1 Implementación de un sistema de control interno para cartera e inventarios en la
empresa Casatronic S.A.S.
Javier Padilla Peñaranda
Universidad Autónoma de Bucaramanga Facultad de Contaduría Pública
Practicas Académicas Bucaramanga, 2011
2 Implementación de un sistema de control interno para cartera e inventarios en la
empresa Casatronic S.A.S.
Sandra Milena Pérez Ortiz Coordinadora de Practicas
Jorge Enrique Mantilla Medina Tutor de práctica
Javier Padilla Peñaranda
Universidad Autónoma de Bucaramanga Facultad de Contaduría Pública
Practicas Académicas Bucaramanga, 2011
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Presidente del Jurado
4 DEDICATORIA
A Dios por darme la salud, la sabiduría y la paciencia para lograr cada meta propuesta en mi vida.
A mis padres por sus enseñanzas, comprensión, amor, colaboración y ejemplo que me han dado en el transcurrir de mi vida y han hecho de mi el hombre que soy
A mi hijo quien día a día es un motivo para seguir adelante.
5 AGRADECIMIENTOS
A Jorge Enrique Mantilla Medina por sus enseñanzas, paciencia y orientación para terminar satisfactoriamente esta práctica académica.
A Elcy González Lozano por su apoyo, enseñanzas, por compartir sus conocimientos conmigo, y por estar siempre dispuesta a solucionar cada inquietud en el transcurso de mi práctica académica.
A Casatronic S.A.S, por haberme recibido, aceptado y acogido en su organización para llevar acabo mi práctica académica.
6 TABLA DE CONTENIDO
1 PLAN DE TRABAJO ... 8
2 DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO ... 21
3 INTRODUCCION ... 21
4 JUSTIFICACION ... 22
5 OBJETIVO GENERAL ... 23
5.1 Objetivos específicos ... 23
6 MARCO REFERENCIAL ... 24
7 DISEÑO METODOLOGICO ... 26
8 DESCRIPCION DE LA EMPRESA ... 27
8.1 Misión ... 27
8.2 Visión ... 27
8.3 Objetivos generales ... 27
8.4 Valores éticos ... 28
8.5 Competencia profesional ... 28
8.6 Productos o servicios ... 29
9 PROCESO DE CARTERA ... 31
9.1 Políticas de cartera ... 31
9.2 Responsabilidades del jefe de cartera ... 31
9.3 Alternativas de pago y aprobación del crédito ... 31
9.4 Requisitos para aprobación del crédito ... 32
9.4.1 Clientes ... 32
9.4.2 Credicontados ... 32
9.4.3 Crédito personal para empleados ... 32
9.4.4 Crédito personal para independientes ... 33
9.5 Ventas de contado ... 33
9.6 Ventas a crédito ... 34
9.7 Aprobación del crédito ... 35
9.8 Negación del crédito ... 35
9.9 Informe mensual de cartera ... 36
9.10 Análisis y evaluación de los proceso de cartera ... 36
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10 PROCESO DE INVENTARIO ... 38
10.1 Compra a proveedor ... 38
10.2 Devolución de mercancía a proveedor ... 38
10.3 Inventario físico sin faltantes ... 39
10.4 Inventarios físicos con faltantes... 40
10.5 Análisis y evaluación de los proceso de inventarios ... 41
11 CONCLUSIONES ... 42
11.1 Mejora ... 42
11.2 Conclusiones ... 42
11.3 Recomendaciones ... 43
12 GLOSARIO ... 44
13 BIBLIOGRAFIA ... 46
14 ANEXOS ... 47
14.1 LISTA DE ANEXOS ... 47
14.2 Anexo 2. Organigrama Casatronic S.A.S ... 47
14.3 Anexo 3. Matriz DOFA cartera ... 48
14.4 Anexo 4. Flujograma ventas a contado ... 49
14.5 Anexo 5. Flujograma ventas a crédito ... 50
14.6 Anexo 8. Listado de riesgos de cartera ... 51
14.7 Anexo 9. Documentos relacionados con cartera ... 55
14.8 Anexo 10. Matriz DOFA inventarios ... 63
14.9 Anexo 11. Flujograma compra a proveedor ... 64
14.10 Anexo 12. Flujograma devolución de mercancía a proveedor ... 65
14.11 Anexo 13. Flujograma inventario físico sin faltantes ... 66
14.12 Anexo 14. Listado de riesgos de inventarios ... 67
14.13 Anexo 15. Documentos relacionados con inventarios ... 70
8 1 PLAN DE TRABAJO
Plan de trabajo CASATRONIC S.A.S 1. TITULO
Implementación de un sistema de control interno para cartera e inventarios en la empresa Casatronic S.A.S.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
2.1 Situación problemática
La empresa Casatronic S.A.S no cuenta con un sistema de control interno el cual ayude en la dirección de los objetivos de la compañía y la consecución de las metas establecidas en su misión que ayude a minimizar cualquier dificultad que se presente en el camino.
Por lo cual se hace necesario un sistema de control interno, basado en el informe coso el cual pueda ayudar a la empresa a conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad, asegurar información financiera confiable y asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando perdida de reputación y otras consecuencias de tipo legal o social.
3. OBJETIVOS
3.1 Objetivo General
Diseñar un sistema de control interno para cartera e inventarios, el cual proporcione seguridad razonable a CASATRONIC S.A.S.
9 3.2 Objetivos Específicos
Conocer la misión, visión, estructura organizacional, productos y servicios de CASATRONIC S.A.S, para obtener un mayor conocimiento del negocio.
Conocer y obtener información acerca de los responsables y el proceso de cartera.
Conocer y obtener información acerca de los responsables y el proceso de inventarios.
Elaborar una descripción grafica de los procesos de cartera e inventarios que realiza CASATRONIC S.A.S, con el fin de permitir una compresión más rápida de los procesos.
Realizar una valoración de riesgos para establecer los controles internos adecuados basados en el informe COSO.
Dar las conclusiones del sistema de control interno de CASATRONIC S.A.S.
Dar las respectivas recomendaciones de acuerdo al nuevo sistema de control interno de CASATRONIC S.A.S.
Elaborar y entregar el diseño de sistema de control realizado a CASATRONIC S.A.S.
4. ALCANCE
Diseñar un sistema de control interno para cartera e inventarios, el cual proporciones seguridad razonable a CASATRONIC S.A.S
La entrega del diseño del sistema de control interno para CASATRONIC S.A.S, será el día 14 de noviembre, teniendo como duración 3 meses para su elaboración. Mi disponibilidad para la elaboración del manual es dos horas diaria y se trabajara en este día a día, para cumplir con el objetivo trazado.
