CAPITULO II MARCO TEORICO
A. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Antes de comenzar con el desarrollo del presente capítulo, se realizará la respectiva recopilación teórica de todos aquellos trabajos que se refieran al tema objeto de estudio en esta investigación, es por ello, que se hará referencia a algunas investigaciones realizadas con anterioridad donde se consideró todo lo referente al Sistema SAP y a su vez que proporcione ayuda para fundamentar teóricamente la investigación y continuar con el desarrollo de la misma.
A continuación se presentan algunos trabajos de investigación consultados:
Fernández, (1998) realizó una investigación la cuál título “Evaluación de las estrategias de implantación del SAP en Pequiven S.A. “realizada en la Universidad Rafael Belloso Chacín, Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela de Administración de Empresas.
Dicha investigación tuvo como objetivo evaluar las estrategias para la implantación del SAP (Sistemas aplicaciones y productos en procesamiento
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de datos) aplicados a Pequiven, S.A. con el objeto de dejar plasmada las bases fundamentales para llevar a cabo un óptimo plan de implantación previo a la puesta en operación del sistema. Dicho análisis estableció las acciones correctivas necesarias, determinó las mejoras para el logro de la optimización de estrategias de implantación de tal manera que pudieran ser aplicadas en otras empresas con éxito. La metodología utilizada fue de tipo descriptiva, aplicada y transversal, calificándose el diseño de la investigación como no experimental, la población estuvo conformada por un grupo de 8 líderes de la Gerencia de implantación SAP en Pequiven S.A, el instrumento de recolección de datos utilizado fue un cuestionario estructurado a cada uno de los ocho líderes.
Los resultados de ésta investigación permitieron determinar los elementos y características del sistema estratégico implantado, así como identificar aquellas áreas que deben ser reforzadas para establecer las bases para la efectividad de las estrategias. La implantación del SAP conllevó a una nueva forma de trabajar, en donde se planteó un cambio sustancial en la cultura de la empresa a través de la generación de nuevas pericias, niveles de autoridad, responsabilidad, compromiso, así como una visión integral del negocio. Implico a su vez el refuerzo del trabajo en equipo, el impulso del aprendizaje y la responsabilidad individual de cada uno de los usuarios del SAP.
Con relación a lo descrito anteriormente se puede decir, que la investigación sirvió de guía para complementar la información de las bases teóricas relacionada con el Sistema SAP, a su vez para continuar con el desarrollo de la misma.
Por otra parte, Gutiérrez y Medina, (1998), desarrollaron un trabajo de investigación denominado “Rediseño del Proceso Presupuestario de los Proyectos de Inversión de la Gerencia de Desarrollo de Maraven, S.A para la implantación del nuevo sistema SAP” realizada en la Universidad Rafael Belloso Chacín, Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela de Administración de empresas.
El objetivo de está investigación fue rediseñar el proceso presupuestario de los proyectos de inversión en la Gerencia de Ingeniería de Desarrollo de Maraven S.A. para la implantación del nuevo sistema SAP, fundamentado en la necesidad de agilizar y facilitar la gestión presupuestaria y garantizar la óptima utilización de los recursos financieros, permitiendo verificar los resultados obtenidos sobre la marcha. Para ello, se aprovechó las grandes ventajas y beneficios que le proporciona el SAP al proceso presupuestario debido a que este es un sistema totalmente automatizado, en el cuál el gran número de actividades y tareas correspondientes al personal que maneja el proceso presupuestario serán reducidas en gran parte por ser éste un sistema completo y acorde con los requerimientos de la empresa Maraven S.A.
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La presente investigación fue de tipo descriptiva y documental, tomaron una población de tipo finito conformada por 19 personas que forman parte de la unidad de Presupuesto, Unidad de Planificación y Control de Proyectos, Unidad de Finanzas, Unidad de Automatización, Unidad de Proyectos Carga Base, Proyecto Sicorp y Gerencias. Para la recolección de los datos se utilizó una entrevista estructurada, cuyo resultado determinó que el personal se encuentra receptivo en la aplicación de este sistema a sus procesos financieros, pero con el condicionante de suministrar suficiente adiestramiento para enfrentar con eficiencia el cambio en los procesos.
Los resultados de está investigación indicaron que era recomendable el rediseño del proceso presupuestario para garantizar el mejor desenvolvimiento de las actividades presupuestarias y así alcanzar las metas y los objetivos establecidos por la Gerencia de ingeniería de desarrollo y de la empresa en general; llegando a la conclusión que dicho rediseño juega un papel determinante y fundamental para poder llevar a cabo el proceso presupuestario debido a que los grandes beneficios que le proporcionará el SAP no solo a las unidades antes mencionadas sino a toda la organización.
En consecuencia se recomendó hacer énfasis en el adiestramiento del personal, a través de diferentes técnicas, con el fin de especializar el Recurso Humano en función de la mejor utilización de este sistema en el área de finanzas.
Con relación al rediseño del proceso presupuestario en la presente investigación, se elaboró un plan de acción dirigido a la Gerencia de ID debido a que la implantación del SAP en PDVSA traerá indudablemente cambios importantes y definitivos en los procesos de trabajo en todas sus organizaciones, por ello este plan se realizó siguiendo los requerimientos de acuerdo a la situación y condiciones observadas tanto en la Unidad como en toda la organización.
De lo expuesto anteriormente, se puede decir que la investigación proporcionó enriquecimientos teóricos referidos al Sistema SAP y a la vez información relacionada con la parte metodológica en relación a los tipos de investigación.
Ahora bien, González y Salima, (2000) realizaron una investigación denominada “Evaluación del proceso de implantación de sistemas, aplicaciones y productos (SAP) en el Módulo de Mantenimiento de Plantas de la Refinería Bajo Grande de Petróleos de Venezuela Sociedad Anónima”.
(PDVSA), efectuada en la Universidad Rafael Belloso Chacín, Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela de Administración de Empresas, Maracaibo 2000.
La investigación tuvo Como propósito, evaluar el proceso de implantación del Sistema SAP en el Módulo de Mantenimiento de plantas de la Refinería Bajo Grande de PDVSA, con el objeto de obtener metas y bases
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fundamentales para la mayor aceptación por parte de los usuarios. Dicho análisis estableció acciones correctivas y determino mejorar para optimizar los procesos de implantación y ser aplicados con éxito en otras áreas de la empresa.
La metodología fue de tipo descriptiva, aplicada y de campo, calificándose el diseño de la investigación como no experimental, la población estuvo conformada por un grupo de 15 sujetos que conformaban el ámbito de operación del SAP en el área de mantenimiento de Plantas de la Refinería Bajo Grande de PDVSA. El instrumento utilizado fue un cuestionario estructurado, cuya validez fue aprobada a juicio de expertos arrojando un 0.80. La Evaluación realizada logro determinar el total acoplamiento de los usuarios con respecto al manejo del Sistema SAP y hacia los niveles de adiestramiento recibidos por estos, para así lograr la efectividad con el funcionamiento del Sistema SAP.
De lo descrito por los autores se puede decir que la investigación sirvió de guía para el desarrollo de las bases teóricas en relación al Sistema SAP, así como la información necesaria que se debe tomar en cuenta al momento en que se desee evaluar.
Al respecto, Villamizar, (2001) realizó una investigación titulada:
Evaluación del Proceso de Facturación a Terceros del Sistema SAP caso:
PDVSA Exploración y Producción, realizada en la Universidad Rafael Belloso
Chacín, Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela de administración de Empresas.
