DESARROLLO DE COMPETENCIAS PROFESIONALES–JAN1
Presentación:
Objetivos:
Integrar sus metas personales con las de su organización, su departamento y su jefe.
Aprender a simplificar su trabajo, administrar su tiempo, y trabajar en equipo.
Mejorar la atención al público, a través de la utilización adecuada del teléfono.
Atender, impecablemente, los clientes y visitantes.
Beneficios de participar en este programa:
Identificar los nuevos retos que tiene que enfrentar la Secretaria o Asistente Administrativa, ante el cambiante entorno global.
Adquirir mayor conciencia del valor de las relaciones interpersonales, en el clima organizacional.
Aplicar los principios de la Administración, para mejorar la planeación y organización de sus actividades.
Establecer comunicaciones efectivas.
Tomar decisiones para resolver, adecuadamente, las tareas delegadas por sus jefes.
Proyectar una imagen ejecutiva profesional.
Desarrollar su iniciativa y seguridad para asumir mayores responsabilidades.
Actualizar destrezas para producir más en menos tiempo.
Solucionar problemas y tomar decisiones.
Dirigido a:
Secretarias Ejecutivas, Asistentes Administrativos y personal de apoyo.
Duración:
16 horas
Contenido Temático:
1. Evaluación de la Secretaria.
1.1. La relación jefe-secretaria o asistente administrativo.
1.2. Análisis de las características de la personalidad del jefe y de su secretaria o asistente
2. La Administración y su Puesto.
2.1. Qué es y para qué sirve conocer el proceso administrativo.
2.2. Cuál es su posición dentro del organigrama general de la empresa.
2.3. Ventajas de tener al día su descripción de puesto.
3. Cómo Administrar su Tiempo.
3.1. Cómo programar su trabajo diario y evitar las pérdidas de tiempo.
3.2. La gráfica de organización.
3.3. Cómo organizar y distribuir su trabajo y el del jefe.
DESARROLLO DE COMPETENCIAS PROFESIONALES
ǡ
En la actualidad, la mujer ocupa un lugar preponderante, hay mujeres que dirigen grandes empresas en el mundo y, por qué no, también en México; pero, las que con su esfuerzo, constancia y dedicación generan el más alto impacto en la marcha de los negocios, son las miles de mujeres que trabajan como secretarias o asistentes de un ejecutivo. En efecto, ellas son el pilar que sostiene, en gran parte, el mundo de los negocios; son el lazo de unión y armonía entre la empresa y el público, tanto interno como externo y, con su eficiencia, responsabilidad y preparación, contribuyen, notablemente, al éxito de su institución.
DESARROLLO DE COMPETENCIAS PROFESIONALES–JAN2 puesto.
3.5. Lo que nunca debe faltar en su escritorio.
3.6. Cómo manejar eficientemente las agendas.
3.7. Cómo darle seguimiento a las instrucciones del jefe.
4. Relaciones Públicas Personales del Jefe.
4.1. Cómo llevar un control de cumpleaños, onomásticos y aniversarios.
4.2. Los regalos y atenciones especiales de y para los clientes.
4.3. El trato con familiares.
4.4. Su registro de información personal.
5. Cómo Atender a los Clientes y Visitantes 5.1. Cómo recibir a un visitante e investigar el
objeto de la visita.
5.2. Qué hacer cuando el visitante: tiene cita, tiene que esperar, es un “paracaidista”, el jefe no lo desea atender, pide un donativo, es amigo del jefe, es un compañero, lo debe canalizar con otro miembro de la empresa, etc.
5.3. Análisis de los distintos tipos de visitantes.
5.4. Cómo interrumpir en una reunión de trabajo o conferencia.
6. El Teléfono: Cómo utilizarlo adecuadamente.
6.1. 27 reglas básicas de cortesía telefónica.
6.2. Cómo hacer y recibir llamadas correctamente.
6.3. El sonido de su voz.
6.4. Cómo se filtran las llamadas.
6.5. Cómo preparar una llamada de larga distancia.
6.6. Cómo se elaboran y cuántos directorios se necesitan.
6.7. Cómo se manejan los registros de llamadas telefónicas: recibidas,
efectuadas, solicitadas, de larga distancia y a celulares.
6.8. Llamadas personales.
REDACCIÓN MODERNA DE CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL–JAN1
Presentación:
Comunicarse por escrito es una de las necesidades primordiales del ser humano, la ausencia de esta facultad puede causar serios problemas en el desarrollo profesional. La expresión escrita forma parte de la vida, ya que nos vemos, muchas veces, en la necesidad de redactar cartas, oficios, correos electrónicos, circulares, memoranda, minutas, informes o hasta un simple mensaje telefónico.
