UNIVERSIDAD PRIVADA DE TACNA
ESCUELA DE POSTGRADO
MAESTRÍA EN GESTIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS
INCIDENCIA DEL CONTROL EN LA EFICIENCIA DE COMPRAS DIRECTAS EN LA ZONA REGISTRAL N° XIII – SEDE
TACNA. 2016
TESIS
Presentada por:
C.P.C. FREDDY SILVERIO COPA COLQUE
Para Obtener el Grado Académico de:
MAESTRO EN GESTIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS
TACNA – PERÚ 2017
DEDICATORIA
A Dios por las bendiciones que me dio, y poner a las personas en mi camino, que gracias al apoyo de ellos me dieron fuerzas para seguir a delante.
A mí querida esposa Mirtha, a mis amados hijos Junior, Jackeline, Walter y Mirthafé, quienes constituyen mi fortaleza para alcanzar mis objetivos.
A mis Padres, que desde el cielo iluminan y guían mis pasos.
AGRADECIMIENTO:
A las autoridades y catedráticos de la Universidad Privada de Tacna, por permitirme progresar profesionalmente, haberme guiado y asesorado con la culminación exitosa de mi investigación.
Freddy Silverio
CONTENIDO
DEDICATORIA ... I AGRADECIMIENTO: ...II ÍNDICE DE TABLAS ... V ÍNDICE DE FIGURAS ... IX RESUMEN ... XIII ABSTRACT ... XIV
INTRODUCCIÓN ...1
CAPÍTULO I: 3 EL PROBLEMA ...3
1.1 Planteamiento del problema ...3
1.2 Formulación del problema...5
1.2.1. Problema principal ...5
1.2.2. Problemas secundarios ...5
1.3 Justificación e importancia de la investigación ...5
1.3.1. Importancia de la Investigación ...6
1.4 Objetivos de la investigación ...6
1.4.1. Objetivo General ...6
1.4.2. Objetivo Específicos...7
1.5 Conceptos básicos ...7
1.6 Antecedentes de la investigación ...9
CAPÍTULO II: FUNDAMENTO TEÓRICO CIENTÍFICO ...14
2.1 Control ...14
2.1.1. Control Gubernamental ...14
2.2 La institución Zona Registral N° XIII – Sede Tacna ...47
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO ...49
3.1. Hipótesis ...49
3.1.1. Hipótesis General ...49
3.1.2. Hipótesis Específicas ...49
3.2. Variables ...49
3.2.1. Variable Dependiente ...49
3.2.2. Identificación de la Variable Independiente ...50
3.3. Tipo de investigación ...50
3.4. Diseño de la investigación ...50
3.5. Ámbito de estudio ...50
3.6. Población y muestra ...51
3.6.1. Unidad de Estudio ...51
3.6.2. Población ...51
3.6.3. Muestra ...51
3.6.4. Estratificación de la muestra ...52
3.7. Técnicas e instrumentos ...52
3.7.1. Técnicas ...52
3.7.2. Instrumentos...52
3.7.3. Validación de instrumentos ...52
CAPÍTULO IV: RESULTADOS ...53
4.1. Descripción del trabajo de campo...53
4.2. Diseño de la presentación de los resultados ...53
4.2.1. Presentación de los resultados ...53
4.3. Prueba estadística:...84
4.4. COMPROBACIÓN DE HIPÓTESIS ...90
4.4.1. COMPROBACIÓN DE HIPÓTESIS ESPECÍFICA “a” ...90
4.4.2. Comprobación de hipótesis específica “b” ...91
4.4.3. Verificación de la hipótesis general ...93
4.4.4. Discusión de resultados ...94
CAPITULO V: CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS ...96
5.1 Conclusiones ...96
5.2 Sugerencias...98
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...99
ANEXOS ... 101
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 3.1: Población Informante. 51
Tabla 3.2: Estratificación de la muestra. 52
Tabla 4.1: En las compras directas se espera de quienes participan sean funcionarios públicos o proveedores - un comportamiento leal y respetuoso de las normas.
54
Tabla 4.2: En las compras directas se garantiza que ofrezca oportunidades reales y justas de participación.
55 Tabla 4.3: En las compras directas se informa la fecha de su
registro y el estado en que se encuentra dicha contratación.
56
Tabla 4.4: En las compras directas la información contiene el monto total de la contratación efectuada, independientemente de si agrupa diferentes ítems.
57
Tabla 4.5: En las compras directas la celebración de los contratos siguen procedimientos obligatorios establecidos por normas constitucionales, legislativas y reglamentarias.
58
Tabla 4.6: La entidad cuenta con directiva que norme el procedimiento para las contrataciones por montos iguales o menores a tres (8) UIT-s.
59
Tabla 4.7: Los criterios para determinar cuál es el proceso de selección a seguir en cada caso, son varios que actúan complementariamente entre sí.
60
Tabla 4.8: La normativa que regula el procedimiento para las compras directas por montos iguales o menores a tres unidades impositivas tributarias (8) UIT-s, carecen de supervisión por parte del Órgano de Control Institucional (OCI), dado que no existe ningún pro.
61
Tabla 4.9: Se ha establecido la obligación de las entidades de aprobar, publicar y comunicar su Plan Anual de Contrataciones.
62
Tabla 4.10: Se ha establecido un instrumento de gestión para la entidad como fuente de información para los proveedores acerca de las necesidades de las entidades en materia de contratación.
63
Tabla 4.11: Las compras directas facilitan la administración pública el cumplimiento de la Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
64
Tabla 4.12: Las compras directas reducen el número de procesos competitivos.
65
Tabla 4.13: En las compras directas se tiene elaborado su propio procedimiento con el fin de garantizar que se efectúen las compras directas en condiciones de eficacia.
66
Tabla 4.14: Los procedimientos en las compras directas permiten a la administración pública comprar de forma eficiente, económica y oportuna para satisfacer adecuadamente las necesidades y metas trazadas.
67
Tabla 4.15: Los procedimientos en las compras directas permiten a la administración pública comprar de forma eficiente, económica y oportuna para satisfacer adecuadamente las necesidades y metas trazadas.
68
Tabla 4.16: La entidad cuenta con normas que regulen el procedimiento para las contrataciones por montos iguales o menores a ocho (8) UIT-s.
69
Tabla 4.17: El jefe del Órgano de Control Institucional, realiza alguna acción de control a las contrataciones por montos iguales o menores a ocho (8) UIT-s.
70
Tabla 4.18: El área de Logística aplica penalidades a las órdenes de compra o de servicio iguales o menores a ocho (8) UIT- s por incumplimiento en el plazo establecido.
