CAPÍTULO 12 INVERSIONES TRANSITORIAS
2. BREVE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES INCLUIDAS EN EL COMPONENTE
Las consideraciones a continuación incluidas sólo tienen por objeto permitir al lector familiarizarse con el flujo de las operaciones que se pueden presentar en los entes a auditar. Se incluyen situaciones tipo y, por lo tanto, los comentarios aquí vertidos no abarcan la totalidad de las combinaciones posibles.
La gerencia financiera habitualmente se hará responsable de las siguientes funciones relacionadas con las inversiones temporarias:
— Determinación de excedentes. — Colocación de fondos.
— Reinversión de fondos.
— Cobranzas de los resultados generados. — Recupero de las inversiones.
Existen también otras funciones vinculadas con estas inversiones pero no necesariamente serán responsabilidad de la gerencia financiera:
— Control y custodia de los valores y/o títulos.
— Control sobre el vencimiento de las colocaciones y/o resultados que se generan. — Registración de los movimientos.
— Tareas de control: arqueos y circularización.
193 A efectos de poder comprender mejor dichas funciones y los procedimientos administrativos vinculados, se mencionarán las inversiones más comunes.
Como ya se ha expuesto, el tipo de inversiones variará de acuerdo con los países a los que se refiera el análisis. No obstante ello, se puede sintetizar de la siguiente forma:
Colocaciones en caja de ahorro
Figura habitualmente explotada por entidades bancarias. Los fondos se colocan en cuentas especiales devengando un interés menor a otro tipo de inversiones. No ofrecen mayores dificultades y su ventaja radica en poder disponer de los fondos sin un vencimiento preestablecido. Podrían presentar limitaciones en la cantidad de extracciones mensuales.
Plazos fijos
La diferencia con el tipo de inversión anterior es que se estipulan fechas de vencimiento. No se pueden retirar con anterioridad bajo pena de perder los intereses. Como contrapartida, éstos son más altos.
Fondos Comunes de Inversión
Las cuotas partes de fondos comunes de inversión se caracterizan por tener un alto grado de liquidez, ya que es posible disponer de estos fondos en forma casi inmediata. Tienen cotización diaria conocida y publicada con lo cual su medición contable es transparente. En función del tipo de inversiones que componen el fondo, se determina el riesgo y la rentabilidad del mismo.
Colocaciones fuera de hora
Cuando los excedentes son cuantiosos pero su disposición no es muy prolongada (horas por ejemplo) pueden efectuarse colocaciones por dichos períodos. En ciertas oportunidades se aprovecha el dinero disponible fuera del horario bancario, reconociendo esas entidades un interés ya que hay un mercado abierto en el mundo con necesidad de uso de ese dinero (overnight). La agilidad con que deben efectuarse y la escasa documentación de terceros que pueda quedar en poder del ente auditado (a veces simplemente débitos y créditos en los extractos bancarios con acreditación de intereses que podrían no ser vinculados fácilmente) dificultan los procedimientos de control.
Colocaciones en mercados interempresarios
En ciertas oportunidades, las necesidades del mercado determinan que se desarrollen operaciones de crédito fuera del circuito financiero institucionalizado. Constituyen colocaciones y préstamos entre diferentes empresas. Pueden garantizárselas con el depósito de títulos o simplemente contra entrega del cheque por la devolución de los fondos incluyendo los intereses.
Las dificultades que presentan, a fines de las tareas de auditoría, se originan en la escasa documentación existente. La empresa que efectúa la colocación podría recibir simplemente el cheque por la restitución de los fondos a la fecha convenida con los respectivos intereses. Este tipo de colocaciones suele constituirse por plazos muy cortos.
