SIIGO
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PROCESO DE CAPACITACION
PROCESOS GENERALES
TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO
1. SALDOS INICIALES
1.1.SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE 1.2 SALDOS INICIALES CARTERA
2. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES 2.1 CONSULTA DE COMPROBANTES
2.2 INFORME CONSECUTIVO COMPRANTES 3. AJUSTES POR INFLACIÓN
3.1 CAPTURA DE INDICES
3.2 PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN P.A.A.G 4. PROCESO DE LOS AJUSTES POR DIFERENCIA EN CAMBIO 5. PRESUPUESTO
5.1 FORMULACION DE PRESUPUESTO 5.1.1 FORMULACION CONTABLE
5.2 INFORME DE DISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO 5.3 PROCESO DE DISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO 6. PROCESO DE FACTURACION
7. RECIBO DE CAJA
8. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS PREVIOS 8.1. BORRADO EN BLOQUE 9. REGISTRO DE COMPRAS 10. COMPROBANTE DE EGRESO 11. COMPROBANTES NOTAS 12. INFORMES OFICIALES 12.1. LIBRO DIARIO 12.2. LIBRO MAYOR
12.3. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES 12.4. NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES 13. CERTIFICADOS DE RETENCION
13.1. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE 13.2. CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA
13.3. CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA 14. INFORMES AUXILIARES 15. INFORMES FINANCIEROS 15.1. BALANCE DE COMPROBACION 15.2. BALANCE GENERAL 15.3. ESTADO DE RESULTADOS 16. INFORMES DE CARTERA
17. CIRCULARES DE COBRO
17.1. LEYENDA DE CIRCULARES DE COBRO 17.2. INFORME DE CIRLULARES DE COBRO 18. INFORME DE CARTERA POR CONCEPTO 19.INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTAL 20. PROCESO DE RECUPERACION
21. CIERRES DE AÑO 21.1. CIERRES PARCIALES 21.2. CIERRE DEFINITIVO
22. CAMBIO CLAVE DEL ADMINISTRADOR 23. TALLER DE SEGUNDA SESION
INTRODUCCION
En esta sesión trataremos el tema de los saldos iniciales en donde muchos conjuntos de inmuebles tienen contabilidad y como arrancar con SIIGO para una optima y oportuna información.
Después de tener toda la parametrización y saldos iniciales listos podemos ingresar a elaborar el presupuesto contable, de centros de costo, con el fin de ingresar las estimaciones pertinentes para poder generar procesos automáticos, como es la distribución del presupuesto para el cálculo automático de las cuotas de administración y la generación automática de la facturación.
Por lo anterior, en SIIGO es necesario ejecutar algunos procesos de periodicidad mensual y procesos de cierres anuales para que de esta manera se pueda obtener información oportuna, manejando y administrando eficientemente los recursos de la empresa.
1. SALDOS INICIALES
Los saldos iniciales corresponden a la información del Balance General con el que arranca la compañía, a partir de la cual, se incluye el movimiento diario de la misma.
Para la inclusión de saldos iniciales se requieren los siguientes requisitos:
FECHA: Corresponde a la fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo inicial. Esta fecha fue incluida en el momento de la instalación de la respectiva empresa.
INFORMACION DISCRIMINADA: Se debe tener la información discriminada por medio de un Balance General, al corte de fecha al cual se ingresan los saldos iniciales.
DOCUMENTO: Se debe definir un documento tipo L, el cual, se codifica con el número 999 y se denomina SALDOS INICIALES.
RECUERDE: La ruta para definir los documentos es Datos Básicos-Contabilidad – Definición de documentos.
CUENTA PUENTE: Para la contabilización de los saldos iniciales se creará una cuenta que se utilizará temporalmente, mientras se ingresa de información de los saldos iniciales. Esta cuenta se codifica con el código 999999 y se denomina cuenta puente.
RECUERDE: La ruta para crear una cuenta contable es Datos Basicos-Contabilidad – Cuentas.
Para la inclusión de los saldos iniciales se tomarán como ejemplo: Disponible, Cartera.
1.1. SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE
Corresponde a los saldos iniciales de disponible todas las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos; dentro de los cuales podemos mencionar la Caja, los Depósitos en Bancos y otras entidades financieras.
Para incluir los saldos iniciales se debe ingresar por la ruta: Administración- Comprobantes - Entrada de Comprobantes.
Inmediatamente el sistema solicitara algunos dat os de carácter general que es necesario incluirlos, los cuales son:
TIPO DE DOCUMENTO: Se debe seleccionar el tipo de documento que se va a utilizar para contabilizar los saldos iniciales (Documento tipo L).
NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO: En esta opción se escogerá el 999. NUMERO DE COMPROBANTE: Para llevar el consecutivo del documento
automáticamente, se debe digitar enter.
FECHA: Es la fecha de inclusión de los saldos iniciales.
SECUENCIA: Será la secuencia con la cual se llevarán los comprobantes de saldos iniciales.
CUENTA: Se debe digitar la cuenta a utilizar para incluir el saldo inicial. CENTRO DE COSTO: Se incluirá el código del centro de costo en donde se
afectará el movimiento contable.
SUBCENTRO DE COSTO: Se incluirá el código del subcentro de costo en donde se afectara el movimiento contable, de acuerdo al tipo de presupuesto ya sea ordinario o extraordinario.
NIT: Se digitará el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta cuenta.
RECUERDE: El sistema solicitará centro de costo y Nit siempre y cuando la cuenta contable utilizada esté marcada como si centro de costo y si
terceros.
DEBITO O CREDITO: Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial.
DESCRIPCION: Se debe digitar la descripción del comprobante que se esta incluyendo.
VALOR: Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra del Balance Inicial.
El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iniciales, cuenta por cuenta.
RECUERDE: Se debe incluir el saldo inicial de cada una de las cuentas que hacen parte del Balance General.
NOTA: El sistema permite, en la opción de descripción, digitar la tecla F2 con el fin de repetir la descripción inmediatamente anterior.
