S A:

ACTIV O CTE $ 9.152.330.735 $ 4.175.785.970 ACTIV O CTE $ 8.205.887.252 $ 3.005.400.858 P AS IV O CTE $ 4.976.544.765 54,37% P AS IV O CTE $ 5.200.486.394 63,38%

ACTIV O CTE $ 9.152.330.735 ACTIV O CTE $ 8.205.887.252 P AS IV O CTE $ 4.976.544.765 P AS IV O CTE $ 5.200.486.394 ACTIV O CTE -INV $ 6.740.125.254 ACTIV O CTE -INV $ 5.719.521.046 P AS IV O CTE $ 4.976.544.765 P AS IV O CTE $ 5.200.486.394 TOTAL P AS IV O $ 4.976.544.765 TOTAL P AS IV O $ 5.449.211.438 TOTAL ACTIV O $ 9.292.264.884 TOTAL ACTIV O $ 8.331.821.401 V E NTAS NE TAS $ 4.457.896.571 V E NTAS NE TAS $ 12.966.763.362 ACTIV O TOTAL $ 9.292.264.884 ACTIV O TOTAL $ 8.331.821.401 V E NTAS NE TAS $ 4.457.896.571 V E NTAS NE TAS $ 12.966.763.362 ACTIV OCTE -P AS CTE $ 4.175.785.970 ACTIV OCTE -P AS CTE $ 3.005.400.858

V E NTAS $ 4.457.896.571 V E NTAS $ 12.966.763.362

CTAS P OR COBRAR CLIE NTE S$ 4.959.447.429 CTAS P OR COBRAR CLIE NTE S$ 5.031.249.944 CTAS P OR COBRAR CLIE NTE S$ 4.959.447.429 CTAS P OR COBRAR CLIE NTE S$ 5.031.249.944 V E NTAS NE TAS $ 4.457.896.571 V E NTAS NE TAS $ 12.966.763.362 INV E NTARIOS $ 2.412.205.481 INV E NTARIOS $ 2.486.366.206 COS TO DE V E NTA *360$ 2.029.658.648 COS TO DE V E NTA *360$ 9.571.654.382 CTAS P OR P AGAR $ 3.021.009.484 CTAS P OR P AGAR $ 3.821.512.502

COMP RAS $ 2.029.658.648 COMP RAS $ 9.571.654.382

UTILIDAD BRUTA $ 2.428.237.923 UTILIDAD BRUTA $ 3.395.108.980 V E NTAS NE TAS $ 4.457.896.571 V E NTAS NE TAS $ 12.966.763.362 UTILIDAD OP E RACIONAL$ 1.808.513.577 UTILIDAD OP E RACIONAL$ 2.044.587.399 V E NTAS NE TAS $ 4.457.896.571 V E NTAS NE TAS $ 12.966.763.362 UTILIDAD NE TA $ 1.433.110.154 UTILIDAD NE TA $ 881.403.129 V E NTAS NE TAS $ 4.457.896.571 V E NTAS NE TAS $ 12.966.763.362 UTILIDAD NE TA $ 1.433.110.154 UTILIDAD NE TA $ 881.403.129 ACTIV O TOTAL $ 9.292.264.884 ACTIV O TOTAL $ 8.331.821.401 ACTIV O TOTAL $ 9.292.264.884 ACTIV O TOTAL $ 8.331.821.401 P ATRIMONIO TOTAL $ 4.315.720.117 P ATRIMONIO TOTAL $ 2.882.609.964 AP ALANCAMIE NTO FINANCIE RO 2,15 AP ALANCAMIE NTO FINANCIE RO 2,89

RE NTABILIDAD NE TA 32,15% RE NTABILIDAD NE TA 6,80%

ROTACION DE L ACTIV O TOTAL 0,48 ROTACION DE L ACTIV O TOTAL 1,56 CAP ITAL DE

TRABAJO

RAZON CORRIE NTE

P RUE BA ACIDA

NIV E L DE E NDE UDAMIE NTO

ROTACION DE L ACTIV O TOTAL

6, 80%

X X X X X X X X Nit. X X X X

31/ 12/ 2020 31/ 12/ 2019

1,56

4,31

400, 50

1, 84

$

1, 35

$

53, 56%

0,48

535, 84

427,85

RE NTABILIDAD NE TA RE NTABILIDAD

BRUTA RE NTABILIDAD OP E RACIONAL ROTACION K DE

TRABAJO

ROTACION DE 0,90 CARTE RA

P E RIODO DE COBRO

ROTACION DE INV E NTARIOS DIAS P ROME DIO

P AGO P ROV E E

40,57%

32, 15%

10, 58%

15, 42%

2,89

30, 58%

2,15

33, 21%

RE NTABILIDAD DE L ACTIV O AP ALANCAMIE NTO

FINANCIE RO

S IS TE MA DUP ONT

La empresa presenta información financiera comparativa a cierre de 31/12/2019 – 31/12/2020, para el año 2020 cuenta con un capital de trabajo de $4.175.785.970 respecto al año comparativo se presentó un aumento de $1.170.385.112, esto a causa de que disminuyo el pasivo y el activo aumento. Sus indicadores

