Interacción del usuario final de
los factores de éxito de Office 365
Los factores de éxito importantes que tienen un impacto en la adopción
de Office 365 y cómo usarlos correctamente en su despliegue
Office 365 cambia la forma de trabajar de su organización, permitiendo a las personas y los equipos ser más productivos. Sabemos que este cambio puede tener un impacto tanto en sus empleados como en la organización al completo, de modo que es importante entender los factores de éxito principales que contribuyen al éxito de la adopción por parte de los usuarios finales de Office 365.
Impulsar la adopción por parte de los usuarios finales significa asegurarse de que las personas de su organización entiendan que las ventajas se obtendrán trabajando de una forma nueva con Office 365. Para comprender estas ventajas, es esencial tener en cuenta algunos aspectos importantes que le ayudarán a abordar su despliegue de Office 365 del modo adecuado:
• ¿Quiénes son las partes interesadas principales que deben participar en el despliegue de Office 365? • ¿Qué aspecto tiene el éxito? ¿Qué objetivos y resultados empresariales debo tener en cuenta para
mi organización en su uso de Office 365?
• ¿Cómo puedo comunicarme con las personas y enseñarles a interactuar con la nueva tecnología de forma eficaz?
Entonces, ¿cómo puede abordar estas consideraciones de forma eficaz para asegurarse de que consigue un despliegue correcto y maximizar la rentabilidad de su inversión en Office 365?
2.6 2.0 1.8 Número promedio de actividades por cliente Figura 1
Organizaciones que tienen la intención de impulsar la adopción de Office 365 y obtener un mayor uso del mismo
Número promedio de actividades de adopción por cliente en relación con el uso
Estudio del uso de Microsoft Office 365, mayo de 2015
Con la implementación de Office 365, es fundamental comprender de antemano la importancia de invertir en impulsar la adopción. Las investigaciones han demostrado a las organizaciones que ambas tienen la intención de impulsar la adopción e invertir en actividades específicas para fomentar la participación y obtener un mayor uso de Office 365. Aquellas organizaciones que invierten en más de dos actividades relacionadas con la adopción de Office 365, logran una mayor participación de sus usuarios (figura 1).
Hemos identificado los factores de éxito más importantes para impulsar la adopción del servicio por parte de los usuarios finales. Es importante entender cómo puede afectar cada uno de estos factores de éxito al uso de nueva tecnología y cómo puede utilizarlos para su propio provecho al implementar Office 365 en la organización.
01. Partes interesadas
02. Escenarios
03. Concienciación y aprendizaje
Factores de éxito
US O RED UCID O US O E LE VAD O USO MODERADOProtección de la participación de personas clave de su organización
Asegurarse de identificar a las partes interesadas principales y lograr su aceptación y participación colectivas es parte integral del resultado de su despliegue de Office 365. Como parte de esto, uno de los pasos más importantes es seleccionar un "propietario del éxito" de la organización que será clave para disponer de sus resultados empresariales deseados de Office 365 e impulsarlos. Los propietarios del éxito pueden venir de cualquier parte de la organización, incluido el departamento de TI, siempre y cuando se centren en la obtención de ventajas empresariales de Office 365 y no solo en la implementación de la tecnología.
Es importante que se adopte un enfoque muy colaborativo en el que, además de incluirse a los propietarios del éxito, los patrocinadores ejecutivos y los organizadores, se incluya a los miembros de otras partes fundamentales de la empresa, como son los departamentos de recursos humanos, legal y de seguridad.
Figura 2
Cuál era el grado de visibilidad de la participación del CEO o el director de unidades de negocio en la transformación
El valor de la visibilidad
Éxito de la transformación
No exitosa Algo exitosa Muy exitosa Extremadamente exitosa
Nada visible 23% 6% 3% 1%
No muy visible 29% 22% 10% 13%
Bastante visible 32% 37% 31% 25%
Muy visible 16% 35% 56% 61%
Exposición adaptada de “Creating organizational transformations” (Creación de transformaciones de las organizaciones), julio de 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2008 McKinsey & Company. Todos los derechos reservados. Impreso de nuevo con permiso.
Respaldo ejecutivo
Contar con la participación activa de un patrocinador ejecutivo, ya sea un CEO o un director de unidades de negocio, es uno de las principales motivos del éxito del proyecto. Un patrocinador ejecutivo puede conseguir el apoyo de la
alta dirección y su participación es esencial para impulsar la adopción de los empleados de nueva tecnología. El patrocinador ejecutivo crea una sintonía estratégica con la organización ayudando a establecer la visión general de Office 365 en esta y asociándola a objetivos más amplios de la organización y comunicando dicha visión a otros líderes de la misma. También pueden comunicarse directamente con los usuarios finales para hablar de la importancia de la adopción y del valor y las ventajas de Office 365, y adoptar el comportamiento deseado a través de su propio uso de Office 365.
