FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN
PLANIFICACIÓN
Función de la administración en la que se definen los
PRINCIPIOS de la PLANIFICACIÓN
CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre planes)
PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN (precede a las demás funciones)
EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a todos en la organización le
compete)
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
OBJETIVOS
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
ESTRATEGIAS
POLÍTICAS
PLANIFICACIÓN OPERATIVA
PROCEDIMIENTOS
PRESUPUESTOS
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
OBJETIVOS
FINES HACIA LOS CUALES SE DIRIGE LA ACTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.
RED DE OBJETIVOS
CARACTERÍSTICAS OBJETIVOS:
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:
ESTRATEGIAS POLÍTICAS
ESTRATEGIAS:Colocar a la organización en una relación ventajosa ante
el medio ambiente.
La planeación estratégica es el proceso de desarrollar estrategias.
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
CARACTERÍSTICA DE LA PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
Estudio del medio ambiente
Estudio del interior de la organización
Análisis a largo plazo
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:
POLÍTICAS
Son líneas de acción para la toma de decisiones.
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: POLÍTICAS
EXPRESAS: Enunciados orales o escritos que especifican
intenciones y preferencias a tener en cuenta a la hora de la toma de decisiones.
IMPLÍCITAS: No tienen un enunciado formal sino que se
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
PLANEACIÓN OPERATIVA:
PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTOS PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOS: Son guías para la acción. Son
métodos para llevar a cabo actividades.
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
PRESUPUESTOS: Son planes que anticipan la cantidad
de ingresos y egresos para un período determinado.
MANERAS DE PREPARARLOS:
A partir presupuesto año anterior.
Presupuesto Base cero (partir de cero evaluando a un mismo
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
PROGRAMAS: Es un plan que determina períodos de
tiempo para la realización de actividades específicas.
TÉCNICAS PROGRAMACIÓN:
Gráfica de GANTT (tareas/tiempo)
Redes PERT(diagramas que muestran la interrelación entre
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
TOMA DE DECISIONES
ES LA SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN ENTRE
VARIAS ALTERNATIVAS.
ETAPAS:
DEFINIR EL PROBLEMA
OBTENER TODA LA INFORMACIÓN FORMULAR OPCIONES
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
TOMA DE DECISIONES
ETAPA:
DEFINIR EL PROBLEMAVISUALIZAR CLARAMENTE EL PROBLEMA y
ANALIZARLO CON CRITERIO
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
TOMA DE DECISIONES
ETAPA:OBTENER TODA LA INFORMACIÓN
NO PODEMOS CONTAR CON TODA LA INFORMACIÓN PARA TOMAR UNA DECISIÓN RACIONAL.
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
TOMA DE DECISIONES
ETAPA: FORMULAR OPCIONES
SE FORMULAN POCAS OPCIONES FRENTE A UN PROBLEMA
POR DOS CAUSAS:
FALTA DE INFORMACIÓN
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
TOMA DE DECISIONES
ETAPA:EVALUAR y DECIDIR
SE EVALÚA y SE DECIDE.
EN LA TOMA RACIONAL DE DECISIONES LOS
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN
FALTA DE COMPROMISO PARA PLANEAR (resolver
problemas del momento y postergan la planeación)
CONFUSIÓN DE PLANEACIÓN con PLANES
FALLAS EN DESARROLLO e IMPLANTACIÓN DE
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
ERRORES
MÁS
COMUNES
DE
LA
PLANEACIÓN
FALTA de OBJETIVOS o METAS SIGNIFICATIVAS
(objetivos bien definidos y alcanzables)
FALTA DE VISIÓN para CONSIDERAR LA PLANEACIÓN
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
ERRORES
MÁS
COMUNES
DE
LA
PLANEACIÓN
DEPENDENCIA EXCESIVA DE LA EXPERIENCIA
(tomar la experiencia como dato básico)
RESISTENCIA AL CAMBIO (el administrador deberá
ORGANIZACIÓN
Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién y dónde se toman las decisiones.
¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento?
ORGANIZACIÓN
NATURALEZA y PROPÓSITO
ORGANIZACIÓN FORMAL
Cuando las actividades de dos o mas personas están
explicitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos.
PRINCIPIOS ORG.FORMAL:
Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si
permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización)
Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un
ORGANIZACIÓN
NATURALEZA y PROPÓSITO
ORGANIZACIÓN INFORMAL
El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas.
Necesidad de información
ORGANIZACIÓN
RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR
CADENA DE MANDO:Conjunto de relaciones de dependencia
desde cúpula a base.
UNIDAD DE MANDO:Sólo supervisor.
TRAMO DE CONTROL:Número de personas que supervisa un
ORGANIZACIÓN
RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR
TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el número de personas supervisadas por un mismo jefe:
Número de actividades es un mismo sector
Grado de incertidumbre en el trabajo
Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los subordinados
Mayor capacitación de los subordinados.
