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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS Servicio de mantenimiento de equipos de calefacción,
climatización y agua caliente sanitaria
1. OBJETO DEL CONTRATO
El presente contrato tiene por objeto el servicio de mantenimiento de todas las instalaciones de calefacción, climatización, refrigeración y agua caliente sanitaria de todos los edificios de la Universidad de Salamanca pertenecientes a los campus de Salamanca y Béjar, tanto las existentes al inicio del contrato como las que se puedan ir incorporando al patrimonio de la Universidad durante la vigencia del mismo, con la excepción de las siguientes:
• Instalaciones de los siguientes edificios:
o INTITUTO DE NEUROCIENCIAS DE CASTILLA Y LEÓN.
o CENTRO HISPANO-LUSO DE INVESTIGACIONES AGRARIAS.
o INSTITUTO DEL CANCER.
• Instalaciones de los cuartos de calderas de los siguientes edificios:
o PALACIO ANAYA (Fac. de Filología) o SECCIÓN DE MATEMÁTICAS.
o FACULTAD DE TRADUCCIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
2. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
El servicio de mantenimiento consiste, por un lado, en todas las operaciones que reglamentariamente sean exigibles en función del tipo de instalaciones a que afecten, y por otro, en las labores más generales conocidas como preventivas, predictivas y correctivas, según se explica a continuación:
Mantenimiento reglamentario:
Se requieren todas las operaciones de mantenimiento exigidas por el Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE) actualmente en vigor (RD 1027/2007, de 20 de julio), especialmente las contenidas en su Instrucción Técnica IT 3 "Mantenimiento y uso".
Se requieren igualmente todas las operaciones de inspección exigidas por el Reglamento anterior (RITE), en especial las contenidas en su Instrucción Técnica IT 4 "Inspección", incluyendo tanto las inspecciones rutinarias como las extraordinarias requeridas por la Autoridad competente.
La periodicidad de todas las operaciones anteriores, tanto de mantenimiento como de inspección, será también la especificada en el RITE, así como el registro documental asociado a ellas, que adoptará la forma más adecuada para su presentación ante el órgano competente en todo momento.
2 Mantenimiento preventivo:
Engloba todas las reparaciones y cambios de elementos en el momento en que se ha cumplido un período de tiempo prefijado, para disminuir al mínimo la posibilidad de que se produzcan averías o perjuicios a los usuarios. En este concepto se incluyen todas las operaciones periódicas obligatorias según la normativa vigente, y su registro de la forma legalmente prevista (libros del edificio, etc). También se incluyen la limpieza y desinfección de filtros y conductos de ventilación y climatización, limpieza de calderas y chimeneas, y manutención certificada de torres de refrigeración, entre otros.
Mantenimiento predictivo:
Tipo de mantenimiento preventivo que se hace a partir de un profundo conocimiento de la maquinaria o los equipos. Para llevarlo a cabo las instalaciones deberán ser evaluadas a determinados intervalos de tiempo, para identificar las variaciones de rendimiento o funcionalidad que permitan planificar un mantenimiento anticipado.
Mantenimiento correctivo:
Consiste en la reparación de averías ya producidas, dejando la instalación en condiciones de servicio. Se incluye el correctivo planificado, en el que se puede elegir el momento oportuno para llevarlo a cabo, contando ya con el personal, repuestos, medios y documentación técnica necesarios. Pero también se incluye expresamente el correctivo no planificado, que es el requerido en caso de roturas o averías imprevistas que deben repararse lo más pronto posible para no perjudicar las actividades que tengan lugar en el edificio. Debe tenerse especialmente en cuenta que dentro de los distintos tipos de edificios de los campus mencionados al inicio, algunos son colegios mayores permanentemente habitados, y otros son centros de investigación continuamente utilizados o donde el mantenimiento de ciertas condiciones de habitabilidad resulta esencial para el buen fin de muchos experimentos. Para todas esas situaciones se debe considerar un horario ampliado a la tarde-noche, fines de semana y festivos.
3. ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO
3.1. Medios humanos y acreditaciones
La empresa adjudicataria deberá figurar inscrita en el registro de empresas instaladoras y mantenedoras autorizadas de la Junta de Castilla y León, en el sentido del capítulo VIII RITE, lo que implica que ha de haber sido autorizada previamente para ejercer como instaladora y como mantenedora en el ámbito territorial que incluye a las instalaciones de la Universidad de Salamanca. La inscripción deberá acreditarse en el expediente mediante la aportación de un certificado de registro expedido por la Comunidad Autónoma de fecha reciente.
La empresa adjudicataria desempeñará en todo momento las funciones propias del servicio objeto de este contrato mediante dos brigadas compuestas, al menos, por un oficial de 1ª y un oficial de 2ª cada una. Los oficiales de 1ª deben estar necesariamente en posesión del carné profesional en instalaciones térmicas en edificios, previsto en el art.41 RITE, que deberá habilitar a su titular a ejercer, perteneciendo la plantilla de la empresa adjudicataria, como instalador y mantenedor autorizado. Esta circunstancia se acreditará mediante la presentación de una copia
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compulsada del correspondiente carné y algún documento que demuestre la vinculación fehaciente del trabajador con la empresa adjudicataria.
3.2. Disponibilidad
La empresa adjudicataria estará en disposición de recibir avisos durante las 24 horas de cualquier día del año, mediante un procedimiento sencillo, ágil y fiable.
El horario normal de prestación del servicio deberá incluir, al menos, desde las 8:00h a las 13:30h por la mañana, y el resto de horas por la tarde hasta completar la jornada laboral normal fijada en el convenio colectivo aplicable, en todos los días laborables denominados lectivos en el calendario universitario vigente en cada momento, dejándose al arbitrio de la empresa adjudicataria la cobertura del servicio durante el resto del tiempo y del año.
Estará obligada a dar el servicio de reparación inmediata en todos aquellos avisos que se califiquen como urgentes desde el órgano supervisor de la Universidad indicado más adelante, a cualquier hora del día y en cualquier día del año, sin que esto suponga un sobrecoste para la Universidad aunque los trabajos se desarrollen fuera del horario normal ya definido.
El plazo de servicio para los demás avisos, que se prestarán dentro y fuera del horario normal, será siempre lo más corto posible, nunca superior a 24 horas en días laborables.
Si dicho plazo finaliza en festivo, se entiende justamente prorrogado al primer día laborable siguiente, hasta computar 24 horas en total. Los días laborables son los no declarados festivos en el calendario oficial que únicamente tenga en cuenta festivos nacionales, comunitarios y locales.
La empresa adjudicataria cubrirá todas las eventualidades laborales habituales (bajas, vacaciones, turnos de descanso, etc.) de forma que siempre ponga a disposición del servicio a la Universidad el personal ya indicado. El personal sustituto tendrá idéntica cualificación y capacidad que el personal sustituido en cada momento.
3.3. Medios materiales
En general, el precio de contrato no incluye el pago de los materiales necesarios para cualquiera de las labores de mantenimiento definidas más arriba, que serán abonados al adjudicatario por la Universidad previa presentación de las correspondientes facturas.
Sin embargo, los materiales de uso continuado en las labores propias de mantenimiento como el pequeño material (precio inferior a 200€), pequeñas reposiciones de gas refrigerante, así como herramientas, instrumentos de medida, etc. están incluidos en el precio del contrato y correrán por cuenta del adjudicatario.
Todos los materiales empleados para el desarrollo de los trabajos serán idénticos en marca y modelo a los instalados. En el caso de tener que variar de marca o modelo, siempre por causa justificada, el adjudicatario presentará, antes de su instalación, a los responsables del Unidad Técnica de Infraestructura de la Universidad de Salamanca los catálogos, cartas, muestras, certificados de garantía, etc. de los materiales que vaya a emplear, no pudiéndose utilizar ningún material que previamente no haya sido aprobado por dicho Servicio de Infraestructura y Arquitectura.
La empresa adjudicataria se compromete, además, a poner a disposición de las dos brigadas de operarios sendas furgonetas automóviles de capacidad y prestaciones suficientes para el servicio, dotarlos de herramientas y medios de protección personal suficientes, y de sistemas de comunicación de uso habitual. Estos sistemas incluirán, necesariamente, un teléfono móvil para cada oficial de cada brigada, cuyo número se comunicará al organismo de supervisión de la
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Universidad que se cita más abajo al objeto de que sirva de instrumento de comunicación inmediata entre dicho organismo y cada brigada de mantenimiento. Cada brigada deberá contar, además, con un ordenador portátil dotado de prestaciones wi-fi, que pueda servir para el acceso a los sistemas de telegestión de la Universidad.