de liquidez reflejan que la empresa cuenta con $1,84 de sus activos a corto plazo para cubrir cada peso adeudado y sin recurrir a sus inventarios. Cuenta con $1,35 de prueba acida lo que indica que la empresa

comparada con el año anterior aumento su activo y disminuyo el pasivo, pese a esto la empresa podría presentar problemas de liquidez a corto plazo. Su nivel de endeudamiento es de 53,56%, 11,84% menos con

respecto al año 2019 indicando que podría tener dificultades en el apalancamiento financiero. Su periodo de recaudo de cartera es de 400 días presentando un aumento de 260 días con respecto al año comparativo, esto indica que la empresa presenta un déficit en el cobro y que sus ventas disminuyeron significativamente,

por otra parte el promedio de días de pago a proveedores es de 536 días este indicador también aumento significativamente para el año 2020, 392 es decir la empresa disminuyo los costos, la utilidad neta aumento

$552MM y las ventas disminuyeron $8.508.866.791 presentando una rentabilidad neta de 32,15%

93,51

143, 73

26,18%

15,77%

1, 58

$

1, 10

$

65, 40%

2,58

139, 68 1,07

54,47%

Espacio en blanco para digitar una descripción de lo que se pudo concluir una vez fue analizada la información.

Figura 3 Indicadores financieros

(14)

14 1.2.3. OBSERVACIONES:

En esta hoja se hace un breve resumen del cliente, donde se especifica:

 La fecha en la que fue matriculada la empresa en la Cámara de Comercio, su actividad

económica, quien es su representante legal, valor de su capital.

 Los siguientes datos se encuentran en la Cámara de Comercio:

 Fecha de matrícula en Cámara de Comercio Actividad económica

 Nombre del representante legal Valor de su capital.

 Seguido de esto, si el asesor envió anexos es decir contratos, se debe escribir con quien es el contrato, cual es el objetivo, el valor del contrato y el plazo del contrato.

 Después de los anexos se encontrará el siguiente cuadro el cual a continuación se explicará cómo se debe llenar.

Figura 4 Contratos anexos

(15)

15

Figura 7 Datos cliente ofimática Figura 5 Información del cliente

 Para conocer el Cupo Administrado, la Condición de pago y el Descuento Financiero se ingresa por el módulo MAESTROS, se selecciona la opción Clientes y se realiza la búsqueda, ya sea por NIT o Nombre del cliente.

 Una vez se seleccione el cliente que se necesita, en el recuadro DATOS COMERCIALES se encontrara su Cupo crédito, Plazo, Descuento comercial y Descuento financiero

Figura 6 Clientes

(16)

16 Fuente: Departamento financiero, Disfarma GC SAS

 El uso de su cupo actual y el promedio de cartera de los últimos 6 meses se encuentra en el archivo ubicado en la siguiente Ruta:

Financiero > Miunidad > Freenas > ANALISIS RENTABILIDAD >

CARTERA > 2021 > Informe Usos.

En el cual se filtra el cliente que se necesita y se toma el porcentaje de uso% del promedio de los tres últimos meses y su promedio de rotación de cartera.

 La cartera actual se encuentra en el siguiente aplicativo https://apps.disfarma.com.co/ofimatica/front-end/login

Ingresando por la parte de Consulta de Cartera se podrá realizar la búsqueda ya sea por NIT o por el nombre del cliente y de ahí saldrán los valores de las edades de la cartera

Figura 8 ERP

(17)

17

Figura 9 Descargue de cartera

 Facturación a la fecha: Para tener el dato de la facturación del cliente a la fecha se debe generar un informe de Ofimática ingresando al módulo Cotizaciones-Pedidos-Facturas en la siguiente ruta:

Para generar el informe se digita la fecha inicial y la fecha final de las ventas del periodo que se necesiten. Para este caso, se debe tener en cuenta la fecha de corte que presente el BI ,es decir, si el BI está a cierre de x mes se debe tener en cuenta la facturación desde ese cierre hasta la fecha actual.