71
Tabla 4.19: Se realizan adecuados procedimientos en las contrataciones por montos iguales o menores a ocho (8) UIT-s.
72
Tabla 4.20: Se adoptan normas para la protección de los recursos en el marco del proceso de control.
73
Tabla 4.21: Se realiza supervisión en contrataciones por montos iguales o menores a ocho (8 UIT-s.
74
Tabla 4.22: Los Órganos de Control Institucional (OCI), evalúan los riesgos a las contrataciones directas por montos iguales o menores a ocho unidades impositivas tributarias (8) UIT-s.
75
Tabla 4.23: Los Órganos de Control Institucional (OCI), supervisan de manera continua las contrataciones directas por montos iguales o menores a ocho unidades impositivas tributarias (8) UIT-s.
76
Tabla 4.24: Los organismos supervisores, cuentan con una directiva general sobre el total procedimiento de las contrataciones directas de bienes y servicios por montos iguales o menores a ocho unidades impositivas tributarias (8) UIT-s.
77
Tabla 4.25: La entidad evalúa los riesgos que tienen las contrataciones directas, con la finalidad de identificar el problema y tomar una decisión oportuna.
78
Tabla 4.26: La exclusión en la Ley a las contrataciones directas por montos iguales o menores a ocho unidades impositivas tributarias (8) UIT-s, pone en riesgo la transparencia de estas contrataciones.
79
Tabla 4.27: Los procedimientos en las contrataciones por montos iguales o menores a ocho (8) UIT-s, garantizan su eficiencia.
80
Tabla 4.28: La entidad carece de supervisión por parte del Órgano de Control Institucional (OCI), en cuanto a las compras directas dado que no existe ningún procedimiento que ellos puedan aplicar.
81
Tabla 4.29: El OSCE, al excluir de la Ley a las contrataciones directas, genera suspicacias en el manejo de los
82
recursos al no existir ningún procedimiento general que regule este tipo de contrataciones dando lugar a incurrir en corrupción.
Tabla 4.30: La ausencia de implementación de normatividad en las contrataciones directas incide en el nivel de riesgo de estas.
83
Tabla 4.31: Nivel de transparencia de las compras directas 84 Tabla 4.32: Nivel de manejo administrativo de las compras directas. 85 Tabla 4.33: Nivel de eficacia de las compras directas. 86 Tabla 4.34: Nivel de normatividad de las compras directas. 87 Tabla 4.35: Nivel de supervisión de las compras directas. 88 Tabla 4.36: Nivel de riesgo de las compras directas. 89
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 4.1: En las compras directas se espera de quienes participan sean funcionarios públicos o proveedores - un comportamiento leal y respetuoso de las normas.
54
Figura 4.2: En las compras directas se garantiza que ofrezca oportunidades reales y justas de participación.
55
Figura 4.3: En las compras directas se informa la fecha de su registro y el estado en que se encuentra dicha contratación.
56
Figura 4.4: En las compras directas la información contiene el monto total de la contratación efectuada, independientemente de si agrupa diferentes ítems.
57
Figura 4.5: En las compras directas la celebración de los contratos siguen procedimientos obligatorios establecidos por normas constitucionales, legislativas y reglamentarias.
58
Figura 4.6: La entidad cuenta con directiva que norme el procedimiento para las contrataciones por montos iguales o menores a tres (8) UIT-s.
59
Figura 4.7: Los criterios para determinar cuál es el proceso de selección a seguir en cada caso, son varios que actúan complementariamente entre sí.
60
Figura 4.8: La normativa que regula el procedimiento para las compras directas por montos iguales o menores a tres unidades impositivas tributarias (8) UIT-s, carecen de supervisión por parte del Órgano de Control Institucional (OCI), dado que no existe ningún pro.
61
Figura 4.9: Se ha establecido la obligación de las entidades de aprobar, publicar y comunicar su Plan Anual de Contrataciones.
62
Figura 4.10: Se ha establecido un instrumento de gestión para la entidad como fuente de información para los
63
proveedores acerca de las necesidades de las entidades en materia de contratación.
Figura 4.11: Las compras directas facilitan la administración pública el cumplimiento de la Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
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Figura 4.12: Las compras directas reducen el número de procesos competitivos.
65
Figura 4.13: En las compras directas se tiene elaborado su propio procedimiento con el fin de garantizar que se efectúen las compras directas en condiciones de eficacia.
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Figura 4.14: Los procedimientos en las compras directas permiten a la administración pública comprar de forma eficiente, económica y oportuna para satisfacer adecuadamente las necesidades y metas trazadas.
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Figura 4.15: Los procedimientos en las compras directas permiten a la administración pública comprar de forma eficiente, económica y oportuna para satisfacer adecuadamente las necesidades y metas trazadas.
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Figura 4.16: La entidad cuenta con normas que regulen el procedimiento para las contrataciones por montos iguales o menores a ocho (8) UIT-s.
69
Figura 4.17: El jefe del Órgano de Control Institucional, realiza alguna acción de control a las contrataciones por montos iguales o menores a ocho (8) UIT-s.
70
Figura 4.18: El área de Logística aplica penalidades a las órdenes de compra o de servicio iguales o menores a ocho (8) UIT- s por incumplimiento en el plazo establecido.
71
Figura 4.19: Se realizan adecuados procedimientos en las contrataciones por montos iguales o menores a ocho (8) UIT-s.
72
Figura 4.20: Se adoptan normas para la protección de los recursos en el marco del proceso de control.
73
Figura 4.21: Se realiza supervisión en contrataciones por montos iguales o menores a ocho (8 UIT-s.
74
Figura 4.22: Los Órganos de Control Institucional (OCI), evalúan los riesgos a las contrataciones directas por montos iguales o menores a ocho unidades impositivas tributarias (8) UIT-s.
75
Figura 4.23: Los Órganos de Control Institucional (OCI), supervisan de manera continua las contrataciones directas por montos iguales o menores a ocho unidades impositivas tributarias (8) UIT-s.
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Figura 4.24: Los organismos supervisores, cuentan con una directiva general sobre el total procedimiento de las contrataciones directas de bienes y servicios por montos iguales o menores a ocho unidades impositivas tributarias (8) UIT-s.
77
Figura 4.25: La entidad evalúa los riesgos que tienen las contrataciones directas, con la finalidad de identificar el problema y tomar una decisión oportuna.
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Figura 4.26: La exclusión en la Ley a las contrataciones directas por montos iguales o menores a ocho unidades impositivas tributarias (8) UIT-s, pone en riesgo la transparencia de estas contrataciones.