La cuál tuvo como propósito evaluar el proceso de facturación a terceros del sistema SAP. Caso: PDVSA Exploración y Producción. La metodología aplicada en esta investigación fue de tipo descriptiva, con diseño descriptivo no experimental, transversal de campo; con una población de 8 personas a la cual se le aplicó un instrumento de 22 ítems con respuestas a escala LIKERT, el mismo fue validado por 7 expertos en el área los cuáles demostraron su validez y confiabilidad.
Los resultados arrojaron que a pesar de contar con el sistema SAP, existen ciertas debilidades en el modulo de finanzas de las cuentas por cobrar tales como un exagerado número de personas que deben autorizar el cobro generado aumento del tiempo de la cobranza, así también la validación de las cuentas se hace de forma extemporar, la inexistencia de controles por parte de la gerencia de finanzas entre otros.
De lo descrito se establece que la presente investigación aporto conocimientos metodológicos en base al diseño de la investigación y de igual manera teóricos relacionados con SAP para fundamentar el desarrollo de la investigación.
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B. BASES TEÓRICAS
Con respecto, a todas las bases teóricas que sirvieron de guía para sustentar está investigación se pudo establecer lo siguiente:
1. CUENTAS POR COBRAR 1.1 DEFINICIÓN
Según Solomon, Vargo y Schroeder (1988, p.295) establecen que las cuentas por cobrar dentro de una empresa están representadas por las ventas a crédito y otras transacciones que representen el derecho exigible con los clientes y otros producto de las operaciones que realiza la empresa.
De cuerdo con Davidson y Weil (1990, p.15-2) las partidas por cobrar (cuentas y documentos por cobrar) constituyen derechos de diversos tipos a favor de una entidad para la futura recepción de efectivo, bienes o servicios, por lo general es muy común que las partidas por cobrar sean derechos exigibles para la recepción de efectivo, que se crean como resultado de las transacciones comerciales normales o de otro tipo.
Continuando con lo citado por los autores, las transacciones que normalmente dan origen a las partidas por cobrar dentro de la organización son las siguientes:
v Venta de bienes y servicios a los clientes.
v Préstamos hechos a personas físicas o a otras entidades (préstamos por cobrar, documentos por cobrar, anticipos a funcionarios y empleados).
v Arrendamiento de propiedades a terceros.
v Transacciones generadoras de ingresos varios (intereses por cobrar, dividendos por cobrar, rentas por cobrar, comisiones por cobrar).
v Depósitos de distintas clases, para garantizar el cumplimiento de ejecución o de pago (depósitos por cobrar, depósitos por servicios, retenciones contractuales).
v Reclamaciones de seguros, impuestos, litigios y otros procesos (reclamaciones por cobrar, devoluciones de impuestos por cobrar, reclamaciones de daños y perjuicios por cobrar).
v Subscripciones de inversionistas por compra de acciones (subscripciones de acciones por cobrar).
Así mismo Redondo (1992, p. 44) señala que las cuentas por cobrar están constituidas por créditos a favor de la empresa, originados por ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales de la empresa, e incluyen cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturas con posterioridad.
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Por otra parte Medina y Esteves (1998, p. 159) definen las cuentas por cobrar como cuentas en donde se registran todas las cantidades que adeudan los clientes de una empresa. Generalmente respaldadas por una factura.
Al respecto el Boletín C-3 de la Comisión del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1998, p. C-3) señala que “las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamientos de préstamos o cualquier otro concepto análogo”.
Las cuentas y documentos por Cobrar representan un crédito principalmente originado por las ventas de mercancías o servicios prestados sin más evidencia de la operación que el pedido de la compra hecho por el cliente o bien el contrato de compraventa y la recepción de la mercancía o servicio que se ha proporcionado. A estos créditos se les denomina en cuenta abierta ya que operan bajo una línea de crédito basado en la solvencia del deudor y la confianza; existen otras cuentas por cobrar que se generan por fuentes distintas de las originadas por la venta de mercancías o servicios, como puede ser los préstamos o anticipo a funcionarios y empleados, las reclamaciones a compañías de seguro o por devolución de impuestos por anticipos excesivos, ventas de maquinaria, equipo, intereses por cobrar, transacciones intercompañías, etc.
Ahora bien, de lo descrito anteriormente se puede decir que las cuentas por cobrar son derechos exigibles que se esperan cobrar en una
fecha futura, bien sea por las ventas a crédito, prestación de un servicio o algunas actividades que son propias del negocio. Por otra se pueden considerar partidas por cobrar a aquellas cuentas que son originadas por actividades no propias de la empresa, bien sea por préstamos a empleados, funcionarios y subsidiarias, que por lo general su plazo es mayor a un año.
1.2 VALUACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
De acuerdo con Moreno (1993, p.54) las cuentas y documentos por cobrar deben valuarse a su valor nominal deducidos en su caso de los documentos que se hayan descontado y de la parte incobrable que se estime de ellos para determinar una cifra neta que se considera al cobro. Por otra parte cuando existan cuentas por cobrar en moneda extranjera, se deben convertir en moneda nacional, es decir de curso legal en el país y valuarlas al tipo de cambio vigente a la fecha de los respectivos estados financieros.
El Boletín C-3, Cuentas por Cobrar de la Comisión del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1998, p.1 C-3) establece que de acuerdo con el principio de contabilidad de valor histórico, sobre el esquema de la teoría básica de la contabilidad financiera, las cuentas por cobrar deben computarse al valor pactado originalmente del derecho exigible, atendiendo al principio de realización del mismo Boletín, el valor pactado debe modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios, de cada una de las partidas que lo
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integran; esto requiere que se le dé un efecto a descuentos y bonificaciones pactadas, así como a las estimaciones por irrecuperabilidad o difícil cobro.
1.3 PRESENTACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
Según Moreno (1993, p. 66) las cuentas y documentos por cobrar se presentan por las cantidades nominales al cobro (valor de las facturas, etc.), deducidas de la provisión para cuentas de cobro dudoso y de descuentos o bonificaciones pactadas. El enunciado en el estado de situación financiera debe indicar el origen, por ejemplo, a cargo de clientes, a cargo de compañías afiliadas, otras, etc., separando las que provengan de las ventas y servicios de las que tengan otro origen.
Las cuentas por cobrar cuyo origen es distinto a las ventas o servicios normales de la entidad, tales como préstamos a accionistas, funcionarios y empleados, reclamaciones, ventas de propiedad planta y equipo, impuestos pagados en exceso, etc., deben agruparse por concepto y presentarlas de acuerdo a su importancia de mayor a menor. Cuando su monto no sea importante pueden agruparse y mostrarse como otras cuentas por cobrar.
Ahora bien, al momento en la presentación del balance general para presentar las cuentas por cobrar como circulante, deben tener como vencimiento no más de un año, situación que deberá indicarse con claridad en una nota a los estados financieros, la cantidad a vencer a más de un año
o del ciclo normal de operaciones deberán presentarse fuera del activo circulante.
De acuerdo con Redondo (1992, p. 194) las cuentas por cobrar serán presentadas en el Balance General a su valor neto de realización, a tal efecto, la cantidad estimada para cuentas incobrables se indicará en una cuenta distinta y mostrará su saldo como una deducción de las cuentas por cobrar, con respecto a los saldos acreedores de las cuentas por cobrar, si los hubiere, deberán presentarse separadamente en el Pasivo Circulante.
