TERMINOS DE REFERENCIA

TERMINOS DE REFERENCIA

SIMPLIFICACIÓN HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN, MONITOREO

Y EVALUACIÓN PME 3.0 PARA LAS AREAS DE DESARROLLO DE

FONDOS Y COMUNICACIONES

CONTENIDO

6 PERFIL DEL CONSULTOR ... 3

7 PROPIEDAD INTELECTUAL ... 4

8 COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN ... 4

9 CRONOGRAMA... 4

10COSTOS & DESEMBOLSOS ... 5

11PROCESO DE CONTRATACIÓN ... 5

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ANTECEDENTES

Aldeas Infantiles SOS fue fundada por el educador austriaco Hermann Gmeiner en 1949, en Imst, Austria. Él estaba comprometido con ayudar a niñas y niños que habían perdido sus hogares, su seguridad y a sus familias como resultado de la Segunda Guerra Mundial. Desde entonces y con el apoyo de muchos donantes y colaboradores, nuestra organización ha crecido para ayudar a niños, niñas, adolescentes, jóvenes y familias en los cinco continentes del mundo.

Actualmente Aldeas Infantiles SOS es una ONG internacional con presencia y programas en 135 países brindando cuidado y protección a través de modelos basados en el cuidado familiar. Actualmente en las diferentes oficinas de recaudación de fondos de Aldeas Infantiles SOS (AISOS) en la región de América Latina LAAM se utilizan diversos formatos y herramientas de gestión y monitoreo, los cuales están diseñados para un objetivo alcanzable en un momento determinado pero que no facilitan la unificación, ni el seguimiento integral de todas las acciones del área de recaudación de fondos.

La oficina regional de Aldeas Infantiles SOS para América Latina y el Caribe (LAAM) tiene sede en Montevideo, Uruguay. Para el presente contrato sin embargo se procederá con un proceso de selección y contratación a través de la oficina de Aldeas Infantiles SOS Ecuador.

La Oficina Regional de Desarrollo de Fondos y Comunicación en LAAM ha llevado a cabo desde el año 2015 la creación de tres versiones de la herramienta PME de Planificación, Monitoreo y Evaluación. Se han contratado hasta el momento dos consultores externos que han desarrollado las herramientas PME 1.0, PME 2.0 y PME 3.0. Las cuales se han ido utilizando para las proyecciones y monitoreo mensual de las estrategias de recaudación de fondos de las ANs.

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OBJETIVOS

2.1 General

Simplificar la herramienta integral de Planificación, Evaluación y Monitoreo PME 3.0 para fácil uso de las ANs en las proyecciones y monitoreo de las acciones de recaudación de fondos y que permita evaluar resultados de forma continua, así como tomar decisiones objetivas y efectivas en base a indicadores pre-definidos.

2.2 Específicos

a. Lograr un entendimiento y acuerdo común sobre lo que significa el Sistema de Planificación, Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje a través del uso de una herramienta estándar.

b. Generar una versión simplificada de herramienta PME 3.0 en Microsoft Office Excel, que permite a las ANs unificar e integrar las proyecciones, el monitoreo y la evaluación de diferentes estrategias de recaudación de fondos y que además genere utilidad para los diferentes involucrados en los procesos de recaudación de fondos, de una manera más amigable para personal con conocimientos básicos/intermedios en Microsoft Excel.

c. La simplificación de la herramienta incluye principalmente:

- Simplificación/Disminución de macros y variables, para impedir desconfiguración de las mismas y por lo tanto evitar error en los datos que se ingresan.

- Mejorar el look and feel (aspecto y empleo) de la herramienta de modo que sea más amigable para el usuario final.

- Simplificación de la manera en la que se generan el reporte y la base de datos. d. Unificar indicadores de desempeño de cada estrategia de recaudación de fondos.

e. Migrar datos de Business Plans 2018 en la herramienta PME 3.0 de las 20 ANs a la Herramienta simplificada (ej: PME 4.0)

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METODOLOGÍA

Se solicita al consultor incluir en su propuesta una sugerencia de metodología de trabajo en base a los siguientes criterios:

 Términos de Referencia y cronograma de la presente convocatoria;  Una vez se haya formalizado la contratación del consultor, se:

o Compartirá con el consultor los formatos y las herramientas actuales que se utilizan en AISOS en la actualidad con el fin de generar proyecciones, realizar monitoreo y evaluaciones de las estrategias de recaudación de fondos;

o Compartirá los Business Plans 2018 generados en herramienta PME 3.0 para migración de datos a herramienta simplificada (ej: PME 4.0).

o Realizarán reuniones virtuales con el consultor para explicarle los requerimientos más detallados y explicarlo como se utilizan las herramientas actuales.

 El consultor tendrá que presentar en algún momento los borradores de los productos esperados para que posteriormente pueden ser revisados preliminarmente para retro-alimentarle al consultor sobre los avances.

 Para el producto principal que es la Herramienta simplificada de Planificación, Monitoreo y Evaluación (PME 3.0), el consultor tendrá que presentar una versión que será sujeto a un “testing” intensivo por parte de AISOS.

El consultor está libre de añadir a su propuesta otros pasos dentro del proceso metodológico y de sugerir ajustes.

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PRODUCTOS

 Un (1) Cronograma Detallado de Trabajo con Entregables

 La (1) herramienta simplificada de Planificación, Monitoreo y Evaluación (PME 3.0), conforme las instrucciones entregadas por AISOS y conforme las retro-alimentaciones recibidas de forma virtual o presencial en el transcurso del tiempo de la consultoría. Formato: Excel.  La migración de datos de los 20 Business Plans/ BPs (planes de trabajo) 2018 de la

Herramienta PME 3.0 a herramienta simplificada (ej: PME 4.0).

