5 CAPITULO V: PROPUESTA DE METODOLOGÍA
La propuesta es un Modelo de Gestión de Riesgos que se caracteriza de diseñar los procesos, procedimientos y herramientas a utilizar con el fin de mejorar el alcance, tiempo y costo en los proyectos de saneamiento básico de Administración directa ejecutados por la EPS de la Región de Tacna, 2017
P1: Planificar la Gestión de los riesgos P2: Identificar los riesgos
P3: Realizar el análisis cualitativo de riesgos P4: Realizar el análisis cuantitativo de riesgos P5: Planificar la respuesta a los riesgos P6: Monitorear los riesgos.
En tercer lugar, está el costo que representa la cantidad de dinero que va a ser requerida para ejecutar las actividades del proyecto. De este modo las decisiones en alguno de los objetivos generarán una desviación en el plazo o el presupuesto. Por lo tanto, se debe evaluar el impacto del resto de las variables.
La Matriz de los procesos del modelo de riesgos y su correspondencia con las fases del proyecto se detallan en la tabla 26 y figura 27 respectivamente.
Planificar la Gestión de los Riesgos Identificar los riesgos Realizar el análisis cualitativo de
riesgos
Realizar el análisis cuantitativo de riesgos
Planificar la respuesta a los riesgos Ciclo de
retroalimentación
Figura 27. Modelo de gestión de riesgos Fuente: Elaboración propia
ALCANCE EDT
TIEMPO
CRONOGRAMA
COSTO
PRESUPUESTO Implementar
la respuesta a los riesgos
Monitorear los riesgos
Tabla 26
Matriz de procesos del modelo de gestión de riesgos
MODELO DE GESTIÓN
DE RIESGOS
Componentes Entradas Técnicas y
herramientas Salidas Planificar la
Gestión de los Riesgos
Acta de
constitución Reuniones de planificación con
responsables del proyecto
Plan de gestión de los riesgos EDT
Cronograma Presupuesto
Identificar los riesgos
Acta de constitución del
proyecto
Análisis de documentos contractuales
Registro de riesgos Analizar
documentos del proyecto EDT
Plan de Gestión
de riesgos Taller de recopilación de
datos
Registro de lecciones aprendidas actualizado Registro de
lecciones aprendidas
Realizar el análisis cualitativo de
riesgos
Plan de Gestión de riesgos
Reunión con responsables del
proyecto
Registro de riesgos priorizados de
acuerdo a su severidad Categorización de
riesgos Evaluación de probabilidad e impacto de los
riesgos Registro de
riesgos Matriz de probabilidad e
impacto
Realizar el análisis cuantitativo de
riesgos
Plan de gestión de riesgos
Simulación con Riskyproject aplicando Monte Carlo Simulation
Afectación en costo Presupuesto
Cronograma Registro de
riesgos
Afectación en plazo Calificación de
la probabilidad y el impacto de
los riesgos
Fuente: Elaboración propia MODELO
DE GESTIÓN
DE RIESGOS
Planificar la respuesta a los
riesgos
Plan de gestión
de riesgos Reunión con responsables del
proyecto
Plan de respuesta a los riesgos Registro de
riesgos priorizados de
acuerdo a su severidad
Estrategias para oportunidades Estrategias para
amenazas
Implementar la respuesta a los
riesgos
Plan de respuesta a los
riesgos
Reunión con responsables del
proyecto
Solicitud de cambios Lecciones aprendidas
actualizadas Riesgos
priorizados
actualizados Reporte de
perfomance del proyecto Registro de
lecciones aprendidas
Monitorear los riesgos
Plan de gestión de los riesgos
Reunión con responsables del
proyecto
Actualización de registro de riesgos Lecciones
aprendidas actualizadas
Solicitud de cambios actualizados Lecciones aprendidas
actualizadas Solicitud de
cambios Reporte de perfomance del
proyecto
Informe de monitoreo de riesgos
P1: Planificar la gestión de riesgos
La planificación de la gestión de riesgos es el proceso en el que se decide cómo abordar y llevar a cabo las actividades de gestión de riesgos durante la ejecución del proyecto. El objetivo de este proceso es obtener y difundir el Plan de Gestión de Riesgos, para ello será fundamental tener reuniones de planificación con los responsables del proyecto. En este proceso se desarrolla:
MODELO DE GESTIÓN DE RIESGOS Y SUS FASES
Iniciación del Proyecto
Planificar la gestión de riesgos
Ejecución del Proyecto
Implementar la respuesta a los riesgos
Fin del Proyecto
Monitorear los riesgos Identificar los riesgos
Realizar análisis cualitativo de los
riesgos Realizar análisis cuantitativo de los
riesgos Planificar la respuesta
a los riesgos
Figura 28. Diagrama de flujo de la gestión de riesgos y sus fases Fuente: Elaboración propia
Fuente: Elaboración propia
a) Entradas
- Acta de constitución Se desarrolla documento que autoriza formalmente la existencia del proyecto y confiere así al Director del proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la entidad a las actividades del proyecto. Documenta la descripción de alto nivel del proyecto y sus límites, los requisitos de alto nivel y los riesgos.