La experiencia nos enseña que, escribir correctamente, es un arte que muy pocas personas dominan; es por eso que estructuramos este programa, de una manera práctica y eficaz, para brindar a los participantes el conocimiento de las técnicas que desarrollan sus habilidades para escribir: clara, precisa, integra, concisa y originalmente.
Objetivos:
Ayudar a los participantes a adquirir una conciencia clara de los errores que se cometen con mayor frecuencia en un escrito.
Valorar el lenguaje como instrumento de comunicación y como expresión del pensamiento.
Proporcionar los elementos necesarios para una comunicación más efectiva.
Redactar, por sí mismo, la correspondencia de negocios.
Dirigido a:
Secretarias Ejecutivas, Asistentes Administrativos y personal de apoyo.
Duración:
16 horas
Contenido Temático:
01. Por qué es importante tener una buena redacción.
02. Cómo se divide y clasifica la correspondencia.
03. Pasos a seguir en el manejo de la
correspondencia: general, de entrada, de salida, correos electrónicos, etc.
04. Cómo manejar la correspondencia que deben atender los jefes inmediatos, terceras personas o las secretarias y asistentes.
05. Cómo planear un escrito.
06. Cuáles son los formatos de distribución de correspondencia más prácticos, modernos y eficaces.
07. Qué estilos de puntuación se utilizan, en la actualidad, en las partes de la carta.
08. Cuándo, dónde y cómo se anotan: la fecha, dirección, línea de atención, asunto, cuerpo de carta, despedida, firma, cargos, anexos, copias marcadas, copias ciegas, antefirma, indicación de personal o confidencial, iniciales de identificación, hojas de continuación, etc.
09. Cómo iniciar, enlazar y terminar una carta.
10. La correspondencia especial; Qué es y cómo se distribuye una carta personal, un memorándum, circular, tarjeta, saluda, etc.
11. Cómo redactar cartas de rutina como:
presentaciones, recomendaciones, constancias, etc.
DESARROLLO DE HABILIDADES EN COMUNICACIÓN ESCRITA REDACCIÓN MODERNA DE CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL
PARTE I
REDACCIÓN MODERNA DE CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL–JAN2 sus partes.
13. Análisis de distintos modelos de cartas (proporcionadas por los participantes).
14. Cómo corregir su estilo de Redacción.
15. Términos usuales que debemos evitar.
16. La importancia de ser breves.
17. Cómo evitar frases rebuscadas e innecesarias.
18. Cómo utilizar un lenguaje común.
19. Cómo valernos de los sinónimos y evitar las repeticiones.
20. Palabras antagónicas y positivas.
21. Para qué usar varios verbos, cuando uno es suficiente.
22. El vicio de los verbos activos y verbos pasivos.
23. Cómo sustituir verbos “fáciles”, de amplia significación, como “ser, estar, encontrar, haber, poner, tener, decir, ver y hacer”.
24. Cómo evitar los gerundios.
25. Quítese las muletillas del lenguaje como
“cosa, asunto, cuestión, situación, problema”.
26. Cuándo usar las palabras: “algo, debe, debe de, esto, eso, cuyo, si no, sino, le, la, lo y el relativo que”.
27. Evaluación diagnóstica de ortografía.
ORTOGRAFÍA PRÁCTICA–JAN1
Presentación:
La comunicación escrita es básica en el mundo de los negocios, y en ella, la ortografía ocupa un sitio importantísimo, pues si falla, simplemente las ideas se deforman.
Así mismo, los errores ortográficos en los documentos y cartas de negocios, no sólo lesionan la imagen de la empresa y de la asistente o secretaria que las cometen, sino también la del ejecutivo que los acepta con su firma.
La ortografía de las palabras, incluyendo la acentuación de las mismas, están ligadas con el significado del término, y esto es fundamental en la transmisión de ideas, de ahí que prepararse en este terreno reviste vital importancia.
Este curso contiene, no sólo la aplicación de las reglas, sino también introduce a los participantes en el origen y estructura de las palabras y las remite al campo semántico para proporcionarle todos los elementos a su alcance, para escribir correctamente.
La ortografía es una habilidad, y este curso le ofrece las reglas más prácticas y ejercicios diseñados, especialmente, para presentar, de forma amena, un tema tan árido.
Objetivos:
Que los participantes puedan:
Conocer detalladamente las principales reglas ortográficas.
Aplicar los conocimientos ortográficos, tanto en palabras sueltas, como en oraciones o cláusulas.
Utilizar fuentes de consulta.