Títulos públicos
Los títulos públicos son emitidos por los gobiernos para financiar sus actividades y pueden representar tanto su deuda interna como externa según sean restituidos en moneda del país emisor o en otra moneda. Si bien cuentan con garantía estatal, el riesgo de estas inversiones radica en las posibilidades de cumplimiento de las respectivas amortizaciones de intereses y/o capital. Gobiernos que enfrentan dificultades en su gestión financiera o en su balanza de pagos podrían verse fácilmente tentados en refinanciar el vencimiento de los títulos originales.
194 Las dificultades en la recuperabilidad podrán afectar su valor de cotización y consecuentemente los procedimientos de auditoría.
Las condiciones de emisión determinarán la renta que devengarán, su actualización (si existiera) y el vencimiento entre otros datos útiles para el control por parte del auditor.
Acciones y participaciones en otras sociedades
Es una práctica habitual que las empresas participen en el capital accionario de otras organizaciones. No existirán inconvenientes cuando la inversión se efectúe en empresas que hacen oferta pública de sus títulos valores, ya que siempre se tendrá la referencia del valor de cotización para su medición contable. En los casos en que no practique oferta pública, la medición contable podría presentar dificultades ya que se deberían buscar otras pautas para poder determinar el valor neto de realización (precio de venta menos todos los gastos directos de la venta).
Préstamos a otras empresas y/o instituciones
La diferencia con los préstamos en el mercado interempresario radica fundamentalmente en que se encuentran debidamente documentados a través de contratos u otros medios. Se convienen en general por períodos más prolongados, lo cual facilita las tareas de auditoría.
Alquiler de títulos públicos
Esta actividad permite obtener una renta adicional a la ya obtenida mediante la tenencia de los títulos. Deben existir buenos procedimientos de control e información a efectos de asegurar la correcta registración de dicha renta. Deberán planearse adecuadamente los procedimientos de auditoría, ya que los títulos en general se encontrarán en poder del arrendatario, si es que éste no dispuso de ellos.
Operaciones de compra/venta a futuro
Son las transacciones que mayores inconvenientes podrían presentar en una auditoría y presentan una diversidad de formas. Se podría convenir, por ejemplo, que a cierta fecha futura la empresa adquirirá a una tercera, a un precio predeterminado cierto título o inversión. Si a la fecha convenida el precio pactado es menor al de cotización, habrá obtenido una ganancia el ente comprador. En caso contrario, deberá registrar la pérdida por tener la inversión un valor neto de realización menor al costo de adquisición.
La misma operación descripta puede efectuarse con una cláusula adicional de venta automática de los títulos a la fecha concertada. En este caso, le quedará al ente auditado exclusivamente la diferencia entre el precio de compra predeterminado y el valor de cotización al cual se realice la venta. En estas circunstancias si el período pactado es relativamente prolongado (más de dos o tres meses) suele convenirse también la liquidación mensual de las diferencias que se vayan produciendo entre el valor de compra pactado y el valor de cotización.
Exactamente igual a lo anterior se produce en operaciones de venta (con eventual futura recompra también). Estas operaciones suelen efectuarse en algunas oportunidades para asegurar la adquisición de divisas o de títulos a un tipo de cambio o cotización predeterminado y evitar riesgos por fluctuaciones del mercado.
La simple descripción de estas operaciones brinda una clara idea de las dificultades que se pueden presentar en su revisión.
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Otras operaciones
Existe una gran variedad de otras inversiones mediante alternativas diferentes de las expuestas o una combinación de las mismas. El objetivo siempre será el de obtener un ingreso mediante la colocación de fondos excedentes en actividades al margen del negocio principal.
El manejo de estas inversiones dependerá de la gerencia financiera. En mercados altamente desarrollados y cuando la empresa dispone de un volumen de excedentes de fondos relevante, suele organizarse una mesa de dinero dependiendo de la gerencia financiera.
Estas mesas de dinero se caracterizan por la agilidad de su operación, los numerosos contactos y vincu- laciones que poseen con la plaza financiera y muchas veces la carencia de buena documentación que ampare a las transacciones.
Funciones relacionadas con las inversiones temporarias
Determinación de excedentes Es la condición previa para luego proceder a la colocación de los fondos.