Figura 10 Descargue facturación

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18 Ejemplo:

 Para obtener los datos de BI tanto del 2021 como del 2020 que son: Reevaluaciones, CxC acumuladas, Recaudo, facturación, FactRegul, MB, Descuento por recaudo y EBITDA. Se debe ingresar al archivo que está ubicado en la siguiente ruta:

Financiero\Miunidad\FINANCIERAFreenas\ANALISISRENTABILIDAD\1.DISTRIB

UIDORA\2020\BI DISTRIBUIDORA.

Figura 12 Datos BI

Se filtra el cliente al que se le va a realizar la consulta y se toma los siguientes datos:

Reeval: Se tomará el valor Total acumulado. (No se tendrá en cuenta el total de cada trimestre)

CxC Acumuladas: Se toma el valor del último corte (mes).

Recaudo: Se toma el valor Total acumulado. (No se tendrá en cuenta el total de cada trimestre)

Facturación: Se toma el valor Total acumulado. (No se tendrá en cuenta el total de cada trimestre)

MB: Se toma el valor Total acumulado, de MB%_A en porcentaje (%)

Figura 11 Fecha facturación

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19 Dcto PP Recaudo: Se tomará el valor Acumulado de DCTO PP RECAUDO que aparece en pesos ($), y el valor que aparece en %DctoPP/fact

EBITDA: Se tomará el valor Total acumulado, de EBITDA_A en pesos ($) y EBIT%_A en porcentaje (%).

Ejemplo:

Figura 13 EBITDA

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20 En esta hoja, la herramienta trae unos valores de los estados financieros como lo son Total activos, CxC a clientes, Inventarios y Propiedad Planta y Equipo, Total pasivo, Proveedores, Obligaciones financieras a corto y a largo plazo.

Si se conoce la información detallada de sus CXC A CLIENTES y PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO se deben digitar en la plantilla.

La evaluación de los deudores se realizará de la siguiente forma:

CONSULTAR CIFIN: Para este punto se solicita el apoyo de la señora Rosa Rueda del área de crédito y cartera, para la consulta del CIFIN, ya que es ella la persona encargada de este proceso.

Para solicitar la consulta de CIFIN se debe enviar al siguiente correo electrónico la encargada, foto del “pagaré” de manera que sea legible el documento de identidad y nombre de la persona que lo firma, esta hoja se encuentra en la solicitud de crédito.

Nota: En caso de que la empresa no firme pagaré, debemos adjuntar foto de la hoja titulada

“autorización habeas data” de manera que sea legible el documento de identidad y nombre de la persona que lo firma, esta hoja la encontramos en la solicitud de crédito

CIFIN DEUDOR: Se debe escribir el nombre de la empresa o persona (en caso de ser persona natural) la cual es consultada, el score correspondiente, el endeudamiento total, el endeudamiento como principal y como codeudor, el endeudamiento después del corte de cierre de los estados financieros presentados, adicionalmente se digita la consulta de instrumentos público que tiene la empresa o la persona natural.

Si se presenta alguna novedad, se debe escribir en la casilla de Consulta CIFIN indicando con qué entidad se presenta la mora, la cuenta activa o inactiva embargada a su vez se debe escribir

(21)

21 el número correspondiente a la obligación y las cuotas que se encuentran atrasadas.

CIFIN CODEUDOR: Se debe escribir el nombre de la persona la cual es consultada, el score correspondiente, el endeudamiento total, el endeudamiento como principal y como codeudor, el endeudamiento después del corte de cierre de los estados financieros presentados, adicionalmente, se digita la consulta de instrumentos público que tiene la empresa o la persona natural.

Si se presenta alguna novedad se debe escribir en la casilla de Consulta CIFIN, indicando con qué entidad se presenta la mora, la cuenta activa o inactiva embargada a su vez se debe escribir el número correspondiente a la obligación y las cuotas que se encuentran atrasadas.

1.2.4. EVALUACION:

Para realizar esta hoja, se deben confirmar las referencias comerciales aportadas por los clientes y que el área de cartera nos colabore en la gestión de la consulta del CIFIN.

(22)

22

 CONFIRMAR REFERENCIAS COMERCIALES

En este punto se deben confirmar los datos que aparecen en las referencias comerciales escritas por los proveedores del cliente las cuales son enviadas como aporte al estudio crédito.

Datos para confirmar:

 Cupo crédito actual

 Condición de pago (Plazo)

 Fecha de vinculación con el cliente

 Garantía (Si el cliente firma pagaré o solo manejan la factura)

 Validada por (Nombre de la persona y cargo en la empresa).

Nota: Estas referencias deben pertenecer a la actividad económica de la empresa y deben ser de modalidad crédito.

Una vez confirmados los datos de las referencias comerciales, procedemos a digitar la información validada por el proveedor en la celda que corresponda.

Teniendo en cuenta que en el campo calificación hay una lista desplegable que contiene tres calificaciones, las cuales son: Bueno, Regular y Malo, donde seleccionaremos la indicada, según el concepto que el proveedor nos dé sobre el cliente.

