PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL PORTAL DE VIDEO FORMACIÓN

PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL

PORTAL DE VIDEO FORMACIÓN

Índice

1 Introducción ... 3

2 Objeto del contrato ... 3

3 Funcionalidades y requerimientos de la Plataforma de Formación on line ... 3

4 Actualización del sistema operativo ... 9

5 Documentación ... 9

6 Plazo de Ejecución ... 11

7 Presupuesto ... 11

8 Confidencialidad de la información ... 11

1 Introducción

umivale, Mutua Colaboradora con la Seguridad Social (MCSS) nº 15, tiene como misión la optimización de la salud de los trabajadores afiliados y trabaja intensamente con la visión de ser el mejor gestor de salud laboral de España.

En consecuencia el sistema de información de umivale debe estar alineado con la misión, y debe, por tanto, proporcionar las soluciones de información adecuadas para su cumplimiento. En un entorno tan dinámico y cambiante como las tecnologías de la información, es necesaria una adecuación permanente y ágil con el fin de obtener una mayor eficacia y racionalización de los recursos gestionados por umivale, cubriendo adecuadamente las nuevas necesidades y no cayendo en la obsolescencia.

Desde esta perspectiva y dentro del marco de las actuaciones de sensibilización y difusión que las MCSS desarrollan para el cuidado de la salud, umivale considera necesario desarrollar una herramienta innovadora que, bajo la forma de una plataforma de formación on-line, ayude a sus clientes (empresas, trabajadores y autónomos) a sensibilizar y prevenir los riesgos laborales, contribuyendo a la consecución de nuestra misión.

2 Objeto del contrato

El objeto del contrato es el diseño, creación y mantenimiento de una plataforma

de formación on-line dirigida a las empresas y trabajadores protegidos por la mutua

mediante la implantación y personalización de la funcionalidad estándar de aplicaciones ofimáticas.

Con ello se pretende disponer de una herramienta de sensibilización en materia preventiva auto gestionable por las empresas mutualistas, para que puedan acceder a diversos programas divulgativos.

Los técnicos asignados al proyecto (Jefe de Proyecto, Analistas, diseñadores, programadores, equipo de seguridad, equipo de sistemas y equipo de testers) trabajarán en estrecha colaboración con el equipo del proyecto conformado por personal de Comunicación e Imagen y TIC de

umi

vale

.

Las reuniones de trabajo se realizarán en las instalaciones de umivale ubicadas en la Avda. Real Monasterio de Poblet nº 20, en Quart de Poblet.

3 Funcionalidades y requerimientos de la Plataforma de

Formación on line

3.1. Funcionalidades

La plataforma de umivale para la gestión de los cursos de formación tiene como alcance diferentes funcionalidades para los diferentes usuarios:

 Empresas mutualistas (que son los gestores de los usuarios que realizaran los cursos)

 Profesores de umivale (que podrá gestionar la programación al tiempo de realizar las tareas de gestión de alumnos).

Las funcionalidades mínimas que debe incluir la plataforma serán las siguientes:

Empresas mutualistas Alumno

 Crear alumnos individuales

 Asignar alumnos a cursos programados

 Enviar a los alumnos la convocatoria del curso a la que se le ha asignado

 Ver si los alumnos han hecho el curso

 Ver si los alumnos han hecho el examen de evaluación

 Conocer el resultado del examen

 Reprogramar un alumno que no puede asistir a un curso

 Borrar un alumno antes de que realice un curso

Grupo

 Crear un grupo

 Reprogramar un grupo de alumnos en su conjunto

 Borrar un grupo

 Modificar un grupo su convocatoria de curso, y comunicarla

 Añadir alumnos a un grupo

 Añadir alumnos a un grupo mediante un fichero de carga en formato excel

 Ver notas por grupos

Cursos

 Bloqueo de cursos hechos por los alumnos de la empresa

 Bloqueo de cursos con menos del número de alumnos, comunicando la necesidad de reprogramación

 Envío a los alumnos que se han bloqueado un curso un mensaje de reprogramación

Empresas mutualistas

 Ver nota toda la empresa

 Ver los resultados de las encuestas de calidad

Alumnos

 Acceso a la sala de formación que tiene asignada

 Acceso al examen

 Resultado del examen

 Acceso a la encuesta de calidad

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vale

Profesor

 Calendario de los cursos asignados a cada profesor

 Acceso a la ficha del curso

 Acceso a los miembros de cada grupo Acceso a la sala de formación

 Ver los alumnos por curso

 Conocer cuántos han asistido

 Enviar mensaje de la dirección de la sala de formación si fuera necesario

 Desarrollo contenidos, vuelco de contenidos e información en la plataforma, espacio de video stream privado donde almacenar el

contenido y poder acceder mediante invitación, conocer número de alumnos por curso, asistencias, etc..

Empresas

 Crear empresas con acceso a la plataforma

 Crear alumnos directos

 Crear profesores a los que asignar grupos de alumnos

 Crear toda la oferta de formación

 Crear el calendario y asignar las salas de formación

 Asignar los profesores a las salas

 Contrato del número de alumnos incluidos

Alumno

 Crear alumnos individuales

 Asignar alumnos a cursos programados

 Enviar a los alumnos la convocatoria del curso a la que se le ha asignado

 Ver si los alumnos han hecho el curso

 Ver si los alumnos han hecho el examen de evaluación

 Conocer el resultado del examen

 Reprogramar un alumno que no puede asistir a un curso

 Borrar un alumno antes de que realice un curso

Grupo

 Crear un grupo

 Reprogramar un grupo de alumnos en su conjunto

 Borrar un grupo

 Modificar un grupo su convocatoria de curso, y comunicarla

 Añadir alumnos a un grupo

 Añadir alumnos a un grupo mediante un fichero de carga en formato excel.

 Ver nota por grupos

Cursos

 Creación de calendario de cursos

 Creación de encuesta de calidad

 Creación de exámenes Bloqueo de cursos hechos por los alumnos de la empresa

 Bloqueo de cursos con menos de número de alumnos, comunicando la necesidad de reprogramación

 Envío a los alumnos que se han bloqueado un curso un mensaje de reprogramación

 Empresa beneficiaria

 Ver nota toda la empresa

 Ver los resultados de las encuestas de calidad

 Seguimiento

 Si un alumno no asiste enviar unos mensajes

 Si un alumno asiste agradecerle su participación

 Invitar hacer el examen tras realizar el curso

 Recordar que no ha hecho la prueba a las 24 horas de curso

Además, deberá contemplar la plataforma otras funcionalidades de personalización:

 Mensajes de convocatoria

 Mensajes de realización de examen

 Creación de los exámenes

 Creación de las encuestas de calidad Otras funcionalidades de formación:

 Crear una plataforma de acceso y de gestión de salas de formación y calendarios con la programación.

 Creación del sitio de almacenamiento de los contenidos.

 Crear un circuito de alertas de avisos varios a los profesores y a los alumnos. Ej:

o Convocatoria de cursos

o Cambios fecha u horario cursos o Reasignación de alumnos a otro curso o Aviso de examen

o Aviso de encuesta

o Aviso de material/contenido disponibles

 Posibilidad de grabar las sesiones formativas.

 Disponer de la opción de pizarra digital.

 Compartir documentos

 Personalización de sistema de videoconferencia

Propuesta mínima de indicadores para

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vale

, para la empresa y para el usuario

 Empresa:

o Alumnos que han comenzado el curso o Alumnos que han finalizado el curso o Alumnos que han hecho el examen o Alumnos que han aprobado el examen o Grado de satisfacción de los alumnos

 Alumnos:

o Grado de satisfacción con el curso o Grado de satisfacción con los contenidos o Grado de satisfacción con el profesor



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vale

:

o Nº de cursos impartido por temática/mes/año o Nº de alumnos formado por empresa/año o Grado de satisfacción por empresa/curso/año o Grado de satisfacción por alumno/curso/año

Para llevar a cabo este desarrollo será necesario efectuar una migración o carga de

datos inicial y sistemática de las bases de datos de

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vale

(con la periodicidad que se consensue) de:

 Alumnos actuales

 Empresas actuales que tienen que tener acceso

 Profesores que inicialmente podrán realizar cursos

 Cursos de ejemplo

 Modelo de encuesta y de evaluación

Tanto para la carga inicial como periódica, es necesario que el sistema disponga de una opción para importar datos cuando

umi

vale

lo considere necesario. La estrategia

será siempre insert and update, es decir si el registro existe lo actualiza, si no existe inserta uno nuevo.

El licitador presentará en la oferta la relación de tablas y campos necesarios para cada entidad de la plataforma (empresa, trabajador, autónomos, cursos, planificación etc…). Indicando claramente la clave única para cada tabla, la descripción de los campos y el tipo de dato de cada campo.

3.2. Requerimientos

1. Tecnológicos

 Front office: HTML 5, CCS 3, Adaptativo a cualquier dispositivo

 Back office conectado a Base de datos

 Base de Datos necesaria para atender los servicios de la aplicación

 Servidor: debe cumplir los requerimientos necesarios para el proyecto web que se somete a licitación

Requisitos del servidor en la nube para 100 usuarios concurrentes:

 SERVIDOR DE PRODUCCION

Servidor Cloud dedicado – 2 núcleos 3,5Gb de RAM  HD – 127 Gb

 SISTEMA OPERATIVO  ACTUALIZACION

 BACKUP GEOREDUNDADO  ALTA DISPONIBILIDAD 99,90 %  BASE DE DATOS NECESARIA

 DISCO DE ALMACENAMIENTO DE CONTENIDOS 1TB  SERVIDOR DE PREPRODUCCION

Servidor Cloud dedicado – 2 núcleos 3,5Gb de RAM  HD – 127 Gb

 SISTEMA OPERATIVO  ACTUALIZACION

 BACKUP GEOREDUNDADO  ALTA DISPONIBILIDAD 99,90 %  BASE DE DATOS NECESARIA

Servicios incluidos

 Configuración y puesta en marcha de los servidores (PRO Y PRE) en la nube  Acceso ilimitado plataforma e-learning profesores

 Formación por aplicación de videoconferencia a nuevas incorporaciones durante 1 hora.

 Asistencia técnica  Resolución de errores

 Resolución de dudas de formación mediante envío de correo electrónico  Modificación Ilimitada de Informes existentes

 Gestión soporte TIER2 o superior  Actualizaciones de versiones

 Administración delegada de los siguientes temas:

 Administración de usuarios, roles, perfiles. Altas, Bajas, Modificaciones.

 Configuración de correos, fuentes de datos  Configuración en local y en remoto de profesores

 Configuración de PC u dispositivos móviles de profesores  Administración de aplicaciones dentro de ofimática

 Reconfiguración de los sitios y gestión de errores.

 Atención a los alumnos para facilitarse el uso, a través de videos y una línea de correos activa para la resolución de errores o dudas.

2. De formación de la plataforma

La implantación del portal de video formación, llevará asociada unas sesiones formativas para los usuarios de

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vale

que vayan a administrar el servicio y los que vayan a formar a los profesores y a las empresas usuarias. Las sesiones de formación se realizarán en instalaciones de

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vale

.

Los contenidos y el alcance estimado de dicha formación deberán ser como mínimo los siguientes:

 Configuración de los clientes webs, móvil y pc.

 Conocimiento del funcionamiento para plataformas Android e IOS

 Funcionalidades como profesor

 Funcionalidades como alumno

 Funcionalidades como administrador de

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vale

 Como crear encuestas

 Como crear evaluaciones

A solicitud de

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vale

se podrán realizar sesiones adicionales de formación, bien a otros grupos o como ampliación a las jornadas realizadas.

3. De mantenimiento de la plataforma

La implantación de la plataforma deberá incluir los derechos de licencia del software ofimático, durante un periodo mínimo de 12 meses, así como un servicio de atención al cliente para resolución de incidencias durante 24 horas al día durante los 7 días de la semana.

Incluirá también la configuración, administración y gestión de los servidores (PRO y PRE) en la nube durante 12 meses.

4. De confidencialidad y seguridad de los datos gestionados

La plataforma deberá disponer de un conjunto proporcionado de medidas de seguridad, tanto técnicas como organizativas, que permitan la creación de un entorno seguro para los datos, la información, las aplicaciones y los sistemas que sustentan a todos ellos.

Concretamente es requisito imprescindible que la plataforma a implantar cumpla el artículo 103 del reglamento de medidas de seguridad respecto a la LOPD, que dice lo siguiente:

Artículo 103 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal en lo relativo a registro de accesos a datos de salud. Sección 3ª Medidas de seguridad de nivel alto Artículo 103. Registro de accesos.

1. De cada intento de acceso se guardarán, como mínimo, la identificación del usuario, la fecha y hora en que se realizó, el fichero accedido, el tipo de acceso y si ha sido autorizado o denegado.

2. En el caso de que el acceso haya sido autorizado, será preciso guardar la información que permita identificar el registro accedido.

3. Los mecanismos que permiten el registro de accesos estarán bajo el control directo del responsable de seguridad competente sin que deban permitir la desactivación ni la manipulación de los mismos.

4. El período mínimo de conservación de los datos registrados será de dos años.

5. El responsable de seguridad se encargará de revisar al menos una vez al mes la información de control registrada y elaborará un informe de las revisiones realizadas y los problemas detectados.

6. No será necesario el registro de accesos definido en este artículo en caso de que concurran las siguientes circunstancias:

a) Que el responsable del fichero o del tratamiento sea una persona física. b) Que el responsable del fichero o del tratamiento garantice que únicamente él tiene acceso y trata los datos personales. La concurrencia de las dos circunstancias a las que se refiere el apartado anterior deberá hacerse constar expresamente en el documento de seguridad.

Los accesos pueden ser en modo consulta, borrado, modificación o inserción. Así mismo, debe contemplar la gestión de derechos ARCO.

Debe incluir también los informes básicos necesarios para la realización de auditorías de cumplimiento. Por ejemplo, personas que han consultado los cursos

realizados por un alumno en un periodo, o personas que ejercido el derecho de “Cancelación”.

4 Actualización del sistema operativo

La empresa adjudicataria se hará cargo del mantenimiento y de la actualización del sistema operativo de la plataforma, con el objetivo de que pueda responder de forma continuada a las necesidades establecidas.

5 Documentación

El licitador incluirá propuesta de documentación y formato de los trabajos realizados, así como manuales de ayuda, además de toda aquella documentación que considere necesaria como complemento de este proyecto. El formato final se establecerá con la colaboración del Servicio de Comunicación e Imagen de

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vale

.

La documentación se entregará a su debido tiempo, de forma que permita la revisión del contenido y forma necesaria, para la recepción de los distintos módulos o servicios realizados en las entregas parciales y permita realizar un

seguimiento adecuado al proyecto por parte

umi

vale

. La documentación se elaborará, al menos, en Word de forma que

umi

vale

pueda efectuar el mantenimiento de la misma posteriormente.

La empresa adjudicataria será la responsable de mantener actualizada la documentación del proyecto a lo largo del mismo.

La empresa adjudicataria deberá mantener un registro histórico de los cambios producidos en la documentación con una breve explicación de la causa que origina el estado del cambio. Cada documento tendrá señalado el tiempo máximo de validez, y deberá identificar el número de versión del mismo.

La documentación será clara, concisa, precisa y fácil de mantener de forma que permita cumplir, dependiendo del tipo de documento, las funciones para las que ha sido diseñada.

La documentación, quedará como propiedad exclusiva de

umi

vale

sin que el contratista pueda conservarla, ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros sin la expresa autorización de

umi

vale

, que la daría, en su caso, previa petición formal del contratista con expresión del fin.

