Manual de usuario Módulo EACP
Gestión de Habilitados
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Código del documento FOR030-MUS-EACP Gestión de Habilitados v1.9.docx Nombre del documento Manual de Usuario EACP (Gestión de Habilitados)
Versión 1.9
Tipo documento: Formación
Finalidad: Formación a Usuarios
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Preparado por: Consultores UTE EACP Fecha de entrega:
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Versión Fecha Descripción del Cambio
V 1.2 11/09/2015 Se incluye el campo “suplido” a la hora de registrar los justificante en caja metálico de habilitación (Punto 2.5.2.Caja metálico, página 52.)
V 1.3 07/10/2015 Corrección de campos mostrados. (Punto 2.5.2.Caja metálico, página 51 y 52.)
V 1.4 02/06/2016
Se ha añadido la Transacción Z82_EA_INF_COMISION – Visualizar desglose del comisionado, página 113. Se ha modificado el punto 2.5.1 modificando la validación del comisionado.
V 1.5 18/07/2016 Se ha añadido la Transacción Z82_SIMULAR_PAGO – Consulta de Pagos Pendientes , página 99
V 1.6 18/07/2017 Se añade la transacción “Informe Conciliaciones Bancarias Habilitados” en el apartado 2.9 Sistema de información (mantis 68840).
V 1.7 24/08/2017 Se modifica el informe de conciliación bancaria en cuentas de habilitados (mantis 69717)
V 1.8 24/10/2017 Se actualiza la imagen del informe de conciliación bancaria en cuentas de habilitados (mantis 68810).
V 1.9 26/12/2017
Se amplía la información del pago por cheque (mantis 70872). Se añade el punto
“3.2. Formato permitido de Nº Cheque para pago de facturas” y se menciona en cada punto de Nº de cheque del manual.
Índice
1. INTRODUCCIÓN... 5
1.1. Objeto del Documento ... 5
1.2. Estructura del Documento ... 5
1.3. Operativa Común ... 6
2. SECCIÓN CONCEPTUAL ... 9
2.1. Introducción a Gestión del Habilitado ... 9
2.2. Proceso de Gestión del Habilitado ... 9
2.2.1. Conceptos previos ... 9
2.2.2. Descripción del Proceso ... 12
Anticipo de Caja Fija ... 12
Solicitud de anticipo ... 12
Registro de Facturas directas ... 13
Traspaso a Caja Metálico ... 13
Registro de Factura contra Caja Metálico ... 13
Cuenta Justificativa Reposición ... 13
Libramientos a Justificar ... 14
Registro de Justificantes ... 14
Generación de Cuenta Justificativa: Justificación ... 14
2.3. Estructura Presupuestaria ... 15
Entidad CP 15 Sociedad FI 15 2.4. Gestión Bancaria. ... 17
Tratamiento Posterior Extractos Cuenta (FEBAN) ... 17
Compensación Manual (F-03) ... 22
2.5. Anticipo de Caja Fija ... 26
2.5.1. Justificantes ... 26
Registrar Justificante (/IECI/RF_GFH_TR_0000) ... 26
Modificar Justificante (/IECI/RF_GFH_TR_0007) ... 37
2.5.2. Caja metálico ... 40
Traspaso a Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0002) ... 40
Incremento de Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0009) ... 43
Decremento de Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0015) ... 46
Registrar Factura contra Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0001) ... 49
2.5.3. Anticipos a Terceros ... 53
Alta de Anticipo a Terceros (/IECI/RF_GFH_TR_0013) ... 53
Incremento y Decremento de Anticipo a Tercero (/IECI/RF_GFH_TR_0003) ... 56
Registrar justificantes contra anticipo a tercero (/IECI/RF_GFH_TR_0011) ... 59
2.5.4. Reposición Anticipo de Caja Fija ... 62
Reposición del Anticipo de Caja Fija (/IECI/RF_TR_DOCS_001) ... 62
Oficio de Rendición de Anticipo de Caja Fija (Z53_REND_CTAS_ACF) ... 66
2.6. Gastos a Justificar ... 70
2.6.1. Justificantes y Depósitos ... 70
Registro de Justificantes en LAJ (/IECI/RF_GJ_TR_0002) ... 70
Visualizar Justificantes en LAJ (/IECI/RF_GJ_TR_0001) ... 78
Reintegro LAJ ... 80
Cuenta Justificativa: Justificación LAJ ... 83
2.6.2. Apéndice ... 88
2.7. Gestión de pagos ... 93
Pago (/IECI/OR_PROPAGO) ... 94
Consulta de pagos pendientes (Z82_SIMULAR_PAGO) ... 97
Visualizar Documento (FB03) ... 99
Partida Individual Acreedor (FBL1N) ... 102
Partida Individual cuentas mayor (FBL3N) ... 105
2.8. Gestión de Terceros ... 108
Visualizar Acreedor (FK03) ... 108
Modificar Suplidos en Acreedores (Z37_FK02_K002) ... 110
2.9. Sistema de Información / Consultas ... 112
Situación Facturas Habilitados (Z37_SITUACION_HABIL) ... 112
Visualizar desglose del comisionado (Z82_EA_INF_COMISION) ... 113
Informe Conciliaciones Bancarias Habilitados (Z82_CONCIL_BANC_HABI) ... 114
3. ANEXOS ... 116
3.1. Ejecución en fondo de informes y obtención de datos. ... 116
3.2. Formato permitido de Nº Cheque para pago de facturas. ... 121
1. INTRODUCCIÓN
1.1. Objeto del Documento
Este Manual está dirigido a los usuarios de SEFLogIC que llevarán a cabo las tareas relacionadas con la gestión del habilitado en el sistema, es decir, destinado a aquellas unidades administrativas encargadas de gestionar pagos a terceros sin fiscalización previa.
Estas unidades se estructuran en forma de cajeros independientes y los recursos de los que se nutren y que se desarrollan y explican en este documento, pueden ser de dos tipos:
Anticipos de Caja Fija
Libramientos a Justificar
1.2. Estructura del Documento
El Manual está estructurado en dos secciones:
Sección “Conceptual”: Explica el proceso de “Gestión del Habilitado” y sus principales características, la estructura organizativa que afecta a dicho proceso, la terminología y conceptos básicos SAP relacionados y como último apartado, la tipología de usuarios que tendrán acceso al proceso de “Gestión del Habilitado” en el sistema.
Sección “Práctica”: Contiene la secuencia de pasos que deberá completar un usuario para realizar cada una de las transacciones a las que tiene permiso, ilustrada con ejemplos. Así mismo, esta sección incluye un apartado en el que se relacionan e identifican los puntos clave de validación en el proceso.
1.3. Operativa Común
o Ayudas
Hay campos de las pantallas de este proceso, que disponen de match code o ayudas para facilitar su cumplimentación.
La operativa de estas ayudas o “Match Code” es siempre la misma, por ejemplo:
Al pulsar en el botón situado a la derecha del campo se mostrará la información correspondiente a la ayuda que se desea visualizar.