En caso de que la referencia no se haya podido confirmar, se digitan los datos que aparecen en la referencia y en la casilla Verificado con: Se deja una nota donde especifiquemos que la referencia no fue validada.

CONSULTAR CIFIN: Para este punto ya se solicitó el apoyo de la señora Rosa Rueda, del área de crédito y cartera, para la consulta del CIFIN

(23)

23 El área de cartera envía la consulta de CIFIN al correo electrónico, donde encontramos un dígito el cual corresponde a la información score de la empresa o persona a la cual estamos consultando.

Este número se digitará en la celda G46 en caso de ser la consulta del Cliente o deudor y en la celda G47 el score que corresponde a la consulta del Codeudor.

Ejemplo:

Fuente: Departamento financiero, Disfarma GC SAS 1.2.5. MATRIZ

En esta hoja, debemos digitar el Concepto del estudio (Asignación de cupo si su cupo actual es

$0, Aumento si ya tiene un cupo crédito o Re Activación si ya tuvo cupo, pero se inhabilito), Nombre del asesor encargado, Plazo, Cupo actual (Solo en caso de ser Aumento de cupo) y fecha de estudio crédito, la cual corresponde al día en que ya está listo el estudio y se pasará a la Ing. Ximena Atuesta para su evaluación.

Para conocer el nombre del asesor que tiene asignado el cliente se ingresa a Ofimática por el modulo MAESTROS, se selecciona la opción Clientes y se busca por NIT o Nombre del cliente.

Una vez seleccionado el cliente que se quiere consultar, en el recuadro CLASIFICACIÓN, indica el Nombre del asesor (Vendedor) y Su cupo actual y plazo en el recuadro DATOS COMERCIALES.

1.2. ENTREGA DE ESTUDIO CREDITO AL COMITÉ.

Una vez terminada la plantilla de estudio de crédito, se debe imprimir las hojas MATRIZ,

Manual

Figura 14 Score

(24)

24 INDICADORES y OBSERVACIONES, y se hace entrega a la Ing. Ximena Atuesta en un mismo paquete, acompañado de los demás documentos del check list enviados por el asesor.

En caso de no poder contactar a la Ing. Ximena Atuesta, se enviará vía correo en un PDF las hojas MATRIZ, INDICADORES y OBSERVACIONES junto con la PRESENTACIÓN DEL CLIENTE.

1.1 SEGUIMIENTO DE ESTUDIO CRÉDITO

Para llevar un control de los estudios crédito que se realizan, se debe actualizar el drive que se encuentra en la siguiente ruta:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1crjhOw0A9Q0_v83RCe6kwRi_HLXn9Yhc/ed it#gid=1435515789

Actualizar la BD de información financiera de los clientes:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1SPeM3-nlBYvypmq29bwku7EftxYP- CKm/edit#gid=1972636282

Y el archivo Excel que se encuentra en la siguiente ruta:

Financiero\Mi unidad\FINANCIERA Freenas\ANALISIS CLIENTES\ESTADO DE

ESTUDIOS CREDITO.

Manual

(25)

25 2. INFORME DE USOS SEMANAL

Para realizar el informe de usos semanales es necesario abrir el archivo que se encuentra ubicado:

 Financiero (freenas)

 Mi unidad

 FINANCIERA Freenas

 ANALISIS RENTAILIDAD

 CARTERA

 2021

 Informe Usos 2021

\\freenas\Financiero\Mi unidad\FINANCIERA Freenas\ANALISIS RENTABILIDAD\CARTERA\2021

En este archivo se encontrarán diferentes pestañas hay que tener en cuenta que las que están nombradas con el mes y el año corresponden al informe final del mes y las que están marcadas con fechas completas corresponden al informe semanal se inicia creando una nueva hoja nombrada con el día el mes y el año correspondiente en la cual deben ir los mismos ítems es decir (Tipo de cartera, Asesor, NIT, Cliente, Cupo, Plazo, Saldo y Uso%).

Se continúa en ofimática ingresando a Cartera luego en Específicos se despliega una lista de la cual se elegirá informes y por último Extracto de cartera consold. DS, se pone la fecha al cierre de cartera que se necesite, en @FechaActual y @FechaCorte se debe poner la misma fecha de corte, se selecciona la opción Excel y se genera el archivo.

(26)

Una vez se tenga el Excel descargado de ofimática, se deben desagrupar todos los datos, borrar totales y ofimática arroja los datos con espacios de más los cuales también se deben borrar.