Tabla 28
Acta de constitución
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
NOMBREDELPROYECTO SIGLASDELPROYECTO
DESCRIPCIÓNDELPROYECTO:Qué, quién, cómo, cuándo y dónde?
Consiste en: Descripción del proyecto y donde se va a ejecutar Entre los trabajos más importantes destacan:
El proyecto estará a cargo de:
Programación para la Gestión de Riesgos: Se define cuándo y con qué frecuencia se realizarán las actividades de gestión de riesgos (Reunión de Identificación, Reuniones de Seguimiento).
Tabla 27
P1. Entradas, herramientas, técnicas y salidas
Entradas
• Acta de constitución
• EDT
• Cronograma
• Presupuesto
Herramientas y técnicas
• Juicio de expertos
Salidas
• Plan de gestión de riesgos
JUSTIFICACIÓNDELPROYECTO:
DEFINICIÓNDEREQUISITOSDELPROYECTO:
Descripción de requerimientos funcionales, no funcionales, de calidad, del proyecto.
RESTRICCIONESDELPROYECTO:
Factores que limitan el rendimiento del proyecto.
OBJETIVOS DEL PROYECTO: Metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo del proyecto en términos de la triple restricción.
Alcance Tiempo Costo
JUSTIFICACIÓNDELPROYECTO: Motivos, razones, o argumentos que justifican la ejecución del proyecto.
Justificación Cualitativa Justificación Cuantitativa Flujo de Ingresos
Flujo de Egresos VAN
TIR
CRONOGRAMADEHITOSDELPROYECTO.
Hito o Evento Significativo Fecha Programada
ORGANIZACIONESQUEINTERVIENENENELPROYECTO.
Equipo Rol que desempeña
PRINCIPALESAMENAZASDELPROYECTO(Riesgos Negativos).
PRINCIPALESOPORTUNIDADESDELPROYECTO (Riesgos Positivos).
EQUIPODELPROYECTO
Nombres y apellidos Cargo Fecha
Fuente: Elaboración propia
- EDT: Descomposición jerárquica del alcance total del proyecto a ejecutar por el equipo de profesionales encargados para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Cada nivel descendente de la EDT representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto.
- Cronograma: Entregable que identifica las actividades que se van a realizar en el proyecto. Se realiza una estimación de la cantidad de períodos de trabajo necesarios, recursos y las relaciones de cada uno.
(Ver anexo 10)
- Presupuesto: Se determina los costos necesarios para completar cada una de las actividades del proyecto a ejecutar (Ver anexo 11)
b) Salidas
- Plan de gestión de riesgos: Es un componente del plan para la dirección del proyecto que describe el modo en que se estructurarán y se llevarán a cabo las actividades de gestión de riesgos.
