NÚMERO
64 Boletín de Investigación de la Comisión de Desarrollo de Auditoría-
Bosques Julio
2018
Presentación
El presente boletín tiene como objetivo dar a conocer la importancia de implementar en las PyMES, un adecuado control interno para mejorar el rubro en las cuentas por cobrar, así como listar de forma enunciativa algunas deficiencias detectadas y mencionar algunas recomendaciones para mejorar su funcionamiento.
Por el L.C. Faustino de la Cruz
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Auditoría
Debilidades del Control Interno en la documentación
de cuentas por cobrar en las PyMEs
2 Boletín de Investigación de Comisión de Desarrollo de Auditoría-Bosques
Comité Ejecutivo 2018–2020
Presidente
C.P.C. y P.C.FI Ubaldo Díaz Ibarra
Vicepresidente de Desarrollo y Capacitación Profesional C.P.C., P.C.FI. y PC.P.L.D. Silvia Matus de la Cruz
Director Ejecutivo
L.C.P. Luis Bernardo Madrigal Hinojosa Comisión de Desarrollo de Auditoría-Bosques
Presidenta
C.P.C. y P.C.FI. Eugenia López Blancas Vicepresidente
C.P.C. Rafael Mendoza Aguilar Secretario
L.C.C. Gabriel Alejandro García Sánchez Integrantes
C.P.C. Ambrosio Amaro González C.P.C. Salvador Castillo Prieto L.C. Faustino De la Cruz Martínez C.P.C. Eloy David Guevara Rojas C.P.C. Julián Agustín Martínez Cruz L.C.P.C. Juan Carlos Martínez Espinosa C.P.C. Catalina Mejía Balcázar L.C.P.C. Rafael Meza Baena L.C. Irma Pérez Medina
C.P.C. César Ernesto Rodríguez Prieto C.P.C. y P.C.CO. Javier Abadud Sagrero Martínez C.P.C. y P.C.FI. Aurelio Salas Márquez C.P.C. Francisco Javier Sánchez Hernández C.P.C. Alejandro Sosa Domínguez C.P.C. David Toriz Acosta C.P. Juan Ricardo Torres Mijares
Comisión de Desarrollo de Auditoría-Bosques del Colegio, año V, núm. 64, julio de 2018. Boletín Informativo edición e impresión por el Colegio de Contadores Públicos de México, A.C.
Responsables de la Edición: Lic. Estefanía Vargas Osorio y Lic.
Aldo Plazola González. Bosque de Tabachines Núm. 44, Fracc.
Bosques de las Lomas, Deleg. Miguel Hidalgo 11700. El contenido de los artículos firmados es responsabilidad del autor;
prohibida la reproducción total o parcial, sin previa autorización.
Índice
I. Introducción II. Análisis del tema III. Conclusiones
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I. Introducción
Las PyMES son empresas pequeñas y medianas, las cuales constituyen una parte importante de la economía de nuestro país, porque generan empleos y aportan al Producto Interno Bruto (PIB); y es por ello que imprescindible que implementen un adecuado control interno que permita su desarrollo y el de sus operaciones diarias para poder crecer, ser competitivas y permanecer en el mercado.
Estas empresas generan estados financieros para uso exclusivo de los propietarios, instituciones de crédito o para las autoridades fiscales u otros organismos gubernamentales. Cabe señalar que los estados financieros están dirigidos de acuerdo a las necesidades de información de los usuarios cuyo principal objetivo es dar a conocer información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de la entidad, para tomar decisiones económicas. Para tales efectos, uno de sus rubros más importantes son las cuentas por cobrar, de donde se desprende la vida de la empresa.
II. Análisis del tema
De acuerdo con el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB), la descripción de pequeñas y medianas entidades considera las siguientes características:
I. No tienen obligación pública de rendir cuentas; y
II. Publican estados financieros con propósito de información general para usuarios externos, como pueden ser los acreedores y las instituciones crediticias.
En México encontramos una clasificación de PyMES de acuerdo con lo siguiente:
(http://www.2006-2012.economia.gob.mx/mexico-emprende/empresas)
De acuerdo a esto las pequeñas y medianas empresas comparten casi siempre las mismas características como las siguientes:
Pequeñas empresas
Las pequeñas empresas son entidades independientes dedicadas a la producción, transformación y/o prestación de servicios, que tiene entre 11 y 30 trabajadores y generan ventas anuales superiores a los 4 millones y hasta 100 millones de pesos.
PyMES
Medianas Empresas
Las medianas empresas son unidades económicas que tiene desde 31 hasta
100 trabajadores, y generan anualmente ventas que van desde los 100
millones y pueden superar hasta 250 millones de pesos.
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ü Administradas por sus propietarios, quien en algunas ocasiones pueden tomar malas decisiones al no contar con una administración financiera.
ü Tienen pocos accionistas y con frecuencia son vínculos familiares.
ü Existen en varias ramas industriales y reflejan los objetivos personales del propietario.
ü Su estructura organizacional es horizontal y con pocos niveles gerenciales, debido a esto, hay una importante relación entre el propietario y el área operativa.
ü Sus necesidades a menudo implican financiamiento externo, principalmente con instituciones bancarias.