Como en el presente ejemplo la ayuda es el campo “Grupo de cuentas”, se muestran todas las entradas relacionadas con dicho campo.
Al efectuar doble pulsación en una línea de las mostradas, el sistema recogerá el valor correspondiente. En este ejemplo, se recoge el Grupo de cuentas K001.
Al volver de nuevo a la pantalla inicial, se dispondrá en ella del valor seleccionado Botón inactivo
o Campos obligatorios
Los campos mostrados inicialmente que estén marcados con el valor indican que dicho campo debe ser cumplimentado por el usuario de forma obligatoria.
El sistema comprueba que todos estos campos estén rellenos con algún valor antes de continuar.
Si se pulsa INTRO o se desea pasar a una siguiente pantalla pero hay campos con esta característica que no está cumplimentado, el sistema mostrará el siguiente mensaje de error al pie de la pantalla:
o Botones comunes
Los siguientes botones serán comunes en todas las pantallas en que se muestren. Hay pantallas en las que están activos y otras en las que no
Cuando están activos su operativa es siempre la misma:
- Para traspasar la información introducida en pantalla a la Base de Datos
- Estos tres botones realizan la función de salir de la pantalla cada una de una forma distinta según el proceso que se está realizando.
o Listados
Botón activo Botón
inactivo
En los listados que genera el sistema (Ej. Visualizar extracto automático) se puede modificar la disposición de las columnas según las necesidades o preferencias del usuario que lo solicita y adicionalmente, se pueden guardar todas las disposiciones (layout) que tiene el usuario.
Desde la barra superior se tendrá acceso a las diferentes opciones que se pueden realizar, tales como exportar a documentos de Word, Excel, etc
2. SECCIÓN CONCEPTUAL
2.1. Introducción a Gestión del Habilitado
La gestión y mantenimiento de las habilitaciones constituye uno de los factores críticos dentro de la operativa y actividad diaria de cualquier centro gestor.
El habilitado, en su día a día, será el encargado de hacer frente a los gastos de carácter periódico, así como, a aquellos, que, con carácter excepcional, no puedan aportar documentación justificativa en el momento del reconocimiento de las obligaciones.
Para hacer frente a dichos gastos, el Habilitado realizará pagos que no requieren una fiscalización previa, según la siguiente secuencia básica:
1. El Habilitado o cajero recibirá un anticipo de dinero en su cuenta, que puede ser un anticipo de caja o un libramiento a justificar. Con este anticipo el Habilitado irá realizando pagos a terceros por prestación de servicios o por compra de material.
2. A medida que el habilitado va realizando estos pagos debe de ir introduciendo las facturas, ya sean por servicios o por compra de material en el sistema.
3. Una vez se ha quedado sin fondos o en el momento que él crea o haya finalizado el motivo por el que se originó el anticipo, el habilitado debe generar un documento de reposición o de justificación, dependiendo del origen del anticipo que recibió.
2.2. Proceso de Gestión del Habilitado
2.2.1. Conceptos previos
Para explicar el proceso relacionado con la “Gestión del Habilitado”, es necesario definir previamente los siguientes conceptos:
El anticipo de caja fija son las provisiones de fondos de carácter permanente que se realizan en las cajas pagadoras para la atención inmediata y posterior aplicación al presupuesto.
Los libramientos a Justificar son las propuestas de pagos presupuestarios que, excepcionalmente, se libran para atender gastos, cuando no puede aportarse la documentación justificativa en el momento del reconocimiento de las obligaciones.
El habilitado tendrá una sociedad de caja que será lo que lo identifique.
El habilitado tendrá un libro de caja donde registrará facturas directas y visualizará el saldo inicial y el final, diferenciando ingresos y gastos.
El habilitado tendrá la posibilidad de realizar movimientos a la caja metálico.
El flujograma que representa el proceso de gestión del Habilitado es el siguiente:
A continuación señalamos las características principales de la estructura de cajeros previstas para el proyecto SEFLogIC:
En el sistema podrán crearse tantos Libros de Caja como se requiera. Cada cajero se identificará unívocamente con un tercero en el sistema.
Cada cajero vendrá identificado por una Sociedad de Caja y un Libro de Caja. Cada Sociedad de Caja podrá tener tantos Libros de Caja como se necesiten.
Solo puede haber un acreedor por caja, el cual será dado de alta en el sistema como un tercero con un grupo de cuentas específico con una codificación propia. En el caso de que un habilitado pudiera trabajar con varios libros de caja, se deberán crear tantos acreedores como cajas pueda utilizar dicho habilitado. No obstante, el sistema permite la creación de varios acreedores con un mismo NIF, siendo este el elemento que se
HABILITADO/
ACREEDOR
SOCIEDAD DE CAJA
LIBRO DE CAJA
(PERMISOS SOBRE PARTIDAS PRESUPUESTARIAS)
SUBLIBRO DE CAJA (CAJA
METALICO) LAJ ACF
C/C HABILITADO
utilizará para su unificación, es decir, una misma persona física podrá corresponder con varias cajas, aunque estas constituyan acreedores diferentes.
Cada Caja tendrá una serie de partidas presupuestarias habilitadas, de tal forma que el cajero solo podrá capturar facturas que contengan estas partidas.
El saldo de cada libro de caja es único, diferenciando los saldos del anticipo de caja de los libramientos a justificar, independientemente del número de dotaciones que tenga.
Los acreedores habilitados dispondrán de cuentas bancarias y Bancos Propios, que identifican la entidad financiera por el que los habilitados pagarán los distintos registros.
El sistema contempla la posibilidad de la eliminación, aumento y disminución de anticipos. Para ello se deberá registrar el movimiento interno correspondiente.
Los terceros, de los que se reciban facturas, deberán estar previamente registrados en el sistema. En el caso de Resoluciones y de Comisiones de Servicio, al tratarse de operaciones que no conllevan factura, tendrán su propia numeración, la cual será generada por el sistema.
La normativa establece, salvo en situaciones especiales, que un pago nunca puede ser superior a tres mil euros. Dicha restricción está contemplada por el sistema en forma de parametrización de usuario.
2.2.2. Descripción del Proceso
Anticipo de Caja Fija
Son provisiones de fondos de carácter permanente que se realizan a pagadurías, cajas y habilitaciones para la atención de gastos periódicos o repetitivos.
Constituyen una excepción a la regla del “servicio hecho” puesto que llegan a hacerse efectivos pagos relativos a gastos no realizados, sin embargo se diferencian de los pagos a justificar, siendo sus características más importantes las siguientes:
Las provisiones de fondos tienen carácter no presupuestario, por lo que los pagos de que se derivan no están aplicados a presupuesto (no existe el abono y el cargo en la cuenta 400). Se trata simplemente de traspasar fondos de una cuenta bancaria a otra desde la que se puedan efectuar pagos con mayor agilidad.
El intermediario a favor del que se libran los fondos, los va utilizando, y va rindiendo cuentas de dicha utilización. La aprobación de estas cuentas determina la reposición de los fondos gastados. Esta reposición, sobre gastos ya efectivamente realizados, se realiza mediante pagos de carácter presupuestario.