Tabla 29
Plan de gestión de riesgos
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
NOMBREDELPROYECTO SIGLASDELPROYECTO
MODELODEGESTIÓNDERIESGOS CATEGORÍAS DE RIESGOS
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO
PROBABILIDAD AMENAZAS OPORTUNIDADES
0,9 0,045 0,09 0,18 0,36 0,72 0,72 0,36 0,18 0,09 0,045 0,7 0,035 0,07 0,14 0,28 0,56 0,56 0,28 0,14 0,07 0,035 0,5 0,025 0,05 0,10 0,20 0,40 0,40 0,20 0,10 0,05 0,025 0,3 0,015 0,03 0,06 0,12 0,24 0,24 0,12 0,06 0,03 0,015 0,1 0,005 0,01 0,02 0,04 0,08 0,08 0,04 0,02 0,01 0,005 Impacto 0,05 0,1 0,2 0,4 0,8 0,8 0,4 0,2 0,1 0,05
Prioridad del riesgo Baja Moderada Alta
RBS
Proyecto Ambiente
Entidad
Equipo Humano
Métodos de trabajo
Equipos de apoyo y recursos
Fondos Industria
Seguridad y Salud en el
trabajo
Cliente
ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GESTIÓN DE RIESGOS
Proceso Roles Personas Responsabilidades Entregables Fechas Planificar la Gestión
de los Riesgos Identificar los
riesgos Realizar el análisis
cualitativo de riesgos Realizar el análisis
cuantitativo de riesgos Planificar la respuesta a los
riesgos Implementar la
respuesta a los riesgos
PRESUPUESTO DE GESTIÓN DE RIESGOS
Proceso Personas Materiales Equipos Total
Planificar la Gestión de los Riesgos
Identificar los riesgos Realizar el análisis
cualitativo de riesgos Realizar el análisis
cuantitativo de riesgos Planificar la respuesta a los
riesgos Implementar la
respuesta a los riesgos
Total
Fuente: Elaboración propia
Matriz de probabilidad e impacto: Las escalas han sido formuladas teniendo en cuenta la probabilidad e impacto que establece la guía del PMBOK del PMI, se detalla en tabla 30.
Tabla 30
Matriz de probabilidad e impacto
Fuente: Project Management Institute.(2017). Gestión de los riesgos del Proyecto. (Sexta Edición ed.), Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos Guía del PMBOK (pp.
408). Lima,Perú: PMI Book Service Center.
Categoría de riesgos: Las categorías de riesgo consideradas son basándonos en la investigación de Gomez, Rubén (2015), los cuales son:
Proyecto, Ambiente, Entidad, Fondos, Industria, Seguridad y salud en el trabajo y Cliente.
Facilita la identificación de Riesgos por una mejor caracterización de los riesgos reconocidos. La estructura de desglose de riesgos (Risk Breakdown Structure) a emplear en el modelo se detalla a continuación:
Probabilidad AMENAZAS OPORTUNIDADES
0,9 0,045 0,09 0,18 0,36 0,72 0,72 0,36 0,18 0,09 0,045 0,7 0,035 0,07 0,14 0,28 0,56 0,56 0,28 0,14 0,07 0,035 0,5 0,025 0,05 0,10 0,20 0,40 0,40 0,20 0,10 0,05 0,025 0,3 0,015 0,03 0,06 0,12 0,24 0,24 0,12 0,06 0,03 0,015 0,1 0,005 0,01 0,02 0,04 0,08 0,08 0,04 0,02 0,01 0,005 Impacto 0,05 0,1 0,2 0,4 0,8 0,8 0,4 0,2 0,1 0,05 Prioridad del
riesgo Baja Moderada Alta
Mayores metrados en el expediente
técnico Nuevas partidas en
el expediente técnico Reubicación de tubería existente no contemplado en
expediente de redes de agua y
alcantarillado
Desvío provisional de tubería no contemplado en
expediente de redes de agua y
alcantarillado Deficiencia en el Análisis de precios
unitarios Planos insuficientes (Incompletos, no
detallado, no compatible con
campo) No considerar
feriados en cronograma Falta de especificaciones
técnicas en expediente técnico
Trabajos no previstos Rotura de la red
/conexiones existentes al excavar zanjas Modificaciones del proyecto por interferencias Procedimientos
constructivos deficientes No identificación
de conexiones clausuradas Existencia de
conexiones clandestinas No hay control de
calidad de materiales y/o
equipos Desconocimiento de las condiciones y características propias del lugar
del trabajo Existencia de tránsito donde se tiene que realizar
trabajos de ejecución Apoyo de usuarios
con la ejecución de los trabajos.