CUENTA PUENTE: SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Para cuadrar el comprobante se utiliza la cuenta puente.
RECUERDE: La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso de saldos iniciales, ya que esta cuenta no existe contablemente. Esta cuenta
debe quedar con saldo cero (0) una vez se ingrese completamente el Balance Inicial.
Para grabar o contabilizar el comprobante se debe dar clic en la tecla
1.2 SALDOS INICIALES CARTERA
RUTA: Administración - Comprobantes – Entrada de comprobantes
Para incluir los saldos iniciales de cartera se debe tener discriminada una a una las facturas de cada uno de los propietarios con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer.
RECUERDE: Para incluir los saldos iniciales de cartera seguiremos por la misma ruta que trabajamos los saldos iniciales de Disponible: Administración – Comprobante – Entrada de comprobantes.
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L– Otros, y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se
le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit.
Una vez se empieza a digitar la información de cartera, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de dicho vencimiento)
Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta este detallada como por cobrar.
Luego se activara el siguiente recuadro para seleccionar el inmueble y concepto que Se encuentra en mora.
Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código 999999.
TIPO DE DOCUMENTO NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO NUMERO DE FACTURA O DOCUMENTO NUMERO DE VENCIMIENTO TIPO DE DOCUMENTO NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO NUMERO DE FACTURA O DOCUMENTO NUMERO DE VENCIMIENTO
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera se debe hacer que en cada secuencia se discrimine, cliente por cliente, factura por factura, vencimiento por vencimiento y concepto por concepto.
RECUERDE: Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla
OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES Para facilitar una verificación posterior es recomendable organizar la información en la digitación de los saldos, por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente manera:
Comprobante del disponible Caja Bancos
Corporaciones Comprobantes de deudores Clientes
Prestamos a Empleados Anticipos a Proveedores Retención en la Fuente Comprobantes de obligaciones
Financieras Pagares Carta de Crédito Comprobantes de Cuentas por
Pagar Proveedores Cuentas por pagar Anticipo de Clientes Comprobante de Propiedad
Comprobante de impuestos por
pagar Retefuente Impuesto a las ventas Comprobante de Cuentas de
Patrimonio Capital Social Utilidad del ejercicio Comprobante de Ajustes por
inflación Activo no monetarios Pasivo no monetarios Patrimonio
Cuentas de resultado
Se podrán incluir en forma opcional los valores de las cuentas de resultado, con el fin de tener en cuenta los valores a nivel de ingresos, gastos y costos.
Comprobante de Cuentas de Ingresos Comprobante de Cuentas de Egresos
Se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la información de saldos iniciales, corresponde a la de instalación de la Empresa. Ej.: Si la Empresa se instaló en diciembre 31 de 2003, los saldos iniciales se deben incluir en esta misma fecha, ya que el movimiento se inicia en enero 1 de 2004.
2. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES
La entrada de comprobantes permite al usuario, ingresar a consultar, anular o modificar comprobantes y a optimizar tiempo en su elaboración.
En esta opción es utilizada para realizar el registro de las transacciones contables.
2.1 CONSULTA DE COMPROBANTES
Para consultar la contabilización de un comprobant e, basta con ingresar al módulo de Administración - Comprobantes – Entrada de comprobantes y llamar el tipo de comprobante a consultar.
En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son ANULA, BORRA O IGNORA.
IGNORA: Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un comprobante sin realizar ninguna modificación en el.
ANULA: Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser utilizados posteriormente.
BORRA: Esta opción se utiliza para modificar o corregir comprobantes ya sea en su valor, cuenta, etc. o simplemente para reversar un documento que será utilizado posteriormente.
Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al borrar el comprobante se deberá llamar inmediatamente sin salir de la Entrada de comprobantes, ya que al hacerlo, el comprobante quedará borrado.
Al llamar de nuevo el comprobante, aparecen en la pantalla las siguientes opciones:
REGISTRO A REGISTRO: Permite repasar el comprobante desde el primer hasta el último ítem.
UNO EN ESPECIAL: Esta opción es utilizada cuando se conoce el ítem del comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el comprobante.
RECUERDE: Si modifica un valor en la partida débito, debe modificar la partida crédito, ya que SIIGO no permite grabar comprobantes
2.2 INFORME DE CONSECUTIVO DE COMPROBANTES RUTA: Comprobantes- Secuencia de comprobantes
Si seleccionó la opción Consecutivo aparecerá.
Digite el Tipo de Documento que desea imprimir, con ENTER ubica principio y fin de días de proceso.
Digite el Mes desde y hasta (01-13), el cual desea imprimir, con ENTER ubica del 01 al 13.
Digite número de comprobante desde y hasta cual desea el informe Digite cuenta desde y hasta cual desea el informe
Seleccione Impresora.
* Descripción Informe:
Este informe muestra un renglón por cada documento procesado, así:
1. Tipo y Número de Comprobante 2. Secuencia
3. Fecha del Documento 4. Valor
3. AJUSTES POR INFLACIÓN 3.1 CAPTURA DE INDICES
RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación - Captura de Índices
Los activos fijos se deben ajustar por inflación mensualmente el primer día de cada mes con el PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable), establecido por el DANE (Departamento Nacional de Estadística).
Para ejecutar correctamente el proceso de los ajustes por inflación se deben tener en cuenta los siguientes procedimientos:
P.A.A.G: En esta opción se debe efectuar la captura del PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable) publicado por el DANE para cada uno de los meses del año. Con la tecla de función F1 o con el icono finaliza la captura.
ACUERDO: Esta opción aplica para entidades estatales (generalmente los hospitales), los cuales no realizan los procesos de ajustes por inflación con el P.A.A.G, sino que establecen un porcentaje que es acordado con el gobierno.
3.2 PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN P.A.A.G RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – P.A.A.G
A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a todas las cuentas que en el momento de su creación se hayan marcado como Ajustables al P.A.A.G, diferentes a las de los activos fijos, diferidos e inventarios. En este caso se ajustarían las cuentas del Patrimonio.
Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente y se debe escoger el de P.A.AG.
Nit a Usar: En este campo se debe digitar el nit de la empresa, el cual, debe estar previamente creado.
Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.
Recuerde!!!
Cuando no se cuenta con el módulo de Activos Fijos o Inventarios y dentro de la contabilidad se manejan estas cuentas se ajustarán en el proceso
4. PROCESO DE LOS AJUSTES POR DIFERENCIA EN CAMBIO RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – Diferencia en Cambio El ajuste por diferencia en cambio la deben ejecutar las empresas que manejan moneda extranjera y deben re - expresar algunas de sus cuentas contables para reconocer el efecto de las variaciones en las tasas de cambio que sufren las diferentes monedas diariamente.
Este es el único proceso que se encuentra dentro de los ajustes por inflación que se debe ejecutar el último día de cada mes y depende de la correcta parametrización de las cuentas contables y la alimentación diaria de las tasas de cambio.
Los campos que se deben diligenciar al ejecutar este proceso, son los siguientes:
Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente. Se debe escoger el asignado para el Ajuste por Diferencia en Cambio.
Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.
Nit a Usar: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe estar previamente creado.
Recuerde!!! Los procesos de ajustes por inflación y ajuste por diferencia en cambio son automáticos en todos los casos, únicamente depende de
5. PRESUPUESTO
5.1 FORMULACION DE PRESUPUESTO
RUTA: Administración – Presupuesto- Formulación
Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de las cuentas contables del Gasto, por cada uno de los Centros de Costo y subcentro de costos que maneja el conjunto cerrado.
Recuerde: que el presupuesto más importante es el de las cuentas de Gastos ya que de allí se deriva el proceso de facturación.
Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se deben diligenciar los siguientes campos:
Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta contable que se quiere presupuestar. Con las teclas de función F2 y F3 o con el icono se puede realizar la búsqueda de las cuentas creadas en SIIGO.
CC-SCC: Este campo se habilitará si la cuenta contable que será presupuestada está marcada como Sí Centros de Costo. Para continuar, se debe digitar el código del centro de costo y el subcentro de costo, en caso de utilizarse.
Total Presupuesto: En este campo el programa solicita el valor total del presupuesto anual asignado para la cuenta que se está presupuest ando. El presupuesto se puede hacer de dos formas:
Mes a Mes: Para asignar el presupuesto Mes a Mes se debe presionar la tecla de función F2 o dar clic en el icono ubicado en el campo Total Presupuesto y el programa ubicará el cursor en el mes de Enero, para que se registre el valor del presupuesto en cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año.
Ponderado (Total del Año): Para ejecutar esta opción se debe digitar el valor total anual del presupuesto de la cuenta, presionar “Enter” y posteriormente presionar la tecla de función F3 o dar clic en el icono para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual a cada uno de los meses del año.
RECUERDE!!! Si se desea hacer la modificación del valor de alguna cuenta presupuestada se debe ingresar por esta opción, digitar la cuenta y el centro de costo que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el cambio.
5.1 INFORME PRELIMINAR PRESUPUESTO
Este informe nos permitirá ver una presentación preliminar del presupuesto parametrizado ya sea mensual o anualmente como se desee imprimir.
RUTA- Administración – Presupuesto – Inf. Preliminar
Las opciones que encontramos son las siguientes:
Rango de meses. Digite los meses de presupuesto para tener en cuenta en el proceso de Distribución.
Centro de costos. Se incluirá el código del centro de costo en el cual se formulo el presupuesto.
Subcentro de costos: Se incluirá el código del subcentro de costo en el cual se formulo el presupuesto. Rango de cuentas: en esta opción se escogerá el rango de cuentas del gasto que se formularon en el presupuesto para realizar la distribución de costos
Tipos de coeficiente: Se debe seleccionar los tipos de coeficientes que se deben tener en cuenta para este proceso.
Concepto a facturar: Se debe escoger el concepto en el cual se va asignar el valor calculado.
Aproximación: Esta opción nos permite seleccionar que tipo de aproximación deseamos si a 1, 10, 100, 1000, 10000.
Redondeo: El sistema tiene 3 sistemas de redondeo, sirve para que en el momento de realizar la distribución realice el cálculo y aproxime la cantidad de acuerdo a los siguientes criterios
1. Por encima: Esta opción es para que aproxime a un número más alto el cálculo realizado, Ej: si es $853 lo aproxime a $860.
2. Por debajo: Esta opción es para que aproxime a un número más bajo el cálculo realizado, Ej: si es $853 lo aproxime a $850.
3. Matemática: Esta opción es para que aproxime en forma matemática el número calculado, Ej: si es $853,6 lo aproxime a $854. o si es $853
% fondo de imprevistos: se debe digitar el porcentaje que tiene asignado el conjunto para imprevistos, para que el programa automáticamente le muestre cual es el valor correspondiente a este rubro.
Cuenta de ingresos: Digite o seleccione la cuenta de ingresos, para que el sistema automáticamente realice la definición del presupuesto de esta cuenta.
Por ultimo se debe dar clic en el icono Para terminar el proceso y luego enviarlo a imprimir.
Este informe mostrara lo siguiente: 1. El Código contable.
2. Descripción de la cuenta. 3. valor mensual.
4. Valor anual.
NOTA: este informe es el que se presenta a la Asamblea de Copropietarios para la aprobación del presupuesto.
5.2 PROCESO DE INCREMENTO DEL PRESUPUESTO Ruta : RUTA- Administración – Presupuesto – Incremento
Las opciones que encontramos son las siguientes:
Seleccione clic si desea aplicar a nivel de cuenta o General.
Seleccione Porcentaje o Valor según la forma en que desee incrementar el presupuesto.
Seleccione Año anterior o el Rango de meses
Seleccione si desea hacer el incremento con base en lo Presupuesto o Ejecutado.
Digite el rango base y el rango aplicar desde y hasta el cual desea el incremento.