En los anticipos de caja fija el control de disponibilidad se hace contra el saldo del cajero.
Gráficamente se puede representar mediante el siguiente esquema:
Solicitud de anticipo
La solicitud de Anticipo es la funcionalidad por la que Tesorería se encarga de dotar de crédito a los distintos Libros de Caja. Se trata de un documento extrapresupuestario que asigna un importe a un acreedor, que en este caso se corresponde con un Habilitado y el pago de este documento genera un ingreso en el Libro de caja asociado al acreedor de la solicitud.
Una vez que se crea el documento, es necesario pagarlo, para ello, el documento una vez registrado en el sistema, será accesible desde el módulo de Tesorería para proceder a su
Tesoro Habilitado Tercero
acreedor
Caja Metálico
Solic.
Anticipo Reg. Factura
directa
Traspaso Caja Metálico
Registro Caja Metálico
pago. Al nacer bloqueado, el documento no puede pagarse sin que haya sido ordenado por parte de Tesorería.
El pago del mismo, genera un documento de ingreso en el Libro de Caja que puede consultarse en la transacción de consulta en la pestaña de ingresos.
Registro de Facturas directas
El registro de facturas permite anotar las obligaciones del habilitado contra un tercero. El habilitado cuando recibe una factura anota en el registro el tercero acreedor de la factura, su importe, forma de pago, imputación presupuestaria y demás información necesaria para ejecutar la obligación.
Esta anotación es necesaria para poder realizar el pago, y mediante la generación de la cuenta justificativa, reponer el importe al habilitado.
Traspaso a Caja Metálico
En ocasiones es necesario disponer de efectivo. Esto lo consigue el habilitado trasladando fondos de su cuenta corriente a su caja metálico. Esta caja metálico consiste en una bolsa de fondos en efectivo que mantiene el habilitado de forma separada. Es decir, que tiene sus propias características, tales como gasto máximo, etc.
El registro del movimiento interno, genera un documento que hay que compensar para que el sistema permita registrar facturas contra ese importe en metálico.
Registro de Factura contra Caja Metálico
Permite el registro de facturas contra nuestra caja metálico. Se trata de todas aquellas facturas que se pagan en metálico, sin que intervenga el banco ni se pague por cheque.
Al contabilizarse cada factura de Habilitado, el sistema crea un documento financiero que debe seguir las normas contables, y al estar integrada con la contabilidad presupuestaria, genera un asiento, al que una vez registrado sólo será posible la modificación de ciertos datos como son la imputación presupuestaria y el texto asociado.
Cuenta Justificativa Reposición
Para reponer los fondos, el habilitado tendrá que generar un expediente que tras su tramitación, aprobación y contabilización generará un traslado de fondos de Tesorería a su cuenta.
Esta funcionalidad consta de tres acciones:
Selección de facturas a justificar.
Traspaso de todos los datos de las facturas al documento de reposición.
Generación de un expediente Contable que se tramitará como cualquier otro expediente hasta su contabilización.
Libramientos a Justificar
Tienen carácter de “a Justificar” las propuestas de pagos presupuestarios, que de manera excepcional, se libren para atender gastos cuando no pueda aportarse la documentación justificativa en el momento del reconocimiento de las obligaciones.
Sus características principales son:
Se realizan pagos sin que el acreedor haya realizado la prestación a su cargo.
Los fondos derivados de esos pagos se reciben por un intermediario (habilitado), no al acreedor final.
El intermediario paga al acreedor final directamente, una vez haya realizado la prestación a su cargo.
Posteriormente el intermediario debe rendir cuentas de la recepción y empleo de los fondos.
Los libramientos a justificar vendrán definidos por documentos ADO específicos, que llamaremos ADOJ. Estos se generarán contra uno o varios terceros habilitados. Cada documento ADOJ podrá tener una o n posiciones, y cada posición constituirá una bolsa diferenciada. Una vez este expediente (documento ADOJ) esté tramitado se cargará el saldo en la caja correspondiente.
Registro de Justificantes
Una vez que tenemos saldo disponible en la caja pasamos al registro de las facturas. Cada vez que se graba una factura se consume saldo del disponible del Libramiento a Justificar, independientemente de que se haya efectuado el pago. El usuario deberá seleccionar la sociedad y el libro de caja correspondiente, y la posición o documento financiero del ADOJ que justifica el libramiento.
Generación de Cuenta Justificativa: Justificación
Como hemos comentado, los gastos a justificar permiten atender gastos de los que no se ha podido aportar documentación en el momento de reconocer la obligación. La bolsa justificativa es un documento de justificación para esta bolsa de gastos y deberá hacerse por el total de la bolsa. El expediente correspondiente llegará a Intervención, donde, cuando es aprobada, muere el libramiento.
2.3. Estructura Presupuestaria
SEFLogIC, como sistema SAP, divide la organización de la empresa en entidades organizativas. A continuación, procedemos a comentar los conceptos que más incidencia o relevancia tienen en el proceso de Gestión del Habilitado.
Entidad CP
La entidad CP es la estructura organizativa básica de SAP de contabilidad presupuestaria y recoge todos los elementos que configuran el Presupuesto. Será el valor único 1000.
Sin esta Entidad CP no es posible presupuestar ni ejecutar el Presupuesto, siendo un dato más a la hora de presupuestar y ejecutar.
Este presupuesto es único, es decir, sólo podemos trabajar con un único Presupuesto, aunque como veremos más adelante podemos tener varias versiones del Presupuesto, pero sólo una versión será la definitiva. Si quisiéramos trabajar con más de un Presupuesto, sería necesario crear una entidad CP por cada Presupuesto diferenciado con el que queramos trabajar.
A este nivel se definen:
La estructura presupuestaria: clasificación orgánica, y el resto de las clasificaciones que configuran una partida presupuestaria.
Elaboración y seguimiento del Presupuesto.
Ejecución del Presupuesto.
Sociedad FI
La Sociedad FI, es la estructura organizativa de contabilidad financiera en SAP. Tendremos una Sociedad FI por cada entidad de la Comunidad Autónoma de Canarias, las cuales tendrán NIF propio, y podremos obtener balances y cuentas de pérdidas y ganancias de forma diferenciada para cada una de ellas. Además, cada una de ellas tiene Tesorería propia y utiliza datos maestros a nivel propio como los acreedores, clientes, etc.
Las sociedades FI están íntimamente relacionadas con los centros gestores, necesarios para generar la estructura presupuestaria.
Las principales características de una Sociedad FI:
Un NIF por Sociedad FI (Patrimonial)
Una Tesorería por Sociedad FI.
Explotación de la información por Sociedad FI más ágil y sencilla.
Posibilidad de obtener informes globales a nivel de SSCC por ser una sola Entidad CP.
Un solo Presupuesto.
Seguridad de datos al nivel de Centro Gestor por perfil de Usuario.
Inclusión de la Entidad CP en todas las capturas y visualizaciones de las Posiciones Presupuestarias.
Posibilidad de que el sistema muestre por defecto una sociedad evitando tenerla que teclear o seleccionar.
