Análisis de sensibilidad enfocado a los riesgos II

El método explícito supone un incremento de contingencias a considerar, y es razonable pensar que los interesados o clientes puedan no estar dispuestos a asumirlo. Para evitar el conflicto, debemos de desarrollar estrategias para actuar sobre los riesgos (mitigar las amenazas, aumentar las oportunidades) si no se desea perjudicar cosas como el alcance, la calidad, o el presupuesto asignado. Teniendo claro que se debe hacer frente a los riesgos, nos tenemos que plantear en primer lugar cuales y de qué manera son los más beneficiosos de atacar.

Ahora vamos a mostrar una de las grandes ventajas del enfoque de riesgos explícitos, que se basa en la mejora de una funcionalidad tan interesante como es el análisis de sensibilidad. Anteriormente, este análisis sólo podía enfocarse al tiempo de las tareas que componen el plan de proyecto, y aunque podía ser de ayuda, tenía un margen de utilidad reducido. Con la posibilidad de realizar este análisis de cara a los riesgos explícitamente, podremos sacar más partido de la simulación Monte Carlo, al

143 permitirnos plantear diferentes estrategias y escenarios basados en la actuación sobre dichos riesgos, extrayendo sus efectos marginales.

Las siguientes gráficas incluyen el análisis de sensibilidad de las duraciones de cada tarea y el impacto de los riesgos de duración, con la duración total del proyecto. Si estudiamos ambas gráficas y tenemos en cuenta la matriz de asignación, ahora podremos establecer una relación explícita entre las tareas más determinantes y los riesgos que las afectan.

Vamos a realizar el análisis de sensibilidad por el segundo método (discriminatorio) expuesto en el apartado 6.3.1.2. En él, vamos a cuantificar el impacto marginal de cada riesgo, procediendo a mitigar de manera íntegra (por su valor explicativo, se debería reducir/aumentar las amenazas/oportunidades) el más influyente a un determinado nivel de confianza, prosiguiendo sucesivamente con el siguiente, hasta haber actuado en todos ellos, de modo que obtendremos la hoja de ruta de prioridades de actuación sobre los riesgos. La primera gráfica nos muestra las sensibilidades considerando todos los riesgos iniciales del plan de proyecto:

Figura 82. Sensibilidad de tareas y riesgos contemplándolos todos

Vemos como tenemos una alta sensibilidad de la duración de las tareas con la duración total del proyecto en las afectadas por los riesgos más influyentes, Variación de requisitos y Dificultad en la adquisición del emplazamiento, cuya sensibilidad se tiene como media-alta (>0,5). Las tareas que están poco comprometidas por riesgos (ver la matriz de asignación) tienen una sensibilidad muy baja con la duración total.

Viendo estos resultados se puede pensar que se ha de actuar prioritariamente sobre el riesgo de Variación de los requisitos. El método básico de análisis de sensibilidad así lo determinaría, pero vamos a ver que si cuando fijamos como criterio el impacto

0 0.2 0.4 0.6 0.8 1 Validación Dep. Compras

Solicitud-Oferta Proveedor Estudio Viabilidad Económica Suministro Material-Equipos Pruebas Funcionales Instalación Física Equipos Integración Equipos en Red Replanteo Emplazamiento Obra Civil Emplazamiento Estudio Requisitos Técnicos Adquisición Emplazamiento

Duración tareas con la duración total

Factor de Correlación

0 0.2 0.4 0.6 0.8 Errores Pruebas Funcion.

Problemas Aceptación Complejidad Integración Disp. Sumin. Equip-Materi Complejidad Adecuación Dificultad Adqui. Emplaz. Variación Requisitos

Riesgos duración con la duración total

144

marginal de dicho riesgo a un nivel de confianza del P-80 para la estimación, los resultados pueden variar.

Procediendo por el segundo método para el análisis de sensibilidad, vamos cuantificar el efecto que causa cada riesgo cuando se procede a actuar sobre él de forma aislada. De esta manera se podrá saber el orden de clasificación para priorización que ofrece mejores resultados cuando procedamos a tomar las medidas de actuación dentro de las posibilidades establecidas.