Dirigido a:
Secretarias Ejecutivas, Asistentes Administrativos y personal de apoyo.
Contenido Temático:
01. Los signos de puntuación: admiración, coma, comillas, diéresis o crema, dos puntos, guión, interrogación, paréntesis, punto, puntos suspensivos, punto y coma, punto y seguido, raya, etc.
02. El uso de las mayúsculas.
03. El uso de las letras: c, s, x, z, b, v, g, j, h, d, t, i, ll, y, k, q, r, rr, m, n, p, w, etc.
04. Palabras homófonas.
05. Ortografía de los números.
06. Nuevas normas sobre simplificación ortográfica.
07. La separación ortográfica de las sílabas.
08. La utilización adecuada de los acentos prosódicos, ortográficos y diacríticos.
09. Acentuación de las palabras agudas, graves, esdrújulas y sobresdrújulas.
10. Acentuación de diptongos y triptongos.
11. Acentuación de formas verbales, nombres propios extranjeros, nombres geográficos, metro, litro y gramo, palabras mayúsculas, adjetivos, gentilicios, adverbios, vocablos, conjunción “o”, palabras latinas y plurales.
12. Cuándo sí y cuándo no deben llevar acento los vocablos: aquel, aun, como, cual, cuan, cuando, cuyo, de, dio, donde, el, este, ese, mas, mi, porque, por que, que, quien, se, si, solo, te y tu.
13. Errores comunes de acentuación.
DESARROLLO DE HABILIDADES EN COMUNICACIÓN ESCRITA ORTOGRAFÍA PRÁCTICA
PARTE II
Duración:
16 horas
IMAGENPROFESIONAL–RAD 1
Presentación:
Su imagen es, simplemente, su primer impacto y, efectivamente, “no existe una segunda oportunidad para causar una primera buena impresión”, por lo que se convierte en algo fundamental que aprenda a aprovechar todos los recursos con los que cuenta, para convertirlos, junto con su constante preparación, en herramientas poderosas que la conducirán a lograr el éxito en todo aquello que emprenda, tanto en la vida personal, como profesional.
Objetivos:
Tomar conciencia de la importancia que tiene el arreglo personal, como primer impacto.
Tener una imagen congruente con su eficiencia y efectividad.
Dirigido a:
Secretarias Ejecutivas, Asistentes Administrativos y personal de apoyo.
Duración:
16 horas
Contenido Temático:
01. La imagen como primer impacto.
02. Autoimagen y autoestima.
03. Estilo personal.
04. El mundo mágico del color.
05. Aplicaciones prácticas en el guardarropa.
06. Combinaciones y uso adecuado de los
07. Proporciones y balance corporal.
08. Los accesorios. Todo con medida, nada en exceso.
09. El guardarropa ideal para todas las ocasiones.
10. El uniforme, ventajas y desventajas.
Cuidado y mantenimiento.
11. Porte y postura.
12. Las reglas básicas de etiqueta en la oficina.
13. Una alimentación sana, para una vida sana.
14. Cuidados del cuerpo e higiene.
15. Color y proporción, aplicado al maquillaje y al cabello.
16. Automaquillaje.
17. Cuidado del cabello, diferentes estilos de cortes y peinados.
PROYECTO DE CAPACITACION
IMAGEN PROFESIONAL
CALIDAD, PRODUCTIVIDAD Y EXCELENCIA–MIM 1
Presentación:
En los últimos años ha tomado auge el “estudio de la calidad”, como una parte importante en la productividad en el trabajo. Debido a la complejidad de este estudio, existe una variedad de conceptos diferentes, los cuales coinciden en tratar de explicar el proceso que se presenta, cuando un individuo se percibe, a sí mismo, con relación al trabajo, y cómo éste se convierte en una invaluable fuente de satisfacción personal y profesional.
Los diferentes ámbitos de la vida humana están estrechamente relacionados y sus funciones determinan, en gran parte, nuestra vida; de ahí que nuestro bienestar depende, entre otras cosas, de la forma en que podamos establecer relaciones con los demás; por eso, es necesario buscar los medios adecuados para conseguirlo, teniendo en cuenta que las actitudes que asumimos deben seleccionarse, para impedir que se formen barreras que obstruyan la comunicación.
Con este programa, se pretende que los participantes reflexionen acerca de la importancia de trabajar bajo estándares de calidad y elevada productividad, bases esenciales para garantizar los resultados laborales que necesitan las empresas de hoy.
Objetivos:
Sensibilizar a los asistentes, sobre la importancia de la calidad de vida y, al interior de la empresa, para desarrollar adecuadamente su trabajo, en un ambiente positivo y productivo.