3.4. Control e inspección del servicio
La empresa adjudicataria, después de cada una de las revisiones, confeccionará un parte de trabajo y el correspondiente informe de conclusiones sobre el estado de las instalaciones y sugerencias para su mejora, que será puesto a disposición del responsable designado por el Servicio de Infraestructura y Arquitectura de la Universidad.
Así mismo, después de cada actuación de carácter correctivo se presentará un informe que contemple la descripción de la avería, los trabajos llevados a cabo, así como el personal y materiales utilizados.
Para ejercer las funciones de control e inspección que se deriven del desarrollo del contrato, la empresa adjudicataria designará un responsable técnico con todos los medios personales y materiales necesarios. Por su parte, la Universidad de Salamanca, a través del Servicio de Infraestructura y Arquitectura, podrá tomar en cualquier momento las medidas de control e inspección que considere oportunas para garantizar el correcto cumplimiento del servicio objeto del presente contrato.
3.5. Supervisión de la Universidad
La Universidad supervisará las labores de mantenimiento a través del Servicio de Infraestructura y Arquitectura, pudiendo establecer las directrices generales sobre la forma de prestación del servicio contratado. Estas directrices pueden incluir la planificación del trabajo objeto de este contrato, el establecimiento de prioridades a la hora de acometer determinadas actuaciones y el aumento de las frecuencias de los servicios de mantenimiento periódico, como en limpieza de calderas y en pruebas de combustión de quemadores por ejemplo. El interlocutor por parte del adjudicatario será el responsable técnico mencionado en la cláusula anterior.
El trabajo del adjudicatario se ajustará en todo momento a la normativa vigente, tanto de carácter técnico relacionada con la climatización y sus instalaciones accesorias (normativa eléctrica, de agua caliente sanitaria, de prevención de legionelosis, etc.), como genérica, entre la que cabe destacar la legislación medioambiental y de prevención de riesgos laborales, por ejemplo. El órgano supervisor no se hace responsable, ni por añadidura puede serlo tampoco la Universidad, de aquellas actuaciones del adjudicatario que, violando esta obligación, resulten en daños propios o en daños a terceros.
Para el pago de las facturas de los materiales empleados en el mantenimiento a que ya se aludió más arriba, el adjudicatario presentará las facturas correspondientes al órgano supervisor de la Universidad, que se las autorizará cuando se cumplan dos requisitos: a) que haya mediado conocimiento por el órgano supervisor del empleo de esos materiales, y b) que el precio sea el que se derive de la correcta aplicación de las reglas de este Pliego con el descuento que proceda, en su caso. Si el adjudicatario lo considera conveniente, podrá recabar el visto bueno por escrito antes de emplear los materiales en cualquier operación de mantenimiento. Por su parte, el órgano supervisor de la Universidad se reserva el derecho de rechazar en cualquier caso determinados materiales, incluso si ya han sido instalados, si los considera impropios o inadecuados por alguna causa objetiva.
Autorizadas las facturas de materiales, serán tramitadas por el mismo órgano supervisor hacia los servicios correspondientes de la Universidad, para que procedan a su pago al adjudicatario según los procedimientos y plazos habituales en dicho organismo.
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4. COBERTURA DE DAÑOS
Correrá por cuenta del adjudicatario la indemnización de todos los daños y perjuicios que, como consecuencia de una prestación descuidada o negligente del servicio, se causen a la Universidad o a terceros. Además deberá, en su caso, reparar o sustituir los bienes dañados que sean susceptibles de ello.
5. MEJORAS
Las mejoras son ampliaciones del servicio objeto de este contrato que, teniendo relación directa con sus objetivos, no hayan sido expresamente pedidas en apartados anteriores, se oferten de forma vinculante por el licitador, y se presten sin coste alguno para la Universidad.