Los siguientes gráficos muestran los resultados de las sensibilidades del proyecto cuando se ha procedido a mitigar (de manera íntegra) el riesgo más influyente. Esto se realiza comparando el diferencial del impacto de cada riesgo con la simulación que contempla todos ellos, en la que una vez obtenidos los resultados, el simulador procede a seleccionar el que mayor impacto marginal ha tenido al nivel de confianza establecido:

Figura 83. Sensibilidad de tareas y riesgos mitigando Adquisición de Emplazamiento

Los resultados de las gráficas nos muestran que el riesgo mitigado en primer lugar, y por ende el que mayor impacto marginal tiene en la duración total del proyecto a un nivel de confianza del P-80, ha sido Dificultad en la adquisición del emplazamiento, y no Variación de Requisitos como se creía, por lo que se elimina de la gráfica.

De nuevo, tenemos como riesgo con mayor relación Variación de los requisitos. Por parte de las tareas tenemos una compensación de sensibilidades, con un aumento específico de la tarea de Suministro de material y equipos, enmascarada anteriormente por el riesgo mitigado. El incremento de la sensibilidad se debe a las particularidades de la lógica, pues no se ha introducido ninguna dependencia nueva con ningún riesgo para aumentar su relación con la duración total del proyecto.

0 0.2 0.4 0.6 0.8 Validación Dep. Compras

Estudio Viabilidad Económica Solicitud-Oferta Proveedor Obra Civil Emplazamiento Suministro Material-Equipos Instalación Física Equipos Pruebas Funcionales Replanteo Emplazamiento Integración Equipos en Red Adquisición Emplazamiento Estudio Requisitos Técnicos

Duración tareas con la duración total

Factor de Correlación

0 0.2 0.4 0.6 0.8 1 Errores Pruebas Funcion.

Problemas Aceptación Complejidad Integración Complejidad Adecuación Disp. Sumin. Equip-Materi Variación Requisitos

Riesgos duración con la duración total

145

Figura 84. Sensibilidad de tareas y riesgos mitigando Disponibilidad para suministro

En el siguiente paso vemos una vez más que no se ha procedido a mitigar Variación de los requisitos, sino que se ha mitigado el riesgo que compromete la Disponibilidad del suministro de equipos y material. De nuevo, vemos que no ha de concordar la sensibilidad media con el impacto marginal de los riesgos en el P-80.

Respecto a la sensibilidad de tareas tenemos el efecto inverso a la simulación anterior, ha disminuido la sensibilidad de la tarea de Suministro de Material-Equipos, forzado por la mitigación del riesgo que la compromete, mientras que aumenta la de Obra Civil, por particularidades de la lógica del plan de proyecto. Seguimos con el siguiente riesgo:

Figura 85. Sensibilidad de tareas y riesgos mitigando Variación de Requisitos

0 0.2 0.4 0.6 0.8 1 Validación Dep. Compras

Solicitud-Oferta Proveedor Estudio Viabilidad Económica Suministro Material-Equipos Obra Civil Emplazamiento Pruebas Funcionales Instalación Física Equipos Integración Equipos en Red Replanteo Emplazamiento Adquisición Emplazamiento Estudio Requisitos Técnicos

Duración tareas con la duración total

Factor de Correlación

0 0.2 0.4 0.6 0.8 1 Errores Pruebas Funcion.

Complejidad Integración Problemas Aceptación Complejidad Adecuación Variación Requisitos

Riesgos duración con la duración total

Factor de Correlación

0 0.2 0.4 0.6 0.8 Validación Dep. Compras

Solicitud-Oferta Proveedor Estudio Viabilidad Económica Suministro Material-Equipos Adquisición Emplazamiento Integración Equipos en Red Pruebas Funcionales Instalación Física Equipos Estudio Requisitos Técnicos Replanteo Emplazamiento Obra Civil Emplazamiento

Duración tareas con la duración total

Factor de Correlación

0 0.2 0.4 0.6 0.8 Errores Pruebas Funcion.

Problemas Aceptación Complejidad Integración Complejidad Adecuación

Riesgos duración con la duración total

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Definitivamente aquí se procede a mitigar el riesgo de amplio impacto de Variación de los requisitos. No ha sido hasta la tercera acción de mitigación cuando el riesgo más influyente en media ha tenido un mayor impacto marginal a un nivel de confianza alto como es el P-80, algo poco previsible y a considerar.