Dirigido a:
Secretarias Ejecutivas, Asistentes Administrativos y personal de apoyo.
Duración:
16 horas
Contenido Temático:
1. La nueva realidad en las organizaciones.
1.1. Nuevas tendencias organizacionales.
1.2. Visión del futuro.
1.3. La tendencia globalizante.
2. La mujer en los negocios 2.1. El cambio de paradigmas.
2.2. El desafío del cambio.
2.3. Recomendaciones para equilibrar su vida familiar y laboral.
3. Calidad, productividad y excelencia 3.1. El valor de la calidad en el trabajo.
3.2. El trabajo puede hacerse bien desde el primer intento.
3.3. Profesionalismo, productividad y excelencia.
3.4. En busca de la excelencia.
4. La comunicación eficaz
4.1. La fórmula de la comunicación no violenta.
4.2. Saber escuchar.
4.3. Comunicación con ejecutividad.
4.4. Uso de lenguaje positivo.
4.5. La necesaria corrección idiomática.
4.6. Comunicación asertiva.
4.7. Comunicación corporal.
5. Trabajar en equipo: la productividad compartida
5.1. La función de la asistente-secretaria en un equipo productivo.
5.2. Competencia laboral: Coordinación.
5.3. Competencia laboral: Enlace.
5.4. Competencia laboral: Comunicación.
5.5. Cuando un equipo es de dos.
PROYECTO DE CAPACITACION
CALIDAD, PRODUCTIVIDAD Y EXCELENCIA
CALIDAD, PRODUCTIVIDAD Y EXCELENCIA–MIM 2 problemas
6.1. ¿Por qué se originan los conflictos?
6.2. Origen y tipos de conflictos.
6.3. Reglas para identificar y solucionar conflictos.
6.4. Estrategias: cesión, imposición, evasión, transacción y colaboración.
6.5. Técnicas creativas para el análisis de problemas.
7. Toma de decisiones.
7.1. Qué son las decisiones.
7.2. Naturaleza de las decisiones.
7.3. El proceso de la toma de decisiones: sus etapas.
7.4. Tipos de decisiones.
8. ¿Cómo desarrollar nuestra inteligencia emocional?
8.1. Autoanálisis sobre su propia IE.
8.2. Inteligencia cognitiva versus inteligencia emocional.
8.3. Cómo hacer que sus emociones actúen a su favor.
8.4. Desarrollando la IE de las personas.
9. En busca de la excelencia personal 9.1. Autoconocimiento: base del desarrollo
personal.
9.2. Desarrollo de la autoestima.
9.3. Ser proactiva.
9.4. Motivación para el logro.
9.5. Tener actitud positiva.
9.6. Análisis y responsabilidad frente al antivalor.
Ó M CO
MO ORGANIZAR EFICAZMENTE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS – JAN 1
PROYECTO DE CAPACITACION
CÓMO ORGANIZAR EFICAZMENTE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
Presentación:
Archivar es la parte del manejo de los documentos que se relaciona, principalmente, con la clasificación, arreglo y conservación de correspondencia comercial, para que pueda localizarse rápidamente cuando se necesita. Casi todos los escritos que se originan en una oficina necesitan archivarse y, en algunas empresas, fracasan debido a que no conocen la importancia de la buena organización de sus documentos, así como gran parte del éxito de muchas instituciones se debe a que pudieron tomar fácil y rápidamente decisiones vitales, porque localizaron y utilizaron, inmediatamente, la información requerida.
Objetivo:
Proporcionar a los participantes, en forma sencilla, clara y ordenada, los sistemas básicos de archivo que le permitan conservar y localizar, con facilidad y rapidez, los documentos y la correspondencia de su oficina.
Duración:
16 horas
Contenido Temático:
01. Técnicas modernas de archivo.
02. Materiales, muebles y accesorios de archivo.
03. Sistemas o métodos básicos de archivo.
04. Sistema de archivo alfabético.
4.01. Ventajas del sistema alfabético.
4.02. Consideraciones básicas.
4.03. Limitaciones.
4.04. Desventajas.
4.05. Reglas de alfabetización.
4.06. Reglas para la inversión de títulos.
4.07. Pasos en el procedimiento de archivo alfabético.
4.08. Las referencias cruzadas.
4.09. Cómo abrir y rotular expedientes.
4.10. Sugerencias para archivar correctamente.
05. Métodos de Transferencia al archivo de concentración.
06. Sistema de archivo por asunto o temático.
07. Sistema de archivo temático-numérico.
08. Sistema de archivo geográfico.
09. Sistema de archivo numérico.
10. Sistema de archivo numeralfa o alfanumérico.