Los créditos ocasionados por reclamos contra proveedores, transportistas, seguros, provenientes de préstamos o anticipos a socios, directores, empleados, empresas filiales o afiliadas así como otras cuentas de naturaleza semejante, se mostrarán en forma separada y de acuerdo a su importancia, es decir no se incluirán dentro de las cuentas por cobrar originadas por la venta de mercancías o servicios.
Así mismo aquellos créditos que tengan un vencimiento mayor al del próximo ejercicio o ciclo normal de la empresa, se clasificará como cuentas por cobrar a largo plazo.
Al respecto el Boletín C-3· de las Cuentas por Cobrar de la Comisión del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1998, p.2 C-3) considera que según la disponibilidad, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata o a corto plazo y a largo plazo, son consideradas cuentas por cobrar a corto plazo, aquellas cuya disponibilidad es inmediata
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dentro de un plazo no mayor a un año posterior a la fecha del balance, con excepción de aquellos casos que en ciclo normal de operaciones exceda este período, debiendo en este caso hacerse la revelación correspondiente en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados financieros.
Las Cuentas por Cobrar deben presentarse en el balance general como activo circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores negociables, la cantidad a vencer a más de un año o del ciclo normal de las operaciones, deberá ser presentada fuera del activo circulante.
Ahora bien, atendiendo al origen, se pueden formar dos grupos de cuenta:
Ø Cargo de clientes, dentro de este primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancías o prestaciones de servicios, que representen la actividad normal de la misma.
Ø Cargo de otros deudores, en este segundo grupo, deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia, estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fueron constituidas las entidades tales como: préstamos a accionistas, funcionarios y empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc. Sí los
montos no son de importancia podrán ser mostrados como otras cuentas por cobrar.
Por otra parte las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deben presentarse en renglón por separado dentro del grupo de cuentas por cobrar, debido a que frecuentemente tienen características especiales en cuanto a su exigibilidad;
si se considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos más bien tienen el carácter de inversiones por parte de la entidad, deberán clasificarse en capítulo especial como activo no circulante.
De acuerdo con Kieso y Weygandt (1992, p.307) para fines de presentación en los estados financieros, las cuentas por cobrar generalmente se clasifican en dos categorías:
(1)Las provenientes de las operaciones comunes de la empresa, consisten en sumas que adeudan los clientes por concepto de bienes y servicios vendidos como parte de las operaciones normales de la empresa.
(2) Las no provenientes de las operaciones comunes de la empresa, se derivan por diversas transacciones tales como anticipo a empleados, depósitos destinados a cubrir daños pérdidas o daños potenciales, depósitos que garanticen cumplimiento o pago, entre otros.
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Por otra parte, las cuentas por cobrar circulantes o de corto plazo deben presentarse en el estado de situación financiera inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores. Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona física o moral deberán compensarse mostrando el saldo resultante como un activo o un pasivo, según corresponda.
2. LIBRO MAYOR
Al respecto Solomon, Vargo y Schroeder(1988, p.44) consideran que las cuentas de una empresa van constituir su mayor general, que en esencia, es un libro que contiene listas separadas para cada cuenta que aparece en los estados financieros de una organización, el registro que se realiza para cada cuenta se efectúa en una hoja aparte de papel, en el caso de que la compañía emplee métodos manuales, ahora bien, si utiliza sistemas o procesamiento electrónico de datos los registros de las cuentas serán efectuados y almacenados en la memoria de la misma.
Según Ziaurriz, Montuenga y Fernández (1987, p.77) definen el libro mayor como el libro en el cuál las anotaciones del diario son redistribuidas, clasificándolas en diversas cuentas según la naturaleza de los elementos que en ellas intervengan, de igual forma establecen que actualmente existen
procedimientos mecanizados que permiten realizar dicha clasificación de forma automática; con el fin de llevar a cabo una correcta coordinación entre las anotaciones del Diario y el Mayor.
Por tanto, la función del Mayor consiste en clasificar los hechos contables con arreglo a la naturaleza de los elementos patrimoniales que resulten que puedan ser modificados, con objeto de reflejar así la situación de cada uno de los componentes del patrimonio de la empresa.
De acuerdo con Gómez. ( 1993, p.3-1) el libro mayor es uno de los principales libros dentro de la empresa, cuya importancia reside en su función analítica y de selección, al registrar en forma ordenada cada una de las cuentas que se han originado producto de las operaciones de la empresa y que ya han sido registradas en el libro diario. El libro mayor realiza una clasificación ordenada y cronológica de estas cuentas para así facilitar la interpretación y análisis de las mismas.
Por otro lado, Medina y Esteves, (1998 p.244), establecen que el libro mayor representa un resumen individual de todas las operaciones registradas en el diario general, el mismo indica el movimiento individual de cada cuenta, donde se recogen en hojas separadas la situación de cada elemento patrimonial de la empresa, de cada una de las cuentas del balance y de las cuentas de resultados.
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Después de lo descrito por los autores, se puede definir el Libro Mayor como un libro de segunda anotación el cuál recibe información periódicamente del diario donde se indican todos los asientos realizados en el mismo con sus respectivos débitos y créditos.
3. NÓMINA
De acuerdo con Freeman, Hanna y Kahn (1972, p.302) en un negocio muy pequeño, el propio dueño podría hacer todo el trabajo que se requiere para operarlo, en la mayoría de los negocios el trabajo es ejecutado por empleados a quienes se les pagan sueldos o salarios por sus servicios. Por disposiciones de las legislaciones los patronos están obligados a llevar registros precisos de todos los sueldos y salarios que pagan a sus empleados, de suerte que, sin importar su magnitud, todo negocio debe tener algún sistema para llevar sus registros de nóminas.
Se refiere al término nómina cuando se habla para referirse a los sueldos y salarios pagados a los empleados en un cierto período de tiempo, que generalmente es en base semanal, quincenal o mensual. Los datos de nómina son considerados importantes por varias razones que se citaran a continuación:
• Se deben reunir los datos de nómina con el propósito de determinar el importe de los sueldos o salarios que se adeuden a los empleados al día de pago.
• De igual forma son necesarios para poder registrar los gastos asociados con los sueldos y salarios.
• Así mismo se necesitan para determinar los impuestos de nómina, que tanto el empleado como el patrono deben cancelar al gobierno.
Según Kohler (1974, p.381) nómina es un registro que muestra el jornal o salario pagadero a cada uno de los obreros o empleados durante cierto período, así como las diversas deducciones por retenciones de impuestos, beneficios de salud.
Por otra parte Redondo (1992, p.384) establece que la nómina es la encargada de realizar los pagos, cálculos, de los sueldos o salarios a los trabajadores menos las respectivas deducciones establecidas por la ley por concepto de impuestos y prestaciones, así como la encargada de registrar y valorizar el tiempo de trabajo realizado por un trabajador.
De lo anteriormente planteado se puede decir que la nómina es la encargada de realizar todos los registros producto de las transacciones realizadas en materia de pago o cancelación de sueldos para los trabajadores de una empresa, de igual forma la nómina realiza las
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respectivas deducciones y retenciones establecidas por las legislaciones y normas de la empresa.
4. SISTEMAS
4.1 DEFINICIÓN DE SISTEMA
Según Chiavenato (1995, p.727) sistema un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado de las unidades podrían tener si funcionaran independientemente.
Así mismo, Gómez (1995, p.3) define sistema como una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados de acuerdo con un esquema integrado, para lograr una mayor actividad de las empresas.
Por otra parte, Catacora (1997, p.25) Es un conjunto de elementos entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común.
De lo anteriormente expuesto se puede definir Sistema como un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre sí contribuyen para alcanzar un fin común.
