Manual de Ventas

Universidad Tecnológica de la

Costa Grande de Guerrero

Organismo Público Descentralizado del Gobierno del Estado

EMPRESA

FAME MORELIA S.A. DE C.V.

MEMORIA MANUAL DE VENTAS

P R E S E N T A

AURORA VALERIANO LINO

DÉCIMA QUINTA GENERACIÓN 2009 – 2011

PARA OBTENER EL TÍTULO DE:

TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN DESARROLLO DE NEGOCIOS ÁREA MERCADOTECNIA

ASESOR EMPRESARIAL

C.P. JUAN FRANCISCO BARRAGÁN TADEO

ASESOR ACADÉMICO

LIC. JULIO CÉSAR GÓMEZ CALZADA

AGRADECIMIENTOS

“Le doy gracias a Dios por darme la vida y permitirme concluir una etapa tan importante,

A mi mamá y mi papá que con su esfuerzo, dedicación y apoyo son parte esencial de mis logros,

A mis abuelitos por lo mucho que me quieren, A mis hermanos que me cuidan,

A mi novio Luis por siempre estar a mi lado cuando lo necesito, por apoyarme en lo que puede y por ser parte tan importante de mi vida,

A mis amigas por ayudarme,

A mis maestros que me ayudaron a entender y comprender cada una de las asignaturas de la Universidad, las cuales aplico en el área laboral, Al C.P. Juan Francisco Barragán Tadeo mi Asesor Industrial que con su experiencia me ayudo y aporto sus conocimientos para mi formación profesional, Muy en especial al C.P. Hugo Andrade por darme la oportunidad de colaborar en

la empresa, ya que el asigna el número de practicantes a recibir, Gracias por todo.”

DEDICATORIA

ÍNDICE

CAPITULO I. CONTEXTO LABORAL

1.1. Datos Generales de la Empresa

1.1.1. Nombre de la Empresa ... 2

1.1.2. Dirección... 2

1.1.3. Sector y Giro Empresarial ... 2

1.1.4. Servicios que ofrecen ... 2

1.1.5. Nombre de la Memoria ... 2

1.1.6. Asesor Empresarial ... 2

1.1.7. Cargo del Asesor Empresarial ... 2

1.2. Antecedentes Históricos de la Empresa ... 3

1.3. Descripción de la Empresa 1.3.1 Misión ... 5

1.3.2 Visión ... 5

1.3.3 Políticas ... 5

1.4. Descripción del Departamento donde se realizó la Estadía

1.4.1 Nombre Del Área ... 9

1.4.2 Objetivos ... 9

1.4.3 Funciones ... 9

1.4.4 Organigrama ... 10

CAPITULO II. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 2.1. Definición de Manuales ... 12 2.2. Tipos de Manuales ... 12 2.2.1. General ... 12 2.2.2. Específico ... 13 2.2.3. De Contenidos ... 16 2.3. Objetivos de los Manuales ... 18

2.4. Definición de Ventas ... 19

2.5. Tipos de Ventas ... 19

2.5.1. Venta Personal ... 19

2.5.2. Venta por Teléfono (Telemarketing) ... 20

2.5.3. Venta Online ... 21

2.5.4. Venta por Correo ... 22

2.5.5. Venta por Máquinas Automáticas ... 23

2.6. Técnicas de Venta ... 23

2.6.1. Prain Codereci ... 23

2.7. Definición de Vendedor ... 31

2.8. Tipos de Vendedores ... 32

2.8.1. Vendedores Repartidores ... 32

2.8.2. Vendedores Internos o de Mostrador ... 32

2.8.3. Vendedores Externos o de Campo ... 32

2.8.4. Vendedores de Promoción de Ventas o Itinerantes ... 33

2.8.5. Vendedores Técnicos o Ingenieros de Venta... 33

2.8.6. Vendedores Creativos o Consejeros ... 34

2.8.7. Vendedores Misioneros... 34

2.8.8. Vendedores Comercializadores ... 34

2.8.9. Vendedores de Puerta en Puerta ... 35

2.8.10. Vendedores Online o por Internet ... 35

2.9. Perfil del Vendedor ... 35

2.9.1. El perfil básico del vendedor ... 36

2.10. Función del Vendedor ... 40

2.10.1. Función de Ventas ... 41

2.10.2. Función de Servicio ... 45

2.10.3. Función de Manejo de Territorio ... 48

2.10.4. Función de Promoción ... 49

2.10.5. Función Administrativa ... 51

2.11. Definición de Cliente ... 56

2.12. Tipos de Cliente ... 57

2.13. Conceptos y Partes Fundamentales de un Motor ... 57

CAPITULO III. METODOLOGÍA DE APLICACIÓN 3.1. Metodología ... 61

3.2. MANUAL DE VENTAS ... 64

3.2.1. Antecedentes de la Empresa ... 65

3.2.2. Portafolio de Productos ... 66

3.2.2.1. Clasificación de Vehículos por Marca y Modelo ... 66

3.2.2.2. Clasificación de Vehículos por Tipo de Carrocería ... 70

3.2.2.2.1. Sedan ... 70 3.2.2.2.2. Coupe ... 70 3.2.2.2.3. Hatchback ... 71 3.2.2.2.4. SUV ... 71 3.2.2.2.5 Crossover ... 72 3.2.2.2.6. Pick Up ... 73 3.2.2.2.7. Doble rodada ... 73 3.2.2.2.8. Camión ... 74

3.2.2.2.9. Van o Mini Van de pasajeros ... 75

3.2.2.2.10. Van de Carga ... 75

3.2.2.3. Clasificación del Vehículo Según el Tipo de Motor ... 76

3.2.2.3.1. Vehículo de gasolina ... 76

3.2.2.2. Vehículo diesel ... 76

3.2.2.4. Equipamiento del Vehículo ... 77 3.2.2.4.1. Seguridad ... 77 3.2.2.4.2. Comodidad ... 77 3.2.2.4.3. Durabilidad ... 78 3.2.2.5. Directorio de Agencias ... 79 3.2.3. Imagen de Vendedor ... 84

3.2.4. Tipos de ventas que maneja la empresa ... 88

3.2.4.1. Venta de Contado ... 88

3.2.4.2. Venta a Crédito ... 88

3.2.5. Técnicas de ventas ... 89

3.2.5.1. Modelo Prain Codereci ... 89

3.2.5.2. Modelo Aida ... 96

CONCLUSIONES ... 106

BIBLIOGRAFÍA ... 107

RESUMEN

En el presente Manual se encontrará toda la información general de la empresa que sirve para conocer cuáles son los objetivos, políticas y antecedentes de la empresa y del Departamento de Ventas de la misma.

En otro apartado se puede encontrar la fundamentación teórica en la que se presentan desde conceptos sobre la elaboración del Manual, conceptos sobre venta y motor de los vehículos.

