Auditoría financiera

Ausencia de procedimientos de control en la administración de los bienes

En la entidad no se han implementado procedimientos que coadyuven al control y administración de los bienes, por las siguientes consideraciones:

- La Secretaria-Tesorera no ha dejado constancia escrita de la entrega recepción de los bienes de administración a los servidores responsables del uso, custodia y conservación, como tampoco se tiene conocimiento de los cambios realizados entre ellos.

- No existe evidencia documental de la realización de constataciones físicas de los bienes de administración por lo menos una vez al año y no se dispone de información sobre su ubicación y del estado de conservación.

- Como resultado de la constatación física a los bienes de administración, se verificó la existencia de bienes inservibles que no prestan ningún servicio a la entidad, como es el caso de equipos de computación.

Incumplieron los artículos 77 numerales 1 y 3 letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, 3 Del procedimiento y cuidado, 11 Uso y conservación de bienes, 12 Obligatoriedad de inventarios y 13 Inspección previa del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; y, se inobservó las Normas de Control Interno 406-05 Sistema de registro, 406-08 Uso de los bienes de larga duración, 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración y 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto.

Estos hechos se presentaron por cuanto el Presidente y la Secretaria-Tesorera no aplicaron procedimientos de control para la administración de los bienes por lo que no se dispone de información sobre el estado de los bienes, lo que ocasionó que no se identifique al custodio, se desconozca el estado de conservación y no asegure un adecuado uso y propiedad de los bienes institucionales.

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hecho al Presidente y Secretaria-Tesorera del GAD Parroquial, sin obtener respuesta. Conclusión

No se aplicaron procedimientos de control para la administración de los bienes, lo que ocasionó que no se identifique al custodio, se desconozca el estado de conservación y no

asegure un adecuado uso y propiedad de los bienes institucionales. Recomendaciones

Al Presidente

1. Conformará una comisión de entre los Vocales del Gobierno Parroquial, para que conjuntamente con la Secretaria-Tesorera realicen por lo menos una vez al año la constatación física de los bienes de administración, dejando constancia escrita de los resultados obtenidos y de presentarse novedades se informará a la máxima autoridad para la toma de decisiones correctivas.

A la Secretaria-Tesorera

2. Entregará a cada servidor los bienes para el desempeño de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepción mediante actas y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean los institucionales; y, en el caso de existir traspaso de bienes entre los diferentes servidores, se dejará constancia escrita del hecho.

Falta de registros auxiliares y cálculo de la depreciación acumulada de los Bienes de Administración

El saldo de la cuenta Bienes de Administración al 31 de diciembre de 2013, fue de 29.740,29 USD, el mismo que no se encuentra respaldado con registros auxiliares individuales que faciliten su control, por cuanto la servidora responsable dispone de un listado de los bienes sin que se detalle fechas de adquisición, costos, valor de depreciación, ubicación, entre otros, que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos. Además no aplicó a los bienes institucionales el cálculo y registro contable de la

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depreciación acumulada, razón por la que se desconoce el efecto financiero de la pérdida del valor que sufren los bienes por el uso, desgaste u obsolescencia, los mismos que se mantienen registrados la depreciación hasta el año 2012.

Se incumplió el artículo 77 numerales 1 y 3, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y se inobservó la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.6 Depreciación de bienes de larga duración; y, las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 406-05 Sistema de registro y 406-06 Identificación y registro.

Situación que se presentó por cuanto el Presidente no efectuó un control de los bienes y la Secretaria-Tesorera responsable de la custodia de los bienes, no implementó registros auxiliares que permitan identificar la fecha de adquisición, tipo de bien, valor de adquisición, características y custodio; y, no registró contablemente la depreciación acumulada, lo que ocasionó que no proporcione seguridad de su registro y control oportuno, que asegure la presentación de la cuenta Bienes de Administración con los saldos reales, veraces y confiables, así como, reflejar contablemente el monto acumulado de la correspondiente depreciación.

Con oficio 008-GADPREC-GE-2014 de 24 de noviembre de 2014, se comunicó de este hecho al Presidente y Secretaria- Tesorera del GAD Parroquial, sin obtener respuesta. Conclusión

Los bienes no disponen de registros auxiliares que faciliten su control como tampoco no se calculó ni se registró la depreciación acumulada, lo que ocasionó que la cuenta Bienes de Administración no proporcione seguridad de su registro, que aseguren la presentación de los saldos con sus valores reales, veraces y confiables; por lo que carecen de razonabilidad. Recomendaciones

A la Secretaria-Tesorera

3. Implementará registros auxiliares para cada bien que conforma la cuenta Bienes de Administración, los que deberán contener por lo menos la siguiente información:

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descripción del bien, número de identificación, marca, modelo, color, serie, ubicación física, nombre y cargo del responsable del cuidado y uso, fecha de adquisición, costo de adquisición y valor de depreciación.

4. Pondrá en práctica los lineamientos técnicos establecidos en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental, respecto al cálculo y registro de la depreciación de los bienes de larga duración, lo que permitirá presentar razonablemente los saldos contables.

Falta de archivo de documentos que respaldan las operaciones financieras

Se efectuaron desembolsos por concepto de las diferentes operaciones, sin que se mantengan en los archivos los documentos como: facturas, órdenes de ingreso y egreso de bodega, certificación presupuestaria y contratos de proyectos de construcción, lo que no permitió determinar la propiedad, legalidad y veracidad del gasto realizado.