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Figura 4.27: Los procedimientos en las contrataciones por montos iguales o menores a ocho (8) UIT-s, garantizan su eficiencia.
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Figura 4.28: La entidad carece de supervisión por parte del Órgano de Control Institucional (OCI), en cuanto a las compras directas dado que no existe ningún procedimiento que ellos puedan aplicar.
81
Figura 4.29: El OSCE, al excluir de la Ley a las contrataciones directas, genera suspicacias en el manejo de los recursos al no existir ningún procedimiento general que
82
regule este tipo de contrataciones dando lugar a incurrir en corrupción.
Figura 4.30: La ausencia de implementación de normatividad en las contrataciones directas incide en el nivel de riesgo de estas.
83
Figura 4.31: Nivel de transparencia de las compras directas 84 Figura 4.32: Nivel de manejo administrativo de las compras directas. 85 Figura 4.33: Nivel de eficacia de las compras directas. 86 Figura 4.34: Nivel de normatividad de las compras directas. 87 Figura 4.35: Nivel de supervisión de las compras directas. 88 Figura 4.36: Nivel de riesgo de las compras directas. 89
RESUMEN
La investigación titulada: Incidencia del control en la eficiencia de compras directas en la Zona Registral N° XIII – sede Tacna, 2016, tiene por objetivo determinar la incidencia del nivel de control en la eficiencia de compras directas en la Zona Registral N° XIII – Sede Tacna. 2016. La hipótesis que se ha formulado es la siguiente: El nivel de control incide significativamente en la eficiencia de compras directas en la Zona Registral N° XIII – Sede Tacna. 2016. La investigación se desarrolló bajo un enfoque cuantitativo, investigación no experimental o “ex post facto” y correlacional porque no se manipulan las variables y más bien por análisis se busca establecer las relaciones causa – efecto y correlación de las variables X e Y. Se aplicaron dos instrumentos a toda la muestra, para medir las variables: Nivel de eficiencia de compras directas y para medir la variable nivel de control; las cuales permitieron recoger información, relacionar y medir las variables de estudio, efectuar las correlaciones y comparaciones correspondientes. La muestra estuvo conformada por 81 personas relacionadas con la Zona Registral N° XIII – Sede Tacna. Los resultados obtenidos permitieron establecer que: El nivel de control incide significativamente en la eficiencia de compras directas en la Zona Registral N° XIII – Sede Tacna. 2016.
Palabras Clave: Eficiencia, compras directas, nivel de control, transparencias, manejo administrativo, eficacia, normatividad, supervisión, riesgo.
ABSTRACT
The research entitled: Incidence of control in the efficiency of direct purchases in the Registration Zone No. XIII - sede Tacna.2016, aims to determine the incidence of the level of control in the efficiency of direct purchases in the Registration Zone No. XIII - Tacna Headquarters. 2016. The hypothesis that has been formulated is the following: The level of control significantly influences the efficiency of direct purchases in the Registration Zone No. XIII - Seat Tacna. 2016.
The research was developed under a quantitative approach, non-experimental or
"ex post facto" and correlational research because the variables are not manipulated and rather by analysis we seek to establish the cause-effect relationships and correlation of the variables X and Y. Two instruments were applied to the whole sample, to measure the variables: Efficiency level of direct purchases and to measure the variable control level; Which allowed to collect information, to relate and to measure the variables of study, to carry out the correlations and corresponding comparisons. The sample consisted of 81 people related to the Registration Zone No. XIII - Seat Tacna. The results obtained allowed to establish that: The level of control significantly influences the efficiency of direct purchases in the Registration Zone No. XIII - Tacna Headquarters. 2016.
Keywords: Efficiency, direct purchases, level of control, transparency, administrative management, efficiency, regulation, supervision, risk.
INTRODUCCIÓN
El gobierno a fin de flexibilizar la ley de contrataciones y adquisiciones del Estado, promulgó una nueva norma en la que se eleva en principio el monto de las contrataciones que no estarán sujetas a la ley, denominadas contrataciones directas, de S/. 11,400 o tres Unidades Impositivas Tributarias (UIT) hasta S/.
30,400 u ocho UIT.
Con este cambio, el monto contratado no sujeto a ley se incrementó de 25.7% a S/. 2,960 millones desde los S/. 2,350 millones. El presupuesto público se ha incrementado, (…) lo que ha conllevado a que algunas entidades dispongan de más recursos, necesitándose realizar contrataciones de mayores montos.
El proyecto se sustentó en que las entidades podrán realizar un mayor número de contrataciones de manera mucho más rápida, atendiendo a las características particulares de cada necesidad, sin embargo, pese a estas disposiciones las entidades hasta la actualidad no han normado el control de dichas contrataciones, lo que ha generado una problemática en este sector.
Por lo antes expuesto, se considera necesario el desarrollo de la presente investigación titulada “Incidencia del control en la eficiencia de compras directas en la Zona Registral N° XIII – sede Tacna.2016 “, estructurándose para ello el trabajo en cuatro capítulos:
Capítulo I, El Problema, en este capítulo se consignan la determinación y formulación del problema, los objetivos, la justificación e importancia y limitaciones de la investigación.
Capítulo II, Marco Teórico, se abordan los antecedentes del Estudio, y se presentan Teorías y Conceptos de manera secuencial, temas cuyos contenidos constituyen las bases teórico científicas de nuestra Investigación.
Capítulo III, Marco Metodológico, se formulan las hipótesis y variables de investigación, así como el diseño metodológico, especificando: el tipo y diseño de estudio, población y las técnicas en el manejo de la información.
Capítulo IV, Análisis de los Resultados y Comprobación de las Hipótesis, comprende la descripción del trabajo de campo; la presentación, análisis e interpretación de los datos obtenidos, los mismos que nos permiten verificar las hipótesis de nuestra Investigación.
Asimismo, en el Trabajo de Investigación se consideran las Conclusiones, Recomendaciones, Referencias Bibliográficas y los Anexos respectivos, que contribuyen a una mejor comprensión del mismo.
1. CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del problema
En la actualidad los procesos de compras están calificados de poco transparentes, a pesar que se han dado algunos avances con la Ley de Transparencia, cuya instalación ha costado tanto esfuerzo, pero aún no se ve los resultados de eficiencia en el tema de las compras estatales.