Permite mantener distintos planes de cuentas. Es necesario definir qué cuentas va a utilizar cada Sociedad FI dentro de ese plan de cuentas.
Cada sociedad FI crea su propia contabilidad, por lo tanto es capaz de generar sus Balances, Cuentas de Resultados, Diarios, etc.
Permite configurar a nivel de Sociedad FI: determinación de obligatoriedad de campos en las contabilizaciones, registros maestros.
Es conveniente que exista un gestor de la información común que vele por la integridad de la información.
2.4. Gestión Bancaria.
En esta sección haremos un recorrido por las transacciones asociadas al perfil de “Usuario Habilitado” explicando paso a paso cada una de ellas, de manera que pueda servir de soporte y apoyo al usuario de SEFLogIC tanto en el desarrollo de las sesiones formativas como en el desarrollo de sus funciones diarias en su puesto de trabajo.
Tratamiento Posterior Extractos Cuenta (FEBAN) Descripción de la Transacción:
El objetivo de este proceso es realizar el tratamiento sobre extractos de cuenta que hayan sido cargados de forma automática/manual en el sistema, pero que por algún motivo su operación externa no tenga ninguna asignación previa.
Así mismo, también permite realizar asignaciones o cambios, en el caso que el banco indique un código de operación externa erróneo.
o Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:
o Accedemos a la pantalla principal, donde pueden rellenarse alguno o todos los siguientes campos para acceder más fácilmente a la información a tratar:
- Sociedad.
- Banco propio.
- ID cuenta.
- Fecha de Extracto.
- Número de extracto.
o Una vez cumplimentados todos los campos pulsamos en el botón “Ejecutar” . El sistema muestra un listado de todos los extractos de cuentas:
NOTA: Si visualizamos una marca verde en la parte izquierda, indica que esa operación se ha contabilizado correctamente, es decir, que ha generado un documento contable.
Por el contrario, si visualizamos una cruz roja significará que la operación ha sido registrada, pero que no se ha contabilizado. Estas operaciones son las que se deben tratar.
o En la parte de la derecha de la pantalla, se observará más información del movimiento.
Marcando el botón de la izquierda se puede plegar/desplegar el recuadro con la información mostrada.
o Desde esta pantalla se pueden visualizar los extractos bancarios movimiento por movimiento indicando descripción del código, número de documento contable, etc.
o También se pueden ver los movimientos en otra representación; pulsando en el icono
“Otra Presentación”, el sistema muestra la información de la siguiente forma:
NOTA: Los movimientos contabilizados se mostrarán en color verde, y los no contabilizados en color rosa.
Haciendo doble click en una operación de las mostradas, se obtiene más información del movimiento en cuestión.
o En caso de que un movimiento no se haya contabilizado se deben revisar los datos del movimiento y luego se deberá seleccionar la partida, tal como se muestra a continuación y pulsar en el botón (“contabilizar”), o bien, ir a: Menú >Posiciones de extracto > Contabilizar.
o Una vez se haya efectuado la contabilización, el movimiento aparecerá en verde.
o Si por el contrario el error se mantiene, este se muestra en la pantalla para actuar en consecuencia, y solventar el error.
o Por ejemplo supongamos el siguiente error:
o Para solucionarlo, se deberá contactar con el responsable correspondiente para crear la cuenta de mayor en la Sociedad SCE.
o Para modificar la regla de contabilización en una partida no contabilizada:
- Nos posicionamos con el puntero sobre la celda correspondiente de la columna y, una vez seleccionada, pulsamos en el siguiente icono :
- Se abrirá una ventana que recoge las reglas de contabilización que se han definido y parametrizado en el sistema con su significado.
- Seleccionamos la regla de contabilización, y pulsamos en el botón
“Contabilizar” .
Compensación Manual (F-03) Descripción de la Transacción:
Esta transacción permite realizar de forma manual, una compensación de las partidas abiertas de una cuenta contable en concreto, y donde se le indica al sistema las dos partidas que deberá vincular dentro de todas las partidas abiertas existentes en el sistema.
o Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:
NOTA: Para aquellas posiciones que no pueden compensarse automáticamente, existe la opción de compensar manualmente.
o En la siguiente pantalla podrá observar una serie de campos obligatorios a rellenar como:
- Cuenta de Mayor: Es el número de la cuenta de mayor cuyas partidas abiertas se vayan a compensar manualmente. Para el ejemplo a seguir utilizaremos la cuenta 5750100212
- Sociedad.
- Fecha de compensación: el sistema la rellena por defecto con la del día en curso.
- Moneda: el sistema la rellena por defecto con la moneda de la Sociedad.
- Periodo: el sistema lo rellena por defecto según la Fecha de compensación.
- Otras delimitaciones: Se debe marcar el criterio a seguir para la compensación. Para el ejemplo seguido en el presente manual, marcaremos el flag “Nº de documento” para que nos aparezcan las partidas abiertas de la cuenta mayor seleccionada para los documentos FI marcados.
Cuenta 5750100212
Sociedad CAC
Otras delimitaciones Marcar flag Nº documento
o Una vez completados los campos obligatorios pulsamos en el botón “Tratar PAs”
.
o Automáticamente, el sistema nos muestra la siguiente pantalla:
NOTA: La configuración de esta pantalla se ajusta al Nº de documento, que es el criterio que se ha marcado para la compensación, pero esta configuración varia según el criterio marcado en la primera pantalla.
o Una vez rellenados los Nº de documento pulsamos en el botón “Tratar PAs”
para continuar:
NOTA: Para poder compensar los datos indicados deben estar a cero.
o Esta compensación generará un Número de Documento por importe cero con Clase de Documento ZV, que se puede visualizar pulsando el botón “Resumen de Documento”
.
o Pulsamos en el botón “Grabar” para realizar la compensación, y automáticamente, el sistema nos devuelve a la primera pantalla, indicando al pie de la misma el siguiente mensaje con el número de compensación generado:
o Para salir de la transacción pulsamos el botón
2.5. Anticipo de Caja Fija 2.5.1. Justificantes
Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten generar y consultar la información relativa los movimientos de libro de caja.
Veamos cada una de las transacciones.
Registrar Justificante (/IECI/RF_GFH_TR_0000)
Descripción de la Transacción:
Esta transacción permite registrar los justificantes de un tercero acreedor recibidos por un habilitado que dispone de saldo en su libro de Caja.
o Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:
o En la pantalla de selección introducimos la Sociedad a la que pertenece el Habilitado y el Nº Libro de Caja sobre el cual registraremos la factura:
o Pulsando en el siguiente icono o en el botón “Intro” del ordenador se abre la pantalla principal desde la cual se accede al registro de facturas para la Sociedad y Libro de Caja indicados.
Esta pantalla principal se divide en tres áreas:
o Área “Selección de Datos”: Es el área donde se muestran los datos de selección de la pantalla anterior y el intervalo temporal a tener en cuenta.
o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: área donde se muestran para el periodo seleccionado, el saldo inicial y el final, separando los ingresos y gastos efectuados. Este saldo Final determina el importe máximo de facturas a registrar.
o Área “Facturas”: Área donde se procederá a introducir la información sobre los justificantes a registrar y donde se visualizarán los ya registradas en el periodo indicado en el área “Selección de Datos”.
