ACTA D’ACORDS DE LA REUNIÓ DEL GRUP DE TREBALL: TROBADA D’ENTITATS 4 d’octubre de 2012
C/ València, 344 HORA 18 H – 19:30 H ASSISTENTS
Grup de treball: Trobada d’entitats Entitat
ACATHI. Asoc.catalana por la integración de homosexuales, bisexuales i transexuales ACSAR Assoc.Catalana de Solidaritat i Ajuda als Refugiats
APROPEM-NOS
Asociación Amistad Mujeres Filipinas Asociación Casal Colombiano
Asociación Cultural Social Arte Culinario de Honduras y amigos Asociación de Ecuatorianos en Catalunya
Asociación de jóvenes ecuatorianos en Catalunya (JOVECU) Asociación Identidad Cultural Ecuatoriana Sin Fronteras Asociacion Intercultural Latinoamericana Dosmundosmil Asociación Uruguayo Catalana “Los Botijas”
Associació Atlàntida, professionals per la Interculturalitat Associació Catalana de Residents Senegalesos
Associació Cultural Educativa i Social Operativa de dones pakistaneses (ACESOP) Associació Cultural Mexicano Catalana (MEXCAT)
Asociaciación de la Comunidad Dominicana en Catalunya Associació Socio Cultural IBN BATUTA
Associació WAFAE Casa Eslava
Centro Boliviano Catalán
Centro Filipino Tuluyan San Benito Centro Peruano de Barcelona Colectivo Maloka – Mujeres Pa’lante Confederació de Comerç de Catalunya Creu Roja
FEDEBOL FEDELATINA FEPERCAT PIMEC Comerç
SURT, Fundació de dones, Fundació Privada AIRUN
1. Gestió de la festa 2. Facturació
3. Productes comunicatius 4. Sector associatiu
1. Gestió festa (21 d’octubre) a. Punt d’Informació
El Jose Antonio és un company que ha estat realitzant pràctiques al CMIB del Màster en Immigració de la Universitat Pompeu Fabra. Estarà al Punt d’Informació per donar informació sobre que és el Consell Municipal d’Immigració i sobre les activitats que es desenvoluparan al llarg del dia.
Les entitats hauran de passar pel Punt d’Informació d’11 a 12 hores - recollir tiquets de dinar
- recollir 2 identificadors i 2 acreditacions - llistat amb referents de l’organització - altres informacions d’última hora
b. Organització carpes Espai Expositiu
- Espai de 2 m x 0,60 m, a dalt hi haurà escrit el nom de l’entitat
- Cada entitat ha de pensar i preparar què hi volen penjar: descripció de l’entitat, fotos...
- Es poden utilitzar xinxetes, celo...
- També es disposarà espai per posar tríptics i publicitat de les entitats (dispensadors mida DIN A4 i mostradors)
Per tal d’acabar d’organitzar cada carpa es farà una reunió amb els seus referents: 16/10 a partir de les 17 h Passeig Sant Joan
17 h Carpa d’Acollida:
- Darius Wilz (Assoc.Catalano Polonesa) - Andreína Pietrini (Asoc. DOsmundosmil) 17,30 h Carpa de Dona i Joventut:
- Manuel Gutiérrez (FEDEBOL) 18 h Carpa de Cultura
- Florín Gaisseanu (ASOCROM)
- Jorge Írias (Asoc. Cultural y Arte Cuulinario de Honduras) Per guardar material
- Les entitats que necessitin deixar material més valuós (p.e. vestits) podran fer-ho a la zona reservada de darrera l’escenari (back stage). Es tracta d’una zona vigilada i que hi ha mòduls tancats amb clau.
- A més a aquesta zona es podrà deixar material publicitari o d’altre tipus que necessiteu reposar a les vostres carpes
- A més totes les carpes disposen de mostradors on es pot deixar amagat el material
Retolació de les carpes:
- Cada carpa anirà retolada amb el seu nom (p.e. Carpa Dona i Joventut. Consell Municipal d’Immigració)
- A més les carpes tindran unes lones amb el programa d’activitats que s’hi farà i el llistat de les entitats que participen.
c. Carpa menjador
Cada entitat disposarà de 2 acreditacions per poder entrar a la zona de menjador (hi haurà una persona per controlar l’entrada ja que es tracta d’una zona reservada per als organitzadors/entitats). Durant tot el dia es podrà anar a prendre te o cafè.
Les entitats hauran d’informar a la Secretaria del CMIB de a qui volen que s’entreguin les acreditacions (1 o 2 persones). Caldria que ho féssiu arribar per mail.