10 5. JUSTIFICACIÓN
El Informe COSO es un documento que contiene las principales directivas para la implantación, gestión y control de un sistema de Control Interno. Debido a la gran aceptación de la que ha gozado, desde su publicación en 1992, el Informe COSO se ha convertido en el estándar de referencia en todo lo que concierne al Control Interno.
El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores violación a principios y normas contables, fiscales y tributarias.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Fundamentos teóricos:
El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia en las operaciones: Se orienta a los objetivos básicos de negocios de una entidad, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad.
Confiabilidad en la información financiera: Se relación con la preparación de los estados financieros publicados, confiables, incluyendo estados financieros intermedios y datos financieros seleccionados de tales estados, tales como ganancias realizadas, informadas públicamente.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables: se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que esta sujeta la entidad.
Tales categorías distintas pero interrelacionadas, orientan necesidades diferentes y permiten dirigir la atención para satisfacer necesidades separadas.
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¿Cuál es el objetivo de un sistema de control interno?
Tiene varios objetivos como:
Evitar o reducir fraudes.
Salvaguarda contra el desperdicio.
Salvaguarda contra la insuficiencia.
Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.
Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
Salvaguardar los activos de la empresa.
Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administración.
Por lo mencionado precedentemente podemos entonces definir ciertos conceptos fundamentales del control interno:
El control interno es un proceso, es un medio para alcanzar un fin.
Al control interno lo realizan las personas, no son solamente manuales de políticas y procedimientos, sino personas en cada nivel de organización.
El control interno sólo brinda un grado de seguridad razonable, no seguridad absoluta, a la administración y al consejo de una entidad.
El control interno tiene como fin facilitar el alcance de los objetivos de una organización.
Ahora bien resulta necesario ampliar y describir los conceptos fundamentales mencionados para lograr un mejor entendimiento del control interno.
Proceso
El control interno constituye una serie de acciones que se interrelacionan y se extienden a todas las actividades de una organización, éstas son inherentes a la gestión del negocio (actividades de una entidad). El control interno es parte y está integrado a los procesos de gestión básicos: planificación, ejecución y supervisión, y se encuentra entrelazado con las actividades operativas de una organización. Los
12 controles internos son más efectivos cuando forman parte de la esencia de una organización, cuando son "incorporados" e "internalizados" y no "añadidos".
La incorporación de los controles repercute directamente en la capacidad que tiene una organización para la obtención de los objetivos y la búsqueda de la calidad. La calidad está vinculada a la forma en que se gestionan y controlan los negocios, es por ello que el control interno suele ser esencial para que los programas de calidad tengan éxito.
Las personas
El control interno es llevado a cabo por las personas miembros de una organización, mediante sus acciones. Son las personas quienes establecen los objetivos de la organización e implantan los mecanismos de control.
Cada persona o miembro de una organización posee una historia y conocimientos únicos, como así también difieren sus necesidades y prioridades del resto. Esta realidad sin duda afecta y por otra parte se ve afectada por el control interno.
Seguridad razonable
El control interno por muy bien diseñado e implementado que esté, sólo puede brindar a la dirección un grado razonable de seguridad acerca de la consecución de los objetivos de la organización, esto se debe a que los objetivos se ven afectados por limitaciones que son inherente al sistema de control interno, como ser:
Decisiones erróneas.
Problemas en el funcionamiento del sistema como consecuencia de fallos humanos.
Colusión entre 2 o más empleados que permita burlar los controles establecidos.
13 Objetivos
Toda organización tiene una misión y visión, éstas determinan los objetivos y las estrategias necesarias para alcanzarlos. Los objetivos se pueden establecer para el conjunto de la organización o para determinadas actividades dentro de la misma.
Los objetivos se pueden categorizar:
Operacionales: utilización eficaz y eficiente de los recursos de una organización. (Por Ej. Rendimiento, Rentabilidad, Salvaguarda de activos, etc.)
Información financiera: preparación y publicación de estados financieros fiables.
Cumplimiento: todo lo referente al cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Del sistema de control interno puede esperarse que proporcione un grado razonable de seguridad acerca de la consecución de objetivos relacionados con la fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes.
Cabe aclarar que alcanzar los objetivos operacionales (por ejemplo el rendimiento sobre una inversión determinada, lanzamiento de nuevos productos, etc.) no siempre está bajo el control de una organización, dado que éste no puede prevenir acontecimientos externos que puedan evitar alcanzar las metas operativas propuestas.
El control interno sólo puede aportar un nivel razonable de seguridad sobre las acciones llevadas a cabo para su alcance.
Componentes
El control interno consta de cinco componentes que se encuentran interrelacionados entre sí, se derivan de la manera como la administración dirige un negocio, y están integrados en el proceso de administración. Tales componentes son:
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Ambiente de control: la esencia de cualquier negocio es su gente, sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia y el ambiente en que ella opera. La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.
Valoración de riesgos: La entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos. Debe señalar los objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades de manera que opere concertadamente. También debe establecer mecanismos para identificar, analizar y administrar los riesgos relacionados.
Actividades de control: Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que se están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración como necesarias para manejar los riesgos en la concesión de los objetivos de la entidad.
Información y comunicación: los sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.
Monitoreo: Deben monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen.
6. ACTIVIDADES A REALIZAR
Leer y obtener mayor información acerca del control interno.
Conocer el ambiente de control de CASATRONIC S.A.S, en cuanto a sus valores éticos, competencia profesional, estructura organizacional, y la asignación de responsabilidades.
Valoración de riesgos describiendo los objetivos generales y las estrategias claves que se han establecido en CASATRONIC S.A.S.
Diseñar actividades de control que permitan manejar los riesgos
Verificar que la información y comunicación del ente se esté dando de forma oportuna y fluya efectivamente.
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Monitorear las los sistemas de control interno con el fin de valorar la calidad del desempeño del sistema en el tiempo.
Preguntar y consultar acerca de los responsables y el proceso de cartera.
Preguntar y consultar acerca de los responsables y el proceso de inventarios.
Elaborar los flujogramas de los procesos de cartera e inventarios.
Analizar la operatividad de los controles existentes en cartera e inventarios.
Elaborar el listado de riesgos para cartera e inventarios.
Entregar el listado de riesgos a los responsables de cartera e inventarios.
Realizar una valoración de riesgos para establecer los nuevos controles internos adecuados.
Elaborar la matriz DOFA de Cartera e inventarios.
Hacer las respectivas conclusiones y recomendaciones de los procesos.
Elaborar el sistema de control interno de CASATRONIC S.A.S con la información obtenida.
7. RECURSOS PARA REALIZAR LA PRÁCTICA
Los recursos con los que cuento para realizar mi práctica académica en CASATRONIC S.A.S es:
Computador
Internet
Información por parte de los funcionarios
Comunicación celular
Acceso a los documentos de la empresa
16 Estos recursos hacen posible el desarrollo del plan de trabajo y la práctica con el fin de alcanzar el objetivo principal del plan de trabajo.
