CONTROL DE FIRMAS
Elaborado/Fecha Alejandro Camacho Vargas Revisado/Fecha Xinia Herrera Álvarez
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TABLA DE CONTENIDO
A. RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR ...3
1. Recibir la Documentación de las Cuentas por Cobrar ...3
2. Registrar las Cuenta por Cobrar en el Sistema Wizdom ...3
3. Ejecutar los Movimiento de Cuentas por Cobrar en el Sistema Wizdom ...6
4. Seguimiento a las Cuenta por Cobrar ...7
5. Registrar los Recibos de Pagos en el Sistema Wizdom ...7
6. Ejecutar el Recibo de Pago en el Sistema Wizdom ... 10
7. Reversar la Ejecución de los Movimiento en el Sistema Wizdom ... 11
B. CIERRE DEL MÓDULO DE CUENTAS POR COBRAR EN EL SISTEMA INFORMÁTICO WIZDOM ... 13
1. Verificar Movimientos Pendientes de Ejecución ... 13
2. Actualizar o Eliminar los Movimientos Pendientes ... 16 Rige a partir de: 21/09/18
Vigencia: 09/20
OBJETIVO
Establecer los lineamientos básicos para el manejo de las cuentas por cobrar del Consejo Nacional de Rectores correspondiente a los clientes derivados por actividades comerciales, contratos, convenios o condiciones especiales de la institución (independiente a los adelantos o reintegros de viáticos) en ajuste a al sistema informático vigente.
ALCANCE Departamento de Gestión Financiera
DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO
XINIA
HERRERA
ALVAREZ
(FIRMA)
Firmado digitalmente por XINIA HERRERA ALVAREZ (FIRMA) Fecha: 2018.09.21 13:30:39 -06'00' LUIS ALEJANDRO CAMACHO VARGAS (FIRMA) Firmado digitalmente por LUIS ALEJANDRO CAMACHO VARGAS (FIRMA)Fecha: 2018.09.21 13:31:46 -06'00'
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3. Realizar el Cierre del Módulo de Cuentas por Cobrar ... 17 4. Reversar el Cierre de Cuentas por Cobrar ... 18 5. Notificar el Cierre a las Áreas Involucradas. ... 18
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A. RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR
1. Recibir la Documentación de las Cuentas por Cobrar
1.1. El encargado de cuentas por cobrar recibirá o recolectará la documentación que respalde el compromiso o derecho de cobro adquirido por la institución a través de actividades comerciales, contratos, convenios o situaciones especiales que den origen a la creación de una cuenta por cobrar, una vez adquirida la documentación procede al registro el mismo.
2. Registrar las Cuenta por Cobrar en el Sistema Wizdom
2.1. Ingresar al sistema Wizdom (1) por medio del navegador de internet (Explorer, Mozilla Firefox o Chrome) instalado en la computadora en la opción “Sistema GRP Finanzas” (http://sig.conare.ac.cr/finanzas/x32_application.htm). Posteriormente ingresar el usuario y la contraseña (2) y seleccionar la opción aceptar (3).
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2.3. Si el sistema Wizdom muestra una advertencia que indica “El tipo de cambio, no ha sido actualizado”, seleccionar la opción “Aceptar” (1) (dicha advertencia es normal ya que tipo de cambio para las operaciones con el sector público no bancario se actualiza un día después de la fecha).
2.4. Ingresar a la opción “Registro de Movimientos” (1), de seguido, ingresar a la opción “Facturas” (2).
2.5. En la pestaña “Encabezado” (1) completa las celdas con la información que se requiere: número de identificación (2), tipo de Movimiento (3), cliente (4), fecha de movimiento (5), fecha de aplicación (6), moneda (7) y monto (8).
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2.6. En la pestaña “General” (1) ingresar una descripción detallada del movimiento (2).
2.7. En la pestaña “Distribución Contable” (1) agregar una línea con el icono “Insertar” (2) seleccionando las cuentas (3), centros (4), montos en debito (5) y montos en crédito (6), Según corresponda.
*Nota: Da doble click para desplegar las listas de opciones según se desee y colocar el monto tanto al débito como al crédito (Partida Doble).