En el último capítulo se presenta la Metodología de aplicación, que contiene una breve explicación del proceso de investigación y los métodos utilizados para el tema central.

En el Manual de Ventas se expone en general los antecedentes de la empresa, el portafolio de producto en el cual se incluye las diferentes clasificaciones del producto, directorio de agencias, imagen del vendedor y se presenta una explicación detallada acerca de las técnicas de venta.

Al final se concluye la importancia y finalidad del Manual de Ventas en la empresa, también recomendaciones esperando se logren los efectos positivos que se esperan cause el presente en la empresa Fame Morelia.

Este proyecto es algo fundamental ya que no hay Manuales dirigidos especialmente al Departamento Fame Credit que se espera a mediano plazo se logre la construcción de las oficinas en el terreno perteneciente a lo que ahora pertenece a piso.

JUSTIFICACIÓN

En la actualidad toda empresa debe contar con un Manual de Ventas que sirva de apoyo a los vendedores para conocer toda la información general de la empresa, en el encontrará todo en relación con su área laboral, los objetivos del departamento, funciones que debe desempeñar, técnicas de venta que puede utilizar, etc.

Contar con un Manual de Ventas es benéfico no sólo para el vendedor sino también para el cliente y la empresa ya que el beneficio es mutuo, el vendedor se beneficia, ya que aprende todo acerca de la empresa y como poder mejorar la ventas y brindar un mejor servicio a sus clientes, los clientes quedan satisfechos y la empresa obtiene mayores ventas.

Con el presente Manual se pretende un cambio radical en la forma en que se han realizado hasta ahora las ventas y mejorar el desempeño de los vendedores para que cumplan con las funciones correspondientes.

OBJETIVOS

Objetivo General. Realizar un Manual de Ventas que contenga las técnicas y

procedimientos para contribuir a una mejor capacitación de los vendedores y eficiencia en las ventas, con un mayor beneficio a los clientes, trabajadores y la empresa.

Objetivos Específicos:

1. Recopilar toda la información general relacionada con la empresa. 2. Elaborar el Manual de Ventas.

3. Entregar a la empresa el Manual de Ventas terminado para su aprobación. 4. Entregar a la empresa y a la universidad el Manual de Ventas terminado.

INTRODUCCIÓN

En este trabajo se presenta un Manual de Ventas, para la empresa Fame Morelia dirigido especialmente al punto de ventas Fame Credit con el cual se pretende servir de material de apoyo y capacitación para la fuerza de ventas, otorgarles una guía práctica de utilidad para la toma de decisiones. El presenta Manual esta integrado por una primera parte conocida como páginas preliminares y enseguida tres capítulos que se detallan a continuación:

Capítulo I. Contexto Labora que esta constituido de: 1.1. Datos Generales de la Empresa, 1.2. Antecedentes Históricos de la Empresa, 1.3. Descripción de la Empresa, 1.4. Descripción del Área Donde se Realizó Estadía.

Capítulo II. Fundamentación Teórica consta de todos los conceptos teóricos básicos para el desarrollo de un Manual de Ventas.

Capítulo III. Metodología de aplicación, contiene una breve explicación del proceso de investigación y los métodos utilizados para el tema central que el Manual de Ventas y enseguida se expone en general los antecedentes de la empresa, portafolio de producto, directorio de agencias, imagen del vendedor y una explicación detallada acerca de las técnicas de venta.

Enseguida se concluye sobre la importancia y la finalidad de contar con un Manual de Ventas en la empresa y se realizan algunas recomendaciones para una mayor eficacia en las ventas.

CAPÍTULO I. CONTEXTO LABORAL

1.1. Datos Generales de la Empresa

1.1.1. Nombre de la Empresa Fame Morelia S.A. de C.V.

1.1.2. Dirección

Av. Lázaro Cárdenas No. 253, Col. Centro

1.1.3. Sector y Giro Empresarial Comercial y Servicios

1.1.4. Servicios que ofrecen Servicios.

Venta de automóviles nuevos y seminuevos. Venta de autopartes y refacciones.

Compra de automóviles seminuevos.

1.1.5. Nombre de la Memoria Manual de Ventas

1.1.6. Asesor Empresarial

C.P. Juan Francisco Barragán Tadeo

1.1.7. Cargo del Asesor Empresarial Gerente Fame Credit

1.2. Antecedentes Históricos de la Empresa

En el año de 1965, Francisco Medina García funda Automotriz de Jiquilpan, concesionaria General Motors en Zamora Michoacán, posicionándose desde sus inicios como uno de los más importantes concesionarios GM a nivel nacional, este logro permitió abrir otra sucursal en Sahuayo Michoacán obteniendo el mismo éxito.

En el año de 1982 el C.P. Francisco Medina Chávez toma la responsabilidad de impulsar las concesionarias GM y reforzar el crecimiento del grupo con la apertura en ese mismo año de una concesionaria Volkswagen en Morelia Michoacán, los resultados fueron tan positivos que desde ese momento Grupo Fame decide especializarse en el mercado automotriz.

En 1993 con la apertura de la distribuidora Chrysler en Uruapan, y Apatzingán y la venta de flotillas a nivel nacional, la solidez y el crecimiento del grupo se ven notablemente incrementadas.

A pesar de la crisis financiera que vivió el país en 1995 las estrategias comerciales y sobre todo financieras del grupo le permitieron sobrellevarla con éxito. Una de estas estrategias fue la consecución de nuevas marcas, el mejor ejemplo de ese periodo es Honda de México cuando otorga a nuestro grupo en 1996 la concesión de una distribuidora en Morelia. Para 1998 el grupo ya contaba con concesionarias en varios estados de la República Mexicana.

En el año 2005 se adquiere la distribución de GM en la ciudad de Uruapan, se consolida como el principal distribuidor GM en Michoacán.

Grupo Fame es actualmente uno de los principales comercializadores automotrices en México y Latinoamérica. Esto se da gracias a la implantación de procesos y sistemas bien definidos en cada una de las áreas de las empresas, realizando un trabajo corporativo integral que permite generar oportunidades de negocios que otros grupos no poseen, esto nos permite enfrentar los retos que se presentan día a día.

Sin embargo esto no sería posible sin contar con el intenso trabajo de nuestro equipo de colaboradores integrado por profesionales altamente capacitados y comprometidos en sus respectivas áreas y por nuestro compromiso constante de alcanzar nuestro objetivo más importante más importante LA SATISFACCION REAL DE NUESTROS CLIENTES.

1.3. Descripción de la Empresa

1.3.1. Misión

Obtener la máxima satisfacción del cliente con sentido humano en busca de alta rentabilidad.

1.3.2. Visión

Convertirnos en el principal grupo comercializador automotriz en todos los segmentos de mercado y niveles de ingreso a los que sirve esta industria siempre con el espíritu de satisfacer las necesidades de sus clientes teniendo una estructura humana operativa sólida y eficaz.