8. CRONOGRAMA
El diseño del sistema de control interno para CASATRONIC S.A.S tendrá una duración de 3 meses.
17 ACTIVIDADES
MESES
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
SEMANAS
4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2
Conocimiento de la misión, visión, estructura organizacional, productos y servicios de
CASATRONIC S.A.S
Lectura y documentación acerca
del control interno
CARTERA
Preguntar y consultar acerca del proceso de cartera y las responsabilidades que se están
llevando a cabo.
Elaborar el respectivo flujograma
Entregar el listado de riesgos de cartera para que sean diligenciados por el responsable
del proceso
18 Realizar el análisis de riesgos de
acuerdo a lo obtenido.
Elaborar la matriz DOFA del
proceso de cartera.
Hacer las respectivas conclusiones
y recomendaciones del proceso
Organizar los papeles de trabajo.
INVENTARIOS
Preguntar y consultar acerca del proceso de inventarios y las responsabilidades que se están
llevando a cabo.
Elaborar el respectivo flujograma
Entregar el listado de riesgos de cartera para que sean diligenciados por el responsable
del proceso
Realizar el análisis de riesgos de
acuerdo a lo obtenido.
Elaborar la matriz DOFA del
proceso de inventarios.
19 Hacer las respectivas conclusiones
y recomendaciones del proceso
Organizar los papeles de trabajo.
PROCESO FINAL
Reunir las conclusiones y recomendación hechas para el
informe de control interno
Documentar el sistema de control
interno para CASATRONIC S.A.S
20 9. BIBLIOGRAFÍA
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/ctinmegp.htm.
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no11/controlinterno.ht m.
http://212.9.83.4/auditoria/home.nsf/COSO_1!OpenPage
Blanco Luna Yanel, El proceso de la revisoría fiscal como auditoria integral, Año 1999.
Sánchez Walter, Control Interno conceptual y práctico. Segunda Edición.
Investigar Editores.
21 2 DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO
3 INTRODUCCION
El presente trabajo nace de la realización de mis prácticas académicas en la empresa Casatronic S.A.S, dedicada a la comercialización de artículos electrodomésticos, computadores, colchones y muebles para el hogar. Ofreciendo productos de alta calidad, concentrado su actividad en el área metropolitana de la capital Santandereana con el fin de prestar una excelente atención y satisfacer las necesidades de sus clientes.
Escogí la empresa Casatronic S.A.S con el fin de diseñar e implementar un sistema de control interno para cartera e inventarios, teniendo en cuenta que el control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores violación a principios y normas contables, fiscales y tributarias, aportando los conocimientos adquiridos en el transcurso de mi carrera.
Inicialmente en el trabajo se hace una descripción general de la empresa para la contextualización del lector. Seguidamente se lleva a cabo una observación de los procesos de cartera e inventarios que realiza la empresa con el fin de conocer las actividades que se desarrollan con el propósito de hacer un diagnostico de estos.
Se presenta también un análisis y evaluación de los procesos que se están llevando a cabo en la empresa Casatronic S.A.S en cartera e inventarios, como también la propuesta de actividades que permiten mejorar el proceso de cartera e inventarios.
22 4 JUSTIFICACION
Casatronic S.A.S no cuenta con un sistema de control interno en cartera e inventarios que de confiabilidad y razonabilidad, por lo cual se hace necesaria la implementación de un sistema de control interno con el cual se reduzcan los fraudes, se mejoren los procesos y se puedan alcanzar los objetivos.
La cartera es una de las variables más importantes que tiene una empresa para administrar su capital de trabajo. De la eficiencia como administre la cartera, el capital de trabajo y la liquidez de la empresa mejoran o empeoran. La gestión de cartera debe ser una política de primer orden en la empresa.
En Casatronic S.A.S el hecho de tener recursos acumulados en cartera, implica que la empresa para poder operar o pagar su proveedores debe recurrir a financiación externa que trae consigo una alto costo financiero, razón por la cual la gestión de la cartera debe ser coherente con la gestión de las cuentas por cobrar, o la política de clientes debe ser más favorable o cuanto menos igual que la política de proveedores.
En el sistema de control interno que se implementó en Casatronic S.AS, también se evaluaron los inventarios. La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.
El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores violación a principios y normas contable, fiscal y tributaria.
23 5 OBJETIVO GENERAL
Diseñar e implementar un sistema de control interno en cartera e inventarios en la empresa Casatronic S.A.S, el cual ayude en la dirección de los objetivos, la consecución de las metas establecidas en su misión y que ayude a minimizar cualquier dificultad que se presente en el camino en la empresa Casatronic S.A.S.
5.1 Objetivos específicos
Establecer procedimientos de control interno para cartera e inventarios.
Realizar un diagnostico de las diferentes actividades de cartera e inventarios para reducir los riesgos.
Determinar las debilidades y fortalezas en cartera e inventarios a fin de evaluar la eficiencia para recomendar las acciones correctivas y mejoras.
24 6 MARCO REFERENCIAL
El proceso de cuentas por cobrar, en la empresa Casatronic S.A.S, se refiere al control y cobro sobre las ventas que se realicen en esta. Actualmente existen controles pero no son muy confiables. Por esto se hace necesario crear un sistema de control interno, el cual sirva de guía y así mismo reduzca los niveles de riesgos.
La política general de crédito de una empresa se establece combinando una serie elementos cualitativos y cuantitativos, con el fin de alcanzar un propósito fundamental:
mantener un equilibrio adecuado entre el riesgo que se asume concediendo crédito y la rentabilidad obtenida sobre la inversión comprometida en dicho rubro.
Las cuentas por cobrar son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios.
A) Documentos por cobrar: Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar documentadas a través de letras, pagares u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales. Esta cuenta debe mostrarse rebajada de las estimaciones de deudores incobrables por este concepto y por los intereses no devengados por la sociedad.
En Casatronic S.A.S los inventarios no cuentan con controles que sean confiables.
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
Casatronic S.A.S está dedicada a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitará de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
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Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancías en tránsito
Mercancías en consignación
Inventario (final)
El método de valuación de Inventarios que usa Casatronic es:
Método Primero en Entrar, Primero en Salir:
Este método identificado también como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él.
Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una valuación del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario está integrado por las compras más recientes y esta valorizado a los costos también más recientes, la valorización sigue entonces la tendencia del mercado.
26 7 DISEÑO METODOLOGICO
El tipo de investigación que se utilizo para la realización de este trabajo fue descriptiva, porque inicialmente se identifico la problemática, se analizaron las causas a partir de mediciones y se observo que en cartera e inventarios no se ejerce un adecuado manejo y control.
