PREPARACIÓN, CONTENIDO Y ESTRUCTURA GENERAL

2.1. Principales características

Los papeles de trabajo deben ser claros, completos y concisos, y además deben suministrar un testimonio inequívoco del trabajo que fue realizado y las razones que fundamentan las decisiones adoptadas sobre aspectos controvertidos. Debe evitarse la inclusión de información excesiva e innecesaria puesto que reduce significativamente la eficiencia de la labor de auditoría.

150 Para ello, las planillas que sólo copian información disponible en los registros del ente no deben ser preparadas, ni debe solicitarse al ente que las prepare.

Cuando fuera posible, se debe trabajar directamente con las copias de los registros o bien incluir en los papeles de trabajo sólo planillas resumen, detalles de trabajos realizados, una clara identificación de las partidas seleccionadas y de las excepciones detectadas con evaluación de su efecto, y las conclusiones alcanzadas.

2.2. Contenido general

Los papeles de trabajo deben incluir lo siguiente: • La descripción de la tarea realizada

El proceso de auditoría se inicia con la etapa de planificación. Los papeles de trabajo deben contener la documentación del plan de auditoría. De esta forma, los miembros del equipo podrán tener un amplio conocimiento del plan de auditoría para realizar el trabajo del cual son responsables, como así también una comprensión general del plan total. Deben estar atentos a las circunstancias que podrían ocasionar cambios en el mismo.

Las modificaciones del plan original que surjan a medida que se desarrolla el examen también deben ser documentadas.

Los programas de auditoría que surgen como consecuencia de la planificación detallada proporcionan un registro adecuado de las pruebas de auditoría efectuadas. En la documentación de dichos procedimientos se deberán indicar claramente las razones que originan las decisiones de examinar ciertos tipos o grupos de transacciones y saldos, la base de selección, los períodos seleccionados y el alcance con el cual son aplicadas las pruebas. La información sobre el volumen y la naturaleza de las transacciones o saldos y otros factores importantes que influyen sobre el alcance del trabajo (por ejemplo, significatividad para los estados financieros en su conjunto y susceptibilidad a errores o fraudes) también deben ser documentadas.

• Los datos y antecedentes obtenidos durante la auditoría Puede efectuarse aquí, la siguiente segregación:

1. Información relevante sobre la actividad del ente

Los estados financieros son el reflejo de los resultados de la actividad del ente. Ellos no podrán ser evaluados adecuadamente sin conocer el negocio del mismo. Por consiguiente, los papeles de trabajo deben contener toda la información sobre dicho negocio que sea útil para la planificación. Además, los papeles de trabajo deben incluir una descripción de los métodos y normas contables más importantes y la evaluación de los mismos.

2. Antecedentes del ambiente de control y los sistemas de información

Los papeles de trabajo también deben documentar la comprensión y evaluación del ambiente de control del ente y de sus sistemas de información, contabilidad y de control. Todas las debilidades significativas identificadas deben estar clara y directamente vinculadas con el alcance del trabajo o con la documentación que explica por qué las debilidades no afectan el alcance de auditoría.

151 Los registros del auditor deben contener suficiente información como para permitir una comprensión razonable de la composición de los estados financieros sobre los cuales informará.

A los efectos del análisis, los montos relacionados que correspondan a cada uno de los componentes de los estados financieros estarán respaldados mediante los distintos procedimientos de auditoría documentados en los papeles correspondientes.

• Las conclusiones sobre el examen practicado

Los papeles de trabajo deben contener un registro de la evaluación de las evidencias de auditoría y las conclusiones a las que se ha llegado.

La finalización adecuada de cualquier examen depende de la efectividad de la dirección, supervisión y revisión de las tareas realizadas, debiéndose dejar evidencia de ello en los registros de auditoría.

Por otra parte, las conclusiones escritas deben estar relacionadas con el trabajo realizado para cada componente y para la auditoría en su conjunto.

2.3. Formato, contenido y alcance de los papeles de trabajo según las Normas Internacionales de Auditoría En cuanto al formato, contenido y alcance de los papeles de trabajo, la NIA 230 vuelve a utilizar la figura del auditor experimentado para indicar las características que debería tener el contenido volcado a los mismos. En este sentido, establece que el auditor deberá preparar documentación de auditoría que sea suficiente para permitir que un auditor experimentado, sin haber tenido contacto previo con la auditoría, pueda comprender:

a) La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría realizados;

b) Los resultados de esos procedimientos de auditoría realizados y la evidencia de auditoría obtenida, y c) Las cuestiones significativas surgidas durante la auditoría, las conclusiones a las que se haya llegado,

así como también las consideraciones significativas basadas en el juicio profesional que se efectuaron para llegar a esas conclusiones.