Menores metrados por ser deductivo
vinculado Menores metrados
en expediente por ser partidas ya
ejecutadas
Fenómeno humo de arena
en obra (Ventarrones)
No hay autorización/per
misos para ejecutar obra
Existencia de lluvias en obra
Pagos de derecho por levantamientos
en vía pública no considerados
en el presupuesto No incluir en expediente la elaboración de
expediente de plan de monitoreo arqueológico Afectación de áreas verdes Existencia de desmontes que no corresponden
al proyecto Material acumulado en
zonas peatonales No considerar en expediente elaboración de Plan ambiental
y la certificación
ambiental
Vehículos, equipos y/maquinarias no
disponible por estar en uso por
otra área de la Entidad Desabastecimient
o de materiales , equipos y/ o maquinarias Falta de mantenimiento
preventivo en vehículos, equipos
y/o maquinaria
Mal control en la ejecución del
proyecto
Contratación de personal obrero sin experiencia
Deficiencia administrativa
en la contratación del
profesional
Incumpliendo de funciones por
profesional encargado
Trabajador de construcción
civil realiza labores administrativas
Entrega de especificaciones
técnicas solicitadas de
manera incompleta
Padrón de usuarios del servicio de agua
potable y alcantarillado no
actualizado al momento de
elaborar expediente Recepción de bienes que no se
ajustan a las especificaciones
técnicas requeridas por la
entidad Expediente
técnico no actualizado Presentación de documentos fuera
del plazo establecido
Falta de coordinaciones
y/o procedimientos
entre responsables de obra y áreas de la
Entidad
Mala elaboración y revisión del
expediente técnico
Demora en la evaluación del
expediente técnico
Entidad no viene realizando una administración y control adecuado en la ejecución
de las contrataciones de
servicios y/o bienes
Demora en el otorgamiento de
recursos financieros para
la ejecución No presentar expediente del
adicional a tiempo
Incumplimientos por parte del
proveedor Movilizaciones del sindicato de trabajadores de construcción
civil Sustracción y
pérdida de materiales, equipos y /o maquinaria por personal ajeno a
obra Trabajos de otro
proyecto que falta que culminen para poder intervenir
en el lugar de trabajo.
Servicios higiénicos provisionales
no contemplado
No incluir en expediente equipos de protección colectiva
No presenta el Plan de Seguridad y
Salud en el trabajo antes del inicio de
obra Almacenamien
to de combustible en
lugar sin ventilación y contiguo a las
oficinas de residencia Accidentes de
simple atención ambulatoria
Pases peatonales no definidos con protección
colectiva Vestuario y /o comedor para personal obrero
no contemplado en expediente
técnico No contemplar
examen médico para trabajadores
Falta de control de tránsito con las respectivas
paletas de señalización de
"pare" y "siga"
Incremento de usuarios de lo previsto para redes de agua y
alcantarillado Negativa de los
usuarios a la ejecución de los
trabajos
Usuarios inubicables y/o datos errados de
usuarios.
No poder realizar los trabajos de ejecución por
existencia de usuarios con reclamos pendientes (deudas,etc)
Reclamos después de culminada la
obra
P2: Identificar los riesgos
Implica estudiar las situaciones que pueden generar efectos positivos y negativos en el proyecto a ejecutar. Se tendrá como recursos las plantillas de riesgos (Ver anexo 9) para proyectos de saneamiento típicos por tipo de obra que fueron registrados por los informes, hechos mencionados en los cuadernos de obra, documentos contractuales del proyecto a ejecutar y se procede a documentar los riesgos que corresponden en nuestro proyecto al “Formato para Identificar a los Riesgos” . Este formato está de acuerdo al Anexo 1 de la Directiva N° 012-2017-OSCE/CD y con este registro actualizar las lecciones aprendidas hasta el momento. De esta forma se tiene dos documentos de salida:
Fuente: Elaboración propia
a) Entrada
- Acta de constitución: Documenta la descripción de alto nivel del proyecto y sus límites, los requisitos de alto nivel y los riesgos.
- Registro de lecciones aprendidas: Registro de información histórica para evitar repetir errores. Son acerca de los riesgos identificados a partir de las fases tempranas del proyecto son examinadas para determinados riesgos similares que podrían repetirse durante el resto del proyecto.