1.3.3. Políticas

- El personal de la empresa tiene estrictamente prohibido fumar dentro de las instalaciones de cualquier área, así como en las unidades ya sean nuevas, usadas o se encuentren en el área de servicio.

- Condiciones peligrosas. Reporte cualquier lugar, condición o práctica insegura (que pueda causar accidentes, a su inmediato superior).

- Maquinaria y equipo. Usted solamente deberá operar las máquinas y el equipo para el cual este autorizado y entrenado. Antes de poner en marcha cualquier maquina, asegúrese de que nadie este trabajado con ella o reparándola.

- Equipo eléctrico. No trabaje con herramientas eléctricas si sus manos están mojadas o está parado en pisos húmedos.

- Manejo de materiales. Cuando mueva objetos de un lugar a otro cuide que sus dedos no queden atrapados entre los objetos, cuando levante objetos pesados procure tener la espalda de lo mas vertical posible y haga el mayor esfuerzo con los músculos de las piernas y no con los de la espalda, así como usar faja de apoyo.

- En el Departamento de Servicios, es obligatorio el uso de guantes para todos los técnicos.

- En caso de que hubiera derrame de sustancias tóxicas o peligrosas favor de informar inmediatamente al gerente o encargado de área para que se tomen las medidas de control y seguridad aplicables.

- Si te encuentras con prescripción de medicamentos que pueden mermar tus facultades deberás informarlo a tu jefe inmediato.

- Uso de solventes. Es requisito indispensable cuando tengas que usarlos tener la para proteger tus ojos.

- Sismos o incendios. En caso de sismo o incendio todo el personal deberá dirigirse al punto de reunión ubicado frente a la puerta de acceso al taller de servicio, y sólo personal que se encuentre debidamente capacitado para el manejo de extintores apoyara con los mismos. (Brigada de Protección e Higiene, dirigida por Guillermo Moreno)

- Confina los residuos peligrosos en el almacén temporal.

- Cuida el agua y utiliza adecuadamente los productos de limpieza.

- Queda prohibido quemar cualquier tipo de material.

- Atender adecuadamente las visitas y requerimientos de las autoridades ambientales canalizándolas con el responsable Ing. Valente Gómez Díaz.

1.3.4. Estructura Orgánica General Mario Zarco Asesor de Ventas Arturo Rueda Asesor de Ventas Martina Melgarejo Encargada de Limpieza Eloísa Legorreta Encargada de Caja Alejandro Rizo Gerente de Posventa Saín Solorio Gerente de Negocios Francisco Barragán Gerente Fame Credit Narcedalia Villareal Gerente General Rubén Bochm Asesor de Ventas José Ramos Asesor de Ventas Eligio Mendiola Asesor de Ventas Armando Fernández Asesor de Servicio Arturo Castañeda Encargado de Refacciones Sandra Mendoza Asistente de postventa Fidel Hernández Técnico Freddy Bautista Técnico Omar Everardo Soto Lavador

1.4. Descripción del Área donde se realizó la Estadía 1.4.1. Nombre del Área

Departamento de Ventas

1.4.2. Objetivos

Generar y aplicar estrategias de venta que ayuden a logar la satisfacción de los clientes obteniendo su lealtad a la agencia y a la marca.

1.4.3. Funciones

 Abrir piso todos los días de acuerdo a lo establecido en el horario y acomodar los vehículos que se encuentran en piso de manera diferente.

 Realizar labor de prospección dentro y fuera de la empresa reportándolo siempre a su jefe inmediato.

 Atender a todos los clientes que soliciten el servicio de asesoramiento de manera amable.

 Ofrecer al cliente una prueba de manejo.

 Dar seguimiento a los prospecto.

 Al obtener una venta entregar al jefe inmediato la documentación completa del cliente y seguir cada paso respecto al pedido de la unidad.

 Al realizar la toma de un seminuevo se tiene la obligación de facilitarle al cliente la cita para avaluó del vehículo.

 Salir a exhibir el producto a los lugares establecidos (bancos).

 Estar en contacto constante con el asesor de crédito de los bancos que manejan créditos automovilísticos.

 Promocionar a la empresa saliendo a repartir volantes por lo menos una vez al mes. 1.4.4. Organigrama Narcedalia Villareal Gerente General Francisco Barragán Gerente Fame Credit Mario Zarco Asesor de Ventas Arturo Rueda Asesor de Ventas

CAPITULO II. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa.

2.2. Tipos de Manuales

2.2.1. General

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:

Manuales Generales de Organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.

Manual General de Procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual General de Políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

2.2.2. Específico

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de Producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución.

La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de Compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

Manual de Ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

El Manual de Ventas es una guía que la empresa habitualmente entrega a sus vendedores como parte de la formación que estos reciben.

En el Manual deben incluirse diferentes aspectos de interés para el vendedor:

a) Empresa :

 Origen y evolución de la empresa.  Fábricas y dirección de las mismas.

 Características y datos técnicos de los productos fabricados. b) Condiciones comerciales:

 Esquema de táctica de venta, objeciones habituales y argumentario.  Precios, condiciones de pago y descuentos.

c) Acciones de imagen pública:

 Campañas de publicidad.  Promociones.

 Actualización de los diseños.

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

Manual de Contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de

contabilidad.

Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

Manual de Crédito y Cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

Manual Técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

Manual de Adiestramiento o Instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.

2.2.3. Manual de Contenidos

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.

Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

Manual de Organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de Políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones.

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Manual de Procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de Contenido Múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

2.3. Objetivos de los Manuales

a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de

reformas administrativas.

f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

2.4. Definición de Ventas

La ciencia de interpretar características del producto o servicio, en términos de satisfacción del consumidor, para después mediante técnicas adecuadas, sobre el convencimiento de sus beneficios y la persuasión de la conveniencia de su posesión o disfrute inmediatos.

2.5. Tipos de Ventas

Se pueden identificar cinco tipos de venta, cuya diferencia radica en “la actividad de venta” que las empresas pueden optar por realizar, las cuales son: Venta personal, Venta por teléfono, Venta en línea, Venta por correo y Venta por maquinas automáticas. A continuación, veremos en que consiste cada uno de ellos:

2.5.1. Venta Personal

Es la venta que implica una interacción cara a cara con el cliente. Dicho de otra forma, es el tipo de venta en el que existe una relación directa entre el vendedor y el comprador.

La venta personal es la herramienta más eficaz en determinadas etapas del proceso de compra, especialmente para llevar al consumidor a la fase de preferencia, convicción y compra.

Por otra parte, la venta personal (como su nombre lo indica) es un tipo de venta que requiere de vendedores para que realicen las siguientes tareas:

 Atención o recepción de pedidos (venta interior): consiste en recepcionar los pedidos que hacen los clientes en el “mostrador” de la empresa. Por ejemplo, las personas que atienden de tras del mostrador de almacenes, ferreterías y librerías, realizan este tipo de tarea porque los compradores acuden a ellos, más que vendidos por ellos.