En ese sentido, en el artículo 5° de la Ley de Contrataciones del Estado, indica que están sujetos a supervisión del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE)1, los siguientes supuestos excluidos de la aplicación de la Ley:
a) Las contrataciones cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias, vigentes al momento de la transacción. Lo señalado en el presente literal no es aplicable a las contrataciones de bienes y servicios incluidos en el Catálogo Electrónico del Acuerdo Marco.
b) La contratación de servicios públicos, siempre que no exista la posibilidad de contratar con más de un proveedor.
c) Los convenios de colaboración u otros de naturaleza análoga, suscritos entre Entidades, siempre que se brinden los bienes, servicios u obras propios de la función que por Ley les corresponde, y no se persigan fines de lucro. Los convenios a que se refiere el presente literal, en ningún caso se utilizan para encargar la realización de las actuaciones preparatorias y/o del procedimiento de selección.
1 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.
d) Las contrataciones realizadas de acuerdo con las exigencias y procedimientos específicos de una organización internacional, Estados o entidades cooperantes, que se deriven de donaciones efectuadas por estos, siempre que dichas donaciones representen por lo menos el 25% del monto total de las contrataciones involucradas en el convenio suscrito para tal efecto o provengan de organismos multilaterales financieros.
e) Las contrataciones que realice el Estado peruano con otro Estado.
f) Las contrataciones realizadas con proveedores no domiciliados en el país cuando se sustente la imposibilidad de realizar la contratación a través de los métodos de contratación de la presente Ley.
El reglamento establece los aspectos y requisitos aplicables a dichas contrataciones. Mediante directiva del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) se establecen los criterios bajo los que se supervisan las mismas.
De este modo, los involucrados en el sistema de control interno llámese la Jefatura Zonal, los funcionarios, y los servidores de la institución, no se vienen realizando las actividades adecuadas que permitan detectar posibles fraccionamientos que garanticen la transparencia en las contrataciones.
Esta investigación busca que el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, 2013), implemente procedimientos para la ejecución de las contrataciones de bienes y servicios iguales o menores a ocho unidades impositivas tributarias (8) UIT-s, al no estar dentro de los alcances de la Ley de Contrataciones del Estado.
Al respecto, es necesario mencionar que el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, dentro de sus competencias como entidad menciona que solo emite directivas en materia de su competencia, siempre que se refieran a aspectos de aplicación de la Ley y su Reglamento; en consecuencia, si bien las
compras iguales o menores a ocho unidades impositivas tributarias (8) UIT-s2, están fuera del ámbito de aplicación es necesario y urgente que el OSCE, se pronuncie dado que queda al libre albedrío el manejo administrativo de las compras directas por lo que es recomendable establecer una directiva general en concordancia con la citada normativa, los mismos que deberán considerar los principios que rigen la Ley de Contrataciones del Estado, sobre todo lo relacionado a la eficiencia y transparencia.
1.2 Formulación del problema 1.2.1 Problema principal
¿Cuál es la incidencia del nivel de control en la eficiencia de compras directas en la Zona Registral N° XIII – Sede Tacna.2016?
1.2.2 Problemas secundarios
a) ¿Cuál es el nivel de control en las compras cuyos montos son iguales o menores a ocho (8) Unidades Impositivas Tributaria en la Zona Registral N° XIII - Sede Tacna?
b) ¿Cuál es el nivel de eficiencia que alcanza las compras directas en la Zona Registral N° XIII - Sede Tacna?
1.3 Justificación e importancia de la investigación
Una de las razones prácticas por las cuales se escogió el tema es que en la actualidad muchas de las entidades que se rigen por la Ley de Contrataciones del Estado, tienen que elaborar su propio procedimiento para poder controlar las contrataciones (compras directas) cuyos montos sean iguales o menores a ocho Unidades Impositivas Tributarias (8 UIT), al momento de su transacción, dado que están fuera de la aplicación de dicha Ley.
2 Unidad Impositiva Tributaria
Una evaluación exhaustiva del sistema de contrataciones y compras puede ser guiada por las siguientes preguntas motivadoras:
¿Se compran los bienes y servicios que se precisan?
¿Las cantidades compradas son las óptimas?
¿Los precios pagados son los mejores que se pueden obtener?
¿Las calidades entregadas son las pactadas?
Además, el proceso de control es una herramienta que abre puerta a fraudes o irregularidades al no efectuarse los procedimientos correctos y correctamente.
Por otro lado, dicha investigación es un aporte a las ciencias administrativas y contables ya que sirve de base o incentivo para otros investigadores que quieran profundizar sobre el tema de control interno en el área de compras directas en la Zona Registral Nº XIII – Sede Tacna.
1.3.1 Importancia de la Investigación
La importancia que tiene esta investigación es que permitió conocer las deficiencias que tienen los Organismos Públicos Descentralizados bajo la Ley de Contrataciones del Estado, al momento de realizar transacciones cuyos montos sean iguales o menores a ocho unidades impositivas tributarias (8) UIT-s, lo que permitirá establecer un procedimiento general para estas contrataciones, de manera que todas las entidades tendrán los mismos lineamientos y objetivos, con el único fin de que las contrataciones directas sean transparentes y no se incurra en irregularidades.
1.4 Objetivos de la investigación 1.4.1 Objetivo General
Determinar la incidencia del nivel de control en la eficiencia de compras directas en la Zona Registral N° XIII – Sede Tacna. 2016.
1.4.2 Objetivo Específicos
a) Determinar el nivel de control en las compras cuyos montos son iguales o menores a ocho (8) Unidades Impositivas Tributaria en la Zona Registral N° XIII - Sede Tacna.
b) Determinar el nivel de eficiencia que alcanza las compras directas en la Zona Registral N° XIII - Sede Tacna.
1.5 Conceptos básicos
La Ley Nº 30225 del 10-07-2014- que aprueba la nueva Ley de Contrataciones del Estado contempla las siguientes definiciones (Fowler, 1944):
Compras Estatales
Los procesos de selección en cualquiera de sus modalidades, tienen como objetivo garantizar que la administración seleccione como contraparte a aquel particular que se encuentre en mejor aptitud para prestar el servicio o bien requerido, ya sea porque lo puede proveer a un menor costo, en mejores condiciones técnicas o bajo cualquier otro criterio de competencia que oportunamente se determine.
Contratación con el Estado
Son reglas que las entidades y proveedores deben seguir con la finalidad de realizar una compra con el estado, el cual tiene como objetivo maximizar el valor del dinero del contribuyente, de modo que estas efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad, a través del cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Eficacia
Se refiere a los resultados en relación con las metas y cumplimiento de los objetivos organizacionales. Para ser eficaz se
deben priorizar las tareas y realizar ordenadamente aquellas que permiten alcanzarlos mejor y más rápido.
Evaluación de Riegos
La evaluación de riesgos es el proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo información necesaria para que el funcionario esté en condiciones de tomar una decisión.