Tabla 31
P2. Entradas, herramientas, técnicas y salidas Entradas
•Acta de constitución
•EDT
•Plan de gestión de riesgos
•Registro de
lecciones aprendidas
Herramientas y técnicas
•Juicio de expertos
•Análisis de documentos contractuales
•Análisis de documentos del proyecto
•Talleres de
recopilación de datos
Salidas
•Registro de riesgos
•Registro de
lecciones aprendidas actualizadas
- Plan de gestión de riesgos: Proporciona funciones sobre las funciones y responsabilidades relaciones con el riesgo, indica cómo se incluyen las actividades de gestión de riesgos en el presupuesto y cronograma, y describe las categorías de riesgo (RBS).
b) Salida
- Registro de riesgos: El registro de riegos proporciona información sobre los riesgos que han ocurrido a lo largo del proyecto.
Tabla 32
Formato para identificar los riesgos
1 Número y fecha del documento
Número
Fecha
2 Datos generales del proyecto
Nombre del Proyecto
Ubicación Geográfica
3 Identificación de Riesgos
3.1 Código de riesgo
3.2 Descripción del riesgo
3.3
Causa(s) generadora(s)
Causa N° 1
Causa N° 2
Causa N° 3
3.4 Efectos(s) generado(s) Efecto N°1 Fuente: Adaptado de la directiva N° 012-2017-OSCE/CD Tabla 33
Instrucciones para el llenado del formato para identificar los riesgos
Campo Información a consignar
1 Registrar un número correlativo (puede asignar también una nomenclatura alfanumérica) y la fecha en que se emite dicho documento.
2 Registrar el nombre y la ubicación geográfica del proyecto correspondiente.
3.1 Asignar un número correlativo (puede asignar también una nomenclatura alfanumérica) para identificar cada riesgo.
3.2
Describir el riesgo considerando un grado razonable de detalle. Para identificar el riesgo, pueden utilizarse una variedad de técnicas tales como: revisión de documentación del proyecto, técnicas de recolección de información (tormenta de ideas, entrevistas), análisis FODA, lista de chequeo, etc.
3.3 Registrar las condiciones o eventos previos que dan lugar a los riesgos identificados. Es posible que una causa pueda generar más de un riesgo identificado.
3.4 Registrar los efectos que pudieron dar lugar a los riesgos identificados.
Fuente: Directiva N° 012-2017-OSCE/CD
Los riesgos identificados se harán por los miembros del Equipo a través de talleres de identificación de riesgos con la siguiente estructura:
a. Exposición de Gestión de Riesgos b. Descripción del Objetivo del Taller
c. Explicación de Técnicas para la Identificación de Riesgos d. Revisión de Lista de Riesgos
e. Análisis del EDT f. Análisis del RBS
g. Formación de Grupos de trabajo para búsqueda de Nuevos Riesgos h. Búsqueda de Nuevos Riesgos usando Técnicas de Identificación P.3 Realizar el análisis cualitativo de riesgos
Una vez identificados los riesgos, se debe determinar con los responsables del proyecto la importancia de cada uno y decidir cuáles serán sujetos de un análisis posterior.
Fuente: Elaboración propia
Entradas
• Plan de gestión de los riesgos
• Registro de riesgos
Herramientas y técnicas
• Juicio de expertos
• Categorización de riesgos
• Matriz de probabilidad e impacto
• Evaluación de proabilidad e impacto de los riesgos
Salidas
• Registro de riesgos
priorizados de acuerdo a su severidad Tabla 34
P3. Entradas, herramientas, técnicas y salidas
a) Entradas
- Plan de gestión de riesgos: Proporciona funciones sobre las funciones y responsabilidades relaciones con el riesgo, indica cómo se incluyen las actividades de gestión de riesgos en el presupuesto y cronograma, y describe las categorías de riesgo (RBS)
- Registro de riesgos: Contiene detalles de cada riesgo individual del proyecto identificado que será evaluado durante el proceso de análisis cualitativo de riesgos.
b) Salidas
- Registro de riesgos actualizado: El registro de riesgos es actualizado con la nueva información generada durante el proceso de análisis cualitativo de riesgos. La actualización al registro de riesgos incluye su nivel de prioridad.