4.2 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
De acuerdo con Catacora (1997, p.21) establece que en la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y cómo su uso, redunda en beneficios para toda la empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollos en las computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de tipo financiero y no financiero; el proceso de toma decisiones se basará necesariamente en la información generada por los sistemas de información gerencial implantado con ese objetivo. La calidad de la información generada es un factor crítico para guiar a la empresa por el rumbo deseado.
Todo el proceso de generación de información en las empresas esta soportado por sistemas que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los gerentes a “generar información”: Este proceso no es del todo fácil ya que llegar a un sistema que soporte cualquier tipo de decisiones, requiere del esfuerzo de muchas personas y horas interminables de trabajo.
El éxito de un sistema puede medir por ejemplo, por el grado de aceptación que los usuarios le asignan. Hay muchas razones por las cuales vale la pena realizar el esfuerzo de tener un buen sistema de información.
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5. SISTEMAS AUXILIAR CUENTAS POR COBRAR NÓMINA
5.1 DEFINICIÓN DEL SISTEMA AUXILIAR CUENTAS POR COBRAR NÓMINA
De acuerdo con el Manual de Procedimientos (SICORP, 1999 p. 2)el auxiliar de cuentas por cobrar nómina consiste en una serie de facilidades que desarrolladas dentro del ambiente SAP para el registro, consulta, análisis y seguimiento del detalle por trabajador de las obligaciones y amortizaciones asociadas a las cuentas por cobrar que se controlan a través de la nómina. Este sistema se encarga de registrar en SAP, los comprobantes contables de nómina de los trabajadores de Manufactura y Mercadeo, Exploración y Producción y Servicios, de igual forma mantiene el detalle de las asignaciones y deducciones por obligaciones de cada trabajador con la empresa, así mismo concilia los movimientos de deducciones de los sistemas de nomina y los comprobantes contables de nómina en SAP.
Por lo planteado, se describe que el Sistema Auxiliar de Cuentas por Cobrar Nómina reflejara todos los reportes, conceptos de las deducciones y obligaciones detalladas de cada trabajador de la empresa PDVSA y sus filiales, para realizar sus respectivas conciliaciones del sistema nómina con el mayor financiero del sistema SAP.
5.2 ALCANCE DEL SISTEMA AUXILIAR CUENTAS POR COBRAR NÓMINA
Al respecto, el Manual de Procedimientos (SICORP, 1999, p.3) establece:
§ En el Sistema Auxiliar se procesarán los trabajadores activos de las divisiones Manufactura y Mercadeo, Exploración y Producción, Servicios y otras filiales.
§ Dentro del Sistema Auxiliar Cuentas por Cobrar Nómina estarán contemplados tipos de Nomina tales como:
01 Diaria
02 Menor / Mensual 03 Mayor / Mensual
§ Así mismo, el Sistema conciliará todos aquellos movimientos contables del pago de la nómina desde los sistemas SINP (Sistema Integral Nómina de Pago), ADAN (Sistema de Nómina de Lagoven), SNM (Sistema de Nómina Maraven) de las exfiliales contra los comprobantes contables posteados en las cuentas por cobrar de nomina del Mayor Financiero del sistema SAP.
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5.3 PROCESO DE CARGA DEL AUXILIAR CONTABLE
De acuerdo con Moreno (2001) la carga del Auxiliar Contable de las Cuentas por Cobrar Nómina es un procedimiento que se lleva a cabo de manera manual posterior al cierre contable en un lapso aproximado de 15 días, que se origina o nace en el Módulo de Préstamos al momento en que es otorgado un préstamo al trabajador, en este Módulo es registrado el préstamo y el concepto o detalle del mismo por Recursos Humanos.
Seguidamente la información es transferida al Sistema SAP y SINP. El Sistema SAP recibe la información del monto del préstamo, mientras que el SINP recibe la información correspondiente al monto del préstamo y las amortizaciones.
Ahora bien, toda la información registrada en ambos sistemas reflejará el saldo actual y el saldo en nómina, siendo el Saldo Actual igual al monto del préstamo registrado en SAP menos las amortizaciones registradas en SINP(A - C), por otra parte el Saldo en Nómina será igual al monto del préstamo menos las amortizaciones que se han registrado en SINP (B – C) indiscutiblemente el Saldo Actual y el Saldo Nómina deben ser iguales.
Así mismo, el Auxiliar Contable recibe la información de ambos sistemas referente al monto del préstamo, las amortizaciones, el saldo actual y el saldo en nómina de cada uno de los sistemas para luego proceder a realizar las respectivas conciliaciones de las cuentas. (Ver figura # 1).
RRHH MÓDULO DE
PRÉSTAMOS SISTEMA SAP AUXILIAR CONTABLE
SINP
SALDO ACTUAL = A - C SALDO EN NÓMINA =B - C
FIGURA ## 1
FUENTE: Moreno (2001)
5.4 FUNCIONES DEL SISTEMA AUXILIAR DE CUENTAS POR COBRAR NÓMINA
Según el Manual de Procedimientos (SICORP 1999, p. 6) el Sistema Auxiliar Cuentas por Cobrar Nómina comprende las siguientes funciones:
OTORGA PRÉSTAMO
REGISTRA PRÉSTAMO
REGISTRA CONCEPTOS
MONTO PRÉSTAMO (A)
PRÉSTAMO MONTO
(B)
AMORTIZACIONES (C)
MONTO PRÉSTAMO AMORTIZACIONES SALDO ACTUAL
SALDO NÓMINA
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♦ Estado de cuentas
Esta opción permite consultar el detalle de las cuentas por cobrar al trabajador bien sea por Distrito, Concepto, División o trabajador de las obligaciones y amortizaciones asociadas a las Cuentas por Cobrar que se manejan a través de la nomina, se presenta bajo dos opciones:
v Estado de Cuenta Integrado
Muestra por pantalla la información de una manera
Jerárquica, es decir, en un primer nivel se muestran los saldos de concepto por división. En un nivel dos, se muestra dentro de un concepto y división el monto total de las obligaciones asociadas a un trabajador y sus saldos respectivos y por último en un nivel tres, se muestra el detalle de las obligaciones y amortizaciones asociadas al saldo de un trabajador para el mismo concepto y división.
Este reporte es requerido cuando se desea:
V Conocer el saldo de un concepto dentro del auxiliar para un distrito o división específico.
V Conocer los saldos por trabajador, que conforman los saldos totales para un distrito o división especifico.
V Conocer el detalle de los registros que conforman el saldo de un trabajador, para un concepto, distrito y división específico.
v Estado de Cuenta Por Empleado
Permite consultar, dada una cédula de identidad el detalle de todas las obligaciones y amortizaciones asociadas a un trabajador dentro del auxiliar. Esta información se muestra de acuerdo a los créditos de entrada suministrados, entre los cuales están: la División y/o Cédula de Identidad del Trabajador.
Este reporte es útil para satisfacer los siguientes requerimientos de información:
ü Obtener información detallada de las obligaciones contraídas por un trabajador con la empresa y su saldo a la fecha.
ü Obtener, en detalle, todas las amortizaciones que ha realizado un trabajador por cada concepto de la obligación.
♦ Pagos a Terceros
Esta opción permite consultar todas las retenciones hechas al trabajador por proveedor.
♦ Reportes
La opción de reportes permite conocer la información relacionada con las cuentas por cobrar, comprobantes contables, control de transacciones, conceptos detallados y centros de costos.