Modernización de la Gestión Pública
Es un proceso que debiera tener como objeto último la generación de valor público a través del incremento de la satisfacción a los ciudadanos.
Monitoreo o Supervisión
Es el seguimiento rutinario de programas usando los datos de los insumos, los procesos y los resultados obtenidos. Se utiliza para evaluar si las actividades programáticas se están llevando o no a cabo en el tiempo y forma establecidos. Las actividades de monitoreo revelan el grado de progreso del programa hacia las metas identificadas.
Normatividad
Es el conjunto de reglas o leyes que se encargan de regir el comportamiento adecuado de las personas en una sociedad, dentro de la cual influyen diversos factores en las personas para poderlas acatarlas y respetarlas como son la moral y la ética principalmente.
Personal Calificado
Los controles internos son ejecutados por personas, por tanto, la correcta aplicación de los mismos dependerá de los valores éticos de las personas, sobre todo de quienes dirigen la organización.
Supervisión
Es el proceso sistemático de control, seguimiento, evaluación, orientación, asesoramiento y formación; de carácter administrativo y educativo; que lleva a cabo una persona en relación con otras, sobre las cuales tiene una cierta autoridad dentro de la organización; a fin de lograr la mejora del rendimiento del personal, aumentar su competencia y asegurar la calidad de los servicios.
Transparencia
La transparencia en la gestión de los asuntos públicos se caracteriza por la adopción de políticas y acciones tendentes a facilitar el acceso libre a toda la información, en todos los ámbitos y en todas las fases de los procesos y actividades, sin mayores limitaciones que aquellas expresamente establecidas por las leyes para la defensa de derechos e intereses fundamentales coherentes con el orden constitucional democrático.
1.6 Antecedentes de la investigación
Después de una búsqueda bibliográfica a nivel internacional, se ha encontrado antecedentes similares con anterioridad al presente trabajo:
Según Gómez (2013), la reforma de la gestión pública en Latinoamérica: su impacto en la transparencia y la divulgación de la información financiera. (Universidad de Valencia – España), concluye que:
Las reformas de la contabilidad gubernamental en Colombia y en Perú, son innovaciones en gobernanza. Pese a que existen diferentes estímulos, la reforma
del Estado, la doctrina dominante y el papel de los organismos e instituciones financieras multilaterales, se tornan determinantes para introducir las agendas de las reformas.
Los casos de los departamentos de Colombia y Perú, nos permiten identificar que las reformas de la gestión financiera pública están impactando en la transparencia”.
Según Ronald (2011), en su investigación “Modelado del sistema de apoyo a las modalidades de contratación pública según lo establecido en la legislación nacional: caso defensa pública. (Universidad Católica Andrés Bello – Venezuela)”, llegando a concluir:
El presente trabajo de investigación trae consigo importantes aportes al área de sistemas de información, entre los cuales se puede mencionar; lo interdisciplinaria que se convierte la propuesta al abarcar elementos de Derecho, Administración, Computación y Sector Gobierno, lo cual deja sentada la importante función de los sistemas de información en todas las áreas del conocimiento y en todas las funciones que puedan desarrollarse en una institución, así como la relación que tiene y los aportes que otorga en problemas de índole social y ética.
Paimae (2013). Influencia del sistema de control interno del área de compras en la rentabilidad de la empresa Autonort Trujillo S.A de la ciudad de Trujillo. (Universidad Privada Antenor Orrego – Trujillo), concluye:
Al realizar el análisis de la gestión en el área de compras de la empresa comercializadora de vehículos Autonort Trujillo S.A, se tuvo en consideración los procedimientos empleados por los encargados del control y gestión de las compras en dicha área; considerando las condiciones de calidad y oportunidad, la provisión de bienes o servicios que se haga al mínimo costo con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos económicos disponibles.
Caroy (2010). Análisis del efecto en la generación de empleo, de la política de fomento de la pequeña empresa a través de las compras estatales. (Pontificia Universidad Católica del Perú), concluye:
El diseño de la política del Estado estaba orientado a favorecer más a la microempresa, a fin de tener mayor impacto sobre el empleo y la calidad del mismo, esta tampoco ha podido acceder al mercado estatal, pues el mecanismo de contratación, al no hacer distingo entre la micro y la pequeña empresa, establece barreras que la imposibilitan participar con éxito, entre ellas, la experiencia en ventas como factor de evaluación.
Avilés (2007). Análisis de la Corrupción en la Adquisición y Contratación del Estado Peruano (Universidad de San Martín de Porres), con la siguiente conclusión:
El fraccionamiento es la modalidad de corrupción con más frecuencia en las adquisiciones que se utiliza para evitar procesos más complejos y transparentes, buscándose adquirir a través de procesos pequeños y discretos, esto le reditúa a los actores algún beneficio que no le sería posible si es que el acto fuese público, ya que al hacer un proceso complejo involucra más actores por la importancia del monto, y si se quiere obtener beneficios se tendrá que negociar con otros actores.
Cruz (2011) Diseño de un sistema de control interno para contrataciones del Estado en el Hospital “La Caleta” de Chimbote, Perú, Concluye:
- El Sistema Nacional de Control Interno Gubernamental en la gestión de la Unidad de Logística representa una brecha promedio integrada de 72.22%, debido fundamentalmente a que los funcionarios y empleados de la entidad desconocían o aplicaron mal las normas de control gubernamental, el Órgano de Control Institucional no promocionó el control y prevaleció el paradigma que el control debería de estar en manos solo de profesionales especializados.
- La aplicación de los componentes del SCI a los procesos de contrataciones de bienes y servicios en la Unidad de Logística representa una brecha promedio integrada de 74.09%, prioritariamente porque los directivos y empleados de la entidad desconocían o aplicaron mal los componentes del SCI dispuestos en las normas sobre la materia y por no haber realizado el seguimiento y evaluación a los procesos de contrataciones.
- La implementación progresiva del SCI propuesto contribuirá a superar las situaciones establecidas anteriormente relacionadas con la gestión de los procesos de contrataciones de bienes y servicios del Estado en la Unidad de Logística, así mismo permitirá efectuar el seguimiento y evaluación de las contrataciones del Estado basado en el nuevo paradigma del informe COSO y el cumplimiento del conjunto de normas legales en materia de control gubernamental.