El amplio espectro de su influencia se ve en la gráfica de las sensibilidades de las tareas. Se observa cómo se diluye el efecto conjunto que hacía que el grupo de tareas afectadas por él tuvieran una dependencia muy estrecha con la duración total del proyecto. Los resultados son reveladores, pues tareas que en la priorización anterior estaban en la cola de influencia, como Obra Civil, ahora están a la cabeza.

Continuando con el análisis, en el siguiente paso se prioriza el riesgo de Complejidad de adecuación del emplazamiento, como muestra la figura. La sensibilidad de los riesgos restantes se ve ligeramente incrementada, debido a que sus impactos no se ven atenuados por un riesgo de mayor influencia. De cualquier manera, sensibilidades con factores inferiores a 0,3 se tendrán como bajas, por lo que es posible que a pesar de existir, ni siquiera compense proceder a mitigar tales riesgos si requirieran unos recursos considerables:

Figura 86. Sensibilidad de tareas y riesgos mitigando Adecuación Compleja

Se omiten el resto de pasos ya que corresponden a los riesgos menos influyentes (sensibilidades < 0,3), con efectos muy limitados en los resultados. Por último, una vez eliminado todos los riesgos sólo se muestra la gráfica de las sensibilidades de la duración de las tareas con la duración total del proyecto, es decir, estas sensibilidades están influenciadas sólo por el efecto que tiene la lógica del plan de proyecto y el error de estimación de las tareas:

0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 Validación Dep. Compras

Replanteo Emplazamiento Solicitud-Oferta Proveedor Estudio Viabilidad Económica Adquisición Emplazamiento Integración Equipos en Red Obra Civil Emplazamiento Suministro Material-Equipos Instalación Física Equipos Pruebas Funcionales Estudio Requisitos Técnicos

Duración tareas con la duración total

Factor de Correlación

0 0.1 0.2 0.3 0.4 Errores Pruebas Funcion.

Problemas Aceptación Complejidad Integración

Riesgos duración con la duración total

147

Figura 87. Sensibilidad de tareas con todos los riesgos mitigados por completo

En la gráfica podemos ver cómo por cuestión de sus FDP y estructura de la lógica, existen dos tareas con una sensibilidad predomínate con la duración total del proyecto, mientras que el resto se pueden catalogar como leves (< 0,3) a pesar de haber diferencias. Si la comparamos con la gráfica donde considerábamos todos los riesgos (Figura 82), vemos diferencias notables, tanto de orden como de magnitud. Con todos los riesgos ya mitigados según el criterio del mayor impacto marginal al nivel de confianza P-80, ya tendremos conformada la clasificación para la priorización de acciones, que nos ayuda a ayudar a crear la hoja de ruta más beneficiosa para una eficaz actuación sobre los riesgos que comprometen el proyecto.

A continuación se muestran los resultados de la priorización y mitigación tras completar todo el análisis de sensibilidad:

Fecha P-80

Impacto Marginal en Fecha P-80

Riesgo Mitigado (Ordenados) Días Porcentaje del

impacto total (%)

Ninguno (Todos contemplados) 19 de junio - -

Dificultad en la adquisición emplaz. 10 de junio 9 33,4

Disponibilidad suministro equip-mat 6 de junio 4 14,8

Variación de los requisitos 3 de junio 3 11,1

Complejidad de la adecuación 1 de junio 2 7,4

Complejidad de la integración 1 de junio 0 0

Problemas en la aceptación 31 de mayo 1 3,7

Errores en Pruebas Funcionales

(Sólo Error de Estimación) 31 de mayo 0 0

Cálculo Determinístico 23 de mayo 8 29,6

Tabla 19. Ordenación de priorización de los riesgos mitigados por su impacto en el P-80

0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 Validación Dep. Compras

Replanteo Emplazamiento Integración Equipos en Red Solicitud-Oferta Proveedor Estudio Viabilidad Económica Instalación Física Equipos Pruebas Funcionales Adquisición Emplazamiento Obra Civil Emplazamiento Suministro Material-Equipos Estudio Requisitos Técnicos