Digite el porcentaje que desea incrementar o del presupuesto mes a mes de un año a otro.
Luego digite el rango de cuentas a afectar, paso seguido iniciará el proceso de incremento.
5.3 PROCESO DE DECREMENTO DEL PRESUPUESTO Ruta : RUTA- Administración – Presupuesto – Decremento
Las opciones que encontramos son las siguientes:
Seleccione Centro de Costo si desea hacer la disminución por centro de costo.
Seleccione Porcentaje o valor según desee el presupuesto. Seleccione año anterior o rango de meses según desee hacer la
Seleccione si desea hacer la disminución con base en el Presupuesto o Ejecutado.
Digite el rango base y el rango aplicar desde y hasta el cual desea hacer el decremento.
Digite el porcentaje que desea el decremento o del presupuesto mes a mes de un año a otro.
Luego digite el rango de cuentas a afectar, paso seguido iniciará el proceso de decremento.
5.4 PROCESO DE DISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO
Este proceso es el mas importante ya que nos permite distribuir de forma automática los gastos presupuestado para todo el año, de acuerdo a cada tipo de coeficiente y es el que nos permitirá luego realizar la facturación.
RUTA- Administración – Presupuesto – Distribución
Las opciones que encontramos son las siguientes:
Recuerde: Que los datos que debe seleccionar nuevamente en la distribución del presupuesto deben ser los mismo que
selecciono en el momento de imprimir el Informe preliminar. Rango de meses. Digite los meses de presupuesto para tener en cuenta
en el proceso de Distribución.
Centro de costos. Se incluirá el código del centro de costo en el cual se formulo el presupuesto.
Subcentro de costos: Se incluirá el código del subcentro de costo en el cual se formulo el presupuesto. Rango de cuentas: es esta opción se escogerá el rango de cuentas del gasto que se formularon en el presupuesto para realizar la distribución de costos
Tipos de coeficiente: Se debe seleccionar los tipos de coeficientes que se deben tener en cuenta para este proceso.
Concepto a facturar: Se debe escoger el concepto en el cual se va asignar el valor calculado.
Aproximación: Esta opción nos permite seleccionar que tipo de aproximación deseamos si a 1, 10, 100, 1000, 10000.
Redondeo: El sistema tiene 3 sistemas de redondeo, sirve para que en el momento de realizar la distribución realice el calculo y aproxime la cantidad de acuerdo a los siguientes criterios
1. Por encima: Esta opción es para que aproxime a un número más alto el cálculo realizado, Ej: si es $853 lo aproxime a $860.
2. Por debajo: Esta opción es para que aproxime a un número más bajo el cálculo realizado, Ej: si es $853 lo aproxime a $850.
3. Matemática: Esta opción es para que aproxime en forma matemática el número calculado, Ej: si es $853,6 lo aproxime a $854. o si es $853
% fondo de imprevistos: se debe digitar el porcentaje que tiene asignado el conjunto para imprevistos, para que el programa automáticamente lo aumente en el valor de la cuota.
Cuenta de ingresos: Digite o seleccione la cuenta de ingresos, para que el sistema automáticamente realice el presupuesto de esta cuenta.
5.5 PROCESO INTERNO QUE REALIZA EL PROGRAMA
El programa internamente realizara el siguiente proceso para la distribución del presupuesto:
1. Realiza la sumatoria de los valores presupuestados en el mes Ej $100.000 gastos de Aseo
$200.000 gastos de podada del parque $300.000 Limpieza del parqueadero
lo anterior es el presupuesto del mes de Enero.
2. El programa toma la sumatoria de los coeficientes para los cuales va a realizar la distribución.
Ej: Si tiene parametrizados 3 coeficientes ej: 1. Coeficiente de Bodega.
2. Coeficiente de Apartamento. 3. Coeficiente de parqueadero.
Pero usted para la distribución solo tomo el coeficiente de bodega y apartamento. El programa toma la sumatoria de todos los coeficientes que tenga asignados los inmuebles.
RECUERDE: Que no propiamente la sumatoria de los coeficientes debe dar como resultado 100 puede ser mayor o menor el valor.
3. Luego el programa revisa que inmuebles tienen estos coeficientes asignados y haya de la siguiente forma el % que le corresponde a cada uno de los apartamentos.
A. Si el apartamento 101 tiene el coeficiente de Apartamento como 0.3. B. Si el apartamento 102 tiene los coeficientes de Apartamento como 0.2 y
el de bodega como 0.3
Apto presupuesto del mes coeficiente
sumatoria de coeficientes de todos los apartamentos coeficiente /sumatoria del coeficiente multiplicacion de resultado anterior con el valor del
presupuesto
101 $ 600,000 0.3 0.8 0.375 $ 225,000
102 $ 600,000 0.5 0.8 0.625 $ 375,000
Como lo podemos ver en la anterior tabla para el apartamento 101 toma 0.3 /12(que es la sumatoria de coeficientes de los dos apartamentos) y el resultado es el porcentaje que le corresponde sobre el presupuesto de ese mes.
4. Siguiendo con el Ej se tiene un presupuesto de $600.000 * 0.025 que es el resultado para el apartamento 101 el total de la cuento será $15.000.
RECUERDE: Que sobre el valor calculado el programa le aumenta automáticamente el porcentaje de imprevistos.
Este informe nos permitirá ver la distribución del presupuesto realizada por el programa automáticamente de acuerdo a factor del coeficiente dado para cada una de las unidades residenciales.
RUTA- Administración – Presupuesto – Inf. Final
Las opciones que encontramos son las siguientes:
Digite el grupo.
Digite el Subgrupo desde y hasta el cual desea el informe, con Enter ubica todos.
Digite el Numero desde y hasta el cual desea el informe, con Enter ubica todos.
- Enviarlo por pantalla con el icono . - Enviarlo a imprimir con el icono . - Enviarlo a Excel con el icono . DESCRIPCION DEL INFORME
Este informe muestra el una relación completa sobre el valor de las cuotas mensuales de cada uno de los inmuebles con la siguiente información: 1. Numero del grupo.
