Administración y plan de mantenimiento

Todo sistema de mantenimiento en los establecimientos de salud debe considerar como parte importante la administración y organización de las actividades técnico–administrativas del servicio. En este sentido, se dan las pautas básicas para la programación del mantenimiento, las mismas que deberán ser ajustadas o complementadas para cada caso específico dependiendo del nivel de atención en el que se aplicarán.

El responsable de la administración del edificio tiene la obligación de desarrollar un plan de mantenimiento de las instalaciones por lo menos de manera quinquenal, desagregado por actividades de carácter anual.

El plan de mantenimiento debe especificar claramente las actividades de mantenimiento preventivo (limpieza y conservación del edificio) que se desarrollarán y su frecuencia.

El plan de mantenimiento preventivo se debe ajustar a las especificaciones de uso y durabilidad de los diferentes materiales y accesorios que forman parte integral del edificio y sus instalaciones, en cuanto a tipo de actividades de limpieza y conservación, vida útil y recambio o reposición.

Cuando se desarrollan actividades de mantenimiento correctivo (solución a daños no previstos o fortuitos), las soluciones o reparaciones que derivan de éstas deben registrarse en el Libro del Edificio tanto de manera escrita como en los planos que son parte del mismo, marcando claramente el tipo de reparación y/o modificación realizado en los componentes o en las instalaciones del edificio.

No se consideran como acciones de mantenimiento correctivo aquellas que implican la reparación de daños mayores a la edificación tales como: refacción de componentes enteros, cambio o reposición de los mismos o de sistemas completos de instalaciones, ampliaciones o modificaciones a la estructura. En caso de efectuarse este tipo de reparaciones, éstas deben ser objeto de proyectos parciales que tienen que ser aprobados por la institución contratante o responsable y ser incluidos en el Libro del Edificio una vez producida su entrega final.

El diseño de un plan de mantenimiento requiere de la ejecución previa de varios pasos, siendo los principales:

• Elaboración de un inventario detallado de la infraestructura y de los equipos

• Identificación de las necesidades de mantenimiento • Identificación de los recursos disponibles

• Comparación entre recursos necesarios y recursos disponibles

• Determinación de prioridades

• Determinación de metas a cumplir

Tomando en cuenta que los establecimientos de primer y segundo nivel de atención son responsabilidad de los gobiernos municipales y poseen una relación absolutamente directa con la comunidad, el plan de mantenimiento del establecimiento debe ser una actividad orgánica llevada a cabo por los responsables del Estado -mediante los gobiernos municipales, los servicios departamentales de salud y otras instituciones relacionadas- con el apoyo de la comunidad -mediante su comité municipal de salud (COMSA)- para prolongar la esperanza de vida de edificios destinados a la atención en salud, su mobiliario y equipo.

Para empezar un plan de mantenimiento, el edificio debe encontrarse en una mínima de condición de conservación normal. El plan de mantenimiento debe ser sistemático, proactivo y servir para prevenir la necesidad de las reparaciones o refacciones. Debe contar con un personal responsable suficiente, el asesoramiento técnico oportuno y el presupuesto para el mantenimiento apropiado.

El plan de mantenimiento debe asegurar que el edificio funcione en todo momento a su nivel diseñado, durante el tiempo de vida normal y resista los efectos de la acción de la naturaleza normales e incluso un evento natural extremo como lluvias, inundaciones y temblores, siempre y cuando en las etapas de proyecto y construcción los materiales hayan sido satisfactorios para estas demandas.

El mantenimiento del edificio es una actividad diaria de la institución y su personal. Es un factor importante en la entrega de servicios de salud. Normalmente, los funcionarios sectoriales de salud (el personal administrativo o auxiliar de enfermería y médico) y el área técnica del gobierno municipal son responsables del mantenimiento de todos los edificios y la planta física. Junto a ellos, la comunidad debe participar activamente en la preparación y ejecución del plan a través de su COMSA.

El plan de mantenimiento debe comprender dos componentes básicos: la organización y la supervisión.