Se deben organizar los datos de tal manera que se puedan pasar los datos de (Tipo de cartera, Asesor, NIT, Cliente, Cupo, Plazo y Saldo) al informe de Usos, se debe tener en cuenta que, en Tipo de cartera, solo se pasan los 13051 y 13054 la cuales corresponden al tipo de cartera generales y hospitales.

La casilla de Uso% corresponde a la división entre el saldo y el cupo.

Para la pestaña PROM CART es necesario descargar el promedio de cartera de los clientes, el cual se descarga del aplicativo ERP

https://apps.disfarma.com.co/ofimatica/front-end/

 Cartera

 Extracto de pagos

Se debe seleccionar las fechas de la siguiente manera:

 Es menor o igual que: Fecha en la que se quiere descargar

 Es mayor o igual que: Fecha correspondiente a seis meses atrás

Figura 15 Descargue de cartera

(27)

Y se elige el icono de Excel para generar el archivo.

Una vez el archivo esta generado, se deben quitar los espacios con los cual los arroja el informe y luego organizar los datos de tal manera que queden: NIT, Nombre Cliente y el total que corresponde a los días promedio de cartera. Es importante mencionar que el aplicativo ya nos arroja el dato en promedio.

Para la pestaña de CONSOLIDADO, es necesario descargar el maestro de los clientes del aplicativo ERP

 Cartera

 Maestro de clientes

Se selecciona el icono de Excel y nos aparecerá el siguiente recuadro en el cual se pueden seleccionar los campos que necesitemos y elegimos el botón OK.

Figura 16 Extracto de pagos

(28)

28

Figura 17 Datos generales

Una vez descargado el informe, se deben organizar los datos de tal manera que solo queden (Cliente, Nombre Cliente, Plazo, Cupo y Habilitado) el aplicativo arroja los datos con espacios de más, es necesario borrarlos.

Teniendo los datos del CONSOLIDADO, se debe traer el dato del Saldo de la hoja que se realizó en el punto 2.

Estos mismos datos se deben pegar en la pestaña que Dice Maestro y cambiarle a la fecha actual.

Para la casilla de Prom Recaudo Cart. se debe modificar la fecha en la cual se está realizando el informe de Usos% y este valor se llama de la pestaña que se llama PROM CART es decir la realizada en el punto 3.

Dentro de la pestaña CONSOLIDADO se crea una nueva columna que se llame Uso% y la fecha a la cual se esté realizando el informe de USOS

y se trae el dato de la hoja que se realizó en el punto 2 correspondiente al porcentaje de Uso.

Figura 18 Uso%

(29)

29 3. PROCESO PARA INGRESAR INFORMACIÓN DE UN CLIENTE

EN LA BASE DE DATOS.

Para realizar el ingreso de información en la base de datos es necesario abrir el archivo que se encuentra ubicado en el drive, en el siguiente link:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1SPeM3-nlBYvypmq29bwku7EftxYP- CKm/edit#gid=1972636282

Lo primero que se debe hacer es, buscar si el cliente ya está creado en la base de datos, si es así, se crean dos filas en la continuidad de las que tiene creadas, organizándolas de la más reciente a la más antigua, de lo contrario, se debe proceder a buscar por el asesor al que pertenece el cliente y dentro del nombre de sus clientes, por orden alfabético, insertar dos filas donde iría el nuevo cliente (donde irán reflejados sus dos años comparativos, siempre ubicando el año más reciente arriba y esta fila completa debe ir de color verde).

IMAGEN DE LA COLUMNA DE “CORTE INFO FINANCIERA”

La sección de es la última sección que se digita puesto que el mes y año que va ahí, es en el que fue aprobado el estudio en la firma de la matriz y la carta.

Figura 19 Info financiera

(30)

30 En la sección de se encuentran campos generales del cliente, se debe proceder a ingresar la información de su asesor (ruta y nombre de asesor), seguido de esto, se debe proceder a buscar el cliente en

OFIMÁTICA (el maestro de clientes); si el cliente está creado en Ofimática, se procede a llenar los campos (tipo cartera, cupo ofimática (el cupo actual), plazo ofimática, dcto finan, Inicio con Solinsa y Habilitado) en caso de que el cliente no esté en el sistema, estos campos se dejan en blanco hasta que sea creado. Seguido de esto, se procede a llenar los datos del cliente (NIT y nombre) y los campos matrícula cámara de cio y última cámara de cio se llenan respecto a los datos que indique la Cámara de Comercio enviada por el cliente, y así mismo la información del representante legal.

En la sección se llenan los campos (plazo y cupo actual) si el cliente va para asignación de cupo, el plazo es de 60 días (o el plazo que se indique en la solicitud de crédito) y el cupo actual es $0; pero si va para aumento de cupo, el plazo y el cupo son los que tiene actualmente; sin embargo, el campo cupo aprobado se llena únicamente cuando se ha aprobado el cupo, si el cliente sigue esperando aprobación, se deja en blanco, y en el campo de aumento de cupo es importante verificar que la fórmula esté bien.