Zarpan (2013) en su trabajo de investigación,” Evaluación del sistema de control interno del área de abastecimiento para detectar riesgos operativos en la Municipalidad Distrital de Pomalca -2012”, Menciona:
La investigación se considera relevante porque la ineficiencia en la implementación de un sistema de control trae consecuencias graves, como ineficiencia en la satisfacción de las necesidades de la población e incumplimiento de las metas propuestas. Tanto como el sector público y privado, son la clave para el desarrollo del país, y para ello debemos tener conocimiento sobre, aplicación de sus políticas y el cumplimiento de normas éticas. Dentro de las conclusiones de la evaluación del sistema de control interno del área de abastecimiento en la Municipalidad distrital de Pomalca, se identificaron cinco riesgos potenciales originados como consecuencia de las deficiencias detectadas en cada área, dentro de los cuales tenemos; adquisición de productos innecesarios; excesivos costos de bienes adquiridos, extravió, deterioro, robo sistemático de los bienes almacenados; deficiente desempeño del recurso humano. Asimismo corroboramos que la gestión de riesgo es deficiente, detectando de esta forma que la respuesta frente al riesgo era la aceptación absoluta, donde la entidad decide no actuar frente al riesgo. También se verificó que no existe un adecuado planeamiento de las necesidades y recursos que las áreas usuarias de la municipalidad necesitan, de esta forma adquieren sus bienes sin realizar una evaluación económica eficiente.
Torricelli (2006), presentó la tesis titulada “Influencia del curso de capacitación para el conocimiento de la nueva ley de contrataciones y adquisiciones del estado, dirigido a los empleados del Consejo Superior de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado (CONSUCODE) en el año 2005”, para el grado de Magíster en la Universidad de San Martín de Porres y llegó a la siguiente conclusión:
Uno de los efectos positivos es que, la nueva ley de contrataciones y adquisiciones del Estado reduce los trámites porque permite a los usuarios simplificar y ser más ágiles en sus adquisiciones con el Estado.
CAPÍTULO II
FUNDAMENTO TEÓRICO CIENTÍFICO 2.1 Control
2.1.1 Control Gubernamental
“El control gubernamental, consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes”. (Caroy, 2010, pág.
74).
En el país, el control gubernamental se encuentra normado en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República – Ley N° 27785, donde se señala que: “el Control Gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.(Artículo 6° de Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República – Ley N° 27785).
“Esta Ley orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República tiene como objetivo propender al apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar, mediante la aplicación de principios, sistemas y procedimientos técnicos, la correcta, eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos y bienes del Estado”. (Caroy, 2010, pág. 74).
El Ámbito de aplicación del Sistema Nacional de Control está compuesto por las entidades sujetas a control siguientes:
a) El Gobierno Central, sus entidades y órganos que, bajo cualquier denominación, formen parte del Poder Ejecutivo, incluyendo las Fuerzas Armadas y la Policía Nacional, y sus respectivas institucionales.
b) Los Gobiernos Regionales y Locales e instituciones y empresas pertenecientes a los mismos, por los recursos y bienes materia de su participación accionaria.
c) Las unidades administrativas del Poder Legislativo, del Poder Judicial y del Ministerio Público.
d) Los Organismos Autónomos creados por la Constitución Política del Estado y por Ley, e instituciones y personas de derecho público.
e) Los organismos reguladores de los servicios públicos y las entidades a cargo de supervisar el cumplimiento de los compromisos de inversión provenientes de contratos de privatización.
f) Las empresas del Estado, así como aquellas empresas en las que éste participe en el accionariado, cualquiera sea la forma societaria que adopten, por lo recursos y bienes materia de dicha participación.
g) Las entidades privadas, las entidades no gubernamentales y las entidades internacionales, exclusivamente por los recursos y bienes del Estado que perciban y administren.
En estos casos la entidad sujeta a control, deberá prever los mecanismos necesarios que permitan el control detallado por parte del Sistema.
También se indica que el control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente (Último párrafo del Artículo 6° de Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República – Ley N° 27785).
“El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos
establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección”. (Caroy, 2010, pág. 76).
“El control interno posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así como por el órgano de control institucional según sus planes y programas anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas trazadas y resultados obtenidos”. (Contraloría General de la República, 1998, pág. 78).
“Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo”.
(Contraloría General de la República, 1998, pág. 78).
El Titular de la entidad está obligado a definir las políticas institucionales en los planes y/o programas anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones a que se refiere esta Ley. (12 Artículo 7° de Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República – Ley N°
27785).
Se entiende por control externo el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control de carácter selectivo y posterior.
En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine taxativamente por la presente Ley o normativa expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda.
Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de gestión, financiero, de resultados, de evaluación de control interno u otros que sean útiles en función a las características de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de control. (Artículo 8° de Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República – Ley N° 27785).
El artículo 9º de esta Ley señala que los principios del control gubernamental son diecinueve:
1. La Universalidad, entendida como la potestad de los órganos de control para efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre todas las actividades de la respectiva entidad, así como de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuera su jerarquía.
2. El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio del control consta de un conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen en la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas cualitativas y cuantitativas establecidas, su vinculación con políticas gubernamentales, variables exógenos no previsibles o controlables e índices históricos de eficiencia.
3. La autonomía funcional, expresada en la potestad de los órganos de control para organizarse y ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario o servidor público, ni terceros, pueden oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de control.
4. El carácter permanente, que define la naturaleza continua y perdurable del control como instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de la entidad.
5. El carácter técnico y especializado del control, como sustento esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y
razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el control en función de la naturaleza de la entidad en la que se incide.
6. La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a la normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuación.
7. El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las reglas y requisitos establecidos.
8. La eficiencia, eficacia y economía, a través de los cuales el proceso de control logra sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima utilización de recursos.
9. La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su cometido.
10. La objetividad, en razón de la cual las acciones de control se realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de derecho, evitando apreciaciones subjetivas.
11. La materialidad, que implica la potestad del control para concretar su actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación económica o relevancia en la entidad examinada.
12. El carácter selectivo del control, entendido como el que ejerce el Sistema en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa.
13. La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las entidades, han actuado con arreglo a las normas legales y administrativas pertinentes.
14. El acceso a la información, referido a la potestad de los órganos de control de requerir, conocer y examinar toda la información y documentación sobre las operaciones de la entidad, aunque sea secreta, necesaria para su función.
15. La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibido que durante la ejecución del control se revele información que pueda causar daño a la entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este último.
16. La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al efectuar una acción de control.
17. La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados de las acciones de control u otras realizadas por los órganos de control, mediante los mecanismos que la Contraloría General considere pertinentes.
18. La participación ciudadana, que permita la contribución de la ciudadanía en el ejercicio del control gubernamental.
19. La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, a de otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya omisión no incida en la validez de la operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes en la decisión final.
Los citados principios son de observancia obligatoria por los órganos de control y pueden ser ampliados o modificados por la Contraloría General, a quien compete su interpretación. (Alvarado, 2008, pág. 103).