Una organización razonablemente constituida dispondrá de presupuestos financieros integrados con los sistemas de flujo de caja operativo (cash flow) que le permitirá detectar a los excesos de fondos fácilmente. A su vez los presupuestos financieros estarán adecuadamente integrados al presupuesto económico de la organización.
El objetivo de la función será la de determinar oportunamente los fondos excedentes y los períodos durante los cuáles se los podrá disponer. Es una tarea que habitualmente coordinará el gerente financiero, emitiendo precisas instrucciones a la mesa de dinero o a los analistas financieros para proceder a colocar los fondos.
Colocación de fondos
Es la tarea más delicada pues implica la optimización de la renta que recibirá la empresa. De acuerdo con el monto de los excedentes, el plazo que se pueda disponer invertido y el riesgo que se desee asumir, los operadores y/o los analistas financieros determinarán la opción óptima y procederán a concretar la operación. De acuerdo con los montos a colocar intervendrán diferentes funcionarios para su autorización.
Es de vital importancia documentar este proceso en forma precisa. En este sentido, se podrán instrumentar:
Orden o instrucción de colocación: es la que emite el gerente financiero para originar el proceso de
búsqueda. Muchas veces es una instrucción verbal.
Formulario de colocación: es el que llevará el operador, dejando clara constancia del monto
involucrado, la fecha y hora de la concertación, el tipo de operación pactada, la tasa, actualización y/o venta predeterminada y la fecha de vencimiento (estos atributos podrán variar de acuerdo con las características de las inversiones).
Este formulario será emitido por cada colocación en forma correlativa. Deberá dejarse constancia en el mismo de la autorización otorgada, de acuerdo con los límites que se hubiesen determinado.
196 Carta prenumerada con instrucciones a los bancos y/u otros agentes financieros: detallará claramente el monto de la operación, la inversión seleccionada, la venia pactada y la fecha de vencimiento. En ciertas oportunidades esas instrucciones podrán ser suministradas verbal o electrónicamente.
Orden de pago: solicitando la liberación de fondos. Los riesgos más importantes que involucran a esta
operación se relacionan con seleccionar la mejor alternativa en cuanto a rentabilidad (con respecto a todo lo que exista en el momento de la colocación), y asegurar la recuperabilidad de la inversión. Esto se podría encontrar en relación inversa con el punto anterior ya que, en condiciones normales, a mayor rentabilidad, mayor riesgo.
No existe regla alguna para determinar el punto de equilibrio. Será la habilidad, experiencia e idoneidad del gerente financiero, la que permita maximizar la relación.
La actividad de los operadores de la mesa de dinero es difícilmente controlable. El control en este aspecto se deberá basar en una estrecha supervisión.
Una vez efectuada la colocación es indispensable verificar la documentación respaldatoria. Debería confirmarse la coincidencia en las fechas de la orden de colocación, el formulario de colocación y la del título emitido y/o inversión respectiva. Cuando se deban recibir títulos u otros comprobantes similares, no debería superar una demora considerada normal (24 horas por ejemplo).
Reinversión de fondos
Es una tarea similar a la anterior, en donde se utilizará la misma metodología y aún formularios. Deberá empalmársela con el control de los vencimientos de las inversiones y con la función de custodia de los respectivos títulos o valores, ya que será necesario entregarlos para proceder a su cobranza o reinversión.
Consecuentemente a los formularios ya mencionados se podría incorporar la Orden de pago o de liberalización de títulos valores, mediante la cual se autorizaría el egreso de estos documentos de la respectiva caja de seguridad.
Cobranza de los resultados generados
Abarca la función de controlar la percepción tanto de los ingresos y/o rentas parciales (intereses, actualizaciones, cupones de amortización de intereses y capital, etc.) como de los finales.
Es altamente recomendable que exista un informe gerencial que sintetice los resultados por inversión a efectos de verificar el cumplimiento de lo establecido en el momento de la colocación.