Allí donde se pida que figure la valoración económica de la mejora, se hará constar una cifra (IVA incluido) que corresponda al precio de mercado del servicio ofertado sin coste. Esta valoración económica tiene por objeto facilitar la adjudicación de la puntuación merecida por el licitador por causa de la mejora ofertada, y será libremente apreciada por el órgano de contratación, que podrá considerar inadecuada la cifra en casos justificados.
Se aceptarán como mejoras sobre la propuesta mínima requerida para este servicio las siguientes:
5.1. Identificación personalizada de los operarios asignados al servicio. Esta identificación requiere una declaración expresa de la empresa adjudicataria de los nombres de los oficiales que asignará al servicio, que deberá venir acompañada de un curriculum vitae de cada uno. En dicho curriculum se harán constar especialmente los títulos habilitantes para el ejercicio de la profesión de que dispone el oficial correspondiente, y como mérito a valorar, la experiencia en puestos similares.
También se valorará especialmente el estar en posesión de uno o varios carnets profesionales de entre los siguientes:
- Instalador de aparatos a presión. - Instalador frigorista
- Operador industrial de calderas - Certificado individual baja tensión: categoría básica - Instalador de gas categoría A - Certificado individual baja tensión: categoría especialista - Instalador de gas categoría B - Instalador de productos petrolíferos líquidos, categoría I - Instalador de gas categoría C - Instalador de productos petrolíferos líquidos, categoría II - Instalador de gas categoría D - Instalador de productos petrolíferos líquidos, categoría III - Instalador de agua.
5.2. Brigada de refuerzo.
Una mejora interesante podrá consistir en la manera de garantizar, mediante brigadas de refuerzo, que la prestación de los servicios objeto de este contrato nunca va a verse restringida por insuficiencia del personal mínimo exigido. Se valorarán los medios suplementarios comprometidos para estas eventualidades siempre y cuando el licitador exprese, de manera clara, el alcance y contenido de su oferta vinculante en tal sentido.
6 5.3. Materiales y equipos.
Se propone a los licitadores la posibilidad de ofertar, como mejora, la adquisición en su nombre y a su costa del material y equipos necesarios para las reparaciones que no deban correr ya a su cuenta según la cláusula 3.3 (pequeño material). La mejora se valorará en función del descuento sobre PVP que el licitador se comprometa a ofrecer a la Universidad, en las facturas mensuales que presente para su pago. Para la valoración de la mejora se considerará un importe teórico de 90.000€ en torno al que se ha estimado que puede rondar el coste de dicho material PVP para el primer año de contrato.
5.4. Auditorías energéticas permanentes.
Otra mejora interesante podrán ser los esfuerzos del adjudicatario por auditar permanentemente las instalaciones objeto de este contrato. Para la valoración de esta mejora se deberá precisar el número y alcance de las auditorías propuestas y la valoración económica de este servicio a precios de mercado.
5.5. Ampliación del horario normal del servicio.
Sin que afecte al carácter de servicio 24 horas que es objeto de este contrato, ni tampoco al horario mínimo fijado más arriba, la empresa adjudicataria podrá ofrecer una hora más temprana de incorporación de su personal al servicio cotidiano, que pueda servir para, por ejemplo, proceder a una revisión de los sistemas de calefacción mucho antes de que los edificios comiencen a usarse, y poder corregir mucho antes también las posibles averías que se detecten a temprana hora.
5.6. Otras mejoras directa y evidentemente relacionadas con el servicio objeto del presente contrato.
Se incluyen en este apartado, por ejemplo, la elaboración de informes semanales o mensuales de las actuaciones realizadas en cumplimiento del contrato, con indicación de su alcance, recursos empleados y otras observaciones pertinentes. Estas mejoras deberán exponerse cuidadosamente, con el fin de precisar claramente su ámbito y prevenir ulteriores malentendidos.
Deberán venir, además, valoradas económicamente a precios de mercado. En el caso de que, a causa de la formulación unilateral de la mejora, sean necesarias ulteriores interpretaciones, éstas solo podrán solventarse en favor de los intereses de la Universidad hasta el límite económico de la valoración económica propuesta por el licitador. Es este importe, por tanto, el que se tendrá en cuenta a la hora de valorar cada mejora propuesta.
Este Pliego de Prescripciones Técnicas ha sido aprobado por Resolución de Rectorado de la Universidad de Salamanca con fecha seis de octubre de 2011