Del análisis crítico efectuado a los principios del control gubernamental, es muy importante mencionar que estos están dirigidos por su redacción de manera exclusiva al control externo, más no se refieren a los del control interno que son las autoridades, funcionarios y trabajadores, quienes ejecutan también el control gubernamental en primera instancia en las organizaciones públicas.
En esta Ley también se indica que el Sistema Nacional de Control está conformado por los siguientes órganos de control:
a) La Contraloría General de la República, como ente técnico rector.
b) Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control gubernamental de las entidades que se mencionan en el artículo 3º de la presente Ley, sean éstas de carácter sectorial, regional, institucional o se regulen por cualquier otro ordenamiento organizacional.
c) Las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un período determinado, para realizar servicios de auditoría en las entidades: económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y de otros.
El ejercicio del control gubernamental por el Sistema en las entidades, se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General, la que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso, en función a la naturaleza y/o especialización de dichas entidades, las modalidades de control aplicables y los objetivos trazados para su ejecución.
Dicha regulación permitirá la evaluación, por los órganos de control, de la gestión de las entidades y sus resultados.
“La Contraloría General en su calidad de ente técnico rector, organiza y desarrolla el control gubernamental en forma descentralizada y permanente, el cual se expresa con la presencia y accionar de los órganos a que se refiere el literal b) del artículo precedente en cada una de las entidades públicas de los niveles central, regional y local, que ejercen su función con independencia técnica”. (Gómez, 2013, pág. 71).
El Contralor General de la República es designado por un período de siete años, y removido por el Congreso de la República de acuerdo a la Constitución Política.
Son requisitos para ser contralor General de la República:
a) Ser peruano de nacimiento.
b) Gozar de pleno ejercicio de los derechos civiles.
c) Tener al tiempo de la designación, no menos de 40 años de edad.
d) Tener título profesional universitario y estar habilitado por el colegio profesional correspondiente.
e) Tener un ejercicio profesional no menor a 10 años.
f) Tener conducta intachable y reconocida solvencia de idoneidad moral.
El Contralor General de la República será designado por la Comisión Permanente del Congreso a propuesta del presidente de la República.
Al respecto, es importante señalar como hecho histórico, que la Presidencia del Consejo de Ministros ha convocado a un Concurso Público el
“Proceso de Selección de la terna de candidatos a ser propuestos en el cargo de Contralor General de la República, cuyo plazo para la presentación de los postulantes es hasta el 10 de noviembre del 2008, toda vez que el Contralor General Genaro Matute Mejía culminó su gestión en el mes de octubre del 2008.
Como resultado de este proceso se publicó una lista con una terna seleccionada, en donde una de ellas no era parte del listado inicial de postulantes aptos, el segundo era una postulación individual y la tercera era presentada por una Agrupación Política. (Artículo 101° inciso 1 de la Constitución Política del Perú de 1993).
Con Oficio Nº 288-2008-PR el señor presidente de la República remitió al Congreso la Resolución Suprema Nº 347-2008-PCM, en la que propone a la contadora Ingrid Soraya Suárez como Contralora General de la República.
La Comisión Permanente del Congreso de la República designó a una Comisión encargada de evaluar a si la propuesta cumple con los requisitos establecidos en el ordenamiento jurídico, quien en primera instancia la aprobó por mayoría. Luego fue debatido en la Comisión permanente y también fue aprobada por mayoría. Pero debido a denuncias periodísticas y ha respuestas recibidas por
el consulado de España, se observó que la postulante no había estudiado Ingeniería, tal como lo señalaba en su Hoja de Vida y en la Declaración Jurada que presentó.
Denotándose las debilidades de control interno y por ende debilidades del control gubernamental, tanto de la Comisión Web, como la Comisión del Congreso, al no cumplir con los requisitos de verificar el currículo vital, tan simple como eso. Este incidente no debió haber pasado, por lo tanto, al mes de febrero del 2009 la Contraloría General de la República se encuentra acéfala y quizás por un tiempo más. (Gómez, 2013, pág. 97).
El Reglamento de los Órganos de Control Institucional - OCI, (OCI antes era conocido como OAI – Oficina de Auditoría Interna) emitido por la Contraloría General de la República señala que los responsables del Control Gubernamental a nivel institucional están a cargo de los funcionarios siguientes:
a) El titular y los funcionarios de la entidad, como responsables del funcionamiento y confiabilidad del control interno señalado en el artículo 7º de la Ley 27785.
b) El jefe del Órgano de Control Institucional como responsable de la ejecución de acciones y actividades de control, que constituyen el control gubernamental interno posterior a que se refiere el artículo 7º de la Ley 27785, así como el control gubernamental externo que ejerce por encargo de la Contraloría General, según el artículo 8º de la Ley 27785.
En el hermano país de Bolivia, el control gubernamental está normado en la Ley de Administración y Control Gubernamental – Ley N° 1178 de Bolivia, donde se indica que el Control Gubernamental tendrá como objetivo mejorar la eficiencia en la captación y uso de los recursos públicos y en las operaciones del Estado; la confiabilidad de la información que se genere sobre los mismos; los procedimientos para toda autoridad y ejecutivo rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestión; y la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos del Estado.
El control gubernamental se aplicará sobre el funcionamiento de los sistemas de administración de los recursos públicos y estará integrado por:
a) El Sistema de Control Interno que comprenderá los instrumentos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización y en los reglamentos y manuales de procedimientos de cada entidad, y la auditoría interna; y
b) El Sistema de Control Externo Posterior que se aplicará por medio de la auditoría externa de las operaciones ya ejecutadas.
Los procedimientos de control interno previo se aplicarán por todas las unidades de la entidad antes de la ejecución de sus operaciones y actividades o de que sus actos causen efecto. Comprende la verificación del cumplimiento de las normas que los regulan y los hechos que los respaldan, así como de conveniencia y oportunidad en función de los fines y programas de la entidad. Se prohíbe el ejercicio de controles previos por los responsables de la auditoría interna y por parte de personas, de unidades o entidades diferentes o externas a la unidad ejecutora de las operaciones. Tampoco podrá crearse una unidad especial que asuma la dirección o centralización del ejercicio de controles previos.
(Gómez, 2013, pág. 99).
El control interno posterior será practicado por:
a) Por los responsables superiores, respecto de los resultados alcanzados por las operaciones y actividades bajo su directa competencia; y;
b) Por la unidad de auditoría interna.