 Una (1) guía de programación para el administrador de las herramientas. Con el fin de garantizar que AISOS tienen el acceso libre y el conocimiento necesario sobre el diseño y la programación de la herramienta, se requiere entregar una guía con las instrucciones y explicaciones pertinentes para el futuro administrador de la herramienta. Formato: Word  Un (1) manual para los usuarios finales de la herramienta con las instrucciones de cómo

utilizar la herramienta. Formato: Word.

 (Opcional) Acuerdos de servicio posterior a la fecha de entrega de los productos finales estipulados en la presente convocatoria

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ALCANCE

Esta herramienta permitirá planificar, monitorear, y evaluar de manera efectiva los resultados del área de recaudación de fondos de 20 Asociaciones Miembros de la región de América Latina.

Será de uso continuo y mensual y permitirá incluir diferentes indicadores de pequeño y largo alcance para su análisis y la toma de decisiones correspondientes.

La herramienta debe ser de utilidad para tres diferentes niveles en la organización:

 Los coordinadores de una estrategia de recaudación de fondos, quienes a través de la herramienta deben poder darle seguimiento adecuado a la implementación, los avances y los resultados de su estrategia;

 Los directores de recaudación de fondos, quienes a través de la herramienta deben poder gestionar, monitorear y evaluar el conjunto de estrategias que llevan a cabo dentro de su Asociación Miembro;

 Los asesores regional de recaudación de fondos, quienes deben poder monitoreo y evaluar los avances de cada país para poder sugerir ajustes a las acciones que cada Asociación Miembro lleva a cabo.

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PERFIL DEL CONSULTOR

El / la Consultor/a deberá cumplir con los siguientes requisitos:

 Ser Profesional

 Ser experto en Programación de archivos en Microsoft Office Excel

 Tener por lo mínimo 3 años de experiencia comprobada en desarrollo de herramientas de gestión y monitoreo en Excel

 Demostrar un buen manejo del idioma español  Contar con RUT actualizado y vigente

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PROPIEDAD INTELECTUAL

El consultor debe entregar los productos finales a la persona responsable de Aldeas Infantiles SOS una vez que el contrato termine. El consultor no tendrá derecho a patente, titulo u otras formas de propiedad respecto a ninguno de los documentos producidos con fondos de Aldeas Infantiles SOS Internacional Estos derechos son propiedad de Aldeas Infantiles SOS, que tendrá el derecho de uso y modificación del mismo según entienda conveniente.

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COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN

En cuanto a la coordinación para el desarrollo de la consultoría, la misma será compartida entre la Asesoría de Estrategia y Análisis, quién asumirá a su vez el rol de supervisor del contrato, y la Asesoría de Desarrollo de Fondos y Comunicaciones de la región.

 El programa final será propuesto por el/la consultor/a y aprobado por la Oficina Regional de LAAM.

 Las presentaciones así como todo el material específico que se utilice deberá ser proporcionado por el consultor, quien será además encargado de entregar la herramienta, presentar el demo de la herramienta, la herramienta terminada y las guías correspondientes.  La logística será coordinada por la Oficina Regional de LAAM.

Las personas asignadas en la actualidad a los cargos mencionados anteriormente son.  Asesora de Estrategia y Análisis: Ana Paola Pérez (ubicada en Ecuador)  Pasante: Cynthia Torres (ubicada en Ecuador)

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CRONOGRAMA

Se definen los siguientes pasos claves para el desarrollo de la consultoría:

- Recepción de Propuestas Técnicas y Económicas: desde 19/02/2018 a las 05.00 pm hasta 23/03/2018 a las 05.00 pm (17h00 hora en Ecuador)

- Comité de Selección de Propuestas: 26/03/2018 - Inicio de Trabajo de Consultoría: 30/03/2018

- Presentación de Productos (en borrador): 20/04/2018 (propuesta a ser acordado con supervisor del contrato)

- Testing de Herramienta de Gestión, Monitoreo y Evaluación (**) 27/04/2018 y

- Entrega de productos finales: 10/05/2018 (Migrados todos los BPs (planes de trabajo) para que AMs (Asociaciones miembro) empiecen a monitorear)

** La consultoría se podrá realizar de forma virtual desde cualquier lugar de Latinoamérica, sin embargo el consultor debe garantizar una óptima comunicación con las personas designadas por parte de AISOS para el desarrollo de la herramienta. Los colaboradores de AISOS utilizan como medios de comunicación principalmente sus correos electrónicos institucionales al igual que

10 COSTOS & DESEMBOLSOS

El costo de la consultoría será evaluado a partir de las ofertas presentadas. Los/as oferentes deberán presentar la oferta económica en USD (dólares americanos), detallando los honorarios profesionales y cualquier otro gasto que implique la ejecución efectiva (en líneas separadas). Favor considerar los siguientes puntos para la definición de la propuesta económica:

 La parte contratante no reconocerá cargos adicionales por concepto de tasas impositivas y demás gravámenes. Éstos se suponen fueron considerados en el precio ofrecido (todo incluido).

 El/la Consultor/a deberá desglosar su presupuesto presentado por producto  El/la Consultor/a deberá presentar también una propuesta de desembolsos.

11 PROCESO DE CONTRATACIÓN

La contratación se formalizará mediante u n Contrato por Prestación de Servicios Profesionales. Los interesados deberán enviar su currículo, su oferta técnica y económica a la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected] a nombre de Ana Paola Pérez con copia a Cynthia Torres ([email protected]) con el siguiente título: Propuesta Simplificación Herramienta PME – LAAM.