En esta misma pantalla se pueden ver varios botones:
o Añade filas en la rejilla perteneciente al área de “Facturas”.
o Elimina todo excepto las facturas que están ya pagadas.
Área
“Selección de Datos”
Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”
Área de
“Facturas”
o Copia la factura obligando a cambiar el número de factura y permite cambiar en la copia todos los datos que se quieran.
o Desglosa las retenciones de una factura. Para ello, dichas retenciones deben estar registradas previamente en el maestro del acreedor. El tipo de retención que debe tener dado de alta el tercero es HA-Retención Habilitados.
o Permite incluir un texto adicional como comentario u observación.
o Reparte el importe de la factura entre diferentes centros gestores- posiciones presupuestarias.
o Realiza el desglose de la clase de gasto de la Comisión de Servicio.
o ANEXAR LAS FACTURAS DIRECTAS RECIBIDAS POR EL HABILITADO:
En esta pantalla, se anexan las facturas recibidas por el habilitado. Para ello, el tipo de operación a seleccionar es “Factura Directa”:
- Operación: Tipo de Operación Contable: Factura Directa.
- Importe: Importe total de factura.
- Acreedor: Tercero acreedor de la factura.
NOTA: El sistema trabaja con código de acreedor. No reconoce el NIF como acreedor, pero si se puede usar el NIF como criterio de búsqueda del acreedor.
- Nº de Factura: referencia de factura (Código interno, Nº de Factura...) Máximo 11 caracteres alfanuméricos.
- Número de Factura: referencia de factura (Código interno, Nº de Factura...). Máximo 16 caracteres alfanuméricos.
NOTA: En el caso de que la referencia de la factura que envía el acreedor tenga más de 11 caracteres, en el campo “Nº de factura” indicaremos los 11 últimos y en el campo “Número de factura” toda la referencia de la factura. En el caso de que la referencia de la factura que envía el acreedor tenga 11 o menos caracteres, ambos campos “Nº de factura” y “Número de factura”
deben ser iguales. Se debe tener en cuenta que estos campos no admiten caracteres especiales como /, -,..
- Fecha de la Factura: Fecha que se visualiza en la factura. Por defecto el sistema la cumplimenta con el día de introducción de la factura, es un campo editable.
- Fecha de contabilización: No es un campo editable y es la del día del registro.
- Texto de Cabecera: Texto de referencia que podemos asignar al registro.
- Via de pago: Método de pago. Las vias de pago pueden ser A (Transferencia), B(Efectivo), C(Cheque Bancario).
- Nº de Cheque: En caso de que la vía de pago sea Cheque, debemos informar el número del mismo. Permitidos hasta 13 dígitos. (Ver Anexo 3.2 para validez del número de cheque).
- Centro Gestor - Posición Presupuestaria – Fondo: Aplicación presupuestaria a la cual se imputa. Se controla que la partida exista y avisa en caso de un importe insuficiente en la misma.
- Fecha de Entrada: Fecha de entrada de la factura en el Registro.
- Suplido: Hace referencia al Tercero Receptor del pago.
- Banco: De obligado cumplimiento en el caso de que la vía de pago sea A- Transferencia. A través de la ayuda de búsqueda el sistema nos mostrará las cuentas bancarias activas del tercero dadas de alta en el maestro de terceros. En caso de que tener suplido (tercero receptor del pago), la cuenta bancaria a cumplimentar será la activa del suplido.
Operación FACTURA DIRECTA
Importe 10,00
Acreedor 201817
Nº Factura 1234567 Número de Factura 1234567 Fecha de Factura 27.08.2009
Texto de Cabecera COMPRA DE TORNILLOS Vía de pago A
Nº de Cheque --- Centro Gestor 0605 Posición
Presupuestaria G/112C/2200900
Fondo ---
Suplido 19345
Banco 0001
NOTA: Tanto las Facturas Directas, Comisiones de Servicio como resoluciones cuando necesiten que lleven retenciones asociadas en alguno de los casos mencionados y explicados anteriormente, lo que debemos de hacer es seleccionar la línea y pulsar el icono de “RETENCIONES”
A continuación se abrirá una pequeña pantalla donde debemos de introducir la Base Imponible de la Retención y el Importe Retenido de la Factura, Comisión de Servicio o Resolución registrada:
Por último, cuando los datos de la retención aplicar estén correctos presionamos el icono y quedaría la retención registrada correctamente tal y como se muestra a continuación:
NOTA: Podemos imputar una operación contable a una posición presupuestaria o a varias sea factura incorporada desde la consola, comisión de servicio o resolución, lo que debemos de hacer es
seleccionar la línea y pulsar el icono de “DESGLOSE”
El indicativo de que una operación tiene desglose es el símbolo en azul en la columna “Indicativo de desglose”. En caso de desglose, si la operación debe informar de retenciones las deberemos introducir a través del campo “Retenciones” desde la ventana de desglose. En caso contrario el sistema nos dará un aviso de error.
o Una vez que se han introducido todos los datos, pulsamos sobre el botón o el “Intro”
del teclado para verificar si los datos introducidos de la factura están correctos y a continuación pulsamos sobre el botón “Grabar” , de este modo, la factura queda registrada en el sistema. Nace con status 13-Factura directa registrada con icono .
o Para salir de la transacción pulsamos el botón .
o ANEXAR COMISIONES DE SERVICIOS RECIBIDAS POR EL HABILITADO:
En esta pantalla, se anexan las comisiones de servicios recibidas por el habilitado. Para ello, se deben cumplimentar los siguientes campos:
- Operación: Tipo de Operación Contable: Comisión de Servicio.
- Importe: Importe total de factura.
- Acreedor: Tercero comisionado.
NOTA: El sistema trabaja con código de acreedor. No reconoce el NIF como acreedor, pero si se puede usar el NIF como criterio de búsqueda del acreedor.
- Nº de Factura: En el caso de las Comisiones de Servicios, el Nº de Factura corto, lo genera automáticamente el sistema, no es necesario completar el campo.
- Número de Factura: En este el Número de Factura largo debemos rellenar el campo con (XXXXXXXXXXX), ya que cuando se guarde la factura el sistema rellena el campo de la siguiente manera:
- Fecha de la Factura: Fecha en la que damos de alta la operación en el sistema. Por defecto, el sistema nos ofrece la fecha actual. Campo editable.
- Fecha de Contabilización: Fecha contable de la operación. El sistema la cumplimenta con la fecha actual. Campo no editable.
- Texto de Cabecera: Texto de referencia que podemos asignar al registro.
- Via de pago: Método de pago. Las vias de pago pueden ser A(Transferencia), B(Efectivo), C(Cheque Bancario).
- Nº de Cheque: En caso de que la vía de pago sea Cheque, debemos informar el número del mismo. Permitidos hasta 13 dígitos. (Ver Anexo 3.2 para validez del número de cheque).