Este control también se efectúa globalmente a través del seguimiento de los presupuestos financieros, debidamente integrados a las proyecciones operativas de flujos de fondos (cash flows). En efecto, deberá existir un buen análisis de las diferencias existentes entre los montos realmente ingresados y los incluidos en el presupuesto.
Recupero de las inversiones
Comprende la tarea de rescate de las inversiones, obteniendo los fondos respectivos. Se relaciona directamente con la tarea de control sobre el vencimiento de las mismas.
197 Se utilizarán frecuentemente los formularios antes mencionados (orden de pago o liberalización de títulos valores) para autorizar el egreso de la caja de seguridad de la documentación respaldatoria de las inversiones.
Es fundamental que se controle la coincidencia de las fechas de liberalización de los títulos/valores y la de la boleta de depósito posterior de los fondos en las cuentas bancarias.
Las funciones que se mencionarán a continuación si bien se relacionan con la gestión de las inversiones, no constituyen habitualmente responsabilidad de la gerencia financiera.
Control y custodia de los títulos valores
Si bien es una función que normalmente depende de la gerencia financiera, los responsables de la custodia de los títulos valores tienen total independencia de los operadores o personal involucrado con el manejo de la operación propiamente dicha.
Indudablemente deben existir buenas medidas de seguridad para impedir el acceso a las cajas de seguridad.
Los responsables de la custodia de estos títulos no deberían ser los mismos que administran el movimiento diario de cobranzas y pagos a efectos de evitar eventuales sustituciones de valores entre sí.
Control sobre el vencimiento de las colocaciones y/o los resultados que se generan
Es otra tarea recomendable para ser realizada por un sector ajeno a los operadores financieros. Si bien son los operadores los que gestionarán el recupero de la inversión o la cobranza de las ventas parciales, la operación debería iniciarse mediante indicación del sector que expresamente controle los vencimientos.
A dicho efecto, se deberá instrumentar un sistema, computadorizado o no, que permita conocer oportunamente el vencimiento de las inversiones. La existencia de un sistema de presupuestación y proyección operativa del flujo de fondos permitiría evitar la duplicación de ciertas tareas.
Registración de los movimientos
Toda la registración de los movimientos estará a cargo del sector contable. Alternativamente, buenos sistemas computadorizados podrían permitir que la registración se inicie con la simple emisión de los formularios ya mencionados. Considerando que los mismos fueron originados por los operadores, es indispensable que sean corroborados con la documentación de terceros que se obtenga como respaldo.
Tareas de control: arqueos y circularización
Considerando la característica de liquidez y efectividad de las inversiones involucradas y que muchas de ellas pueden ser simples títulos al portador (su mera tenencia indica propiedad) es importante que existan buenos controles independientes.
Dichos controles estarían constituidos por arqueos periódicos (semanales por ejemplo) a ser realizados por sectores ajenos a la operación y a su custodia. Contaduría y/o Auditoría Interna son sectores que se encuentran en óptimas condiciones para efectuarlos.
También es importante que se efectúen circularizaciones a los bancos que presenten movimientos, a las entidades que posean títulos en custodia o en caución, a las empresas a las cuales se hubieran efectuado préstamos, a aquellos que posean títulos que fueron alquilados, etc. Las circularizaciones y el análisis de las respuestas y posterior seguimiento de partidas pendientes también podrán ser efectuadas por Contaduría o Auditoría Interna.
198 En el caso de las confirmaciones, en aquellas empresas en que existan muchos movimientos relacionados con la colocación y el recupero de las inversiones, es recomendable que las entidades involucradas no solamente suministren los saldos a cierta fecha, sino también un detalle de todos los movimientos. Esto permitiría verificar las fechas y los montos de todas las operaciones realizadas.
3. PAUTAS PARA LA COMPRENSIÓN Y ANÁLISIS DEL NEGOCIO
Las características de este componente varían según los entes en base al tipo de negocio que desarrollan.