 Búsqueda y obtención de pedidos (venta exterior): esta tarea incluye la venta creativa de productos o servicios desde electrodomésticos, maquinaria industrial y aviones, hasta pólizas de seguros, publicidad o servicios de tecnologías de la información, por tanto consiste en:

1. Identificar y clasificar adecuadamente a los clientes potenciales. 2. Determinar sus necesidades y deseos individuales.

3. Contactarlos para presentarle el producto o servicio. 4. Obtener el pedido.

5. Brindar servicio posventa.

 Apoyo a la venta personal: esta tarea involucra una serie de actividades que apoyan a los vendedores que obtienen pedidos, por ejemplo, realizando exhibiciones del producto o servicio en el negocio del cliente.

2.5.2. Venta por Teléfono (Telemarketing):

Este tipo de venta consiste en iniciar el contacto con el cliente potencial por teléfono y cerrar la venta por ese mismo medio.

Los productos que se pueden comprar sin ser vistos son idóneos para las ventas por teléfono. Ejemplo de esto son los servicios de control de plagas, las suscripciones a revistas, las tarjetas de crédito y las afiliaciones a clubes deportivos.

Existen dos tipos de venta por teléfono:

 La venta telefónica externa o de salida: consiste en llamar (por teléfono) a los clientes potenciales para ofrecerles un producto o servicio con la intención de cerrar la venta en cada llamada.

Dadas sus complejidades, este tipo de venta telefónica requiere de vendedores especializados para lograr resultados óptimos.

 La venta telefónica interna o de entrada: consiste en atender las llamadas de los clientes para recibir sus pedidos (que pueden ser fruto de los anuncios en la televisión o de publicaciones en periódicos o revistas, acciones de correo directo, etc.).

Este tipo de venta telefónica requiere, por lo general, de números gratuitos (como el 0800 o 0900) para que los clientes no corran con el gasto de la llamada.

2.5.3. Venta Online

Este tipo de venta consiste en poner a la venta los productos o servicios de la empresa en un sitio web en internet (por ejemplo una tienda virtual), de tal forma, que los clientes puedan conocer en que consiste el producto o servicio, y en el caso de que estén interesados, puedan efectuar la compra “online”, por ejemplo pagando el precio del producto con su tarjeta de crédito, para luego, recibir en su correo electrónico la factura, la fecha de entrega y las condiciones en las que recibirá el producto.

Las categorías en que las ventas en línea abracan la porción más cuantiosa del comercio detallista son los libros, música, videos, hardware y software de computadora, viajes, juguetes y bienes de consumo electrónicos. Por supuesto, ya que los cambios en internet se producen rápidamente, estas categorías pueden verse superadas pronto por otra tal vez, por artículos de belleza y cuidados de salud, partes para autos o productos para mascotas.

2.5.4. Venta por Correo

Este tipo de venta consiste en el envió de cartas de venta, folletos, catálogos, videos, Cds o muestras del producto a los clientes potenciales mediante el correo postal, pero con la característica adicional de que se incluye un “formulario de pedido” para que la persona interesada pueda efectuar la compra, ya sea enviando el formulario (también) por correo, realizando una llamada telefónica o ingresando a una página web para hacer efectivo el pedido.

El correo es un medio adecuado para la comunicación directa e individualizada, ya que permite una mejor selección de del publico objetivo, se puede personalizar, es flexible y permite evaluar fácilmente los resultados. Además, se ha podido comprobar que el correo es un medio eficaz para la promoción de todo tipo de productos, desde libros, suscripciones a revistas y seguros, hasta artículos de regalo, moda, artículos de alimentación de gran calidad o productos industriales.

2.5.5. Venta por Máquinas automáticas

La venta de productos por medio de una maquina sin contacto personal entre el comprador y vendedor se llama venta por maquinas automáticas. Su atractivo radica en la conveniencia o comodidad de la compra. Los productos vendidos en maquinas vendedoras automáticas son habitualmente marcas prevendidas, bien conocidas, con una alta tasa de rotación de alimentos y bebidas, las maquinas vendedoras pueden ampliar el mercado de la compañía por estar ante los clientes en el lugar y el momento en que estos no puedan ir a una tienda. Por consiguiente, el equipo vendedor se encuentra casi en todas partes.

2.6. Técnicas de venta

2.6.1. Prain Codereci

Pre- Precontacto- El precontacto es el paso preliminar del proceso de la venta. Se lleva a cabo en forma anticipada y supone “la obtención del mayor acumulo posible de datos sobre el prospecto, a fin de conocerlo mejor y asegurar las posibilidades de éxito en la operación”.

Con la seguridad que da al vendedor el conocer a su prospecto y saber de sus necesidades se comienza con el desarrollo de los pasos de la venta.

Los siete pasos de la venta

Pr-presentación- “El momento de crear en el prospecto una imprescindible curiosidad.” Las 20 primeras palabras y los primeros 20 segundos de la venta deben de ir dirigidos a provocar la curiosidad para obtener la atención de prospectos.

A-atención- “El momento de crear en el prospecto una actitud receptiva, que le permita atender, entender y asimilar los argumentos y explicaciones de la oferta.”

El objetivo de este paso (provocar la atención) así como del primero (provocar curiosidad) se encaminan a “preparar” al prospecto para que “reciba” adecuadamente los pasos y actividades subsecuentes que constituyen en realidad la parte dinámica en la operación de ventas.

In-interés- “Es el momento de la presentación inteligente de los argumentos de ventas.”

El vendedor, en este tercer paso, iniciará la exposición de ideas beneficios y servicios en relación con el satisfactor, objeto de la entrevista.

El interés sosteniendo, madurando y aumentando se convierte en:

Co-convicción- “Consiste en la presentación de pruebas, hechos y demostraciones que corroboran las afirmaciones de la argumentación presentada.”

Si el vendedor hace alguna afirmación, una aseveración, si presenta una argumentación y no demuestra el porqué, no da prueba de su veracidad y confiabilidad, despierta dudas y desconfianza en la mente del prospecto (Ley de F. Bretano).

De-deseo- “Es el momento de manejar adecuadamente las motivaciones del prospecto para actuar en consecuencia, mediante el empleo de los resortes y subresortes de venta, para crear el deseo de posesión o disfrute inmediato de la oferta.”

Una cosa es estar convencido de la bondad de un producto, y otra diferente es estar persuadido de la convivencia de su adquisición y como en esta actitud influyen y gravitan definitivamente las personales “motivaciones” del prospecto, habrá que detectarlas, identificarlas, y actuar en consecuencia.

El deseo mantenido, sosteniendo y aumentando, se convierte en:

Re-resolución- “Es el momento de desvanecer los obstáculos que se interponen a la toma de decisión, para la posesión o disfrute inmediato de la oferta.”

