Falta de Plan Operativo Anual (Hallazgo de Control Interno No.1)
La Municipalidad de Santa Cruz Naranjo, departamento de Santa Rosa, no cuenta con el Plan Operativo Anual (POA), de los años 2005 y 2006.
El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 4.2 Plan Operativo Anual establece: La máxima autoridad de cada ente público, debe promover la elaboración técnica y objetiva de los planes operativos anuales.El Plan Operativo Anual, constituye la base técnica para una adecuada formulación presupuestaria, por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad, deben elaborar anualmente en forma técnica y objetiva sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y las metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto sean contemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deberá existir interrelación entre ambos, numeral 2.9 Administración del ente públicos establece: En el marco del proceso administrativo la máxima autoridad de las entidades es responsable de dirigir la ejecución de las operaciones con base en los objetivos y metas incluidos en el Plan Operativo anual (POA).
Falta de cumplimiento de las Normas Gubernamentales.
No reflejaron sus alcances y metas ejecutando inadecuadamente el presupuesto por no contemplar en su anteproyecto del presupuesto los recursos financieros por falta de una base técnica.
Que el señor Alcalde Municipal de Santa Cruz Naranjo gire instrucciones al Tesorero Municipal, instruyéndole para que al elaborar sus planes operativos anuales siguientes, envíen una copia a la Contraloría General de Cuentas después de haber sido aprobado, para evaluar la calidad del gasto y su impacto en la gestión pública.
La municipalidad de Santa Cruz Naranjo, departamento de Santa Rosa cuenta con su Plan Operativo Anual (POA) a partir del año 2,007.
Los planes operativos anuales de los años 2005 y 2006 no se elaboraron en el año fiscal en que debieron ser útiles por lo que se confirma el presente hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la Administración no da lugar a desvanecerlo.
Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, Tesorero Municipal y al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Falta de registros de entradas y salidas de Almacén (Hallazgo de Control Interno No.2)
La Municipalidad de Santa Cruz Naranjo, del departamento de Santa Rosa, no cuenta con registros de entradas y salidas de las compras realizadas, careciendo de la Unidad de Almacén.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Acuerdo Interno No. 09-03 emitidas por el Contralor General, Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental; Principios de Control Interno numeral 9, literal d. Uso de cuentas de control, establece: La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones. Así como de aquellos datos que, por sus características, no formen parte del sistema en sí: por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento de otras operaciones; se deben diseñar los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operación requiera.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Acuerdo Interno No.09-03 emitidas por el Contralor General en su numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, establece: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, guarda, custodia y control de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente, de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.
Negligencia y falta de voluntad por parte de las personas responsables del almacén y de las autoridades al no exigir la implementación de las mismas..
Las autoridades municipales no pudieron darle seguimiento a las operaciones de compras, se les imposibilitó identificar riesgos y tomar decisiones para administrar y aumentar la eficiencia y calidad del proceso.
El señor Alcalde Municipal debe crear la Unidad Almacén y nombrar personal que se haga cargo del mismo, elaborando los registros y controles necesarios para las entradas y salidas al Almacén de las compras de suministros y bienes muebles. La compra de materiales de construcción para obras por administración debe llevarse en registros auxiliares por aparte, para cada obra, lo que les servirá para la liquidación de tales obras.
La Municipalidad de Santa Cruz Naranjo, adquiere los materiales para las diferentes obras por administración en el momento y conforme avance físico, llevándose directamente a cada una de ellas. La unidad de Almacén se implementará en el transcurso del presente año, ya que deberá acondicionarse local físico, lo que quiere de tiempo.
Se confirma el presente hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la Administración no dan lugar a desvanecerlo. Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Sanción conómica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21 para el señor Alcalde Municipal y Tesorero Municipal por la cantidad de Q20,000 a cada uno.