2. Numero del subgrupo. 3. Numero del Inmueble.
4. Nombre del propietario o arrendatario.
6. PROCESO DE FACTURACION.
Este proceso es aquel que realiza el programa automáticamente para contabilizar la distribución del presupuesto antes realizada, la cual se realiza mes a mes y en bloque, teniendo como opción adicionar novedades generadas mensualmente, cargándolas al o los inmuebles correspondientes.
RUTA: Administración – Facturación- Novedades
En esta opción se capturan las novedades generadas para la facturación por inmueble o a nivel general como por ej: cuando la cuota de Administración es igual para todos los inmuebles.
Grupo. Digite el Grupo del Inmueble en cuatro (4) posiciones el cual debe estar previamente creado desde y hasta el cual va a fijar la novedad Subgrupo. Digite el Subgrupo del Inmueble en dos (2) posiciones el
cual debe estar creado previamente desde y hasta el cual va a fijar la novedad.
Numero. Digite en (10 posiciones) el número de la unidad residencial desde y hasta el cual va a fijar la novedad.
MES INICIAL Y MES FINAL: Digite el rango de meses en, el cual, va a facturar este concepto.
Concepto Codigo: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere
Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.
fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados. Por ultimo se debe dar clic en el icono Para terminar el proceso
Paso seguido de capturar las novedades se procede a verificar si las novedades quedaron correctamente asignadas a cada unidad residencial con el informe de novedades.
RUTA: Administración – Facturación- informes de novedades. 6.1. CAUSACION DE LA FACTURACION RUTA: Administración – Facturación- Facturación
Las opciones que encontramos son las siguientes:
1) INTERESES.
Se debe primero contabilizar los intereses de las facturas que se encuentren en mora antes de realizar el proceso de facturación, para que de esta manera el programa pueda generar estados de cuenta detallado por cada uno de los conceptos.
El procedimiento se realiza de la siguiente forma:
Al dar clic sobre la opción de intereses solicitara el comprobante con el cual se realizara la contabilización de los mismos, se debe tener previamente creado un documento L para intereses donde mostrara la siguiente ventana:
Solicitando los siguientes datos:
Grupo. Digite el Grupo del Inmueble en cuatro (4) posiciones, el cual, debe estar previamente creado, Con enter, tomará todos los grupos y el grupo final.
Subgrupo. Digite el Subgrupo del Inmueble en dos (2) posiciones, el cual, debe estar creado previamente. Con enter, tomará todos los grupos y el subgrupo final.
Numero inicial y final. Digite en (10 posiciones) el número del apartamento o casa inicial al final para el cual generara la facturación de ese mes, Nota: si son todo los inmuebles puede digitar ENTER en las dos opciones.
Fecha de Vencimiento: En esta opción digite la fecha de vencimiento en la que se debe pagar el concepto de intereses.
Centro de costo: Digite el centro de costo que corresponda al tipo de presupuesto que este manejando.
RECUERDE: Los centros de costos son para el manejo del presupuesto ordinario o extraordinario.
2) FACTURAS:
En este proceso ya realiza la contabilización de las facturas por los conceptos predefinidos para este mes.
Grupo. Digite el Grupo del Inmueble en cuatro (4) posiciones, el cual, debe estar previamente creado, Con enter, tomará todos los grupos y el grupo final.
Subgrupo. Digite el Subgrupo del Inmueble en dos (2) posiciones, el cual, debe estar creado previamente. Con enter, tomará todos los grupos y el subgrupo final.
Numero inicial y final. Digite en (10 posiciones) el número del apartamento o casa inicial al final para el cual generara la facturación de ese mes, Nota: si son todo los inmuebles puede digitar ENTER en las dos opciones.
Comprobante: En esta opción nos muestra la siguiente ventana donde mostrara el o los comprobantes definidos para tal contabilización.
Fecha de Vencimiento: Digite la fecha de vencimiento en el cual los propietarios o copropietarios deben realizar el pago correspondiente de las facturas.
Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo principal con su respectivo subcentro de costo.
esta seguro? Si o no, Si selecciona Si, el programa continuara con otra pregunta que es reprocesa el periodo?, (si/no) al seleccionar la palabra “SI” es para el caso cuando ya se facturo ese mes y fue necesario borrar la facturación por realización de algún cambio, El programa vuelve a reprocesar la información con los nuevos datos para realizar la contabilización de las facturas, pero si seleccionamos la palabra “NO” saldrá de la opción y no realizara ningún proceso.
Por último tenemos la opción para imprimir las facturas.
Las opciones que encontramos son las siguientes:
Comprobante: Digite el tipo de documento F de facturación luego nos mostrara la siguiente ventana para seleccionar el tipo de factura parametrizado para la contabilización.
Numero inicial y final: Digite en (10 posiciones) el número de la factura inicial y la final, el cual, desea imprimir.
Comentarios: Digite en (70 posiciones) alfanuméricas los comentarios que desea se impriman en la factura.
El sistema pregunta si esta seguro donde habilitara las siguientes opciones, si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar.
8. RECIBO DE CAJA
Para elaborar el recibo de caja se debe ingresar a la opción Administración - documentos – Recaudos.
Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema preguntara los siguientes campos:
Comprobante: Seleccione el tipo de documento R de Recibo de caja parametrizado para la contabilización del pago de la cartera.
FECHA REAL: Se digita la fecha en que se realizo la transacción.
GRUPO: Digite el grupo al cual pertenece el inmueble, que esta realizando el pago. SUBGRUPO: Digite el subgrupo al cual pertenece el inmueble, que esta realizando el pago.
NUMERO: Digite el Numero del inmueble que esta realizando el pago o abono de cuotas.
Paso seguido el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Donde le mostrara información completa sobre las facturas pendientes de pago. Escoja con un clic la factura a la cual realizara el pago o abono el cual muestra la siguiente informacion.