Hasta este sexto paso, la iniciativa ha sido preponderantemente del vendedor:

Ha preparado receptivamente a prospecto, le ha mostrado las bondades, ventajas y servicio del producto, lo ha convencido y le ha creado deseo.

El prospecto tipo, a esta altura tiene una actitud de: “sí me interesa, si me conviene, si me gusta, si lo quiero…pero…” y en ese o esos “peros” van toda clase de objeciones que atañen a precio, condiciones, tiempo de entrega documentos, etc.

Es pues, el momento de “desvanecer” (no rebatir) las objeciones que se presenten.

Ci-cierre- “Es el momento de la adopción de una decisión positiva para la posesión o disfrute de la oferta.”

Este paso implica que el prospecto, que se encuentra convencido y persuadido, toma la decisión de adquirir lo que se le ofrece.

Las cuatro fases de la venta

Los siete pasos mencionados anteriormente que constituyen el proceso técnico de la venta, al convertirse en un proceso psicológico, se integran, a su vez en cuatro fases primordiales:

1) Fase preparatoria 2) Fase convictoria 3) Fase persuasoria 4) Fase decisoria

Podría decirse que, a medida y se desarrolla en la mente del prospecto si decisión de actuar, sus ideas van pasando de una a otra fase en forma casi imperceptible. Simultáneamente, los siete pasos del proceso de la venta quedan integrados en cuatro fases distintivas y que comprende los siguientes aspectos:

Fase preparatoria: Durante esta fase se crea la actitud receptiva del prospecto, logrando que su mente se abra a las ideas y sugerencias que formula el vendedor.

La fase preparatoria queda integrada con los dos primeros pasos del proceso de la venta, que pretenden lograr una receptiva del prospecto y que son; a su vez:

- Presentación - Atención

Fase convictoria: En esta fase se integran los elementos de convicción en la mente del prospecto.

Para ello, el vendedor presenta y demuestra las ventajas, beneficios y servicios de su oferta. Es así como los pasos que constituyen esta fase esta fase son los que se definen como:

- Interés - Convicción

Fase persuasoria: Dentro del proceso evolutivo mental del prospecto, esté tiene que sentir interés acrecentando para poder llegar a una resolución satisfactoria. Es así como se desvanecen los obstáculos que haya formulado, por medio de la tarea persuasiva del vendedor, que lo lleva a aceptar la conveniencia de aceptar la oferta.

- Deseo - Resolución

Fase decisoria: En esta fase, el prospecto se encuentra previamente preparado, convencido, persuadido y ya se han eliminado todos los obstáculos eventuales que pudieran seguir durante todo el proceso. Es el momento en que toma la decisión de poseer o disfrutar la oferta que se le ha formulado. Esta fase queda así integrada al séptimo paso del proceso de la venta:

- Cierre

Es así como el proceso de la venta se convierte en un todo organizado e integrado en el cual existe en un orden lógico e inamovible.

La secuencia en las fases y pasos es fundamental. No puede suprimirse ningún paso ni se pueden llevar a cabo fuera del orden. El proceso de la venta es como una escalera.

$ (8) CI (7) RE (6) DE (5) CO (4) IN (3) A (2) PR (1) PR

2.6.2. Modelo Aida

Para que el vendedor pueda contar o relatar la "historia" del producto que ofrece (ya sea durante una entrevista de ventas, una llamada telefónica, un correo electrónico o mediante una página web), necesita conocer y utilizar adecuadamente un conjunto de técnicas de venta que le permitan presentar su producto mediante un proceso de suave fluidez (de la entrada al cierre) para de esa manera, poder obtener la respuesta deseada de su público objetivo (por ejemplo, la compra del producto).

Para ello, diversos autores y expertos en temas relacionados con la venta, sugieren utilizar el modelo Aida, debido a que su estructura apunta a: 1) Obtener la Atención del Comprador, 2) Mantener su Interés en el Mensaje, 3) Provocar el Deseo de Adquirir el Producto y 4) Conseguir la Acción de Compra.

Teniendo esto en cuenta, a continuación veremos cuatro técnicas de venta basadas en el enfoque del modelo Aida:

Técnica de Venta No. 1.- Atraer la Atención del Cliente: Son muy pocas las personas que se despiertan pensando en comprar algo, la gran mayoría tiene otras cosas en mente (los asuntos familiares, los problemas en el trabajo, la escuela de los chicos, las cuentas por pagar, etc.). Por tanto, para lograr el éxito en la gestión de venta es indispensable atraer la atención del comprador hacia lo que se está ofreciendo, lo que implica "romper" una barrera llamada "indiferencia".

Técnica de Venta No. 2.- Crear y Retener el Interés del Cliente: Una vez que se ha capturado la atención del posible comprador (que por cierto, suele durar muy poco), se necesita crear un interés hacia lo que se está ofreciendo y retenerlo el tiempo suficiente como para terminar la presentación.

Técnica de Venta No. 3.- Despertar el Deseo por Adquirir lo que se Está Ofreciendo: En esta etapa, la principal tarea del vendedor es la de ayudar a su cliente a que entienda que el producto o servicio que se le está presentando, logrará la satisfacción de sus necesidades o deseos, o que será la mejor solución a sus problemas

Técnica de Venta No. 4.- Llevar al Cliente Hacia la Acción y Cerrar la Venta: Este es el último paso no se puede decir que sea el más importante porque es una consecuencia de los 3 pasos anteriores en todo caso, es la parte definitiva porque en ella se produce el resultado que se desea obtener: "El pedido o la orden de compra".

2.7. Definición de Vendedor

Etimológicamente, la palabra vendedor deriva de vender, la cual procede de la palabra latina compuesta vendo, que significa venir, y daré, que quiere decir dar; o sea, ven y dame. En forma general se define al vendedor como la persona que efectúa la acción de vender algo, es decir, ofrecer y traspasar la propiedad de un bien o la prestación de un servicio a cambio de un precio establecido.

El profesionista que ejerce la ciencia y el arte de la venta con dedicación exclusiva y permanente, interpretando las exigencias de los prospectos, y aplicando su cultura general y sus conocimientos técnicos permanentemente renovados, a satisfacer las necesidades de los consumidores, a través del correcto empleo de los satisfactores, con fines de bien común.

2.8. Tipos de Vendedores

2.8.1. Vendedores Repartidores

En este trabajo, los vendedores entregan el producto y dan servicio al cliente. Sus responsabilidades acerca de la toma de pedidos son secundarias, aunque la mayoría de estos vendedores están autorizados y son recompensados por encontrar oportunidades de aumentar las ventas a las cuentas actuales. Por lo general, el único requisito indispensable para que estos vendedores conserven su mercado es el mantener un buen servicio y un trato agradable.