- Centro Gestor - Posición Presupuestaria – Fondo: Aplicación presupuestaria a la cual se imputa. Se controla que la partida exista y avisa en caso de un importe insuficiente en la misma. En el caso de Comisiones de Servicio la clasificación económica de la posición presupuestaria debe ser 229XXXX/230XXXX.
- Fecha de Entrada: Fecha de entrada en el Registro.
- Suplido: Hace referencia al tercero receptor del pago.
- Banco: De obligado cumplimiento en el caso de que la vía de pago sea A- Transferencia. A través de la ayuda de búsqueda el sistema nos mostrará las cuentas bancarias activas del tercero dadas de alta en el maestro de terceros. En caso de que tener suplido (tercero receptor del pago), la cuenta bancaria a cumplimentar será la activa del suplido.
Operación COMISIÓN DE SERVICIO
Importe 150,00
Acreedor 1000000008
Nº Factura Secuencial del sistema Número de Factura Número Automático Fecha de Factura 27.08.2009
Texto de Cabecera COMISION SERVICIO 23/12 Via de pago A
Nº de Cheque --- Centro Gestor 0605 Posición
Presupuestaria G/611B/2300000
Fondo ---
Suplido 19345
Banco 0001
NOTA: Cuando se Registra una Comisión de Servicio se debe desglosar el gasto de la comisión de servicio, indicando en el sistema la clase de gasto. Para ello, debe de seleccionar la línea y a continuación pulsar sobre el botón de “COMISIONADOS” :
Una vez desglosado la Clase de Gasto con los importes correspondientes pulsar sobre el botón y ya estaría realizado el desglose de la clase de gasto.
NOTA: En las comisiones de servicio la posición presupuestaria normalmente es la
“2300000”.Debemos de realizar el desglose de la clase de gasto en la pestaña y luego poner la retención desde la pestaña de como en los ejemplos anteriores. Podemos registrar la comisión de servicios a varias posiciones presupuestarias a través de
o Una vez que se han introducido todos los datos, pulsamos sobre el botón o el “Intro”
del teclado para verificar si los datos introducidos de la factura están correctos y a continuación pulsar sobre el botón “Grabar” , de este modo, la comisión de servicio queda registrada en el sistema. Nace con status 63-Comisión de servicio registrada con icono .
o Para salir de la transacción pulsamos el botón .
o ANEXAR RESOLUCIONES RECIBIDAS POR EL HABILITADO:
En esta pantalla, se anexan las comisiones de servicios recibidas por el habilitado. Para ello, se deben cumplimentar los siguientes campos:
- Operación: Tipo de Operación Contable: Resolución.
- Importe: Importe de la operación.
- Acreedor: Tercero acreedor de la operación.
NOTA: El sistema trabaja con código de acreedor. No reconoce el NIF como acreedor, pero si se puede usar el NIF como criterio de búsqueda del acreedor.
- Nº de Factura: En el caso de las Resoluciones, el Nº de Factura corto, lo genera automáticamente el sistema, no es necesario completar el campo.
- Número de Factura: En el caso de las Resoluciones el Número de Factura largo debe completar el campo con el Número de la resolución.
- Fecha de la Factura: Fecha en la que damos de alta la operación en el sistema. Por defecto, el sistema nos ofrece la fecha actual. Campo editable.
- Fecha de Contabilización: Fecha contable de la operación. El sistema la cumplimenta con la fecha actual. Campo no editable.
- Texto de Cabecera: Texto de referencia que podemos asignar al registro.
- Vía de pago: Método de pago. Las vias de pago pueden ser A(Transferencia), B(Efectivo), C(Cheque Bancario).
- Nº de Cheque: En caso de que la vía de pago sea Cheque, debemos informar el número del mismo. Permitidos hasta 13 dígitos. (Ver Anexo 3.2 para validez del número de cheque).
- Centro Gestor - Posición Presupuestaria – Fondo: Aplicación presupuestaria a la cual se imputa. Se controla que la partida exista y avisa en caso de un importe insuficiente en la misma.
- Fecha de Entrada: Fecha de entrada en el Registro.
- Suplido: Hace referencia al tercero receptor del pago.
- Banco: De obligado cumplimiento en el caso de que la vía de pago sea A- Transferencia. A través de la ayuda de búsqueda el sistema nos mostrará las cuentas bancarias activas del tercero dadas de alta en el maestro de terceros. En caso de que tener suplido (tercero receptor del pago), la cuenta bancaria a cumplimentar será la activa del suplido.
Operación RESOLUCIÓN
Importe 150,00
Acreedor 1000000008
Nº Factura Secuencial del sistema Número de Factura 3410565041
Fecha de Factura 27.08.2017
Texto de Cabecera RESOLUCION EJEMPLO Via de pago A
Nº de Cheque --- Centro Gestor 9999 Posición
Presupuestaria G/611B/2300000
Fondo ---
Suplido 19345
Banco 0001
NOTA: Aplica a las resoluciones todo lo visto en las operaciones anteriores respecto a “Retenciones” y
“Desglose”.
o Una vez que se han introducido todos los datos, pulsamos sobre el botón o el “Intro”
del teclado para verificar si los datos introducidos de la factura están correctos y a continuación pulsar sobre el botón “Grabar” , de este modo, la resolución queda registrada en el sistema. Nace con status D3-Resolución registrada con icono .
o Para salir de la transacción pulsamos el botón .
o VALIDACIÓN REQUERIMIENTO DE COMISIONADO:
Con objeto de cumplir adecuadamente con las obligaciones tributarias, en el registro de justificantes que imputen a posiciones presupuestarias con clasificación económica 229XXXX y 2300000 se solicitará siempre el requerimiento de comisionado cualquiera que
sea la operación contable registrada como justificante: factura directa, comisión de servicio, resolución.
Accedemos a la transacción a través del siguiente menú:
Cumplimentamos los datos de los justificantes como hemos visto en los puntos anteriores:
En el ejemplo, la factura directa imputa a posición presupuestaria con clasificación económica 229XXXX por tanto se va a ejecutar la validación indicada. En caso de que no informemos de comisionados el sistema nos dará el siguiente aviso de error al intentar validar por el icono :
Por tanto antes de validar la operación, seleccionamos la línea de la operación y pulsamos al icono y se despliega la ventana introducción importes del comisionado:
Grabamos los datos del comisionado con el icono “Intro” , volvemos a los movimientos dados de alta en el libro de caja en el área de “facturas” y procedemos a grabar toda la información con el icono “Grabar” . El justificante nace con estado registrado asociado al icono .
NOTA: Aplica todo lo visto en puntos anteriores respecto a “Retenciones” y
desglose .