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ü Cuentas por Cobrar
Dentro de está opción el usuario podrá generar reportes simples a partir de la información del trabajador, las obligaciones, la información de los saldos y las amortizaciones aplicadas (ver figura #2)
FIGURA ## 2 PANTALLA DEL SISTEMA AUXILIAR CONTABLE (Z-FAN) FUENTE: SISTEMA SAP
ü Comprobante Contable
Al seleccionar está opción, el usuario puede obtener reportes que muestren la información detallada de los comprobantes contables cargados en el auxiliar. (ver figura #3)
FIGURA #3 PANTALLA DEL SISTEMA AUXILIAR CONTABLE (Z-FAN) FUENTE: SISTEMA SAP
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ü Control de Transacciones
Permite generar reportes, de tal manera que se pueda conocer los resultados del procesamiento del comprobante contable. (ver figura # 4)
FIGURA #4: PANTALLA DEL SISTEMA AUXILIAR CONTABLE (Z-FAN) FUENTE: SISTEMA SAP
ü Conceptos Detallados
Está opción nos permite conocer los movimientos financieros por conceptos, los centros de costos, los números de orden manejados en el auxiliar y a su vez mostrar los montos de los débitos o créditos en dichos conceptos. (ver figura # 5)
FIGURA # 5 PANTALLA DEL SISTEMA AUXILIAR CONTABLE (Z-FAN)) FUENTE: SISTEMA SAP
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ü Centro de Costos
Dentro de está opción el usuario podrá generar todos aquellos reportes relacionados con la información por centro de costos para cada sociedad o división. (ver figura #6)
FIGURA #6 PANTALLA DEL SISTEMA AUXIL IAR CONTABLE (Z-FAN) FUENTE: SISTEMA SAP
♦ Mantenimiento
Permite consultar, actualizar algunas de las tablas que maneja el sistema (propias del auxiliar) que son requeridas para el adecuado funcionamiento del sistema.
♦ Ajustes
A través del módulo de ajustes se realizan asientos contables destinados a reclasificar total o parcialmente las partidas registradas en el auxiliar de cuentas por cobrar nomina. El auxiliar envía al mayor la información sumarizada de las operaciones del módulo y conserva el detalle de los registros asociados.
Por medio de esta facilidad, el analista de Cuentas por Cobrar puede invocar partidas registradas dentro del auxiliar, con la finalidad de efectuar la reclasificación contable de las mismas.
6. SISTEMA INTEGRAL DE NOMINA PAGO (SINP)
6.1 ORIGEN DEL SINP
Antes que la Industria Petrolera decidiera realizar la reestructuración organizacional de sus filiales Maraven, Corpoven y Lagoven, cada una de ellas solía contar con sus propios sistemas periféricos para el manejo de los
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diversos procedimientos de nómina y personal. Estos sistemas se denominaban:
ADAN Sistema de Nómina de Lagoven
SNM Sistema Nómina Maraven
SINP Sistema Integral Nómina de Pago de la Filial Corpoven
Ahora bien, debido a las bondades, eficiencia y eficacia ofrecidas por el SINP en las distintas aplicaciones del proceso de nómina de los trabajadores en comparación con los otros sistemas; PDVSA decide implantarlo en toda la organización y sus empresas filiales, realizándole algunas modificaciones dependiendo de las necesidades de cada una de las áreas de la industria, que fueron integradas mediante el Proyecto de Unificación de Sistemas de Nómina y Recursos Humanos, iniciando sus actividades en el mes de marzo de 1996, pero fue a mediados de 1997 cuando toma las responsabilidades de definir una plataforma de sistemas única e integrada para manejar la información de nómina así como los planes y beneficios de todos los trabajadores de la industria.
A partir del inicio del proceso de transformación, el proyecto debió asumir nuevos retos y definir un cronograma de actividades que le permitiera cumplir con las necesidades que las tres nuevas unidades de negocios planteaban en términos de consolidación y manejo de la información de los trabajadores, es entonces el primero de enero de 1998 cuando PDVSA anuncia la unificación de las filiales Maraven, Corpoven y Lagoven bajo el nuevo diagrama organizacional, encabezado por tres grandes organizaciones funcionales: Exploración y Producción, Manufactura y Mercadeo y de Servicios. Seguidamente, el año de 1999 se origina la implantación de la Arquitectura Única de Sistemas, para luego integrar toda la información registrada en los distintos sistemas de nómina y personal de las exfiliales en las respectivas divisiones correspondientes.
Actualmente, el proyecto está conformado por un equipo integrado por personal de finanzas, Recursos Humanos e Intesa, que día a día trabajan para garantizar el buen funcionamiento de está Arquitectura Única de Nómina y Recursos Humanos.
Se define Arquitectura Unica de Nómina y Recursos Humanos al conjunto de aplicaciones que permitirán manejar de manera integrada toda la información de los trabajadores relacionada con el pago de la nómina y de
ARQUITECTURA ÚNICA
CAPITULO II: MARCO TEÓRICO
todos los planes y beneficios de los que disfruta el trabajador de la industria.
Los sistemas que componen esta Arquitectura Unica son:
q SINP Sistema de Nómina de Pago
Este sistema tiene como objeto procesar todo la información referente a la nómina de pago de los trabajadores.
q SISPER Sistema de Personal
Se encarga de procesar toda la información relacionada con los datos básicos de cada trabajador, como el nombre, cédula de identidad, cargo que ocupa, ubicación, domicilio, sueldo, entre otras.
q SIRET Sistema Integrado Reporte de Tiempo
Es un sistema dinámico especialmente diseñado para el registro de las horas de labor del personal. Con este sistema los supervisores pueden ingresar toda la información necesaria acerca de las horas trabajadas, fechas, horario, entre otros datos.
q SIPREFID/FILID Sistema de prestaciones sociales y Fideicomiso Se encarga de procesar, cargar y contabilizar toda la información referente a las prestaciones sociales generadas por cada trabajador por su antigüedad dentro de la empresa.
q SIMAF Fondo de Ahorros/Plan de Jubilación Contributivo
Este sistema procesa toda la información relacionada con el fondo de ahorro de cada trabajador y con la reserva de jubilación que es creada por cada empleado para que al momento en que desee culminar su relación laboral con la empresa, le contribuya a incrementar su pensión de jubilación.
q GADET Sistemas de Gastos y Deudas del trabajador
Se encarga de automatizar los procesos de registro de control de gastos, así como la reposición de las cuentas por cobrar a los trabajadores, en concordancia con las disposiciones, normativas y procedimientos vigentes que rigen en materia de adelanto de gastos.
q CIBET Sistema de Consulta de Información (Centro de Información de Beneficios del Trabajador)
Permite al trabajador tener acceso directo a toda la información relativa al fondo de ahorros, plan de jubilación, contributivo y de fideicomiso.
Así como conocer el monto depositado por pago de nómina antes de recibir el sobre de pago.
Todas estas aplicaciones, funcionan de manera integrada y es así como las transacciones que se generan en una aplicación como SIRET, se convierten en un concepto de pago en el sistema SINP. Todas son de
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Recursos Humanos y Nomina, mientras otros son usados directamente por los trabajadores como lo es el caso de CIBET (Centro de Información de Beneficios del Trabajador). (ver anexo # 1).