Unidad de análisis: Para la realización del trabajo se conto con el personal administrativo de Casatronic S.A.S que consta de 4 personas.
Población: Estuvo conformada por el jefe de cartera, jefe de ventas, gerente, secretaria, que en total suman 4 personas.
Muestra: Se realizaron encuestas al personal de cartera e inventarios, para identificar riesgos.
En cuanto a los instrumentos: Las técnicas a utilizar para la realización del trabajo se presentan a continuación:
Entrevistas: Se entrevisto a siguiente personal: jefe de cartera, jefe de ventas, gerente, secretaria, asesores comerciales, para obtener información acerca de la cartera e inventarios de Casatronic S.A.S.
Observación participante: Con el propósito de verificar la veracidad de la información recibida en las entrevistas, y a partir de ellos, un diagnostico y posteriormente la investigación.
Encuestas: Se realizaron unas preguntas, con el fin de determinar los riesgos y las fallas que se estaban presentando en cartera e inventarios.
Del análisis de la información obtenida, de acuerdo con los datos recolectados, obtendremos un patrón de comportamiento que nos habrá de mostrar la carencia de técnica e importancia del adecuado manejo de cartera e inventario.
27 8 DESCRIPCION DE LA EMPRESA
8.1 Misión
Casatronic Ltda. Es una empresa dedicada a la comercialización de artículos electrodomésticos, computadores, colchones y muebles para el hogar. Ofreciendo productos de alta calidad, concentrado su actividad en el área metropolitana de la capital Santandereana con el fin de prestar una excelente atención y satisfacer las necesidades de nuestros clientes.
8.2 Visión
Para el 2015 Casatronic Ltda. Será la empresa comercializadora de electrodomésticos más competitiva y reconocida por su posicionamiento en la capital santandereana por la comercialización de sus productos y la satisfacción integral de sus clientes.
8.3 Objetivos generales
Ser líderes en la comercialización de artículos electrodomésticos, computadores, colchones y muebles para el hogar.
Generar y mantener en CASATRONIC S.A.S una cultura de servicio al cliente interno y externo.
Disponer del mejor portafolio de productos suministrados por proveedores que garanticen nuestra competitividad en el mercado.
Lograr un sistema de otorgamiento de crédito que garantice una cartera sana.
Lograr una mayor participación en el mercado.
Obtener una mayor rentabilidad que le permita a la CASATRONIC S.A.S competir eficientemente.
28 8.4 Valores éticos
ÉXITO: Construimos una empresa con liderazgo, excelencia y constancia en sus resultados, compuesta por personas con actitud positiva y triunfadora.
SERVICIO: Superar las expectativas de nuestros clientes internos y externos a través de una atención amable, confiable y oportuna.
RESPONSABILIDAD: Hacemos nuestra labor con efectividad, cumpliendo puntualmente con los objetivos y compromisos de CASATRONIC S.A.S
COMPAÑERISMO: Caracterizarnos por tener un equipo de trabajo con sentido de pertenencia, trabajo en equipo, compromiso con la organización, motivación e interés por el trabajo y que día a día estén compartiendo en armonía situaciones y conocimientos.
PUNTUALIDAD: En la entrega de los productos solicitados por nuestros clientes.
COMUNICACIÓN: Constante y efectiva, entre todos los miembros que formamos parte de la empresa, así como con nuestros proveedores y clientes.
CONFIANZA: En que realizaremos nuestras labores de la mejor manera, con la finalidad de satisfacer a cada uno de nuestros clientes.
8.5 Competencia profesional
Es el conjunto de conocimientos y capacidades que permitan el ejercicio de la actividad profesional conforme a las exigencias de la producción y el empleo.
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CARGO EDUCACION EXPERIENCIA
GERENTE Profesional Administrador de empresas, contador, carreras afines.
2 años
JEFE DE CARTERA Profesional Tecnólogo
Formación en
Finanzas o carreras afines.
1 – 2 años
AUXILIAR DE CARTERA
Estudiante - Tecnólogo
Formación en
Finanzas o carreras afines.
6 meses, 1 año
JEFE DE VENTAS Profesional - Tecnólogo
Administrador de empresas, ingeniero de mercados.
2 años
ASESORES COMERCIALES
Bachiller - Tecnólogo
Formación en
mercadeo.
1 año
CONTADOR Profesional Contador publico 2 años SECRETARIA Bachiller -
Tecnólogo
1 año
8.6 Productos o servicios
Portafolio de productos
El hombre de hoy busca cada día satisfacer sus necesidades básicas pero además busca obtener mayores beneficios, como la rapidez, la comodidad y la facilidad para satisfacerlas sin dejar de lado la tecnología.
CASATRONIC S.A.S es una organización que le ofrece a sus clientes las herramientas necesarias para la satisfacción de las necesidades básicas y dentro de su portafolio de productos ofrece:
Neveras
Estufas
Lavadoras
Televisores
Equipos de sonido
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Hornos microondas
Computadores
Muebles
Motocicletas
La empresa no solo se ha basado en la oferta de productos satisfactorios de necesidades sino que además se ha esmerado por
Ofrecer en su portafolio, marcas de reconocimiento y trayectoria en el mercado. A continuación presentamos el selecto grupo de marcas que hacen parte de nuestra empresa.
Espumas Santander
Samsung
Whirlpool
Sigma
Mabe
Haceb
Sony
Aiwa
Centrales
LG
Spring
31 9 PROCESO DE CARTERA
9.1 Políticas de cartera
Si el cliente no ha venido a cancelar dentro de los tres días posteriores al vencimiento de la cuota se procede a llamar para acordar nueva fecha de pago.
Cuando un cliente tenga dos cuotas en mora se enviara carta de cobro pre jurídico y se reportara negativamente en las centrales de Información.
Cuando un cliente tenga tres cuotas en mora se enviara carta de cobro jurídico dándole un plazo de tres días hábiles para lograr un acuerdo, si transcurrido este periodo no se logra ningún acuerdo se enviaran los papeles a la firma de abogados.
9.2 Responsabilidades del jefe de cartera
Velar porque la cartera permanezca dentro de los niveles razonables de morosidad.
Llamar periódicamente a los clientes para recordar el pago de la cuota
Verificar el formato de referencias de los clientes en la forma más completa posible.
Elaborar el listado de cartera por edades.
Elaborar políticas de crédito.
Elaborar los recibos de cobro.
Programar los cobros de los clientes a domicilio.
Recaudar los dineros.
9.3 Alternativas de pago y aprobación del crédito
Las siguientes son las alternativas de pago que ofrece CASATRONIC S.A.S:
Efectivo
Cheques al día
Tarjeta débito
Tarjeta crédito
Transferencia electrónica
32 Aprobación del Crédito
La aprobación del Crédito está a cargo tanto del Jefe de Cartera como del Gerente General de la Empresa, con base en montos establecidos.