Es importante mencionar que cada entidad tiene características propias y las áreas de riesgo que deben ser controladas seguramente serán diferentes en cuanto a sus particularidades, pero siempre coincidirán con respecto a los conceptos generales del control interno aplicables.
Los negocios familiares son cada vez más comunes dentro de las estructuras empresariales, estos esquemas tienen fortalezas y debilidades que son necesarias considerar de acuerdo al siguiente cuadro:
FORTALEZAS DEBILIDADES
El deseo de desarrollo, crecimiento y prosperidad se refleja en la disposición de trabajar y reinvertir para alcanzar el éxito.
La organización no establecen reglas claras, ni las funciones a desarrollar dentro de la entidad en puestos claves para garantizar resultados.
En la empresa familiar el conocimiento, experiencias y habilidades se transmiten de una generación a otra sin secretos, lo que garantiza el éxito.
Al inicio, los negocios familiares se conducen de forma independiente y las ineficiencias de control interno amenazan la continuidad de la empresa.
Las empresas familiares ponen en juego su nombre y reputación por lo que, el cuidado a los detalles, la calidad y el servicio son garantía de crecimiento.
La planeación estratégica la dejan de lado al no querer involucrar personal externo en puestos clave.
(https://www.santanderpyme.com.mx)
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Debemos recordar que una mala administración en el rubro de las cuentas por cobrar puede provocar falta de liquidez y por consiguiente, tener que acudir a financiamiento externo, asumiendo los costos que esto implica.
Con independencia al tipo de entidad, cualquiera que sea su naturaleza, tamaño o condición, es necesario tener un adecuado control Interno que prevengan riesgos e identifique fraudes, pues este representa un papel muy importante en el crecimiento y desarrollo del negocio; sin embargo es complicado hablar de una adecuada implementación de control interno en una entidad y más aun tratándose de PyMES en donde carecen de herramientas de Tecnología de la Información (TI) y de personal calificado en planeación estratégica y controles en rubros específicos.
Es importante recordar la definición de control interno de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoria (NIA’s).
[Control interno] es el proceso, implementado y mantenido por los responsables del Gobierno de la Entidad, la Dirección y otro personal, con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad respecto a lo siguiente:
• Confiabilidad de la información financiera
• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• Cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentos aplicables.
De esta manera también debemos atender el concepto que indica la Norma de Información Financiera NIF C- 3, párrafo 31.1: “Es un derecho exigible de la entidad al cobro de una contraprestación a cambio de la satisfacción de una obligación a cumplir que se origina por la venta de bienes o prestación de servicios”.
Posteriormente revisadas las definiciones anteriores, para implantar el control interno en el rubro de cuentas por cobrar, se debe atender lo referente a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física, de verificación y evaluación, lo que permitirá que las transacciones relativas a ingresos y cuentas por cobrar se realicen de acuerdo con lo establecido por la administración de la entidad para controlar la información de dichas áreas.
A continuación enunciamos algunas deficiencias detectadas en este tipo de empresas, así como sugerencias de control interno que pueden ayudar a llevar una correcta administración de las cuentas por cobrar para cubrir las necesidades o compromisos adquiridos con terceros.
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DEFICIENCIAS RECOMENDACIONES
No existe un control interno claro en este rubro
Definir correctamente el control interno establecido en la empresa.
No hay manuales de políticas y procedimientos para otorgar crédito
Establecer políticas de crédito de acorde al segmento económico al que corresponde el giro de la empresa.
No cuentan con un ERP integral Revisar constantemente el soporte documental de las cuentas por cobrar contra los registros efectuados.
Hay inconsistencias en la base de datos de cliente (clientes duplicados).
Enviar periódicamente estados de cuenta a los clientes a fin de cerciorarse de que los saldos sean reconocidos por ellos.
No existe autorización en cancelaciones de venta
Estar debidamente soportado por la documentación que demuestre dicha operación y verificar la entrada de mercancía al almacén.
No se tiene control de las cuentas incobrables Efectuar mensualmente una revisión sobre la antigüedad de saldos.
No existe política de recuperación de créditos Elaborar política de cómo se recuperaran los créditos.
No hay adecuada segregación de funciones La persona que controla los cobros de los clientes, paga a proveedores, maneja la caja chica y el control se lleva a cabo en Excel; por lo que existe la posibilidad de malversación de fondos.
No se verifica el saldo de cuentas por cobrar con el departamento de contabilidad
Cada fin de mes el departamento de cuentas por cobrar deberá verificar su importe con contabilidad.
Falta de comunicación entre la administración y personal.
Enviar comunicaciones, memos, correos electrónicos informando cambios o actualizaciones en políticas de cobranza o crédito.
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III. Conclusiones
Es común saber que las PyMES consideran que no es necesario establecer ciertas actividades de control, debido a que éstas son aplicadas y monitoreadas directamente por los propietarios; sin embargo no implementarlas crea una mala administración que las hace vulnerables a diversas actividades que impactaría directamente en su crecimiento y desarrollo.
Una deficiencia significativa en el control interno requiere la atención inmediata de los responsables de la entidad, ya que depende no solo de si realmente ha ocurrido un error, sino además de la posibilidad de que pueda ocurrir y de la magnitud potencial del mismo.