1. El tipo de documento como es la (F) correspondiente a la factura. 2. El Número de consecutivo de la factura que tiene pendiente de pago. 3. La fecha de vencimiento.
4. El Concepto de la factura. 5. El Saldo de la factura.
6. Valor cancelado: donde deberá digitar el valor cancelado por el propietario del inmueble.
Recuerde: Usted puede realizar varios abonos o pagos de diferentes facturas.
Por ultimo se debe dar clic en el icono Para terminar el proceso. Luego el programa le mostrara la siguiente pantalla.
Donde usted podrá causar valores y cuentas adicionales en el recibo de caja . Y solicita los campos
Cuenta: se debe seleccionar con la búsqueda de la cuenta a la cual se cargara el anticipo
C.C. centro de costos y subcentro de costos en caso de que el programa este parametrizado.
Descripción: o detalle del movimiento
D/C: se debe seleccionar la naturaleza de la cuenta. Valor : Digitar el valor del Anticipo}
Concepto: se debe seleccionar el numero del concepto el cual esta asociado a la cuenta seleccionada.
Por ultimo se debe dar clic en el icono Para terminar el proceso y el programa le solicitara:
CENTRO DE COSTOS: Digite el centro de costo que estableció para el manejo de cada uno de los presupuestos Ej, presupuesto Ordinario o Extraordinario. Por último, el sistema pregunta si esta seguro.
El sistema traerá automáticamente el numero del recibo de caja si la numeración esta parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.
Y lo ubicara en la pantalla inicial si desea continuar registrando recibos de caja. Recuerde: Que el sistema automáticamente en el momento de realizar
el recibo de caja también causara los descuentos, si la fecha en la que se está realizando el recibo esta dentro del rango de los descuentos
parametrizados.
RUTA: ADMINISTRACION – DOCUMENTOS – IMPRESION DE DOCUMENTOS. Después de seleccionar IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS aparecerá en la pantalla las siguientes opciones:
Digite el Tipo y Número del Documento que desea imprimir.
Digite el número del documento desde y hasta el cual desea realizar la impresión.
Digite el número de copias a imprimir. Luego aparecerá la siguiente ventana:
De acuerdo a los documentos solicitados, se indicaran los impresos y en la ventana de no catalogados, los documentos no existentes.
Paso seguido proceda con la impresión
Para los documentos que no tienen definido el formato de impresión con generador de documentos, aparece en el cuadro de observaciones, las digitadas en el momento de elaborar y mandar imprimir el documento directamente. Estas observaciones pueden ser modificadas si se desea
Recuerde: Que por esta opción puede imprimir todos los documentos pero no la facturación ya que se debe imprimir por
9.1 BORRADO EN BLOQUE
En caso de seleccionar la opción Borrado en Bloque aparecerá:
Digite el Tipo de Comprobante y Número de Documento inicial y final a borrar.
Luego aparecerán secuencialmente los documentos borrados, así como los que no estén catalogados.
10. REGISTRO DE COMPRAS
Para elaborar el registro de compra se debe ingresar a la opción Administración - documentos – Compras.
Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.
Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema pregunta los siguientes campos:
10.1 CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de compras.
Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de compras
Sucural: aparece cuando el tercero tiene en la creación la sucursal.
RECUERDE: Si el tercero ya está creado, se puede consultar con la tecla de lo contrario, el sistema permite crearlo directamente en la elaboración
de la factura, solamente digitando el numero de NIT o CC del tercero y colocándole los datos principales.
Factura Nro: El primer recuadro es para incluir el prefijo que tenga la factura del proveedor y el segundo para digitar el número de la misma.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al NIT, antes digitado.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos.
Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual viene emitida la factura de compra del proveedor.
10.2 CAMPOS DE TRANSACCIONES
Producto: Con la tecla de función F7 se puede cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en caso que no se manejen productos en la empresa.
NIT: Aparecerá automáticamente el número del respectivo NIT que se digitó en el encabezado del documento.
Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre de la cuenta contable. Naturaleza: El sistema solicita si la transacción es débito o crédito.
Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se están ingresando.
Porcentaje de Descuento: Permite colocar un porcentaje de descuento, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra.
Valor del descuento: Permite colocar un valor en el descuento, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra.
Porcentaje Cargo: Permite colocar el porcentaje de un cargo, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras.
Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras.
Porcentaje de IVA: Permite colocar el porcentaje del IVA del servicio que se haya adquirido, para esto se usará el tercer cargo únicamente.
Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje, para esto se usará el tercer cargo únicamente.
RECUERDE!!! Cuando se incluye la cuenta de retención, siempre solicitará la base de cálculo para multiplicarlo por el porcentaje definido en la apertura de cuentas contables, si ésta se definió como R de retención, este valor se deberá digitar en el tercer descuento.
RECUERDE!!! El sistema mostrara los valores totales de los descuentos y los cargos calculados, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter una vez se haya cerrado el cuadro de transacciones con la tecla La base de cálculo para esta opción es el valor bruto o subtotal. Esta opción aplicaría siempre y cuando todos los servicios que se adquieren tengan la misma tarifa de IVA, el mismo porcentaje de retención y el mismo porcentaje de descuento.
Tipo de documento: Aparecerá la letra (P) automáticamente, ya que se está elaborando una factura o registro de compras.
Número de tipo de documento: Aparecerá automáticamente el número de tipo de documento con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Si se desea se podrá incluir el prefijo de la compra con el fin que salga impreso.
Número de documento: Aparecerá automáticamente el número de la factura del proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro.
Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento
Forma de Pago: El sistema traerá automáticamente la que se haya definido en la apertura del proveedor, o se puede escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con el botón consulta las existentes.
Fecha de Vencimiento: Se debe colocar la fecha de vencimiento de la factura. Valor: Se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.
Por último, el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.
El sistema inmediatamente comenzará a contabilizar el respectivo registro de compras.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento
10.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UN REGISTRO DE COMPRAS
Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción de Administración- Comprobantes - Entrada de Comprobantes y se debe indicar el tipo y número del documento con el cual fue actualizado.