En la sección empieza la información específica de cada corte financiero y es importante verificar que el corte más reciente esté arriba y sea la fila de color verde.

Figura 20 Info financiera 2

Seguido de esto se procede a llenar la información que encontramos en los estados financieros respectivamente para cada año de corte y organizados en los diferentes campos (total activos, CxC clientes, inventarios, PP y equipo, pasivos, proveedores, oblig financ C.P y oblig financ

(31)

31 L.P), sin embargo, en los campos siguientes (ingresos año corrido, ingresos mensuales, costo año corrido, costo prom. Mensual, utilidad año corrido, utilidad mensual, ciclo efectivo y ciclo operativo) hay unos cambios que se deben tener en cuenta entre el corte más reciente y el comparativo. Los campos anteriormente mencionados, para el corte más reciente, están plasmados en el Excel que se realizó el estudio, en la hoja llamada “matriz evaluación” pero, para el año comparativo es importante tener estas referencias:

*[MESES: Se refieren al mes de corte de los estados financieros (31/12/2019

= 12 meses; 30/06/2021 = 6 meses)]

*[Los valores utilizados son del corte comparativo, es decir el año menos reciente y se encuentran en los estados financieros del cliente]

 INGRESO AÑO CORRIDO: Ventas Netas

 INGRESOS MENSUALES: Ventas Netas/ MESES

 COSTOS AÑO CORRIDO: Costos Venta

 COSTO PROM. MENSUAL: Costos Venta/ MESES

 UTILIDAD AÑO CORRIDO: Utilidad Neta

 UTILIDAD MENSUAL: Utilidad Neta/ MESES

 CICLO DE EFECTIVO: Periodo Cobro + Rot. Inventarios

 CICLO OPERATIVO: (Periodo Cobro + Rot. Inventarios) - Pago proveedores

Después viene la sección de llenando los campos (Capital De Trabajo, Razón Corriente, Prueba Acida, Nivel De Endeudamiento, Rotación Del Activo Total, Rotación K De Trabajo, Rotación De Cartera, Periodo De Cobro, Rotación De Inventarios, Días Promedio Pago Provee, Rentabilidad Bruta, Rentabilidad Operacional, Rentabilidad Neta, Rentabilidad Del Activo, Apalancamiento Financiero, Sistema Dupont) con la información de cada año que se encontrará en la hoja de Excel del estudio que se le está haciendo al cliente.

En la sección de donde se encuentran los campos de las referencias

(32)

32 comerciales del cliente, en éste se debe poner en un texto el Nombre del proveedor, Cupo, Plazo

Y Antigüedad de la referencia. En cuanto al campo de Garantía, es importante tener claro los diferentes tipos y seleccionar el que corresponda al cliente.

 PAGARÉ: Cuando tenemos pagaré firmado por el cliente (deudor) y su codeudor.

 FACTURA: Si el cliente no firma pagaré.

 GARANTÍA REAL: Donde el deudor responde frente al acreedor con bienes personales y tangibles, como una hipoteca de un bien inmueble

 PAGARÉ + GARANTÍA REAL: Cuando el cliente firma pagaré y adicional a esto tenemos una garantía real.

Y por último, en los campos relacionados con el DEUDOR se deben digitar los datos relacionados con el NIT de la empresa, el score (se identifica directamente desde la consulta del CIFIN del cliente) y los instrumentos públicos igualmente consultados con anterioridad al deudor (empresa).

Así mismo, con el CODEUDOR (en caso que haya o haya más de uno), se digitan los campos de la Cédula, el nombre, el score y los instrumentos públicos.

El score se identifica directamente desde la consulta del CIFIN del cliente y su codeudor y los instrumentos públicos igualmente consultados con anterioridad al deudor y codeudor.

4. DESCUENTOS ESPECIALES

El área de contabilidad entrega al área financiera la hoja correspondiente a los Descuentos especiales pagados en el mes.

Una vez tenemos la hoja, debemos validar que los valores de la hoja estén registrados en el siguiente drive el cual es digitado por el área de cartera:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1kCi3BmVpuvfqKx29lnlBgFunR

(33)

33 JrQ88QsgZW1KhFwyB8/edit#gid=1844508794

Se debe validar en el drive uno a uno cada valor, de manera que sea el mismo valor, NIT, y el nombre del cliente que se encuentra en la hoja entregada por el área de contabilidad.

En el campo Mes Informe del drive debemos digitar el número que corresponde al mes y resaltarlos con un color diferente al mes anterior.