En función a lo planteado anteriormente, casi un año después PDVSA decide incorporar a la Arquitectura única un módulo más denominado Módulo de Préstamos, el cuál entró en funcionamiento el mes de Octubre del año 2000. Este Módulo de Préstamos, fue desarrollado como una extensión de la plataforma del SINP, envía al auxiliar de cuentas por cobrar nomina el detalle por trabajador y concepto de los movimientos que afectaron las cuentas por cobrar nomina a través de él. Está información llega al auxiliar por medio de un archivo detallado que se genera con el cierre semanal del sistema. El Modulo de Préstamos se encarga de registrar cada uno de los conceptos referentes a préstamos realizados por la empresa a los trabajadores, entre los cuáles se puede mencionar: préstamo plan de vivienda, nuevo empleado, microcomputadora, etc.
6.2 DEFINICIÓN DEL SINP
De acuerdo con Bastidas, (2001) el Sistema Integral Nómina de Pago SINP, es el encargado de procesar la nómina de PDVSA, Filiales y clientes externos, a quienes la Unidad de Nómina adscrita a cada área o localidad les presta servicio; el sistema SINP esta estructurado en módulos interactivos,
los cuáles se encargan de facilitar al usuario la búsqueda y procesamiento de la información. Por otra parte los insumos que recibe el sistema son procesados y generan como resultado final un producto convertido en transacciones, así como la generación de comprobantes contables (SAP, Auxiliar Contable), prenómina, finiquitos y reservas acumuladas.
Así mismo el SINP se encuentra relacionado con un conjunto de aplicaciones estructurales que integran toda la información referente a la nómina de pago, de cada uno de los trabajadores de PDVSA y sus filiales, este sistema trasmite toda la información de nómina al Mayor Financiero del SAP y al Auxiliar de Cuentas por Cobrar Nómina por medio de interfaces.
De lo anteriormente planteado se puede definir SINP como un sistema periférico que se encarga de procesar la información detallada de cada uno de los conceptos de nómina por cada trabajador y a su vez es el principal emisor de información relacionada con la nómina al Mayor Financiero del Sistema SAP y al Auxiliar de Cuentas por Cobrar Nómina.
6.3 OBJETIVOS DEL SINP
Ø Permitir a los usuarios autorizados, la consulta en línea de toda la información relacionada con la de Nómina.
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Ø Procesar, de manera oportuna y eficiente, la Nómina de los trabajadores de PDVSA, Filiales y Clientes Externos a quienes se les preste el servicio.
Ø Generar los reportes correspondientes asociados a los Procesos de Nómina.
6.4 ALCANCE DEL SINP
Las Nominas Diaria, Mensual Menor, Mensual Mayor, Ejecutiva, Becarios y Jubilados de PDVSA, Filiales y Clientes Externos.
6.5 CARACTERÍSTICAS DEL SINP
Ø Entrada de datos única, lo cual, aumenta la confiabilidad del sistema.
Ø Obtención mas completa de información estadística, al mantenerse toda en una misma base de datos.
Ø Unificación de los procedimientos que manejan el mismo tipo de información.
7. SISTEMA SAP
7.1 ORIGEN DEL SAP
Según Curran T. y Keller G. (1998, p.12) lo que hoy se conoce como SAP una de las empresas independientes de software más grandes del mundo, fue fundada el 1 de Abril de 1972 por cinco personas: Wellenreuther, Hopp, Héctor, Plattner y Tschira. Estos jóvenes ingenieros mientras estaban empleados en la IBM, habían desarrollado un paquete de Contabilidad Financiera que funcionaba en bloques para un cliente de IBM Naturin. SAP compró los derechos a Naturin y empezó con el diseño y aplicación de un sistema financiero a tiempo real como un paquete básico sobre las experiencias que se tenían en el programa.
Con está visión que compartían estos cinco jóvenes ingenieros, deciden emprender un largo recorrido hacía la optimización de los procesos empresariales, a través, de programas automatizados de informática y gestión integrada, empleando la tecnología más avanzada, con el objeto de poder brindar soluciones integradas a los negocios.
El primer cliente fue una sucursal Alemana de la compañía ICI a nivel Mundial, después otras empresas del área local. Desde sus inicios los
fundadores reinvirtieron un gran porcentaje de los ingresos por ventas en la empresa, para así impulsar el desarrollo del Sistema Financiero Contable,
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posteriormente el Sistema de Administración de Materiales, que se convirtió en un paquete estándar que se financió con los beneficios que se obtuvieron del Sistema Financiero Contable. En 1976 la empresa se transforma en una Corporación GM.BH, el equivalente Alemán de la Sociedad Anónima. En 1988, la firma fue constituida formalmente como SAP AG y llevã a cabo su primera oferta pública.
SAP AG dio a conocer los resultados Récord, obtenidos durante 1996, como la principal empresa de soluciones de software aplicados a los negocios, consolidando así su liderazgo mundial, en el segmento de aplicaciones corporativas en un treinta y ocho por ciento (38%), evaluación realizada por Hermhan Gravtvosky (1996) gerente de ventas de la Corporación SAP AG, alcanzando una facturación global de veinticuatro millones de dólares.
En 1995 SAP Andina y del Caribe, subsidiaria del SAP AG, inician sus operaciones en Colombia, a mediados de Junio de 1996 inició sus operaciones en Caracas; Venezuela, presentando servicio y asistencia de primer nivel. La nueva subsidiaria Andina de SAP invirtió tres millones y medio de dólares en infraestructura y personal, para así consolidar negocios en Venezuela, Colombia, Perú y el Caribe.
En Venezuela, se ha implementado de manera progresiva el Sistema SAP en las empresas más importantes, correspondientes a los diferentes sectores industriales como lo son: Petróleos de Venezuela y sus Filiales,
Shell, Chevron, Cervecería Polar, Coca-Cola, Chrysler de Venezuela, Corimon, Electricidad de Caracas, entre otras.
Veinticinco años después de su creación SAP AG, opera en todo el mundo con 28 sucursales, 6 compañías asociadas en más de 40 países;
desde las cuáles atiende las necesidades de solución de negocios, servicios de implantación, consultoría y entrenamiento a mas de 7.300 clientes.
La compañía SAP actualmente provee dos productos básicos: R/2 y R/3. El primero es un conjunto de módulos de software diseñados para correr en mainframe, mientras que R/3 está construido para la plataforma cliente/servidor; siendo está última la utilizada por PDVSA y sus Filiales.
Por lo anteriormente expuesto Curran T. Y Keller G. (1998) afirman que uno de los sistemas de información que actualmente se encuentra revolucionando el mercado se conoce como SAP (Sistemas Aplicaciones y Productos en Procesamiento) empleado hoy en día por muchas organizaciones, por ser este un sistema completamente integrado y fácil de adaptar.
7.2 DEFINICIÓN DE SAP
Según Curran T. y Keller G. (1998, p.25) SAP es un sistema integral de procesos administrativos y de manufactura. Constituye el principal producto de la empresa Alemana con el mismo nombre SAP AG, las siglas
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corresponden a Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de datos, dedicada al desarrollo para el manejo global del negocio, a su vez este sistema permite la integración de los procesos de negocios en todos los niveles de la organización.
Por otro lado, González (2000, p.48), establece en su investigación que SAP es un software para el manejo integral del negocio, mediante un juego de sistemas completamente integrado, que soportan un rango entero de aplicaciones estándar.
Así mismo, La Universidad de las Américas Puebla de México (1999) definió SAP como un software abierto, basado en la tecnología cliente/servidor, diseñado para manejar las necesidades de información de una empresa, de igual forma establece que es un sistema “on-line” diseñado para cubrir en forma global las necesidades de gestión o información de corporaciones de tipo medio/grande.
De lo anteriormente descrito, se puede decir que SAP es un software empresarial que permite la ejecución de los procesos administrativos, en un ambiente integrado, con la información financiera actualizada y en la forma que más convenga proveniente de diversas transacciones simultáneas.