11. COMPROBANTE DE EGRESO
El Comprobante de Egreso es un documento que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, etc.
Afecta directamente los módulos de Proveedores, Presupuesto, Nómina y Contabilidad.
RECUERDE: Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opción de Datos Básicos -Contabilidad – Definicion de Comprobantes
11.2 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para la elaboración del comprobante de egreso se debe ingresar a la opcion de Administración - Documentos – Giros (egresos).
Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar.
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos:
11.3 CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del comprobante de egreso.
Banco: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado la salida del dinero por concepto del pago. El sistema traerá la que se tenga definida dentro de la creación del documento, pero si se desea modificar el sistema lo permite.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el botón permite consultarlos
Cheque: Se debe digitar el numero del respectivo cheque con el cual se va a hacer el respectivo egreso.
Nit: Se debe ingresar el NIT o CC. del tercero del cual se va a pagar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del comprobante de egreso, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de búsqueda.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al NIT antes digitado
Además aparecerá informativamente el saldo que tiene en el banco que estoy moviendo el comprobante de egreso y el valor total que tiene la empresa por pagar al tercero seleccionado para elaborar el comprobante de egreso.
SIIGO en el comprobante de egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
12 Contabilización Tipo P 13 Contabilización Tipo O
Contabilización Tipo P: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de la empresa a los proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento, automáticamente digitando la tecla ENTER. Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo P solo aplica cuando se tiene el modulo de Cuentas por Pagar.
RECUERDE: Con la tecla ESC el sistema permite pasar de una factura a otra, si se desea cancelar algunas facturas o una en especial.
Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del comprobante de egreso contabilizaciones como: pago de intereses de mora, impuestos o retenciones no practicadas en el registro de compra, anticipos a proveedores, cancelación de facturas a nivel de servicios, etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con el botón consulta.
Para grabar el documento con la tecla .
El sistema traerá automáticamente el número de comprobante de egreso si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.
Inmediatamente el sistema comienza a contabilizar el respectivo Comprobante de Egreso.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión Cuando se desea imprimir directamente
12. COMPROBANTES DE NOTAS
En este tipo de comprobantes como es L de notas nos permite ingresar la acusación de documentos que no están parametrizados en los tipos de documentos como son, Ej: Consignaciones, Saldos Iniciales, o realización de ajustes contables. Para la elaboración del Notas internas y documentos L se debe ingresar a la opción de Administración - Documentos – Ajuste (Notas-N).
Se debe elegir el tipo de Nota que se desea elaborar.
12.1 CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la nota.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos
NIT: Se debe ingresar el NIT o CC. del tercero . El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la nota, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de búsqueda.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al NIT antes digitado
Vendedor: Este campo es informativo se debe digitar 1. 12.2 CAMPOS DE TRANSACCIONES
Con la tecla de función F7 se puede cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en caso que no se manejen productos en la empresa.
13 Cuenta: Digite la cuenta para realizar el movimiento contable. 14 Centro de Costo: Digite el centro de costo y el subcentro de costo.
15 NIT: Se debe ingresar el NIT o CC. del tercero. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la nota, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de búsqueda.
16 Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al NIT antes digitado.
Para grabar el documento con la tecla .
El sistema traerá automáticamente el numero de la Nota si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.
Inmediatamente el sistema comienza a contabilizar el respectivo Comprobante. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión Cuando se desea imprimir directamente
13. INGRESO DE BITACORAS RUTA: Administración – Bitácora
El sistema permite manejar la gestión de novedades de por medio de las siguientes bitácoras:
Bitácora de Novedades: Esta opción permite ingresar las novedades reportadas por cada inmueble, controlando la fecha, hora de la novedad, y si ya fue reportada.
Bitácora de Correspondencia: Esta opción permite tener un control detallado de la llegada de correspondencia fecha, entregado a y la descripción y observaciones sobre lo recibido como lo muestra en la siguiente pantalla
Bitácora de Quejas: Esta opción permite tener un control detallado de las quejas realizadas por los Copropietarios de los inmuebles, donde muestra la siguiente pantalla:
Bitácora de Solicitudes: Esta opción permite tener un control detallado de las solicitudes realizadas por los Copropietarios de los inmuebles, donde muestra la siguiente pantalla:
Cada una de estas opciones permite imprimir el reporte de cada una de las bitácoras.
14. INFORMES OFICIALES El programa genera los siguientes informes oficiales.
13.1. LIBRO DIARIO
RUTA: Reportes – Oficiales – Libro Diario
En este libro oficial se discriminan en orden cronológico todas las operaciones, en forma individual, registrando cada documento contable. Este libro se debe generar cada mes.
Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de la cuenta, los comprobantes que se quieren visualizar, y el rango de fechas.
13.2. LIBRO MAYOR
Este libro oficial presenta información a nivel de todas las cuentas, mostrando cuales eran los saldos de las cuentas del mes anterior, el movimiento del mes tanto débito como crédito y una columna para el saldo final, cumpliendo así con la formalidad de establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta.
Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de las cuentas al que se quiere generar el libro.
13.3. LIBRO DIARIO RESUMIDO
13.3. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES
RUTA: Reportes – Oficiales –Inventarios y Balances
Para dar cumplimiento con el artículo 52 del Código del Comercio, por lo menos una vez al año, el comerciante elabora un inventario y un balance general que le permita conocer de una manera clara y completa la situación de su patrimonio. Para generar este informe es necesario marcar cada una de las opciones que presenta esta opción, de acuerdo a la información que se quiera visualizar.
13.4. NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro de Compras
Por esta opción se podrá asignar la numerac ión consecutiva a cada uno de los libros oficiales que están obligados a llevar. Las hojas estarán en blanco para la respectiva numeración. Se debe digitar la cantidad de hojas a numerar, el número inicial, de acuerdo con las formalidades de los libros debe imprimirse en las hojas el nombre de la empresa o el propietario de los libros, si utiliza formas continuas, debe mencionarse de manera expresa el código escogido para cada libro, que puede ser de cinco caracteres.
