Página 1 de 11 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE REGIRAN LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE RECOGIDA Y TRANSPORTE DE MUESTRAS BIOLÓGICAS, MEDICAMENTOS-VACUNAS Y PAQUETERÍA DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO SON ESPASES DE LAS ISLAS BALEARES
1.- OBJETO DEL CONTRATO
El presente pliego tiene por objeto detallar las Prescripciones Técnicas que regirán la contratación del servicio de recogida, carga, transporte, descarga y entrega en los lugares que se indiquen, de muestras biológicas procedentes de los siguientes laboratorios de: Análisis Clínicos, Inmunología, Hematología, Anatomía Patológica y Microbiología además del transporte e intercambio de paquetería, documentos, equipos y materiales de carácter general y urgente del Hospital Universitario Son Espases.
La prestación del servicio se efectuará con arreglo a los requisitos y condiciones que se estipulan en este Pliego de Prescripciones Técnicas, así como en el correspondiente Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares y demás normativa legal de aplicación relativa a esta contratación, de los que se derivaran los derechos y obligaciones de las partes contratantes. 2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SERVICIO
Los servicios que se describen en cada lote con carácter orientativo en sus correspondientes apartados, se prestarán en las modalidades de servicios ordinarios y extraordinarios (urgentes e inmediatos). Se entenderán por servicios extraordinarios: a) aquellos que se produzcan fuera del horario de servicio ordinario y requieran inmediatez y/o urgencia, b) aquellos que se soliciten durante los fines de semana o festivos y c) aquellos que se encuentren fuera del horario de trabajo.
LOTE 1. MUESTRAS BIOLÓGICAS: se considerarán en este apartado las muestras de sangre, orina, secreciones, biopsias, etc. de cada uno de los laboratorios de Análisis Clínicos, Inmunología, Hematología, Anatomía Patológica y Microbiología. Debido a la sensibilidad de estas muestras, se hace necesario que el transporte se efectúe en recipientes/contenedores adecuados debidamente refrigerados.
LOTE 2: MENSAJERÍA, PAQUETERÍA GENERAL, DOCUMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES VARIOS: tendrán consideración de documentos para el transporte de mensajería toda la correspondencia que se origine en el hospital Son Espases bajo pedido específico, contenido en cualquier tipo de soporte, incluyendo paquetes, documentación, etc.
Página 2 de 11 LOTE 3. MEDICAMENTOS-VACUNAS: en este lote se incluyen medicamentos y/o vacunas. Debido a las condiciones inherentes a este tipo de envíos requerirán, en ocasiones, que el transporte se efectúe en recipientes/contenedores adecuados debidamente refrigerados. Las prestaciones que el servicio debe cubrir como mínimo son:
A. Cobertura periódica de los desplazamientos (traslado de muestras biológicas), con medios propios y adecuados al tipo de traslado que se pretende contratar.
B. Cumplimiento con el horario de recogida en cada uno de los puntos y con el horario de remisión al lugar de destino, que podrán variar en base a la funcionalidad del sistema. C. Garantía de su disponibilidad ante necesidades de envíos no programados y/o
urgentes.
Si por necesidades de funcionamiento debidamente justificadas fuera necesario establecer, por parte de la Gerencia, un horario diferente para alguna de las prestaciones, el adjudicatario se adaptará a las variaciones que la Gerencia considere necesarias y oportunas.
La empresa adjudicataria deberá contar con las pertinentes autorizaciones y con vehículos adecuados para la realización del objeto del contrato.
3. CONDICIONES RELATIVAS A LA PRESTACIÓN DE CADA SERVICIO LOTE 1. MUESTRAS BIOLÓGICAS:
Desarrollo del servicio. Horario de recogida y transporte
Desarrollo del servicio: transporte diario de muestras biológicas entre los laboratorios del Hospital Son Espases y los hospitales o centros procesadores de muestras ubicados en las Islas Baleares, Península Ibérica, Europa u otros países no comunitarios. El servicio debe reunir como mínimo las siguientes condiciones:
A. Recogida de muestras ordinaria: la empresa adjudicataria se compromete a que las muestras biológicas sean recogidas en cada laboratorio con la periodicidad y horario que se establece en este pliego técnico (Anexo I).