Para documentar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría realizados, el auditor debe registrar las características que identifiquen los rubros o aspectos específicos que se sometan a comprobaciones, la persona encargada de realizar las tareas de auditoría así como también la fecha en que esas tareas se completaron, y la persona encargada de revisar el trabajo de auditoría realizado y la fecha en que esa revisión se llevó a cabo.

Es en este aspecto donde los autores consideran que un programa detallado de trabajo preparado a medida del ente auditado es preferible a listados generales de chequeo. De todos modos, si se los utilizara, en el detalle del trabajo realizado, se deberá individualizar la tarea efectuada así como la documentación verificada, ya que la mencionada NIA 220 así lo solicita en los ejemplos que suministra. Un programa detallado de trabajo confeccionado a medida del ente no deja librado a una buena redacción del profesional que finalmente realizó la tarea, una vez que la misma fue cumplimentada. Es de mencionar que es en la etapa de planificación, donde interviene el personal más experimentado, asegurando que los programas detallados de trabajo no sean vagas generalidades.

En referencia a la revisión de los papeles de trabajo, la NIA 220 "Control de Calidad para la Auditoría de

152 de la documentación de la auditoría, dejando evidencia de que dicha revisión se llevó a cabo, de quién la efectuó y de la fecha en que se llevó cabo la misma.

2.4. Estructura y organización

A continuación se mencionan los aspectos más relevantes que hacen al esquema general de confección de los papeles de trabajo:

• Identificación de los registros

Los papeles de trabajo deben ser referenciados e identificados para permitir relacionar con facilidad la información contenida en los mismos y lograr una búsqueda eficiente de cualquier parte del examen de auditoría.

La información de valor permanente debe ser preparada y archivada de tal manera que se facilite su uso en exámenes posteriores.

Los papeles de trabajo de cada ejercicio deben ser independientes. Cuando la información que se utilizó para respaldar el informe de auditoría es traspasada, se deberá incluir una aclaración al respecto (o una fotocopia) en los papeles de trabajo de los cuales se extrajo tal información.

El requerimiento de que los papeles de trabajo anuales que respaldan el informe de auditoría sean independientes no es alterado por el reconocimiento de la evidencia de años anteriores. Los papeles de trabajo del año corriente deben referirse a los papeles de trabajo del año anterior que documentan la evidencia involucrada y los factores considerados para confirmar que dicha evidencia sigue vigente. No es necesario incluir copias de dichos papeles de trabajo del año anterior en los legajos del año corriente, sino simplemente identificar el lugar de donde proviene la información mediante la referenciación de la misma.

• Información requerida

Las evidencias obtenidas se vuelcan en planillas de trabajo. Estas deben reunir las características ya mencionadas, y comprenden normalmente:

• Nombre del ente.

• Título y/o propósito de la planilla. • Referencia de la planilla.

• Fecha del examen.

• Referencia al paso del programa de auditoría correspondiente y/o explicación del objetivo de la planilla. • Descripción concisa del trabajo realizado y de sus resultados.

• Fuente de la información (registro desde el cual fue preparada la planilla o nombre o cargo del empleado que proporciona la información).

• Base de la selección, si correspondiera.

• Referencias cruzadas apropiadas con otras planillas pertinentes. • Conclusión, si correspondiera.

153 • Iniciales de la persona que prepara la planilla y la fecha en la cual se preparó. En planillas preparadas por personal del ente debemos señalar "Preparado por el ente", la fecha de recepción y las iniciales de la persona que trabajó con ella o quién la utilizó.

• Evidencia de revisión. • Legajos

Al efectuarse la revisión de los estados financieros por parte del auditor externo, es recomendable que las evidencias obtenidas en cada etapa se estructuren mediante la utilización de formatos especiales denominados Legajos.

Los papeles de trabajo que respaldan el examen de auditoría son archivados en cuatro legajos principales: de planificación, de información permanente, de información corriente y resumen de auditoría.

3. LEGAJO DE PLANIFICACIÓN