Existen diversos aspectos que deben considerarse a fin de evaluar el medio en el cual opera la organización.
Entre otras posibles pueden incluirse las siguientes pautas a fin de comprender y analizar el negocio en el cual se desenvuelve el ente y utilizar esa comprensión para la determinación del enfoque de auditoría a aplicar.
3.1. Relacionadas con las políticas y los objetivos de inversión de la organización
Las políticas y objetivos de inversión del ente a auditar y el dinamismo y eficacia con los cuales persiguen su cumplimiento, pueden influir en los riesgos de auditoría, tanto inherentes como de control.
Entre otras, se pueden mencionar:
• El grado deseado de riesgo y retorno relacionado con las inversiones. • En qué medida el ente depende de la renta de las inversiones.
• El grado de diversificación deseado en la cartera de inversiones, planes de compra o venta de inversiones.
• Las características generales de las compañías en las que se realiza la inversión incluyendo su reputación, ubicación geográfica, tamaño, tipo o solidez financiera.
• El alcance de los acuerdos con bancos para invertir automáticamente los fondos sobrantes.
3.2. Relacionadas con las condiciones y tendencias económicas de los mercados
Una economía débil o recesiva por períodos prolongados puede forzar al ente a liquidar sus inversiones o restringir su capacidad de realizar nuevas. Por el contrario en períodos de fuerte crecimiento, deben analizarse las oportunidades de inversión.
En particular deberá considerarse:
• Las tendencias de los valores de mercado para el tipo de inversiones realizadas. • La estabilidad o fluctuación de la tasa de retorno de las inversiones.
• La disponibilidad de las inversiones para diversificar las operaciones o para asegurarse las fuentes de suministro.
199 • La existencia de restricciones gubernamentales sobre inversiones en el exterior o sobre la remesa de
dividendos.
4. ASPECTOS DE MEDICIÓN Y EXPOSICIÓN CONTABLE
4.1. Aspectos específicos de medición contable
No existen dificultades ni criterios alternativos de medición contable para inversiones tales como colocaciones en caja de ahorro, plazos fijos, fondos fuera de hora, préstamos en el mercado interempresario, préstamos a otras instituciones, etc. Estas inversiones se miden contablemente a su valor nominal o de imposición, adicionando los intereses, actualizaciones o rentas devengadas al cierre del período. En contextos inflacionarios, deberán extremarse los cuidados para asegurar una correcta medición y exposición contable de los ingresos obtenidos dentro del estado de resultados: a los valores nominales de las rentas obtenidas se le debe netear o detraer el componente inflacionario contenido. De esta forma, se expondrán los intereses y/o renta real (netos del efecto inflacionario).
Dicha medición y exposición contable puede complicarse en el caso de colocaciones en moneda extranjera ya que existirán dificultades en apropiar el efecto inflacionario entre las diferencias de cambio y los intereses devengados. De todos modos la sumatoria de ambos conceptos siempre deberá reflejar el resultado total real de la inversión, neto del efecto inflacionario.
En el caso de los títulos públicos, su medición contable podrá variar de acuerdo con las normas contables que se encuentren en vigencia. De esta forma se podrán medir contablemente a su costo de adquisición más actualización (si existiera) e intereses devengados o a su valor de cotización. Entendiendo que el objetivo de los entes es mantener a estas inversiones durante un corto plazo, pareciera que la medición contable a valores de cotización es lo más razonable.
En algunas ocasiones se permite la medición contable de estos títulos a su valor técnico, entendiéndose por valor técnico el valor nominal de la inversión más actualizaciones e intereses devengados que el ente emisor (Estado generalmente) rescatará a su vencimiento. Obviamente para que este caso pueda exponerse en inversiones corrientes, el vencimiento y rescate debe producirse en el corto plazo y las intenciones y posibilidades de mantenerlas por parte de la empresa deben ser ciertas. También se