La investigación indica que los proyectos de transformación tienen más éxito si hay un patrocinador ejecutivo visible
(figura 2). Más del 85 % de los encuestados indicaron que cuando el CEO era bastante o muy visible, el proyecto de
transformación se consideraba de mucho o muchísimo éxito.
Para obtener más información sobre cómo un patrocinador ejecutivo puede contribuir al despliegue correcto de su proyecto de Office 365, consulte este recurso:
Organizadores
Crear y sacar provecho de los organizadores de Office 365 en la organización es otro grupo de partes interesadas importante que impulsa la adopción de Office 365.
En un estudio de usuarios finales de Microsoft, la investigación indica que el aprendizaje de los compañeros se incluye entre los métodos más eficaces y empleados a la hora de aprender a usar nueva tecnología (figura 3).
Estos métodos se infrautilizan (poco uso, pero gran eficacia)
Aprender de otros compañeros es uno de los métodos más eficaces y más empleados
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55%
Porcentaje de uso del método para el aprendizaje
Por
centaje de per
sonas que indicar
on que
el mét
odo fue "muy útil"
Estudio de usuarios finales de SharePoint, abril de 2013, Microsoft Corporation Figura 3
Métodos de aprendizaje de nueva tecnología eficaces para usuarios finales
45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Mi jefe Empleado de TI Aprendizaje formal (externo) Aprendizaje formal (interno) Foros de la comunidad Sitio web de Microsoft
Compañero (no directivo, ni empleado de TI)
Yo mismo, a través de prueba y error
Guía o manual de usuario Tutoriales en línea Motor de búsqueda
El autoaprendizaje es bastante ineficaz, pero para muchos es parte del proceso de aprendizaje actual
Es importante aprovechar la influencia que puedan tener los compañeros a través de la creación de un programa de organizadores de Office 365 formal. Los organizadores no solo sienten pasión por cómo pueden usar Office 365, sino que también están dispuestos a formar y a ayudar a sus compañeros a obtener más información sobre Office 365. Obtener la aceptación colectiva de todos los usuarios en la organización es un desafío. Los organizadores pueden ayudar a solucionar este desafío y a desempeñar una función importante en la adopción de Office 365. Tienen conocimientos y están comprometidos a ampliar esos conocimientos y dispuestos a proporcionar ayuda y asistencia a sus compañeros. Dispone de una serie de consideraciones que deberá tener en cuenta para garantizar el éxito al establecer un programa de organizadores. Los organizadores deberán estar formalmente entrenados, motivados y disponer de medios para enseñar. Asimismo, necesitan un plan claro a partir del cual realizar el trabajo.
Si desea obtener más recursos sobre cómo crear su propio programa de organizadores de Office 365 y algunos materiales que le ayuden, descargue esta guía:
Figura 4
¿Cuál de las afirmaciones siguientes describe mejor los objetivos establecidos por su empresa para definir el éxito de la transformación? Búsqueda del éxito
Éxito de la transformación
No exitosa Algo exitosa Muy exitosa Extremadamente exitosa Bien definida en términos
financieros u operativos y representó un nivel de rendimiento nuevo y auténtico
16% 36% 72% 80%
Bien definida en términos financieros u operativos, pero no expandió la empresa de forma significativa 20% 32% 20% 13% No bien definida 65% 32% 8% 8%
Exposición adaptada de “Creating organizational transformations” (Creación de transformaciones de las organizaciones), julio de 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright (c) 2008 McKinsey & Company. Todos los derechos reservados. Impreso de nuevo con permiso.
Definición de éxito y establecimiento de objetivos claros
Todo proyecto de transformación requiere el establecimiento de objetivos claros desde el principio. Con unos objetivos bien definidos, las posibilidades de éxito serán mayores (figura 4). El 80 % de los encuestados en una encuesta global de McKinsey indicaron que un grupo bien definido de objetivos financieros y operativos propiciaba una transformación "extremadamente exitosa".
01.
El proceso para definir y crear escenarios empresariales accionables para el despliegue de Office 365:
Identificación de los escenarios empresariales. Es importante identificar y definir los escenarios empresariales
en el contexto de sus iniciativas más amplias existentes en la organización. Trabaje con las partes interesadas principales para identificar los resultados u objetivos empresariales que le gustaría lograr con Office 365.
02.
