DIPLOMADO EN GESTIÓN DE PROYECTOS. Se obtiene lo que se mide

DIPLOMADO EN

GESTIÓN DE

PROYECTOS

Proyecto

The PM P Ex am , C rowe , pag . 22

Scope Schedule Cost

Quality _muni-

Com-cations Re-sources Risk Stake holder Procu-rement Integration

PMBOK

®

Knowledge

Areas

Entornos en donde los

proyectos operan

Influences

Influencias

EEF Internos Externos OPA Base de conocimientos Procesos políticas procedimientos Activos de los Procesos de la Organización Factores Ambientales de la Empresa

Internos

Externos • Cultura, estructura, gobiernanza • Distribución geográfica de recursos • Infraestructura • TI • Disponibilidad de recursos

• Capacidad del equipo

• Condiciones del mercado • Influencias sociales y culturales • Restricciones legales • BD comeriales • Investigación • Estándares industrials • Reglamentos • Medio Ambiente • Economía y política

Organizational Process Assets

• Procedimientos, guías, estándares de gestion

• Ciclos de vida, métricas, proceso de cumplimiento, plantillas, controles,procesos de priorización y aprobación • Gestión de conocimiento de la organización • Información de proyectos anteriores

Gobernanza

Gente

Roles

Políticas

Estructura

organizacional

Estructuras

Recomienda Gestona el conocimiento

Es una estructura que estandaríza los procesos de gestion y facilita la

compartición de recursos,

metodología, herramientas y técnicas para madurar la gestion de proyectos

• De soporte

• De control

• Directiva

Project/Program Management Office

Gestiona recursos compartidos Cronograma y presupuesto Desarrolla, implementa y madura metodología Coaching, mentoring Change management Coordina Comunicaciones y distribución de información Monitorea el cumplimiento de estándares

01

Estratégica

Ligada a la dirección y gestión del portafolio

Enfoques de la PMO

02

Control

Seguimiento y reporte del estado de los proyectos

03 Soporte Desarrollo y aplicación de métodos 04 Apoyo a la ejecución

Asigna líderes y recursos a la realización de proyectos

Segumiento a beneficios

SEGUIMIENTO A BENEFICIOS Y VALOR DE NEGOCIO

• Menos de 1 de cada 10

organizaciones consideran tener madurez en su capacidad de

generar valor

• 78% de proyectos logran sus metas en organizaciones maduras

mientras que el 56% en las no maduras

• Sólo el 31% de organizaciones le dan importancia al desarrollo de la capacidad de generar valor

EJEMPLOS DE VALOR DE NEGOCIO

Mejorar toma de decisiones Agilidad organizacional: responder ante el cambio Mayor productividad: Mejorar procesos más resultados por recursos Satisfacción de cliente Competitividad: Mejorar entrega de valor (más predecible, frecuencia) Fortalecer reputación, valor de marca Alineación Estratégica

QUIEN DEFINE EL VALOR

• El valor lo define el cliente, y los diferentes interesados

deciden la prioridad y forma de hacerlo realidad

• Agilidad organizacional:

Entrega de valor de negocio

de alta calidad en pequeñas candidades constantes en el tiempo de forma sostenible

Planear

Ejecutar Sostener

Identificar más valor

SEGUIMIENTO AL BENEFICIO NETO

•

Beneficio

: ganancia lograda para la organización o personas a través de la gestión de los resultados programas, proyectos y portafolio

combinados.

•

Valor

: es el resulado de los beneficios menos los costos. Puede ser tangible e intangible

•

Proyecto:

conjunto de actividades con un inicio y un fin para lograr un resultado único

•

Programa:

conjunto de proyectos coordinados para lograr beneficio de negocio.

•

Portafolio:

los proyectos, programas, actividades a las que asigno mis recursos para lograr objetivos.

BENEFICIOS

• Diferentes tipos: Tangibles/Intangibles, Plazo, beneficiario, internos/externos, Perjuicios

• Definir el horizonte para medir es fundamental, así como el proceso para valuar, planear, ejecutar y medir los beneficIos, costos y valor

Vinculaión entre estrategia y OPM

• Programas inician desde la planeación estratégica y cambian con el entorno

• El proceso de revisión de portafolio implica evaluar y analizar

nuevas iniciativas, cambios en entorno y ajusar para alinear. • Los programas y proyectos deben ser evaluados para

garantizar que continúen apoyando la estrategia y objetivos organizacionales: Caso de negocio, Acta de constitución y Plan de gestión de beneficios.