7.3 CARACTERÍSTICAS DEL SAP
Ø Rendimiento
Los componentes de R/3 ofrecen un alto nivel de rendimiento en una gran variedad de áreas, a la vez permiten acceder fácilmente a los datos más complejos y actualizados, así como la integración y posibilidad de disponer de una información en forma segura y confiable para la toma de decisiones.
Ø SAP es un sistema a la medida
Puede personalizar el sistema R/3 para adaptarlo a las necesidades de su empresa, de igual forma el cliente puede desarrollar su propia solución utilizando componentes de R/3, o utilizar uno de los numerosos componentes sectoriales que complementan las funciones de R/3.
Ø Gestión de datos integrada
Todas las funciones de SAP R/3 tienen acceso a datos centralizados compartidos, lo cuál elimina los datos redundantes y garantiza la integridad de la información.
Ø Redes de datos
En el sistema R/3 los datos se transmiten inmediatamente al lugar donde son necesarios, el enlace automático entre componentes acelera y
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simplifica considerablemente los procesos empresariales. Por ejemplo los resultados del módulo cálculo de la nómina pueden enviarse a los componentes de la gestión financiera o contabilidad de costes.
Ø Procesos empresariales distribuidos
Se pueden enlazar los sistemas R/3 entre sí, con soluciones R/2 y con aplicaciones a SAP cuando y como lo desee, así mismo permite integrar procesos empresariales de diferentes sistemas, incluso de sistemas con diferentes versiones y diferentes proveedores.
Ø Servicios
Los clientes de SAP R/3 disponen de una amplia gama de servicios, que van desde los de consultoría hasta los servicios complementarios que ofrecen los suministradores de productos que trabajan en estrecha operación con SAP.
Ø Versiones internacionales
Por ser las actividades empresariales de importancia internacional, SAP ha dotado al sistema R/3 en diversas versiones tomando en cuenta el idioma, la moneda y las legislaciones de cada país.
Ø Sistemas abiertos
El entorno abierto del sistema R/3 le permite seleccionar libremente las plataformas informáticas y los sistemas que mejor se ajusten a las necesidades del cliente.
7.4 ESTRUCTURA DEL SAP
El sistema incluye módulos formados de aplicación específicos que forman parte del negocio, tal y como se señala a continuación:
La aplicación FI está diseñada para el manejo automático, generación de reportes del libro mayor general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros sublibros con catálogos de cuentas definidos por los usuarios e incluyen los siguientes elementos: Libro Mayor, Deudores y Acreedores, Contabilidad de Activos Fijos, Gestión Presupuestaria y Libros especiales.
MODULO DE FINANZAS FI
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Libro Mayor
Actúa como fuente básica de datos para los informes financieros y otras áreas de contabilidad. Los procesos que realiza el libro mayor son:
• Mantenimiento de las cuentas y datos maestros
Cada cuenta del plan de cuentas es creada inicialmente en el código único de PDVSA y se replican aquellas cuentas necesarias para cada filial.
Una vez creado o actualizado el código de cuenta de la filial, las cuentas pueden ser utilizadas para registrar transacciones contables.
Se entiende como la actualización o modificación de los datos de la cuenta, su descripción, bloqueo o desbloqueo y su eliminación del sistema.
Cada una de las cuentas deben estar registradas en el plan de cuentas de PDVSA bajo una codificación única. (ver anexo # 2).
• Ingreso de registros Contables
En el sistema SAP existen dos tipos de registros contables:
automáticos y manuales. Los automáticos son aquellos que se realizan a través de otros módulos del mismo sistema tales como los son Activos Fijos, Gestión de materiales, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar.
GL
Los registros manuales son aquellos Contabilizaciones (Movimientos) que se llevan a cabo en el sistema dentro del Módulo del libro mayor (G/L) que representan entradas manuales en línea por usuarios o entradas vía sistemas periféricos. Con la excepción de contabilizaciones (movimientos) que afectan las cuentas de banco, el libro mayor almacena solo contabilizaciones (Movimientos) sumarizados. El detalle de los mismos reside en el módulo del cuál el movimiento proviene ya sea este el de Cuentas por Pagar, Materiales, etc.
Los registros manuales ocurren por el usuario en línea o por sistemas periféricos; los documentos ingresados por el usuario en línea requieren aprobación antes de que sean contabilizados, son sometidos a una validación de datos. Por ejemplo el sistema válida que las cuentas siendo contabilizadas existan, igualmente el sistema válida que el balance del documento sea cero (0). A este fin, cualquier registro ingresado por el usuario en línea será sometido al proceso de WORKFLOW para la aprobación de documentos (asientos). Dentro de este proceso un documento(asiento) preliminar es accesado por un supervisor o aprobador con autorización de contabilizar documentos, la contabilización del documento es equivalente a su aprobación, al ser rechazado este documento preliminar el supervisor o aprobador notifica al usuario que lo ingreso, seguidamente el usuario puede someterlo a modificaciones y al proceso de
CAPITULO II: MARCO TEÓRICO
aprobación por segunda vez, o alternamente borrar el mismo del sistema, ya una vez que el mismo es contabilizado no puede ser modificado. (ver anexo
# 3).
• Análisis de las cuentas
Dentro de este proceso se realiza la revisión de las transacciones o partidas que se generan al cierre de cada mes, para garantizar la razonabilidad de los saldos después de cada cierre contable.
Así mismo, durante esta fase el usuario selecciona las partidas o renglones para el análisis de las cuentas del libro mayor, cuentas de clientes, cuentas de proveedores con detalle de partidas individuales seguidamente después de haber efectuado el análisis de las cuentas se procede a la conciliación de las cuentas.
Una vez obtenidos los resultados del análisis se determinará si existe alguna información incorrecta en las partidas analizadas, de ser así se procederá a realizar las comunicaciones y observaciones necesarias, para luego realizar registro del ajuste o reclasificación de las partidas correspondientes. Por último se archivan los documentos que se han generado durante el análisis con la finalidad de que sirvan de soporte para respaldar los movimientos efectuados. (ver anexo # 4).
• Cierre mensuales y anuales
Esta actividad se efectúa el último día del mes con el fin de permitir que se registren las contabilizaciones para el siguiente período, se ingresen los documentos (asientos) pendientes y se anulen documentos duplicados, estas actividades consisten en verificar que todas las contabilizaciones estén efectuadas en el período a cerrar, también se verifica que no existan contabilizaciones duplicadas y al haberlas se anulan. Después se procede a ejecutar el programa de cierre SAP, mediante esta actividad se cierra el período anterior y se permiten registros al período actual solamente.
Ahora bien, con respecto al cierre anual se debe abrir el período siguiente, verificar la información de sistemas periféricos que se haya contabilizado, ejecutar arrastre de saldos de acreedores y clientes, ejecutar el programa de arrastre de saldos a los saldos de las cuentas del mayor, ejecutar programas para la generación de informes a fin de año, actualizar el período de contabilización de las cuentas y actualizar el calendario financiero.
Seguidamente de realizar el cierre de SAP se generan todos los informes financieros, así como otros informes que sean requeridos por la casa matriz, las filiales y el gobierno. (ver anexo # 5).
CAPITULO II: MARCO TEÓRICO
Deudores y Acreedores
Este submódulo ofrece un resumen financiero del conjunto de relaciones comerciales entre deudores y acreedores. Ambas están integradas en la contabilidad general y en algunas áreas de los componentes del sistema R/3 comercial y gestión de materiales, en las cuales tienen su origen los datos financieros, las operaciones de deudores y acreedores se realizan automáticamente cuando tienen lugar los procesos relacionados con ellas en otros componentes de R/3.