B. Recogida de muestras extraordinaria: la empresa adjudicataria se compromete a que las muestras biológicas sean recogidas en el laboratorio solicitante en función de sus necesidades previa solicitud por parte del responsable correspondiente (Anexo I). C. Recogida de Hemoderivados: este servicio se realizará bajo petición específica del
servicio correspondiente (Anexo I).
Para el desarrollo del servicio, la empresa adjudicataria dotará de recipientes/ contenedores para la recogida, transporte y entrega de muestras biológicas para el laboratorio de
Página 3 de 11 Microbiología; éstos serán rígidos y de un material que garantice la impermeabilidad de las muestras así como la conservación de la temperatura para aquellas muestras que lo requieran.
Será criterio de adjudicación la aportación por parte de las empresas de recipientes/ contenedores para la recogida, transporte y entrega de muestras biológicas para el resto de laboratorios así como la aportación de hielo seco en las muestras refrigeradas.
Horario de recogida de muestras ordinarias: el servicio de recogida se iniciará a las 13:00 horas y finalizara a las 18:00 horas aproximadamente en los laboratorios reflejados en el anexo I. El adjudicatario se compromete a la entrega de las muestras dentro de los márgenes horarios establecidos en el anexo I. En la realización del servicio, el adjudicatario asumirá las obligaciones de carga y descarga de muestras biológicas, entregando las mercancías en el destino específico que se indique.
Horario de recogida de muestras extraordinarias (urgentes e inmediatas) y Hemoderivados: el servicio de recogida se llevará a cabo bajo petición exclusiva del laboratorio peticionario por lo que se observarán las instrucciones relativas al horario y entrega que la muestra requiera. Al igual que en el apartado anterior, el adjudicatario se compromete a la entrega de las muestras dentro de los márgenes horarios establecidos por el laboratorio peticionario. En la realización del servicio, el adjudicatario asumirá las obligaciones de carga y descarga de muestras biológicas, entregando las mercancías en el destino específico que se indique cumpliendo con lo establecido en los anexos II y III de este Pliego Técnico.
Respecto al horario de recogida y transporte de Hemoderivados este servicio se prestará exclusivamente los sábados, domingos y festivos durante las 24 horas del día, previa petición del laboratorio de Hematología y Hemodinámica. Dicho servicio se realizará entre el Hospital Son Espases y otros hospitales de la red Ib-Salut según necesidades del laboratorio.
Transporte general de las muestras biológicas: durante su expedición, transporte y recepción las muestras deberán ir en Embalajes Homologados y debidamente señalizados y etiquetados, además de ir acompañadas de la documentación exigible. La empresa adjudicataria proporcionara todos los impresos, documentación, libros, seguros, etc. que sean necesarios y obligue la legislación y/o normas que regulen dicho servicio, tanto en el interior del centro sanitario como fuera de él. El personal de la empresa adjudicataria se ajustará a lo establecido en el anexo III del presente Pliego de Condiciones Técnicas.
Página 4 de 11 LOTES 2 y 3. MENSAJERÍA, PAQUETERÍA GENERAL, DOCUMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES VARIOS Y MEDICAMENTOS-VACUNAS:
Desarrollo del servicio. Horario de recogida y transporte
Este servicio consiste en el reparto de paquetería general, mensajería, medicamentos-vacunas, documentos, equipos y materiales varios desde el Hospital Universitario Son Espases a los diversos posibles destinos. Este transporte se llevará a cabo bajo petición en función de las necesidades del Hospital Son Espases. Los puntos de recogida/entrega se situarán en la secretaría de cada servicio solicitante, además de: el Almacén de Farmacia para los medicamentos/vacunas y en el almacén de Logística y/o Control de Celadores para el resto de envíos, en función de lo especificado en cada envío (Anexo I).
Asimismo, también podrá realizarse el transporte de mercancías de devolución desde los Centros de salud y otros hospitales de la Isla de Mallorca al Hospital Son Espases y la recogida de equipos y/o aparataje.
A efectos de la realización de este servicio, la empresa adjudicataria se ajustará al recorrido y periodicidad que se establezca desde la Gerencia que, de forma justificada, podrá modificar en cualquier momento, previo aviso a la empresa adjudicataria, para situaciones puntuales, provisionales o definitivas.
El tipo de material a transportar generalmente se compone de cajas de cartón o poliestireno de medidas medianas y pequeñas, correspondientes habitualmente a productos de farmacia y vacunas, material fungible sanitario, impresos y material de oficina, instrumental y pequeño utillaje sanitario, pilas y otro material fungible.