Planillas de pago sin firmas de autorización (Hallazgo de Control Interno No.3)
Las planillas y nóminas de pago no consignan la firma de autorización de las autoridades municipales de Santa Cruz Naranjo, Santa Rosa.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Acuerdo Interno No.09-03 emitidas por el Contralor General, Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General en su numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones establecen que: Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.
Falta de control interno, por parte de las autoridades de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo, quienes desconocen los procedimientos que se deben llevar.
Esto puede producir el pago de cualquier planilla sin la autorización del señor Alcalde, quien no las verifica y autoriza, ya que pagan en efectivo, no queda evidencia alguna, lo cual va en menoscabo de los ingresos de la municipalidad.
Que el alcalde municipal gire instrucciones por escrito al Tesorero para que le trasladen las planillas de pago para su revisión y posteriormente las autorice firmándolas el Tesorero municipal y el Señor Alcalde.
Con respecto a quienes autorizan el pago tanto de las planillas como las nóminas de pago en el periodo del 01 de Enero del año 2,004 al 31 de Diciembre 2,006, es única y exclusivamente del señor Tesorero y el señor Alcalde Municipal. Por tal motivo solicitamos se desvanezca el Hallazgo.
Se confirma el presente hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la Administración no dan lugar a desvanecerlo.
Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 20 para el señor Alcalde Municipal y Tesorero Municipal por la cantidad de Q15,000 a cada uno.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Falta de auditor interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1)
La Municipalidad de Santa Cruz Naranjo, departamento de Santa Rosa no cuenta con el departamento de Auditoria Interna, ni de auditor interno.
Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Acuerdo Interno No.09-03 emitidas por el Contralor General, numeral 1 Normas de Aplicación General en su Numeral 1.2 Estructura de Control Interno, establece que: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Acuerdo Interno No.09-03 emitidas por el Contralor General, numeral 1 Normas de Aplicación General en su numeral 1.7 Evaluación del Control Interno establece que: El ambiente y estructura de control interno debe ser evaluado de manera continua. En el contexto institucional le corresponde a la Unidad de Auditoría Interna-UDAI- evaluar permanentemente el ambiente y estructura de control interno, en todos los niveles y operaciones, para promover el mejoramiento continuo de los mismos. La Contraloría General de Cuentas, evaluará las acciones de la unidad de Auditoría Interna-UDAI-, así como el control interno institucional, para garantizar la sostenibilidad de los sistemas y solidez de los controles internos. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, 1 Normas de Aplicación General. Numeral 1.8 Creación y fortalecimiento de las Unidades de Auditoría Interna, establece que:Las autoridades superiores son responsables de crear y mantener en óptimo funcionamiento las unidades de auditoria interna. Decreto No. 12-2002 Código Municipal en Articulo 35 literal d) establece: Competencias generales del Concejo Municipal. El control y Fiscalización de los distintos actos del gobierno municipal y de su administración.
Falta de voluntad de las autoridades de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo.
La municipalidad de Santa Cruz Naranjo, departamento de Santa Rosa, ha venido trabajando con faltas de control interno.
Que el señor Alcalde Municipal y el Concejo Municipal de forma inmediata deben crear la Unidad de Auditoría Interna y dotarla de los recursos financieros, humanos, materiales y tecnológicos necesarios, para que su gestión contribuya a mejorar la eficiencia y eficacia del control interno.
La actual Administración Municipal por existencia en una oportunidad que contrató los servicios de un Auditor, que no cumplió con los objetivos trazados, no ve la necesidad de hacer un nuevo contrato.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Acción Correctiva
Se confirma el presente hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la Administración no dan lugar a desvanecerlo.
Comentarios de auditoría
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q20,000.00.