Activos Fijos
Gestiona todo lo referente a los activos fijos de la empresa, actúa como una contabilidad auxiliar de la contabilidad general, ofreciendo la información detallada sobre las operaciones relacionadas con los activos fijos.
Gestión Presupuestaria
El sistema de información de la gestión presupuestaria le ofrece información actualizada sobre el presupuesto, lo comprometido, los valores
AM
GP DA
reales, siempre que lo necesite. A su vez permite la ejecución de análisis detallados para planificar, gestionar permanentemente sus fondos.
Libros especiales
Permiten agrupar datos selectivamente y actualizarlos en los libros de contabilidad de centro de costes o en el libro mayor. Igualmente pueden crear sus propias tablas de base de datos y definir campos especiales adaptados a los requerimientos de la contabilidad especializada o de la gestión de informes.
Este módulo se encarga del control de gastos generales, ofrece la funcionalidad que se necesita para capturar la estructura de una compañía, en la forma de un plan amplio de centros de costos que defina claramente so organigrama de responsabilidades, cuando se posee esa estructura, el sistema la utilizará para ejecutar las funciones controladoras. CO es un instrumento gerencial para la toma de decisiones organizacionales.
MODULO DE CONTROL. CO LE
CAPITULO II: MARCO TEÓRICO
Este módulo continuamente hace un monitoreo de los factores de éxito de la compañía, también de los indicadores de desempeño sobre la información básica de administración especialmente preparada.
Ofrece una administración integrada de las cantidades de inversión y proyectos, desde la planeación a la realización, incluyendo un análisis de preinversión junto con una simulación de la depreciación.
El objetivo es integrar la administración del efectivo y la previsión de
liquidez con las actividades logísticas de la compañía, así como con las transacciones financieras que realiza la misma. Este módulo también incluye herramientas para analizar los mercados de dinero, garantía y derivados.
MODULO CONTROL DE EMPRESA. EC
MODULO DE ADMINISTRACION INVERSIÓN IM
MODULO ADMINISTRACIÓN DE TESORERÍA TR
Con este módulo se pueden distinguir los siguientes grupos de tareas como:
§ Planificación aproximada inicial, con tiempos y valores establecidos desde un desglose de la estructura de trabajo.
§ Planificación ajustada, se pueden utilizar elementos de costo o métodos de cálculo de costos unitarios e implicar la inserción manual de fechas críticas, detalle de las actividades, programación automática con R/3 y la identificación de las actividades del camino crítico.
§ Coordinación de los recursos a través de requisiciones de compras automáticas, planes de reservas de materiales, control de inventario de existencia, planificación en red del equipo de personas, capacidades, materiales, recursos operativos y de servicios.
§ Seguimiento de los materiales, capacidades, fondos, ya que cada vez que se aprueba un presupuesto y ejecute un presupuesto.
§ Finalización del proyecto, con análisis de los resultados y cancelación.
MODULO SISTEMA DE PROYECTOS PS
CAPITULO II: MARCO TEÓRICO
La aplicación PP es utilizada para planificar, controlar toda la información operacional de materias primas, productos semielaborados, productos terminados, servicios industriales en cuanto a producción, consumo, transferencias, inventarios y ajustes.
Está conformada por elementos tales como: planificación de la producción, planificación de requerimientos de materiales, hojas de ruta, ordenes de producción y costeo de productos.
Provee planeación y el control del mantenimiento de la planta a través de la calendarización, así como las inspecciones, mantenimientos de daños, administración de servicios para asegurar la disponibilidad de los sistemas operacionales, incluyendo plantas y equipos entregados a los clientes.
Monitorea, captura, maneja todos los procesos relevantes relacionados con el mantenimiento de la calidad a lo largo de la cadena de suministros, coordina la inspección de los procesos e inicia la corrección de medidas e integra laboratorios de sistemas de información.
MODULO PLANIFICACION Y PRODUCCION PP
MODULO MANTENIMIENTO DE PLANTA PM
MODULO ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD QM
La aplicación SD ayuda a optimizar todas las tareas y actividades que se ejecutan en ventas, despacho, facturación, a su vez incluye el procesamiento de consultas, cotizaciones y órdenes de venta. Este módulo proporciona un conjunto de registros maestros de datos, así como un sistema de transacciones comerciales documentadas.
La mayoría de los componentes del módulo HR de Recursos Humanos pueden implementarse de forma gradual según se vayan necesitando. Algunos pueden configurarse como sistemas autónomos, como una etapa de transición antes de tener una instalación totalmente integrada a SAP. Los módulos constituyentes de la aplicación HR de Recursos Humanos han sido diseñados para cubrir dos apartados importantes en la empresa, el financiero y el relativo a las cualificaciones de los trabajadores.
MODULO VENTAS Y DISTRIBUCIÓN SD
MODULO RECURSOS HUMANOS RH
CAPITULO II: MARCO TEÓRICO
El objetivo de MM es proporcionar un soporte detallado de las actividades diarias para todo tipo de empresa que consuman materiales en sus procesos de producción, desde el momento en que son adquiridos hasta el proceso de su aceptación integral.
7.5 VENTAJAS DEL SISTEMA SAP
ü Multi-idioma
El mismo software está en la actualidad traducido a más de 17 idiomas, sin embargo, se trata del mismo software, de forma que diferentes usuarios pueden trabajar en la misma instalación y con los mismos datos, pero en idiomas diferentes.
ü Multi-empresa
Permite la gestión de más de una empresa en el mismo sistema.
ü Multi-organización
Cada empresa puede tener su propia organización (centralizada, descentralizada, mixta…)
MODULO ADMINISTRACION DE MATERIALES MM
ü Multi-divisa
Permite la gestión de diferentes monedas, con diferentes tipos de cambio, con una tabla de tipos de cambio diario y dispone de toda la funcionalidad necesaria para el cálculo del riesgo, contabilización de los gastos o provisiones por diferencias de tipo de cambio.
ü Multi-plan de cuentas
Cada empresa puede tener su propio sistema financiero, o lo puede compartir con otra (o con todas).Cada empresa además puede tener un sistema financiero local y uno de grupo, de forma que pueda reportar con dos balances.
ü Multi-ejercicio fiscal
Cada sociedad puede definir su propio calendario fiscal con libre definición de períodos contables.
ü Soluciones integradas en tiempo real
Permite obtener información real, precisa que favorece notablemente la toma de decisiones que garanticen el éxito de la empresa.
CAPITULO II: MARCO TEÓRICO
ü Sistema abierto
Permite trabajar con las plataformas de Hardware y entornos más avanzados, asegurando la rentabilidad de las inversiones informáticas previamente realizadas.
7.6 BENEFICIOS DEL SAP PARA PDVSA
• SAP: Sistema integrado disponible en línea
• Acceso a la información financiera utilizando sólo un sistema.
• Consolidación automática de información
• Mejora en los tiempos de respuesta para la entrega de información y toma de decisiones.
• Estandarización de la estructura y tipos de mantenimiento
• Cambios en los esquemas de trabajo
• Llegar a la autosuficiencia.
7.7 ALCANCE E IMPLANTACION DEL SAP EN PDVSA
Para la implantación de SAP en PDVSA se aprobaron la ejecución de diversos proyectos integrados bajo la figura del programa. Los módulos implantados fueron: Finanzas, Materiales, Recursos Humanos, Mantenimiento y Proyectos.