Los conceptos y recomendaciones que se describen a continuación pueden ser usados como guía para que el personal responsable de los establecimientos de salud elabore un plan de mantenimiento.

I.6.1 Organización

La estructura organizativa del plan de mantenimiento del edificio debe definir deberes y responsabilidades claramente, y debe variar con la complejidad del establecimiento y su tipo de organización administrativa, se debe evitar los grupos grandes y complejos para esta labor. Los responsables médicos, los representantes de la comunidad, los usuarios, y cualquier otra organización involucrada con el servicio deben ser involucrados en el plan de mantenimiento.

I.6.2 Supervisión

La supervisión del mantenimiento debe darse en dos niveles distintos, uno interno a cargo del personal responsable del establecimiento y otro a cargo de personal delegado al efecto por parte de la instancia superior institucional.

La supervisión interna se puede realizar mediante inspecciones periódicas de las condiciones de la obra civil, la operación y mantenimiento de las instalaciones y equipos y principalmente comprobar la ejecución y cumplimiento de los trabajos de mantenimiento programados.

Para preparar un plan de mantenimiento se debe efectuar una inspección preliminar del edificio. La información recogida durante la inspección preliminar del edificio es la base para el plan de mantenimiento. Tan buena como sea la inspección, será de bueno el programa. Debe prepararse un informe de análisis del edificio para resumir la inspección. El coordinador general o responsable del plan y la persona responsable de cada componente deben reunirse para discutir el propósito de la inspección y los instrumentos a usar para la recopilación de los datos así como la periodicidad de las revisiones.

En las inspecciones se deberá verificar la oportuna disponibilidad de los recursos materiales, humanos y tecnológicos para la ejecución de los trabajos programados, el correcto aprovechamiento de estos recursos y el cumplimiento de las actividades dentro de los plazos previstos en la programación.

Esta labor permitirá conocer un detalle de trabajos no cumplidos oportunamente o no realizados y determinar las causas de la falta de cumplimiento del programa. Estos resultados se deberán comparar con el comportamiento anterior del sistema, a fin de realizar los ajustes pertinentes al plan para su mejor desempeño.

Toda la información que resulta de un proceso de inspección periódico, debe ser apuntada y sistematizada en una planilla que permita priorizar su ejecución y estimar costos para así programar su ejecución.

Para el caso de hospitales de segundo nivel de atención se debe desarrollar un sistema de reportes con toda la información que solicite el área administrativa y la dirección del establecimiento. Generalmente cada nivel jerárquico de la institución requiere diferentes tipos de reportes para medir la efectividad del funcionamiento del plan de mantenimiento respecto al empleo de mano de obra y materiales y personal especializado.

En el caso del primer nivel de atención, la persona responsable de la administración del establecimiento de salud deberá conocer los costos de mantenimiento ejecutados por producto o servicio. Se deberá establecer métodos y procedimientos de control para la verificación, análisis y comparación de lo reportado con los alcances y metas fijados en el plan de mantenimiento y el presupuesto asignado.

La supervisión periódica delegada a personal no perteneciente al establecimiento por la instancia superior institucional para constatar el estado de la edificación, sus condiciones físicas y el funcionamiento de sus instalaciones y equipos, determinará

Los resultados de esta supervisión permitirán conocer con detalle el grado de conservación de las instalaciones y equipos por la correcta aplicación del mantenimiento operativo y preventivo y las mejoras realizadas por el mantenimiento correctivo en los aspectos en los que se requirió esta actividad.

Se determinará también la eficacia del programa, la eficiencia del personal responsable del mantenimiento, la correcta utilización de recursos asignados, la eliminación de gastos superfluos en la operación y mantenimiento del establecimiento, además de verificar los procedimientos administrativos para una oportuna atención de los problemas, desde las solicitudes de mantenimiento y órdenes de trabajo hasta la solución de los casos planteados.

La información obtenida por la supervisión de las actividades de mantenimiento, permitirá plantear en las instancias y niveles que corresponda, la aplicación de medidas periódicas de ajuste a los programas de mantenimiento.