Descubrimiento de escenarios de uso. Una vez que haya identificado los escenarios empresariales, podráempezar a descubrir escenarios de uso de Office 365 específicos que le ayuden a lograr los objetivos que ha establecido. Los escenarios de uso que se muestran a continuación pueden servirle para ayudar a los usuarios finales a mejorar su productividad con Office 365.
Para obtener más información sobre cómo identificar escenarios, consulte este recurso:
https://aka.ms/office365scenarios
02. Escenarios
Para planificar un despliegue de Office 365, debe identificar los escenarios empresariales de sus organizaciones. Estos son los objetivos previstos cuyo logro con Office 365 desea permitir a su organización.
Escenario de uso Beneficios
Trabaje desde cualquier lugar Office 365 permite a las personas de la organización tener acceso
a todo lo necesario para hacer el trabajo desde cualquier lugar.
Correo electrónico y calendario durante los desplazamientos
Office 365 es un destino único para el correo electrónico, calendarios, archivos, contactos y tareas, todo ello disponible durante los desplazamientos.
Colabore en el contenido
Office 365 le permite conectarse a los documentos e información que necesita cuando los necesita. Colabore en documentos con miembros
del equipo, comparta informes y póngase en contacto con los clientes desde prácticamente cualquier dispositivo. Dé relevancia a las reuniones
Skype Empresarial facilita que las personas se reúnan y se conecten en línea, desde cualquier parte y con distintos dispositivos. El vídeo en alta definición, la pantalla compartida y la posibilidad de tomar notas en tiempo real ayudan
a que las reuniones sean importantes. Reúna a su equipo
Yammer ayuda a su organización a escuchar, adaptarse y crecer de nuevas formas actuando al unísono. Inspira la unidad y la innovación permitiendo
a las personas aprender, compartir y que les escuchen.
También puede usar la biblioteca de productividad para asignar tareas específicas relacionadas con las capacidades de Office 365 ubicadas aquí: http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary
Normalmente, el 34 % de los usuarios están dispuestos a usar despliegues de nueva tecnología*. La utilización de una combinación de campañas internas y aprendizaje para promover la concienciación y garantizar la preparación de los usuarios finales es crucial para superar la apatía con la que suelen acogerse los despliegues de nueva tecnología. *Base de datos de la productividad empresarial de la junta ejecutiva del CIO
Maximizar el impacto y la adopción
3b. Aprendizaje
El aprendizaje es una parte fundamental del despliegue de Office 365, que permite a los usuarios finales saber cómo usar Office 365 con eficacia. Los tipos de aprendizaje abarcan desde sesiones presenciales a guías de introducción de autoayuda.
03. Concienciación y aprendizaje
3a. Concienciación
La creación de concienciación es una forma eficaz de garantizar que maximiza el impacto e impulsa la adopción de Office 365. Una campaña de concienciación podría incluir anuncios internos, boletines, eventos de lanzamiento, reuniones oficiales, concursos y regalos para informar a los usuarios y despertar su interés tras oír cómo les ayudará Office 365.
Figura 5
Las tres actividades principales para una adopción satisfactoria
Por centaje de per sonas que implementar on la actividad 100% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%
Actividad implementada para impulsar la adopción
Proporcionar
aprendizaje a los usuarios finales Suscitar interés a través de una campaña
interna multicanal
Recibir apoyo proactivo del equipo de
directivos senior
Estudio del uso de Microsoft Office 365, mayo de 2015
Clientes con un uso elevado Clientes con un uso medio Clientes con un uso reducido
Entender e implementar estos factores de éxito es parte integral de un despliegue satisfactorio de Office 365. Para este éxito, es fundamental empezar seleccionando un propietario del éxito que impulse la adopción continuada de esta nueva forma de trabajar. La identificación de las partes interesadas principales y la obtención de apoyo de patrocinadores ejecutivos en el diseño de sus objetivos creará una base sólida desde la que alinear un despliegue. La identificación de escenarios empresariales ayudará a adecuar sus objetivos empresariales a Office 365, estableciendo la trayectoria para la participación de los usuarios finales. Por consiguiente, es importante para planear campañas de concienciación y estrategias de aprendizaje a fin de garantizar un uso continuado.
La mejor forma de iniciar su viaje a Office 365 es aprovechar Microsoft FastTrack para Office 365, el servicio de éxito de los clientes diseñado para ayudarle a pasarse a Office 365 sin complicaciones y con confianza para obtener ventajas empresariales con mayor rapidez.
Como parte de su colaboración con los clientes elegibles*, Microsoft FastTrack para Office 365 proporcionará orientación, contenido y prácticas recomendadas sobre cómo planificar una adopción de Office 365
adecuada.
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