2.8.2. Vendedores Internos o de Mostrador

Este tipo de vendedores se localizan en las oficinas o salas de exhibición de los establecimientos de ventas o locales comerciales. Su actividad consiste en atender a los clientes, tomar sus pedidos y ayudarlos durante su permanencia en el local comercial. Estos vendedores rara vez ayudan a incrementar las ventas; sin embargo, pueden sugerir y enaltecer el producto.

2.8.3. Vendedores Externos o de Campo

El trabajo de estos vendedores consiste en visitar a los clientes en el campo para solicitarles un pedido. La mayor parte de las ventas que realizan este tipo de vendedores son pedidos repetitivos de clientes fijos, por tanto, el vendedor suele dedicar buena parte de su tiempo a las actividades de apoyo, como ayudar a los distribuidores con la promoción y capacitar a sus vendedores. Estos vendedores son considerados “tomadores de pedidos externos” sin embargo, es habitual que también se les asigne la búsqueda de nuevos clientes o se les encargue la introducción de nuevos productos en el segmento de clientes actuales.

2.8.4. Vendedores de Promoción de Ventas o Itinerantes

El trabajo de estos vendedores consiste en brindar información y otros servicios a los clientes actuales y potenciales, además de realizar actividades de promoción y fomentar la buena voluntad de los clientes hacia la empresa y sus productos.

Este tipo de vendedores no solicitan pedidos. Los representantes de empresas farmacéuticas que visitan médicos y representantes de editores que presentan información concerniente a libros nuevos o futuros a profesores universitarios, llamados frecuentemente visitadores, caen en esta categoría.

2.8.5. Vendedores Técnicos o Ingenieros de Ventas

Este tipo de vendedores tienen la capacidad para explicar el producto al cliente, adaptarlo a sus necesidades particulares y ayudarlo a resolver problemas técnicos; por lo tanto, son muy necesarios para la venta de artículos tecnológicos complicados (maquinaria, computadoras, software especializado, etc.). Por lo general, estos vendedores técnicos o ingenieros de ventas ayudan a los representantes de ventas ante un problema u oportunidad específicos, sobre la base de la necesidad de tal ayuda.

2.8.6. Vendedores Creativos o Consejeros

Este tipo de vendedores son llamados “obtenedores de pedidos”. Existen dos clases de estos:

1) Los que buscan nuevas ventas con clientes actuales y, 2) Los que buscan ventas con nuevos clientes.

Algunos los llaman vendedores “cazadores”, por lo regular las personas idóneas para este trabajo son los vendedores maduros, ya que es un trabajo duro y valioso.

2.8.7. Vendedores Misioneros

También llamados “misioneros” o “propagandistas” y tienen como objetivo vender “a favor de”, esto es, el fabricante proporciona la asistencia personal de su fuerza de ventas a sus clientes mayoristas con objeto de que el producto sea aceptado en forma efectiva por los detallistas. Los vendedores misioneros deben tener como características principal ser gente joven entusiasta y con poder de persuasión.

2.8.8. Vendedores Comercializadores

Este tipo de vendedores comúnmente se les da el nombre de “promotores”. Su trabajo consiste básicamente en proporcionar asistencia promocional a los detallistas para que estos incrementen sus volúmenes de venta de un determinado producto o línea de productos. Estos vendedores enfocan su atención en la promoción de ventas (por ejemplo, demostraciones, degustaciones, entrega de muestras, etc.) y en la publicidad; por tanto, el esfuerzo de venta personal no es tan importante para ellos.

2.8.9. Vendedores de Puerta en Puerta

Su trabajo consiste en visitar a sus clientes en perspectiva en sus hogares para intentar venderles sus productos (enciclopedias, cosméticos, electrodomésticos, etc.) o servicios (de jardinería, limpieza, televisión por cable). Esta venta es quizá la más difícil de todas, ya que tiene que llamarse a muchas puertas y a menudo hacerse varias presentaciones, antes que sea cerrada una venta. Pero con entrenamiento apropiado y hábitos firmes de trabajo, la ley de probabilidades trabaja a favor de estos vendedores y las comisiones por venta son buenas ordinariamente.

2.8.10. Vendedores Online o por Internet

Este tipo de vendedores utiliza los medios disponibles en la red (sitios web propios y de terceros y el correo electrónico) para vender sus productos o servicios. Sin embargo, para lograr ventas, debe primero generar una imagen de confianza en su público, por ejemplo, incluyendo en sus cartas de venta testimonios de otros compradores, brindando asesoramiento gratuito o proporcionando información mediante un boletín electrónico.

2.9. Perfil del Vendedor

El perfil del vendedor describe el conjunto de rasgos y cualidades que debe tener el vendedor para lograr buenos resultados en la zona o sector de ventas que le ha sido asignado para vender los productos o servicios que la empresa comercializa.

Por lo general, el perfil del vendedor es elaborado por los directivos o gerentes de venta de cada empresa en función de los rasgos y cualidades que los vendedores deben tener para ser capaces de lograr buenos resultados en sus respectivas zonas de venta. Por ello, cada empresa suele tener un perfil propio que esta adaptado a las características de su mercado meta y al de los productos o servicios que comercializa.

Sin embargo, cabe señalar que también existen perfiles básicos que describen un conjunto de rasgos y cualidades elementales que el vendedor debe tener para lograr óptimos resultados. Estos perfiles básicos suelen ser la base para la creación de otros más específicos, como el que por lo general, tienen las empresas que poseen una fuerza de ventas.

2.9.1. El perfil básico del vendedor

Para lograr buenos resultados en la mayoría de mercados, el vendedor debe poseer un conjunto de cualidades que vistos desde una perspectiva integral se dividen en tres grandes grupos:

1) Actitud: Es el conjunto de respuestas que el ser humano manifiesta cuando se encuentra ante determinadas personas, situaciones, lugares y objetos. Por tanto, las acciones que manifiestan actitudes o respuestas positivas en todo momento, ante toda persona y todo lugar, constituyen una de las más importantes cualidades que el vendedor debe tener. Sin embargo ¿cómo se pueden manifestar las actitudes positivas? Principalmente, demostrando lo siguiente:

 Compromiso: Es la capacidad de sentir y demostrar que se tiene una imperiosa necesidad de lograr los objetivos propuestos por la empresa, de generar y cultivar buenas relaciones con los clientes, de coadyuvar en el mantenimiento y mejoramiento de la imagen de la empresa, de colaborar a los compañeros de trabajo, etc.

 Determinación: Esta relacionada con el valor o la audacia que es preciso tener para lograr los objetivos propuestos, además de mantenerse firme para cumplir los compromisos contraídos con la empresa, los clientes y con uno mismo.

 Entusiasmo: Implica manifestar fervor o pasión en las actividades que se realizan, por ejemplo, en las presentaciones de venta que se efectúan ante los clientes, en los servicios que se les brinda para lograr su satisfacción o en todo aquello que se hace para mejorar la imagen de la empresa.