Con carácter general estos servicios se realizarán en horario de mañana. No obstante, por necesidades Hospital Son Espases, podrá solicitarse la realización de alguno de ellos en turno de tarde, sobre todo los transportes especiales.
Ante cualquier eventualidad o imprevisto que pueda surgir y que impida el inicio o continuación de la ruta a la hora programada, la empresa adjudicataria contactará con la Gerencia del Hospital Son Espases y al centro/hospital receptor comunicando la incidencia.
4.- OBLIGACIONES GENERALES DEL ADJUDICATARIO.
4.1. Cumplimiento de Instrucciones dictadas desde la Dirección Del Hospital Son Espases. El adjudicatario se compromete a llevar a cabo el objeto del contrato en los términos establecidos en el presente pliego. Las condiciones establecidas en el mismo, podrán ser revisadas para adaptarlas a las necesidades organizativas del Hospital Son Espases.
Página 5 de 11 4.2. Requerimientos de carga y descarga para ambos lotes.
El adjudicatario asumirá las obligaciones de carga y descarga de los objetos y efectos que vayan a transportarse, recibiéndolas en el punto indicado, y depositándolas en el destino que le haya sido indicado. Los pedidos de todo tipo de material y medicamentos se depositarán en el destino específico que se les indique (laboratorios, unidades hospitalarias, almacén, farmacia, etc.).
4.3. Cuidado de los objetos transportados
El adjudicatario se compromete a velar por el cuidado de los objetos transportados en todo momento y muy especialmente cuando lo trasladado corresponda a muestras biológicas, evitando derrames accidentales del contenido.
4.4. Cumplimiento de las normativas de seguridad
Será responsabilidad del adjudicatario disponer de los permisos, licencias y autorizaciones exigibles para el desarrollo de las actividades objeto de este contrato. El adjudicatario se compromete al cumplimiento de la normativa específica de transporte por carretera y específicamente a su cumplimiento en lo concerniente al transporte de muestras biológicas. Esta documentación será actualizada durante la vigencia del contrato.
Todos los vehículos utilizados por el adjudicatario contarán con los documentos necesarios para el tipo de transporte objeto de este concurso, conforme a la legislación vigente. Al objeto del cumplimiento de las disposiciones que afectan a este servicio, la empresa adjudicataria deberá conocer como mínimo los siguientes aspectos:
Ley 16/87, de 30 de julio de Ordenación de los Transportes Terrestres y su Reglamento, y reformas posteriores contenidas en la Ley 29/2003, de 8 de octubre. R.D. 2115/98 de 23 de octubre sobre Transporte de Mercancías Peligrosas.
R. D. 551/06, de 5 de mayo, por el que se regulan las operaciones de transporte de mercancías peligrosas por carretera.
ADR (Acuerdo Europeo sobre transporte internacional de mercancías peligrosas por carretera.
4.5. Cumplimiento de horarios
El adjudicatario se compromete a la entrega de los objetos y muestras dentro de los márgenes horarios correspondientes. Dado el carácter esencial que se atribuye a esta obligación, su incumplimiento originará la indemnización a que se refiere el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, así como la rescisión del contrato si estos incumplimientos fueran sucesivos.
4.6. Pérdida, deterioro y sustracción de la mercancía transportada
El adjudicatario será responsable de la pérdida, deterioro, menoscabo y sustracción de las mercancías que le hayan sido confiadas, tanto por causas fortuitas o de fuerza mayor, en los
Página 6 de 11 casos que sean imputables a su personal o a terceras personas. Su responsabilidad se iniciará desde el momento de la recepción de los objetos en el lugar de origen, permaneciendo durante el traslado y hasta su depósito en el destino que le haya sido indicado.
Si el transporte detectara objetos susceptibles de deterioro por su fragilidad o mal acondicionamiento podrá, previamente a su recepción, hacer la observación por escrito de venir mal acondicionadas, asumiendo en caso contrario la responsabilidad a que se refiere el párrafo anterior. La valoración de los daños ocasionados se efectuará por el centro receptor oyendo al adjudicatario para que se pronuncie sobre la aceptación o desacuerdo con la queja efectuada. Los importes referidos podrán detraerse de la facturación que presente el adjudicatario.