Duración tareas con la duración total

148

Nótese que las sucesivas mejoras en la duración una vez mitigado de manera íntegra cada riesgo no van necesariamente en disminución. Existe la posibilidad de que riesgos posteriormente mitigados tengan un mayor margen de mejora que anteriores, como ocurre con el riesgo de Problemas en la aceptación. Lo cierto es que si alteramos este orden para mitigar anticipadamente riesgos con mayor margen que otros de más prioridad es muy posible que se obtengan peores resultados. Esto no se debe más que a la naturaleza dinámica del plan de proyecto, que contiene un sinfín de condiciones implícitas que generan estos márgenes de mejora por efectos colaterales de la mitigación. Se ha de destacar la importancia a la hora de dedicar esfuerzos y tiempo para las estimaciones, ya que el error de estimación tiene una de las mayores aportaciones a la necesidad de previsión para contingencias.

Durante este proceso vemos como riesgos y tareas varían constantemente su sensibilidad y por ende su prioridad para una mitigación óptima, de tal manera que no podemos asumir que las acciones correctoras no tienen efectos colaterales, y que la forma y el orden en que se abordan los planes de contingencia es totalmente vinculante. Para sacar el máximo partido hemos de realizar concienzudamente todas las actividades de control y seguimiento, recabando la información de la evolución para nutrir al simulador con datos realistas y actualizados.

Por último, y para mostrar de una manera muy ilustrativa lo ocurrido en el análisis de sensibilidad, mostramos la gráfica con las FDA de cada mitigación. Como es de esperar, la curva que contempla un mayor número de riesgos activos (Simulación 1º) tiene una menor pendiente, que indica su mayor rango de incertidumbre (mayor desviación estándar), y viceversa a medida que mitigamos cada riesgo adicional.

Figura 88. Comparación de las simulaciones de priorización de riesgos mitigados 26-May-2013 15-Jun-2013 05-Jul-2013 25-Jul-2013 P-0 P-10 P-20 P-30 P-40 P-50 P-60 P-70 P-80 P-90 P-100

FDA de las Fechas de Finalización

P ro b a b il id a d A c u m u la d a Fecha Finalización Simulación__1__19-Jun-2013 Simulación__2__10-Jun-2013 Simulación__3__06-Jun-2013 Simulación__4__03-Jun-2013 Simulación__5__01-Jun-2013 Simulación__6__01-Jun-2013 Simulación__7__31-May-2013 Simulación__8__31-May-2013

149 Se observa que el margen de mejora al mitigar los últimos cuatro riesgos es muy limitado, y puede que no justifique los recursos necesarios para tal acción. Por contra, se observa que los tres primeros riesgos mitigados (Simulaciones 2, 3, y 4) tienen un alto impacto en el tiempo, y debe plantearse activamente el actuar frente a ellos. Una vez más vemos la importancia de dónde se establece el nivel de confianza, puesto que a partir de un nivel de confianza del P-85, el margen de mejora de mitigar el segundo riesgo (Simulación 3) sería mucho menor, mientras que la mejora al mitigar el tercer riesgo (Simulación 4) incrementaría notablemente, sin suponer una reducción o incremento respectivamente de los recursos necesarios para tal propósito, por lo que se busca el máximo rédito a los recursos asignados. Este tipo de fenómeno se debe una vez más a estructura lógica del plan de proyecto y a todos los elementos como los riesgos que tienen efecto en ella, haciéndola muy impredecible.

El análisis de sensibilidad nos ha permitido tener un método cuantitativo para optimizar las acciones correctoras pertinentes haciendo uso del método Monte Carlo. Se lleva a cabo tomando completamente en cuenta el plan de proyecto, que es una de las herramientas más importantes a la hora de gestionar un proyecto desde su inicio a su fin, y haciendo pleno uso del registro de riesgos, más allá del valor documental de este. De esta forma, el Project Manager tiene una forma muy ilustrativa y eficaz de justificar sus decisiones de cara a contingencias, ya que sin previsiones claras, en ocasiones es difícil cambiar el rumbo de los acontecimientos.

Tampoco se ha de olvidar que durante la realización de este proceso, el simulador desarrollado ofrece todo el abanico de herramientas expuestas hasta el momento, como valores estadísticos como desviaciones estándar, índice critico de las tareas, o rutas críticas de cada escenario. Esta información podrá complementar la búsqueda de decisiones acertadas proyectando escenarios que sean de interés.