 Paciencia: Es la capacidad de mantener la calma o demostrar tolerancia aun en situaciones difíciles y complicadas, por ejemplo, cuando algún cliente presenta su reclamo de forma airada.

 Dinamismo: Significa ser por naturaleza una persona activa y diligente en todas las actividades que se realizan.

 Sinceridad: Implica ser una persona veraz y con un accionar sin engaños, hipocresías, ni mentiras.

 Responsabilidad: Esta relacionada con el acto de cumplir con las políticas y normas de la empresa, y también, con los compromisos contraídos con los clientes.

 Coraje: Es la capacidad de tener arrojo, valor y audacia aun en medio de la oposición o los desaires; persistiendo hasta el final para lograr los objetivos propuestos.

 Honradez: Implica ser una persona íntegra, recta, incorruptible y leal. Aspectos indispensables para mantener una buena imagen tanto al interior de la empresa como en el mercado.

2) Habilidades: Otra de las cualidades que debe poseer el vendedor esta relacionada con las habilidades o conjunto de capacidades y destrezas que necesita para desempeñar adecuadamente sus funciones. En ese sentido, existen dos tipos de habilidades que el vendedor debe poseer:

 Habilidades personales: Estas habilidades son parte de lo que es la persona, por tanto, es indispensable que el vendedor las posea al momento de ingresar a la empresa. Entre las principales habilidades personales, se encuentran:

 Saber escuchar: O capacidad de atender a lo que dicen los clientes además de comprender lo que en realidad quieren expresar o manifestar.

 Tener buena memoria: Es decir, tener la facultad de recordar las características, ventajas y beneficios de los productos que se representan, los nombres de los clientes, las instrucciones de los superiores, las políticas de venta de la empresa, etc.

 Ser creativo: implica tener la capacidad de brindar buenas ideas en los momentos en que se necesita, por ejemplo para abordar a un cliente potencial, cerrar una venta con un cliente difícil, etc.

 Tener espíritu de equipo: Es decir, ser accesible y estar siempre dispuesto a colaborar con los demás.

 Ser autodisciplinado: O tener la capacidad de realizar algo sin necesidad de ser controlado o supervisado por otras personas.

 Tener tacto: Es decir, tener la destreza de decir o hacer algo que es necesario sin ofender a la otra parte, pero al mismo tiempo, sin dejar que ellos saquen ventaja de la situación.

 Tener facilidad de palabra: Consiste en saber como decir las cosas de forma apropiada y coherente.

 Poseer empatía: implica tener la facilidad de sentir una situación o sentimiento de la otra parte como si fuera propia. Dicho en otras palabras, consiste en ponerse en el lugar de otros.

 Habilidades para las ventas: este tipo de habilidades, a diferencia de las habilidades personales, pueden irse desarrollando con esfuerzo, disciplina y el apoyo de la empresa. Entre las principales habilidades para las ventas, se encuentran:

 Habilidad para encontrar clientes.

 Habilidad para generar y cultivar relaciones con los clientes.

 Habilidad para determinar las necesidades y deseos de los clientes.  Habilidad para hacer presentaciones de venta eficaces.

 Habilidad para cerrar la venta.

 Habilidad para brindar servicios posventa.

 Habilidad para retroalimentar a la empresa de lo que sucede en el mercado.

3) Conocimientos: Otra de las cualidades indispensables que debe tener el vendedor esta relacionado con los conocimientos (todo aquello que sabe, conoce y atiende) que son necesarios para que desempeñe apropiadamente sus funciones. En ese sentido, el vendedor necesita tener los siguientes conocimientos.

 Conocimiento de la empresa: su historia, misión, normas y políticas de venta, productos que comercializa, servicios que presta, opciones de pago que brinda a sus clientes, tiempos de entrega, localización de sus oficinas y sucursales, etc.

 Conocimientos de los productos y servicios: Sus características (usos, aplicaciones, diseño, tamaño, color, etc.), ventajas (fortalezas con relación a otros similares de la competencia) y beneficios (lo que el cliente obtiene en realidad al poseer el producto).

 Conocimientos del mercado: Implica saber quiénes son los clientes actuales y potenciales, cuales son los precios promedios, que ofertas (descuentos, bonificaciones u otros) son las que tienen mayor impacto o están en vigencia, etc.

2.10. Función del Vendedor

Hasta ahora se ha descrito un nuevo tipo de vendedor con una preparación técnica, y con una actualización de conocimientos, que se ubica como profesionista con una nueva imagen y una responsabilidad en el futuro económico del país.

Pero si hasta ahora se había concebido la actividad de ventas con un concepto simplista de la “función del vendedor es vender… y algunas veces también cobrar”, el nuevo profesionista de la venta, también con una nueva imagen, es lógico que tenga más funciones, nuevas actividades y redobladas responsabilidades.

Es así como en la actualidad la descripción del puesto del vendedor comprende a las siguientes funciones y actividades:

2.10.1. Función de Ventas

 Realizar labor de prospección: Implica en el vendedor la preocupación constante de la búsqueda de nuevos prospectos, para subsistir en su cartera los prospectos que se mueren, que se cambian de ramo, que se cambian de ruta o fracasan.

Supone en el vendedor no solo la preocupación de mantener su cartera de prospectos, sino de aumentarla en forma constante, y lógicamente implica la búsqueda constante de prospectos, pero con un perfil dado a fin de evitar esfuerzos inútiles, inversiones improductivas de esfuerzos y desilusiones desmotivantes.

 Obtener datos de precontacto: Supone una actitud mental técnica, de tal modo que no se realice una visita a prospectos potenciales, sin haber detectado antes sus necesidades, ya que el vendedor técnico actual no puede encarar al prospecto “para ver que puede querer “, si no “ofrecerle aquello que sabe que le hace falta”.

 Concertar citas: Aun cuando en cierto tipos de ventas, pueden llevarse a cabo visitas sin previa cita, y aun cuando en algunos métodos de trabajo (canvaseo y puerta a puerta) no se hagan citas previas, en los demás casos, el vendedor técnico ahorrará pérdidas de tiempo suyas y del prospecto, con una cita previa, profesionalmente concertada.

 Realizar visitas: Esto ha sido y sigue siendo la base del trabajo de venta. A mayor número de visitas, mayor número de oportunidades y probabilidades. El cierre de operaciones representa siempre un porcentaje sobre el número de visitas efectuadas, que aunque variable según la línea, se mantiene dentro de límites previsibles y calculables.

El tiempo lógico de espera en cada visita, el vendedor técnico lo utiliza para complementar y reforzar su información de precontacto sobre el prospecto y para planear la estrategia a desarrollar en el curso de la entrevista.

 Llevar a cabo entrevistas de venta: Si la visita representa la oportunidad, la entrevista supone el logro la exposición de venta solo puede lograrse a partir del momento en que el prospecto concede la entrada al vendedor, mediante una entrevista.