Con la suficiente antelación sobre la terminación de la relación contractual con la empresa adjudicataria, ya sea en el caso de la finalización normal del contrato o en el caso de que no existiese voluntad y/o entendimiento mutuo sobre la continuidad del servicio, y siempre que resulte procedente, deberá realizarse el traspaso de toda la documentación y del conocimiento desde la empresa adjudicataria al personal interno de

umi

vale

.

Documentación a entregar:

 Documentación de instalación. Documentación detallada con todos los pasos a llevar a cabo para instalar todos los componentes necesarios para el correcto funcionamiento del sistema: aplicaciones, base de datos, servidores, clientes, portales, gestión documental, desarrollos a medida, etc.

 Como entregable incluido dentro del proyecto se incluye la documentación

relativa a la construcción e implantación del sistema para su posterior

mantenimiento.

 Documentación de administración del sistema. Documentación dirigida a los responsables para llevar a cabo el mantenimiento tanto de la plataforma software como hardware.

 Documentación de la aplicación y adaptación mediante parametrización y configuración.

 Documentación de usuario. Documentación relativa al uso del sistema por parte de los usuarios finales. El formato de esta documentación podrá ser electrónico o interactivo.

 Todo el código fuente desarrollado estará documentado. El licitador incluirá la propuesta de documentación, que se tendrá en cuenta en la valoración de las ofertas.

6 Plazo de Ejecución

El período para la realización de la puesta en marcha del sistema no deberá superar los 4 meses desde la firma del acta de inicio de proyecto. El trabajo se dará por finalizado totalmente una vez otorgada la aceptación del producto por parte de

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vale

.

El contrato tendrá un periodo de 1 año + 1 año de prórroga. Dentro del primer año, se incluyen los 4 meses de plazo para la puesta en marcha del sistema.

7 Presupuesto

El presupuesto máximo de licitación es de 51.700 € IVA no incluido:  39.100 en concepto de desarrollo + implantación del proyecto.

 6.300 en concepto de coste de las licencias de software, servidores de alojamiento y servicios gestionados para el 1er año.

 6.300 en concepto de coste de las licencias de software, servidores de alojamiento y servicios gestionados para el 2º año. En todo caso, el importe correspondiente al segundo año, en caso de ejercitarse la prórroga, será el correspondiente a la oferta del adjudicatario.

En el precio ofertado se entenderá ya incluidos las dietas, gastos de desplazamiento y/o cualquier otro gasto necesario para la realización del servicio de implantación, puesta en marcha de la plataforma, mantenimiento y soporte.

8 Confidencialidad de la información

umi

vale

entregará la información y documentación que considere necesaria para la realización del presente trabajo, debiendo la empresa adjudicataria comprometerse a:

 Tratar con absoluta confidencialidad todo el material y la información que reciba como consecuencia de los trabajos realizados objeto de la adjudicación, durante el periodo de tiempo de duración de la misma,

 No utilizar la misma para otros fines que los recogidos en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas.

 No duplicar, copiar, revelar, ceder o vender total o parcialmente la información obtenida, en todo o en parte, a terceros sin autorización escrita de

umi

vale

.  Advertir a sus empleados de sus obligaciones respecto a la confidencialidad de

la información, velando por el cumplimiento de la misma.

 Restringir la utilización de la información obtenida como consecuencia de los trabajos realizados objeto del presente pliego de bases técnicas, exclusivamente para aquellos empleados con necesidad de conocerla y con la finalidad de realizar los trabajos expuestos.

 Poner todos los medios a su alcance para conservar el carácter confidencial y reservado tanto de la información y documentación recibida de

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vale

, como de los resultados obtenidos del trabajo realizado.

 La devolución de toda la información, material y/ soportes informáticos obtenidos, así como a la descarga de la misma de sus equipos informáticos o (si existieran), una vez finalizado el periodo de contratación correspondiente. Cualquier infracción en este sentido será calificada como grave y será causa de resolución del contrato, sin perjuicio de las responsabilidades penales, o de otro tipo, en que se puedan incurrir.

9 Transferencia tecnológica

Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato el adjudicatario se compromete, en todo momento, a facilitar a las personas designadas por

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vale

a tales efectos, la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos, y herramientas utilizados para resolverlos.