Una vez validados todos los descuentos en el drive anterior, debemos copiar la información en el siguiente drive, y se debe seleccionar el tipo de modalidad al que corresponde el descuento, asegurándonos de que el valor total de la hoja entregada en contabilidad sea el mismo valor total del drive filtrando, únicamente el mes y año correspondiente.

Teniendo en cuenta que el campo Fecha corresponde a la fecha que aparece en la hoja de los descuentos.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QA-7sKE0kam8xQBQSQWSOspH4x- FevoqIWpODPWJjfM/edit#gid=0

En la hoja de los descuentos especiales, que fue entregada por el área de contabilidad debemos diligenciar la suma total de descuentos aplicados a las EPS:

 Convida

 Comfaoriente

 Medimás

 Nueva Eps

 Ecoopsos

 Pijaos

Finalmente se escanea la hoja de los descuentos especiales y se envía al correo electrónico de la Ing. Ximena Atuesta.

(34)

34 5. RECAUDOS

5.1. RECAUDO DISTRIBUIDORA + HOSPITALES

Para realizar el informe de recaudo de las unidades distribuidora y hospitales, Rosa Rueda del área crédito y cartera nos envía vía correo electrónico el informe que corresponde al recaudo del mes correspondiente.

Una vez tenemos el informe, debemos filtrar por tipo de cartera 13051, 13053 y 13054.

Quitamos los espacios de las columnas, guardamos el archivo en la siguiente ruta con su respectivo mes y año.

Financiero\Mi unidad\FINANCIERA Freenas\MODELOS RENTABILIDAD\Recaudo Distribuidora+Hospitales

Una vez guardamos el archivo copiamos y pegamos la información en el archivo llamado Consolidado Recaudo, ubicado en la misma ruta y actualizamos las tablas dinámicas que se encuentran en el archivo.

5.2. RECAUDO DISPENSACIÓN

Para el recaudo de la unidad dispensación debemos validar que la sumatoria de los valores filtrando el mes correspondiente en el siguiente drive

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cVJWoG88LcFYaESTh9OmMnXN eU5UsQOMfgt3KMQ7030/edit#gid=526093225

Sea el mismo valor que aparece en el informe enviado por Rosa Rueda del área de crédito y cartera en la hoja RESUMEN en el campo de dispensación.

(35)

35

Figura 21 Dispensación

6. REEVALUACIONES

Para descargar las reevaluaciones que se realizaron en el mes debemos:

 Ingresar al aplicativo Reevaluaciones

 Una vez estamos en el aplicativo le damos en el recuadro exportar

 Seleccionamos en fecha inicial el primer día del mes y en fecha final el último Día del mes correspondiente y damos clic en Generar Excel

 Se guarda el archivo en la siguiente ruta con el mes y año correspondiente

DISPENSACIÓN

MEDIMAS 1.602.902.340

COMFAORIENTE 627.781.523

NUEVA EPS 1.859.636.799

ECOOPSOS 328.132.192

CONVIDA 5.210.869.452

PIJAO SALUD 375.302.209

SALUD MIA 22.322.506

INTS DE SALUDE DE NORTE DE

SANTANDER 13.869.584

GOBERNACION DEL

CESAR 6.892.533

SECRETARIA DE SALUD DE

SANTANDER 5.890.979

FAMISANAR 114.010.270

TOTAL 10.167.610.387

Figura 22 Reevaluaciones

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36 Financiero\Mi unidad\FINANCIERA Freenas\MODELOS RENTABILIDAD\Reevaluaciones

7. PROCESO PARA INFORME MENSUAL DE CRÉDITOS Este informe se realiza mensualmente, en la primera semana de cada mes.

Para realizar el informe mensual de estudios crédito, el cual se entrega en una presentación de Power Point y su archivo anexo en Excel.

Estas presentaciones se guardan en la siguiente ruta con el nombre correspondiente.

 Mi unidad

 ANALISIS CLIENTES

 CREDITO

 2021

 INFORMES MENSUALES

El archivo anexo en Excel esta nombrado como ESTADO DE ESTUDIOS CRÉDITO ubicado en la siguiente ruta:

 Mi unidad

 ANÁLISIS CLIENTES

En este archivo se encuentran diferentes hojas las cuales están separadas por colores.

7.1. ESTUDIOS CRÉDITO

En la hoja llamada BASE DE ESTUDIOS están registrados los estudios crédito que se han realizado a los clientes hasta la fecha, esta hoja se actualiza a medida que se realizan los estudios.

(37)

37 En la hoja llamada TD CANT DE ESTUDIOS, se encuentran unas tablas dinámicas en las cuales podemos observar la cantidad de estudios realizados por concepto, mes y asesor, las cuales traen la información de la tabla que se encuentra en la hoja anterior Base de estudios.