Modificar Justificante (/IECI/RF_GFH_TR_0007)
Descripción de la Transacción:
Esta transacción permite modificar un justificante siempre y cuando esté en un estado en el que esté permitida la modificación. Sólo está permitida la modificación de ciertos campos de la factura.
o Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:
o En la pantalla de selección introducimos los siguientes datos: la Sociedad a la que pertenece el Habilitado y el Nº Libro de Caja sobre el cuál modificaremos la factura:
o Pulsando en el siguiente icono o en el botón “Intro” del ordenador se abre la pantalla principal desde la cual se accede a modificar Justificante para la Sociedad y Libro de Caja indicados.
Área “Visualización
La ventana principal se divide en tres áreas:
o Área “Selección de Datos”: Es el área donde se muestran los datos de selección de la pantalla anterior y el intervalo temporal a tener en cuenta.
o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: Área donde se muestran el saldo inicial y final para el periodo y libro de caja seleccionado, separando los ingresos y los gastos efectuados. Este saldo final determina el valor máximo del importe que podemos trasladar a efectivo. Por otra parte, aparece el código de la Caja Metálico que hemos seleccionado, el acreedor habilitado y los importes iniciales y disponibles tras el registro de facturas. Será el importe disponible la cota máxima para el registro de facturas.
o Área “Facturas”: Área donde se registran los justificantes y se visualizan los ya registrados dentro del periodo temporal indicado en el Área “Selección de datos”.
NOTA: Las facturas pueden ser pagadas o no. Este estatus puede verse en la columna “Icono”
donde los símbolos representan los siguientes status:
: La factura ha sido correctamente registrada pero aún no se ha procedido a su pago.
: La factura correctamente registrada ha sido pagada.
: La factura registrada y pagada, fue repuesta, es decir se procedió hacer la captura de la reposición.
: La reposición de la factura fue contabilizada.
: La factura registrada fue anulada.
: La factura tiene errores en el registro.
NOTA: Sólo son modificables aquellas facturas con símbolo de status y . Área
“Selección de Datos”
Área de
“Facturas”
o A continuación modificamos las facturas que lo requieran. Los campos modificables son aquellas casillas con fondo blanco:
- Texto de Cabecera: Texto de referencia que podemos asignar al registro.
- Centro Gestor - Posición Presupuestaria: Aplicación presupuestaria a la cual se imputa. Se controla que la partida exista y avisa en caso de un importe insuficiente en la misma.
o Una vez que se han introducido todas las modificaciones necesarias, pulsamos sobre el botón o el “Intro” del teclado para verificar si los datos introducidos de la factura están correctos y a continuación pulsar sobre el botón “Grabar” , de este modo, la factura queda registrada de forma modificada en el sistema.
o Para salir de la transacción pulsamos el botón .
2.5.2. Caja metálico
Traspaso a Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0002)
Descripción de la Transacción:
Esta transacción permite traspasar fondos de una cuenta bancaria del Habilitado para que se puedan efectuar pagos con mayor agilidad desde la Caja Metálico. Este traspaso debe ser pagado para disponer del efectivo.
o Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:
o En la pantalla de selección introducimos la Sociedad a la que pertenece el Habilitado y el “Nº Libro de Caja” sobre el cual registraremos la factura:
o Pulsando en el siguiente icono o en el botón “Intro” del ordenador se abre la pantalla principal desde la cual se accede al Traspaso a la Caja Metálico para la Sociedad y Libro de Caja indicados.
o La ventana principal se divide en tres áreas:
o Área “Selección de Datos”: Es el área donde se muestran los datos de selección de la pantalla anterior y el intervalo temporal a tener en cuenta.
o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: Área donde se muestran el saldo inicial y final para el periodo y libro de caja seleccionado, separando los ingresos y los gastos efectuados. Este saldo final determina el valor máximo del importe que podemos trasladar a efectivo. Por otra parte, aparece el código de la Caja Metálico que hemos seleccionado, el acreedor habilitado y los importes iniciales y disponibles tras el registro de facturas. Será el importe disponible la cota máxima para efectuar las operaciones asociadas.
o Área “Traspasos”: Área donde se registran las operaciones y se visualizan las ya registradas dentro del periodo temporal indicado en el Área “Selección de datos”.
o En esta misma pantalla se pueden ver varios botones:
o Añade filas en la rejilla perteneciente al área de “Traspasos”.
o Elimina todo excepto las operaciones que están ya pagadas.
o Copia las operaciones y permite cambiar en la copia todos los datos que se quieran.
o Permite incluir un texto adicional como comentario u observación.
o En esta pantalla, podrá registrar el Traspaso para pasar dinero en efectivo de la cuenta bancaria del habilitado a la Caja Metálico del habilitado. Para ello es fundamental completar los siguientes campos:
- Operación: Tipo de Operación Contable: Traspaso Caja Metálico.
- Importe: Importe total del traspaso.
- Acreedor: Tercero acreedor del traspaso, el sistema trae como acreedor al Habilitado de forma automática.
- Vía de pago: Método de pago. La vía de pago en el traspaso a la cajá metálico, siempre o por lo general se va a realizar con vía de pago “C” (Cheque Bancario).
- Nº de Cheque: En caso de que la vía de pago sea Cheque, debemos informar el número del mismo. Permitidos hasta 13 dígitos. (Ver Anexo 3.2 para validez del número de cheque).
NOTA: El resto de campos los trae de forma automática el sistema. No es necesario completar ningún otro campo.
NOTA: Sólo se dispondrán de aquellas Cajas Metálico cuyo traspaso de fondos a metálico haya sido realizado con el pago correspondiente.
Operación TRASPASO CAJA METÁLICO
Importe 350 €
Acreedor H06011C
Via de pago C-CHEQUE Nº de Cheque 5020077436
o Una vez que se han introducido todos los datos, pulsamos sobre el botón o el “Intro”
del teclado para verificar si los datos introducidos en las operaciones realizadas están correctos y a continuación pulsar sobre el botón “Grabar” , de este modo, la operación realizada queda registrada en el sistema. La operación nace con estado 22- Contabilización FI Caja Metálico asociado a icono .
o Una vez registrado el traspaso a caja metálico el sistema le asigna un código interno de identificación de ese traspaso que lo necesitaremos para efectuar el resto de transacciones con la caja metálico: incremento/decremento y registro de facturas contra caja metálico. Este código lo tenemos en la columna “Nº de documento interno”.
NOTA: Para poder operar con la caja metálico es necesario que el traspaso a caja metálico esté en estado 25-Pago Caja Metálico con icono .
o Para salir de la transacción pulsamos el botón .