De esta manera se registra en el “Formato para el análisis cualitativo de los riesgos” de la tabla 35. Este formato está de acuerdo al Anexo 1 de la Directiva N° 012-2017-OSCE/CD. Se combina la probabilidad y el impacto para poder priorizar los riesgos en baja, moderada o alta. Los valores de los riesgos identificados en proyectos de saneamiento básico se han definido en la Tabla 22 al 25 a través de la encuesta en base al criterio de expertos que ha participado en los proyectos de saneamiento básico.
Tabla 35
Formato para el análisis cualitativo de riesgos
1
Análisis cualitativo de riesgos
1.1
Probabilidad de ocurrencia 1.2
Impacto en la ejecución de la obra
Muy baja 0.10 Muy bajo 0.05
Baja 0.30 Bajo 0.10
Moderada 0.50 Moderado 0.20
Alta 0.70 Alto 0.40
Muy alta 0.90 Muy alto 0.80
1.3
PRIORIZACIÓN DEL RIESGO Puntuación del Riesgo
=Probabilidad x Impacto
Prioridad del Riesgo Fuente: Directiva N° 012-2017-OSCE/CD
Tabla 36
Instrucciones para el llenado del Formato para el análisis cualitativo
Fuente: Directiva N° 012-2017-OSCE/CD
En este proceso se tendrá finalmente:
a) Registro de riesgos priorizados de acuerdo a su severidad b) Calificación de la probabilidad y el impacto de los riesgos P.4 Realizar el análisis cuantitativo de riesgos
Con la calificación de la probabilidad y el impacto de los riesgos, el presupuesto y cronograma vamos a tener la ayuda de una herramienta informática. Para la simulación de Monte Carlo se utilizará el software Riskyproject profesional, para obtener la afectación en costo y en plazo.
Campo Información a consignar
4.1 Indicar la probabilidad de ocurrencia asignada al riesgo, marcando con una X en la celda que se ubica a la derecha del valor numérico respectivo.
4.2 Indicar el impacto del riesgo en la ejecución de la obra marcando con una X en la celda que se ubica a la derecha del valor numérico respectivo.
4.3
La puntuación del riesgo se obtiene automáticamente multiplicando la probabilidad de ocurrencia y el impacto estimado. Asimismo, se determina de manera automática la prioridad del riesgo motivo de análisis (alta, moderada, baja), teniendo en cuenta los criterios definidos en la matriz de probabilidad e impacto (Anexo N° 2).
Fuente: Elaboración propia
P.5 Planificar la respuesta a los riesgos
En el plan de respuesta a los riesgos, se determinó con los responsables del proyecto las acciones que deben tomarse para disminuir los riesgos más críticos del proyecto, los que se tienen en nuestro registro de riesgos priorizados.
El formato es de acuerdo al Anexo 3 de la Directiva N° 012-2017-OSCE/CD.
Fuente: Elaboración propia
De esta manera el nivel de prioridad para cada riesgo puede ayudar a orientar la selección de las respuestas apropiadas, dándoles acciones prioritarias y estrategias de respuesta altamente proactivas. Se tiene que considerar para riesgos positivos y negativos:
a) Estrategias para oportunidades: Explotar, compartir, mejorar y aceptar.
b) Estrategias para amenazas: Evitar, transferir, mitigar y aceptar.
Entradas
•Plan de gestión de riesgos
•Cronograma
•Presupuesto
•Registro de riesgos
•Calificaición de la probabilidad y el impacto de los riesgos
Herramientas y técnicas
•Simulación con Riskyproject
aplicando Monte Carlo Simulation.
Salidas
•Afectación en costo
•Afectación en plazo Tabla 37
P4. Entradas, herramientas, técnicas y salidas
Entradas
•Plan de gestión de riesgos
•Registro de riesgos priorizados de acuerdo a su severidad
Herramientas y técnicas
•Juicio de expertos
•Estrategias para oportunidades
•Estrategias para amenazas
Salidas
•Plan de respuesta a los riesgos
Tabla 38
P5. Entradas, herramientas, técnicas y salidas