 Crear una curiosidad inicial en el prospecto: Constituye el primer paso en la técnica profesional de venta y se tiene que provocar en el momento mismo de la presentación, que debe ser mas una sugerencia de oferta que presentación personal de índole social. En ese momento la curiosidad se requiere, como una preatención.

 Obtener su atención: para cualquier actividad o acción frente al prospecto se necesita la atención integral de éste. El vendedor técnico debe poseer los recursos profesionales para crear y mantener la atención del prospecto. Tanto si requiere crearla, despertándola desde un principio, como si tiene que apartarla de un motivo o distracción y afianzarla luego.

Sólo después de haberse asegurado que se cuenta con la atención absoluta, total, comienza realmente la entrevista de venta.

 Provocar el interés del prospecto: Cuando la atención conseguida sea madura y se mantiene, se convierte en interés. En ese momento y no antes el vendedor técnico iniciará el despliegue inteligente de los argumentos de la oferta.

 Adecuar la oferta a las necesidades del prospecto: La exposición de los argumentos o puntos de venta de la oferta, no puede llevarla a cabo el vendedor técnico, de una manera general.

Cada prospecto requiere un enfoque especial, interpretando los argumentos de la oferta en función de sus muy particulares necesidades y circunstancias.

 Explica claramente los puntos de venta: Si es posible en forma tan clara que el prospecto no tenga duda de los beneficios y servicios de la oferta para él, hasta llegar a la convicción de lo que el producto puede hacer por él

.

 Hacer demostraciones y presentar pruebas: Es actividad imprescindible, ya que permite corroborar todas las afirmaciones de la argumentación para consultar la convicción del prospecto.

 Reconocer las motivaciones del prospecto: ya que cada prospecto actúa en función de sus muy personales motivaciones, el vendedor técnico tendrá la preparación profesional adecuada para identificar y manejar los resortes primarios de venta y sus subresortes. Lo hará en forma tal que el prospecto perciba que la oferta es adecuada a su motivación y actúe en consecuencia.

 Sugerir y crear deseo: Debe ser capacidad profesional del vendedor el convertir los resortes primarios en deseos potenciales, que mediante la adecuación en el momento se conviertan en deseo de posesión o disfrute de la oferta.

 Contestar preguntas y desvanecer objeciones: Es decir, eliminar los obstáculos que el prospecto pone para tomar una decisión, que le permita la posesión o disfrute de la oferta.

Tras a convicción lograda a través de la argumentación y la demostración, el vendedor técnico debe estar en posibilidad de manejar la entrevista en forma tal que se produzca la persuasión, y se admita la conveniencia de adquirir la oferta.

 Explicar normas de la empresa: Una vez convencido de la bondad de producto y persuadido de la conveniencia de su adquisición, el prospecto ha decidido llegar al cierre de la operación. Sin embargo, falta ponerle en conocimiento de las políticas de la empresa, en relación con plazos de entrega, anticipos, interés, etcétera. Es labor del vendedor obtener del prospecto la información que la empresa requiere, así como de proporcionar al prospecto la información que le haga falta.

 Facilitar el oportuno cierre: El cierre es el momento en donde se cristalizan todos los esfuerzos del vendedor y donde culminan las actividades profesionales que durante el transcurso de la operación han desarrollado. Es el momento en que el prospecto adopta una decisión positiva, para el disfrute o posición inmediatos de la oferta.

Sin embargo, la labor del vendedor profesional, no acaba con la venta.

2.10.2. Función de Servicio

 Cerciorarse del funcionamiento, servicio y beneficios del producto vendido: Al llevar a cabo la venta, el vendedor estuvo afirmando la adecuación del producto para las necesidades del prospecto e insistió en los beneficios y servicios que podía proporcionar. Una vez realizada la venta es función profesional y obligación ética el cerciorarse de que el prospecto está logrando del producto, lo que se había propuesto.

Con frecuencia los logros y satisfacciones son inferiores, con lo que la imagen se deteriora, no porque el producto no esté en posibilidad de proporcionarlas, sino porque su empleo o utilización no es el adecuado.

De ahí, la actividad de servicio.

 Reportar fallas y quejas sobre el producto: Con frecuencia, el producto presenta fallas o deficiencias en su presentación, cantidad, rendimiento, servicio, etcétera, que originan frustraciones y quejas, pero en éstas, no son transmitidas a la empresa.

El vendedor es quien tiene que captar la situación y transmitirla para que la empresa de una solución, antes que la imagen de la marca y la empresa sufran mayor deterioro.

 Reportar fallas y quejas de servicio y administración: El vendedor debe ser los “ojos y los oídos de la empresa en el mercado”. No siempre las quejas del prospecto se proyectan sobre la venta efectuada y el producto. A veces y como consecuencia de la venta el prospecto recibe un investigador de crédito carente de tacto, o un cobrador altanero.

Otras veces, el pedido que se ha prometido entregar en un día, es enviado una semana más tarde.

El vendedor es el celoso guardián de la imagen de la empresa y debe detectar a tiempo, cuanta falla pueda afectarla.

 Vigilar el servicio de mantenimiento: Nadie compra productos, sino los servicios que estos productos proporcionan.

Sin embargo, con frecuencia, esos servicios dependen de un adecuado mantenimiento, que no siempre el prospecto sabe vigilar y solicitar.

Es función profesional del vendedor, mantenerse preocupado porque sus prospectos reciban el 100% del servicio, de los productos adquiridos y por tanto, el vigilar que tengan el oportuno servicio de mantenimiento.

 Tomar notas de las devoluciones y cancelaciones de los prospectos: No como un cuidado personal sobre sus intereses económicos disminuidos por ello, sino con el interés profesional de analizar el porqué de esas cancelaciones y devoluciones que son síntomas de disgusto o insatisfacción del prospecto.

Puede ser una reacción ante un servicio deficiente o una falla del producto adquirido, o puede ser una reacción ante una venta “a presión” que pasado el efecto inicial, el prospecto guzga inadecuada.

El vendedor tiene que volver a ver al prospecto, no sólo para rehacer el pedido, sino para no cejar hasta haberlo dejado satisfecho.

 Atender solicitudes de crédito: No para resolverlas, ni siquiera para gestionarlas.

El vendedor debe mantenerse al margen de la concesión o no de un crédito, porque si este es denegado, la negativa que lógicamente disgustará al prospecto no deberá efectuar al vendedor en sus relaciones con el prospecto.

El vendedor, utilizará en esa área el nombre de la empresa, sus políticas, etcétera, despersonalizando el problema.

Sin embargo, obtener todos los datos que puedan facilitar la posterior investigación para la concesión del crédito, si es función del vendedor.

 Atender pedidos especiales: Alguna vez, el vendedor tiene que atender a un prospecto que por una especial situación, no le va a aportar utilidad alguna.

Sin embargo, su sentido profesional le obliga a la mayor diligencia, atención y servicio.

El vendedor técnico y el profesionista de la venta además tiene la función de: