Modelando los costes: Actividades y sus recursos

Cada uno de los costes establecidos o estimados en el apartado anterior se habrá conformado de múltiples maneras. Para poder realizar una integración total y coherente simulando modelos realistas, estos han de concordar con la lógica del plan de proyecto. Para ello se debe de tener un criterio de modelado que lo permita, que basaremos en la dependencia con el tiempo:

 Tiempo-dependientes: La cuantía de estos costes está íntimamente relacionada con la duración de las actividades, y por ende sometida a los riesgos que afectan a la duración. Podrán verse afectados de dos maneras:

o Según la variación del tiempo necesario para su realización.

o Según el número de unidades del recurso requeridas por unidad temporal. Ejemplos para este tipo de costes son, por ejemplo, mano de obra contratada específicamente para un trabajo o cualquier tipo de equipamiento arrendado en base al tiempo para llevar a cabo una tarea.

 Tiempo-independientes: Este tipo de costes pueden tener incertidumbres en su valor, pero no están ligados a las duraciones tanto del proyecto en general como a las tareas a las que van asociados. Un ejemplo es una demora en el envío de un material, la cual tendrá implicaciones temporales pero su precio permanecerá inalterado. Otro caso podría ser que un coste se vea afectado por la ley de mercados (oferta-demanda), siendo totalmente independiente del curso del propio proyecto o de los riesgos que afectan específicamente a las duraciones.

153 Hay que tener cuidado con los costes fijos que se asume tener, ya que muchos de los costes que se disponen en la definición del proyecto estarán sujetos a modificaciones, especialmente los más ajenos como los de las subcontratas.

Con estas bases, se iniciará después de la clasificación de los costes la armonización con la EDT, un paso intermedio de la integración tiempo-coste completa.

Para el ejemplo del apartado anterior del despliegue de un nodo radio, vamos a ir exponiendo la integración del elemento coste. Según se recabe la información, la integración se conformará de diversas maneras y por diferentes frentes. En este caso mostramos en primer lugar la asignación de los costes basada en la segmentación por recursos, donde especificaremos su tipo de dependencia temporal:

Recurso Tipo de dependencia

temporal Coste (€)

Gestión de proyecto y

administrativa Tiempo-dependiente 5000

Departamento de ingeniería Tiempo-dependiente 10000

Técnicos de campo Tiempo-dependiente 3000

Equipos y material técnico Tiempo-independiente 10000

Obra civil Tiempo-dependientes 15000

Tabla 20. Recursos del proyecto de despliegue nodo radio

Ahora especificamos las cuantías de estos recursos asociados a cada actividad, que son las verdaderas generadoras de costes. Esta asignación es fundamental para integrar un modelo tiempo-coste de manera eficaz, como iremos viendo:

Actividad del Proyecto Coste de la actividad (€)

Estudio de requisitos técnicos 5190

Estudio viabilidad económica 320

Solicitud oferta proveedor 320

Validación oferta Dep. Compras 170

Adquisición emplazamiento 3400 Replanteo 1050 Suministro Equipos-Material 11200 Obra civil 15880 Instalación equipos 2170 Integración en red 1200 Pruebas Funcionales 2150

Tabla 21. Coste del proyecto de despliegue nodo radio por actividad

La manera de establecer la cuantía de cada tarea queda al juicio del Project Manager y las necesidades del proyecto. Como es de suponer, un recurso como Obra Civil dispone de una parte de su coste fija (materiales) y otra variable (mano de obra). En el ejemplo, se aúna todo en un solo recurso, ya que este está definido a un nivel estratégico (inferior al del día a día). Posteriormente se establecerá la existencia de un riesgo que

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variará dicho importe de manera coherente con la desviación que cabe considerar en su parte variable. De todas maneras, si fuera necesario, la metodología no tiene problemas en considerar segmentaciones mayores.

Por último, mostramos la matriz de asignación económica tarea-recurso. Esta asignación es la que hace que se requiera un nivel de especificación similar para ambos elementos, preferiblemente el de la EDT, para crear una asociación correcta:

Recurso Actividad Gestión Proyecto Departamento Ingeniería Técnicos Equipos y material Obra Civil Total Recursos Estudio de requisitos técnicos 640 4550 - - - 5190 Estudio Viabilidad Económica 320 - - - - 320 Solicitud Oferta Proveedor 320 - - - - 320 Validación Oferta 170 - - - - 170 Adquisición Emplazamiento 800 1400 1200 - - 3400 Replanteo 200 350 500 - - 1050 Suministro Equipos-Mater 1200 - - 10000 - 11200 Obra Civil 530 - 300 - 15000 15880 Instalación 420 750 1000 - - 2170 Integración en Red 150 1050 - - - 1200 Pruebas Funcionales 250 1900 - - - 2150 Total Actividades 5000 10000 3000 10000 15000 43000

Tabla 22. Matriz Actividades-Recursos del proyecto de despliegue nodo radio

Esta tabla se conforma considerando todos los recursos que intervienen en cada una de ellas. Algunos recursos pertenecen íntegramente a una actividad, mientras que otros aportan cuantías a varias de ellas. En el caso de actividades como el Estudio de requisitos técnicos, su coste está defino por dos recursos distintos, el recurso de Gestión de proyecto y administrativa y la labor del Departamento de ingeniería.

Hay varias formas de asignar las cuantías de los recursos. Para proyectos donde sus implicados son trabajadores propios, la manera más recomendable de cuantificar la mano de obra es prorratear las retribuciones en base a la dedicación estimada. De esta manera, si una tarea de considerable duración requiere una dedicación poco intensa,

155 aún con necesidad de multitud de miembros, puede tener un coste muy inferior a otra breve con trabajadores expertos de altas retribuciones. En el caso del recurso de Gestión de proyecto y administrativa está uniformemente asignado a todas la tareas, ya que se establece como norma una dedicación continua y constante, mientras que en el caso del recurso de Departamento de ingeniería, tiene aportaciones (unidades del recurso requeridas por unidad temporal) distintas en cada tarea que interviene, debido a una dedicación exigida variable en cada una de ellas.

Es importante establecer de qué manera se va a realizar las proyecciones de resultados, puesto que muchos proyectos tendrán costes derivados que no estarán directamente relacionados con la ejecución, pudiendo no considerarlos en esta labor. Un ejemplo de ello son los costes de certificados y demás burocracia necesarios en despliegues de nodos radio, que pueden producirse un tiempo después, y habitualmente están conducidos por departamentos ajenos a la ejecución.

Toda esta información se establece en el proceso de planificación inicial, mediante reuniones, así como consultando históricos si los hubiera. Con esta asignación de los costes se trata de que se contemple y fije todo el presupuesto (libre de contingencias) al plan de proyecto de la manera más realista. Ha de remarcarse que la asignación de los costes al plan de proyecto permitirá situar los costes en el tiempo, permitiendo disponer de los flujos de caja tentativos, algo de altísima utilidad para elementos de la estrategia corporativa, como es la tesorería.