S’escull el menú següent mitjançant votació:
Amanida fatuix amb salsa de iogurt i menta Cigrons amb verdures (per vegeterians) Pollastre al curri amb arròs
Com cada any les entitats organitzadores disposen d’uns tiquets per a dinar, per a fer el recompte de la quantitat de tiquets que cada entitat disposarà s’ha de comptar:
- 4 per estar o realitzar activitats a la carpa - 5 per cada grup d’actuacions
- 2 per entitat que fa taller - 2 per entitat que realitza jocs
Aquest any hi ha més entitats participants i algunes actuacions són corals amb un nombre important de membres tot i això el nombre de menús disponibles és el mateix. Si us falten però sobretot si preveieu que us sobraran tiquets caldrà que aviseu a la Secretaria del Consell abans del 15 d’octubre. (Envieu un mail a
El dinar serà de 14 a 16 hores
d. Entrada de vehicles
Si necessiteu entrar amb vehicle cal que informeu a la Secretaria del Consell per tal que us enviem per mail una acreditació (el vehicle l’haurà de portar visible per poder entrar).
1 vehicle per entitat, si heu d’entrar algun cotxe més informeu a la secretaria del CMIB.
L’entrada per a descarregar el material es pot fer dissabte a la tarda (AIRUN estaran fent el muntatge i hi ha seguretat tota la nit) o bé diumenge mateix de 10 a 11 del matí.
El diumenge a les 11:30 tots els vehicles han de ser fora de la zona, sinó és així podran ser multats per la policia portuària.
Recollida del material després de la festa es podrà entrar de 18 a 20 hores.
e. Gestió organització activitats
L’empresa que gestiona la infraestructura de l’acte s’anirà posant en contacte amb les entitats per acabar de definir els temes.
o Els grups musicals o de dansa que necessitin fer proves de so, ho han de comunicar. Per tal de poder coordinar l’escenari i la zona de vestuaris adequadament és important que es respectin els horaris acordats amb els responsables de gestionar l’espai.
Exposicions
o Les exposicions seran recollides per AIRUN el divendres 19/10. Des d’AIRUN es posaran en contacte per telèfon amb les entitats responsables per tal d’acordar el lloc de recollida.
2. Facturació
Dilluns 8 d’octubre és l’últim dia per entregar les factures. Del 9 al 17/10: reclamació de documentació
El 18 d’octubre es lliura a administració per iniciar tràmits de pagament Si hi ha retard no es garanteix el cobrament abans del 30 d’octubre.
3. Productes comunicatius
Entre dimarts i dimecres s’ha fet arribar a les entitats els programes i postals de la festa en format paper.
La majoria d’entitats ja ho ha rebut i des de secretaria ens posarem en contacte amb les entitats a les quals no s’ha pogut entregar per tal d’acordar com es fa arribar. El programa en format digital l’hem rebut avui i s’enviarà juntament amb un baner per tal de fer-ne la difusió via Internet i penjar-ho als webs de les entitats. Caldrà que en fem la màxima difusió possible.
Com cada any es realitzarà una foto del grup de persones que estan organitzant la festa. El punt de trobada serà les escales que hi ha a prop del Punt d’Informació i l’hora les 11:50
4. Sector associatiu convidat
Aquest any el sector associatiu convidat és el del Comerç, representats al Consell per la Confederació de Comerç de Catalunya i per la PIMEC Comerç. Us animem a que passeu per la carpa de Laboral i Comerç i que els conegueu.
Tasques que han de fer les entitats
Passar pel Punt d’Informació d’11 a 12 hores
Preparar l’espai informatiu de la seva entitat (2mts per 60 cm) Reunió amb referents: 16/10 a partir de les 17 h Passeig Sant Joan
Enviar un mail a la secretaria del CMIB amb el nom de les persones referents (1 o 2) a qui s’hauran d’entregar les acreditacions i els tiquets de dinar
Enviar un mail abans del 15 d’octubre tant si us sobren tiquets per dinar com si us en falten.
Enviar un mail a la secretaria del CMIB si necessiteu entrar amb vehicle per tal que us enviem per mail una acreditació
Les exposicions han d’estar a disposició d’AIRUN el divendres 19/10 (passaran a recollir amb el camió)
Dilluns 8 d’octubre és l’últim dia per entregar les factures. Fer difusió de la Trobada per via internet i altres
Foto del grup de persones que estan organitzant la festa a les 11’50 al costat del Punt d’informació