9.4 Requisitos para aprobación del crédito 9.4.1 Clientes
Son los clientes que tienen historia de crédito positiva en CASATRONIC S.A.S, a los cuales se les da un crédito preaprobado, previa actualización de información.
Requisitos Clientes CASATRONIC S.A.S:
Diligenciar solicitud de crédito y pagaré actualizando la información del cliente Fotocopia ampliada de la cédula
Sin codeudor
Plazo de 0 a 18 meses
9.4.2 Credicontados
Son créditos otorgados de 1 hasta 6 meses.
Requisitos Credicontados:
Tienen como respaldo un pagaré firmado.
9.4.3 Crédito personal para empleados
Son créditos otorgados de 1 hasta 18 meses. Su cuota inicial es del 10% del total del negocio.
Requisitos Crédito Personal:
Se diligencia una solicitud de crédito y se firma un pagaré.
Edad: de 18 a 67 años.
33 Para empleados:
Si el pago es quincenal los dos últimos recibos del mismo mes o un solo recibo si el pago es mensual.
Certificación laboral
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
9.4.4 Crédito personal para independientes
Requisitos crédito personal para independientes:
Certificado Cámara de Comercio vigente.
Para independientes no registrados, fotocopias de las facturas de compras o ventas que realiza para surtir el negocio. Facturas regidas por la DIAN.
Si maneja extractos bancarios, fotocopia de los 3 últimos extractos bancarios.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
9.5 Ventas de contado
CLIENTE: Solicita la mercancía al vendedor del almacén
VENDEDOR: Verifica la existencia de la mercancía en el almacén o en la bodega y procede a elaborar la nota de pedido, la cual debe contener el nombre del cliente, dirección, teléfono y descripción del articulo y la pasa a la secretaria.
SECRETARIA: Elabora el recibo de pago en original y dos copias. Recibe el dinero y registra el recibo de pago en caja colocando sello y firma; entrega al cliente el original.
Pasa al administrador del almacén para aprobación.
ADMINISTRADOR: Revisa y aprueba la orden de entrega y la devuelve a la secretaria.
SECRETARIA: Entrega al transportador original y copia de la orden.
34 DESPACHADOR DE BODEGA: Recibe del transportador la orden de entrega (original y copia) para preparar la mercancía; revisa y entrega la mercancía al transportador junto con la copia de la orden de entrega, solicitando la firma original de la orden.
TRANSPORTADOR: Firma el original de la orden de entrega y se dirige a la dirección indicada por el cliente.
CLIENTE: Recibe la mercancía y firma la copia de la orden.
9.6 Ventas a crédito
CLIENTE: Solicita la mercancía al vendedor del almacén.
VENDEDOR: Verifica la existencia de la mercancía y presenta el cliente las diferentes modalidades de crédito que tiene CASATRONIC S.A.S informándole sobre el valor de las cuotas y la cuota inicial.
Posteriormente procede a elaborar la nota de pedido, colocando nombre del cliente, dirección, teléfono, descripción del artículo, y diligencia las solicitudes de crédito de deudor y codeudores solicitando al cliente toda la documentación necesaria para la aprobación del crédito. Cuando se encuentre completo, pasa los documentos al administrador para su aprobación.
ADMINISTRADOR: Analiza el crédito, realiza referenciación interna y externa y lo aprueba o rechaza según el reglamento de crédito y normas de CASATRONIC S.A.S, luego lo envía a la secretaria.
SECRETARIA: Recibe el crédito aprobado, elabora el recibo de cuota inicial en original y dos copias.
Recibe el dinero y registra el recibo en caja colocando sello y firma; entrega al cliente el original y la copia, y guarda la otra copia para el cuadre diario y posterior envió a contabilidad.
JEFE DE CARTERA: Recibe los documentos del crédito para registrar en las cuentas por cobrar de CASATRONIC S.A.S y crear la respectiva tarjeta de cobro.
35 SECRETARIA: Elabora la orden de entrega en original y dos copias, entrega al transportador el original y la copia de la orden de entrega.
DESPACHADOR: Recibe del transportador la orden de entrega (original y copia) para preparar la mercancía; revisa la mercancía y la entrega al transportador con la copia de la orden de entrega, solicitando la firma en el original de la orden.
TRANSPORTADOR: Firma el original de la orden de entrega y se dirige a la dirección indicada por el cliente.
CLIENTE: Recibe la mercancía y firma la copia de la orden de entrega.
9.7 Aprobación del crédito
1. Recepción del formato de crédito diligenciado en su totalidad por parte del Departamento Comercial.
2. Se verifica la información de la solicitud (llamadas a referencias y carta laboral).
3. Se realiza la consulta a las centrales de información.
4. Se aprueba el crédito si cumple con las condiciones.
5. Se pasa el pedido para ser facturado.
6. Se elabora la tarjeta de cobro.
7. Se coloca dentro de las demás tarjetas de cobro en la fecha que corresponde.
8. Dentro de los cinco primeros días del mes se saca el listado de cartera y se elabora el informe por edades.
9. Dentro de los cinco primeros días del mes se reportan a las centrales de información el estado de los créditos con corte al último día del mes anterior.
9.8 Negación del crédito
1. Recepción del formato de crédito diligenciado en su totalidad por parte del Departamento Comercial.
2. Se verifica la información de la solicitud (llamadas a referencias y carta laboral).
3. Se realiza la consulta a las centrales de información.
4. Si la actividad 2 y 3 no se aprueba, se devuelven los documentos al cliente, se inicia de nuevo en la actividad 1 o se rechaza el crédito a juicio del analista.
36 5. Si la actividad 2 y 3 se aprueba, se pasa el pedido para ser facturado.
6. Se elabora la tarjeta de cobro.
7. Se coloca dentro de las demás tarjetas de cobro en la fecha que corresponde.
8. Dentro de los cinco primeros días del mes se saca el listado de cartera y se elabora el informe por edades.
9. Dentro de los cinco primeros días del mes se reportan a las centrales de información el estado de los créditos con corte al último día del mes anterior.
9.9 Informe mensual de cartera
El jefe de cartera enviará mensualmente un informe de cartera que contendrá lo siguiente:
Un análisis de las cuentas que se encuentren en el departamento jurídico.
Un listado de la cartera por edades.
Un proyecto de recaudos para el mes en curso.
Un listado de la cuentas de difícil recaudo que estén a punto de enviarse a la oficina jurídica.
9.10 Análisis y evaluación de los proceso de cartera
Del análisis realizado al proceso de cartera de Casatronic S.A.S obtendremos conclusiones acerca del grado de interdependencia con que trabajan los varios departamentos, si los procedimientos empleados son efectivos desde el punto de vista de ofrecer protección adecuada a la empresa contra negligencia o fraude.