Estas tablas se deben actualizar en la hoja llamada GRÁFICOS CANT DE ESTUDIOS, se observan unos gráficos que representan la información de las tablas dinámicas mencionadas en el punto anterior. Estos gráficos se deben actualizar.

Una vez actualizados las tablas dinámicas y los gráficos, podemos realizar las primeras tres diapositivas.

Figura 23 Estudio crédito 2020-2021

(38)

38

Figura 24 Estudio de crédito mes-mes

Figura 25 Estudio crédito por asesor

Fuente: Departamento financiero, Disfarma GC SAS 7.2. USO DEL CUPO

En la hoja llamada BASE USOS% se encuentra una Tabla, la cual corresponde a la cartera del cierre de cada mes, esta información es traída del INFORME USOS 2021 de la pestaña que corresponda al cierre de mes, este informe se encuentra en la siguiente ruta:

 Mi unidad

 ANÁLISIS RENTABILIDAD

 CARTERA

(39)

39

 2021

Para traer la información del informe de los usos, se deben filtrar únicamente el Tipo de cartera CLIENTES GENERALES y CLIENTES HOSPITALES, y los respectivos Asesores comerciales de la Distribuidora y se copia y pega la información como valores en la tabla.

La última columna de la tabla nombrada CONTRATO CON HOSPITALES nos indica con la palabra SI, los clientes de tipo de cartera hospitales que se trabajan por modalidad de contrato, y con la palabra NO, los clientes que no se trabajan por esta modalidad. Esta fórmula trae la información del listado de clientes que se encuentra en la hoja llamada HOSPITALES CONTRATO, la cual se debe actualizar trayendo la información actual del siguiente drive:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QnttxKBUECFDKUDXcy8Tfy15e7g4omET/edit#gid=

1701629982

En la hoja llamada TD USOS% se encuentran 3 tablas dinámicas las cuales nos muestra El uso del cupo por Asesor comercial, Mes y Tipo de cartera.

Tabla dinámica por asesor comercial: En esta tabla dinámica se puede observar el cupo crédito que administra cada asesor comercial, el saldo (cantidad de dinero que ha utilizado del cupo), cantidad de clientes (cantidad de clientes en los que está concentrado el cupo crédito y saldo), y el uso que representa este saldo sobre el cupo administrado.

Para realizar el informe mensual se debe filtrar únicamente:

 Año y mes que se está presentando.

 Clientes que no se manejen por modalidad de contrato es decir los que en la columna CONTRATO CON HOSP estén clasificados con la palabra NO.

Cupos crédito normalizados es decir diferente de $0, $1, y cupos extraños como $999.999 que no corresponden a cupos reales.

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40

Figura 26 Uso por asesor

Tabla dinámica por mes: En esta tabla dinámica se pueden observar el cupo crédito que se administró en cada mes, el saldo (cantidad de dinero que se ha utilizado del cupo) y el uso que representa el saldo sobre el cupo administrado.

 Año que se está presentando.

 Clientes que no se manejen por modalidad de contrato, es decir los que en la columna CONTRATO CON HOSP estén clasificados con la palabra NO.

 Cupos crédito normalizados es decir diferente de $0, $1, y cupos extraños como $999.999 que no corresponden a cupos reales.

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41 Fuente; Departamento financiero, Disfarma GC SAS

Tabla dinámica por tipo de cartera: En esta tabla dinámica se puede observar el cupo crédito administrado por tipo de cartera, el saldo (cantidad de dinero que se ha utilizado del cupo) y el uso que representa el saldo sobre el cupo administrado.

 Año y mes que se está presentando.

 Clientes que no se manejen por modalidad de contrato es decir los que en la columna CONTRATO CON HOSP estén clasificados con la palabra NO.

 Cupos crédito normalizados es decir diferente de $0, $1, y cupos extraños como $999.999 que no corresponden a cupos reales.

Tipo Cartera (Todas)

Año 2021

CONTRATO CON HOSP NO

Cupo (Varios elementos)

Valores

Mes Cupo Saldo %Uso del cupo

ENE $ 86.688.936.776 $ 53.140.097.645 61,30%

FEB $ 85.568.936.776 $ 55.717.167.321 65,11%

MAR $ 87.657.841.873 $ 53.488.461.476 61,02%

ABR $ 93.841.936.776 $ 55.430.828.304 59,07%

MAY $ 96.057.841.873 $ 59.092.130.858 61,52%

JUN $ 98.574.500.000 $ 63.973.242.928 64,90%

JUL $ 97.622.500.000 $ 70.334.013.763 72,05%

Total general $ 646.012.494.074 $ 411.175.942.294 63,65%

Figura 27 Uso por mes