4.7. Confidencialidad
El adjudicatario está obligado expresamente al cumplimiento de lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal y demás legislación vigente, concordante respecto del tratamiento de los datos personales. La empresa adjudicataria deberá en todo momento garantizar la absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato e información contenida en dicha documentación que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento de los servicios prestados.
4.8. Control de Calidad
Los licitadores propondrán un sistema de control de calidad, que abarque tanto la propia realización del servicio como la garantía de funcionamiento integral de la empresa bajo objetivos de calidad.
5. CONDICIONES RELATIVAS A LOS RECURSOS HUMANOS
La empresa adjudicataria contratará el personal que estime necesario para atender las obligaciones derivadas de la prestación del servicio. Dicho personal dependerá exclusivamente del adjudicatario y deberá cumplir las obligaciones vigentes en materia laboral, de Seguridad Social, de Seguridad e Higiene en el Trabajo, de Prevención de Riesgos Laborales, así como tributarias referidas al propio personal a su cargo. El personal que preste el servicio será sustituido en caso de ausencia, enfermedad y vacaciones.
Para supervisar el trabajo y mantener un contacto permanente con la Gerencia del Hospital Son Espases, el adjudicatario designará un responsable o encargado, que supervisará la asistencia y eficacia del trabajo, con poderes suficientes para la resolución inmediata de cuantas incidencias sean observadas en la prestación del Servicio independientemente de la vigilancia y control que la Gerencia del Hospital Son Espases ejercerá sobre la calidad y eficacia
Página 7 de 11 del servicio. Así mismo, proporcionará números de teléfono y fax que posibiliten su fácil localización en caso de necesidad.
La Empresa adjudicataria no realizará a la vez o simultáneamente ningún servicio a terceros, mientras realiza los servicios de la Gerencia del Hospital Son Espases.
6. CONDICIONES RELATIVAS A LOS RECURSOS MATERIALES:
La empresa adjudicataria contará con los medios de transporte adecuados para la realización de las tareas contratadas, cumpliendo la normativa de seguridad descrita en el apartado correspondiente de este pliego técnico. Dichos medios de transporte deberán estar identificados y en perfecto estado de mantenimiento, tanto externo como interno.
La empresa garantiza la disponibilidad de los vehículos ofertados frente a imprevistos por averías, mantenimiento u otras causas de fuerza mayor. El servicio estará atendido por vehículos alternativos de idénticas características a los ofertados, garantizando el cumplimiento del servicio al 100%, pese a cualquier circunstancia ajena al mismo que se presente.
El gasto de combustible, seguros, reparaciones, impuestos y cualquier otro tipo de gasto que gravara u originara el medio de transporte será por cuenta del adjudicatario.
Será imprescindible que todos los vehículos cuenten con la oportuna Tarjeta de Transporte debidamente actualizada para la prestación del servicio requerido, cumpliendo con la legislación vigente y la que pudiera originarse.
La Gerencia del Hospital Son Espases, queda eximida de toda responsabilidad por accidente (incluidos los de tráfico), suceso o evento que pudiera acaecer tanto al personal como al vehículo, así como a terceras personas.
7. FACTURACIÓN
La empresa adjudicataria emitirá una única factura mensual con mención o detalle expreso del concepto facturado y los servicios urgentes diferenciados de los ordinarios, tanto para el servicio de transporte diario de muestras biológicas como de los contenidos de los lotes 2 y 3. La facturación se dirigirá a la Gerencia del Hospital Son Espases y será a mes vencido, siendo la fecha de emisión el último día del mes a que correspondan los servicios realizados.
Página 8 de 11 La facturación se realizará a través del sistema de facturación electrónica de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears (CAIB).
En el caso de requerir un servicio extraordinario, la Gerencia del Hospital Son Espases lo solicitará a la empresa que resulte adjudicataria con la debida antelación.
