Plan de respuesta frente a riesgos

Esta parte dentro del área de los riesgos tiene como fin plasmar toda la información que, después de ser recabada, se ha procedido a su estudio para determinar cómo se ha de proceder. En este documento se recogerá cosas como los pasos requeridos para tratar de materializar las oportunidades, así como responder a las amenazas, con sus resultados estimados e implicaciones.

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Para conformarlo hay que apoyarse en trabajo anterior como el registro de riesgos, el cual nos permite tener una clasificación de los riesgos según convenga (probabilidad e impacto en tiempo o en coste), y responsables establecidos para su atención y estudio. A su vez, cuando se realiza el análisis cuantitativo, se estudia (lista y clasifica) las respuestas factibles a cada uno de los riesgos identificados. A pesar de estar siempre expuestos a un nivel mínimo de riesgos, es importante fijar un umbral en el cual se establece cuando un riesgo requerirá de atención o actuación, quedando libres de un tratamiento específico todos los que tengan efectos menores a los acordados en el umbral fijado.

Dentro de las respuestas posibles, estas pueden atender a diferentes formas de actuar para amenazas o riesgos nocivos [1]:

 Supresión del riesgo: Consiste en realizar aquellos cambios en el plan del proyecto para eliminar riesgos o sus consecuencias negativas sobre los objetivos del proyecto. No siempre es posible eliminar todos los riesgos, pero algunos pueden ser evitados.

Algunos riesgos que aparecen pronto en el desarrollo del proyecto pueden ser evitados en base a una mejor definición de objetivos, la obtención de información adicional, mejorando las comunicaciones, adquiriendo el apoyo de expertos, reduciendo el alcance para evitar realizar actividades de alto riesgo, añadiendo recursos adicionales o modificando la planificación. También se pueden usar soluciones probadas en lugar de innovaciones, usar un proveedor conocido en lugar de un nuevo, etc.

 Transferencia del riesgo: Consiste en trasladar el riesgo a otra organización, que toma la responsabilidad de su gestión. La transferencia no anula el riesgo, simplemente transfiere a otro la responsabilidad.

Una forma muy usada es la transferencia de riesgos a través de los contratos precio fijo con un suministrador, transfiriéndole a este una parte importante de los riesgos, siempre que el suministro permanezca estable.

Otro ejemplo es situaciones de riesgo financiero. La transferencia del riesgo suele tener como consecuencia el pago de una cantidad que compensa al nuevo responsable del riesgo asumido. Las formas de llevar a cabo esta transferencia son contratos de seguros o coberturas, primas-penalidades de cumplimiento, etc.  Mitigación del riesgo: La mitigación trata de reducir la probabilidad y/o el impacto

de un riesgo por debajo de un nivel que sea tanto factible como aceptable.

La adopción de acciones, siempre que se disponga de margen de maniobra, para prevenir el riesgo será más efectivo que tratar de reparar las consecuencias después de haberse producido. Es importante no olvidar que el coste (temporal o económico) de la mitigación de un riesgo deberá ser proporcional respecto a la probabilidad e impacto estimado y a los beneficios previstos.

39 Algunos ejemplos de mitigación de riesgos son:

a) Adopción de procesos más simples b) Llevar a cabo ensayos adicionales c) Elección de suministradores más fiables

d) Adición de recursos o tiempo para el desarrollo de las tareas

Respecto a las posibles actuaciones para las oportunidades o riesgos provechosos:  Explotar el riesgo: En este caso la posibilidad de que exista una oportunidad hace

que toda organización desee aprovecharse de ella. La estrategia, como es lógico, tratará en primer lugar de eliminar la incertidumbre en su aparición, para posteriormente potenciarlo mediante una asignación de recursos más generosa que la inicialmente planeada, como personal más cualificado, mayor apoyo económico, o una planificación adaptada.

 Compartir el riesgo: En ocasiones una oportunidad incipiente no puede ser correctamente gestionada por el equipo de proyecto o la propia organización, requiriendo involucrar a terceras partes. Esto se puede materializar en alianzas estratégicas conocidas como Joint Ventures, o contratación de empresas especializadas en la gestión y realización de tales necesidades, con el propósito expreso de explotar la oportunidad.

 Aumentar el riesgo: Dentro de las anteriores actuaciones, una vez se ha identificado la existencia de una oportunidad, siempre que sea factible se ha de considerar la posibilidad de intensificar el impacto de la oportunidad. Para ello se ha de esclarecer los factores principales de la oportunidad, tratando de aprovecharlos al máximo con estrategias específicas.

Por último, como opción para ambos tipos, amenazas y oportunidades, tenemos:  Aceptación del riesgo: En esta ocasión no se decide cambiar el plan del proyecto

para hacer frente al riesgo, o no se ha sido capaz de encontrar una mejor alternativa. Una aceptación activa del riesgo puede implicar la adopción de un plan de contingencia en el caso de que el riesgo se produzca. Una aceptación pasiva no requiere acciones especiales, por lo que cuando ocurra el riesgo será aceptado como tal por el equipo del proyecto.

Un plan de contingencia es vital para aquellos riesgos que puedan aparecer a lo largo del desarrollo del proyecto. Como veremos más adelante, el plan de contingencias establecerá el rango de tiempo o coste de cualquier elemento del proyecto en base a las previsiones para un determinado nivel de confianza que se establezca. Para su activación se establecerán los indicadores que garanticen el margen de maniobra

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requerido. Como consecuencia, las planificaciones temporales o económicas se verán influenciadas de modo que se logre los resultados necesarios.

El plan de respuestas a los riesgos debe ser realista en el contexto del proyecto, apropiado a la severidad del riesgo esperado, con un coste efectivo y oportuno en el tiempo, pudiendo presentar varias alternativas para tener en cuenta circunstancias especiales. Ha de entenderse que se trata de un proceso dinámico, cual debe ser revisado con periodicidad, ya que el propio desarrollo de estrategias frente a riesgos puede causar la necesidad de estudio de efectos colaterales.

Este plan es la contraposición a la a veces habitual insistencia de continuar con la planificación inicial de un proyecto que está conduciéndolo al fracaso con claridad, marcando el camino a seguir de manera eficaz.