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3. Ejecutar los Movimiento de Cuentas por Cobrar en el Sistema Wizdom
3.1. Ingresar a la opción “Movimientos” (1), seguido, ingresar a la opción “Actualizar Movimientos” (2), desplegar a lista cronológica, seleccionando el año y mes (3) y el tipo documento (4):
3.2. Seleccionar el movimiento que desea ejecutar hasta que se torne de color azul (1), realiza la ejecución por medio del icono “Ejecutar” (2).
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4. Seguimiento a las Cuenta por Cobrar
4.1. Dar seguimiento para el control, gestión y cobro de las cuentas por cobrar por medio de correo electrónico o llamada telefónica, hasta que dicha cuenta sea cancelada en su totalidad. Escalar el tema a la jefatura o administración en caso de incobrable para su gestión.
5. Registrar los Recibos de Pagos en el Sistema Wizdom
5.1. Ingresar a la opción “Registro de Movimientos” (1), de seguido, seleccionar la opción “Recibos de Pago” (2).
5.2. En la pestaña “Encabezado” (1) completar las celdas con la información requerida: identificador de movimiento (2), tipo de movimiento (2), cliente (4), fecha de movimiento (5), fecha de aplicación (6), moneda (7).
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5.3. En la pestaña “General” (1), ingresar una descripción detallada del movimiento (2).
5.4. En la pestaña “Datos Adicionales” (1), seleccionar de la lista de opciones el programa y el proyecto respectivamente (2), según corresponda.
5.5. En la pestaña “Pago” (1) agrega una línea por medio del icono “Insertar” (2), Posteriormente, desplegar la lista de opciones (3) y selecciona el instrumento de pago (según corresponda), indicando moneda (4) y monto (5).
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5.6. En la pestaña “Pago”, una vez seleccionado el instrumento de pago, completa las celdas con la información requerida: banco (1), cuenta bancaria (2), número de documento (3), fecha (4), descripción (5), programa (7), partida (8), y meta (9).
5.7. En la pestaña “Referencia” (1), agregar una línea por medio del icono “Insertar” (2), de seguido, desplegar la lista de opciones y seleccionar la cuenta por cobrar del cliente que se desee disminuir (3).
5.8.En la pestaña “Distribución Contable” (1) agregar una línea con el icono “Insertar” (2), posteriormente armar el asiento contable seleccionando la cuenta (3), centro (4) y monto en debito (5) y monto en crédito (6)
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6. Ejecutar el Recibo de Pago en el Sistema Wizdom
6.1. Ingresar a la opción “Movimientos” (1), de seguido, ingresar a la opción “Actualizar Movimientos” (2) y desplegar a lista cronológica seleccionando el año y mes (3) y el tipo documento (4) que desee ejecutar.
6.2. Seleccionar el movimiento que desea ejecutar hasta que se torne de color azul (1), posteriormente realizar la ejecución por medio del icono “Ejecutar” (2).
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7. Reversar la Ejecución de los Movimiento en el Sistema Wizdom
7.1. En caso de requerir realizar modificaciones el sistema permite reversar los movimientos ejecutados, para ello, se debe Ingresar en la opción “Movimientos” (1), de seguido, ingresar a la opción “Anular Movimientos” (2), desplegar la lista de opciones cronológica seleccionando el año y mes (3) y el tipo de documento (4) que desea anular o reversar.
7.2. Seleccionar el movimiento que desea hasta que se torne de color azul (1), proceder seleccionando el icono reversar o anular (2), según se requiera.
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7.3. Una vez reversado el movimiento puede ser modificado o eliminado en la opción, según se requiera:
x Para corregir un movimiento se debe ingresar en la opción “Registro de Movimientos” (1), “Recibos de Pagos o Facturas” (2), procede a recuperar el movimiento mediante el icono “Recuperar” (3), a continuación, seleccionar el movimiento que desee modificar y presionar “Aceptar”.