Página 9 de 11 ANEXO I
LABORATORIOS Y HORARIO DE RECOGIDA DEL HOSPITAL SON ESPASES
LUGAR DE RECOGIDA
LOTE 1 RECOGIDA ORDINARIA MUESTRAS BIOLÓGICAS
RECOGIDA EXTRAORDINARIA
MUESTRAS BIOLÓGICAS
LABORATORIO DÍA LUGAR HORA HORARIO
Análisis Clínicos Lunes- viernes Módulo J. Niveles 0 y +1 13:00-18:00 BAJO PETICIÓN
Hematología Lunes- viernes Módulo I. Nivel +1 13:00-18:00 BAJO PETICIÓN
Genética Lunes- Jueves Módulo J. Nivel -1 13:00-18:00 BAJO PETICIÓN
Microbiología Martes/Miércoles Módulo J. Nivel +2 13:00-18:00 BAJO PETICIÓN
Inmunología Lunes- viernes Módulo J. Nivel -1 13:00-18:00 BAJO PETICIÓN
Anatomía Patológica Lunes- viernes Módulo J. Nivel -2 13:00-18:00 BAJO PETICIÓN Hemoderivados
Sábados, Domingos y
Festivos
Módulo I. Nivel +1 24 horas BAJO PETICIÓN
SERVICIOS Y HORARIO DE RECOGIDA DEL HOSPITAL SON ESPASES
SERVICIO LOTES 2 Y 3 DÍA LUGAR HORARIO
Servicios del Hospital Lunes-Viernes Servicio peticionario 8-15 h
Página 10 de 11 ANEXO II
REQUISITOS DE TRANSPORTE DE MUESTRAS DE DIAGNÓSTICO PARA GARANTIZAR LA ESTABILIDAD DE SUS PROPIEDADES BIOLÓGICAS
El transporte de muestras desde los laboratorios del Hospital Son Espases hasta los laboratorios clínicos procesadores, se rige por una normativa técnica que garantiza la estabilidad de las propiedades biológicas, con el objetivo de contribuir a la obtención de resultados de calidad.
Dichas recomendaciones sobre las condiciones adecuadas para el transporte de las muestras de diagnóstico cumplen con los siguientes objetivos:
• Preservar la integridad de las muestras de diagnóstico con la finalidad de mantener la estabilidad de las propiedades biológicas que las componen (conseguir que los resultados que puedan obtenerse de las determinaciones hechas sobre cada una de las propiedades biológicas sean iguales o tan próximas como sea posible a su valor verdadero).
• Cumplir las condiciones y requisitos de seguridad para disminuir o minimizar el riesgo que pueda comportar en los manipuladores implicados en el transporte de muestras, garantizando la seguridad del transportista y la protección del medio ambiente.
Las personas responsables del transporte tienen que seguir estas instrucciones de trabajo con el fin de garantizar estos objetivos:
1. Se debe mantener la identificación y asociación inequívoca de las muestras con sus correspondientes volantes durante el transporte.
2. Tiene que evitarse tanto como sea posible que durante el transporte las muestras estén sometidas a movimientos bruscos que las deterioren. Las neveras de transporte tienen que fijarse o anclarse al vehículo.
3. Las neveras deben transportarse cerradas. Es importante impedir la exposición de las muestras a la luz, artificial y natural.
4. El transporte tiene que asegurar la temperatura de conservación de las muestras. Según la naturaleza de las muestras su conservación necesitará que estén congeladas, refrigeradas o a temperatura ambiente. Durante el transporte se deben respetar estos requisitos de conservación. Como norma general, las altas temperaturas dentro del vehículo no son recomendables.
Página 11 de 11 ANEXO III
REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR EL PERSONAL DEL VEHÍCULO Y LA EMPRESA CONTRATADA PARA EL TRANSPORTE DE MUESTRAS
1. Disponer de la documentación adecuada en función de la materia transportada. 2. Asegurar la integridad de las muestras.
3. Cumplir las condiciones especiales de conservación y termostatización. 4. Cumplir con los tiempos de entrega fijados de las muestras a los laboratorios. 5. Conocer el significado de las etiquetas y pictogramas de identificación.
6. Asegurar que transportará de manera separada las muestras del resto de materiales a transportar.
7. Poseer conocimientos suficientes para la adecuada manipulación de las neveras de transporte, los métodos de apilamiento y sujeción y medidas para la prevención de movimientos inadecuados o vibraciones.
8. Conocer el plan de actuación necesario en caso de accidente y a quién comunicarlo. 9. Conocer y cumplir la legislación vigente con respecto a la confidencialidad de la
información de la documentación transportada.
10. Documentar diariamente que han sido controlados todos los requisitos expuestos y reflejar cualquier incidencia surgida durante el transporte, comunicándolo a la llegada a la recepción del laboratorio.