La Ley de Administración y Control Gubernamental regula los sistemas de administración y de control de los recursos del Estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública con el objeto de:
a) Programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y el uso eficaz y eficiente de los recursos públicos para el cumplimiento y ajuste
oportuno de las políticas, los programas, la prestación de servicios y los proyectos del Sector Público.
b) Disponer la información útil, oportuna y confiable asegurando la razonabilidad de los informes y estados financieros.
c) Lograr que todo servidor público, sin distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad por sus actos rindiendo cuentas no sólo de los objetivos a que se destinaron los recursos públicos que le fueron confiados, sino también de la forma y resultado de su aplicación.
d) Desarrollar la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo incorrecto de los Recursos del Estado.
Los sistemas regulados con esta Ley son:
1. El Sistema de Organización Administrativa 2. El Sistema de Presupuesto
3. El Sistema de Administración de Personal
4. El Sistema de Administración de Bienes y Servicios 5. El Sistema de Tesorería y Crédito Público
6. El Sistema de Contabilidad Integrada 7. Sistema de Control Interno
8. Sistema de Control Externo
“Los sistemas de control interno y de control externo posterior, además de procurar la eficiencia de los sistemas de administración, evaluarán el resultado de la gestión tomando en cuenta, entre otros criterios, las políticas gubernamentales definidas por los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública”.
(Mantilla, 2005, pág. 73).
2.1.1.1. Control interno del área de compras
“Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de operaciones de adquisición o compra”. (Singaucho, 2010, pág. 45).
Los objetivos del control interno son:
Obtener información confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena toma de decisiones.
Segregar las funciones de autorización, adquisición, custodia, registro, recepción y almacenaje de la mercadería comprada.
Determinar una política adecuada de adquisiciones de mercadería.
Prevenir fraudes en compras por favoritismo en contabilidad.
Promover la eficiencia del personal de compras.
Registras adecuada y oportunamente las compras de mercaderías.
La búsqueda de información de demanda de productos y servicios del estado se hace a través del Plan Anual de Contrataciones (PAC) de cada entidad estatal (Ministerios, Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y empresas públicas), y el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE) en cuyo portal contiene toda la información de las compras que realizan las entidades públicas, desde la convocatoria hasta la ejecución de los contratos.
El Estado compra mediante contrato de bienes, servicios u obras, a través de procesos de selección, salvo cuando el monto total sea menor o igual de 8 UIT.
Según el artículo 32 del Reglamento de la Ley de Contrataciones los procedimientos de selección para la contratación de bienes, servicios en general, consultorías u obras, la Entidad debe utilizar, según corresponda, los siguientes procedimientos de selección:
a) Licitación Pública.
b) Concurso Público.
c) Adjudicación Simplificada.
d) Subasta Inversa Electrónica.
e) Selección de Consultores Individuales.
f) Comparación de Precios.
g) Contratación Directa.
La determinación del procedimiento de selección se realiza en atención al objeto de la contratación, la cuantía del valor estimado o del valor referencial, según corresponda, y las demás condiciones para su empleo previstos en la Ley y el Reglamento.
En el caso de contrataciones que involucren un conjunto de prestaciones de distinta naturaleza, el objeto se determina en función a la prestación que represente la mayor incidencia porcentual en el valor estimado y/o referencial de la contratación.
2.1.1.1.1. Aspectos generales
“El Sistema de Control Interno se considera al conjunto de planes, métodos y procedimientos necesarios para garantizar que las actividades de la entidad se realicen de conformidad con las normas legales; la salvaguarda de los recursos, exactitud y veracidad en la información financiera y administrativa; la eficiencia en las operaciones y la observación de las políticas prescritas para lograr el cumplimiento de metas y objetivos programados”. (Mantilla, 2005, pág.
114).
Cabe señalar que “El Sistema de Control Interno de la entidad consiste en el plan de organización y todas las medidas y métodos coordinados dentro de una entidad con fines de proteger los activos, evitar desembolsos no autorizados, evitar el uso impropio de los recursos, evitar en incurrir en obligaciones impropias, asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos financieros y administrativos,
evaluar la eficiencia administrativa y medir las observaciones a la política prescrita por la administración”. (Mantilla, 2005, pág. 114).
Muchas instituciones operan con poco o ningún control interno debido a la falta de conocimiento o a veces a una economía mal entendida. En conclusión, el control interno es el sistema por el cual se hace efectiva la administración de una entidad.
Así mismo dentro del Sistema de Control Interno es una función de la administración de cada empresa o institución el implantar un control interno. Con la estructura de cada institución en su organización se hace imperativo que se implante controles preventivos sobre las actividades y operaciones institucionales.
(Mantilla, 2005, pág. 114).
2.1.1.1.2. Definición de control interno
“Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos por la entidad”. (Singaucho, 2010, pág. 48).
“El Control Interno comprende el plan de organización de todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia”. (Singaucho, 2010, pág. 47).
A lo mismo es corroborado que “El Control Interno comprende las acciones de cautela previa simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectué correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.” (Ley Nº 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, Art, 7º).
“El Control Interno es un proceso, donde se lleva a cabo un grupo de acciones estructurales y coordinadas, que están encaminadas a la consecución de un fin. El mismo tiene un mayor grado de eficiencia cuando están insertados a los procesos y se complementan como parte indisoluble de la entidad”.
(Singaucho, 2010, pág. 49).
En efecto, este proceso efectuado por la alta dirección y por el personal de una organización, es la dirección la responsable de diseñar los controles para resguardar los activos de la organización y dar a conocer la correcta información financiera a toda entidad del estado.
2.1.1.1.3. Diseño, Implantación y Fortalecimiento del Sistema de Control Interno
El diseño de un adecuado sistema de control interno implica no solo un dominio técnico sobre la materia sino también un conocimiento del medio específico en el cual se va a aplicar. Un criterio fundamental, al momento de concebir e implantar tales sistemas, es considerar constantemente la relación costo beneficio. En particular, el costo de cada componente del sistema de control interno se debe contrastar con el beneficio general, los riesgos que reduce al mínimo y el impacto que tiene en el cumplimiento de las metas de la organización.
El reto es encontrar el justo equilibrio en el diseño del sistema, pues un excesivo control puede ser costoso y contraproducente. Además, las regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de innovación de los empleados. “Es el gerente de la organización, con ayuda de sus colaboradores, quien está llamado a definir y poner en marcha dentro de los parámetros de orden legal y estatutario, el sistema de control interno que mejor se ajuste a la misión, las necesidades y la naturaleza de la organización”. (Mantilla, 2005, pág. 116).
El diseño del sistema de control interno debe comprender, entre otros, los siguientes aspectos:
- Organización de la función de control interno.
- Plan de desarrollo de la función de control interno.