*Nota: una vez modificado el movimiento se deberá de proceder nuevamente a realizar la ejecución (regresar al paso 6)
x Para borrar un movimiento se debe ingresar en la opción “Movimientos” (1), “Actualizar Movimientos” (2), despliega la lista cronológica (3), a continuación, seleccionar el movimiento que desee modificar (4) y presionar el icono “borrar” (5).
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B. CIERRE DEL MÓDULO DE CUENTAS POR COBRAR EN EL SISTEMA INFORMÁTICO WIZDOM 1. Verificar Movimientos Pendientes de Ejecución
1.1. Ingresar al sistema Wizdom (1) por medio del navegador de internet (Explorer, Mozilla Firefox o Chrome) instalado en la computadora en la opción “Sistema GRP Finanzas” (http://sig.conare.ac.cr/finanzas/x32_application.htm). Posteriormente ingresar el usuario y la contraseña (2) y seleccionar la opción aceptar (3).
1.2. Seleccionar en el menú principal (barra horizontal) el módulo de “Control de Crédito” (1).
1.3. Si el sistema Wizdom muestra una advertencia que indica “El tipo de cambio, no ha sido actualizado”, seleccionar la opción “Aceptar” (1) (dicha advertencia es normal ya que tipo de cambio para las operaciones con el sector público no bancario se actualiza un día después de la fecha).
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1.4. Ingresar a la opción “Movimientos” (1).
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1.6. Desplegar la lista cronológica (1), y seleccionar el año, mes y tipo de movimiento que corresponda al periodo de cierre (2).
1.7. Verificar que no exista movimientos pendientes de ejecución (la lista de movimientos deberá de encontrarse vacía), de lo contrario no será posible realizar el cierre del módulo hasta el momento de no contar con movimientos pendientes.
Página 16 de 18 2. Actualizar o Eliminar los Movimientos Pendientes
2.1. Si existe algún movimiento pendiente, se debe determinar su naturaleza, rastreando el documento o hecho que da origen al derecho de cobro.
2.2. Una vez identificado su naturaleza y origen, se debe proceder a actualizar o eliminar el movimiento (según corresponda):
x Se debe actualizar aquellos movimientos que correspondan a un derecho real de cobro para la institución, que serán cobrados en el periodo actual o en periodos futuros, seleccionando el movimiento hasta que se torne de color azul (1) y posteriormente seleccionando el icono “Actualizar” (2):
x Se debe eliminar aquellos movimientos ingresados manualmente que no corresponden a un derecho real de cobro para la institución y que no serán cobrados en el periodo actual o en periodos futuros (Errores de registro, duplicidad, solicitudes devueltas o canceladas), seleccionando el movimiento hasta que se torne de color azul (1) y posteriormente seleccionando el icono “Eliminar” (2):
Página 17 de 18 3. Realizar el Cierre del Módulo de Cuentas por Cobrar
3.1. Ingresar a la opción “Cierre” (1).
3.2. Seleccionar la segunda opción “Cierre” (1), se desplegará una pantalla emergente y posteriormente seleccionar la opción “Aceptar” (2).
*Nota: una vez completado el proceso, el periodo se encontrará cerrado y el sistema no aceptará ningún registro en el mes correspondiente.
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3.3. Validar que el cierre se haya realizado correctamente, ingresando al módulo de Cuentas por Cobrar en la opción “Configurar Compañía” (1), seleccionar la opción configurar (2), seleccionar la pestaña “Parámetros” (3) y, por último, validar el periodo contable vigente (4).
Nota: El sistema mostrará el último periodo contable cerrado.
4. Reversar el Cierre de Cuentas por Cobrar
4.1. En caso especial de requerir realizar ajustes o movimientos debidamente justificados posteriores al cierre, el sistema brinda la opción de reversar el cierre del periodo del módulo de Cuentas por Cobrar, seleccionando la opción “Reversar Cierre” (1) y seleccionando la opción “Aceptar” (2).
5. Notificar el Cierre a las Áreas Involucradas.
5.1. Notificar que le periodo contable se encuentra cerrado, la notificación se realiza por medio de correo electrónico a las áreas interesadas (Jefatura, Tesorería, Presupuesto, Contabilidad).