Se pudo observar que Casatronic S.A.S no cuenta con un manual de procedimientos que describa los procesos y así mismo las funciones de cada responsable. Al no tener definidas las funciones, cualquier persona puede realizar una actividad para la que no está capacitada y sobre la cual no tendría ninguna responsabilidad ó existirían muchos responsables para esa labor.
37 En las órdenes de despachos se debe asegurar que las cantidades incluidas en la salida son correctas, que la referencia de mercancía es la misma indicada en la orden de salida, que los números de seriales coincidan y que ninguna mercancía puede ser despachada sin la debida autorización. Una vez completadas las órdenes de salida, las cuales deben mostrar evidencia de que los procedimientos establecidos en el departamento de despacho han sido cumplidos, deben ser enviadas para su facturación directamente a empleados que no participan en el registro de las obligaciones de clientes, actualmente en Casatronic S.A.S no se está llevando a cabo estos controles.
En Casatronic S.A.S se cuenta con el servicio de mercancía bajo “pago contra entrega” que consiste en que las mercancías saldrán de la empresa antes de que el efectivo sea recibido. Sin embargo, se deposita confianza en quien efectúa la entrega, ya sea un empleado de la misma empresa, un camionero ajeno al negocio, una compañía de entregas comerciales o el servicio de correo.
La empresa no consigna intactos los dineros recibidos en el día producto de las operaciones lo cual crea un riesgo alto de que estos puedan ser hurtados o sustraídos del establecimiento en cualquier momento.
Analizado el proceso de cartera en Casatronic S.A.S entraremos a analizar y evaluar el proceso de inventarios.
38 10 PROCESO DE INVENTARIO
10.1 Compra a proveedor
Es la factura o remisión (original y copia) que envía el proveedor y debe llegar con la mercancía que entra a bodega.
PROVEEDOR: Envía la mercancía solicitada por el gerente junto con la remisión en original y copia.
TRANSPORTADOR: Traslada la mercancía a la bodega de electrodomésticos.
DESPACHADOR DE BODEGA: Revisa con la remisión del proveedor la mercancía en cantidad, estado y referencia. Ubica la mercancía en el sitio que corresponde y firma la remisión en original y copia.
TRANSPORTADOR: Recibe la copia de la remisión firmada y se retira de la bodega.
DESPACHADOR DE BODEGA: Entrega la remisión original junto con la factura a la secretaria para que sea cargada en el sistema.
SECRETARIA: Recibe la factura, confronta los costos de la mercancía junto con el número de unidades, de acuerdo a las órdenes de compra realizadas.
A cada de factura se le coloca el numero de documento con el cual ingreso al sistema.
10.2 Devolución de mercancía a proveedor
Esta transacción es creada en el sistema en el momento en que el proveedor nos va a recibir mercancía por problemas técnicos de fábrica.
DESPACHADOR DE BODEGA: Prepara la mercancía.
PROVEEDOR: Envía la empresa de transportes con una autorización para recoger la mercancía a devolver.
TRANSPORTADOR: Revisa la mercancía, confirma con la autorización y se lleva la mercancía.
39 DESPACHADOR DE BODEGA: Firma la autorización de la entrega de la mercancía.
TRANSPORTADOR: Entrega al proveedor la copia de la autorización firmada; solicita la firma en la copia de la autorización confirmando el recibido de la mercancía.
PROVEEDOR: Recibe la mercancía junto con el original del memorando. Pasados quince días (15), envían nota de contabilidad acreditando la cuenta.
SECRETARIA: Recibe la nota crédito enviada por el proveedor; revisa que concuerde en cantidad y valor (precio de compra) con la DEVOLUCION A PROVEEDOR anteriormente efectuada; y la aplica a la próxima factura por pagar.
10.3 Inventario físico sin faltantes
En Casatronic S.A.S se realiza un informe mensual de inventarios.
Después de realizar el cierre de facturación se envían a 2 vendedores para que realicen el conteo físico de la mercancía en existencia.
VENDEDOR: Ingresa a la bodega, realiza el conteo físico de la mercancía.
Registrando en una hoja la referencia y unidades de cada artículo.
Después se dirigen al almacén para hacer el conteo de las unidades que se encuentran en exhibición.
SECRETARIA: Recibe la planilla de inventarios elaborada por los vendedores.
Posteriormente imprime el kardex del sistema.
Teniendo la planilla de inventarios elaborada por los vendedores y el kardex del sistema, compara las existencias.
GERENTE: Recibe de la secretaria las dos planilla (hojas de inventarios y kardex) verifica, y firma.
SECRETARIA: Recibe las planillas firmadas, firma y archiva.
40 10.4 Inventarios físicos con faltantes
1) Si se encuentran diferencias, se verifica:
Errores en facturación
Ordenes de salida
Ordenes de pedido
Planilla de inventarios
Error en facturación
Se buscan las facturas, mirando las referencias y cantidades, se corrige la factura y se archiva.
Ordenes de salida
Se miran las órdenes de salida, verificando que la mercancía que se haya enviado, sea la que se dio de baja en el inventario.
Ordenes de pedido
Se verifica que la mercancía que ingreso al almacén este en el sistema, en caso de que este sea el faltante, se procede a facturar la mercancía.
Planilla de inventarios
Se realiza nuevamente el conteo de la mercancía que hay en bodega y la que está en exhibición en el almacén, se corrige la planilla y se archiva.
NOTA: Si no se encuentra la diferencia verificando errores en facturación, órdenes de salida, órdenes de pedido, planilla de inventarios, se da por extraviada la mercancía.
41 10.5 Análisis y evaluación de los proceso de inventarios
Casatronic S.A.S es una empresa comercial, que tiene como base la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
El inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
En Casatronic S.A.S el inventario no es muy numeroso, lo cual hace facilita el control del mismo. Manejan una amplio portafolio de proveedores, lo cual les permite tener variedad de productos y así mismo en el momento que no se tenga le producto disponible para el cliente, se busca la forma de encontrarlo para satisfacer la necesidad del mismo.
Es importante resaltar que en Casatronic S.A.S no se cuenta con una persona encargada del despacho de la mercancía cuando esta lista para la salida del almacén y entrega al cliente, esto podría acarrear perdida de mercancía.
Las políticas de inventarios en Casatronic S.A.S no están definidas por esto se hace más complejo el control de los inventarios y dificulta el conocimiento de las existencias.
Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:
1.- Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.
2.- A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.
42 11 CONCLUSIONES
11.1 Mejora
La numeración en las órdenes de salida facilitan control de los inventarios evitando que alguna mercancía quede sin facturar.
