CAPITULO II MARCO TEÓRICO
3. PROCESO
COMUNICACIONES
5.1 Las comunicaciones internas referentes a Seguridad, Salud Ocupacional será derivadas al Representante de la Alta Dirección (RAD), de Seguridad, Salud Ocupacional y a los Superintendentes y/o jefes de área, el cual consignará la recepción y emisión de la información en el formato SSO Registro de Comunicaciones Internas y Externas para su archivo en la plataforma documentaria.
5.2 Las comunicaciones externas referente a Seguridad y Salud Ocupacional serán derivadas al Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional. Cuando se genere una respuesta a una comunicación externa, debe ser expresada en forma clara, concreta y simple con la autorización del Gerente de Operaciones y con copia a los Superintendentes y/o jefes de área para su registro en la Plataforma Documentaria.
5.3 Los Superintendentes y/o jefes de área, realizarán el control de las comunicaciones internas y externas de Seguridad y Salud Ocupacional en su plataforma documentaria.
“LA SEGURIDAD ES AUTOESTIMA, POR ESO YO: ME QUIERO”
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5.4 Los procesos de comunicación internos y externos en materia ambiental son determinados por la Jefatura de Asuntos Ambientales. Cada uno de estos seguirá lo establecido en la siguiente matriz:
Naturaleza de la información a
comunicar
Responsable de la comunicación
A quien se comunica
Medio de comunicación
Cuando se comunica
Resultado de la determinación del contexto de la organización
Jefe de Asuntos Ambientales
Gerencia /
Superintendentes / Jefes de Área
Reunión con superintendentes y jefes de área / Correo electrónico.
Desde la revisión / Luego de aprobar la matriz de contexto / Después de cada revisión
Política / Cambios en la política
Coordinador SSO
Gerencia /
Superintendentes / Jefes de Área
Cartillas / Capacitación / Manual SSO / Reglamento interno
Luego de aprobar la política / Después de cada cambio.
Responsabilidades y autoridades
MOF - Organigrama
Jefe de
Recursos Humanos
Gerencia /
Superintendentes / Jefes de Área
Correo electrónico o físico
Luego de aprobar las
responsabilidades y autoridades / Después de cada cambio.
Resultado de la identificación de aspectos ambientales significativos
Jefe de Asuntos Ambientales
Gerencia /
Superintendentes / Jefes de Área
Matrices de aspectos
ambientales /
Cursos /
Capacitaciones / correos
electrónicos
Luego de aprobar las matrices de identificación de aspectos
ambientales / Después de cada cambio.
Información pertinente de requisitos legales y otros
Coordinador SSO
Gerencia /
Superintendentes / Jefes de Área
Correo electrónico del asesor legal / coordinador del sistema de gestión SSO
Luego de la identificación de los requisitos legales y otros requisitos / Después de cada cambio.
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Cambios en los criterios operacionales
Superintendent es / Jefes de Área
Personal que está
bajo su
direccionamiento
Procedimientos / Registro de distribución de documentos
Luego de aprobar los cambios.
Importancia de la Gestión Ambiental eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión Ambiental.
Alta Dirección Gerencia / Superintendentes / Jefes de Área
Correo electrónico / Reunión del SGA / Reunión semanal de seguridad/
Reunión de Comité de SSO
Mínimo una vez al mes
Objetivos Ambientales Jefe de Asuntos Ambientales
Gerencia /
Superintendentes / Jefes de Área
Reunión con superintendentes y jefes de área / Correo electrónico.
Durante la revisión y luego de aprobar los Objetivos Ambientales.
Requisitos Ambientales
pertinentes a los proveedores externos, incluidos los contratistas.
Asistente de contratos
Contratistas/
Gerencia /
Superintendentes /
Jefes de
Área/Contratistas
Contrato/ Correo electrónico.
Durante la revisión y luego de firmar el contrato.
Superintendenc ias y Jefaturas
Contratistas Política,
Procedimiento y Estándares,
IPERC-AAS.
Cuando lo soliciten.
Jefe de Asuntos Ambientales
Contratistas Reuniones
mensuales con contratistas.
Una vez al mes.
Información pertinente a su desempeño ambiental.
Jefe de Asuntos Ambientales
Gerencia /
Superintendentes / Jefes de Área
Informes mensuales
/Reunión con superintendentes y jefes de área / Correo electrónico.
Luego de
determinar la información pertinente del desempeño
ambiental.
Ministerio de Energía y Minas/
OEFA
Informe de
Sostenibilidad Ambiental
Setiembre de cada año.
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5.5 Esta matriz es revisada periódicamente por la jefatura de Asuntos Ambientales para asegurar su continua adecuación. Es difundida y comunicada a todas las superintendencias y jefaturas para su implementación.
5.6 COMPAÑIA MINERA CASAPALCA S.A. ha decidido no comunicar externamente sus Aspectos Ambientales Significativos y Peligros de Alto Riesgo
Coordinador del SSO
Gerencia Informe de
Revisión por la Alta Dirección
Mínimo una vez al año.
Resultados de
auditorías externas / fiscalizaciones
Coordinador SSO
Gerencia /
Superintendentes / Jefes de Área
Informe de
auditoría externas /
Actas de
supervisión / Correos
electrónicos
Luego de la auditoria externa / fiscalización / cuando se presente información relacionada a la auditoría externa / fiscalización.
Resultado de auditorías internas e inspecciones
Coordinador SSO - Superintendent es / Jefes de Área
Gerencia /
Superintendentes / Jefes de Área
Informe de
auditoría interna / registros de inspecciones / informes mensuales
/ correos
electrónicos
Luego de la auditoria interna Luego de la inspección
/ Cuando se presente
información relacionada a la auditoría externa Respuesta a consulta de
entes fiscalizadoras
Responsable
del área
fiscalizada
Gerencia de operaciones
Cargos de
presentación de información / correos
electrónicos
Luego de presentar las respuestas a consulta de entes fiscalizadoras.
Respuesta a consultas / quejas de partes no fiscalizadoras
(pobladores, proveedores,
sindicatos, entre otros)
Superintendenc
ia de
Administración – Relaciones Comunitarias
Gerencia de operaciones
Cargos de
respuestas a consultas / quejas / Correos
electrónicos
Cuando hayan consultas / quejas de partes no fiscalizadoras.
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PARTICIPACION Y CONSULTA
5.7 La participación y consulta en temas de Seguridad, Salud Ocupacional y Asuntos Ambientales, se efectuará a través de los representantes de los trabajadores en el comité y sub comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, los cuales deberán participar:
La identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles.
Los aspectos ambientales identificados en la matriz de aspectos.
La investigación de incidentes, desarrollo y revisión de las políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo, Inspecciones etc.
5.8 Los trabajadores serán informados a través de sus representantes sobre los acuerdos relacionados a su participación en el comité de Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. DOCUMENTACION ASOCIADA.
SSO-F-018 Comunicaciones Internas y Externas.