Incremento de Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0009)
Descripción de la Transacción:
Esta transacción permite generar un Incremento a la Caja Metálico del habilitado a través de una dotación de fondos a la caja metálica. Constituye un traspaso de fondos, desde la cuenta bancaria del Habilitado, a través de cheque.
o Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:
o En la pantalla de selección de esta transacción, deberá indicarse los siguientes datos:
La Sociedad a la que pertenece el Habilitado, el “Nº Libro de Caja” y el “Traspaso Caja Metálico” que contiene los fondos que vamos incrementar para posteriormente realizar el pago de las facturas que registremos desde Caja Metálico:
o Pulsando en el siguiente icono o en el botón “Intro” del ordenador se abre la pantalla principal desde la cual se accede al Incremento de la Caja Metálico para la Sociedad, Libro de Caja y Traspaso indicados.
o La ventana principal se divide en tres áreas:
o Área “Selección de Datos”: Es el área donde se muestran los datos de selección de la pantalla anterior y el intervalo temporal a tener en cuenta.
o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: Área donde se muestran el saldo inicial y final para el periodo y libro de caja seleccionado, separando los ingresos y los gastos efectuados. Este saldo final determina el valor máximo del importe que podemos trasladar a efectivo. Por otra parte, aparece el código de la Caja Metálico que hemos seleccionado, el acreedor habilitado y los
importes iniciales y disponibles tras el registro de facturas. Será el importe disponible la cota máxima para el registro de facturas.
o Área “Incremento”: Área donde se registran los incrementos y se visualizan las operaciones dentro del periodo temporal indicado en el Área “Selección de datos”.
o En esta misma pantalla se pueden ver varios botones:
o Añade filas en la rejilla perteneciente al área de “Incremento / Decremento”.
o Elimina todos aquellos incremento o decremento, excepto aquellos que están ya pagados.
o Copia las operaciones y permite cambiar en la copia todos los datos que se quieran.
o Permite incluir un texto adicional como comentario u observación.
o En esta pantalla, se anexan los incrementos de la Caja Metálico realizados por el habilitado. Para ello, se deben cumplimentar los siguientes campos:
- Operación: Tipo de Operación Contable: Incremento Caja Metálico.
- Importe: Importe total del Incremento de Caja Metálico.
- Texto de Cabecera: Texto de referencia que podemos asignar al registro del Incremento de Caja Metálico.
- Vía de pago: Método de pago. Las vías de pago para un Incremento normalmente será “C” (Cheque Bancario).
- Nº de Cheque: En caso de que la vía de pago sea Cheque, debemos informar el número del mismo. Permitidos hasta 13 dígitos. (Ver Anexo 3.2 para validez del número de cheque).
Operación INCREMENTO CAJA METÁLICO
Importe 100,00
Acreedor -
Texto de Cabecera EJEMPLO Via de pago C
Nº de Cheque 2902008376632
o Una vez que se han introducido todos los datos, pulsamos sobre el botón o el “Intro”
del teclado para verificar si los datos introducidos en las operaciones realizadas están correctos y a continuación pulsar sobre el botón “Grabar” , de este modo, la operación realizada queda registrada en el sistema. La operación nace en estado 82- Contabilidad FI Incremento Caja Metálico con icono .
o Para poder disponer de este incremento de caja metálico es necesario que se le asocie a un pago, de modo que quede en estado 85-Pago Incremento Caja Metálico con icono
.
o Para salir de la transacción pulsamos el botón .
Decremento de Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0015)
Descripción de la Transacción:
Esta transacción permite generar un Decremento de la Caja Metálico del habilitado a través de una salida de fondos de la caja metálica. Se realiza un decremento cuando no es necesario seguir registrando facturas contra traspaso de la caja metálico o bien cuando se precisa de una disminución de la caja metálico para devolverlo a la cuenta bancaria.
o Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:
o En la pantalla de selección de esta transacción, deberá indicarse los siguientes datos:
La Sociedad a la que pertenece el Habilitado, el Nº Libro de Caja y el Traspaso Caja Metálico que contiene los fondos que vamos a decrementar:
o Pulsando en el siguiente icono o en el botón “Intro” del ordenador se abre la pantalla principal desde la cual se accede al Decremento de la Caja Metálico para la Sociedad, Libro de Caja y Traspaso indicados.
o La ventana principal se divide en tres áreas:
o Área “Selección de Datos”: Es el área donde se muestran los datos de selección de la pantalla anterior y el intervalo temporal a tener en cuenta.
o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: Área donde se muestran el saldo inicial y final para el periodo y libro de caja seleccionado, separando los ingresos y los gastos efectuados. Este saldo final determina el valor
máximo del importe que podemos trasladar a efectivo. Por otra parte, aparece el código de la Caja Metálico que hemos seleccionado, el acreedor habilitado y los importes iniciales y disponibles tras el registro de facturas. Será el importe disponible la cota máxima para el registro de facturas.
o Área “Decremento”: Área donde se registran los decrementos y se visualizan las operaciones dentro del periodo temporal indicado en el Área “Selección de datos”.
o En esta misma pantalla se pueden ver varios botones:
o Añade filas en la rejilla perteneciente al área de “Incremento / Decremento”.
o Elimina todos aquellos incremento o decremento, excepto aquellos que están ya pagados.
o Copia las operaciones y permite cambiar en la copia todos los datos que se quieran.
o Permite incluir un texto adicional como comentario u observación.
o En esta pantalla, se anexan los decrementos de la Caja Metálico realizados por el habilitado. Para ello, se deben cumplimentar los siguientes campos:
- Operación: Tipo de Operación Contable: Decremento Caja Metálico.
- Importe: Importe total del Decremento de Caja Metálico.
- Texto de Cabecera: Texto de referencia que podemos asignar al registro del Decremento de Caja Metálico.
- Vía de pago: Método de pago. Las vías de pago para un Decremento normalmente será “B” (Efectivo).
- Nº de Cheque: A indicar cuando la vía de pago sea C-Cheque. Permitidos hasta 13 dígitos. (Ver Anexo 3.2 para validez del número de cheque).
Operación DECREMENTO CAJA METÁLICO
Importe 50,00
Acreedor -
Texto de Cabecera RESOL.ORGANOS COLEGIADOS Via de pago B
o Una vez que se han introducido todos los datos, pulsamos sobre el botón o el “Intro”
del teclado para verificar si los datos introducidos en las operaciones realizadas están correctos y a continuación pulsar sobre el botón “Grabar” , de este modo, la operación realizada queda registrada en el sistema. La operación nace en estado 92- Contabilización Decremento Caja Metálico con icono .
o El decremento de caja metálico no es necesario que pase por el proceso de pago ya que nace en estado Pagado y detrae en su contabilización el importe indicado en el decremento.
o Para salir de la transacción pulsamos el botón .
Registrar Factura contra Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0001)
Descripción de la Transacción:
Esta transacción permite generar facturas que serán pagadas en Efectivo a través de una “Caja Metálico” resultante de un traspaso generado y pagado previamente.
o Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:
o En la pantalla de selección de esta transacción, debemos indicar los siguientes datos:
La Sociedad a la que pertenece el Habilitado, el Nº Libro de Caja y el Traspaso.
NOTA: Sólo se dispondrán de aquellas Cajas Metálico cuyo traslado de fondos a metálico haya sido realizado con el pago correspondiente.
o A continuación, pulsamos en el icono o en el botón “Intro” situado en el teclado de nuestro ordenador.
o Se abre la pantalla principal desde la cual accedemos al registro de Facturas de Caja Metálico para la Sociedad, Libro de Caja y Traspaso indicados.
o La ventana principal se divide en tres áreas:
o Área “Selección de Datos”: Es el área donde se muestran los datos de selección de la pantalla anterior y el intervalo temporal a tener en cuenta.