Se incumplió el artículo 77 numerales 1, letra a) y 3, letras a), b), c) y d) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y se inobservó las Normas de Control Interno 402-02 Control previo al compromiso, 403-08 Control previo al pago y 405-04 Documentación de respaldo y su archivo.

El Presidente y la Secretaria-Tesorera, no practicaron procedimientos de control previo y concurrente a las operaciones financieras, al no requerir la documentación, ni implementar un adecuado sistema de archivo, lo que ocasionó que los desembolsos no cuenten con los respaldos que justifiquen los egresos.

Mediante oficios circulares 011.1 y 011.2-GADPREC-GE-2014 de 18 de diciembre de 2014, se puso en conocimiento de este hecho al Presidente y Secretaria-Tesorera.

En oficio s/n de 29 de diciembre de 2014, la Secretaria-Tesorera presentó la documentación de sustento con lo cual justificó las operaciones financieras realizadas por la entidad.

Conclusión

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concurrente a las operaciones financieras, al no requerir la documentación ni implementar un adecuado sistema de archivo, lo que ocasionó que no se adjunten a los comprobantes de egreso los documentos de sustento, mismos que fueron presentados posteriormente, justificando en su totalidad los desembolsos realizados.

Recomendación

Al Presidente y Secretaria-Tesorera

5. Establecerán los suficientes mecanismos y procedimientos de control previo y concurrente, con la finalidad de comprobar que todos los desembolsos realizados por la entidad cuenten con la documentación de respaldo, para el soporte de las operaciones financieras; y, cuidarán de que el archivo de los desembolsos esté completo para facilitar el control posterior.

Ausencia de evaluaciones periódicas en la ejecución del presupuesto

El Presidente y los Vocales del Gobierno Parroquial, no aplicaron procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones que se ejecutaron en la institución, para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en los objetivos institucionales; y, la Secretaria-Tesorera no realizó evaluaciones de la ejecución presupuestaria con el fin de controlar y mejorar la recaudación de los ingresos y la utilización de los gastos, especialmente de las inversiones en obras en beneficio de la comunidad, por lo que el presupuesto como herramienta de gestión no ha permitido la toma de decisiones por la máxima autoridad.

En la ejecución del presupuesto de la entidad se determinó lo siguiente:

- Los presupuestos codificados de ingresos del año 2013, ascendió a 321.765,48 USD, de los cuales los ingresos efectivos fueron de 309.329,42 USD, que equivale al 96,14%, estableciéndose un déficit de recaudación de 12.436,06 USD, que constituye el 3,86% del presupuesto codificado de ingresos, desviación que obedeció a las entregas incompletas de las asignaciones por parte del Ministerio de Finanzas. - Los egresos codificados por el año 2013, ascendió al valor de 321.765,48 USD, de

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los cuales los gastos devengados fueron de 252.724,07 USD, que equivalen al 78,54% de ejecución presupuestaria, estableciéndose un superávit de operación de 69.041,41 USD, que constituye el 21,46% de los gastos codificados que no fueron utilizados, situación que se produjo por cuanto los trabajos de las obras civiles no se ejecutaron en relación a los gastos de inversión (Construcción minicamal, Construcción Centro de capacitación Comunidad El Frailejón y Construcción de visera y graderío Comunidad de Aljjún Agua Fuerte).

- De los ingresos efectivos registrados en el año 2013, ascendió a 309.329,42 USD, los gastos devengados fueron de 252.724,07 USD, estableciéndose un superávit presupuestario de 56.605,35 USD, equivalente al 81,70%% de los ingresos reales, por cuanto las obras civiles no fueron ejecutadas y no se adquirió el terreno.

Los hechos comentados inobservaron lo dispuesto en los artículos 77 numerales 1 y 3, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, 119 Contenido y finalidad del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, publicado en el Segundo Suplemento del Registro Oficial 306 de 22 de octubre de 2010, la Norma Técnica de Presupuesto 2.5.8.2 Evaluación institucional; y, las Normas de Control Interno 402-01 Responsabilidad del control, 401-03 Supervisión y 402-04 Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados.

Situación que se presentó por cuanto los Directivos del Gobierno Parroquial no realizaron la supervisión de los procesos y operaciones en forma constante y la servidora del área financiera no efectuó la evaluación de la ejecución presupuestaria con el fin de controlar, mejorar la recaudación de los ingresos y de utilizar adecuadamente los recursos, especialmente en inversión en obras, lo que ocasionó que el presupuesto como herramienta de gestión financiera no ha permitido su uso en la toma de decisiones por parte de la máxima autoridad, con el propósito de ajustar la ejecución a las previsiones originales. Con oficio 008-GADPREC-GE-2014 de 24 de noviembre de 2014, se comunicó de este hecho al Presidente y Secretaria-Tesorera del GAD Parroquial, sin obtener respuesta.

Conclusión

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evaluar la ejecución presupuestaria para determinar el comportamiento de los ingresos y gastos, ocasionó que no se cumpla con los objetivos institucionales por falta de seguimiento y de un control permanente.

Recomendaciones

Al Presidente

6. Aplicarán conjuntamente con los Vocales del Gobierno Parroquial en forma periódica procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones que tiendan a mejorar la entrega oportuna de los recursos que financian el presupuesto y realizarán el seguimiento de la ejecución de las obras planificadas y no ejecutadas, a efecto del cumplimiento de los planes operativos y la utilización de los recursos.

A la Secretaria-Tesorera

7. Realizará la evaluación de la ejecución del presupuesto a través de la comparación

periódica de los ingresos recaudados y gastos realizados con los presupuestados, para realizar los ajustes necesarios, generando la información oportuna para la toma

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