La función de facturación debe estar separada de la de cobranzas para que ningún empleado tenga oportunidad de manipular cobros de clientes y encubrir el hecho mediante la manipulación de las facturas.
El personal del departamento de créditos, por lo tanto, no debe tomar parte en funciones relacionadas con las ventas, con las cuentas a cobrar o con la caja, puesto que en la ausencia de tal segregación podrían:
1. Aprobar una venta a un cliente cuyo crédito no fuera satisfactorio, y en el caso de que la cuenta se atrasara, esconder este hecho manipulando los libros de cuentas a cobrar por encubrir el error.
2. Apropiarse de remesas de clientes y esconder la irregularidad suprimiendo las gestiones de cobro y los avisos de atraso en el pago.
Adoptarse la práctica de enviar a los clientes extractos de cuenta mensualmente o hacer circularizaciones periódicas de las cuentas de clientes a base de pruebas.
Los empleados de los departamento de cuentas por cobrar y facturación no deben tener acceso a los cobros recibidos.
Crear un formato para el conteo físico de inventarios que permita un orden, seguridad y claridad a la hora de realizar el inventario físico.
11.2 Conclusiones
Casatronic S.A.S no cuenta con una adecuada segregación de funciones lo que hace que sea más propensa a un fraude por parte de los encargados de los distintos procesos.
43
Se identificaron los posibles riesgos al no tener un adecuado manejo en cartera.
Se analizaron evaluaron los diferentes procesos llevado a cabo en cartera e inventarios.
Se observo que el nivel de inventarios que tiene la empresa es pequeño en relación a sus ventas, lo que haría que en determinado momento no se pudiera cumplir con la demanda en ventas.
Los directivos de la empresa están interesados en que todas las recomendación aquí plasmadas sean llevadas a cabo para poder optimizar los recursos de la compañía.
Es importante que las empresas tengan manual de funciones y procedimientos pues ayudan a que el personal tenga una idea clara de lo que tiene que realizar y cumplir, se evita que cuando un empleado se retire, el proceso de inducción del nuevo empleado sea más corto.
11.3 Recomendaciones
Las ordenes de salida una vez completas no deben estar accesibles a personas que las inicien antes de que la factura sea hecha y enviada, puesto que ello dará la oportunidad de ordenar una salida y falsear la factura correspondiente dejando así la puerta abierta para arreglos deshonestos con el cliente.
Es importante mantener un nivel optimo en el nivel de inventarios Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas.
Deben prepararse órdenes de entrega por escrito, las cuales deberán aprobarse por un empleado responsable con conocimiento de a dónde va dirigida la mercancía, la cantidad y referencia de los productos pedidos y que estos concuerden con lo requerido. Si las órdenes de entrega son aprobadas por un empleado que no conoce esta información, la aprobación es superficial y se pueden presentar errores en la entrega de la mercancía.
44 12 GLOSARIO
Abonar: Acreditar. Asentar en las cuentas corrientes las partidas que corresponden al haber. Pagar una cuota o una cantidad de dinero que se debe.
Abono: Anotación registrada en el Haber de una cuenta.
Actividades de control: Son procedimientos que ayudan a asegurar que las políticas de la dirección se lleven a cabo, y deben estar relacionadas con los riesgos que ha determinado y asume la dirección. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos, conociendo los riesgos se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.
Activo: Un recurso económico propiedad del negocio que se espera produzca beneficios en el futuro.
Análisis DOFA: Caracterización del entorno y la empresa que analiza de manera conjunta: amenazas, oportunidades, fortalezas y oportunidades.
Cardex: Registro de entradas y salidas, o cualquier otro registro contable.
Cartera: Designación genérica que comprende los valores o efectos comerciales y documentos a cargo de clientes que forman parte del activo circulante de una empresa comercial, de un banco o de una sociedad en general.
Codeudor: Persona que firma un préstamo o una tarjeta de crédito con el solicitante principal, comprometiéndose a ser responsable de pagar el préstamo o la deuda en caso de que el solicitante no pueda hacerlo.
Comprobante: Documento que sirve de prueba de un desembolso en efectivo;
ejemplos: una factura pagada, un cheque cancelado, un recibo.
45 Control interno: Es un conjunto de áreas funcionales en una Empresa y de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la empresa.
Crédito: Devolución en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido según las condiciones establecidas para dicho préstamo más los intereses devengados, seguros y costos asociados si los hubiera.
Cuentas por cobrar: Un activo, una promesa de recibir efectivo de los clientes a quienes el negocio les ha vendido mercancías o prestado un servicio, documentado por escrito mediante una factura emitida.
Cheque: Documento mercantil en el que se da un derecho a cobro de una cantidad bien a una persona o entidad determinada, bien al portador.
Flujograma: Representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva.
Inventarios: Conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados.
Pagare: Documento que contiene la promesa incondicional de una persona - denominada suscriptora-, de que pagará a una segunda persona -llamada beneficiaria o tenedora-, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo.
Rentabilidad: Es el rendimiento que generan los activos puestos en operación. La tasa de rendimiento es el porcentaje de utilidad en un periodo determinado.
Transferencia electrónica: Es la forma de traspasar fondos de una cuenta a otra a través de un servidor autorizado.
46 13 BIBLIOGRAFIA
FUENTES SECUNDARIAS
Blanco Luna Yanel, El proceso de la revisoría fiscal como auditoria integral, Año 1999.
Sánchez Walter, Control Interno conceptual y práctico. Segunda Edición.
Investigar Editores, 2006.
FUENTES ELECTRONICAS
[Internet] Disponible en: http://www.gerencie.com/rotacion-de-cartera.html, Junio 13 de 2010.
[Internet] Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.sht
Aguilar Mario, Publicado: 20 de Abril de 2005. [Internet] Disponible en:
http://www.mailxmail.com/curso-como-controlar-inventario/importancia-control- inventarios
Bonilla Carrera Carmen Cecilia, [Internet] Disponible en:
http://www.gerencie.com/el-informe-coso.html
Gómez E. Giovanny, Auditoría y control interno, Mayo de 2001. [Internet]
Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no11/controlinterno.htm.
González María Elena, Auditoría y control interno, Mayo de 2002. [Internet]
Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/ctinmegp.htm
47 14 ANEXOS
14.1 LISTA DE ANEXOS
14.2 Anexo 2. Organigrama Casatronic S.A.S
48 14.3 Anexo 3. Matriz DOFA cartera
DEBILIDADES
1. Bases de datos: información de clientes: Inexacta, incompleta, sin verificar.
2. Incumplimiento por parte de los clientes en las fechas pactadas para el pago de las cuotas.
OPORTUNIDADES
1. Facilidad del uso de medios electrónicos de la banca para recaudar.
2. La oferta de seminarios de
capacitación para la
administración de la cartera – cuentas por cobrar.