14. CERTIFICADOS DE RETENCION
De acuerdo a lo establecido en el artículo 381 del Estatuto Tributario los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, legal y reglamentaria.
14.1. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
RUTA: Reportes – Informes Oficiales – Certificados De Retención
Para poder obtener los certificados de retención las cuentas contables en las que se efectuó la contabilización de las retenciones deben estar marcadas desde el momento de su creación como “Retención”, en caso contrario el programa no generará los certificados.
Para generar los certificados de retención se deben seguir los pasos que se describen a continuación:
Al ingresar a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
Certificados: Al marcar esta opción el programa generará los certificados de retención para los terceros que se seleccionen.
Bases: Al ingresar a esta opción el programa generará un informe de las bases, porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este informe sirve como anexo a las declaraciones de retención. Si se marca la opción de certificados el programa mostrará la siguiente pantalla:
La opción Control Bases. Es con el fin de generar un informe que muestre todos aquellos documentos cuya base es incorrecta respecto al valor
Los documentos que estén correctos no los muestra. Este nuevo desarrollo se realizó a partir de los cambios en la ley exógena medios magnéticos DIAN para verificación de posibles errores en las bases antes de reportarlas. La opción Base de Retención mostrara la siguiente ventana:
Esta opción permite generar los certificados de ICA, IVA y Generales que corresponde a la retención en la fuente.
1. Marcando la opción de “Generales” el programa mostrará la siguiente pantalla:
Fecha de Emisión: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados de retención.
Ciudad Emisión del Certificado: En este campo se debe digitar la Ciudad en la cual se esta generando el Certificado de Retención.
NIT Desde: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará desde el NIT cero.
NIT Hasta: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará el último NIT creado.
Cuenta Desde: En este campo se debe digitar la cuenta de retención desde la que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará desde la cuenta cero.
Cuenta Hasta: En este campo se debe digitar la cuenta hasta la que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará la última cruenta de retención.
Desea el Certificado con Firma o sin Firma: Si marca la opción “Con Firma” el programa mostrará un campo en certificado para la firma.
Campos de fecha, pago de retención y numero de documento de pago: Estos campos se diligencian cuando la empresa hace el pago de retención, y el ente recaudador le suministra un numero de documento. Estos datos deben salir en el certificado, para que conste que la retención practicada, si fue cancelada.
14.2. CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA
Fecha de Emisión: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados de retención.
Ciudad Emisión del Certificado: En este campo se debe digitar la Ciudad en la cual se esta generando el Certificado de Retención.
NIT Inicial: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quieren generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará desde el NIT cero.
NIT Final: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quieren generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará el último NIT creado.
Tipo de Impresión Genérica: Si se marca esta opción el programa generará los certificados de retención de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO.
Impresión Genérica: Si no se marca esta opción el programa generará los certificados de retención de ICA en el formato Minerva.
Imprime Certificado con Firma o sin Firma: Si marca la opción “Con Firma” el programa mostrará un campo en certificado para la firma.
Rango de Meses Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el programa tomará desde el mes uno (1).
Rango de Meses Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará el mes doce (12).
Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:
Cuentas ICA: En este campo se deben digitar las cuentas de retención de ICA, para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados.
Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:
Cuentas: En este campo se deben digitar las cuentas que maneje de manera provisional.
14.3. CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA
Ciudad Emisión del Certificado: En este campo se debe digitar la Ciudad en la cual se esta generando el Certificado de Retención.
Fecha de Emisión: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados de retención.
NIT Inicial: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará desde el NIT cero.
NIT Final: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará el último NIT creado.
Tipo de Impresión Genérica: Si se marca esta opción el programa generará los certificados de retención de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO.
Tipo de Impresión Genérica: Si se marca esta opción el programa generará los certificados de retención de ICA en el formato Minerva.
Desea el Certificado con Firma o sin Firma: Si marca la opción “Con Firma” el programa mostrará un campo en certificado para la firma.
Tipo de Descripción fija.: toma el concepto de la operación que solicita mas adelante
Tipo de Descripción de la cuenta. Imprimirá la descripción de la cuenta de reteiva.
Rango de Meses Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el programa tomará desde el mes uno (1).
Rango de Meses Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará el mes doce (12).
Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:
Cuentas IVA: En este campo se deben digitar las cuentas del IVA descontable por compras y las cuentas de retención de IVA para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados.
Recuerde!!!
Para poder generar los certificados de retención es necesario que las cuentas de 2365 – Retención en la fuente, 2367 – Retención de IVA y
2368 Retención de ICA estén marcadas desde su creación como cuentas de “Retención”.
15. IMPRESIÓN LIQUIDACIÓN RETENCIÓN RUTA: Reportes – Oficiales – Formulario Retención en la Fuente Pulsando enter nos aparecerá:
Digite el rango de meses al cual quiere el informe . DESCRIPCIÓN DEL INFORME
Este informe muestra la Liquidación de Retención en la Fuente en el rango determinado por fecha con la siguiente información:
Valor de la Retención por cada concepto
1. Valor de las Autoretenciones por cada concepto 2. Valor de Retenciones a título del IVA
3. Valor de Retenciones practicadas a título de Impuesto de Timbre 4. Total de Retenciones
16. INFORMES AUXILIARES El programa le genera los siguientes informes Auxiliares.
16.1. TERCEROS GENERAL.
RUTA: Reportes- Auxiliares – Tercero General
Muestra un reporte impreso o por pantalla de los terceros que han afectado determinada cuenta.
Digite el mes de inicio y el mes final del reporte. Digite NIT desde y hasta el cual desea el reporte. 16.2. TERCEROS DETALLADO
RUTA: Reportes- Auxiliares – Tercero Detallado Obtiene un listado de cuentas detalladas por terceros.