• Los programas concluyen cuando se logran los beneficios

previstos, cuando se decide que no se lograrán o dejan de ser prioritarios.

CASO DE NEGOCIO •Evaluación •Autoriza-ción Business Case •Planea-ción •Diseño Definición •Ejecución •Pruebas Desarrollo Producto final Liberación •Evaluación •Prioriza-ción Plan de G Beneficios •Dividir en proyectos / fases Estructurar beneficio •Ejecutar •Usar productos Plan de realización •Integrar •Lograr beneficio Sostener Proyecto/ Programa Beneficio

Principios fundamentales de la materialización de beneficios

1. Beneficio neto justifica el uso de recursos, por lo que el costo de la iniciativa es relevante.

2. Los beneficios planeados deben ser claramente identificados ANTES de que el trabajo inicie. Su

articulación guiará las decisiones acerca de como el trabajo deberá ser realizado

3. Los beneficios planeados deben ser valuados, estimados, verificados y acordados en documentos autorizados:

business case, descripciones y planes de proyecto, y serán monitoreados durante el ciclo de vida de estos.

4. Se requiere una visión holística de la empresa y sus

necesidades, que que implica ajustar según la realidad de la organización

EJEMPLOS DE BENEFICIOS

• Financieros: ROI, TIR, Periodo de retorno • Reducción de costo, incremento de ventas • Incremento de utilidades

• Participación en el mercado • CPI, SPI

• Top of mind

• Satisfacción del cliente • Satisfacción de equipo • Clima organizacional

• Compromiso/lealtad (Engagement) • Criterios de aceptación

CATEGORIAS DE BENEFICIOS

• Tangible: se puede medir, tocar

• Intangible: difícil de medir, ej. Satisfacción. Se acuerda la forma de medir

• Final : relacionado con el objetivo buscado

• Intermedio: etapa intermedoia, genera valor pero falta complemen

• Directo: claros medibles

INDICADORES

• Son definidos entre el dueño del beneficio.

• Acordados con los principales involucrados

• Aprobados antes del inicio

• Acordar sistema de seguimiento: cuándo, cómo, quién debe saber.

MAPA DE BENEFICIOS

• Muestra gráficamente cómo se logran los beneficios a través de proyectos

Actividades Proyectos Programas

Beneficios

Intermedio Perjuicio Objetivo

Beneficios Final

Habilitadores Cadenas de beneficios Valor de negocio Resultados netos

Resultado de proyecto

MAPA DE BENEFICIOS Reducir tiempo proceso Incrementar satisfacción cliente Mejorar oferta de servicio al cliente Valor de negocio Resultados netos Reducir horas operador Mejorar costo total servicio Reducir costos P2: Actuali-zación tecnológica Sistema implantado P1:Auto-matizar proceso Nueva infraestruc tura

IDENTIFICACION DE OPORTUNIDADES Y PROBLEMAS

• Aprovechar oportunidades ante el cambio • Solucionar problemas

• Ajustar asignación de recursos a situación atual • Considerar contexto:

• Restricciónes legales, de negocio, del entorno • Condiciones de Mercado

• Influencias sociales, culturales hábitos • Expectativas de SH

NECESIDAD O SOLUCIÓN

• Entender muy bien el contexto

Evita decidir la solución antes de entender a

situación

• Contexto: condiciones relacionadas que influencian y afectan el proyecto

• Externo: complience, cultura, política etc

• Organizational: estrategia, cultura, estrategia, ejecucion de estrategia, innovación

• Del proyecto • De la solución

ENUNCIADO DE LA SITUACIÓN • Obtener consenso

Problema

A

Tiene el

efecto B

Con

impacto

en C

EJEMPLO

• La asociación “Libre de Tabaco” está cada vez más preocupada por los entornos de trabajo poco saludables para los jóvenes de la comunidad. • Un estudio reciente de la Cámara de Comercio mostró que el 75% de los

jóvenes con empleos de medio tiempo en verano trabajan en la industria de servicios, principalmente en restaurantes donde los trabajadores

juveniles están expuestos al humo del cigarrillo. El diez por ciento de los restaurantes de la comunidad (que no son bares) y el 75% de los

establecimientos de comida rápida están libres de humo de manera voluntaria.

• La investigación sugiere que las prohibiciones y restricciones de fumar en lugares públicos no sólo reducen la exposición ambiental al humo del

tabaco, sino que también están asociadas con tasas más bajas de tabaquismo entre los jóvenes y un inicio tardío del tabaquismo