3. El uso de los distintos centros de conciliación para las cuentas de difícil de cobro.
FORTALEZAS
1. Implementación de un software de cartera, que facilita al proceso un sistema de información más dinámico y moderno.
2. Reuniones mensuales para el análisis de cartera vencida.
3. Información mensual al asesor comercial sobre cartera vencida para apoyo de gestión de recuperación.
4. Recaudo de las cuotas a domicilio para los clientes.
5. Constante contacto con el cliente para informarle sobre su estado de cuenta.
AMENAZAS
1. El incremento en el costo de vida, puede afectar la capacidad de pago de algunos clientes.
2. Falta de estabilidad laboral de los clientes.
3. Los procesos jurídicos en nuestro país son muy lentos, lo que hace que los recaudos de las cuentas que se envían a cobro jurídico sean muy demorado.
49 14.4 Anexo 4. Flujograma ventas a contado
INICIO
CLIENTE
Solicitar la mercancía
al vendedor
VENDEDOR
Verifica existencia
de la mercancía
en la bodega.
SECRETARIA
Recibo de pago en original y dos copias
Recibe el dinero y registra el
recibo de pago.
ADMINISTRADOR
SECRETARIA
Entrega al transportador original y copia de la orden.
DESPACHADOR
Recibe del transportador la orden de entrega (original y copia)
Prepara, revisa y entrega la mercancía.
TRANSPORTADOR
Nota del pedido.
Revisa y aprueba la orden de entrega.
Prepara, revisa y entrega la mercancía.
Firma la original de la orden de entrega y se dirige a la dirección del cliente.
CLIENTE
Recibe la mercancía y firma la orden de entrega
50 14.5 Anexo 5. Flujograma ventas a crédito
INICIO
CLIENTE
Solicitar la mercancía al vendedor
VENDEDOR
Verifica existencia de la
mercancía y presenta las modalidades de crédito que tiene CASATRONIC
S.A.S
SECRETARIA
Recibo de pago de cuota inicial en original y dos copias
SECRETARIA
Entrega al transportador original y copia de la orden.
DESPACHADOR
Recibe del transportador la orden de entrega (original y copia)
Prepara, revisa y entrega la mercancía.
TRANSPORTADOR
Nota del pedido.
Analiza el crédito.
Prepara, revisa y entrega la mercancía.
Firma la original de la orden de entrega y se dirige a la dirección del cliente.
CLIENTE
Recibe la mercancía y firma la orden de entrega ADMINISTRADOR
JEFE DE CARTERA
Documentos del crédito para registrar en las cuentas por cobrar de CASATRONIC S.A.S y crear la tarjeta de cobro.
51 14.6 Anexo 8. Listado de riesgos de cartera
52
53
54
55 14.7 Anexo 9. Documentos relacionados con cartera
1. Autorización para consulta y reportes a centrales de información.
56 2. Carta de autorización para el diligenciamiento del pagare.
57 3. Pagare
58 4. Solicitud de crédito
59 5. Cartera clientes por edades vencida
60 6. Recibo de caja cobrador
61 7. Tarjeta de cobro
62 8. Recibo de cobro
63 14.8 Anexo 10. Matriz DOFA inventarios
DEBILIDADES
1. No están claramente definidas las funciones, responsables de manejo, registro, custodia de inventarios.
2. No existen políticas claras sobre la rotación de inventarios
3. Falta de consecutivos para identificar ordenes de salida de la mercancía.
4. Se preparan instrucciones escritas como guía para aquellos empleados que llevan a cabo los inventarios físicos.
OPORTUNIDADES
1. La entrada en vigencia del (Tratado de Libre Comercio) TLC, produciría una reducción de costos en los inventarios.
2. El fortalecimiento de la banca permite un mayor acceso al crédito.
3. Los incentivos por parte de los proveedores permiten una mayor rotación de los inventarios.
FORTALEZAS
1. Se cuenta con una amplia red de proveedores, lo que permite que en caso de que no se encuentre el producto en el inventario se encuentra en el menor tiempo posible.
2. Al trabajar con poco inventario se puede aprovechar cualquier descuento adicional o promoción que saque un proveedor.
4. Existe un constante apoyo por parte de los proveedores para evacuar las mercancías que tienen poca rotación.
AMENAZAS
1. La entrada en vigencia del (Tratado de Libre Comercio) TLC, produciría incertidumbre en los compradores, esperando una reducción de precios.
2. Posible pérdida de mercancía al ser entregada en sectores con altos índices de inseguridad.
3. El mal estado de la malla vial nacional no permite que los productos lleguen dentro de los plazos esperados.
64 14.9 Anexo 11. Flujograma compra a proveedor
INICIO
PROVEEDOR
Envía la mercancía
solicitada
TRANSPORTADOR
Traslada la mercancía a
la bodega
DESPACHADOR DE BODEGA
Revisa con la remisión la mercancía en cantidad, estado y referencia.
Ubica la
mercancía, firma la remisión en original y copia.
TRANSPORTADOR
SECRETARIA
Confronta los costos de la mercancía junto con el número de unidades, de acuerdo a las órdenes de compra realizadas.
Recibe copia de la remisión firmada y se retira de la bodega.
Envía la remisión con original y copia
A cada de factura se le coloca el numero de documento con el cual ingreso al sistema.
.
DESPACHADOR DE BODEGA
Entrega la remisión original junto con la factura a la secretaria
65 14.10 Anexo 12. Flujograma devolución de mercancía a proveedor
INICIO
DESPACHADOR DE BODEGA
Prepara la mercancía
TRANSPORTADOR
Revisa mercancía, confirma con la autorización y se lleva el producto.
DESPACHADOR DE BODEGA
Firma la autorización de la entrega de la mercancía.
TRANSPORTADOR
SECRETARIA
Revisa que la nota crédito concuerde en cantidad y valor (precio de compra) con la DEVOLUCION A PROVEEDOR y la aplica a la próxima factura por pagar.
PROVEEDOR
PROVEEDOR
Envía transportador con autorización para recoger la mercancía a devolver.
Entrega al proveedor la copia de la autorización firmada
PROVEEDOR
Firma en la copia de la autorización, confirmando el recibido de la mercancía.
Envía nota de contabilidad, acreditando la cuenta
66 14.11 Anexo 13. Flujograma inventario físico sin faltantes
INICIO
VENDEDOR
Ingresa a la bodega, realiza
el conteo físico de la mercancía.
Realiza el conteo de las unidades que se encuentran en exhibición en el almacén.
SECRETARIA
SECRETARIA GERENTE
Recibe de la secretaria las dos planilla (hojas de inventarios y kardex) verifica, y firma.
Registra la referencia y unidades de cada artículo.
Registra la referencia y unidades de