Procedimientos estandarizados
ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN INTERSECTORIAL
INTERRELACIÓN QUE EXISTE ENTRE DEPARTAMENTOS.
ORGANIZACIÓN
MECANISMOS DE COORDINACIÓN
PLANES y REGLAS (proc.estandariz)
CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena mando)
REUNIONES IMPROVISADAS
REUNIONES PROGRAMADAS
RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de COORD.
ORGANIZACIÓN
DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD
CENTRALIZACIÓN: Concentración de la autoridad y decisiones en la parte más alta de la organización.
ORGANIZACIÓN
DELEGAR: Proceso mediante el cual los administradores asignan
tareas, autoridad y responsabilidad.
DELEGACIÓN EFECTIVA:
COMPLETA (se asigna TODA tarea necesaria para
objetivo/responsab.)
CLARA (comprendan con claridad tareas,responsab.y autoridad )
ORGANIZACIÓN
GRADO DE DELEGACIÓN:
Se delega responsabilidad y autoridad, pero los superiores nunca
se desprenden de la responsabilidad.
EJEMPLOS:
“Analiza este problema dame los hechos y decidiré que hacer” “Analiza este problema y recomienda acciones alternativas y
recomienda solución”
“Analiza este problema y hazme saber lo que harás”
ORGANIZACIÓN
ERRORES de ORGANIZACIÓN
PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio de planificación
manteniendo estructura
NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS RELACIONES (autorid.y
respons.)
NO DELEGAR AUTORIDAD
NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN
ORGANIZACIÓN
ERRORES de ORGANIZACIÓN
RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD
MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO (departamentos que son apoyo y se consideran un fin en sí mismo)
DIRECCIÓN
Función de la administración que consiste en
DIRECCIÓN DE EMPRESAS
GESTIONAR RECURSOS
DIRECCIÓN
Elementos del proceso de dirección:
Personas tienen diferentes roles No existen personas promedio
Dignidad personal (p/logro objetivo) Totalidad de las personas
LIDERAZGO
Proceso interpersonal mediante el cual los
DIRECCIÓN
ESTILOS DE LIDERAZGO
LÍDER CENTRADO EN PERSONAS (sensibilidad,
satisfacción personal)
LÍDER CENTRADO EN TAREAS
COMUNICACIÓN
DIRECCIÓN
DIRECCIONES de la COMUNICACIÓN
DESCENDENTE (O.autocráticas) ASCENDENTE (O.participativas) CRUZADA (horizontal y diagonal)
COMUNICACIÓN ORAL y ESCRITA
ESCRITA: Antelación, más personas.
DIRECCIÓN
PROCESO DE COMUNICACIÓN
EMISOR
CANAL DE TRASMISIÓN (ej:teléfono) RECEPTOR
DIRECCIÓN
BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN
BARRERAS EN EL EMISOR (claridad)
BARRERAS EN LA TRASMISIÓN (intermediarios) BARRERAS EN EL RECEPTOR (actitud)
DIRECCIÓN
MEJORA DE LA COMUNICACIÓN
Aclarar ideas antes de comunicar
Comprender condiciones del ambiente físico y humano
Disponer de toda la información necesaria al momento de comunicar
Ser cuidadoso en el tono
Seguimiento de la comunicación
Comunicar mensajes con importancia
Acciones coherentes con comunic.
CONTROL
Función de la administración que consiste en vigilar
el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.
Reunir y retroalimentar información acerca del
desempeño de forma de poder comparar resultados.
Relación con planificación.
PROCESO DE CONTROL
ESTABLECER ESTÁNDARES
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN COMPARACIÓN
CON ESOS ESTÁNDARES
CORRECCIÓN DE DESVIACIONES CON RESPECTO A
REQUISITOS DE CONTROL
LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A LA MEDIDA DE
PLANES y PRESUPUESTOS.
HACERSE A LA MEDIDA DE ADMINISTRADORES
ESPECÍFICOS y SUS PERSONALIDADES.
SEÑALAR LAS EXCEPCIONES EN PUNTOS PRINCIPALES. OBJETIVIDAD
FLEXIBILIDAD
AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG. ECONÓMICOS
SISTEMAS de ADMINISTRACIÓN
CONJUNTO DE PRÁCTICAS DE PLANIFICACIÓN,
ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN y CONTROL.
SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
BUROCRACIA (Administr.a través de dptos.dirigidos por funcionario con una rutina inflexible)
ADHOCRACIA (menos formal, centrado en personas, equipos)
CAMBIO ORGANIZACIONAL
CONDICIONES INTERNAS y EXTERNAS VARÍAN
RÁPIDAMENTE .
RESISTENCIA al CAMBIO (Causas)
Interés en la posición actual
Malentendidos y falta confianza
Diferentes apreciaciones