Uso excesivo de efectivo (Hallazgo de Cumplimiento No.2)
La Municipalidad de Santa Cruz constantemente emite cheques a nombre de Tesorería Municipal cobrados por el Tesorero, determinándose que los cheques Nos. 20, de fecha 24 de julio de 2006, cheque 61 del 21 agosto del 2,006, cheque 62 de fecha 22 de agosto de 2006, cheque 70 de fecha 12 de septiembre de 2,006, cheque 78 de fecha 13 de septiembre de 2,006 y cheque 121 de fecha 27 de septiembre de 2006, cobrados por el Tesorero Municipal fueron liquidados con facturas que no corresponden a la fecha de la emisión de los cheques, siendo las siguientes facturas : 2207 del 21 de noviembre 2005, 2227 del 29 de noviembre de 2005, 2234 del 01 de diciembre de 2005, 2269 del 15 de diciembre de 2005, 2208 del 21 de noviembre de 2005, 2263 del 10 de diciembre de 2005, 2387 del 06 de febrero del 2006, 2510 del 24 de marzo del 2006, 2306 del 04 de enero del 2006, 2289 del 26 de diciembre del 2005, 2413 del 14 de febrero del 2005, la 2347 del 18 de enero del 2006 y la 2366 del 26 de enero de 2006; todas a nombre de Miriam Ortiz Gómez de la empresa Ferretería El Paisano.
Decreto 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 8 uso excesivo de efectivo para pagos. Decreto número 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto Segundo párrafo del Articulo 26 Límite de los egresos y su destino. No se podrán adquirir compromisos ni devengar gastos para los cuales no existan saldos disponibles de créditos presupuestarios, ni disponer de estos créditos para una finalidad distinta a la prevista.
Falta de caja chica y manejo de fondo rotativo.
No liquidaron en un tiempo prudencial los cheques emitidos a favor del Tesorero Municipal de dichos fondos se pagaron facturas de años anteriores. Utilizan el presupuesto del siguiente año, en el pago de facturas de años anteriores demostrando que no llevan el control de su presupuesto, todo ello en menoscabo del erario municipal.
Que el señor Alcalde Municipal, gire instrucciones al Tesorero Municipal para que bajo ninguna circustancia se emitan cheques a nombre de funcionarios o empleados de la Municipalidad los cheques deben emitirse a nombre de los proveedores o a los contratistas nombrados en los contratos de obras, de la Municipalidad, y los pagos menores deberán hacerse efectivos por medio de caja chica, el pago de planillas se pueden efectuar por medio de acreditamiento a cada empleado por medio del banco, todo lo anterior con su documentación de soporte correspondiente. Se debe crear un fondo para caja chica para el pago de gastos menores.
Uno de los motivos por los cuales se han emitido cheques a nombre de la Tesorería Municipal y cobrados por el tesorero municipal, ha sido para efectuar pagos de planillas de personal administrativo y de personal que labora en los mantenimientos y reparaciones de obras y servicios que la municipalidad presta a la población, como también el pago de facturas pendientes de cancelar y de aquellas de valores menores. Esto ocasionado por la falta de una agencia bancaria en el municipio. Sin embargo, con la aprobación del Fondo Rotativo de Gasto y Caja Chica para gastos menores, la creación en el próximo trimestre de la Administración Financiera Municipal, en donde se emitirán los cheques a la persona a quien corresponde la factura, estaremos contrarrestando este inconveniente. y el motivo por el cual las facturas: 2207, 2227, 2234, 2269, 2208, 2263, 2387, 2510, 2306, 2289, 2413, 2347 y la 2366 de la señora Miriam Ortiz Gómez de
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración
época la tesorería municipal no contaba con los recursos ni con la disponibilidad presupuestaria; por tal razón fueron pagadas y contabilizadas dichas facturas posteriormente, ya contando con recursos y asignación presupuestaria correspondiente. No está de más comentarle que los negocios por disposiciones fiscales que regulan las leyes del país, deben facturar todas sus ventas (ya sea al crédito o al contado), en el momento que se de la negociación, aunque posteriormente sean cancelas las facturas.
Acción Correctiva
Se confirma el presente hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la Administración no dan lugar a desvanecerlo
Comentarios de auditoría
Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 8 para el señor Alcalde Municipal y Tesorero Municipal por la cantidad de Q10,000 a cada uno
